PIME

Programas de Intervención y Mejoramiento Empresarial

Finalidad

Opciones de mejora para tener una mayor competitividad, favorecer el crecimiento Empresarial y la economía municipal,

Chía Noviembre

2012

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Web

• www.degerencia.com • www.monografias.com • www.negociosyemprendimiento.org • http://www.gestiopolis.com/ • http://es.wikipedia.org/wiki/5S • www.utp.edu.co/~cpso/PagDerecha.htm

Bibliografia

• La Gestión Estratégica Organizacional Autor: Jorge Eliécer Prieto Herrera

• Administración de los inventarios Autor: Rigoberto Hueso Álvarez

• Cartilla de muestra de PIME

Nuestro Programa le brinda

Opciones de mejora para tener una mayor competitividad y favorecer la

economía municipal, se plantea la necesidad de implementar la matriz Dofa

como alternativa para la identificación de Amenazas, Oportunidades,

Fortalezas, Debilidades, el inventario como control de toda la mercancía

existente, Taller de orden y Aseo implementando el programa de las 5S, Taller

de calidad, Actividades para mantener y mejorar la salud individual y colectiva

de los trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales y el manejo adecuado de cada una de estas para tener la

capacidad de adaptarnos y responder a los continuos cambios del mercado y

así lograr un crecimiento sostenible.

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Programas de Intervención para el Mejoramiento Empresarial.

Promoción de Empresas Sostenibles y Responsables.

Este manual es parte del programa que surgió como practica de la

competencia Propuestas de Programas de Mejoramiento Empresarial

El primer Taller trata el tema de mejoramiento: Matriz Dofa.

El segundo es sobre la reorganización del inventario.

Taller de orden y aseo, implementado el programa de las 5S.

Taller de calidad

Actividades para mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los

trabajadores.

Los manuales de PIME se sirven del conocimiento y la experiencia acumulados

durante el programa de mejora: Dofa, Reorganizar el inventario,

Implementación taller 5S, Taller de calidad, Actividades para mantener y

mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores.

Los siguientes autores han contribuido a la elaboración de este manual:

Ma. Angélica Jurado Penagos

Nathaly Rueda Gómez

Claudia Esperanza Pérez

Lina Rojas

Luis Eduardo Gómez Carrillo

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción………………………………………………………………….5

2. Análisis de la empresa y definición de metas…………………………....5

2.1 Análisis de la situación actual……………………………………………...6

2.1.1 Análisis de las Fortalezas y Debilidades……………………………….....6

2.1.2 Comprensión de Oportunidades Externas y Amenazas dentro del

Sector………………………………………………………………………………….9

2. 2 Formulación del Programa DOFA………………………………………....11

2.3. Definición de Metas………………………………………………………....13

3. Reorganización del inventario……………………………………………...14

3.1 Justificación…………………………………………………………………..14

3.2 Objetivos……………………………………………………………………….14

3.3 Objetivos específicos…………………………………………………………14

3.4 Competencias que alcanzaran los funcionarios que participaran en el

taller……………………………………………………………………………………14

3.5 Metodología……………………………………………………………………14

3.6 Factores pedagógicos específicos………………………………………….15

3.7 Niveles esperados de aprendizaje………………………………………….15

3.8 Estructura del programa y los tiempos:……………………………………14

4. Taller de Orden y Aseo Implementando Programa de las 5S…………...17

4.1 Justificación…………………………………………………………………...17

4.2 Objetivo general……………………………………………………………….17

4.3 Objetivo especifico…………………………………………………………….17

4.4 Metodología…………………………………………………………………….17

4.5 Material de Apoyo……………………………………………………………..18

4.6 Cronograma……………………………………………………………………18

4.7 Compromisos de implementación del programa…………………………..19

5. Taller de calidad……………………………………………………………..20

5.1 justificación……………………………………………………………………..20

5

5 .2 objetivos específicos………………………………………………………….20

5.3 Metodología…………………………………………………………………….21

5.4 Factores pedagógicos y Específicos……………………………………….21

5.5 Niveles esperados……………………………………………………………22

5.6 Estructura, cronograma……………………………………………………...22

6. Actividades para mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los

trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales…………………………………………………………………………23

