CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 01 Vigente desde ...

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Código:

Versión: 01

PROCESO: FORMULACIÓN, ADOPCIÓN E IMPLEMENTACION DE POLITICAS PUBLICAS

Vigente desde: 2018/02/21 Pág. 1 de 4

PROCESO: FORMULACIÓN, ADOPCION E IMPLEMENTACIÓN DE POLITICAS PUBLICAS

RESPONSABLE: ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS, CONSEJO DIRECTIVO Y DIRECTOR EJECUTIVO

OBJETIVO: PLANEAR E INDENTIFICAR LOS PUNTOS ESTRATEGICOS A INTERVENIR PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ASOCIACION ASI MISMO PLANEAR LA RUTA IDEAL PARA LA ATENCION DE LOS REQUERIMIENTOS DE CADA UNO DE LOS MUNICIPIOS ASOCIADOS.

Proveedor Entradas PHVA Actividades Salidas Clientes o grupos de valor

1. Municipios de ASOCENTRO del Tolima.

2. Actores del territorio. 3. Estudios sobre el territorio

de ASOCENTRO del Tolima.

4. Planes de Desarrollo: Nacional, Departamental y Municipales.

5. POT, PBOT, EOT de los municipios.

6. Marco legal y normativo aplicable.

7. DNP, DANE, MINISTERIOS.

1. Estatutos de ASOCENTRO del Tolima.

2. Visión y Misión de ASOCENTRO del Tolima.

3. Formas de usos y ocupación del territorio de ASOCENTRO del Tolima.

4. Objetivos de interés de los actores del territorio.

5. Brechas socioeconómicas y desequilibrios económicos intrarregional e interregional.

6. Planes de desarrollo Municipales y Departamental.

7. Plan Nacional de Desarrollo. 8. Planes o Esquemas de

Ordenamiento Territorial. 8. Marco legal, Normatividad

vigente y Estatutos de ASOCENTRO del Tolima.

9. Potenciales de producción en los diferentes sectores y ventajas comparativas del territorio.

10. Análisis urbano-regional. 11. Análisis institucional.

P

1. Determinar las formas y usos de ocupación del territorio de ASOCENTRO del Tolima.

2. Establecer los objetivos de interés de los actores del territorio.

3. Medir las brechas socioeconómicas y desequilibrios económicos intrarregional e interregional.

4. Analizar y considerar en la formulación, organización y desarrollo de la planeación estratégica de ASOCENTRO del Tolima, las políticas y programas nacionales y territoriales establecidas en la Planes de Desarrollo y Planes de ordenamiento territorial.

5. Formular las políticas de desarrollo de ASOCENTRO del Tolima.

6. Formular Plan estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

7. Formular políticas de protección y promoción del

1. Identificación de las situaciones a

solucionar 2. Identificación de los puntos en los

cuales la asociación intervendrá para la realización de las políticas públicas.

3. Políticas de desarrollo de ASOCENTRO del Tolima.

4. Plan Estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

1. ASOCENTRO del Tolima.

2. Actores del territorio de ASOCENTRO del Tolima.



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Versión: 01




ambiente, la biodiversidad y el agua, tanto en los municipios de la Asociación como en todo el país.

8. Realizar análisis Urbano-regional y análisis institucional.



3. Departamento del Tolima.

4. RAPE. 5. Gobierno Nacional. 6. DNP. 7. Congreso Nacional,

Asamblea Departamental y Concejos municipales de ASOCENTRO del Tolima.

8. Políticas de desarrollo de ASOCENTRO del Tolima.

9. Plan Estratégico de Asocentro.

10. Lineamiento de desarrollo territorial.

11. Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y municipales.

12. Planes de ordenamiento territorial (POT, PBOT, EOT).

H

1. Gestionar acciones para reducir las brechas socioeconómicas y desequilibrios económicos intrarregional e interregional.

2. Gestionar e implementar las políticas y programas nacionales y territoriales pertinentes a ASOCENTRO del Tolima.

3. Implementar las políticas de desarrollo de ASOCENTRO del Tolima.

4. Ejecutar el Plan estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

5. Implementar políticas de protección y promoción del ambiente, la biodiversidad y el agua, tanto en los municipios de la Asociación como en todo el país.

6. Gestionar el desarrollo Urbano-regional e institucional en el territorio de ASOCENTRO del Tolima.

7. Verificar y validar los planes, políticas públicas y programas.

8. Implementar políticas públicas, planes y programas.

9. Realizar documentación de

1. Desarrollo de políticas públicas 2. Planes de Acción que fomenten el

desarrollo de la región. 3. Formulación de programas para el

cumplimiento de las metas establecidas.

4. Resultados de implementación de las políticas planes y programas

5. Documentos de verificación


2. Actores del territorio de ASOCENTRO del Tolima.


5. Gobierno Nacional.


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Versión: 01




verificación de los planes, políticas y programas desarrollados.

1. FORMULACIÓN, ADOPCIÓN E IMPLEMENTACION DE POLITICAS PUBLICAS

2. Normatividad vigente 3. Entregable consolidado

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A

1. Evaluar ejecución de

Políticas y Plan estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

2. Seguimiento y evaluación del proceso.

1. Informes de seguimiento del proceso

2. Indicadores de Gestión 3. Mapas de riesgos actualizados 4. Control del Servicio No

Conforme 5. Acciones Correctivas y de

mejora

1. Asamblea General de Socios.

2. Consejo Directivo 3. Director Ejecutivo 4. Personal de

ASOCENTRO del Tolima.

5. Comunidad y demás Actores del territorio de ASOCENTRO del Tolima.

RECURSOS Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros

1. Software básico (Microsoft Office) 2. Instalaciones adecuadas para funcionamiento de

ASOCENTRO del Tolima. 3. Dotación de muebles, enseres, útiles de oficina.

1. Planta de personal con perfil para desarrollar las actividades. Presupuesto para la operación del proceso

Requisitos del cliente • Calidad, oportunidad, eficiencia y eficacia en la formulación e

implementación de las políticas, plan estratégico y planes de acción de ASOCENTRO del Tolima.

• Cumplimiento de las metas propuestas. • Implementación de los programas y ejecución de los proyectos de los

planes de acción. • Rendición de cuentas públicas de la ejecución de las políticas y los

planes de ASOCENTRO del Tolima.


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Versión: 01



Puntos de control Políticas de operación Riesgos asociados al proceso

1. Auditorías Internas Integradas.

2. Autoevaluación del Proceso.

1. Autoevaluación sobre las políticas de desarrollo y el Plan estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

2. Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: a. Reportes de no conformidades (Auditorías). b. Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. c. Evaluación de satisfacción del cliente. d. Incidencias con proveedores y contratistas. e. Mapas de riesgos

Ver Mapa de Riesgos del Proceso

Control de cambios

Fecha Descripción del cambio Versión

2018/02/21 Edición inicial del documento 01

2018/03/26 Ajustes en el documento, teniendo en cuenta la actualización del Modelo de Operación por Procesos. Se incluyó en la caracterización la identificación del ciclo PHVA, los requisitos de las normas ISO 9001, así como los parámetros de seguimiento y medición.

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PROCESO: PLANIFICACION DE TERRITORIO DE LOS ASOCIADOS


PROCESO: PLANIFICACION DE TERRITORIOS DE LOS ASOCIADOS

RESPONSABLE:

CONSEJO DIRECTIVO, DIRECTOR EJECUTIVO, DIRECCION DE PLANEACION Y GERENCIA DE PROYECTOS, MESA TECNICA ASOCENTRO del Tolima.

OBJETIVO: INDENTIFICAR LOS PUNTOS ESTRATEGICOS A INTERVENIR PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ASOCIACION ASI MISMO COMO PLANEAR LA RUTA IDEAL PARA LA ATENCION DE LOS REQUERIMIENTOS DE CADA UNO DE LOS MUNICIPIOS ASOCIADOS PARA ALCANZAR UN DESARROLLO TERRITORIAL EQUITATIVO, SOSTENIBLE Y PROSPERO.


• Gobierno Nacional • Gobierno Departamental • Alcaldías municipales • Ciudadanía • Sector económico y

empresarial • Todos los Procesos

• Plan nacional de desarrollo • Plan de desarrollo

departamental • Plan de desarrollo de los

municipios asociados. • Diagnóstico estratégico de

brechas y desigualdades territoriales en ASOCENTRO del Tolima.

P

• ESTABLECER CON LOS ACTORES DEL TERRITORIO LAS PRIORIDADES DE DESARROLLO TERRITORIAL.

• PLANIFICAR CONDICIONES DE GOBERNABILIDAD QUE FACILITEN PROCESOS DE GOBERNANZA TERRITORIAL.

• PLAN DE GOBERNABILIDAD TERRITORIAL DE ASOCENTRO.

• PROGRAMA DE CONCERTACION CON ACTORES E IMPULSO DE PROCESOS DE GOBERNANZA PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS.

• Municipios de ASOCENTRO del Tolima.

• Asamblea general y Consejo Directivo ASOCENTRO del Tolima.

• Dependencias de ASOCENTRO del Tolima.

• Gobierno Nacional y Departamental.

• Sector empresarial • Entidades del sector

público y privado. • Comunidad en

General.

