Catalogacion y Codificacion

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

CURSO:

LOGÍSTICA EMPRESARIAL

PROFESOR

BENITO ZÁRATE OTAROLA

INTEGRANTES

OMAR AQUINO AQUINO

MILAGROS CALAPUJA QUISPE

MICHAEL LOAYZA BALDOCEDA

LUIS ALEJANDRO MEDRANO MALAVER

RAUL DANIEL RIVERO ARANDA

GESENIA VASQUEZ VICUÑA

CARLOS VICENTE CUADROS

ERICK GARCÍA HERRERA

2015 – II

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Página 1


CONTENIDO

1. CAPÍTULO I.............................................................................................................................3

1. CATALOGACIÓN DE MATERIALES.....................................................................................3

1.1. CONCEPTO:...............................................................................................................3

1.2. DEFINICIÓN:..............................................................................................................4

1.3. VENTAJAS:................................................................................................................4

1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:..................................................9

1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIÓN:........................................................................12

1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA CATALOGACIÓN:................12

1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIÓN:..............................................13

1.9. IMPORTANCIA DE UN CATÁLOGO EN LA ACTUALIDAD:.........................................13

2. CAPÍTULO II..........................................................................................................................13

2. CODIFICACIÓN DE MATERIALES......................................................................................13

2.1. CONCEPTO:.............................................................................................................14

2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN:.................................................................................14

2.3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN:..........................................14

2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN:.......................................................15

2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CÓDIGO DE MATERIALES:................15

2.6. CODIFICACIÓN DE UBICACIONES:...........................................................................18

2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN. CÓDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS RFID/EPC...........19

CONCLUSIONES

ANEXO



CAPÍTULO I

1. CATALOGACIÓN DE MATERIALES

No se podría hablar de catalogación, sin antes conocer el significado de

“catalogar”; se conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar,

registrar o clasificar un objeto según normas de ordenación.

1.1. CONCEPTO:

Consiste en asignar a cada material un único nombre de manera que sea

imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo

producto o elemento. En el proceso de catalogación, por un lado se

especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc., que

definen las características de los materiales considerados y se realiza la

normalización de dichos, o sea se establece un estándar que define cada

uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares

identificadas plenamente, de esta manera agrupando por características

comunes u homogéneas, permitiendo clasificar en clases y subclases. Como

todo proceso, la catalogación consume recursos; por lo tanto, estos deben

ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo

que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente,

como materias primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros;

aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias

grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.La

catalogación es sumamente importante en las empresas, por las diferentes

ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible y

adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno; se dice

que “sin catalogación no hay organización logística”.



1.2. DEFINICIÓN:

Proceso y/o actividad del área de logística que consiste en la descripción,

catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser

identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola

descripción. La catalogación es la base de la identificación de los artículos y

facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende en

sí, crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los

materiales y/o productos.

1.3. VENTAJAS:

La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de

materiales, obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y

su administración, entre las cuales se citan a continuación las más

importantes:

Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales

innecesarios sobre todo cuando estos existan en el almacén con

otras denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto

financiero que ello representa.

Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, El tener el mismo

material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de

unos de otros, impidiendo su consolidación y aumentando los

esfuerzos para el control de stocks.

Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene

dos nombres entonces el sistema logístico se multiplicara por dos;

del mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad

de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.

Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los

materiales, evitando así compras innecesarias de material, ya que

pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma

función.



Mejorar los ciclos de rotación en los almacenes, evitando

obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello será

posible al tener los materiales plenamente identificados.

Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de

estándares y normas para los materiales. El no tener estandarizado

los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se

realiza la compra de estos.

Enfocar al personal del área de compras y almacenes en una

variedad menor de inventarios, aumento así su eficiencia.

Hacer posible la identificación y control de los artículos.

Crear un lenguaje único en el ámbito de abastecimiento.

Facilitar la adquisición y controlarla.