6.1 justificación…………………………………………………………………….23

6.2 objetivo general………………………………………………………………..23

6.3 metodología…………………………………………………………………….24

6.4 niveles esperados …………………………………………………………….24

6.5 estructura y cronograma de actividades………………………………….....24

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1. Introducción

Los Programas de Intervención y Mejoramiento Empresarial (PIME) brindan un

análisis estratégico en la aplicación de diferentes talleres como La Matriz Dofa

la Reorganización del inventario, Taller de orden y Aseo implementando las 5S,

Taller de calidad y Actividades para mantener y mejorar la salud individual y

colectiva de los trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales, esto implica considerar varios factores tanto

externos como internos que influyen o pueden incidir sobre la estructura, el

funcionamiento y la identidad de una empresa. Proveer soluciones de

consultoría a pequeños y medianos empresarios, para que puedan alcanzar los

objetivos comerciales deseados a un bajo costo y con un excelente servicio.

2. Análisis de la empresa y definición de metas

Por excesiva competencia que se presenta en el municipio debemos lograr

distinguirnos entre los demás y una forma exclusiva .Como consecuencia de la

crisis económica que en los últimos años afecta a la economía municipal, que

se encuentra en un proceso recesivo, que ha desembocado en un cierre de

negocios, generando además un alto índice de desempleo, provocando una

caída en los salarios, una baja en los ingresos y un aumento considerable en la

delincuencia en todo el municipio.

Las metas de la implementación de el taller PYME los procesos que se van a

aplicar se deben seguir y terminar para poder lograr el objetivo, metas y su

continuidad, se busca ser el mejor negocio por su servicio, su calidad,

compromiso y a un costo razonable.

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2.1 Análisis de la situación actual

Esta parte del análisis es la más conocida y practicada en el medio

empresarial. Actualmente las pequeñas empresas no tienen un control

adecuado de los procesos productivos, lo cual las hace más vulnerables a los

problemas de la competitividad en el mercado, este tipo de análisis representa

un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares

de su negocio y el entorno en el cual éste compite.

Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos de índole

interno que corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la

empresa que llevará a cabo el proyecto, y los aspectos externos, de contorno,

o del medio en el que se desenvuelve la compañía. Estos últimos se refieren a

las oportunidades y las amenazas.

Usualmente la matriz se presenta en columnas: uno y dos corresponden a las

oportunidades y amenazas respectivamente. La fila superior e inferior son para

las fortalezas y las debilidades respectivamente.

2.1.1 Análisis de las Fortalezas, Debilidades y Amenazas

Las Fortalezas y Debilidades se derivan de las capacidades internas de una

empresa. Las fortalezas de una empresa son los recursos y capacidades que

pueden servir de base para el desarrollo de ventajas competitivas.

Ejemplos de Fortalezas:

Una característica especifica con una capacidad única.

Una posición especifica en el mercado donde la empresa tenga

una ventaja clara sobre sus rivales.

Trabajadores calificados y altamente motivados que aumenten el

potencial de la empresa.

Activos competitivos y fuentes de ventas competitivas.

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Ejemplos de Debilidades:

Deficiencias en las actividades de la empresa.

Relaciones laborales deficientes y trabajadores insatisfechos sin

motivación.

• Identificación de Fortalezas y debilidades según Colaboradores

Ejercicio # 1 Fortalezas y Debilidades Escriba las principales Fortalezas y Debilidades de la Empresa. • Punto de partida del Análisis

Fortalezas :

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Debilidades:

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Identificación de Oportunidades y Amenazas del sector

Ejercicio # 2 Oportunidades y Amenazas del sector Escriba las principales Oportunidades y Amenazas del sector. • Punto de partida del Análisis: Competencia y demanda del Producto

Oportunidades :

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Amenazas:

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2.1.2 Comprensión de Oportunidades Externas y Amenazas dentro del Sector Estar al tanto de la Oportunidades y Amenazas dentro del sector le ayudará a mejorar el rendimiento. Después de identificarlas, se pueden tomar medidas para maximizar las Oportunidades y reducir las Amenazas. Puntos a Analizar

• Cambios de la Sociedad

Las siguientes preguntas pueden servir de ayuda para pensar sobre

oportunidades y amenazas externas que surgen como resultado de los

cambios sociales.

