ASIGNATURA

ADMINISTRACIÓN I

Bolsas S.R.L. es una empresa ubicada en Medellín, que se dedica a la producción

y comercialización de bolsas plásticas de distinto tamaño y espesor para

supermercados, comercios y tiendas de todo el país.

Las bolsas se fabrican en el local de la empresa y el proceso productivo implica la

compra de materia prima en el exterior e insumos (tintas, por ejemplo) en la

ciudad; la fabricación de la bolsa y la impresión del logo del cliente o lo que éste

desee. La empresa entrega la mercadería en el domicilio del cliente, para lo cual

dispone de dos camionetas.

La empresa ocupa a 44 personas y es asesorada por el Contador Martín Rivero

para la liquidación y el pago de impuestos y aportaciones sociales.

La Dirección está formada por Jorge Bravo y Raúl Valiente. De la Dirección

dependen:

El Departamento de Producción a cargo de Raúl Valiente y del que dependen

dos Secciones: Fabricación, a cargo del proceso productivo e integrada por un

Estudio de casos, elaborado por Mario Arturo Vilchis Rodríguez y adaptado por JORGE EDUARDO GRISALES LÓPEZ, docente del Programa de Educación a Distancia en Administración y Finanzas de la Fundación Universitaria Autónoma de las Américas, para servir como ejemplo para el análisis y discusión en clase

Jefe y 7 operarios y Almacén, encargada del almacenamiento y custodia de las

materias primas y productos terminados, así como de la preparación de los

pedidos para ser entregados a los clientes. La Sección está integrada por un jefe y

dos auxiliares.

Departamento de Ventas, a cargo de Jorge Bravo, del que depende la Sección

Ventas, integrada por un Jefe y 13 vendedores (7 para Medellín y 6 para otras

ciudades). Asimismo, dependen directamente del Jefe del Departamento 4

auxiliares de compras que se encargan de las compras de la empresa (materias

primas, papelería, compras menores) y 2 auxiliares de mantenimiento que se

encargan de las reparaciones de la maquinaria y de las camionetas de la

empresa.

La Sección Finanzas, integrada por un Jefe (el Sr. Diego Lagos), de quien

dependen en forma directa 9 auxiliares y 3 choferes. Los choferes están

encargados de manejar las 2 camionetas de la empresa y entregar las mercancías

a los clientes. Los auxiliares se encargan indistintamente de facturar, registrar y

cobrar las ventas; registrar las compras y pagar a los proveedores; liquidar y pagar

los sueldos; preparar la información necesaria para la liquidación de los impuestos

y aportaciones sociales.

Como la materia prima usada en la fabricación de las bolsas es un producto

derivado del petróleo, da la casualidad que aún con la baja en el precio de éste, el

costo de la materia la materia prima no sólo no bajó, sino que subió, debido a que

es la industria petroquímica quien lo produce y para ello hay que importarla de

México. Dicha alza no se pudo trasladar a los precios de venta para no perder

competitividad, con lo que el margen de ganancia de Bolsas S.R.L. disminuyó y

puso en evidencia problemas que la buena marcha de los negocios hizo que se

descuidaran.

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Raúl Valiente planteó su preocupación: la calidad de la materia prima no es la

misma de antes y parece que nadie se preocupa y los clientes comenzaron a

quejarse. Por su parte, Jorge Bravo se preocupaba del tema de importaciones.

“Los auxiliares no toman ninguna decisión respecto a las importaciones, tengo que

hacerlo yo en lugar de preocuparme por conseguir nuevos clientes o nuevos

negocios “- planteó. También comentó: “el Jefe de la Sección Ventas no puede

supervisar bien a todos los vendedores y estos cometen errores sea en el precio

de venta como en el tipo de bolsas”.

Luego de un problema especialmente grave con un cliente, los dos Directores se

reunieron y comentaron: - Lo que pasa – dijo Raúl - es que crecimos mucho... ¿Te

acuerdas cómo empezamos? Quién iba a decir a donde llegaríamos....Estábamos

sin trabajo, no teníamos idea de qué hacer, y surgió esto de las bolsas y probamos

a ver qué pasaba sin pensarlo mucho, y la verdad es que nos fue bien y pudimos

darle empleo a amigos que estaban como nosotros.

