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PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE

APROBACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD

Código : GFHL-IGS-PE-02

Revisión : 01

Fecha : 27 de setiembre 2013

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Elaborado por:

Amparo Carrasco Baca Especialista de UNP(e)

Revisado por:

Jorge Caballero Calle Jefe de UPPD(e)

Aprobado por:

Fidel Edgard Amésquita Cubillas Gerente de la GFHL(e)

Jorge Merino Novoa Especialista de UPPD

José Canelo Marcet Jefe de UNP

Este Documento Impreso es Copia No Controlada

1. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos para llevar a cabo el proceso de Atención de Solicitudes de Aprobación de los Instrumentos de Gestión de Seguridad - IGS para las Actividades de Hidrocarburos supervisadas por la GFHL. Para el presente procedimiento se entenderá como IGS a los Estudios de Riesgos y Planes de Contingencias.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento es aplicable a las siguientes actividades de hidrocarburos:

ACTIVIDAD

EXPLORACIÓN Sísmica

Perforación

EXPLOTACIÓN

Perforación de Desarrollo

Facilidades de producción Instalación de Baterías (capacidad), Tuberías (Km), Separadores (Unidades)

REFINACIÓN, TRANSFORMACIÓN Y ALMACENAMIENTO

Refinación

Unidad de Procesamiento

Almacenamiento, incluido Terminales

TRANSPORTE Ductos

Medios Fluviales y Marítimos

Comprende desde la recepción de la Solicitud de Aprobación de Instrumentos de gestión de Seguridad - IGS, hasta la derivación del Informe Técnico – Evaluación Final y la Resolución a Mensajería para su notificación a la Empresa Autorizada.



Código : GFHL-IGS-UPPD-PE-02

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3. DEFINICIONES, SIGLAS Y ACRONIMOS:

Ver Anexo N° 1.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Resolución del Consejo Directivo N° 240-2010-OS/CD y sus modificatorias.

Decreto Supremo Nº 043-2007-EM y sus modificatorias.

Resolución del Consejo Directivo N° 667-2008-OS/CD, sus modificatorias y normas complementarias.

Resolución de Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos Líquidos Nº 10650-2012-OS/GFHL

Ley Nº 27444 y sus modificatorias.

5. DESARROLLO:

5.1 Recepción, verificación y derivación de Solicitudes La Empresa Autorizada presenta la(s) solicitud(es) de Aprobación de los IGS, en las OR, utilizando el Formato “Acta de Recepción de Documentos Requeridos”.

El Orientador Técnico (en el caso de la OR-Lima) o Especialista de Comunicación y Atención al Usuario (en el caso de las otras OR) procede según el Instructivo “Verificación de Requisitos para Ingreso de Solicitud de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad”.

5.1.1 Si no se identifican observaciones como producto de la verificación, se realiza lo siguiente:

5.1.1.1 El Orientador Técnico, en el caso de la OR Lima, deriva la solicitud al Ejecutivo de Atención al Cliente Senior quien realiza las siguientes actividades:

Registra la Solicitud como Completa en el SIGED y SFH y genera un número de registro (expediente).

Deriva el expediente vía SIGED al Especialista de la UPPD.

Imprime el original y una copia del “Cargo de Documentos Ingresados”; el número del expediente es generado automáticamente por el SIGED y SFH.

Entrega al Representante de la Empresa Autorizada la copia del “Cargo de Documentos Ingresados” y el original lo anexa al expediente.

5.1.1.2 El Auxiliar Administrativo (en el caso de la OR-Lima) o Especialista de Comunicación y

Atención al Usuario (en el caso de otras OR) conforma el expediente de atrás hacia adelante de la siguiente manera:

Documentos presentados al momento de ingresar la solicitud de aprobación.

“Acta de Recepción de Documentos Requeridos”.

“Solicitud de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad”.

“Cargo de Documentos Ingresados”.

Folia los documentos en la parte superior derecha y desde atrás hacia adelante (el número de registro identifica al expediente).

Deriva al área de Digitalización.

5.1.1.3 En el área de digitalización se procede según lo definido en el INSTRUCTIVO I4-PI-13 - “Digitalización de Documentos voluminosos en el SIGED”.

