CAPÍTULO I

INFORMACIÒN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a “Tesorería Entrega -Recepción” del Gobierno Municipal del Cantón

Portoviejo, por el período comprendido entre 2008-01-01 y el 2008-10-31, se realiza por

motivo de la entrega recepción del puesto de tesorería y en cumplimiento del Plan Anual de

Control 2008 de la Unidad de Auditoría Interna con cargo a imprevistos autorizado mediante

oficio No. 10146 DR5CAI-2008 de fecha 2008-10-24 suscrito por el Director 5 de Contraloría

General del Estado y de acuerdo a la orden de trabajo POR2008UAI-002 del 2008-10-30,

suscrita por el Auditor General del Gobierno Municipal del Cantón Portoviejo.

Objetivos del examen

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias y normativas en el

proceso de Tesorería en la Entrega -Recepción por cambio de custodios.

Verificar la oportunidad y confiabilidad de los registros contables en el área de

Tesorería en la Entrega – Recepción.

Verificar que en la elaboración del acta de entrega recepción de tesorería se hayan

contemplado los procesos establecidos en la Ley y los reglamentos del manejo de bienes del

sector público.

Comprobar que los saldos del acta de entrega recepción entre la Tesorera entrante y la

tesorera saliente contengan saldos que estén conciliados entre tesorería y contabilidad.

Alcance del examen

Período cubierto entre el 2008-01-01 y el 2008-10-31, examen especial a “Tesorería Entrega

-Recepción” del Gobierno Municipal del Cantón Portoviejo, en el que se analizó: los saldos del

acta de entrega recepción por cambio de custodio entre la tesorera entrante y la tesorera

saliente.

Base legal

El ámbito de acción del área de tesorería está vinculado con la Dirección Financiera, el mismo

que tiene aplicación a lo dispuesto en los artículos 153, 164 y 444 de la Ley Orgánica de

Régimen Municipal Codificada.

El Control movimiento y registro de las transacciones se realizan en forma automatizada a

través del Sistema Informático Olimpo, que fue desarrollado por la empresa

PROTELCOTELSA S.A., y que está basado en el Sistema Integrado de Gestión Financiera

SIGEF, promulgado por el Ministerio de Economía y Finanzas mediante Acuerdo 447 de 29

diciembre del 2007, publicado en el Suplemento del Registro Oficial 259 de 24 enero del 2008

y del Acuerdo 041 del 20 febrero del 2008 publicado en el Suplemento del Registro Oficial 289

de 06 marzo del 2008 y Acuerdo 128 del 20 mayo del 2008, con el cual se integra las

operaciones patrimoniales y presupuestarias.

Estructura orgánica

El área de Tesorería forma parte de la Dirección Financiera que tiene nivel de subproceso y no

tiene estructura organizacional en su interior, sino que se administra sobre la base de equipos

de trabajo en los siguientes productos:

a) Servicios de programación y administración presupuestaria,

b) Estados financieros y servicios de contabilidad,

c) Formular y mantener el sistema de catastro urbano y rural, elaborado sobre

la metro información determinada por la Dirección de Planificación.

d) Servicios de tesorería, (Coactivas y Recaudación)

e) Servicio de rentas municipales

f) Servicio de revisoría y control de reclamos y consultas tributarias

Objetivos del Área

Proponer y ejecutar políticas, normas y procedimientos de tesorería y el cobro de los

avalúos y catastros. En base a las responsabilidades:

Administrar el proceso de tesorería de la Institución.

Liderar el trabajo y actividades administrativas y técnicas del personal a su cargo.

Coordinar la aplicación de políticas y controlar el cobro de los avalúos y catastros del Cantón. Elaborar

informes de cumplimiento de objetivos y metas estratégicas dentro de una política de rendición de

cuentas. Las demás funciones asignadas por la Dirección Financiera. Monto de recursos examinados

Durante el desarrollo del examen especial se ha analizado a “Tesorería Entrega Recepción”

por un monto de USD. 45 741 799,51

Funcionarios Relacionados

Se detallan en Anexo No. 1.

