Real Virtual Elaborado por: Angeles Ubaldo y Gustavo Arizmendi

CFDI 3.2 Manual de Usuario

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INDICE Pág.

Introducción …………………………………………………………………………………………….. 2

Inicio de Sesión ………………………………………………………………………………………… 2

Pantalla principal …...…………………………………………………………………………………. 3

Mi Cuenta …………………………………………………………………………………………………. 4

Soporte …………………………………………………………………………………………………….. 5

CATÁLOGOS ……………………………………………………………………………………………… 6

Productos …………………………………………………………………………………………………. 6

Clientes …………………………………………………………………………………………………….. 8

Sucursales ………………………………………………………………………………………………… 10

CONFIGURACIÓN ……………………………………………………………………………………… 11

Impuestos federales ………………………………………………………………………………….. 11

Impuestos locales …………………………………………………………………………………….... 13

Tipos de CFDI ……………………………………………………………………………………………. 14

Envío de correo electrónico ………………………………………………………………………. 14

MIS FACTURAS ………………………………………………………………………………………….. 15

Nueva Factura de Venta …………………………………………………………………………….. 15

Ventas ………………………………………………………………………………………………………. 19

USUARIOS …………………………………………………………………………………………………. 22

Catálogo de Usuarios …………………………………………………………………………………. 22

AVANZADAS ……………………………………………………………………………………………… 24

Registro de Sucesos …………………………………………………………………………………… 24

SOPORTE TÉCNICO ……………………………………………………………………………………. 24

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INTRODUCCIÓN

RV Factura Electrónica Web es un sistema de facturación que permite la emisión,

cancelación, descarga, envío y administración en general de los CFDI versión 3.2. Éstas

son solo algunas de sus tantas funcionalidades, ya que cuenta con diversos módulos

pensados en las necesidades del cliente para lograr una excelente experiencia del

usuario.

Entre los módulos que conforman el sistema, podemos encontrar los correspondientes

a catálogos de productos, clientes, sucursales y regímenes fiscales, además de secciones

útiles como creación y emisión de CFDI, así como la consulta y administración de los

mismos. Por otro lado, es posible la creación de usuarios de inicio de sesión y

especificación de permisos en el sistema para cada uno de ellos. Por último, el usuario

encontrará un registro de sucesos en el que se muestran todas las operaciones

realizadas en el sistema.

Todas estas características que hemos mencionado, logran que la facturación

electrónica sea más fácil y sencilla. En este manual de usuario se explicará el

funcionamiento del sistema que, gracias a su amigable interfaz gráfica, resulta cómodo

y fácil de utilizar.

Inicio de sesión

En el portal del sitio se realiza el inicio de sesión al sistema introduciendo su RFC,

usuario, contraseña y pulsando el botón “Entrar” para acceder.

En este portal, también podrás hacer clic en el botón “Restablecer” para abrir una

ventana en la que podrás hacer uso de las siguientes opciones:

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1) “Restablecer mi contraseña”. Te permitirá realizar un restablecimiento de tu

contraseña en caso de haberla olvidado o que haya expirado por inactividad de la

cuenta.

2) “Desbloquear mi usuario”. En caso de haber agotado el límite de intentos de inicio

de sesión podrás cargar tu certificado de Sello Digital (en extensión .cer), llave privada

(con extensión. key) y contraseña para volver desbloquear tu cuenta.

Si aún no estás registrado, haz clic en el botón “Registrarse”. De esta manera, podrás

llevar a cabo el registro de tu empresa como un nuevo usuario.

Pantalla principal

Esta es la pantalla principal que visualizarás luego de iniciar sesión, en la cual dispones

del lado izquierdo de un menú con los diferentes módulos que componen el sistema de

facturación.

En la parte superior se puede visualizar el nombre y la versión de su sistema, así como

las siguientes opciones:

1) Soporte. En donde podrás levantar un ticket de ayuda para recibir una respuesta a

la brevedad posible.

2) Mi cuenta. En donde podrás ingresar la información de su empresa, domicilio fiscal,

certificados, logotipo, etc.

3) Cerrar sesión. Que te permitirá cerrar sesión del sistema de facturación.

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Mi cuenta Este módulo te permite administrar la información de tu empresa y otros datos. Para

acceder a esta sección, haz clic en “Mi Cuenta” ubicada en la parte superior derecha del

sistema.

Una vez dentro de la sección “Mi Cuenta”, podrás visualizar varias pestañas:

1) “Empresa”. En donde puedes administrar la información de tu empresa como el

domicilio fiscal y el régimen fiscal, así como los datos para emitir Recibos de Nómina

1.2 en caso de que lo necesites.

2) “Usuario”. En donde puedes administrar la información básica del usuario.

