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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CDIGO

P-07-04CS

FECHA 01/11/2016

VERSIN 14

Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestin de Calidad a travs de la intranet, cualquier copia fsica o electrnica se considera como copia NO CONTROLADA

OBJETIVO DEL MANUAL: Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisicin de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades acadmicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que asegure estndares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institucin. ALCANCE DEL MANUAL:

Aplica a los procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios en la ciudad de Bogot. 1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS A continuacin se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestin de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo. 2.1. APROBACIONES DE GASTO: Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir su concepto y entregar a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas, los cuales han sido establecidos en los Estatutos: Resolucin No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 004 del 27 de Junio de 2017.

2.3. GESTIN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIN DE BIENES O SERVICIOS: Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisicin de acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.

2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE COMPRAS: Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios de todas las reas solicitantes a excepcin de la Biblioteca.

2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citacin a proveedores, con el fin de definir especificaciones tcnicas del bien o servicio para la presentacin de ofertas econmicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citacin a proveedores. De lo contrario, inicia con la generacin del suministro (pedido) en el sistema de informacin Iceberg.

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

1 USUARIO

SOLICITANTE

SOLICITUD DE CITACIN A PROVEEDORES: 1. Enva correo electrnico a [email protected], solicitando citacin a proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deber realizar con mnimo 48 horas de anticipacin. Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la informacin suficiente y clara del material que requiere, iniciar su proceso de adquisicin con la actividad No. 5: Generacin de Suministro (Pedido).

2 PERSONAL DE COMPRAS Y

SUMINISTROS

CITACIN A PROVEEDORES: 1. Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin.

3 PROVEEDOR

REUNIN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma va telefnica o por correo electrnico la asistencia a la citacin, indicando el personal que asistir y su respectivo documento de identificacin. 2. Asiste a la reunin o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras.

mailto:[email protected]


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3. Firma formato planilla de asistencia proveedores

4 USUARIO

SOLICITANTE

REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES: 1. Durante la reunin o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere.

5 USUARIO

SOLICITANTE

GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano segn corresponda*


SUMINISTROS

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y Enva correo electrnico a [email protected] informando el nmero de suministro (pedido). 3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante.


SUMINISTROS

GENERACIN DE REQUISICIN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trmites: 3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida* de almacn, la cual debe ser firmada a satisfaccin de quien recibe. Para ello el usuario deber presentar el carn que lo acredita como funcionario de la Universidad. 3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un nmero de requisicin de compra, el cual es informado por correo electrnico al usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisicin 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en fsico e informa por correo electrnico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, ser vlida la firma en la solicitud de suministro (pedido).


SUMINISTROS

SOLICITUD DE COTIZACIN*: 1. Consulta el correo electrnico para verificar el nmero de requisicin generado para el suministro radicado por el rea solicitante. 2. Enva a los proveedores las necesidades a cotizar mediante correo electrnico y en los casos que considere adjunta el formato de cotizacin de productos o servicios

9 PROVEEDOR

PRESENTACIN DE COTIZACIN: 1. Revisa la informacin contenida en el formato de cotizacin de productos o servicios enviado por correo electrnico. 2. Realiza la cotizacin dentro de los tiempos establecidos, y la enva por correo electrnico en formato de cotizacin de productos o servicios o formato institucional mediante archivo adjunto.


SUMINISTROS

REVISIN Y ANLISIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el por correo electrnico. 2. Elabora el cuadro de comparativo de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.



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Nota: *Se solicitar concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnologa. Habr excepcin de realizar cuadro de adjudicacin en los siguientes casos:

Sea proveedor nico para la compra.

11 JEFE DPTO. DE

COMPRAS

APROBACIN CUADRO DE ADJUDICACIN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro comparativo o documento soporte verificando que la informacin este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobacin por parte del autorizador del gasto.

12 JEFE DPTO. DE

COMPRAS

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a travs del sistema de informacin Iceberg la orden de compra, teniendo como soporte la aprobacin escrita de los autorizadores de gasto.


SUMINISTROS

ENVO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Enva al proveedor mediante archivo adjunto a travs de correo electrnico la orden de compra o servicio escaneada. 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacn para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas.