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de Recomendaciones último informe Contraloría

En el examen Especial realizado por la Contraloría General del Estado por el período

comprendido desde 2005-07-01 hasta 2007-05-31, presentado a las autoridades Municipales

el 2008-10-16, no se plantearon recomendaciones relacionadas con la cuenta tesorería, por lo

que no es factible realizar este seguimiento.

Manual de Procedimientos y reglamentos específicos de Tesorería.

Para el área de Tesorería no se ha diseñado un manual específico de procedimientos

o instructivo que permitan establecer en forma clara y por escrito, los procesos a través de los

cuales cada directivo, empleado o trabajador asuma y ejecute eficientemente las funciones

asignadas, siendo de importancia que se instruyan procedimientos y requisitos cuando se trate

de entrega-recepciones. Esta observación se contrapone con lo determinado en el artículo 9

de la LOAFYC que indica:

“…Cada entidad y organismo del sector público diseñara e implementara con arreglo a

las disposiciones de esta ley, procedimientos e instructivos para su administración

financiera, adaptados a sus necesidades particulares, a fin de proveer con oportunidad

de la información necesaria para la adopción de decisiones…”.

Situación que ha provocado que los procesos para el reemplazo de puesto de Tesorero del

Municipio de Portoviejo, se los efectúe sin tomar en cuenta procedimientos para la

entrega-recepción de especies valoradas y dinero en efectivo constantes en el “Reglamento

General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público” por lo qué,

a excepción de la última entrega-recepción motivo de este examen, nunca se han levantado ni

suscrito las respectivas actas que den fe y sirvan de constancia de dicho procedimiento y que

permitan conocer si los montos recibidos y entregados están conformes. Consultadas las

personas que han ocupado el puesto de Tesorería en los últimos años, supieron manifestar

que desconocían de los procedimientos para la entrega-recepción, ya que internamente en el

Municipio no hay nada normado para el efecto y no se les había dado ninguna disposición al

respecto por parte de sus jefes superiores.

Conclusión

Para el área de Tesorería no se ha diseñado un manual de procedimientos específicos e

instructivos que permitan establecer en forma clara y por escrito los procesos a través de los

cuales cada directivo, empleado o trabajador asuma y ejecute eficientemente las funciones

asignadas, siendo de importancia que se incluyan los procedimientos y requisitos cuando se

trate de entregas-recepciones.

Recomendación

A la Alcaldesa:

1. Dispondrá a la Directora Financiera, que conjuntamente con el Procurador Síndico,

elaboren el manual de procedimientos o instructivo que permita establecer, delegar y

difundir a cada directivo, empleado o trabajador del Área de Tesorería los procesos

para el fiel y correcto cumplimiento de sus obligaciones, poniendo especial atención a

los procedimientos para entrega-recepción de valores.

A la Directora Financiera:

2. Delegará por escrito las funciones que le competen a los servidores de esta sección y

efectuará conjuntamente con la Tesorera las evaluaciones necesarias a fin de

determinar en forma permanente el grado de cumplimiento y correcta aplicación de

estas disposiciones.

Personal que maneja valores del área de Tesorería con la respectiva Declaración

Patrimonial Juramentada y Caucionados.

De la certificación solicitada mediante memorando POR2008UAIMEN0029 del 17 de

noviembre del 2008 a la Directora del Departamento de Desarrollo Institucional y Humano y

contestada a través de memorando POR08DDIMEM1959 de 19 de noviembre del 2008, sobre

la declaración juramentada de bienes presentadas por los servidores de esta área, se pudo

determinar que sólo dos de las veintiún personas que manejan recursos públicos, han

cumplido con este requisito, incumpliendo con el artículo 122 de la Constitución Política de la

República del Ecuador de 1998; artículo 231 de la Nueva Constitución, vigente desde el 20 de

octubre del 2008; artículo 31 numeral 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, artículo 6 literal g de la LOSCCA; artículo 1 literal f y artículo 2 de la Ley que regula las

declaraciones patrimoniales juramentadas en su parte pertinente que indica:

“…Los dignatarios, funcionarios y empleados, obligados a presentar su declaración

patrimonial juramentada, deberán hacerlo antes de posesionarse en la función o cargo

para el que han sido designados, la inobservancia a esta disposición acarreará la

anulación inmediata del nombramiento y el cese definitivo de funciones del obligado,

además de la remoción de la autoridad que infringiera esta disposición…”.