• Plan nacional de desarrollo • Plan de desarrollo

departamental • Plan de desarrollo de los

municipios asociados. • Diagnóstico estratégico de

brechas y desigualdades territoriales en ASOCENTRO del Tolima.

H

• IMPLEMENTAR POLÍTICAS DE GOBERNABILIDAD TERRITORIAL.

• REALIZAR PROCESOS DE CONCERTACIÓN Y GOBERNANZA PARA EL DESARROLLO TERRITORIAL EQUITATIVO.

• PLAN DE ACCIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TERRITORIOS.

• PLAN DE DESARROLLO DE LA ASOCIACIÓN.


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• Gobierno Nacional • Gobierno Departamental • Alcaldías municipales • Ciudadanía • Sector económico y

empresarial • Todos los Procesos

• PLAN DE ACCIÓN Y PLANIFICACIÓN DE TERRITORIOS.

• PLAN DE DESARROLLO DE LA ASOCIACIÓN.

• POLITICAS DE ASOCENTRO DEL TOLIMA.

H

• GESTION DE RECURSOS PARA REDUCCION DE BRECHAS Y DESEQUILIBRIOS ECONOMICOS DE LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS DEL CENTRO DEL TOLIMA

• Programas y proyectos de inversión.


• Gobierno nacional, departamental y locales.

• Comunidad. • Sector económico y

empresarial. • PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN.

• IMPLEMENTACION DE PROYECTOS DE INVERSION VIABILIZADOS Y FINANCIADOS

• Entregables convenidos dentro del alcance, plazo, presupuesto establecido.


• Gobierno nacional, departamental y local.

• Comunidad. • Sector económico y

empresarial.

• NORMATIVIDAD VIGENTE

• ENTREGABLE PARA REVISIÓN DE LOS CALIFICADORES INTERNOS.

• INFORME DE LAS ACCIONES REALIZADAS CONSOLIDADO CON SU RESPECTIVO NIVEL DE CUMPLIMIENTO.

V

A

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL

PROCESO

• Informes de seguimiento del proceso

• Indicadores de Gestión • Mapas de riesgos actualizados • Acciones Correctivas y de

mejora

Procesos Estratégicos



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Software básico (Microsoft Office) para la redacción de los proyectos

Instalaciones adecuadas para la instalación del personal

Equipo a cargo del diligenciamiento de proyectos e investigación de los mismos

Presupuesto para la operación del proceso y aceptación del proyecto para la puesta en marcha de

los proyectos propuestos

Requisitos del cliente Calidad y oportunidad en las asesorías y acompañamientos solicitados.

Normatividad y/o requisitos que aplican para el proceso

ISO 9001:2015 Capítulo 4. Contexto de la Organización.

Capítulo 5. Liderazgo. Capítulo 6. Planificación

Capítulo 10. Mejora


• Auditorías Internas Integradas

• Autoevaluación del Proceso

• Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase

• Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: o Reportes de no conformidades (Auditorías). o Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. o Evaluación de satisfacción del cliente. o Incidencias con proveedores y contratistas. o Mapas de riesgos



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Control de cambios




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PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATEGICA Vigente desde:

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PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA RESPONSABLE: DIRECTOR EJECUTIVO Y DIRECCION DE PLANEACION Y GERENCIA DE PROYECTOS

OBJETIVO: Identificar, desarrollar e implementar metodologías e instrumentos de planeación estratégica, que permitan la apropiación y gestión de las políticas, programas y proyectos de la entidad de acuerdo con su objeto.


1.1 Asamblea General de Socios.

1.2 Consejo Directivo. 1.3 Director Ejecutivo. 1.4 Control Interno. 1.5 Dependencias de


1.6 Municipios de ASOCENTRO del Tolima.

1.1 Plan estratégico de ASOCENTRO del Tolima.

1.2 Políticas de Desarrollo de ASOCENTRO del Tolima.

1.3 Direccionamiento estratégico.

1.4 Reporte de indicadores. 1.5 Documentos técnicos

relacionados. 1.6 Planes de Ordenamiento

Territorial (POT), EOT, BOT de los municipios asociados.

1.7 Planes de Desarrollo Municipios Asociados.

1.8 Plan Nacional de Desarrollo.

1.9 Plan Departamental de Desarrollo.

1.10 Datos Socioeconómicos del entorno.

1.11 Políticas de Desarrollo Económico.

1.12 Planes, Programas y Proyectos de Inversión.

1.13 Informes de Gestión de la

P

1.1 Diseñar instrumentos y metodologías para los planes, programas y proyectos.

1.2 Identificar información requerida y Fuentes Primarias y/o Secundarias.

1.1 Plan estratégico. 1.3 Instrumentos y metodologías

de formulación

1.1 Todos los procesos. 1.2 Dependencia de



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Entidad. 1.14 Investigaciones y Estudios. 1.15 Normatividad Pertinente. 1.16 Informes de Seguimiento y

Evaluación de la intervención y las Políticas.

2.1 Consejo Directivo. 2.2 Director Ejecutivo. 2.3 Dependencias de


2.4 Dirección de Planeación y Gerencia de proyectos.

2.1 Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y municipales.

2.2 Planes, Programas y Proyectos de Inversión.

2.3 Informes de Gestión de la Entidad.

2.4 Datos Socioeconómicos del entorno.

2.5 Investigaciones y Estudios. 2.6 Políticas de Desarrollo

Económico. 2.7 Normatividad Pertinente. 2.8 Informes de Seguimiento y

Evaluación de Políticas. 2.9 Información de Fuentes

Primarias y/o Secundarias. 2.10 Diagnósticos de

problemáticas. 2.11 Propuestas de alternativas

de intervención. 2.12 Informes.

H

2.1 Recopilación de información requerida y Fuentes Primarias y/o Secundarias.

2.2 Análisis de Información. 2.3 Asesoría. y

acompañamiento en la formulación.

2.4 Definición de programas, proyectos y planes.

2.1 Bases de datos con información ordenada y clasificada.

2.2 Documentos con información ordenada y clasificada.

2.3 Diagnósticos de problemáticas.

2.4 Propuestas de alternativas de intervención.

2.5 Informes. 2.6 Alternativas y propuestas de,

programas, proyectos y planes consolidados.

2.1 ASOCENTRO del Tolima.

2.2 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima.

3.1 Director Ejecutivo. 3.2 Dependencias de


3.3 Dirección de Planeación y Gerencia de Proyectos.

3.1 Consolidación de alternativas y propuestas, planes, programas y proyectos.

H 3.1 Formular Planes, Programas y Proyectos.

3.1 Plan estratégico formulado (Misión, visión y objetivos estratégicos). 3.2 Planes de acción formulados. 3.3 Programas y proyectos formulados. 3.4 Portafolio de servicios.

3.1 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 3.2 Ciudadanía. 3.3 Sector Empresarial. 3.4 Entidades de sector

público.


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4.1 Proceso Planeación estratégica.

4.1 Información y datos de la gestión del proceso.

4.2 Indicadores de gestión. 4.3 Directriz para la medición

de la satisfacción del cliente.

4.4 Autoevaluación del control. 4.5 Autoevaluación de la

gestión. 4.6 Planes de auditoria interna

integrada. 4.7 Programa de auditoria

interna integrada. 4.8 Procedimiento de auditoria

interna. 4.9 Procedimiento de acciones

correctivas y preventivas.

V

A 4.1 Seguimiento y

evaluación del proceso.

4.1 Informes de seguimiento del proceso.

4.2 Indicadores de Gestión. 4.3 Mapas de riesgos

actualizados. 4.4 Control del Servicio No

Conforme. 4.5 Acciones Correctivas y de

mejora.



4.3 Municipios Asociados. Entes de Control.

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros 5.1 Software básico (Microsoft Office) 5.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de

ASOCENTRO del Tolima. 5.3 Dotación de muebles, enseres, útiles de oficina.

5.1 Equipo a cargo de la Planeación de ASOCENTRO del Tolima

5.1 Presupuesto para la operación del proceso y nuevos requerimientos que se generen con base al avance de actividades propias del mismo

Requisitos del cliente

6.1 Calidad y oportunidad en las asesorías y acompañamientos solicitados.



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Normatividad y/o requisitos que aplican para el proceso 7.1 ISO 9001:2015

7.2 Capítulo 4. Contexto de la Organización. 7.3 Capítulo 6. Planificación

7.4 Capitulo 7. Apoyo 7.5 Capitulo 8. Operación 7.6 Capítulo 10. Mejora


8.1 Auditorías Internas. Integradas.

8.2 Autoevaluación del Proceso.

8.1 Autoevaluación. 8.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 8.2.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 8.2.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 8.2.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 8.2.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 8.2.5 Mapas de riesgos.

8.1 Ver Mapa de Riesgos del

Proceso.

Control de cambios




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Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTION ESTRATEGICA Vigente desde:

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PROCESO: GESTION ESTRATEGICA RESPONSABLE: CONSEJO DIRECTIVO, DIRECTOR EJECUTIVO, MESA TECNICA ASOCENTRO, DEPENDENCIAS DE ASOCENTRO del Tolima.

OBJETIVO: Diseñar, formular, implementar y evaluar la gestión de mediano y largo plazo de ASOCENTRO del Tolima


• Unidades administrativas de ASOCENTRO del Tolima.