15 PROVEEDOR

AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL: 1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos con remisin, acta de entrega o documento soporte en el lugar, fecha y hora pactados.

16

PERSONAL DE COMPRAS Y

SUMINISTROS Y/O USUARIO SOLICITANTE

REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL: 1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a firmar* la remisin, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfaccin**.De lo contrario devuelven el producto segn sea el caso. 2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la informacin coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario o por el almacn. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos. 2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario o personal del almacn. 3. Realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte. 4. Informa por correo electrnico al usuario que los productos ya estn en disponibilidad para ser retirados del almacn en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretera y elctricos, entre otros. **Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante puede recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfaccin.

17 PERSONAL DE

ALMACN

SALIDA DE ALMACN: 1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario solicitante. Para el caso de la dotacin el empleado firmar el documento soporte correspondiente.

18 PERSONAL DE

ALMACN

TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago. 2. Diligencia en Excel el formato listado de pagos. 3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva


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revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).

19 PERSONAL DE

COMPRAS

RECEPCIN DE PAGOS: 1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.

20 JEFE DPTO. DE

COMPRAS REVISIN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato.

21 PERSONAL DE

COMPRAS

RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE: 1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de

pago.

NOTAS ACLARATORIAS:

Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones.

Se requerir solo de una (1) cotizacin cuando :

La adquisicin del producto o servicio no supere la cuanta de $1.500.000. Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo. Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecucin. Existan negociaciones de largo plazo.

2.3.1.2. FLUJOGRAMA


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USUARIO AUTORIZADO COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

PR

OC

ED

IMIE

NT

O D

E A

DQ

UIS

ICI

N D

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OM

PR

AS E

N G

EN

ER

AL

INICIO

CITACIN A

PROVEEDORES

RECEPCIN DE

DOCUMENTOS

APROBACIN DE

CUADRO DE

ADJUDICACIN Y/

O DOCUMENTO

SOPORTE

SOLICITUD DE

CITACIN A

PROVEEDORES

RADICACIN DE

FACTURA O

CUENTA DE

COBRO

TRMITE DE

FACTURA O

CUENTA DE

COBRO

RECEPCIN DE

PAGOS

REVISIN DE

PAGOS

NO

RADICACIN DE

PAGOS EN EL

REA CONTABLESI

FIN

REUNIN O

RECORRIDO CON

PROVEEDORES

REQUISITOS Y

ESPECIFICACIONES

GENERACIN DE

SUMINISTRO

(PEDIDO)

REVISIN DEL

SUMINISTRO

(PEDIDO)

NO

SOLICITUD DE

COTIZACIN

SI

REVISIN Y

ANLISIS DE

COTIZACIONES

PRESENTACIN

DE COTIZACIN

GENERACIN

ORDEN DE

COMPRA

ENVO ORDEN DE

COMPRA

AGENDA Y

ENTREGA DEL

MATERIAL

FIRMA DE ACTA DE

ENTREGA O REMISIN A

SATISFACCIN (ALMACN

Y/O USUARIO)

REVISIN Y RECEPCIN DE

MATERIAL (ALMACN Y/O

USUARIO)

APROBACIN

ORDEN DE

COMPRA

SI

NO

SE LE INFORMA

AL USUARIO

ENTRADA AL

ALMACEN.

SALIDA DE

ALMACEN.


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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN PARA MATERIAL BIBLIOGRFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual

entre otros. 2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

1 PERSONAL DE

BIBLIOTECA

GENERACIN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de Informacin Iceberg/ mdulo de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del material bibliogrfico, luego procede a enviar a los correos electrnicos [email protected] , [email protected] el nmero de los suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la compra. El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a [email protected] el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar.


SUMINISTROS

REVISIN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente funcin, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Adems, que en el campo de observaciones contenga la justificacin de la solicitud. 3. Si los datos son incorrectos informa por correo electrnico al usuario solicitante, las inconsistencias evidenciadas.


SUMINISTROS

ELABORACIN ORDEN DE COMPRA: 1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la informacin reportada en el suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material.


SUMINISTROS

ENVI ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA: 1. Enva por correo electrnico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de Biblioteca.