5.1.1.4 El Auxiliar del Orientador Técnico (en el caso de la OR-Lima) o Especialista de

Comunicación y Atención al Usuario (en el caso de otras OR) deriva físicamente el




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expediente al Asistente Administrativo de la UPPD, quien lo entrega al Especialista de la UPPD.

5.1.2 Si es que se identifican observaciones como producto de la verificación, el Orientador Técnico (en el

caso de la OR-Lima) o Especialista de Comunicación y Atención al Usuario (en el caso de otras OR) realiza lo siguiente:

5.1.2.1 Registra la Solicitud como Incompleta en el SFH y genera un número de registro. 5.1.2.2 Imprime un original y una copia del “Cargo de Solicitud Incompleta”, el cual es un

documento generado automáticamente por el SFH y contiene el número de registro de la Solicitud Incompleta, en el que se hace referencia a la Ley Nº 27444, indicando a la Empresa Autorizada las observaciones identificadas y otorgándole un único plazo de 02 días hábiles para completar la documentación faltante.

5.1.2.3 Entrega al representante de la Empresa Autorizada la copia del “Cargo de Solicitud Incompleta”y el original lo anexa a la solicitud.

5.1.2.4 Mantiene en custodia la Solicitud Incompleta otorgándole a la Empresa Autorizada un

plazo de 02 días hábiles para que complete la documentación faltante, pudiendo darse los siguientes casos:

5.1.2.4.1 Documentos faltantes presentados dentro del plazo. Verifica que la

documentación esté completa, llena una nueva “Acta de Recepción de Documentos Requeridos”, en la cual se hace referencia al número de registro de la Solicitud Incompleta, la firma y la anexa a la solicitud (la fecha de ingreso que figura es la fecha en la que se completa la solicitud). Luego, sigue los pasos indicados en el literal a o b, según corresponda.

5.1.2.4.2 Documentos faltantes presentados fuera del plazo. Hace la devolución de la

solicitud incompleta, sin aceptar los documentos indicados como faltantes Para ello, hará firmar al Representante de la Empresa Autorizada el cargo de devolución, dando por concluido el proceso.

5.1.2.4.3 Documentos faltantes no presentados. Pasado los 02 días hábiles de plazo

para presentar los documentos faltantes, deriva la solicitud incompleta al archivo.

5.1.2.4.4 Que la Empresa Autorizada, sin haber completado la documentación faltante,

solicite la devolución de la solicitud incompleta. El Orientador Técnico/Especialista de Comunicación y Atención al Usuario hace la devolución de la misma y para ello, hará firmar al Representante de la Empresa Autorizada el cargo de devolución, dando por concluido el proceso.

Nota: Para la devolución de la solicitud, el Representante de la Empresa Autorizada deberá presentar de manera legible los siguientes documentos:

Carta poder simple firmada por el Representante Legal de la Empresa Autorizada (donde le otorgue facultades para tramitar la solicitud o recoger la solicitud incompleta dejada en custodia).

Copia del DNI o Carnet de Extranjería del Representante Legal.

Copia del DNI o Carnet de Extranjería del Representante o persona encargada de la Empresa Autorizada para realizar el trámite correspondiente.




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5.2 Asignación de Expediente El Especialista de la UPPD, asigna al(os) Supervisor(es) la respectiva carta línea, mediante el SFH, para la atención del expediente presentado.

El Especialista de la UPPD deriva el expediente vía SIGED y entrega física a l(os) Supervisor(es).

5.3 Evaluación de Expediente El (Los) Supervisor(es) evalúa(n) en gabinete la solicitud (el expediente), y el (los) expedientes antecedentes, de existir, teniendo en cuenta lo establecido en la Resolución de Consejo Directivo N° 240-2010-OS/CD, Decreto Supremo Nº 043-2007-EM y sus respectivas modificatorias.

El (Los) Supervisor(es) coordina(n) con la Empresa Autorizada la fecha y hora para realizar la visita.

5.4 Visita de supervisión El (Los) Supervisor(es) procede(n) según lo establecido en el Anexo N° 2 - “Supervisión para la Evaluación de Instrumentos de Gestión de Seguridad” y en la “Guía de Supervisión para Evaluación del Estudio de Riesgo” o en la “Guía de Supervisión para Evaluación del Plan de Contingencias”, según corresponda.