Facilita la gestión y administración de los almacenes.

Simplificar los inventarios, reduciendo el número de artículos y su

variedad.´

Obtener un mejor resultado resultado en la administración de los

inventarios por la reducción de la influencia del costo de posesión

(costo mantenimiento de inventarios)

Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena

catalogación de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa,

es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy

necesario.

1.4. ETAPAS DE LA CATALOGACIÓN:

Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se

recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las

cuales se describen a continuación:

1.4.1 Normalización: Consiste en la selección de aquellas características

fisicoquímicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, entre

otras; que van a regir las compras y la gestión de los mismos en el

interior de la empresa., y que se adapten a esta; para constituir con

ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceñirse las



existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así

como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la

empresa. Se define a norma como el modelo que se ha establecido y

con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo o

finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a

prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los

materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por

ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los

pallets (estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los

productos. Entre las características a normalizar pueden estar sus

dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado

para su fabricación, de manera que cada vez que se solicite la compra

de pallets no se deban redefinir sus características.La tarea de

normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos de la

organización, del personal de compras, de los almacenes, de los

usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los proveedores en

el establecimiento de la norma o estándar. Por ello se recomienda

realizar la estandarización de aquellos materiales que representen el

mayor gasto en compras o de compra repetitiva. No es necesario

establecer normas para todos los materiales.Consiste en establecer la

descripción o denominación del artículo que se va a utilizar en la

empresa, permitiendo precisar las características particulares de cada

artículo, en relación con las generales, de manera de estar seguro de

su naturaleza específica y de sus diferencias con otros artículos del

mismo grupo. Muchas veces una mala identificación de un material

ocasiona la existencia de distinto nombres para el mismo artículo. La

identificación debe concluir con la elaboración de la ficha de

identificación de los materiales. En esta ficha se registra la

información relacionada con el producto. Los elementos que

conforman una ficha de identificación son los siguientes:



Descripción del material.

Descripción corta o abreviada.

Código del producto.

Unidad de despacho.

Productos intercambiables.

Código de la norma técnica,rige el material, si es que la tuviera.

Dimensiones del material.

Conjunto o subconjunto del cual forma parte.

Embalajes y formas de almacenamiento.

1.4.2. Clasificación: Consiste en la agrupación de las existencias en base a

sus características comunes, uso, naturaleza u origen. Los diferentes

grupos que ya están clasificados deben contener artículos lo

suficientemente distintos para evitar que un artículo pueda ser

considerado en más de dos grupos diferentes, evitando así la

multiplicidad de denominaciones para un mismo artículo. La

agrupación que se haga puede fraccionarse en clases, subclases y

secciones según la variedad que pueda presentarse en cada

agrupación que se haya efectuado; el número de grupos definidos,

así como las divisiones dentro de un mismo grupo dependerá de la

variedad de artículos que se tenga en la empresa.



1.4.3. Codificación: Llamada también simbolización, es la etapa final de la

catalogación de artículos y consiste en la asignación de un código

formado por números o letras o un símbolo que identificara al

producto, distinguiéndolo por las características que le pertenecen,

de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo y

gastos; e evitando errores y equivocaciones.

El empleo de letras en la elaboración de un código permite un mayor

número de combinaciones posibles que los números. En cada espacio

o posición del código se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en

comparación de los 10 números posibles, pero debido a que los

equipos de cómputo manejan los códigos numéricos con mayor

facilidad, el uso de los números es más frecuente que el de las letras.

Entre los tipos de código más usados están:

Códigos estructurados: Son aquellos códigos formados por letras

o números, agrupados por familias o clases según la etapa de

clasificación. Cada grupo de dígitos tiene un significado con

respecto a su posición en el código; por ejemplo:

El código 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen

representar la familias de artículos, las siguientes tres (139) a una

clase dentro de la familia 13 y las últimas cuatro posiciones

(6328) al producto. El número de elementos o posiciones en un

código estructurado debe estar planificado de manera tal que se

pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones

en los grupos formados, sean estos familias y/o clases.