¿Hay nuevos mercados debido al aumento de los niveles de ingreso o de vida o por los cambios en los estilos de vida? ¿Su modelo empresarial está amenazado por el cambio tecnológico? Por ejemplo la llegada del Internet ha revolucionado la forma de dar a conocer sus productos.

• Análisis de la Competencia Otro aspecto importante es saber quién es la competencia y qué hace ahora y qué puede hacer en el futuro. Este análisis le ayudara a identificar oportunidades de posicionar la empresa. Hay competidores Directos son aquellos que ofrecen productos y servicios similares en el mercado e Indirectos, son aquellos que se consideran importantes aunque en menor medida. Las siguientes preguntas le pueden ayudar en el análisis de la competencia. ¿Quiénes son sus competidores directos o indirectos?

¿Cuáles son las fortalezas y debilidades de cada competidor?

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¿Cuáles competidores han tenido éxito y porque cree usted que lo han logrado?

Ejercicio # 3 Oportunidades y Amenazas del sector • Escriba las principales Oportunidades y Amenazas del sector. Oportunidades :

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Amenazas:

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2.2 Formulación del Programa DOFA

Los cuatro componentes de la matriz se dividen en los aspectos de índole

interno que corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la

empresa que llevará a cabo el proyecto, y los aspectos externos, de contorno,

o del medio en el que se desenvuelve la compañía. Estos últimos se refieren a

las oportunidades y las amenazas.

Usualmente la matriz se presenta en columnas: uno y dos corresponden a las

oportunidades y amenazas respectivamente. La fila superior e inferior son para

las fortalezas y las debilidades respectivamente.

OPORTUNIDADES AMENAZAS ESTRATEGIAS

Aumentar las ventas: las ventas de artículos resulta un gran negocio que puede incrementarse

Estrategia multi-proveedor: incluir tiendas de terceros le permite agregar gran cantidad de productos, mejorar su propuesta de valor, y reforzar su marca.

Servicios Web: Crear su página web en donde promociones sus productos y brinde publicidad en sociedad con otros comerciantes de productos diferentes.

Creciente competencia: el crecimiento del comercio en el municipio evoluciona rápidamente y es altamente competitivo e innovador.

Riesgo de inventario: para cumplir las expectativas de los clientes la empresa tiene que mantener un inventario. Esto la pone en riesgo ante cambios en la demanda.

Ventas Bajas: Las ventas de ropa en los municipios tiende a darse más por temporadas

FORTALEZAS DEBILIDADES ESTRATEGIAS

Reconocimiento :Por ubicación y por antigüedad en el municipio

El modelo de negocio: tiene la posibilidad de aumentar sus ventas sin necesidad de grandes aumentos en sus costos.

Diversificación: la variedad de productos que vende.

Estrategia basada en Precios bajos: Precios bajos con poca rentabilidad.

Complejidad del negocio: al aumentar la variedad de productos y el alcance geográfico, se hace más compleja la distribución.

Crecimiento: el crecimiento de la empresa, si se excluyen eventos especiales.

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• Se establecerán metas en cuanto a los problemas concretos por resolver y las áreas por mejorar.

Ejercicio # 4 Identificar tres áreas de prioridad para la acción • Con base en la matriz DOFA haga una lista de tres áreas prioritarias

que la empresa necesita mejoraren los siguientes meses. Área 1 :

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Área 2:

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Área 3: ----------------------------------------------------------------------------------

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2.3. Definición de Metas

Las metas específicas de la empresa le pueden ayudar a ser más proactiva y adelantarse a los cambios en el mercado, el trabajo en equipo de todos hacia metas comunes mejorara la productividad de la empresa.

Ejercicio # 5 Alcanzar las metas a través de las personas • Haga una lista de trabajadores y su participación en el logro de

metas empresariales según análisis DOFA. Área 1 :

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Área 2:

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Área 3:

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3. Reorganización del Inventario

3.1 Justificación

Implementar el programa de inventarios para reorganizar el inventario ya existente.

