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Caso de Éxito Ayuntamiento La Puebla de Alfindén

El Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén, encabeza la lista de administraciones públicas pioneras en externalización del

cálculo de nómina en la nube.

Municipio aragonés, situado en la provincia de Zaragoza, La Puebla de Alfindén cuenta con una población de 5.784 habitantes, dedicados principalmente al sector agrario e

industrial.

Desde 2006 - 2009 la población no ha dejado de aumentar, probando así grandes cambios en las

estructuras organizacionales de la población. Entre ellas, su administración pública: El Ayuntamiento de La Puebla

de Alfindén.

Gracias al carácter innovador, moderno y tecnológico de su equipo gestor, el Ayuntamiento ha conseguido despuntar entre sus homólogos por su apuesta por la

externalización de procesos.

El Ayuntamiento de la Puebla de Alfindén tiene acceso a un software de Recursos Humanos y Nómina en la

nube que habla el propio lenguaje de la Administración Pública: HR Inside, de Savia.

La Puebla de Alfindén

Ayuntamiento La Puebla de Alfindén Servicio SaaS: HR Inside con ginpix7Volumen de gestión: 100 empleados Módulos y funcionalidades: Ciclo de Nómina, Contratos, Portal del Emplea-do, Estructura Organizativa y RPT,HR Optics, cuadro de mando de RRHH.

Situación del Software de RRHH en España

“El software que contratamos previamente al de Savia ni siquiera nos permitió alinear

la información registrada hasta el momento con la que tenía la nueva solución; resultan-do una experiencia suficientemente insatis-factoria, sostiene José Esteban Roche, Teso-

rero y Responsable de Personal.

Antes de decirse por Savia, el Ayuntamiento realizó un pequeño estudio de cada uno de los software de Recursos Humanos que existía en el mercado para valorar cuál de todos ellos era el mejor. Se encontraron con un mercado poco preciso, poco enfocado a la administración pública y que no cumplía al 100% con todos sus requisitos mínimos.

El Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén escoge a Savia como mejor proveedor de software de RRHH.

Los ayuntamientos se suman al uso del software en la nube

La evolución en la gestión de los Recursos Huma-nos que ha experimentado el Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén es un ejemplo equiparable a muchas administraciones locales que, en los últimos años, se enfrentan a transformaciones tecnológicas y digitales de suma importancia, ne-cesarias e impuestas por una sociedad, también, cambiante.

A lo largo de estos años en los que La Puebla de Alfindén está progresando en el área de los Recursos Humanos, también ha atravesado por varios momentos críticos que, afortunadamente y gracias a Savia ha podido ir superando.

El primer obstáculo con el que se encontraron fue la falta de coordinación con la gestoría res-ponsable de las nóminas de los empleados públi-cos. La ausencia de un puesto determinado como responsable de nóminas, generó problemas de comunicación entre ambas organizaciones.

Además, según nos cuenta José Esteban, Tesore-ro y Responsable de Personal del Ayuntamiento de Alfindén, “para otras cuestiones de gestión de empleados tan sólo se contaba con pequeñas aplicaciones de Microsoft Access para contro-lar, por ejemplo, los calendarios de vacaciones y licencias y permisos ”. Por lo que, pronto co-menzaron a necesitar un cambio en el modelo de gestión de personas.

A partir de 2009, el municipio de Alfindén co-mienza a crecer y resulta necesaria una reor-ganización de la administración; por lo que se contrata a un Responsable de Personal, junto con un software de gestión de personas. El principal objetivo: evitar hojas de cálculo y mejorar la ges-tión de personas. Las nóminas, por su parte, las sigue gestionando una gestoría local externa.

El nuevo software, sin embargo, fue un fracaso ya que no cumplía en absoluto con las expectativas del ayuntamiento. ¿El resultado? Valorar todas las opciones posibles de las que disponía.

”Nos decidimos por Savia por considerar que era la mejor solución de todas las ofer-tas, y mucho más: se decide el servicio de externalización para suprimir todos los cos-tes de instalación en nuestros servidores, de mantenimiento y de copia de seguridad”, asegura José Esteban Roché.

HR Inside supone un antes y un después en la gestión de los Recursos Humanos ya que pone a disposición del cliente un Ecosistema 100% Cloud en el que parte de los módulos los gestiona un gestor BPO de Savia, lo que libera al equipo de personal del ayuntamiento de gran carga de trabajo administrativo.

El Ayuntamiento también destaca su satisfacción con los módulos del Portal del Empleado, ya que pone a disposición del empleado “muchísima información”; lo que supone, además, una nueva forma de interacción entre la empresa y el em-pleado.

“La ventaja principal es la seguridad que me aporta que una persona especializada esté detrás de todo el proceso de cálculo de nómina”, según José Esteban Roche.

Algunos de los requisitos que el Ayuntamiento de Alfindén requería y ginpix7 cumplía eran los siguientes: Diferenciación entre los conceptos Puesto y Plaza, Portal del Empleado, Experiencia en otros Ayuntamientos, Servicio de Gestoría y Asesoría, Cuadros de Mando, Gestión de la RPT, Gestión horaria...