3) “Certificados”. En donde puedes cargar tu certificado de Sello Digital, llave privada y

su respectiva contraseña para poder emitir CFDI con el sistema.

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4) “Logotipo”. En donde puedes cargar al sistema un archivo de imagen desde tu

computadora para que sea utilizada como logotipo de tu empresa y aparezca en el

formato PDF de tus CFDI.

5) “Cambiar Contraseña”. En donde puedes cambiar tu contraseña actual con la que

iniciase sesión por otra que tú desees.

Soporte

En esta opción puedes levantar un ticket de soporte para recibir una respuesta a la

brevedad posible directamente a tu correo electrónico por parte de nuestro equipo de

soporte técnico.

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Catálogos

Esta sección contiene los catálogos que puedes alimentar para poder después emitir tus CFDI.

Estos catálogos almacenan información de productos, clientes y sucursales.

Productos

Este catálogo contiene información de los productos de tu empresa. Para acceder a este

módulo, haz clic en la sección Catálogos >> Productos.

AGREGAR

Para agregar un producto al catálogo, haz clic en el botón “Agregar”.

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A continuación, aparecerá una ventana en donde puedes escribir los datos del producto. Para

guardar el producto capturado, pulsa el botón “Guardar”.

NOTA: La cuenta predial es obligatoria únicamente si deseas utilizar éste

producto al momento de crear un recibo de arrendamiento.

Al elaborar un recibo de arrendamiento, únicamente podrás visualizar y utilizar

productos del catálogo a los que se les haya especificado la cuenta predial.

Los campos señalados con * son obligatorios. Si algún dato hiciera falta, el

botón “Guardar” estará deshabilitado.

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EDITAR

Para editar un producto del catálogo, selecciónalo y haz clic en el botón “Editar”. Aparecerá

una ventana en donde puedes editar la información del producto.

ELIMINAR

Para eliminar un producto, selecciónalo y haz clic en el botón “Eliminar”.

Clientes

Este catálogo contiene información de los clientes de tu empresa. Para acceder a este módulo,

haz clic en la sección Catálogos >> Clientes.

AGREGAR

Para agregar un cliente al catálogo, haz clic en el botón “Agregar”.

A continuación, aparecerá una ventana en donde puedes escribir los datos del cliente. Para

agregar el cliente capturado, pulsa el botón “Guardar”.

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EDITAR

Para editar un cliente del catálogo, selecciónalo y haz clic en el botón “Editar”.

Aparecerá una ventana en donde puedes editar los datos del cliente. Para guardar los

cambios, pulsa el botón “Guardar”.

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ELIMINAR

Para eliminar un cliente, selecciónalo y haz clic en el botón “Eliminar”.

Sucursal

Este catálogo contiene información de las sucursales de tu empresa. Para acceder a este

módulo, haz clic en la sección Catálogos >> Sucursales.

AGREGAR

Para agregar una sucursal al catálogo, haz clic en el botón “Agregar”.

Aparecerá una ventana en donde puedes escribir los datos de la sucursal. Para guardar la

sucursal capturada, pulsa el botón “Guardar”.

EDITAR

Para editar una sucursal del catálogo, selecciónala y haz clic en el botón “Editar”.

Aparecerá una ventana en donde puedes editar los datos de la sucursal. Para guardar

los cambios, pulsa el botón “Guardar”.

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ELIMINAR

Para eliminar una o más sucursales, selecciónalas y haz clic en el botón “Eliminar”.

Configuración

Esta sección contiene las configuraciones básicas para definir impuestos federales y locales

que cargarán por defecto para el tipo de CFDI que tú decidas al abrir el módulo “Nueva

Factura de Venta”. Además, podrás habilitar y deshabilitar los tipos de CFDI que el sistema

puede emitir para tu empresa.

Impuestos Federales

Este catálogo contiene información de los impuestos federales que cargarán por defecto para

un tipo de CFDI específico al abrir el módulo “Nueva Factura de Venta”. Para acceder a este

módulo, haz clic en la sección Configuración >> Impuestos Federales.

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AGREGAR

Para agregar un impuesto federal al catálogo, haz clic en el botón “Agregar”.

A continuación, aparecerá una ventana en donde puedes definir los datos del impuesto

federal. Para guardar el impuesto federal capturado, pulsa el botón “Guardar”.

NOTA: El impuesto federal agregado cargará por defecto para el tipo de CFDI

que selecciones en el módulo “Nueva Factura de Venta”. Si en determinado

momento en “Nueva Factura de Venta” no deseas este impuesto, puedes quitarlo

temporalmente sin eliminarlo desde el catálogo de “Impuestos Federales”. Más

adelante se explicará cómo realizar esta operación.

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ELIMINAR

Para eliminar un impuesto federal, selecciónalo y haz clic en el botón “Eliminar”.