3.2 Objetivos

Mantener un control adecuado de toda la mercancía existente.

3.3 Objetivos específicos

Crear un kárdex para tener una mejor visión de las ventas

Organizar la mercancía de mayor y menor rotación para una mejor exhibición

Controlar el inventario para no llegar a un stock

3.4 ¿Competencias que alcanzaran los funcionarios que participaran en el taller?

Aplicar el kárdex en el almacén a diario para así tener un mayor control de la mercancía

Implementar un sistema de control de pérdidas y ganancias

Manejo de un sistema fácil para ver la rotación de la mercancía

3.5 Metodología

Se realiza a partir de una organización por referencia y tipo de mercancía y

después se crea el kárdex para saber que mercancía existe y cuál es su

valor para un inventario final.

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Ejercicio # 1 Inventario

Ref.

Modelo Entradas Salidas Cambios

3.6 Factores pedagógicos específicos

Mejora el proceso de inventario y la capacidad de atención al cliente

determinado los productos de mayor rotación

Facilidad en la exhibición a raíz de una buena organización de la

mercancía controlando que este de cada referencia en su lugar.

3.7 Niveles esperados de aprendizaje

Apropiación de manejar con mayor facilidad el inventario con un sistema más practico

Manejo de un inventario en el cual pueda organizar su dinero

3.8 Estructura del programa y los tiempos

Se realizara en 2 días de la siguiente forma:

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Día 1

Hora Actividad

8:00am Charla del programa con el dueño y acuerdos para un proceso de calidad

8:40 am Organización de la mercancía por referencias

11:00 am Receso

11:30 am Conteo de la mercancía

12:30pm Reconteo verificación del inventario

2:00pm Finalización primer día

Día 2

Hora Actividad

8:00am Creación del kardex 10:00am Receso

10:30 Continuación del kardex 12:00pm Verificación de todas las referencias

1:30 pm Entrega de toda la información

2:00 pm Cierre del proceso

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• Duración por grupo: 6 horas por día

• Lugar: Almacén

• Participantes: 6 personas

• Días de capacitación: A convenir.

• Material de apoyo: Portátil, bolígrafos y lápices y formatos de conteo

• Informe final: evidencia de los resultados del aprendizaje por medio de fotografías

Costo: Ninguno por ser aprendiz del SENA

4. Taller de Orden y Aseo Implementando Programa de las 5S

4.1 Justificación

Debido a que en nuestra vida cotidiana vivimos siempre de afán y con

prioridades del día a día ,tenemos siempre con desorden nuestro sitio de

trabajo La estrategia de las 5s es un proceso sencillo,: Dar respuesta a la

necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros

producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, son la causas

potenciales de accidentes.

4.2 Objetivo General

Es conocer la importancia de conservar el sitio de trabajo limpio y organizado

con los objetos suficientes y necesarios para disminuir riesgo y espacio

innecesario.

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4.3 Objetivos Específicos Identificar y reconocer el significado de cada una de las 5s y las estrategias que

conllevan para su óptimo cumplimiento.

• Organizar y mantener las cosas necesarias

• Identificar las fuentes de suciedad

• Inspeccionar el sitio durante el proceso de limpieza con el fin de identificar

problemas de escape, averías o fallas

• Reubicación de la mercancía

4.4 Metodología

Para poder implementar el programa se tendrá en cuenta los siguientes pasos:

• Separar es el proceso de clasificación en el cual se define qué es realmente necesario para realizar las tareas y qué no.

. • Situar Para efectuar el ordenamiento de los objetos se utiliza la

frecuencia de uso: .

• Suprimir suciedades limpiar todo alrededor del sitio con esto se detectan

anormalidades.

• Señalar con strikes de colores

• Seguir

Con estos pasos se logra desarrollar satisfactoriamente

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4.5 Material de apoyo

• Strikes de colores rojo, amarillo y azul

• Elementos de protección (guantes desechables, tapabocas,)

• Escobas, traperos, recogedor, limpiavidrios.