Códigos Secuenciales: Son códigos relativos utilizados en las

facturas, guías de remisión, formularios, etc. Este tipo de código

facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto su

control.



1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:

1.5.1. Determinación de las normas

Se considerara el establecimiento de normas o estándares, como

necesidad primordial en la confección del catálogo, a fin de unificar los

criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en

a base a la simplificación de las existencias (catalogación). Esto es muy

importante, en razón del criterio personal de cada usuario, al analizar

sus necesidades y aferrarse en la mayoría de los casos a marcas,

características, dimensiones, etc., que considera indispensables para el

funcionamiento de su dependencia y por lo tanto negándose a

cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los usuarios, el

encargado o jefe de la catalogación hacia la normalización debe

convencer de las ventajas que con ella obtiene la empresa.

1.5.2 Identificación de cada material

Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la

catalogación, se iniciara la identificación de los artículos en stock,

teniendo presente que debe comenzarse por lo más fácil, dejando los

artículos difíciles de identificar para lo último. En esta forma se van

obteniendo avances en la catalogación, que permite apreciar resultados

rápidamente.Preparación de la clasificación a efectuar. Al efectuar la

clasificación de materiales, se han seleccionado prácticamente de 2 a 4

dígitos del código que se quiere utilizar, según abarque dicha

clasificación solo clases o también subclases, quedando únicamente lo

relacionado con la identificación del articulo y el número de dígitos

necesarios para completar el código. Para establecer cuantos dígitos la

identificaran plenamente el artículo, hay que analizar la máxima

cantidad de artículos que corresponden a una sección dentro de las

existencias de almacén y determinar entonces cuantos elementos se

emplearan para completar el código, teniendo presente, en estos casos,

que la máxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del



catálogo se obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro

de una sección puedan existir más de diez mil artículos diferentes.

1.5.3. Ordenamiento

El ordenamiento de los artículos, dentro de cada sección del catálogo,

puede hacerse con 3 formas:

Orden Alfabético.

Orden Numérico o por Dimensiones.

Según el Catalogo del Productor.

Y al emitir las instrucciones, se deberá establecer que ordenamiento se

empleara en cada clase de materiales y muchas veces en cada subclase.

Para ello deberá considerar lo siguiente:

1) El orden alfabético es conveniente utilizarlo con artículos que

carecen de características dimensionales y en los que la descripción

prima sobre cualquier otra característica para su identificación.

A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del catálogo con este tipo

de ordenamiento, es muy conveniente considerar en el código el

equivalente numérico de las letras con que se inicia la descripción,

de acuerdo a la tabla de equivalencias, que se muestra en el ANEXO

I de esta monografía.

2) El orden numérico o por dimensiones, se utiliza generalmente con

aquellos artículos cuya característica principal en su dimensión, lo

cual permite diferenciarlo de otros artículos similares. Es necesario

tener en cuenta la existencia de artículos que tienen una sola

dimensión, otros que tienen dos, tres, cuatro o más dimensiones y

en consecuencia establecer tablas de equivalencia similares a las

que se muestran en el ANEXO I de esta monografía y elegir una de

las dimensiones que primara en el ordenamiento para todos los

artículos.

3) El ordenamiento según el catálogo del productor, se emplea en las

clases correspondientes a maquinarias y equipos, sus repuestos,

accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el



producto de dicho material ha ordenado su catálogo. En esta forma

se facilita la codificación y el mantenimiento del catálogo de la

empresa, sin utilizar el código del productor, salvo que sea factible

hacerlo, lo cual se determinara mediante el análisis

correspondiente.

1.5.4 Distribución de los materiales:

Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo

concerniente a materiales que se piden para entrega directa al

solicitante. Es conveniente establecer una clase para materiales que se

denominaran “Material solicitado para entrega directa al solicitante, sin

detención ni stock en el almacén” y cuyas secciones correspondan a las

dependencias que forman la empresa.