5.5 Elaboración del Informe de Supervisión y Proyecto de Oficio El (Los) Supervisor(es) evalúa(n) la documentación presentada por la Empresa Autorizada y la información obtenida en la visita de supervisión. Elabora(n) el Informe de Supervisión e ingresa(n) al SFH la información consignada en el mismo. Revisa(n) que la información ingresada al SFH corresponda a la consignada en el Informe de Supervisión, debido a que una vez cerrada la carta línea, dicha información no podrá ser modificada, salvo por autorización del Especialista de la UPPD. Procede(n) a cerrar la carta línea asignada en el SFH. Seguidamente, elaboran el proyecto de Informe Técnico - Primera Evaluación y conforma(n) el Informe de Supervisión según modelo vigente, teniendo en cuenta la siguiente estructura y lo adjunta(n) al expediente:

a. Cargo del Ingreso vía SIGED b. Carátula c. índice d. Resumen Ejecutivo e. Informe del Supervisor f. Anexos

- Informe Técnico – Primera Evaluación - Reporte del SFH - Guía de Supervisión para Evaluación de Estudio de Riesgo o Plan de Contingencia, según

corresponda - Carta de Visita de Supervisión (de ser el caso) - Medios Probatorios (fotografías u otros, de ser el caso)




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Nota: El(Los) supervisor(es) deberá(n) continuar con la foliación del expediente teniendo las siguientes consideraciones:

La numeración se realizará en forma consecutiva de atrás hacia adelante,

La numeración se realizará en la esquina superior derecha de la hoja, se debe escribir el número, de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, etc. De no haber identificado observaciones, el proceso continúa en la actividad 5.9.

De haber identificado observaciones, el (los) Supervisor(es) elabora(n) y numera(n), vía SFH y procediendo según lo indicado en el Anexo N° 8 – “Numeración de Oficios”, un proyecto de Oficio otorgando a la Empresa Autorizada un plazo no menor de 10 días hábiles para que cumpla con subsanar las observaciones emitidas en el Informe Técnico – Primera Evaluación adjunto, el que también será numerado vía SFH, procediendo según lo indicado en el Anexo N° 7 – “Numeración de Informe Técnico”. El (los) supervisor(es) deriva(n) mediante el SIGED, los archivos del Informe de Supervisión, proyecto de Informe Técnico - Primera Evaluación y el proyecto de Oficio, al Especialista de la UPPD para su revisión y aprobación; luego, los adjunta al expediente, el cual entrega físicamente al Asistente Administrativo de la UPPD o lo presenta en alguna de las Oficinas Regionales de OSINERGMIN. El proceso continúa en la actividad 5.6.

5.6 Revisión y Aprobación del Proyecto de Oficio El Especialista de la UPPD revisa el Informe de Supervisión, el Informe Técnico - Primera Evaluación y el proyecto de Oficio, teniendo en cuenta lo establecido en el Anexo N° 3 “Validación de Datos e Información para la Aceptación de Oficio, Informe Técnico - Primera Evaluación”.

a. Si es conforme:

Como evidencia de la conformidad, visa los proyectos de Informe Técnico - Primera Evaluación y de Oficio. Seguidamente, los proyectos de Informe Técnico - Primera Evaluación, Oficio e Informe del supervisor pasa a revisión y/o aprobación del Jefe de la UPPD y aprobación del Jefe de la DOP, según lo indicado en el Anexo N° 4 “Responsables de Vistos y Firmas”.

b. Si no es conforme: Comunica al (los) Supervisor(es) las no conformidades detectadas para su corrección. El proceso retorna a la actividad 5. El Especialista de la UPPD o quien designe registra en el Formato “Control del Producto No Conforme” la naturaleza de las no conformidades y la acción tomada.

En el caso, el jefe de la UPPD o DOP encuentre observaciones, devolverá el expediente al Especialista de la UPPD, el que comunicará al (los) supervisor(es) las no conformidades detectadas. El proceso retorna a la actividad 5.5.

Nota: Si la observación encontrada es de forma, el (los) supervisor(es) realizará(n) la corrección físicamente en el expediente. Si la observación es de fondo, el (los) supervisor(es) realiza(n) la corrección físicamente y digitalmente en el SIGED. Una vez efectuada la corrección, el Especialista de la UPPD realiza una nueva revisión y procede según el literal a o b.