- Sí - contestó Jorge- Tienes razón. A medida que surgían problemas o nuevas

tareas que no podíamos cumplir contratábamos más gente.

- En general, ¡hemos contratado a todos nuestros amigos! Sólo por eso vale la

pena llevar adelante la empresa.

- Pero antes ganábamos más que ahora... Será la crisis o lo que sea, pero tengo

la sensación que antes no trabajaba tanto y ganaba más.

- Así es... ahora estamos todos atareados, pero las ganancias terminan por ser

menores. No podemos seguir así... ¿Por qué no le pedimos al Contador algún

asesoramiento? Ha insistido tantas veces con que tenemos que organizarnos

mejor y en especial que tenemos que informatizar los procesos...Y él sabe de eso:

hace muchos trabajos de organización de empresas...

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SE SOLICITA:

1. DIAGRAMAR el organigrama de la estructura organizativa actual de Bolsas

S.R.L.

2. EXPLICAR las causas más frecuentes para el rediseño de la estructura

organizacional.

3. EXPLICAR las fortalezas y las fallas de la estructura organizativa actual de la

empresa. Numere y explique con claridad cada una de las fallas y fortalezas.

4. FORMULAR y FUNDAMENTAR las recomendaciones que potencien las

fortalezas y permitan superar las fallas explicadas en el punto anterior.

5. DIAGRAMAR un nuevo organigrama que refleje las recomendaciones que Ud.

formule en los aspectos estructurales.

6. ANALIZAR críticamente, en lo que corresponda, el proceso de diseño de la

organización formal en el momento de creación de la empresa Bolsas S.R.L.

según surge del diálogo entre los dos Directores.

ASIGNATURA

ADMINISTRACIÓN I

- AQUÍ MANDO YO -

La señora Irma Jurado, graduada con honores en la Facultad de Administración, en la Universidad de Concordia, fue descubriendo su pasión por el emprendimiento cuando a lo largo de sus estudios, se atrevió a incursionar por su propia cuenta en algunos negocios e ideas para solventar sus estudios. No tuvo mucho éxito, sin embargo, su perseverancia se mantuvo firme.

Hoy, al cabo de varios años de haber culminado su carrera, es la única propietaria de la empresa “Vanidades S.A.S”, ubicada en el Centro de la Moda del Municipio de Itagüí y dedicada a la producción y comercialización de ropa interior femenina. Con cerca de 20 operarios (hombres y mujeres) de Máquinas Planas, Fileteadoras, Cortadoras y Pulidoras y 7 personas en el área Administrativa, se sentía orgullosa de su gestión.

Irma, además de ser la propietaria de la empresa, fue acaparando un sinnúmero de funciones. Nada podía efectuarse sin su permiso o visto bueno. A pesar de tener la empresa organizada por áreas o divisiones, con sus respectivos gerentes, la autoridad de ellos no iba más allá de esperar que ella tomara todas las decisiones importantes.

Cada lunes, infaltablemente, en horas de la mañana, se iniciaba la reunión general con sus gerentes de área. Se adquirían compromisos, se tomaban decisiones y todo cuanto se acordaba quedaba deshecho porque una vez terminada la reunión, ella cambiaba todo según su parecer o si algún cliente o proveedor proponía otra forma de negocio diferente a la tradicional.

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Estudio de casos, elaborado por JORGE EDUARDO GRISALES LÓPEZ, docente del Programa de Educación a Distancia en Administración y Finanzas de la Fundación Universitaria Autónoma de las Américas, para servir como ejemplo para el análisis y discusión en clase

Algunos de sus gerentes, buenos profesionales, debieron renunciar ante esta situación. La rotación de personal se tornó alta y todo el esfuerzo en inducción y capacitación se perdía con la llegada de nuevos funcionarios.

Todo ello parecía importarle poco a la Señora Irma. Ella recordaba siempre a su padre cuando decía: “El que tenga tienda que la atienda”, sin embargo, al parecer tomaba esta cita muy a pecho. Necesitaba saberlo todo, mandar a todos, no delegar, centralizar su poder, a pesar de que los Manuales de Funciones; elaborados por ella misma, según había aprendido en la universidad, decían otra cosa muy diferente.