Del listado del personal caucionado enviado mediante oficio Nº 0046 POR08DAD de fecha

2008-09-15, por parte de la Directora Administrativa al Director Regional 5 de la Contraloría

General del Estado, para su conocimiento y actualización, se desprende que dos servidores

que cumplen la función de recaudadores, no constan en el mismo, lo que contraviene con el

artículo 9 del Reglamento para el registro y control de cauciones que en su parte respectiva

indica:

“…En forma previa a la posesión de un cargo sujeto a caución, el servidor designado

registrará la caución correspondiente en la Contraloría General del Estado, sin la

certificación de que se ha cumplido este requisito, la autoridad nominadora no podrá

posesionarlo…”.

El incumplimiento de estas disposiciones necesarias para desempeñar este tipo de cargos, se

debe a la falta de cuidado de los titulares del departamento de Desarrollo Institucional y

Humano, al no haber exigido estos requisitos previa a la posesión de estos cargos y por no

efectuar los controles y revisiones pertinentes para detectar oportunamente estas

inconsistencias, situación que podría provocar sanciones y/o presunción de enriquecimiento

ilícito en contra de los servidores que no han presentado este requisito. (Anexo No. 2)

Estas novedades fueron puestas en conocimiento de la Alcaldesa mediante oficio

POR-2008UAI-OFC00048 de 2008-12-02, con lo cual la Directora de Recursos Humanos

cumpliendo disposiciones de la Alcaldesa está exigiendo la presentación de la declaración

juramentada a los servidores que manejan recursos públicos en la municipalidad.

Conclusión

A diecinueve servidores que tienen bajo su responsabilidad recursos públicos y laboran en el

área de Tesorería no se les ha exigido la presentación de la declaración patrimonial

juramentada previa a la posesión de su cargo. Tampoco constan en el listado del personal

caucionado enviado a la Dirección 5 de la Contraloría General del Estado dos recaudadores

que laboran en esta área.

Recomendación

A la Directora de Desarrollo Institucional y Humano:

1 Efectuará los controles y revisiones pertinentes a fin de exigir a los servidores

municipales que desempeñan funciones de recepción, inversión, control administración y

custodia de recursos públicos, la obligación de prestar caución y presentar su declaración

patrimonial juramentada actualizada, al inicio y al finalizar sus funciones

2 Solicitará a los servidores municipales la renovación de la declaración patrimonial

juramentada en los siguientes casos: cuando el servidor haya tenido una variación

considerable en sus activos y pasivos y mínimo cada dos años.

3 Mantendrá un listado actualizado del personal obligado a prestar caución y presentar la

declaración patrimonial juramentada, debiendo el listado de las cauciones remitir

oportunamente a la Dirección de la Contraloría General del Estado.

Proceso Entrega-Recepción de Tesorería y detalle del Acta

De acuerdo a los cuadros y saldos detallados en el acta de entrega recepción, la Tesorera

saliente procede a la entrega de valores por un total de USD 45 741 799,51, sin embargo se

hace constar en el acta como valor total de los bienes entregados a la Tesorera entrante, la

cantidad de USD 34 980 746,51, determinándose una diferencia de USD 10 761 052,70, la

misma que corresponde a los saldos de las cuentas corrientes que mantiene la municipalidad

y que no han sido considerados dentro de este monto. Adicionalmente en el cuadro con los

saldos de las cuentas corrientes que el Municipio mantiene en el Banco Central se totaliza

como saldo de Tesorería un valor de USD 9 546 018,81; cuando su sumatoria totaliza USD 9

546 018,51; existiendo una diferencia de USD 0,30 producto de la cantidad mal registrada.

Según certificación proporcionada por la Directora del Departamento de Desarrollo

Institucional y Humano, se procede a la liquidación final de haberes a la tesorera saliente con

fecha 2008-09-19, no obstante que el proceso de entrega recepción según comunicación

POR-08-T-003, 2008-10-06, suscrita por la Tesorera entrante, culminó con fecha 2008-10-01,

es decir sin que todavía exista acta alguna que permita determinar que la tesorera saliente

entregó todo a conformidad.