1.5.5. Elección de un sistema de catalogación:

La preocupación principal para la dependencia de logística es que

disponga de una biblioteca de catálogos de productores de equipos,

maquinaria y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que

realice la identificación tenga elementos de consulta para llevarla a

cabo.



1.5.6. Asignación de códigos:

Se recomienda que la codificación de artículos nuevos se efectué sobre

la requisición por materiales” (especificación de los materiales

necesitados a comprarse), enviada al Departamento de Compras a

iniciar la adquisición de estos materiales. En esta forma se evita utilizar

clasificaciones provisionales, porque a la llegada de los artículos nuevos,

ya estos disponen de su respectivo código. Sin embargo, siempre es

conveniente disponer de una clase para “Clasificación provisional”, en

razón de que nunca faltan compran urgentes que eluden el tramite o

procedimiento de compras. Procesamiento de los materiales

identificados.

Una vez realizada la asignación a cada artículo, se recomienda que al

finalizar cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificación

definitiva.

1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIÓN:

Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificación de

materiales, en la empresa.

1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA CATALOGACIÓN:

Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la

entidad seleccionándose aquellas clases de la clasificación general de

materiales (C.G.M) que puedan utilizarse.

Para los materiales o equipos, típicos o propios de la empresa se

emplearan las 40 últimas clases que normalmente estarán disponibles.

(ANEXO II)

Al preparar el Manual de Catalogación, con las instrucciones que deben

tener en cuenta los que confeccionen el catálogo de la empresa, hay que

indicar:

1) Finalidad del Manual.

2) Objetivos.



3) Instrucciones para catalogar materiales.

4) Clasificación de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es

posible sub-clases.

El personal que lleve a cabo la catalogación no debe ser muy numeroso,

para evitar en lo posible que la variedad de criterios puedan entorpecer y

alargar la confección del catálogo.

Un clásico error es asignar códigos a los materiales y tener listados de los

materiales codificados y “creer” que es disponer de un catálogo.

1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIÓN:

Una vez efectuado se pueden observar los resultados a través del ahorro

de costos, debido a que se simplifica los grupos de materiales, para evitar

gastos innecesarios de materiales ya existentes, pero quizás con otro

nombre o misma función.

1.9. IMPORTANCIA DE UN CATÁLOGO EN LA ACTUALIDAD:

Se puede apreciar imágenes en los ANEXOS III Y IV, en los que respecta a lo

que se hace hoy en las organizaciones. ¿Depuración, estructuración o

Administración o mejora?

CAPÍTULO II

2. CODIFICACIÓN DE MATERIALES

No se podría hablar de codificación, sin antes conocer el significado de

“codificar”; se conoce como codificar al proceso, actividad de representar

cada artículo por medio de un código que contienen las informaciones

necesarias y suficientes por medio de números y letras.



2.1. CONCEPTO:

Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en

empresas, es fundamental tener una codificación apropiada para la

mercadería que se maneja, esto permite obtener ventajas en lo que se

refiere a las gestiones de compra, almacenamiento y control de stocks

(Ferrin, 2003). Para un sistema de control de almacenes, una codificación

completamente numeral y correlativa es la más recomendable, sobre todo

para efectos de su búsqueda en el catálogo y su ubicación en los archivos

del sistema.

2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN:

Los sistemas de codificación más usados son los siguientes:

a) Sistema Alfabético: Codifica los materiales con un conjunto de letras,

cada uno de las cuales identifica determinadas características y

especificación. Este limita el número de artículos y es de difícil

memorización, razón por la cuales es un sistema poco utilizado.

b) Sistema Alfanumérico: Es una combinación de letras y números, que

abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de

material y su grupo en esta clase, mientras que los números

representan el código indicador del artículo, por ejemplo: CGR – 785

c) Sistema Numérico: Es el más utilizado en las empresas por su

simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos

que abarca.