• Entidades territoriales • Oficina de control

interno. • Consejo directivo

Asocentro del Tolima • Director ejecutivo • Asamblea general de

socios Asocentro del Tolima

• Dirección estratégica de Asocentro del Tolima

• Equipo de calidad de Asocentro

• Diagnóstico sobre brechas sociales y desequilibrios económicos territoriales en ASOCENTRO del Tolima.

• Planes y programas. • Normatividad vigente • Registro de actividades

internas y externas. • Necesidades de los

clientes internos y externos

P

• ESTABLECER EL DIAGNOSTICO DE BRECHAS Y DESIGUALDADES TERRITORIALES INTRA Y EXTRAREGIONAL.

• FORMULAR POLITICAS DE DESARROLLO ESTRATEGICO DE ASOCENTRO DEL TOLIMA.

• FORMULAR EL PLAN ESTRATEGICO DE ASOCENTRO DEL TOLIMA.

• Diagnóstico de brechas y desigualdades territoriales de los municipios de ASOCENTRO del Tolima.

• Políticas estratégicas de desarrollo territorial de ASOCENTRO del Tolima.

• Plan estratégico de desarrollo territorial de ASOCENTRO del Tolima.

• Asocentro del Tolima • Municipios asociados. • Alcaldías municipales. • Gobierno Nacional,

Departamental y municipal.

• Comunidad en general.

• Normatividad vigente • Objeto ASOCENTRO del

Tolima. • Planes y programas

alcaldías asociadas. • Políticas nacional,

departamental y municipal.

H

• IMPLEMENTAR POLITICAS DE DESARROLLO TERRITORIAL DE ASOCENTRO DEL TOLIMA.

• EJECUTAR PLAN ESTRATEGICO.

• INDICADORES DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS

• Asocentro del Tolima • Dependencia

Asocentro del Tolima • Municipios asociados • Gestión documental • Gobiernos nacional,

departamental y local.


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• Normatividad vigente • Caracterización de los

clientes e interventores • Desarrollo y gestión de la

Asociación • Planes y programas • Registro de actividades

internas y externas

H

ADMINISTRAR LOS MEDIOS NECESARIOS PARA EL PROGRESO

CONTINUO DE CADA UNO DE LOS PROCESOS DE LA

ASOCIACION

• Consultas internas, capacitaciones, formulación de planes de manejo corporativo

• Equipo de calidad de Asocentro

• Normatividad vigente • Tareas a realizar por la

oficina de planeación estratégica

H

DESARROLLAR LOS PLANES DE MANEJO PARA

ADMINISTRAR LOS RECURSOS DE LA

ASOCIACION

• Primer entregable para revisión de los calificadores internos

• Personal de aso-centro del Tolima

• Dependencia Asocentro del Tolima Municipios asociados

• GESTION ESTRATEGICA • Normatividad vigente • Entregable consolidado

V

A


PROCESO


• Indicadores de Gestión • Mapas de riesgos actualizados • Control del Servicio No

Conforme • Acciones Correctivas y de

mejora

INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL


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Capítulo 9. Evaluación del Desempeño Capítulo 10. Mejora








Código:

Versión: 01


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Control de cambios




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Código:

Versión: 01

PROCESO: GERENCIA DE PROYECTOS Vigente desde:

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PROCESO: GERENCIA DE PROYECTOS RESPONSABLE: DIRECCION DE PLANEACIÓN Y GERENCIA DE PROYECTOS

OBJETIVO: ESTRUCTURAR, PLANIFICAR Y EJECUTAR LOS PROYECTOS QUE SEAN PROPUESTOS


• Asamblea general de socios Asocentro del Tolima

• Consejo directivo Asocentro del Tolima

• Equipo técnico de Asocentro del Tolima

• Alcaldías Municipales

• Identificación a de los requisitos de los municipios

• Proyectos generados por el equipo de gestión y desarrollo de proyectos

• Normatividad vigente

P

• DEFINIR Y LIDERAR LA CONSOLIDACIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS.

• CLASIFICAR Y PRIORIZAR LOS PROYECTOS DE INVERSION PLANTEADOS.

• REALIZAR LA COORDINACIÓN REQUERIDA PARA LA FORMULACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS.

• ELABORAR LA PARAMETRIZACIÓN DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS A CARGO DE LA ENTIDAD.

• Proyectos estructurados • Priorización de proyectos

• Municipios integrantes de Asocentro del Tolima

• Entes del control • Sector empresarial


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• Asamblea general de socios Asocentro del Tolima

• Consejo directivo Asocentro del Tolima

• Equipo técnico de Asocentro del Tolima

• Normatividad vigente • Identificación de la

situación a priorizar • Proyectos generados por

el equipo de gestión y desarrollo de proyectos

H

• REALIZAR LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS PROYECTOS.

• GESTIONAR LOS ESTUDIOS TÉCNICOS NECESARIOS PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LOS PROYECTOS.

• Resultados de ejecución

• Municipios integrantes de Asocentro del Tolima

• Entes del control • Sector empresarial • Sector rural

• ASOCENTRO del Tolima.

• Alcaldías municipales • Equipo técnico de

proyectos

• Normatividad vigente • Caracterización de los

clientes e interventores Resultados de ejecución

H

• PLANIFICAR Y EJECUTAR LOS ENTREGABLES A TIEMPO, DENTRO DE UN PRESUPUESTO Y DE CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y DE CALIDAD.

• Plan de ejecución, control y evaluación de proyectos.

• Entes de control • Municipios de

Asocentro • Equipo de evaluación

y control

• Gestión documental • Evaluación y control • Equipo a cargo del

sistema integrado de gestión de la calidad

• Equipo técnico de Asocentro

• Normatividad vigente • Documento consolidado de

mejoras pertinentes H

• VERIFICAR SI ES POSIBLE REALIZAR ALGUNA MEJORA SI ES PERTINENTE, SI NO ES NECESARIO ACOMPAÑAR LA EJECUCION DEL PROYECTO Y TERMINAR

• Resultados del proyecto o los proyectos

• Entes de control • Municipios de

Asocentro • Equipo de evaluación

y control

Gerencia de proyectos • Normatividad vigente • Entregable consolidado

V

A


PROCESO




mejora

• Procesos Estratégicos


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Código:

Versión: 01


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Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: PLANEACION ESTRATEGICA Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 3

.

PROCESO: INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL RESPONSABLE: EQUIPO DE CALIDAD

OBJETIVO: INSPECCIONAR, VIGILAR Y CONTROLAR TODOS LOS PROYECTOS, PROCESOS, Y ACTIVIDADES GENERADOS POR LA ASOCIACIÓN.


• Unidades Administrativas, Entes de control, gestión documental.

• Procesos • Planes de mejoramiento • Informes • Entes de control • Mapas de riesgos • Normatividad vigente

P • PLANEAR LA

ADMINISTRACION Y SUPERVISION DEL SISTEMA

• Plan de auditorías de la asociación

• Comité de Coordinación de Control Interno, unidades administrativas, entes de control.

• Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP

• Normatividad vigente • Mapa de procesos • Plan de auditorías de la

asociación

H • ACTUALIZAR EL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA ASOCIACIÓN

• Sistema de control interno aplicable al presente año a la asociación

• DAFP, Equipo de calidad, Comité de Coordinación de Control Interno, Representante Legal y Contralorías.

• Unidades Administrativas, Entes de control, Contaduría General de la Nación.

• Normatividad vigente • Plan de auditorías de la

asociación • Sistema de control interno

aplicable al presente año a la asociación

H • REALIZAR LA

AUDITORIA INTERNA DE LA ASOCIACION

• Informe ejecutivo de control interno

• Unidades administrativas, Entes de control, Contraloría General de la Nación, Representante Legal, Comité de Control Interno.


Código:

Versión: 01


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.


• Evaluación y

control.

• Normatividad vigente • Entregables • Correcciones realizadas

V

A

• SEGUIMIENTO,

EVALUACIÓN DEL PROCESO Y FORMULAR Y REALIZAR SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA




mejora








Normatividad y/o requisitos que aplican para el proceso ISO 9001:2015

Capítulo 4. Contexto de la Organización. Capítulo 5. Liderazgo.

Capítulo 6. Planificación Capitulo 7. Apoyo

Capítulo 8. Operación Capítulo 9. Evaluación del Desempeño

Capítulo 10. Mejora


Código:

Versión: 01


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.








Control de cambios




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Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA ENFOCADA A RESULTADOS


PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: DIRECTOR EJECUTIVO

OBJETIVO: Desarrollar y controlar la gestión administrativa, promover la transparencia y el cumplimiento de los objetivos de la Asociación de Municipios del Centro del Departamento del Tolima.


1. Asamblea General de Socios de ASOCENTRO del Tolima.

2. Consejo Directivo ASOCENTRO del Tolima.

3. Actores del Territorio de ASOCENTRO del Tolima.

4. Proceso de Gestión administrativa

1. Normatividad vigente. 2. Políticas, Plan estratégico

y Plan de Acción de ASOCENTRO del Tolima.