En el acta no se hizo constar la cuenta corriente 004005403-7 del Banco Nacional de

Fomento, inactivo desde el año 2007 el mismo que a la fecha registra un saldo de USD 19

537,05, aduciendo la tesorera saliente que dichos valores no le fueron entregados por la

cajera que le precedió; cuenta que sí consta en los registros contables del Municipio,

demostrando que no se realizan las conciliaciones ni cruce de información entre la parte

contable con los registros de la tesorera, incumpliendo tanto la tesorera saliente como la

responsable de las conciliaciones la norma de control interno 230-09 Conciliaciones

Bancarias.

Los saldos contables del acta registran diferencias con los saldos de Tesorería por un total de

USD 92 988,53, de los cuales USD 73 760,09 corresponde a un depósito en cheque por

concepto de tasa de aseo, no considerado en libro banco; USD 13 372,25 a valores

ingresados por recaudación no considerados en el libro banco; USD 6 018,92 a cheques

girados y no cobrados, de los cuales USD 1 596,92 corresponden a cheques librados hace

más de trece meses; USD 144,23 corresponden a una diferencia con los saldos de la cuenta

corriente Nº 75220006 que el Municipio mantiene con el Banco Central y que la encargada de

las conciliaciones bancarias viene arrastrando sin justificación aparente desde 2007-03-31,

siendo regularizada recién con fecha 2008-11-26. Los 18,53 restantes corresponden a cobros

por comisión de servicios no considerados por tesorería. Es necesario indicar que a la fecha

todas estas diferencias están debidamente regularizadas, conforme se señala en el cuadro Nº

1, no obstante queda constancia de que las conciliaciones bancarias no son realizadas

diligentemente, al permitir se arrastre una diferencia de 144,23 desde marzo del 2007.

Novedades que demuestran el incumplimiento por parte de la Tesorera Saliente y Directora

Financiera de lo señalado en el capítulo VII sección I del Reglamento General Sustitutivo para

el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público y Otras normas Reglamentarias;

debido a que en esta Municipalidad no existe una normativa que indique los pasos ni procesos

a seguirse en una entrega recepción, así como falta de precaución de la Dirección Financiera

al no prever, ni supervisar adecuadamente este acto de entrega-recepción, inconsistencias

que provocan que no se cuente con un proceso confiable que permita determinar que todos

los recursos han sido entregados y recibidos en conformidad.(Anexo No3).

Cuadro No. 1

Conclusión.

Por la falta de una normativa interna así como de una adecuada supervisión por parte de la

Directora Financiera, se han observado una serie de inconformidades en el acta de entrega

recepción de tesorería demostrando que el proceso adoleció de fallas de control provocando

confianza baja y riesgo alto.

Recomendación A la Directora Financiera:

6. Cuando exista la necesidad de efectuar entrega-recepción de valores, participará en

representación de su dirección a fin de dar fe que los procedimientos así como los

valores entregados y recibidos son los correctos y pertinentes.

A la Contadora:

7. Dispondrá y verificará que las conciliaciones bancarias se realicen comparando los

movimientos de todas las cuentas constantes en el libro banco de la entidad con los

respectivos estados bancarios en forma mensual a fin de permitir la oportuna toma de

decisiones.

Registro de Documentos que amparan Convenios y Contratos

En la constatación física efectuada a las garantías que amparan convenios y contratos

suscritos por la municipalidad, se pudo determinar documentos por un valor de USD 74 619,11

no incluidos en el saldo certificado por contabilidad, ni registrados en el listado anexo al acta

proporcionado por Tesorería, de los cuales USD 363.99 corresponden a un cheque certificado

con fecha 2008-04-02 garantizando el fiel cumplimiento del contrato por cesión de derechos de

impresión y USD 74 255,12 a trece letras de cambio emitidas en el mes de julio del 2008

garantizando el buen uso del material en los convenios suscritos para construcción de

pequeñas obras, (PPO). (Ver Anexo No. 4)

Es de indicar que estos documentos aceptados como garantía, no cumplen los requisitos

dispuestos en el artículo 73 de la Ley de Contratación Pública y artículo 73 de la Ley Orgánica

del Sistema Nacional de Contratación Pública, al no constar dentro de las formas de garantía

que establecen los mismos.