Se puede apreciar una tabla de un sistema de codificación básico, en el

ANEXO V

2.3. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN:

Según Solís (2005), un sistema de codificación debe cumplir ciertas

características, para que se garantice su trabajo de manera eficiente, estas

son:



Uniforme: La apariencia debe ser la misma en todos los casos.

Conciso: Esto se refiere a reducir el código al menor de número de

dígitos posibles.

Estructurado: Los dígitos del código deben poseer un cierto significado

para el usuario, de manera que, así sea un poco más fácil de recordarlo

o relacionarlos.

Único: Cada producto debe tener un código único y viceversa, estos es

muy importante ya que de no cumplirse, las consecuencias podrían ser

muy graves y generaría desorden en el almacén.

Universal: Los códigos deben poder ser aplicables a la totalidad de

productos que se encuentran en el almacén.

Permanente: Los códigos asignados, a cada producto, no deben de ser

cambiados, en ningún momento, mientras esté vigente el sistema

utilizado por el almacén. Amigable: Esto se refiere a que se puedan usar

y recordar fácilmente.

2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIÓN:

- Permite acelerar las operaciones en caja disminuyendo la posibilidad de

error.

- Permite extraer rápidamente el precio correspondiente a cada artículo

desde una base de datos.

- Los comerciantes y distribuidores cuentan con la posibilidad de introducir

un sistema de gestión de stocks para controlar, producto a producto, el

movimiento de sus mercaderías, facilitando la preparación de los pedidos

sin fallas.

2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CÓDIGO DE MATERIALES:

Uno de los aspectos que es necesario insistir es en el significado del código,

cuando se han dado las instrucciones para que el personal haga la

catalogación. Por ello es conveniente adoptar una forma de presentación de



dicho significado, que facilite la comprensión por parte del personal de la

empresa.

Una manera de hacerlo sería la siguiente:

a) ¿Qué es un código de materiales?

Un código de materiales dentro de la empresa es el requisito

indispensable para que el personal que requiere retirar el artículo del

almacén, pueda hacerlo sin tropiezos y con la seguridad de que le van a

entregar lo que él desea. Pedirlo por su descripción y características

sería demasiado engorroso y causaría pérdida de tiempo y es por ello

que cada artículo recibe un código, compuesto generalmente por

números.

Dichos números se fijan de acuerdo con determinada clave, que por su

estructura haga posible determinar en el acto a qué clase de material

corresponde, dentro de la clase a que sub-clase; que ordenamiento se

ha seguido y en muchos casos algunas de sus características.

El conocimiento de la construcción de la clave para asignar los códigos

nos es ningún secreto destinado a un reducido grupo de personas, sino

que debe ser ominado por todos aquellos que tengan que utilizar

materiales. Esto permite que los números que forman el código no sean

grupos de cifras sin vida, sino elementos que permiten conocer la razón

de su existencia y su significado.

b) Elementos que forman el código

El código de materiales se compone de 9 cifras que se agrupa en el

siguiente orden:

¿Por qué cifras y porque agrupados en esa forma?

1. Los números de código se componen todos de 9 dígitos, para facilitar

la contabilización mecanizada. Además se simplifica con ello,

considerablemente, la confección y manipulación de los documento

relacionados con los materiales.



2. La manera como se agrupan estos nueros hace posible determinar a

primera vista de que material se trata, con bastante exactitud en lo

relacionado a su naturaleza y uso. También puede establecerse como

se han agrupado los artículos en cada sub-clase.

c) Significado de los grupos

1. Este primer grupo formado por dos dígitos representa la Clase de

Material a la cual pertenece el artículo codificado.

Se utilizan dos dígitos a fin de dar al catálogo suficiente flexibilidad

para el mantenimiento futuro, dando la posibilidad de disponer de

cien clases de diferentes materiales:

2. Este grupo formado también por dos dígitos, significa la sub-clase que

dentro de la clase contiene el artículo codificado.