Savia superó la oferta de otras empresas de sof-tware competidoras como Grupo Castilla (ante-rior proveedor del ayuntamiento), Ia EWWSoft, Unit4, Sage, Conektia o A3 Software.

Ventajas y Beneficios de la externalización con HR Inside

Outsourcing de NóminaFuera con una gestoría o con una empresa espe-cializada en RRHH y Nómina, el Ayuntamiento de Alfindén está acostumbrado a externalizar; consideran, en el caso de la nómina, que el out-sourcing es mejor opción que contratar a perso-nal propio.

“Hace falta mucha dedicación para estar al corriente de toda la legislación referen-te a personal y el tenerlo externalizado nos aporta una seguridad añadida”.

En el caso del Ayuntamiento de Alfindén, son varios los módulos que tienen completamente externalizados al equipo de externalización de Savia. Tanto el módulo de Contratos, como el ciclo de Nómina quedan gestionados por Savia garantizando máxima seguridad y fiabilidad.

El cuadro de mando, HR Optics, será el próximo objetivo de explotación del ayuntamiento, ya que la información que ofrece es ”espectacular”.

”Savia se hace cargo del mantenimiento, de las copias de seguridad y de las actualiza-ciones de versiones. Si además a esto le añades que el software no precisa de una inver-sión inicial, sino que se trata de un alquiler mensual con arreglo al número de empleados gestionados, los argumentos a su favor siguen siendo múltiples”.

Tras el uso de la tecnología en la nube, el Ayun-tamiento se siente a la cabeza de la modernidad desde un punto de vista tecnológico. Pero, sobre todo, supone un avance en flexibilidad de insta-lación y acceso, ya que trabajar en SaaS posibilita realizar el trabajo fuera del ayuntamiento.

Otra de las grandes ventajas de la externaliza-ción de Nómina con HR Inside es la posibilidad que tiene el ayuntamiento de acceder a toda la información de nómina de sus empleados, a pe-sar de ser el equipo de Savia quien las gestione. La información es accesible para ambos.

Modernidad tecnológica en la Administración Pública

La externalización de la nómina ha sido el mayor logro del ayuntamiento; mientras que la explotación de HR Optics será el nuevo objetivo y módulo a explotar.

Balance final y nuevos retos

Savia: ¿Cuál es la ventaja principal que le aporta HR Inside y el outsourcing de nómina?José Esteban Roche: La ventaja principal es la seguridad que me aporta que un equipo especializado esté detrás de todo el proceso del cálculo de la nómina. En cuanto a HR Inside, decir que cuenta con todos los beneficios de la externalización respecto a la disminución de costes de instalación y mantenimiento, la diversificación de las posibilidades de acceso, y por otro, porque sentimos a Savia como una organización cercana que habla nuestro idioma.

S: ¿De qué modo percibe que está trabajando con una solución de software especializada en la gestión de personas de un Ayuntamiento?JER: Lo percibimos, sobre todo, por le lenguaje que utiliza tanto la aplicación como los gestores. En el periodo de evaluación, nos encontramos con aplicativos que no usaban la terminología propia de la Administración, diferencias entre puesto y plaza, RPT, Plantilla, complementos de destino o específico. Puede parecer sorprendente pero hay pocas aplicaciones que hagan esto. Con ginpix7 y Savia, sentimos que hablamos nuestro idioma.

S: ¿Cuál es su próximo objetivo o su nuevo reto en cuanto a la gestión de personas?JER: Nuestro próximo objetivo, sin duda, es explotar HR Optics. Hemos practicado accesos

puntuales a él porque no hemos dispuesto de suficiente tiempo para dedicarle más atención; pero es un módulo que ofrece una información realmente espectacular.

S: En su opinión, ¿cómo cree que una mejor gestión de personas impulsa también una mejora en el servicio al ciudadano? JER: Por la satisfacción general que pueda sentir el empleado mediante el trato recibido en la gestión de su información personal y el acceso que tiene a ella. La imagen de transparencia concediendo acceso a la información que maneja la administración sobre sus datos personales, datos económicos o a sus derechos de absentismo, entre otros, retornará sin duda en la prestación de un mejor servicio al ciudadano.

El Ayuntamiento de La Puebla de Alfindén es un ejemplo de gestión y desarrollo gracias a la implicación de todas las personas de su organización y con el servicio que éstas prestan al municipio.

Desde Savia confiamos en que conseguirán todos los retos que se propongan si siguen trabajando en esa línea que apuesta por la modernización, transparencia y buen servicio. Por nuestra parte, seguiremos apuntando alto y superando las expectativas de las más de 350 instituciones que también confían en Savia.

ginpix7 está presenta en más

de 350 instituciones públicas,

muchas de ellas pioneras en

la gestión de RRHH. Lo que

supone gestionar a 1 de cada

6 empleados públicos de la

Administración Local.

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Más de 350 instituciones públicas confían en Savia