OFICIO

¿Qué es? es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del sector público; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del estado. ¿para qué sirve?Se utiliza con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar remitir documentos, agradecer o tratar de asuntos diversos del trabajo administrativo.¿Cómo se redacta?- Es obligatorio el membrete, lugar y fecha, código, texto, antefirma, pos firma y sello, pie de página.- En lo complementario va el nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa), referencia, anexo.- Encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura: “tengo el honor...”, cuando el oficio es dirigido aun superior, y "tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía. Desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la fórmula de apertura.Es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio. Se emplea la fórmula: “a la espera de su atención aprovecha la oportunidad para expresarle las muestras de mi especial consideración y estima”.

CASOEjemplo: la secretaria de "ASUNTOS

ACADEMICOS” en la facultad de ciencias aplicadas-Tarma debe enviar un oficio a 5

empresarios y pedirle la entrega de funciones, archivo y oficina.

CITACION

2.1 ¿Qué es?Es una comunicación que se emplea en entidades estatales y privadas para citar a reuniones entre autoridades, jefes y miembros de comisiones. De igual manera en los sindicatos. Esta comunicación es afirmada por el secretario o la secretaria de la dependencia. 2.2 ¿Para qué sirve?Sirve para avisar a una persona señalándole día hora y lugar para tratar algún asunto.2.3 ¿Cómo se redacta?Encabezamiento: membrete de la institución (opcional o complementario), nombre de documento o código, destinatario si la citación es individual Texto o cuerpo: forma o estila Forma de despedida: al agradecerle su puntual asistencia, atentamente o lugar y fecha.Firma del secretarioCon copia (parte complementario)

CASOEjemplo: la administradora de unidad de la empresa BANI S.A.C deberá citar a una reunión a los trabajadores del área de producción y mantenimiento para informar del avance de producción del mes de Mayo y Junio, capacitación del personal de mantenimiento, informe de gratificaciones, otros puntos.

MEMORANDUM

2.1 ¿Qué es?El memorando es un documento simplificado de uso muy difundido, que se utiliza para breves comunicaciones o notificaciones sencillas de cualquier índole. El área de difusión es de carácter interno, por que solamente se difunde dentro de una institución o empresa

2.2 ¿Para qué sirve?Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa, al margen de su nivel o jerarquía por la aplicación de los principios de simplificación administrativa y de racionalización de recursos. Por ejemplo: entre el gerente y su secretaria y viceversa; entre el director de un colegio y un profesor de aula, y viceversa; o entre jefes del mismo nivel.

2.3 ¿Cómo se redacta?SeredactaenpapelA5.

 

Partes obligatorias:Código(La palabra Memorando N° )Destinatario(se utiliza el tratamiento "señor” o "señora“ , o los términos "A“ o "Al". Asunto(título del texto)Lugar y fechaTexto(apertura del asunto a tratar, fundamentación respectiva, exponiendo las razones)Antefirma, se usa la palabra: Atentamente.Firma y pos firmaCon copia (e. E. Archivo)

Partes complementarias:MembreteNombre del año Destinator (persona que envía el documento) Referencia Sello (obligatorioparalosquelotienen).

CASO  Ejemplo: La administradora general tendrá que solicitar la autorización de brindar alimentación en el comedor HIDRO al personal de servicio VICENTE SANTIAGO MEZA, identificado con el DNI 47266106 con el cargo de ELECTRICISTA.