Una tarde, de regreso de su almuerzo, encontró en su escritorio un informe sobre la evolución de las ventas en el último trimestre. Éstas habían aumentado, cosa que le alegró mucho. A pesar de ello, pudo comprobar que tanto las utilidades netas habían decrecido y los costos operativos se habían incrementado.

¿Pero qué significa esto? – gritó-

Las cifras no mentían.

Para colmo recibió una carta firmada por la casi totalidad de su personal operativo, amenazando con renunciar si no se aclaraba bien de quién debían recibir órdenes.

En unos casos el gerente de planta ordenaba un tipo de referencia para la producción y más luego llegaba una contraorden firmada por ella misma ordenando otro tipo…. ¡estaban para enloquecerse! –decían-

Doña Irma, hubo de reflexionar y acordándose de sus clases en la universidad, pensó que la mejor solución para esta problemática, era solicitarle a usted que la ayude, para lo cual se formularon los siguientes interrogantes:

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CUESTIONARIO

1. En el caso y desde el punto de vista de la Administración, el problema central está en que:

a. La Productividad bajará indiscutiblemente. Xb. No se respeta el Manual de Funciones c. Inexistencia de Delegación de Autoridadd. Hay Centralización de Actividadese. Se evidencia Irrespeto a la Autoridadf. Existe poca Motivación del Personal

2. De acuerdo a los hechos narrados en el Caso ¿Las habilidades y competencias de todo buen Administrador o Gerente son comparables con las de una exitosa Emprendedora como lo es la señora Irma?

a. Algunas veces Xb. Siemprec. Casi siempred. Casi nuncae. Nunca

3. En el Caso, las ventas pueden aumentar aunque las utilidades decrecen porque:

a. Seguramente se han incrementado los costos operativos Xb. La Desmotivación del Personalc. La Señora Irma hace mal uso de los recursosd. El gerente de Comercialización y Ventas hace mal su trabajo.e. La empresa vende más barato.

4. Si hay un incremento en los costos operativos, esto ¿cómo podría afectar la Productividad de la empresa?

a. Negativamente, porque se disminuye la Eficiencia en el uso de los recursos. X

b. Positivamente, aumentando la Eficaciac. Positivamente porque mejora la Calidad de los productos elaborados.d. Negativamente, porque el personal se desmotivae. No la afecta de ninguna manera.

5. Fundamentalmente en este caso hay problemas en:

a. La Eficiencia en el uso de los recursos. Xb. La Eficacia al entregar el producto al cliente.

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c. La Competitividad de la empresa en el mercado.d. El Liderazgo que ejerce la Señora Irma.e. La selección del Personal.

6. Con base en las Teorías Administrativas y en las habilidades y competencias que un gerente debe poseer ¿Usted qué haría, qué acción PRIORITARIA debe hacer la Señora Irma para atacar los problemas que se le presentan en el caso? ESCOJA SÓLO UNA…LA MÁS IMPORTANTE PARA USTED.

a. Respetar al pie de la letra el Manual de Funciones. Xb. Llamarle la Atención a los Gerentes y exigirles respeto a su autoridad.c. Despedir a los líderes del personal operativo y contratar otros como

escarmiento.d. Atender los reclamos de los operarios y negociar con ellos mejores

condiciones salariales, así se calmarán.e. Tomarse un descanso y contratar un Gerente General que se encargue de

la empresa por algunos meses, mientras las cosas se calman.

7. Si usted fuera el Gerente de Producción, ¿qué haría para enfrentar esta situación?

a. Acordar con la señora Irma el respeto y acatamiento a sus decisiones y funciones X

b. Renunciar de inmediato, su autoridad está por encima de todo.c. Apoyar el pedido de los operarios y exigir respeto.d. Analizar la situación con doña Irma y despedir a los líderes de los operarios.e. Nada, solo esperaría que la señora Irma tome las mejores decisiones.

8. El liderazgo es una cualidad importante de todo buen gerente. En este caso, la señora Irma:

a. Todas las anteriores excepto la opción e X.b. Desconoce la importancia de Delegar X c. Centraliza todo su poder en ella sola.d. Toma decisiones de acuerdo a su criterio.e. Dirige la empresa basada en los principios del Liderazgo Visible, aprendido

en la universidad.

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