Como en el caso 1 al asignar dos dígitos a la sub-clase, se está

posibilitando el disponer de cien sub-clases dentro de cada clase,

facilitando así el mantenimiento futuro del catálogo.

3. Este grupo compuesto de un solo digito significa el ordenamiento que

tienen los artículos dentro de cada sub-clase, pudiendo ser este

alfabético, numérico o de acuerdo al catálogo del productor.



4. El cuarto grupo se compone de cuatro dígitos y es el número del

artículo, que se fija según las características propias que este tenga o

presente.

Puede utilizarse tablas de equivalencias de las dimensiones,

características de colores, orden correlativo, características propias,

del artículo, etc., lo que facilita la identificación plena del artículo por

el personal que usa o maneja el material.

2.6. CODIFICACIÓN DE UBICACIONES:

Según Solís (2005), de la misma manera que los productos son codificados en

un moderno sistema de almacenes también se debe codificar las ubicaciones.

En estos casos si se recomienda usar códigos alfanuméricos, los cuales sirven

para identificar la zona (área) a la cual pertenecen, luego les siguen las filas en

las que se encuentran la columna dentro de esa fila y el nivel o altura al que

esta la ubicación, como se puede ilustrar en la siguiente figura.

Debido que, por lo general se trabaja con productos muy distintos entre sí, no

es conveniente asignar a los productos ubicaciones de manera aleatoria sin

seguir algunas normas básicas previas para un buen almacenaje. Al respecto,

Cálamo (2004) hace mención de los siguientes aspectos a tener en cuenta:

Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran valor. Por

ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy pequeños y de gran costo,

cuya pérdida podría volverse significativa para el almacén de la empresa, en

este caso se requiere ubicaciones altas, uso de montacargas para acceder a la

mercadería.

Demanda: Si se está trabajando con un producto de gran demanda, lo más

recomendable es que se ubique una buena parte del stock disponible en los



niveles más bajos y accesibles del almacén, para evitar perder tiempo

buscándolo.

Configuración: Cada almacén está dividido por áreas, las cuales han sido

señaladas pensando en los riesgos que origina mantener cerca un producto de

otro. El uno ubicar un producto en el área señalada, para el mismo, no solo

podría ocasionar un desorden, sino podría dañarlo y en lo peor de los casos a

los que están cerca de él.

2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIÓN. CÓDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS RFID/EPC

Los sistemas de codificación tienen por objetivo asignar un código, ya sea

formado por letras, números, barras u otros caracteres, para identificar

inequívocamente un producto. De entre las distintas alternativas de

codificación vamos a revisar los sistemas basados en barras, debido a su uso

extendido, y los sistemas basados en radio frecuencia (RFID/EPC), debido a las

grandes ventajas que proporcionaría su utilización masiva.



CONCLUSIONES

La catalogación es sumamente importante en las empresas, esta debe ser

flexible y adaptable a los cambios constantes de toda organización y de su

entorno; es difícil concebir a una empresa competitiva, en el área logística,

sin el uso de la catalogación.

La catalogación permite la identificación de los artículos y facilita su

adquisición. Con la catalogación se logra crear un lenguaje único que facilita

el control administrativo de los materiales y/o productos.

La catalogación represente un beneficio para la empresa, su realización se

debe implementar a través de las siguientes cuatro etapas: normalización,

identificación, clasificación y codificación (simbolización), códigos

estructurados y secuenciales.

Una vez efectuado la catalogación se pueden observar los resultados en la

reducción de costos, debido a la simplificación de los grupos de materiales,

evitando gastos innecesarios de materiales ya existentes.

El proceso de codificación de un artículo por medio de un código, que

contienen la información necesaria del artículo, es importante porque

permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,

almacenamiento y control de stocks.

Un sistema de codificación debe cumplir ciertas características, para que se

garantice su trabajo de manera eficiente, estas son: uniforme, conciso,

estructurado, único, universal, permanente, amigable.