Impuestos Locales

Este catálogo contiene información de los impuestos locales que cargarán por defecto para

un tipo de CFDI específico al abrir el módulo “Nueva Factura de Venta”. Para acceder a este

módulo, haz clic en la sección Configuración >> Impuestos Locales.

AGREGAR

Para agregar un impuesto local al catálogo, haz clic en el botón “Agregar”.

A continuación, aparecerá una ventana en donde puedes definir los datos del impuesto local.

Para guardar el impuesto local capturado, pulsa el botón “Guardar”.

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NOTA: El impuesto local agregado cargará por defecto para el tipo de CFDI que

selecciones en el módulo “Nueva Factura de Venta”. Si en determinado momento

en “Nueva Factura de Venta” no deseas este impuesto, puedes quitarlo

temporalmente sin eliminarlo desde el catálogo de “Impuestos Locales”. Más

adelante se explicará cómo realizar esta operación.

ELIMINAR

Para eliminar un impuesto local, selecciónalo y haz clic en el botón “Eliminar”.

Tipos de CFDI

En este módulo puedes habilitar y deshabilitar los tipos de CFDI que podrás emitir en el

sistema para tu empresa.

Envío de Correo Electrónico

En esta sección podrás establecer tu cuenta de correo electrónico para que tus CFDI puedan

ser enviados a tus clientes con tu cuenta. Sin embargo, recuerda que esta configuración no es

necesaria, ya que por defecto los CFDI se envían a tus clientes utilizando un servicio interno

nuestro de envío de correo electrónico.

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MIS FACTURAS

Este módulo está compuesto por dos secciones: Nueva Factura de Venta y Ventas. Estos

módulos permiten la emisión y timbrado de CFDI, así como la administración de los

mismos mediante operaciones de cancelación, envío por correo electrónico, descarga

del archivo PDF, descarga del archivo XML y envió por correo electrónico a tus clientes.

NUEVA FACTURA DE VENTA

Esta sección permite la emisión y timbrado de CFDI. Para acceder a este módulo,

hacemos clic en la sección Mis Facturas >> Nueva Factura de Venta.

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Para crear un nuevo CFDI, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona a tu cliente. Utiliza la lista desplegable para visualizar a todos tus clientes y

selecciona al que desees emitir tu CFDI.

2. Selecciona un tipo de CFDI. En la lista desplegable encontrará los tipos de CFDI

habilitados en el sistema. Por defecto, el tipo de CFDI es Factura Electrónica.

3. Completa los datos del CFDI. Si lo deseas, puedes especificar la sucursal (proveniente del

catálogo de sucursales), el folio, la serie, la fecha de emisión (con un límite de 72 horas de

antigüedad) y una observación.

4. Define la información de pago. Haz clic en el botón “Información de pago” en la parte

inferior de este módulo para poder visualizar la siguiente ventana y definir la información de

pago del CFDI.

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5. Ingresa los productos del CFDI. Puedes ingresar en la tabla productos provenientes del

catálogo de productos o especificar uno nuevo de manera temporal, es decir, sólo para la

creación del presente CFDI y no para almacenarse en el catálogo de productos. Estas

operaciones se pueden realizar haciendo clic en los botones “Agregar producto” y “Agregar

desde catálogo”. Para agregar un producto de forma temporal, pulsa el botón “Agregar

producto”. Se añadirá una fila a la tabla para que ingreses los datos del producto. Para quitar

un producto de la tabla, pulsa el botón que aparece al final de cada producto agregado al

CFDI.

6. Aplica un descuento al subtotal del CFDI. Si lo deseas, puedes aplicar un descuento al

subtotal del CFDI. Para ello, haz clic en el botón “Descuento” ubicado en la parte inferior de

este módulo.

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7. Verifica totales e impuestos. Es posible quitar los impuestos que se encuentren aplicando

por defecto para el tipo de CFDI seleccionado haciendo clic en el botón que aparece en

cada impuesto.

De esta manera, tú decides qué impuestos aplicarán o no en el CFDI que se va a emitir.

Además, puedes modificar la tasa o el importe de cada impuesto haciendo clic sobre la

cantidad mostrada según corresponda.

7. Genera el CFDI. Para generar y timbrar el CFDI, pulsa el botón “Generar” ubicado en la

parte inferior derecha de este módulo. Tras pulsar el botón “Generar” aparecerá el siguiente

mensaje que notifica el proceso actual.

Cuando el proceso haya finalizado, el mensaje desparecerá y todos los campos del módulo

“Nueva Factura de Venta” se limpiarán dando paso a la elaboración de un nuevo CFDI. Al

llegar a este paso, su CFDI se ha generado correctamente visualizando el siguiente mensaje.