3. Estatutos de ASOCENTRO del Tolima.

4. Estructura Orgánica ASOCENTRO del Tolima.

P

1. Definir las políticas de desarrollo administrativo

2. Definir las metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de ASOCENTRO del Tolima, de acuerdo con los Estatutos.

3. Organizar el trabajo para garantizar la armonía en el ejercicio de las funciones y el objeto de ASOCENTRO del Tolima y los fines y cometidos estatales.

4. Coordinar la planeación y organización de las actividades entre las unidades administrativas.

1. Políticas de desarrollo administrativo.

2. Metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros.

3. Programa de trabajo. 4. Directrices sobre decisiones,

jerarquías, delegaciones, responsabilidades y comunicaciones dentro de la organización.

5. Comunicaciones internas y externas.

1. Personal de ASOCENTRO del Tolima.


Código:

Versión: 01





2. Director Ejecutivo. 3. Personal ASOCENTRO

del Tolima. 4. Proceso de Gestión

administrativa.

1. Normatividad vigente. 2. Estatutos ASOCENTRO

del Tolima. 3. Políticas 4. Plan estratégico. 5. Planes de acción.

H

5. 6. Orientar e instruir sobre

la toma de decisiones, jerarquías, delegaciones, responsabilidades y comunicaciones dentro de la organización.

7. Desarrollar actividades de comunicación interna y externa.

8. Gestionar, mantener y salvaguardar los recursos que habilitan el desarrollo de los procesos de ASOCENTRO del Tolima, como instalaciones físicas, medios de transporte, documentación, entre otros.

9. Desarrollar las gestiones estratégicas de ASOCENTRO del Tolima en torno a su relacionamiento con los grupos de interés y las comunicaciones en los territorios donde tiene presencia.

10. Diseñar e implementar ambientes de trabajo que impulsen la proactividad de sus trabajadores.

11. Prestación de Servicios de Soporte administrativo

6. Ambientes de trabajo adecuados.

7. Equipos de trabajo formados en competencias.

8. Programa de actividades. 9. Estrategias de comunicación

internas y externas. 10. Planes de acción por

dependencia. 11. Equipos por proyectos.

1. Personal de ASOCENTRO del Tolima.


Código:

Versión: 01




1. Proceso de Gestión administrativa

2. Normatividad vigente 3. Entregable consolidado

V

A 1. Seguimiento y

evaluación del proceso

2. Informes de seguimiento del proceso

3. Indicadores de Gestión 4. Mapas de riesgos actualizados 5. Control del Servicio No

Conforme 6. Acciones Correctivas y de

mejora


2. Director Ejecutivo.

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros 1. Software básico (Microsoft Office) 2. Instalaciones adecuadas para funcionamiento del

personal de ASOCENTRO del Tolima. 3. Dotación de muebles, enseres, útiles de oficina.

1. Planta de personal con perfil para desarrollar las actividades. 2. Presupuesto para la operación del proceso



1. ISO 9001:2015 2. Capítulo 4. Contexto de la Organización.

3. Capítulo 5. Liderazgo. 4. Capítulo 6. Planificación

5. Capítulo 7. Apoyo 6. Capítulo 10. Mejora

7.


Código:

Versión: 01




1. Auditorías Internas Integradas.

2. Autoevaluación del Proceso.

1. Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase

2. Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: a. Reportes de no conformidades (Auditorías). b. Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. c. Evaluación de satisfacción del cliente. d. Incidencias con proveedores y contratistas. e. Mapas de riesgos

1. Ver Mapa de Riesgos del

Proceso

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 4

PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL RESPONSABLE: DIRECCION DE PLANEACIÓN Y GERENCIA DE PROYECTOS

OBJETIVO: GESTIONAR Y PONER EN MARCHA PLANES DE MANEJO, CONTROL Y MEJORA DEL MEDIO AMBIENTE DE LOS MUNICIPIOS ASOCIADOS, ASI COMO LAS NECESIDADES AMBIENTALES DEPARTAMENTALES Y DEL PAIS.

Proveedor Entradas PHVA

Actividades Salidas Clientes o grupos de valor

• Ciudadanía • Ong´s Ambientales • Ministerio de Medio

Ambiente • Ministerio de Minas • Ministerio de Salud • CORTOLIMA • Ministerio de

Agricultura • INCODER • IGAC • Parques nacionales • Organismo de

cooperación internacional.

• Normatividad vigente • Solicitudes de la ciudadanía • Proyectos en espera por parte

de los municipios • Documentación regional de

CORTOLIMA.

P

• IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE NECESIDADES.

• ESTABLECER LINEAMIENTOS Y POLITICAS AMBIENTALES PARA ASOCENTRO-

• GESTION DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES PARA LOS PROYECTOS

• Identificación de la situación a priorizar.

• Políticas ambientales de ASOCENTRO del Tolima.

• Licencias y permisos ambientales para los proyectos a ejecutar.

• Ciudadanía • Ong´s Ambientalistas • Ministerio de Medio

Ambiente • Ministerio de Minas • Ministerio de Salud • CORTOLIMA • Ministerio de

Agricultura • INCODER • IGAC • Parques Nacionales • Organismo de

cooperación internacional.


de los municipios • Documentación regional de

CorTolima. • RAPE

P • ESTRUCTURACION DE

PROYECTOS AMBIENTALES

• Proyectos estructurados técnica, financiera y legalmente.


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 4



• Normatividad vigente • Identificación de la situación a

priorizar • Planes de energía alternativa • Planes de descontaminación de

cuencas • Planes de protección de la

fauna

H • ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA AMBIENTAL • Agenda ambiental


• Alcaldías Municipales. • Otros actores públicos

y privados. • Consejo Directivo


• Normatividad vigente • Acuerdos y compromisos • Planes de saneamiento y

vertimientos de los municipios

H • GESTION DE


• Viabilidad de proyectos

• Normatividad vigente • Acuerdos y compromisos • Planes de saneamiento y

vertimientos de los municipios

H • EJECUCIÓN


• Entregables programados ejecutados conforme a su alcance, dentro del tiempo y presupuesto.

Gestión ambiental

• Normatividad vigente • Proyectos agua potable y

saneamiento básico • Proyectos de descontaminación

y protección de especies

V

A


PROCESO




mejora



Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 3 de 4

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros Software básico (Microsoft Office) para la redacción de

los proyectos Instalaciones adecuadas para la instalación del

personal Elementos necesarios para la recolección de

información física

Equipo a cargo de la protección medioambiental y diligenciamiento de proyectos e investigación de los

mismos,






Capítulo 5. Liderazgo. Capítulo 6. Planificación Capítulo 8. Operación









Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 4 de 4

Documentos Registros

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN JURIDICA Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 4

PROCESO: GESTIÓN JURIDICA RESPONSABLE: OFICINA JURIDICA Y DE CONTRATACION

OBJETIVO:

Realizar la actividad litigiosa y ejercer y/o coordinar la representación judicial y extrajudicial de ASOCENTRO del Tolima en todos aquellos procesos judiciales, tramites extrajudiciales y administrativos que se deriven de actos, hechos, omisiones y operaciones administrativas efectuadas por el órgano de Dirección y las Dependencias de la Asociación de Municipios del Centro del Tolima.





1.1 Normatividad vigente. 1.2 Identificación de cambios

normativos o regulatorios y/o la formulación de propuestas normativas o regulatorias hasta su implementación y monitoreo, desarrollando una gestión proactiva de las iniciativas.

1.3 Todos los procesos

P

1.1 Formular Plan estratégico de asesoría jurídica, atención de procesos y acciones legales, gestión de permisos y licencias, y gestión normativa y regulatoria.

1.1 Plan estratégico de asesoría jurídica, atención de procesos y acciones legales, gestión de permisos y licencias, y gestión normativa y regulatoria.

1.1 Todos los procesos. 1.2 ASOCENTRO del

Tolima.




2.1 Normatividad vigente 2.2 Demandas en contra de

ASOCENTRO del Tolima. 2.3 Conciliaciones. 2.4 Arbitramentos. 2.5 Solicitud de conceptos y/o

pronunciamientos.

H

2.1 Ejercer la representación Judicial y Extrajudicial de ASOCENTRO del Tolima.

2.2 Unificar y orientar criterios de representación judicial de ASOCENTRO del Tolima.

2.3 Establecer lineamientos y directrices para los Comités de Conciliación.

2.4 Coordinar el cumplimiento y ejecución de sentencias judiciales.

2.8 La defensa judicial del interés jurídico patrimonial de ASOCENTRO del Tolima.

2.9 Documentos de actuaciones judiciales y extrajudiciales.

2.10 Actos administrativos y conceptos jurídicos.

2.1 Directivos de ASOCENTRO del Tolima.



2.4 Entes de Control. 2.5 Fiscalía y Juzgados. 2.6 Ministerio Público. 2.7 Tribunales de

Arbitramento. 2.8 Comunidad


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 4


2.5 Orientar y establecer los criterios para la proyección de los actos administrativos requeridos para el cumplimiento de sentencias.

2.6 Generar insumos para la elaboración y orientación de las políticas en materia de gestión judicial y extrajudicial y de prevención del daño antijurídico para la defensa de los intereses ASOCENTRO del Tolima.

2.7 Expedir los conceptos jurídicos y pronunciamientos relacionados con temas de representación judicial y prevención del daño antijurídico.