La implantación de la codificación permite a las empresas acelerar las

operaciones en caja, calcular de forma rápida el precio de cada artículo.

La codificación permite a los distribuidores introducir un sistema de gestión

de stocks para controlar el movimiento de sus mercaderías, para que la

preparación de los pedidos sea más dinámica.

Los sistemas de codificación permite identificar inequívocamente un

producto. La codificación de los sistemas basados en barras y los sistemas

basados en radiofrecuencia (RFID/EPC), proporcionan grandes ventajas en su

utilización.



ANEXOS

ANEXO 1

TABLA DE EQUIVALENCIAS (Tabla Ejemplo)

Finalidad: Facilitar la codificación de los artículos ordenados alfabéticamente y dar flexibilidad al catálogo, posibilitando su mejoramiento.

Letras Números Letras Números Letras NúmerosA 01 J 10 S 19B 02 K 11 T 20C 03 L 12 U 21D 04 M 13 V 22E 05 N 14 W 23F 03 O 15 X 24G 07 P 16 Y 25H 08 Q 17 Z 26I 09 R 18

Empleo: Dentro de cada sub-clase, cuando el ordenamiento es alfabético se utilizara esta tabla para codificar los 2 primeros dígitos del artículo e indicar que la descripción del artículo comienza por la letra equivalente al número utilizado. Se obtiene así la seguridad de que no se mezclaran las palabras que designa el o los artículos, ni se producirán confusiones durante la utilización y mantenimiento del catálogo.

Ordenamiento según dimensiones (Ejemplo)

Finalidad: Codificar los artículos, representando la dimensión por su equivalencia.

Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv.1/64 01 17/64 17 33/64 33 49/64 491/32 02 9/32 18 17/32 34 25/32 503/64 03 19/64 19 35/64 35 51/64 511/16 04 5/16 20 9/16 36 13/16 525/64 05 21/64 21 37/64 37 53/64 53

Empleo: Dentro de las subclases cuando se ordenan artículos que tienen una dimensión y esta es menor de una pulgada, se empleara esta tabla para codificarlos. En esta forma se está reemplazando la dimensión del artículo por su equivalencia, empleando generalmente para ello los dos últimos dígitos del código que se establezca.



ANEXO 2

CLASIFICACIÓN GENERAL DE MATERIALES (Tabla Ejemplo)

Código Descripción de la Clase01 Material considerado fuera de uso02 Material solicitado para entrega directa al solicitante03 Material de ferretería en general04 Herramienta de Mano y Portátiles – Repuestos y Accesorios05 Maquinas – Herramientas y sus repuestos. Accesorios06 Productos básicos de Metal07 Soldaduras, equipos para soldar08 Material para Empaquetaduras09 Artículos para Trasmisión10 Rodamientos, sus repuestos y accesorios20 Vehículos automóviles – repuestos y accesorios21 Equipos de transporte y manipulación de materiales30 Medicinas31 Productos Químicos32 Material y equipo fotográfico, repuestos y accesorios33 Material y equipo para oficina34 Útiles de aseo y limpieza, equipos para limpieza35 Material y equipo para envasar y embalar36 Alimentos y bebidas37 Material para servicio de comedor y cocina, equipos y accesorios38 Ropa39 Instrumentos de precisión, repuestos y accesorios

ANEXO 3

DEPURACIÓN



ANEXO 4

ANEXO 5

SISTEMA BÁSICO DE CODIFICACIÓN

ARTÍCULO REFERENCIA

CUADERNO 50 HOJAS CUADRICULADO 123

CUADERNO 100 HOJAS CUADRICULADO 125

CUADERNO 50 HOJAS FERROCARRIL 127

PRODUCTO CLASIFICACIÓN CODIFICACIÓN

CUADERNO GRUPO 1

CUADRICULADO SUBGRUPO 101

50 HOJAS REFERENCIA 101123


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