5 PROVEEDOR

AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisin, acta de entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro.

6 USUARIO

SOLICITANTE Y ALMACN

REVISIN Y RECEPCIN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El personal de biblioteca confirma al almacn fecha de entrega del material bibliogrfico por parte del proveedor. 2. El usuario solicitante recibe el material verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra. 2.1 si est correcto, firma la remisin, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfaccin 2.2 Devuelve el producto segn sea el caso. 3. El personal del almacn recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la informacin coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por el usuario. No se recibir la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos. 3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la remisin, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfaccin por parte del usuario. 4. El personal de almacn realiza la entrada de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando nmero de

mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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factura, cuenta de cobro, remisin, acta de entrega o documento soporte.

7 PERSONAL DE

ALMACEN

SALIDA DE ALMACN: 1. Genera la salida de almacn a travs del sistema de informacin Iceberg, anexando como soporte la remisin firmada a satisfaccin por parte del Usuario Solicitante.

8 PERSONAL DE

ALMACN

TRMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a travs del Sistema de Informacin Iceberg, nmero de radicacin de pago. 2. Diligencia en Excel el formato Facturas a Presupuesto. 3. Enva los documentos para el trmite de pago a compras para su respectiva revisin. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacn, orden de compra, cuadro de adjudicacin o documento soporte con la respectiva aprobacin).


SUMINISTROS

RECEPCIN DE PAGOS: 1. Revisa que la relacin de documentos concuerde con los documentos fsicos recibidos del almacn, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes.

10 JEFE DPTO. DE

COMPRAS REVISIN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato Listado de pagos.


SUMINISTROS

RADICACIN DE PAGOS EN EL REA CONTABLE: 1. Hace entrega al rea contable de los documentos para su respectivo trmite de pago.


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BIBLIOTECA COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR

AD

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ENVI ORDEN DE

COMPRA AL

PROVEEDOR Y

BIBLIOTECA

AGENDA Y

ENTREGA DE

MATERIAL

BIBLIOGRAFICO

ELABORACIN

ORDEN DE

COMPRA

SALIDA DE

ALMACN

INICIO

SI

REVISIN DEL

SUMINISTRO

(PEDIDO)

NO

GENERACIN DE

SUMINISTRO

(PEDIDO)

TRMITE DE

FACTURA O

CUENTA DE

COBRO

RECEPCIN DE

PAGOS

REVISIN DE

PAGOS

NO

RADICACIN DE

PAGOS EN EL

REA CONTABLE

SI

FIN

RECEPCION DE

DOCUMENTOS.

REVISION Y

RECEPCION DE

MATERIAL

BIBLIOGRAFICO (

PERSONAL COMPRAS

Y BIBLIOTECA).

ENTRADA DE

ALMACEN.

2.5. DEFINICIONES:

AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y acadmicas en las que se centran las solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio.

COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuanta ($90.000) que no requieren aprobacin del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de adquisicin.

COTIZACIN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta econmica y condiciones comerciales.

ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.

ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la mxima autoridad de la Universidad para aprobar una compra de un bien o servicio.


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PROVEEDOR: persona natural o jurdica que cumpliendo los requisitos mnimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias.

SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o bienes intangibles.

SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de informacin Iceberg para solicitar un bien o servicio.

USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros (pedidos) en el sistema de informacin Iceberg.

3. CONTROL DE CAMBIOS:

No REV.

FECHA DESCRIPCIN

01/07/2010 Emisin inicial

1 22/11/2010

1. Se incluy metodologa para medir la satisfaccin de los usuarios del departamento de compras y suministros.

2. Se incluy metodologa para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra.

2 01/09/2011 Se incluy al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Fsica, igualmente se disgreg en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliogrfico y la adquisicin de publicidad.

3 24/01/2012 Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripcin de proveedores y literal 2.7 por inclusin de nuevas lneas de proveedores.

4 01/03/2012 Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluacin de proveedores

5 22/10/2012

Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretara del proceso de Compras y suministros

Literal 2.2.1 Nota: No ser necesario realizar el procedimiento de inscripcin y seleccin para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entindase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) rdenes de compra. A estos proveedores se les exige nicamente Rut y/o cmara de comercio y certificacin bancaria.