3.1 Normatividad vigente 3.2 Solicitudes de

acompañamiento jurídico. 3.3 Solicitud de Asesoría

Jurídica. 3.4 Solicitud de conceptos

jurídicos.

H 3.1 Brindar asesoría y

acompañamiento solicitado

3.1 Actas. 3.2 Revisiones. 3.3 Resultados de Asesoramiento.

3.1 Directivos de ASOCENTRO del Tolima.




Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 3 de 4


4.1 Municipios.

4.1 Normatividad vigente. 4.2 Estatutos de ASOCENTRO

del Tolima. 4.3 Solicitudes de ingreso o

salida a ASOCENTRO del Tolima.

H 4.1 Realizar validación del

ingreso y salida de asociados.

4.1 Documentación y acto administrativo que conste el ingreso, vencimiento de solicitud y/o egreso de la asociación.

4.1 Asociados a ASOCENTRO del Tolima.

5.1 Gestión Jurídica. 5.1 Normatividad vigente. 5.2 Entregable consolidado.

V

A 5.1 Seguimiento y

evaluación del proceso.





mejora.

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros 6.1 Software básico (Microsoft Office) 6.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de


6.1 Equipo a cargo de la parte judicial de ASOCENTRO del Tolima

6.1 Presupuesto para la operación del proceso y nuevos requerimientos que se generen con base al avance de actividades propias del mismo




8.2 Capítulo 4. Contexto de la Organización. 8.3 Capítulo 6. Planificación

8.4 Capitulo 7. Apoyo 8.5 Capitulo 8. Operación 8.6 Capítulo 10. Mejora


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 4 de 4


9.1 Auditorías Internas. Integradas.


9.1 Autoevaluación. 9.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 9.2.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 9.2.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 9.2.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 9.2.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 9.2.5 Mapas de riesgos.


Proceso.

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 10

PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL RESPONSABLE: DIRECTOR EJECUTIVO, COMITÉ DE CONTRATACION, OFICINA JURIDICA Y DE CONTRATACIÓN.

OBJETIVO: GESTIONAR A ADQUISICIÓN DE RECURSOS HUMANOS, FISICOS, TECNOLOGICOS, BIENES Y SERVICIOS, PARA LA INVERSION Y LA OPERACIÓN DE ASOCENTRO DEL TOLIMA, ACORDE A LAS NORMATIVAS LEGALES VIGENTES


1.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios).

1.2 Gobierno Nacional. 1.3 Dirección Administrativa

y Financiera. 1.4 Oficina Jurídica y de

Contratación.

1.1 Proceso de Planeación estratégica.

1.2 Planes de acción. 1.3 Proyectos de inversión

viabilizados. 1.4 Plan anual de compras.

P

1.1 Determinar los recursos para la operación óptima de proceso.

1.2 Formular el Plan anual de compras e inversiones de ASOCENTRO del Tolima.

1.3 Suministras lineamientos y directrices para la gestión de la contratación en ASOCENTRO del Tolima.

1.4 Fortalecer las competencias del equipo de contratación.

1.1 Plan de gestión 1.2 Proyectos de inversión. 1.3 Recursos para la

operación del proceso. 1.4 Mapa de riesgos.


1.2 Proveedores. 1.3 Ciudadanía.

2.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 2.2 Gobierno Nacional. 2.3 Plan anual de compras. 2.4 Dirección Administrativa y Financiera. 2.5 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 2.6 Oficina Jurídica y de Contratación.

2.1 Descripción de actividades en la fase precontractual – etapa de planeación (aplica para todas las modalidades de selección).

H

2.1 Verificar el plan anual de adquisiciones.

2.2 Elaborar las especificaciones técnicas.

2.3 Solicitar a la Dirección Administración y Financiera iniciar trámites precontractuales.

2.4 Revisar la solicitud y demás documentos precontractuales.

2.5 Elaborar documentación precontractual según la

2.1 Planeación de la contratación.

2.2 Estudios previos.


2.2 Proveedores. 2.3 Ciudadanía.


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 10


modalidad de contratación: 2.6 Análisis del Sector

económico y de los oferentes.

2.7 Estudio de presupuesto/ estudio de mercado.

2.8 Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.

2.9 Estudios previos. 2.10 Matriz de riesgos. 2.11 Definición de Indicadores de

la capacidad financiera y de la capacidad organizacional (si se requiere).

2.12 Anexo de especificaciones técnicas o ficha técnica (si se requiere).

2.13 Adicionalmente, si la solicitud es para adelantar una contratación directa de prestación de servicios:

2.13.1 Certificado de inexistencia o insuficiencia de personal en la planta. 2.13.2 Certificado de idoneidad y experiencia. 2.13.3 Si la solicitud afecta el presupuesto de inversión se debe anexar certificado de viabilidad y registro del proyecto.


Código:

Versión: 01


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3.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 3.2 Gobierno Nacional. 3.3 Plan anual de compras. 3.4 Dirección Administrativa y Financiera. 3.5 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 3.6 Oficina Jurídica y de Contratación. 3.7 Comité de Contratación. 3.8 Ordenador del Gasto.

3.1 Descripción de actividades en la fase precontractual – etapa de selección (aplica para todas las modalidades de selección, excepto contratación directa).

H

3.1 Elaborar aviso de convocatoria pública; elaborar aviso art. 30 ley 80 de 1993; elaborar aviso para la precalificación; consolidar invitación pública o proyecto de pliego de condiciones y publicar junto con los estudios y documentos previos.

3.2 Someter a evaluación técnica, jurídica y económica del Comité de contratación los estudios previos y los criterios de evaluación.

3.3 Recibir observaciones a la invitación pública o proyecto de pliego de condiciones y remitirlas al área o dependencia que corresponda.

3.4 Analizar, responder y publicar en el SECOP las observaciones y sugerencias recibidas al proyecto de pliego de condiciones.

3.5 Elaborar el acto administrativo de apertura o la resolución de apertura; el memorando de designación del comité evaluador; consolidar el pliego de condiciones definitivo y publicar.

3.6 Poner en conocimiento del Comité de contratación el pliego de condiciones

3.1 Publicación. 3.2 Pliegos o términos de referencia. 3.3 Acta de evaluación. 3.4 Acto administrativo de adjudicación o declaratoria de desierto. 3.5 Minuta Contrato.

3.1 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 3.2 Proveedores. 3.3 Ciudadanía.


Código:

Versión: 01


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definitivo. 3.7 Recibir observaciones al

pliego de condiciones definitivo y remitirlas al área o dependencia que corresponda.

3.8 Analizar, responder las observaciones y sugerencias recibidas a la invitación pública o al pliego de condiciones definitivo; si es procedente elaborar adenda y publicar en el Portal Único de Contratación SECOP. Si el proceso de selección se adelanta por la modalidad de Licitación Pública se debe adelantar la audiencia de asignación de riesgos, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015.

3.9 Recibir las propuestas, elaborar el acta de cierre del proceso, publicar y remitir propuestas al Comité de contratación.

3.10 Verificar los requisitos habilitantes; evaluar la propuesta técnica o económica o evaluar el menor precio y revisión de precios artificialmente bajos,


Código:

Versión: 01


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por parte del Comité de Contratación.

3.11 Elaborar solicitud de documentos o solicitud de aclaraciones o solicitud de explicaciones.

3.12 Consolidar informe de verificación y evaluación.

3.13 Publicar informe de verificación y evaluación.

3.14 Recibir observaciones al informe de verificación y evaluación, y remitirlas al Comité de Contratación.

3.15 Analizar y responder las observaciones recibidas al informe de verificación y evaluación, y recomendación al ordenador del gasto.

3.16 Publicar el documento de respuesta a las observaciones formuladas al informe de verificación y evaluación e informe definitivo.

3.17 Realizar audiencia pública de subasta inversa presencial o electrónica y publicación del acta respectiva. (cuando sea el caso).

3.18 Realizar audiencia pública de apertura y revisión de la propuesta económica del proponente ubicado en el primer orden de elegibilidad y publicación del acta


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Versión: 01


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respectiva. 3.19 Realizar audiencia pública

de adjudicación y publicación del acta respectiva.

3.20 Elaborar el acto administrativo de adjudicación y publicación.

3.21 Elaborar minuta del contrato. 3.22 Declarar desierto el proceso

de selección y publicar el acto administrativo. (cuando corresponda).

4.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 4.2 Gobierno Nacional. 4.3 Plan anual de compras. 4.4 Dirección Administrativa y Financiera. 4.5 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 4.6 Oficina Jurídica y de Contratación. 4.7 Ordenador del Gasto. 4.8 Comité de Contratación.

4.1 Descripción de actividades en la fase contratación – (aplica para las modalidades de contratación directa).

H

4.1 Verificar el plan anual de adquisiciones o inversiones.

4.2 Allegar y estudiar los documentos de la contratación.

4.3 Revisar si se requiere de acto administrativo de justificación de la contratación.

4.4 Elaborar el acto administrativo de justificación de contratación directa, si es el caso.

4.5 Elaborar el contrato o modificación.

4.6 Revisar la minuta de contrato o modificación y/o el acto administrativo (si aplica) impartir visto bueno.

4.7 Suscribir contrato.

4.1 Estudios previos. 4.2 Contrato.

4.1 Dependencias de SOCENTRO del Tolima. 4.2 Proveedores. 4.3 Ciudadanía.


Código:

Versión: 01


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5.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 5.2 Gobierno Nacional. 5.3 Plan anual de compras. 5.4 Dirección Administrativa y Financiera. 5.5 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 5.6 Oficina Jurídica y de Contratación. 5.7 Comité de Contratación. 5.8 Ordenador del Gasto. 5.9 Supervisor y/o Interventor.