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NOTA: El proceso de timbrado de CFDI con el SAT se realiza automáticamente en el

sistema llevando a cabo esta operación.

Ventas

En este módulo puedes administrar tus CFDI emitidos haciendo uso de las opciones de envío

de correo electrónico, descarga del archivo PDF y XML, cancelación de CFDI, entre otros.

A continuación, se explica de manera general el funcionamiento de este módulo.

Opciones de CFDI Esta opción contiene diversas opciones de gran utilidad para gestionar tus CFDI

emitidos.

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Enviar

Puedes seleccionar un máximo de 20 CFDI a la vez para enviarlos por correo a tu cliente o a

otra dirección de correo electrónico. Si los CFDI son de un mismo cliente, te aparecerán los

correos que diste de alta para él en la siguiente ventana. Si los CFDI pertenecen a clientes

diferentes, tendrás que escribir el correo electrónico a donde gustes que se envíen los

archivos. En ambos casos, tú podrás modificar (sin afectar los datos de cliente) dichos correos

electrónicos sólo por esta ocasión.

NOTA: El envío de CFDI puede demorar en base a la cantidad de CFDI seleccionados (20

máximo), pues los archivos XML y PDF en conjunto son pesados.

Descargar XML y PDF

Puedes seleccionar uno o hasta un máximo de 20 CFDI a la vez para descargar el archivo

XML o PDF correspondiente. Si seleccionas un solo CFDI, obtendrás el archivo XML o PDF

como siempre. Si seleccionas más de un CFDI, obtendrás los archivos XML o PDF en una

carpeta ZIP, la cual podrás abrir tras la descarga.

NOTA: La descarga de los archivos XML y PDF puede demorar en base a la cantidad de

CFDI seleccionados (20 máximo), pues los archivos en conjunto son pesados.

Cancelar y obtener Acuse de Cancelación

Estas opciones no sufren cambios, por lo que la cancelación y la descarga del acuse de

cancelación únicamente se puede realizar seleccionando un sólo CFDI.

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Reportes en PDF o Excel

Puedes descargar un reporte de los CFDI mostrados en la tabla según el filtro de búsqueda

que tengas establecido en la opción "Filtrar".

Es importante que sepas que cuando hagas clic en "Descargar PDF" ya no aparece una

ventana en donde puedas especificar un filtro de consulta. En su lugar, puedes establecer este

filtro mediante la opción "Filtrar".

Filtrar

Aquí puedes establecer un filtro de búsqueda para mostrar en la tabla los CFDI que desees.

Puedes elegir entre buscar por período fiscal (año y mes) o un rango de fechas específico.

Además, puedes definir si quieres mostrar las facturas vigentes y/o canceladas y si pertenecen

o no a un cliente en específico.

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NOTA: Si haces clic en el botón para actualizar la tabla, el filtro de búsqueda

especificado se eliminará.

Usuarios

En esta sección podrás encontrar el módulo “Catálogo de Usuarios” en donde puedes crear

usuarios de inicio de sesión al sistema de facturación para administrar y gestionar tu empresa.

Catálogo de Usuarios

En este catálogo puedes crear, editar y eliminar usuarios de inicio de sesión al sistema de

facturación para que puedan también administrar y gestionar tu empresa.

AGREGAR

Para agregar un nuevo usuario, haz clic en el botón “Agregar”.

A continuación, aparecerá una ventana en donde puedes definir los datos del usuario y

especificar los permisos que tendrá en el sistema. Para guardar el usuario capturado, pulsa el

botón “Guardar”.

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NOTA: Es importante que definas los permisos que deseas proporcionar al

usuario de manera correcta, ya que una vez creado no podrás editar estos

permisos después.

EDITAR

Para editar un usuario, selecciónalo y haz clic en el botón “Editar”.

Aparecerá una ventana en donde puedes editar los datos del usuario. Recuerda que los

permisos no pueden ser editados. Para guardar los cambios, pulsa el botón “Guardar”.

ELIMINAR

Para eliminar un usuario, selecciónalo y haz clic en el botón “Eliminar”.

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Avanzadas En esta sección puedes encontrar el módulo “Registro de Sucesos” en donde puedes

visualizar las operaciones realizadas en el sistema de facturación por parte de tu cuenta de

usuario principal y de los usuarios secundarios que hayas creado en “Usuarios >> Catálogo

de Usuarios”.

Registro de Sucesos En este módulo puedes visualizar las operaciones realizadas en el sistema de facturación por

parte de tu cuenta de usuario principal y de los usuarios secundarios que hayas creado en

“Usuarios >> Catálogo de Usuarios”.

Soporte Técnico En esta sección puedes encontrar videos tutoriales, manuales de usuario y accesos directos a

la creación de ticket de soporte y chat en línea en caso de tener algún problema o duda con

el sistema de facturación.