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5.7 Derivación del Oficio a Mensajería El Asistente Administrativo de la UPPD gestiona la derivación del Oficio e Informe Técnico - Primera Evaluación a mensajería para su notificación a la Empresa Autorizada.

Posteriormente, el Asistente Administrativo de la UPPD adjunta al expediente el Cargo de Entrega del Informe Técnico – Primera Evaluación y Oficio a la empresa autorizada y entrega una copia digitalizada de la versión final del Oficio e Informe Técnico – Primera Evaluación y del cargo al (los) supervisor(es) evaluador(es). Nota: El (los) supervisor(es) evaluador(es) es(son) responsable en todo momento de hacer seguimiento al proceso de aprobación del Oficio e Informe Técnico - Primera Evaluación, así como de solicitar copia de los mismos al Asistente Administrativo de la UPPD.

5.8 Evaluación de Descargos y Escritos En el caso que la Empresa Autorizada presente descargos a las observaciones notificadas en el Informe Técnico - Primera Evaluación adjunto al Oficio o un escrito de desistimiento, los Responsables proceden según el Anexo N° 5 “Evaluación de Descargos y/o Escritos”.

5.9 Elaboración del Proyecto de Informe Técnico - Evaluación Final, Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y Proyecto de Resolución El (los) Supervisor(es) elabora(n) el proyecto de Informe Técnico – Evaluación Final y genera el número en el SFH, procediendo según lo indicado en el Anexo N° 7 – Numeración de Informes Técnicos. Seguidamente, elabora y numera el respectivo proyecto de Resolución, procediendo según lo indicado en el Anexo N° 9 – “Numeración de Resoluciones”. Posteriormente, el (los) Supervisor(es) deriva(n) mediante el SIGED, los archivos de los proyectos de Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y Resolución, al Especialista de la UPPD para su aprobación.

Luego, adjunta el proyecto de Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda, el proyecto de Resolución y su Informe de Supervisión al Expediente, el cual entrega físicamente al Asistente Administrativo de la UPPD, o lo presenta en alguna de las Oficinas Regionales de OSINERGMIN.

5.10 Revisión y Aprobación del Proyecto de Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico de

Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y Proyecto de Resolución El Especialista de la UPPD revisa el proyecto de Informe Técnico – Evaluación Final, el proyecto de Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y el proyecto de Resolución, teniendo en cuenta lo establecidos en el Anexo N° 3 “Validación de Datos e Información para la Aceptación de Oficio, Informe Técnico, y Resolución”.

a. Si son conformes:

Para el caso en que el dictamen de los proyectos de Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico y Resolución sean de Procedencia, el especialista aprobará el Informe Técnico de Procedencia; y para el caso en el que el dictamen sea improcedente, verifica en el SIGED que no haya ingresado un nuevo descargo o escrito.




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Seguidamente, los proyectos de Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y de Resolución pasan a revisión y/o firma del Jefe de la UPPD, Jefe de la DOP y Gerente de la Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos Líquidos, según lo indicado en el Anexo N° 4 “Responsables de Vistos y Firmas”.

b. Si no son conformes:

Comunica al(os) Supervisor(es) las no conformidades detectadas para su corrección. El proceso retorna a la actividad 5.9. El Especialista o quien designe, registra en el Formato “Control del Producto No Conforme” la naturaleza de las no conformidades y la acción tomada.

Una vez efectuada la corrección, el Especialista realiza una nueva revisión del expediente y procede según el literal a o b.

5.11 Derivación del Informe Técnico – Evaluación Final, Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia

o Desistimiento, según corresponda y Resolución a mensajería El Asistente Administrativo de la UPPD imprime 2 juegos de la Cédula de Notificación y una copia del Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y de la Resolución.

Seguidamente, gestiona el fotocopiado del Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y de la Resolución para el fedateo respectivo, el fotocopiado de los documentos fedateados y la derivación del Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento, según corresponda y de la Resolución fedateados a mensajería para su notificación a la Empresa Autorizada, junto con las cédulas de Notificación.

Finalmente, el Asistente Administrativo conforma el expediente de acuerdo a lo establecido en el Anexo N° 6 “Estructura del Expediente”.