5.1 Descripción de actividades en la fase legalización. H

5.1 Elaborar el instructivo para constitución de pólizas.

5.2 Citar Telefónicamente o por email al contratista y dejar constancia de ello.

5.3 Identificar y solicitar firma al contratista en la minuta del contrato.

5.4 Publicar documentos del proceso (contrato, modificación, oferta del adjudicatario y aceptación de la oferta).

5.5 Solicitar certificado de registro presupuestal.

5.6 Expedir certificado de registro presupuestal.

5.7 Recibir y revisar la garantía y solicitar ajustes si fuere el caso.

5.8 Realizar el estudio para la aprobación de la garantía y comunicarla.

5.9 Aprobar la garantía y firmar la comunicación de legalización del contrato.

5.10 Remitir copia de los documentos del contrato al Supervisor y/o interventor.

5.1 Legalización del contrato.


6.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 6.2 Gobierno Nacional. 6.3 Plan anual de compras. 6.4 Dirección Administrativa y Financiera. 6.5 Dependencias de

6.1 Descripción de actividades en la fase de ejecución. H

6.2 Verificar las condiciones de la contratación.

6.3 Proyectar y suscribir el acta de inicio.

6.4 Elaborar plan operativo (acción) y financiero y cronograma de ejecución actividades.

6.1 Acta de Inicio. 6.2 Informes de supervisión y/o Interventoría. 6.3 Acta de recibido a satisfacción. 6.4 Informe final. 6.5 Acta de liquidación.



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Versión: 01


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ASOCENTRO del Tolima. 6.6 Oficina Jurídica y de Contratación. 6.7 Comité de Contratación. 6.8 Ordenador del Gasto. 6.9 Supervisor y/o Interventor.

6.5 Registrar avance de la labor supervisada.

6.6 Controlar, verificar y comprobar el cumplimiento del objeto del contrato y avisar anomalías.

6.7 Exigir los informes periódicos de avance.

6.8 Solicitar y recibir los ajustes solicitados.

6.9 Autorizar pagos. 6.10 Proyectar el informe final del

contrato. 6.11 Proyectar el acta de

liquidación.

7.1 Congreso Nacional. (ley de contratación y Decretos reglamentarios). 7.2 Gobierno Nacional. 7.3 Dirección Administrativa y Financiera. 7.4 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 7.5 Oficina Jurídica y de Contratación. 7.6 Comité de Contratación. 7.7 Ordenador del Gasto. 7.8 Supervisor y/o Interventor.

7.1 Descripción de actividades en la fase liquidación y cierre del expediente contractual.

H

7.2 Recibir y revisar el proyecto de acta de liquidación o de informe final y solicitar ajustes.

7.3 Tramitar la firma del proyecto de acta por el ordenador.

7.4 Revisar y firmar el proyecto de acta de liquidación del contrato.

7.5 Publicar en los portales de contratación el acta de liquidación y remitirla al interventor o supervisor.

7.6 Archivar el acta o informe final.

7.7 Verificar las garantías. 7.8 archivar cierre del

expediente contractual.

7.1 Acta de liquidación.



Código:

Versión: 01


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8.1 GESTIÓN CONTRACTUAL

8.1 Normatividad vigente 8.2 Entregable consolidado

V

A 8.1 Seguimiento y evaluación

del proceso.

8.1 Informes de seguimiento del proceso

8.2 Indicadores de Gestión 8.3 Mapas de riesgos

actualizados 8.4 Control del Servicio No

Conforme 8.5 Acciones Correctivas y de

mejora.

8.1 Procesos Estratégicos


9.1 Software básico (Microsoft Office) 9.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de


9.1 Planta de personal con perfil para desarrollar las actividades. 9.1 Presupuesto para la operación del proceso



10.1 ISO 9001:2015 Capítulo 4. Contexto de la Organización.

Capítulo 5. Liderazgo. Capítulo 6. Planificación.

Capítulo 10. Mejora.



Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 10 de 10

11.1 Auditorías Internas Integradas

11.2 Autoevaluación del Proceso

11.1 Autoevaluación 11.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 11.3 Reportes de no conformidades (Auditorías). 11.4 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 11.5 Evaluación de satisfacción del cliente. 11.6 Incidencias con proveedores y contratistas. 11.7 Mapas de riesgos

11.1 Ver Mapa de Riesgos del Proceso

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN DE LAS TIC´S Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 3

PROCESO: GESTIÓN DE LAS TIC´S RESPONSABLE: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO: Definir la estrategia de TIC e implementar adecuadamente el recurso tanto interna de la asociatividad como también el interior de los municipios asociados.



1.1 Procesos de ASOCENTRO del Tolima.

1.2 Normatividad vigente. 1.3 Planeación estratégica. 1.4 Identificación de la

situación actual de los entornos.

P

1.1 Identificar, planear y presupuestar de forma integral los focos de gestión, los proyectos, planes operacionales TIC y de mejora alineados con el direccionamiento estratégico de Asocentro del Tolima.

1.2 Plan de acción de tecnología de información y comunicaciones de Asocentro del Tolima



2.2 Municipios que conforman ASOCENTRO del Tolima.

2.1 Normatividad vigente 2.2 Caracterización de los clientes e interventores 2.3 Planes para la

conectividad y desarrollo tecnológico de la región

H 2.1 Ejecutar planes estratégicos

de las TIC`S

2.1 Resultados de la gestión e implementación realizada en ASOCENTRO del Tolima y municipios de la Asociación.

2.1 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 2.2 Municipios de ASOCENTRO del Tolima.


3.2 Municipios que conforman ASOCENTRO del Tolima.

3.1 Normatividad vigente 3.2 Planes para la

conectividad y desarrollo tecnológico de la región

H

3.1 Realizar las capacitaciones pertinentes y difundir la información necesaria para el diseño e implementación de herramientas TIC.

3.1 Buen uso de los servicios prestados

3.1 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 3.2 Municipios de ASOCENTRO del Tolima.


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 3


4.1 GESTIÓN DE LAS TIC´S

4.1 Normatividad vigente 4.2 Documentos de seguimiento

V

A 4.1 Seguimiento y evaluación

del proceso


4.2 Indicadores de Gestión 4.3 Mapas de riesgos.



mejora.

4.1 Procesos Estratégicos.


5.1 Software básico (Microsoft Office) 5.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de ASOCENTRO del Tolima. 5.3 Dotación de muebles, enseres, útiles de oficina.

5.1 Equipo a cargo de asesoramientos, capacitaciones, buen uso de las TIC´S, personal capacitado para el manejo de las TIC´S.

5.1 Presupuesto para la operación del proceso y aceptación del proyecto para la puesta en marcha de los proyectos propuestos.

Requisitos del cliente 6.1 Calidad y oportunidad en las asesorías y acompañamientos solicitados.


7.1 ISO 9001:2015 7.2 Capítulo 4. Contexto de la Organización.

7.3 Capítulo 5. Liderazgo. 7.4 Capítulo 6. Planificación 7.5 Capítulo 8. Operación 7.6 Capítulo 10. Mejora


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 3 de 3


8.1 Auditorías Internas Integradas.


8.1 Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase.

8.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 8.3 Reportes de no conformidades (Auditorías). 8.4 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 8.5 Evaluación de satisfacción del cliente. 8.6 Incidencias con proveedores y contratistas. 8.7 Mapas de riesgos.

8.1 Ver Mapa de Riesgos del Proceso.

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTAL Y CONTABLE



RESPONSABLE: DIRECTOR EJECUTIVO, DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO:

Gestionar, administrar y controlar los recursos financieros provenientes de aportes de los asociados, de recaudos por servicios prestados por ASOCENTRO del Tolima o recursos para ejecución de proyectos provenientes del presupuesto público, privado o por donaciones. Así como los pagos de las obligaciones contraídas por ASOCENTRO del Tolima y reflejar la situación financiera y económica a través de los estados contables y realizar el reporte a las instancias requeridas.



1.2 Dirección Administrativa y Financiera.


1.1 Normatividad vigente. 1.2 Plan Estratégico

Institucional.

P

1.1 Elaborar el Plan de Acción Por Dependencia.

1.2 Elaborar Mapa y Plan de Manejo de Riesgos.

1.3 Elaborar proyectos de presupuesto Gastos de funcionamiento e inversión.

1.3 Elaborar el proyectos de presupuesto de ingresos.

1.3 Plan de Acción Por Dependencias.

1.4 Mapa de Riesgos. 1.5 Plan de Manejo de Riesgos. 1.6 Anteproyecto de Presupuesto

de ingresos, funcionamiento e inversiones.