Mejora al procedimiento de adquisicin de publicidad. Literal 2.6.

6 17/06/2013

Literal 2.1 Se actualiz el nombre CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS Literal 2.1.1 COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a travs de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:

- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos. - Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.


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Literal 2.1.3 2.1.4 se eliminaron porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores. Literal 2.3 Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:

- Adquisicin de compras en general - Adquisicin de servicios en general - Adquisicin para biblioteca - Adquisicin de obra civil e inmobiliario - Adquisicin publicidad impresa - Adquisicin elementos para bienestar universitario - Adquisicin para centro de medios audiovisuales

Literal 2.6 Se elimin la evaluacin de proveedores porque se cre un documento para realizar la inscripcin, seleccin, evaluacin y certificacin de proveedores.

7 21/09/2013

Literal 2.3 Se actualiz el literal separando cada metodologa de acuerdo a bien o servicio que se compre:

- Adquisicin de compras en general - Adquisicin de servicios en general - Adquisicin para biblioteca - Adquisicin de obra civil e inmobiliario - Adquisicin publicidad impresa - Adquisicin elementos para bienestar universitario - Adquisicin para centro de medios audiovisuales - Adquisicin de material para eventos (nuevo) - Adquisicin de material de laboratorios. (nuevo) - Procedimiento de producto no conforme

8 31/03/2014 En la actividad RECEPCIN ELEMENTOS * realiza la evaluacin de proveedores (Sello de evaluacin), se eliminan las palabras Sello de evaluacin ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.

9 01/06/2014

Se agrega compra de caja menor por eventos. Se realiza cambio en todos los procedimientos Se genera procedimiento para tratamiento de devolucin de producto. Se genera procedimiento para tratamiento de garantas. Se incluye el registro de garantas.

10 10/07/2014 Actualizacin de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual.

11 27/10/2014

COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se aade Habr eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero debern contener la firma de autorizacin de la Vicerrectora Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes (ser opcional el diligenciamiento del registro) En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMANO: se aade hacer firmar el listado de entrega de dotacin PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS


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POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto) Se aade VERIFICACION: La verificacin del producto estar a cargo del

usuario que solicita el elemento, pues l es quien lo va usar y conoce las caractersticas tcnicas. Esta actividad aplica para aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento especfico. Para las dems compras la verificacin estar a cargo del personal de almacn y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.

ENCUESTA SATISFACCION: se ampli la aplicacin de la encuesta para todas las reas de la universidad, ya que solo se realizaba a las reas filtro La encuesta de satisfaccin se realiza para ver la percepcin que se tiene de la gestin de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relacin al producto o servicio entregado a las areas de la universidad Se aaden la definicin de AREAS FILTRO: Son aquellas a travs de las cuales se solicitan elementos especficos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.

12 20/08/2015

Se cambia las cuantas para aprobacin de compras de gasto: Toda compra de bien o servicio ser verificada por la Vicerrectora Administrativa, quien emitir y entregar a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantas; los cuales han sido establecidos en los estatutos. Resolucin No. 17118 del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de 2011. Compras de caja menor: Se modifica el literal d. no requiere evaluacin de proveedores. Compras caja menor por eventos: Eliminacin del procedimiento. Adquisicin de compras en general: Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio mdico, elementos solicitados por Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios. Adquisicin para elementos solicitados por Biblioteca: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos y radicacin en el rea contable. Adquisicin para obra civil y proyectos inmobiliarios: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepcin de pagos, revisin de pagos y radicacin en el rea contable. Producto no conforme: Se traslada para el manual del almacn. Tramites de garantas: Eliminacin de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacn.


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Evaluacin de la gestin de compras: Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.

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01/04/2016

Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotizacin y citacin se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a travs del sistema de informacin Iceberg/mdulo de suministros indicando las especificaciones tcnicas o caractersticas propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo fsicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano segn corresponda*

Las solicitudes de papelera y tner se deben radicar directamente en el almacn o enviar al correo electrnico [email protected], en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o decano segn corresponda*.

14 01/11/2016 Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introduccin.

15 28/11/2017 Se elimina gestin de anticipos, servicios generales y licenciamiento.

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