• Toallas limpiadoras

4.6 Cronograma

HORA ACTIVIDAD OBJETIVO

7.00 am Presentación personal Dar a conocer las habilidades y

conocimientos

7.15am Dinámica de romper hielo Generar confianza y poder hacer

una buena labor

7.30am Realizar una limpieza adecuada pisos,

paredes ,estantes,puerta,vidrios,(tomar

fotografías de evidencia para el antes)

Poder tener el área en condiciones

de limpieza y organización

9.30am refrigerio

10.00am Situar los estantes y vitrinas de una

manera organizada

Dar un mejor espacio y

adecuación en el local

10.30am Organizar mercancía por géneros Tener una mejor organización y

que facilite la búsqueda

11.30am Entrega de resultados del programa Satisfacción por parte del

propietario

12.00am cierre

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4.7 Compromisos de implementación del programa

Ejercicio # 1 aplicación 5S

ÁREAS A ORDENAR

• Baño • Instantes vitrinas • Mercancía • Selección de mercancía por

genero

ÁREAS A LIMPIAR

• Baño • Espejos vitrinas • Toma corrientes • Maniquís • Avisos • bombillos

AREAS A REORGANIZAR • Vitrinas • Maniquís • Baño

COMPROMISOS A OBTENER • Mejorar las condiciones de

trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.

• Reducir gastos de tiempo y energía.

• Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.

• Mejorar la calidad de la producción.

• Seguridad en el trabajo.TRA

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5. Taller de calidad

5.1 Justificación:

En la mayoría de empresas no se tiene un control adecuado en el

proceso de los productos que al cliente se le ofrece. El programa de

calidad es una mejora continua que toda empresa debe implementar. Y

se ve reflejado el método kaizen. El nos plantea esta idea que a su vez

es ideal para implementar en esta área

El mensaje de la estrategia de kaizen es que no debe pasar un día sin

que se haya hecho alguna clase de mejoramiento, a nivel social o laboral.

Se debe ser muy riguroso y encontrar la falla o problema y hacerse cargo

de él.

El implementar el método de calidad “kaizen” es mejorar la producción

en el área de ventas, y que la empresa realice un diagnóstico para esta

mejora. ¿Que se busca con el desarrollo del proceso de calidad?

5.2 Objetivos:

Objetivos Específicos:

• Seguimiento al sistema de calidad de toda empresa que se observe bien estructurado y claramente definido.

• Mejoramiento permanente de la empresa • Mejorar permanentemente la calidad del producto y la

atención al cliente.

5.3 Metodología

El hecho más relevante es que el personal tenga claridad del proceso y esté debidamente motivado con responsabilidad y compromiso al iniciar el proceso de calidad. Dar una respuesta efectiva y oportuna a todo lo relacionado con el ciclo de calidad (PHVA) Planear, Hacer, Verificar, Actuar

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Taller # 1

• Planear

• Hacer

Describir el proceso que se llevara a cabo según la situación expuesta

Dar respuesta de mejoramiento continuo, según el proceso

Definir el tipo de información recibida por los empleados.

Levantar acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento en la calidad.

• Verificar • Actuar

Comprobar que los artículos estén en buen estado y la atención al cliente sean la más adecuada.

Hacer seguimiento

Confirma que el proceso sea correspondiente al

Reajustar actividades que se van a llevar a cabo, para una mayor productividad e incremento de ventas

5.4 Factores pedagógicos y específicos:

Trabajo en equipo que sea colaborativo, nuevas ideas y propuestas en atención al cliente. Mejora en el proceso

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5.5 Niveles esperados:

Aprobación e Implementación del proceso

Estudiar la situación actual y determinar elementos más críticos y compáralos con los deseados.