1.3 Consejo Directivo. 1.4 Director Ejecutivo.



2.1 Presupuesto Aprobado para la Vigencia.

2.2 Reporte de nómina. H

2.1 Ejecución del Plan por Dependencia, proyectos de inversión y plan de manejo de riesgos.

2.2 Ejecutar presupuesto. 2.3 Expedir Certificado

Disponibilidad presupuestal (CDP).

2.4 Expedir Certificado Registro Presupuestal (CRP).

2.1 Certificado Disponibilidad Presupuestal.

2.2 Certificado Registro Presupuestal.

2.3 Registros de Órdenes de pago.

2.4 Informes presupuestales.



2.7 Entes de control.


Código:

Versión: 01






3.3 Contratistas. 3.4 Proveedores.

3.1 Certificado Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Certificado Registro Presupuestal (CRP).

3.2 Registros de Órdenes de Pago.

3.3 Cuentas de cobro o facturas y sus soportes.

H 3.1 Programar el PAC y

Registrar y efectuar los pagos de OP/OPS, Servicios públicos, ect.

3.1 PAC. 3.2 Pagos.

3.1 Entidades públicas o privadas.

3.2 Contratistas. 3.3 Proveedores. 3.4 Dirección

Administrativa y Financiera.

4.1 Todos los procesos. 4.2 Todas las dependencias


4.1 Información. H 4.3 Registrar información

producida por ASOCENTRO del Tolima que tengan incidencia contable.

4.1 Estados contables.


4.5 Entes de Control.



5.1 Conceptos Jurídicos Revisiones de legalidad.

5.2 Requerimientos de Información.

H 5.1 Atender, tramitar y

solicitar información o requerimientos.

5.1 Requerimientos de revisiones de legalidad o conceptos.

5.2 Requerimientos de divulgación de información y mensajes

5.1 Entidades públicas o privadas.

5.2 Contratistas. 5.3 Proveedores. 5.4 Dirección



6.1 Proceso de Gestión financiera, presupuestal y contable.

6.1 Evaluación independiente del sistema de control interno.

6.2 Encuestas. 6.3 Revisión por la Dirección

Administrativa y Financiera. 6.4 Derechos de petición,

quejas y reclamos. 6.5 Indicadores. 6.6 Auditorías internas. 6.7 Auditorías Internas de

Calidad. 6.8 Auditorías Externas. 6.9 Autoevaluación del control. 6.10 Autoevaluación de la

gestión.

H 6.2 Seguimiento y

evaluación del proceso


6.2 Indicadores de Gestión 6.3 Mapas de riesgos actualizados 6.4 Control del Servicio No

Conforme 6.5 Acciones Correctivas y de

mejora.




Código:

Versión: 01





7.1 Personal requerido para el proceso. 7.1 Presupuesto para la operación del proceso.




9.2 Capítulo 4. Contexto de la Organización. 9.3 Capítulo 5. Liderazgo.

9.4 Capítulo 6. Planificación 9.5 Capitulo 7. Apoyo

9.6 Capitulo 8. Operación 9.7 Capítulo 10. Mejora




10.1 Autoevaluación realizada Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes:

10.1.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 10.1.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 10.1.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 10.1.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 10.1.5 Mapas de riesgos.

10.1 Ver Mapa de Riesgos del Proceso

Control de cambios

Fecha Descripción del cambio Versión 2018/02/21 Edición inicial del documento. 01


02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS E INFRAESTRUCTURA



RESPONSABLE: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO: Suministrar los bienes y/o servicios e infraestructura requeridos, en las mejores condiciones de calidad, cantidad, oportunidad y precio, con el fin de alcanzar los propósitos de ASOCENTRO del Tolima.



1.1 Plan de acción por dependencia de ASOCENTRO del Tolima.

1.2 Todos los procesos. 1.3 Presupuesto anual de

ASOCENTRO del Tolima. 1.4 Plan de Compras de


P

1.1 Identificar las necesidades de bienes y servicios para funcionamiento e inversiones en infraestructura requeridos para el funcionamiento de ASOCENTRO del Tolima.

1.2 Elaborar el Plan de compras de bienes y servicios e infraestructura.

1.3 Proyectar el presupuesto anual de compras de bienes y servicios e infraestructura.

1.1 Base de datos con el reporte de bienes y servicios a proveer.

1.2 Plan de compras de bienes y servicios e infraestructura.

1.3 Presupuesto anual de compras de bienes y servicios e infraestructura.

1.4 PAC anual.

1.1 Director Ejecutivo ASOCENTRO del Tolima.

2.1 Dependencias de ASOCENTRO del Tolima. 2.2 Oficina Jurídica.

2.1 Plan de Compras de bienes y servicios e infraestructura. H

2.1 Registro, precalificación y clasificación de proveedores.

2.2 Gestión de compra. 2.3 Gestión de pago. 2.4 Gestión control de

inventarios.

2.1 Base de datos con registro, precalificación y clasificación de proveedores. 2.2 Solicitud de compra de bienes, servicios e infraestructura. 2.3 Informe en tiempo real de inventarios.

2.1 Oficina Jurídica y de Contratación. 2.2 Dirección Administrativa y Financiera. 2.3 Dirección Ejecutiva.


Código:

Versión: 01




3.1 SISTEDA 3.2 Control Interno. 3.3. Dependencias de ASOCENTRO del Tolima.

3.1 Normatividad vigente. 3.2 Resultados de intervención

del grupo de gestión de recursos físicos e infraestructura.

H 3.1 Realizar documentación pertinente.

3.1 Documentos para evaluación y desempeño.

3.1 SISTEDA 3.2 Control Interno. 3.3 Grupo de gestión de recursos físicos e infraestructura.

4.1 Dependencias de Asocentro del Tolima.

4.1Programa de mantenimiento y logística de ASOCENTRO del Tolima.

H

4.1Realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los recursos físicos y de infraestructura de ASOCENTRO del Tolima.

4.1 Informe de mantenimiento

4.1 Oficina Jurídica y de Contratación. 4.2 Dirección Administrativa y Financiera. 4.3 Dirección Ejecutiva.

5.1 Gestión de recursos físicos e infraestructura

5.1 Normatividad vigente 5.2 Informe de resultados 5.3 Documentos para

evaluación y desempeño

V

A 5.1 Seguimiento y evaluación del proceso.


5.2 Indicadores de Gestión. 5.3 Mapas de riesgos actualizados 5.4 Control del Servicio No


mejora.

5.1 Procesos Estratégicos

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros 6.1 Software básico (Microsoft Office) 6.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de ASOCENTRO del Tolima. 6.3 Dotación de muebles, enseres, útiles de oficina.

6.1 Equipo a cargo de la gestión de recursos físicos e infraestructura de la Asociación.

6.1 Presupuesto para la operación del proceso y aceptación del proyecto para la puesta en marcha de los proyectos propuestos



Código:

Versión: 01





8.4 Capítulo 6. Planificación 8.5 Capítulo 8. Operación 8.6 Capítulo 10. Mejora




9.1 Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase.

9.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 9.2.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 9.2.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 9.2.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 9.2.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 9.2.5 Mapas de riesgos.


Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN ASESORIAS Y CONSULTORIAS Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 4

PROCESO: GESTION DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS RESPONSABLE: DIRECCION DE PLANEACION Y GERENCIA DE PROYECTOS

OBJETIVO: GESTIONAR, SUMINISTRAR Y VERIFICAR DOCUMENTOS, CAPACITACIONES Y DEMAS, ACCIONES PERTINENTES PARA LA SOLUCION DE NECESIDADES DE INFORMACION REQUERIDA POR LOS MUNICIPIOS Y/O ENTIDADES QUE LO SOLICITEN Y ESTEN AL ALCANCE DE LA ASOCIACION.



• Clientes internos y externos

• Personal de Asocentro del Tolima

• Ciudadanía • Entidades públicas y

privadas. • Planea de desarrollo • Plan estratégico

Asocentro del Tolima


de los municipios • Norma ISO 9001

P

• IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE NECESIDADES PARA EL DESARROLLO REGIONAL.

• Documento con prioridades para el desarrollo regional.

•

• Clientes internos y externos

• Personal de Asocentro del Tolima

• Ciudadanía • Entidades públicas y

privadas. • Alcaldías

• Clientes internos y

externos • Personal de Asocentro

del Tolima • Ciudadanía • Entidades públicas y

privadas • Equipo técnico de

Asocentro • Entidades pertinentes

• Normatividad vigente. • Planes de desarrollo Nacional,

departamental y Locales municipales.

• Planes y programas de desarrollo territorial.

• Solicitudes de la ciudadanía • Requerimientos por parte de los

municipios • NORMA ISO 9001

P

• FORMULACIÓN PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE ASOCENTRO DEL TOLIMA.

• Planes de asesorías • Planes de consultorías • Planes de acompañamiento

integral.

• Clientes internos y

externos • Personal de

Asocentro del Tolima • Ciudadanía • Entidades públicas y

privadas • Gestión documental


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 4



con respecto a la asesoría identificada

• Equipos de capacitación

• Normatividad vigente • Identificación de la situación a

priorizar • NORMA ISO 9001 • Planes de asesorías • Planes de consultorías • Planes de acompañamiento

integral

H

• ACTUALIZACIÓN DE LA AGENDA DE PRESTACION DE SERVICIOS DE CONSULTORIAS Y ASESORIAS

• Portafolio de servicios de ASOCENTRO del Tolima.