Nota 1: Todo descargo o escrito de desistimiento que ingrese antes de que la Empresa Autorizada sea notificada deberá ser sujeto a evaluación.

Nota 2: El (los) supervisor(es) será(n) responsable(s) en todo momento de hacer seguimiento al proceso de aprobación de la Resolución de GFHL, así como de solicitar una copia de la misma al Asistente Administrativo de la UPPD

6. ANEXOS:

Anexo N° 1 : Definiciones, Siglas y Acrónimos Anexo N° 2 : “Supervisión de Campo para la Evaluación de Instrumentos de Gestión de Seguridad” Anexo N° 3 : “Validación de Datos e Información para la Aceptación de Oficio, Informe Técnico y Resolución” Anexo N° 4 : “Responsables de Vistos y Firmas” Anexo N° 5 : “Evaluación de Descargos y Escritos” Anexo N° 6 : “Estructura del Expediente” Anexo N° 7 : “Numeración de Informes Técnicos” Anexo N° 8 : “Numeración de Oficios” Anexo N° 9 : “Numeración de Resoluciones” Anexo N° 10: “Diagrama de Flujo”




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7. FORMATOS, REGISTROS Y MODELOS: - Acta de Recepción de Documentos Requeridos - Acta de Recepción de los Documentos Requeridos - Solicitud de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad - Informe de Supervisión - Oficio de Observaciones - Informe Técnico – Primera Evaluación - Informe Técnico – Evaluación Final - Informe Técnico de Procedencia - Resolución Procedente - Informe Técnico de Improcedencia - Resolución Improcedente - Informe Técnico de Desistimiento - Resolución de Aceptación del Desistimiento - Control del Producto No Conforme - Seguimiento y Medición del Proceso y Producto - Instructivo “Verificación de Requisitos para Ingreso de Solicitudes de aprobación de los Instrumentos de

Gestión de Seguridad” 8. CONTROL DE CAMBIOS:

Se ha efectuado la revisión integral del procedimiento




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ANEXO N° 1

DEFINICIONES, SIGLAS Y ACRÓNIMOS

DOP División de Operaciones

Empresa Autorizada

Persona natural o jurídica que requiere realizar o realiza alguna de las Actividades de Hidrocarburos que se encuentran dentro de los alcances del Artículo 4° del Reglamento de Seguridad para las Actividades de Hidrocarburos aprobado mediante Decreto Supremo N° 043-2007-EM, en calidad de Contratista, Concesionario u Operador.

Estudios de Riesgos

Documento que contiene aspectos de Seguridad en las Instalaciones de Hidrocarburos y en su área de influencia, con el propósito de determinar las condiciones existentes en el medio, así como prever los efectos y las consecuencias de la instalación y su operación, indicando los procedimientos, medidas y controles que deberán aplicarse con el objeto de reducir el nivel de riesgo. Este documento constituye el sustento técnico del Plan de Contingencias correspondiente.

GFHL Gerencia de Fiscalización de Hidrocarburos Líquidos

IGS Instrumento de Gestión de Seguridad

OR Oficina Regional

OS/CD OSINERGMIN/Consejo Directivo

Plan de Contingencias Instrumento de gestión elaborado para actuar en caso de derrames de Hidrocarburos, sus derivados o Material Peligroso y otras Emergencias tales como incendios, Accidentes, explosiones y desastres naturales.

SIGED Sistema de Gestión Documentaria

SFH Sistema de Fiscalización de Hidrocarburos

UNP Unidad de Normas y Procedimientos

UPPD Unidad de Producción, Procesos y Distribución




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ANEXO N° 2

SUPERVISIÓN DE CAMPO PARA LA EVALUACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD

1. Ingreso a la instalación El (Los) Supervisor(es) se presenta(n) en la instalación de la Empresa Autorizada y se identifica(n) con la credencial otorgada por OSINERGMIN.

Seguidamente, realiza(n) una reunión de apertura, en donde explica(n) al Representante de la Empresa Autorizada el propósito de la visita y coordina(n) el desarrollo de la misma. En el caso que el (los) Supervisor(es) se presente(n) en la dirección de la instalación indicada por la Empresa Autorizada en su solicitud y la encuentre(n) cerrada/inoperativa o no se le(s) permita el ingreso o no se le(s) brinde facilidades para ingresar y, en consecuencia, no pueda(n) llevar a cabo el acto de supervisión, describirá(n) tales circunstancias en la Carta de Visita de Supervisión y recolectará(n) los medios probatorios (fotografías u otros). El proceso continúa en la actividad 5.5 del Procedimiento “Atención de Solicitudes de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad”.