En la cuenta 911.09 “Garantía en Valores, Bienes y Documentos”, se ha ingresado

contablemente las pólizas Nº 0038226 por un valor de USD 761 817,17 y 0002828 por USD 4

950 492,50, pólizas solicitadas por el Municipio de Portoviejo a favor del Ministerio del

Ambiente, por lo que al no ser garantías emitidas a favor del Municipio y que no avalan

recursos dispuestos por esta entidad se debió realizar su ingreso en un rubro diferente, a fin

de diferenciar el saldo de las pólizas recibidas con las entregadas y contar con información

real y oportuna.

Cuadro No. 2

El saldo de USD 34 632 698,08 correspondiente a la cuenta “Valores en Garantía, Bienes y

Documentos” certificado con fecha 2008-09-12, por la contadora del Municipio, no coincide

con el saldo producto de la constatación física de los documentos obtenido por auditoria,

donde se determinó un total de USD 34 557 029,39 en pólizas, existiendo una diferencia de

más en el saldo contable de USD 75 668,69, producto de amortizaciones de ocho pólizas no

registradas contablemente por parte de los encargados de Contabilidad y Tesorería. (Ver

Anexo No. 5). Este punto llama la atención ya que con la suscripción del acta de

entrega-recepción se da fe que todos los valores recibidos y entregados en el área de

Tesorería guardan conformidad con los saldos contables, demostrando que la constatación

física de estos documentos no se la efectuó con la prolijidad del caso.

Estas inconsistencias han provocado que el saldo contable de la cuenta de orden

911.09 Garantía en Valores, Bienes y Servicios, no refleje la existencia física de las garantías

bajo custodia de la Tesorera y acontecen por la inobservancia por parte de la contadora de la

Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental 3.2.31 “Cuentas de Ordenes”, y por parte de

la tesorera saliente del artículo 71 del Reglamento Sustitutivo de Bienes del Sector Público y

de la Norma de Control Interno 230-14 “Control y Custodia de Garantías y Fianzas” en la parte

pertinente que indica:

“…Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el

adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

• Las garantías cumplirán con los requisitos señalados en las disposiciones legales

vigentes.

• La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los anticipos, en cuyo

proceso se verificará que las garantías y fianzas sean solidarias, incondicionales, irrevocables

y de realización automática. Custodia organizada de las garantías y fianzas. Control de

vencimiento de las garantías y fianzas recibidas…” Estas novedades fueron comunicadas

mediante oficio POR2008UAI-OFC00048 de 2008-12-02, a la alcaldesa sin que hasta

2008-12-23 se hayan realizado los ajustes correspondientes.

Conclusión.

Los registros de Tesorería y saldos contables de la cuenta “Valores en Garantía, Bienes y

Documentos”, no guardan relación con las garantías en custodia de la tesorera municipal a

pesar de que en el acta suscrita se da fe de que se entregó y recibió a conformidad todos los

documentos en garantía y que los mismos coinciden con los saldos contables certificados por

la contadora municipal.

Recomendación

A la Contadora y Tesorera:

8. Efectuarán los ajustes pertinentes a fin de que las garantías en poder de la tesorera de

la entidad coincidan con los saldos contables y los registros que maneja la tesorera,

realizarán cruces constantes a fin de verificar la conformidad de las existencias físicas

con los saldos contables.

A la Tesorera:

9. Solicite el canje de las garantías que no se ajusten a las disposiciones de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y exija permanentemente

documentos que representen una garantía incondicional, irrevocable y de cobro

inmediato, otorgada por una Compañía Aseguradora, Banco o Institución Financiera

sólida preferentemente del medio y que esté debidamente calificada y autorizada por la

Superintendencia de Bancos.