• Órganos de control. • Municipios de

Asocentro del Tolima. • Normatividad vigente • Acuerdos y compromisos • Planes identificados de los

municipios • Acuerdos y compromisos

H

• CREACIÓN Y/O IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE CAPACITACION Y ASESORIAS.

• PRESTACION DE SERVICIOS A TERCEROS.

• Programas de capacitación. • Entregables convenidos con los

clientes internos y externos.

Gestión de asesorías y consultorías

• Normatividad vigente • Proyectos agua potable y

saneamiento básico • Proyectos de descontaminación

y protección de especies

V

A

• SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL

PROCESO




mejora

• Procesos Estratégicos


Código:

Versión: 01


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Elementos necesarios para la recolección de información física

Equipo técnico de proyectos y gestión Presupuesto para la operación del proceso y

aceptación del proyecto para la puesta en marcha de los proyectos propuestos




Capítulo 5. Liderazgo. Capítulo 6. Planificación Capítulo 8. Operación Capítulo 10. Mejora








Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 4 de 4

Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 3

PROCESO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO RESPONSABLE: DIRECTOR EJECUTIVO Y DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OBJETIVO: Gestionar integralmente el talento humano, propiciando su bienestar y desarrollo, para la contribución y el logro de los objetivos y el afianzamiento de la cultura organizacional de ASOCENTRO del Tolima.

Proveedor Entradas PHVA Actividades Salidas Clientes o grupos de

valor


1.1 Viabilidades técnicas y presupuestales. 1.2 Resolución de planta de personal. 1.3 Todos los Procesos. 1.4 Disponibilidad presupuestal.

P

1.1 Identificar las vacantes, los cargos a proveer y definir los perfiles requeridos para ocupar la planta de personal.

1.2 Elaborar los planes y programas de capacitación, bienestar, salud ocupacional y seguridad social.

1.3 Proyectar el presupuesto anual para la Gestión Humana.

1.1 Base de datos con el reporte de los cargos a proveer.

1.2 Programa Integral de capacitación, bienestar, salud ocupacional y seguridad social.

1.3 PAC anual.

1.1 Director Ejecutivo. 1.2 Consejo Directivo. 1.3 Oficina Jurídica y de contratación.


2.2 Oficina Jurídica y de contratación.


2.1 Viabilidades técnicas y presupuestales y disponibilidad presupuestal.

2.2 Autorización para contratar personal.

H

2.1 Vincular el talento humano de conformidad con la normatividad vigente a través del proceso de reclutamiento, selección, inducción y capacitación de personal.

2.1 Resolución de vinculación de personal.

2.2 Acta de posesión.

2.1 Consejo Directivo 2.2 Director Ejecutivo. 2.3 Dirección


2.4 Todos los procesos de la entidad.


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 3

Proveedor Entradas PHVA Actividades Salidas Clientes o grupos de

valor




3.1 Normatividad vigente 3.4 Planeación estratégica 3.5 Planta de cargos. 3.6 Todos los Procesos. Disponibilidad presupuestal.

H

3.1 Desarrollar los planes, proyectos y programas relacionados con salud ocupacional, capacitación, seguridad social y bienestar para el Talento Humano.

3.1 Reportes de gestión y ejecución del programa de salud ocupacional, capacitación, seguridad social y bienestar para el talento humano.

3.1 Todos los procesos. 3.2 Personal vinculado a





4.1 Normatividad vigente 4.2 Planta de cargos. 4.3 Requerimiento y/o

solicitudes de trabajadores y extrabajadores.

4.4 Novedades de talento humano.

H

4.1 Gestionar las novedades, situaciones administrativas y solicitudes relacionadas con el proceso.

4.2 Seguimiento del desempeño laboral del personal vinculado.

4.1 Nómina. 4.2 Actos administrativos. 4.3 Certificaciones, informes y

respuestas a requerimientos. 4.4 Afiliaciones y novedades en

Seguridad Social. 4.5 Resultados de evaluación del

desempeño.

4.1 Personal vinculado a ASOCENTRO del Tolima.

4.2 Director Ejecutivo.




4.7 Personal vinculado a ASOCENTRO del Tolima.

5.1 Planes de gestión del proceso Compromisos laborales.

5.2 Normatividad vigente. 5.3 Quejas.

V

A

5.1 Evaluar el desempeño laboral de los trabajadores vinculados.

5.2 Evaluación de conductas en los trabajadores vinculados.

5.3 Adelantar actuaciones disciplinarias conforme a la normatividad aplicable.

5.4 Ejecución de sanciones.

6 Informes de seguimiento del proceso

7 Indicadores de Gestión 8 Mapas de riesgos actualizados 9 Control del Servicio No

Conforme 10 Acciones Correctivas y de

mejora.

5.1 Trabajadores y/o extrabajadores.


5.3 Director Ejecutivo.


6.1 Software básico (Microsoft Office) 6.2 Instalaciones adecuadas para funcionamiento de


6.1 Equipo a cargo del aprovisionamiento y desvinculación de personal, así como el equipo encargado de creación de políticas de incentivos

6.1 Presupuesto para la operación del proceso y aceptación del proyecto para la puesta en marcha de los proyectos propuestos.


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 3 de 3



8.1 ISO 9001:2015



8.6 Capítulo 10. Mejora




9.1 Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase

9.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 9.3.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 9.3.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 9.3.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 9.3.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 9.3.5 Mapas de riesgos


Control de cambios




02


Código:

Versión: 01

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL Vigente desde:

2018/02/21 Pág. 1 de 4

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL RESPONSABLE:

OBJETIVO: Prestar el servicio de administración documental, garantizando la seguridad, autenticidad, integridad, oportunidad y disponibilidad de la documentación.



de ASOCENTRO del Tolima que proyectan y/o redactan documentos.

1.1 Normatividad vigente. 1.2 Programa de Gestión

Documental. P

1.1 Establecer los lineamientos para regular la producción documental.

1.1 Comunicaciones Internas y Externas

1.2 Tabla de Retención Documental.

1.3 Listado Maestro de Documentos.

1.4 Listado Maestro de Registros.

1.1 Entes de Control Dependencias de


1.2 Personas Naturales y Jurídicas.

1.3 Municipios de Asocentro del Tolima.

1.4 Gobierno Nacional y Departamental







2.5 Instructivo para la correspondencia.

H 2.1 Recepcionar documentos

producidos y/o recibidos por la entidad.

2.1 Plataforma digital o planilla de recepción y distribución de documentos.




1.3 Municipios de Asocentro del Tolima. 1.4 Gobierno Nacional y Departamental


Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 2 de 4




3.3 Agentes externos.





3.5 Instructivo para la correspondencia.

H 3.1 Distribuir documentos

recibidos y producidos en la entidad.

3.1 Documentos Internos y Externos (correo certificado, fax servicio de mensajería, etc. Aplicativo)





3.4 Gobierno Nacional y Departamental




4.1 Comunicaciones y soportes documentales.

4.2 Normatividad vigente.

H

4. Tramitar documentos de ASOCENTRO del Tolima de acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

4.1 Respuesta. 4.2 Oficios. 4.3 Memorandos. 4.4 Peticiones Quejas y

Reclamos. 4.5 Informes, etc.





4.4 Gobierno Nacional y Departamental.




5.1 Programa de Gestión Documental.

5.2 Series Documentales generadas en los tramites anteriores.

5.3 Organización de Archivos de Gestión

H 5.1 Clasificar, Ordenar,

Describir, Digitalizar y archivar.

5.1 Inventarios de los documentos y Bases de Datos.








5.4 Gobierno Nacional y Departamental.


Código:

Versión: 01


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6.1 Oficina Control Interno.

6.1 Información y datos de la gestión del proceso.

6.2 Indicadores de gestión. 6.3 Directriz para la medición

de la satisfacción del cliente.

6.4 Autoevaluación del control. 6.5 Autoevaluación de la

gestión. 6.6 Planes de auditoria interna.

Integrada. 6.7 Programa de auditoria

interna integrada. 6.8 Procedimiento de auditoria

interna. 6.9 Procedimiento de acciones

correctivas y preventivas.

V

A

6.1 Desarrollar e implementar la planificación de mejora y evaluación independiente





mejora.



6.2 Control Interno.

RECURSOS

Tecnología, infraestructura, equipos Humanos Financieros


7.1 Equipo a cargo de la producción y administración de la documentación

7.1 Presupuesto para la operación del proceso y aceptación del proyecto para la puesta en marcha de





Código:

Versión: 01


2018/02/21 Pág. 4 de 4




9.6 Capitulo 8. Operación 9.7 Capítulo 10. Mejora




10.1 Autoevaluación realizada por algunos integrantes del grupo de proyectos para evitar la posible devolución del proyecto en tercera fase

10.2 Las fuentes de un problema o problema potencial son las siguientes: 10.2.1 Reportes de no conformidades (Auditorías). 10.2.2 Quejas y/o reclamos de las partes interesadas. 10.2.3 Evaluación de satisfacción del cliente. 10.2.4 Incidencias con proveedores y contratistas. 10.2.5 Mapas de riesgos


Proceso

Control de cambios




02

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión: 01 Vigente desde ...

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