2. Acto de Supervisión El (Los) Supervisor(es) verifica(n) si las instalaciones y su entorno han sido descritas y analizadas en el IGS presentado, sin omitir aspectos significativos para la evaluación posterior; recolecta(n) los medios probatorios (fotografías u otros).

3. Cierre del acto de supervisión

Una vez concluido el acto de supervisión, el (los) Supervisor(es) realiza(n) una reunión de cierre, en la que explica(n) de manera general al Representante de la Empresa Autorizada las observaciones encontradas (de ser el caso). Seguidamente, llena(n) los datos correspondientes a la supervisión, a la instalación visitada y al Representante de OSINERGMIN en la Carta de Visita de Supervisión. Adicionalmente, en el caso de haberse encontrado observaciones, anota(n) en la Carta de Visita de Supervisión que se notificará un Oficio con el detalle de las mismas y el plazo para su subsanación. Por último, la Carta de Visita de Supervisión es firmada por el(os) Supervisor(es) y el Representante de la Empresa Autorizada. El(os) Supervisor(es) entrega(n) al Representante de la Empresa Autorizada una copia de la Carta de Visita de Supervisión.




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ANEXO N° 3

VALIDACION DE DATOS E INFORMACION PARA LA ACEPTACIÓN DE OFICIO, INFORME TÉNICO Y RESOLUCIÓN

N° de expediente.

Fecha del Expediente.

Instrumento de Gestión de Seguridad evaluado (Estudio de Riesgo o Plan de Contingencia).

Actividad de la Empresa.

Razón Social.

Nombre del Representante Legal.

Documento de Identidad del Representante Legal.

Dirección de las Instalaciones.

Dirección Legal.

N° de R.U.C.

Conformación del Expediente.

Foliado del expediente.

Formato de los documentos.

Información Técnica (dependiendo de la Instalación).




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ANEXO N° 4

“RESPONSABLES DE VISTOS Y FIRMAS”

Documento Elaboración Revisión Visa(2)

Aprueba Firma

Informe de Supervisión

Supervisor Especialista/Jefe

de la UPPD --- --- Supervisor

Oficio (1)


de la UPPD Especialista/Jefe

de la UPPD --- Jefe de la DOP

Informe Técnico – Primera

Evaluación e Informe Técnico - Evaluación Final

(1)


de la UPPD --- --- Supervisor

Informe Técnico de Procedencia

(1) (2)


de la UPPD Jefe de la UPPD Especialista Supervisor

Informe Técnico de Improcedencia o

de Desistimiento (1)

(2)


de la UPPD Jefe de la UPPD --- Supervisor

Resolución (1) (2)


de la UPPD

Jefe de la UPPD /Jefe de la DOP

--- Gerente de la

GFHL (1)

Numera el supervisor vía SFH. (2)

Los Vistos del Supervisor y Especialista deben colocarse en cada página del Informe Técnico de Procedencia, Improcedencia o Desistimiento. Para oficios y resoluciones, los vistos del Especialista, Jefe de Unidad o Jefe de División, se considera visado cuando el documento es aprobado vía SIGED.




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ANEXO N° 5

EVALUACIÓN DE DESCARGOS Y ESCRITOS 1. Recepción y verificación de Descargo o Escrito de Desistimiento

Cuando la Empresa Autorizada presente descargos a las observaciones notificadas en el Oficio o un escrito de desistimiento, el Especialista de Comunicación y Atención al Usuario verifica si corresponde a una “Solicitud de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad” en trámite a través del N° de Expediente o el Nº de Oficio al que hace referencia la Empresa Autorizada. En el caso que la Empresa Autorizada no proporcione dichos números, el Especialista de Comunicación y Atención al Usuario se comunica con el Especialista de la UPPD, a fin que proporcione los números de referencia. Identificado el N° del Expediente o N° de Oficio, el Especialista de Comunicación y Atención al Usuario registra el descargo o escrito en el SIGED y SFH, realizando la vinculación correspondiente; e imprime un original y una copia del “Cargo de Documentos Ingresados”, el número del documento es generado automáticamente por el SIGED y SFH. El Especialista de Comunicación y Atención al Usuario entrega al Representante de la Empresa Autorizada la copia del “Cargo de Documentos Ingresados” y el original lo anexa al descargo o escrito. Luego, el Especialista de Comunicación y Atención al Usuario deriva físicamente el descargo o escrito al Asistente Administrativo de la UPPD, según lo definido en los procedimientos de la Oficina de Comunicaciones.