Custodia y Organización de las Garantías y Fianzas

Las pólizas y demás documentos presentados por los contratistas como garantía al buen uso

del anticipo, buena calidad del material y fiel cumplimiento del contrato, son archivados en

carpetas colgantes y en orden alfabético, no obstante no se separan las garantías vencidas de

las vigentes, tampoco se coloca un sello indicando que estas ya están vencidas, renovadas o

canceladas, en muchas de las carpetas tampoco se adjunta el acta de entrega provisional o

definitiva. Al respecto la encargada del archivo de estos documentos supo manifestar, que

dicha situación acontece por cuanto los contratos que suscribe y emite la municipalidad y

resguardadas por el departamento legal, tampoco guardan un orden numérico y codificado,

situación que fue comprobada por esta unidad. Del análisis al proceso de entrega recepción

de las garantías, se pudo determinar que una vez que estas son presentadas por el contratista

al departamento legal para su análisis y revisión, son enviadas a quien ejerce las funciones de

supervisor de los contratos, quien en muchas veces devuelve las garantías a los contratistas

para que sean estos quienes entreguen a Tesorería para su registro y custodia por lo que se

ha incumplido con la Norma de Control Interno 230-14 “Control y Custodia de Garantías y

Fianzas”.

La falta de una custodia organizada de las garantías y fianzas dificulta la labor de control y

revisión e impide tener a la mano información ágil y adecuada para la toma oportuna de

decisiones.

Conclusión.

Las pólizas y demás documentos presentados por los contratistas como garantía de los

contratos suscritos con el Municipio, no son archivados por la persona responsable del área de

tesorería en forma ordenada y clasificada, igual situación acontece con los contratos que

reposan en el archivo del departamento legal donde se observo el desorden con que se

manejan los mismos. Adicionalmente las garantías, no son entregadas al área de tesorería a

través de un oficio que sirva de constancia de la entrega recepción.

Recomendación.

Al Procurador Síndico:

10. Dispondrá que los contratos que suscriba el municipio a partir del año 2009 se los maneje

y archive en orden numérico y codificado de acuerdo al contrato y departamento o área que lo

origine.

11. Dispondrá la implantación de registros acorde a la codificación y numeración del contrato,

debiendo existir un registro que abarque el total de los contratos suscritos y otro con los

contratos que se encuentran vigentes, para lo cual delegará a una persona específica a fin de

mantener este archivo y registros en orden y actualizados.

A los Directores Municipales

12. Mantendrán y archivarán una copia de estos contratos y llevarán un registro secuencial

de los mismos la Dirección de Obras Públicas y demás dependencias que originen

contratos, a fin de que la información este disponible en forma ágil e inmediata y se

puedan efectuar los controles y confrontaciones de una manera adecuada.

A la Tesorera Municipal :

1. Mantendrá y archivará las garantías que maneja esta área en forma numérica y codificada

en forma paralela a la de los contratos, archivará por separado las garantías vigentes

adjuntando en las carpetas de estas últimas las actas de entrega provisional si existieren.

Colocará un sello en las garantías que han sido renovadas o canceladas y archivará

adjunto al acta de entrega definitiva.

2. Dispondrá que las garantías y demás documentos que sean entregados al área de

Tesorería para su registro y custodia, se los efectúen mediante un oficio que de fe y deje

constancia de la entrega recepción.

Cuentas Corrientes Activas a pesar de no tener movimiento

De acuerdo a certificación presentada por la Tesorera con fecha de 2008-11-19, indica que de

la información proporcionada por los bancos de la localidad, todavía continúan sin cerrarse

tres cuentas corrientes aperturadas a nombre del Municipio de Portoviejo, las mismas que a

pesar de no tener movimiento por un tiempo considerable todavía continúan activas e incluso

con saldo como es el caso de la cuenta del banco de Fomento 40054037 que registra un saldo

de USD 19 464,18.

Es de indicar que el Banco de Fomento mantiene bloqueado de este saldo varios valores

desde el año 2007, que suman USD 3 204,24 sin que este Banco indique hasta la fecha las

razones que motivaron dicho bloqueo.

La cuenta corriente 4545605 aperturada en 2007-10-23 en el Banco del Pacífico como cuenta

rotativa de ingresos y que según certificación otorgada por la tesorera municipal mediante

oficio POR08TESOFI-135 de 2008-12-10, hasta el 2008-12-18 no registra saldo y no consta

registrada en el libro banco de la entidad, incumpliendo el Principio de Contabilidad

Gubernamental 3.1.1 “Medición Económica” .