Lograr que la atención y la comunicación con los clientes se la más adecuada

5.6 Estructura, cronograma

Primer día: explicación programa de calidad interacción con el personal

Segundo día: guía e implementación del taller

Primer día

Cronograma

Hora

Actividad

10:00am Presentación personal

10:15am Explicación método kaizen

10:45am Preguntas y respuestas método kaizen

11:00 am identificación de necesidades

12:00 pm Almuerzo

12:30 pm Solución y explicación de problemáticas método kaizen

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Segundo día

6. Actividades para mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales 6.1 Justificación Dado que los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales obstruyen en

los trabajadores el desarrollo de sus actividades e inciden negativamente en

su productividad, además es necesario que la organización asuma la

responsabilidad de buscar y poner en práctica las medidas necesarias que

contribuyan a mantener y mejorar la eficiencia en las labores de la empresa y

brindar a sus trabajadores un medio laboral seguro.

Cronograma

Hora

Actividad

10:00 am Interacción con el personal de la empresa

10:15 am Explicación y orientación del taller a realizar

11:00am

Solución de problemáticas

12:00pm Almuerzo 12:30 pm Resultados del taller

1:00pm cierre

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6.2 Objetivo general Diseñar e implementar el desarrollo de las actividades de prevención,

promoción y control de riesgos para mantener y mejorar la salud de los

trabajadores en su área de trabajo.

Al final del trabajo, los participantes estarán en capacidad de: • Reconocer todo necesario para mantener una buena salud laboral e

individual. • Analizar los riesgos que hay en sus lugares de trabajo • Identificar todo sobre los primeros auxilios • Reconocer los distintos riesgos laborales

Les ayuda a resolver problemas como:

• Enfermedades profesionales dentro del área de trabajo • Sufrir un accidente de trabajo

6.3 Metodología

A partir del desarrollo de las actividades reconocer e identificar los riesgos que

pueden ocurrir dentro del lugar de trabajo.

6.4 Factores pedagógicos: Aprendizaje en equipo colaborativo, pensamiento en mejorar la salud individual

y colectiva de los trabajadores, opiniones compartidas.

6.5 Niveles esperados de aprendizaje:

• Apropiación de los conocimientos ( salud ocupacional, seguridad e

higiene, accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, primeros

auxilios y factores de riesgo dentro del área de trabajo)

• Que tengan en cuenta la importancia de implementar un programa de

salud ocupacional dentro de la organización.

• Explicar por qué es esencial el empeño de la dirección de las empresas

para proteger la salud y la seguridad de los trabajadores

• Los trabajadores y los empleadores conozcan los riesgos que para la

salud y la seguridad existan en el lugar de trabajo.

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6.6 Estructura y cronograma Primer día: capacitación enfermedades profesionales (mañana) y sobre accidente de trabajo (tarde) Hora Actividad 8:00 AM a 9:00 AM Charla sobre porque es importarte

la salud ocupacional 9:30 AM a 10:00 AM Taller en equipos (salud

ocupacional) 10:00 AM a 10:20 AM refrigerio 10:20 AM a 11:30 AM capacitación sobre prevención de

enfermedades profesionales 11:30 AM a 12:30 PM Dinámicas 12:30 PM a 1:30 PM Almuerzo 1:30 PM a 3:00 PM Capacitación sobre accidentes de

trabajo 3:00 PM a 3:20 PM Refrigerio 3:20 PM a 5:00 PM Taller y dinámicas Segundo día: factores de riesgo (mañana) y sobre primeros auxilios (tarde)

Duración por grupo: 8 horas. (8:00 am a 5:00 pm). • Lugar: Instalaciones de la empresa. • Participantes por grupo: Máximo 20 • Días de capacitación: A convenir. • Material de apoyo: Video Beam,y materiales necesarios para las dinámicas. • Salón: Organizados en forma de adecuada • Informe final: evidencias de los resultados del aprendizaje.

Hora Actividad 8:00 am a 9:00 am Charla sobre porque es importarte

tener en cuenta los factores de riesgo

9:30 am a 10:00 Taller en equipos 10:00 am a 10:20 am refrigerio 10:20 am a 11:30 am Capacitación sobre primeros

auxilios. 11:30 am a 12:30 pm Dinámicas 12:30 pm a 1:30 pm Almuerzo 1:30 pm a 3:00 pm Capacitación higiene y seguridad 3:00 pm a 3:20 Refrigerio 3:20 a 5:00 pm Taller y dinámicas

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