Nota: La digitalización se realiza según lo definido en el INSTRUCTIVO I4-PI-13 - “Digitalización de Documentos voluminosos en el SIGED”. Apenas se genera el número del documento ingresado, el SFH comunica automáticamente al(los) supervisor(es).

2. Asignación de descargo o escrito

El(los) supervisor(es) solicita(n) al Especialista de la UPPD la asignación de la(s) respectiva(s) carta línea, mediante el SFH, para la atención del descargo o escrito presentado. La carta línea es remitida por el SFH, vía mail, al(os) Supervisor(es).

3. Evaluación de descargo o escrito

El(os) Supervisor(es) evalúa(n) en gabinete el descargo o escrito. Si el (los) Supervisor(es) de la UPPD considera(n) que es necesario se realice(n) una visita a la instalación para verificar lo consignado en los descargos respecto a las observaciones notificadas en el Oficio, coordina(n) la fecha y hora con la Empresa Autorizada para realizar la visita. El proceso continúa en la actividad 4. Caso contrario, el proceso continúa en la actividad 5.

4. Visita de supervisión

El(los) Supervisor(es) procede(n) según lo establecido en el Anexo N° 2 “Supervisión para la Evaluación de Instrumentos de Gestión de Seguridad”.

5. Elaboración del Informe de Supervisión El(os) Supervisor(es) evalúa(n) la documentación presentada por la Empresa Autorizada y la información obtenida en la visita de supervisión.




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Elabora(n) el Informe de Supervisión e ingresa(n) al SFH la información consignada en el mismo. Revisa(n) que la información ingresada al SFH corresponda a la consignada en el Informe de Supervisión, debido a que una vez cerrada la carta línea, dicha información no podrá ser modificada, salvo por autorización del Especialista de la UPPD. Procede(n) a cerrar la carta línea asignada en el SFH. Mediante el SIGED lo derivan al especialista de la UPPD. Seguidamente, conforma(n) el Informe de Supervisión teniendo en cuenta la siguiente estructura y lo adjunta(n) al expediente:

a. Cargo del Ingreso vía SIGED b. Carátula c. índice d. Resumen Ejecutivo e. Informe del Supervisor f. Anexos

- Informe Técnico – Evaluación Final - Reporte del SFH - Guía de Supervisión para Evaluación de Estudio de Riesgo o Plan de Contingencia, según corresponda - Carta de Visita de Supervisión (de ser el caso) - Medios Probatorios (fotografías u otros, de ser el caso)

Nota 1: No se podrá formular nuevas observaciones sobre los documentos evaluados, salvo que como motivo de la subsanación se generen nuevas observaciones. Nota 2: Antes de cerrar la carta línea en el SFH, el(os) Supervisor(es) debe(n) verificar en el SIGED que no haya ingresado un descargo o escrito que no haya sido considerado en la evaluación. Nota 3: En el caso que el(os) Supervisor(es) necesite(n) presentar un informe adicional al ya cerrado y no habiendo descargo o escrito nuevo que evaluar, podrá(n) solicitar la asignación de otra carta línea al Especialista de la UPPD, previa justificación. Nota 4: Considerar que puede haber más de un Informe de Supervisión y más de un descargo que deberán de incluirse en el expediente según el orden de ingreso (orden cronológico). Nota 5: El(Los) supervisor(es) deberá(n) continuar con la foliación del expediente teniendo en cuenta que:

La numeración se realizará en forma consecutiva de atrás hacia adelante,

La numeración se realizará en la esquina superior derecha de la hoja, se debe escribir el número, de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, etc.




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ANEXO N° 6

ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE

N° Documento

1 Documentos requeridos para ingresar la solicitud de aprobación

2 Acta de Recepción de Documentos Requeridos

3 Solicitud de Aprobación de Instrumentos de Gestión de Seguridad

4 Cargo de Documentos Ingresados

5 Informe de Supervisión

8 Cargo de Entrega de Oficio (en el caso se haya detectado observaciones)

7 Descargo(s) (de ser el caso)

8 Informe(s) de Supervisión por evaluación de descargos (de ser el caso)

9 Escrito de Desistimiento (de ser el caso)

10 Copia de Informe Técnico (de Procedencia, de Improcedencia o de Desistimiento, según sea el caso), fedateado (copia)

11 Copia de Resolución fedateado (copia)

12 Cédula de Notificación de Informe Técnico (de Procedencia, de Improcedencia o de Desistimiento, según sea el caso), y Resolución, firmada por la Empresa Autorizada.




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ANEXO N° 7

NUMERACION DE INFORMES TECNICOS

Para generar el número del Informe Técnico, se debe ingresar a APLICACIONES DEL SISTEMA, dar clic en NUEVO SFH y luego dar clic a la opción: C. CALIFICACION / APROBACION DE INFORMES:

Aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá dar clic en “INFORME TECNICO DE FISCALIZACION”




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Aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá dar clic en “Nuevo”

Aparecerá la siguiente pantalla en la que se deberá seleccionar la Unidad Fiscalizadora, el Tipo de Informe, si la Unidad es Preoperativa u Operativa y el número de expediente.




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Luego de dar clic en “Buscar” aparecerá la siguiente pantalla en la que se indican los datos de la unidad supervisada. Posteriormente, en el ítem Informe del Fiscalizador, deberá seleccionar la carta línea asignada e indicar un comentario en el recuadro de las observaciones, además de indicar el nombre del Firmante y el Órgano de Línea y dar clic en “Grabar”.

Aparecerá la siguiente pantalla con el siguiente texto: “Grabación Exitosa, Se generó el Informe Técnico yyyyyy.”




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ANEXO N° 8

NUMERACION DE OFICIOS Para generar el número del Oficio que será enviado a la empresa autorizada se debe ingresar a APLICACIONES DEL SISTEMA, dar clic en SFH – NUEVA VERSION y luego dar clic a la opción Documentación de Fiscalización:

Seguidamente dar clic en la opción Generación y emisión de Oficios:




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Aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá dar clic a “Nuevo”

Aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá digitar el Número de Expediente, la Unidad Fiscalizadora y el tipo de Búsqueda.




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Posteriormente, deberá dar clic en “Aceptar”:

Aparecerá la siguiente pantalla:




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En la pantalla anterior desplegar el texto correspondiente a “Obs. de Informes de Fiscalización”, seleccionar la carta línea asignada y dar clic en “Emitir”

Aparecerá la siguiente pantalla en la que figura el “Número de Oficio”




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ANEXO N° 9

NUMERACION DE RESOLUCIONES Para generar el número de la Resolución que será enviado a la empresa autorizada se debe ingresar a APLICACIONES DEL SISTEMA, dar clic en SFH – NUEVA VERSION y luego dar clic a la opción Documentación de Fiscalización:

Aparece la siguiente pantalla en la que deberá dar clic en la opción Creación de Resoluciones a Informes Técnicos:




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Aparecerá la siguiente pantalla en la que se deberá llenar los datos del recuadro en color rojo.

Luego de indicar la Unidad Fiscalizada, la Actividad y el Número de Expediente, dar clic en “Buscar”.




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Aparecerá la siguiente pantalla en la que se deberá seleccionar el registro correspondiente y dar clic a “Generar Resolución”

Aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá seleccionar el Usuario




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Luego de seleccionar el Usuario, dar clic en “Procesar”

Y aparecerá una pantalla en la que se indica el “Número de Resolución”, y un recuadro con la siguiente frase “Se generó la Resolución Satisfactoriamente”, en la que deberá dar clic a “OK”.




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Posteriormente aparecerá la siguiente pantalla en en la que apareceran los datos de la Unidad Supervisada y los números de Informe Técnico y resolución generados.




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ANEXO N° 10

DIAGRAMA DE FLUJO

(*) Si la empresa autorizada no ingresa descargos se declarará improcedente la solicitud. Dicha gestión estará a cargo del especialista o de quien éste designe.

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