Cuadro No. 3

Estas novedades incumplen con la Norma de Control Interno 230-08 “Cuentas Corrientes

Bancarias”, que en su parte pertinente indica:

“…Las cuentas corrientes bancarias se abrirán bajo la denominación de la entidad u

organismo público, y si es necesario, con indicación de la oficina regional, provincial,

delegación o agencia, y su número será lo estrictamente necesario, con la finalidad de

mantener un adecuado control interno…”

Esto acontece por la falta de aplicabilidad de un procedimiento de control como el dispuesto

por la Norma de Control Interno 230-09 “Conciliaciones Bancarias”, no ejecutado debidamente

por parte la servidora encargada de estas funciones ni de la tesorera saliente, permitiendo que

las cuentas constantes del libro bancos permanezcan por varios años sin depurar y

registrando cuentas inactivas a pesar de que una de estas mantenía saldo, ocasionando que

la entidad mantenga congelados injustificadamente recursos que pudieron ser oportunamente

utilizados en provecho de la comunidad.

Conclusión.

Se mantienen sin cerrar tres cuentas corrientes a nombre del Municipio de Portoviejo, a pesar

que las mismas no registran movimiento. No se ha efectuado hasta el 200812-18, el traspaso

de USD 19 464,18 que el Municipio de Portoviejo mantiene como saldo desde el año 2007 en

la cuenta corriente del Banco de Fomento 40054037. Tampoco se ha recibido respuesta

alguna por parte del Banco del Fomento que indique las razones por las cuales del saldo de

esta cuenta mantenga bloqueados USD 3 204,24. Esto acontece por la falta de aplicabilidad

de un procedimiento de control como es el de las conciliaciones bancarias, no ejecutado

debidamente por parte la servidora encargada de estas funciones ni de la tesorera saliente,

permitiendo que las cuentas constantes del libro bancos permanezcan por varios años sin

depurar y registrando cuentas inactivas a pesar de que una de estas mantenía saldo,

ocasionando que la entidad mantenga congelados injustificadamente recursos que pudieron

ser oportunamente utilizados en provecho de la comunidad.

Recomendación

Al Procurador Síndico y Tesorera:

15. Procederán a solicitar al Banco Nacional de Fomento la documentación que sustente y

justifique el bloqueo de valores, que por un total de USD 3 204,24 ha efectuado a la

cuenta corriente 40054037 a nombre del Municipio de Portoviejo y realice las acciones

necesarias a fin de lograr el desbloqueo de estos valores.

A la Tesorera municipal:

16. Efectuará el traspaso de los saldos de las cuentas corrientes inactivas a la cuenta

corriente rotativa de ingresos de la Municipalidad y posteriormente solicite en forma

inmediata el cierre de las mismas.

Notas de Crédito emitidas a favor del Municipio

En la cuenta 1.1.1.3.1, “Títulos Fiscales por Entregar”, se ha ingresado indebidamente 21

notas de crédito emitidas por el SRI y que corresponden a devoluciones del IVA, a favor del

Municipio, siendo ingresadas contablemente dos en el año 2004 y 19 en el 2007, por un valor

total de USD 273 429,32. Aplicación de cuenta errónea si consideramos que los títulos de

crédito en mención corresponden a créditos tributarios otorgadas por el SRI sobre los cuales el

Municipio es beneficiario, razón por la cual se los debió registrar contablemente en la cuenta

111.33 Notas de Crédito por efectivizar, esta situación ha impedido tener información real para

la toma oportuna de decisiones por parte de la entidad provocando que estos créditos

tributarios no hayan sido efectivizados oportunamente a pesar de constar dentro de los activos

del municipio desde el año 2004, permaneciendo USD 273 429,32 improductivos cuando bien

se pudo con estos valores cancelar deudas a contratistas o cubrir otros egresos municipales.

(Ver Anexo No. 6). Razón por la que se ha incumplido con lo establecido en la Norma de

Control Interno 210-02 “Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental”, en la parte

pertinente que dice: “…Las operaciones se contabilizarán por el importe correcto en las

cuentas apropiadas y en el período correspondiente…”.

Situación que acontece por cuanto la contadora no a utilizado la cuenta registrada en el

catalogo general de cuentas para este concepto; provocando que los estados financieros no

contengan información idónea, que permita proporcionar al lector elementos mayores para

analizar e interpretar el balance, lo que podría incidir en la toma errónea de decisiones.

Este particular fue comunicado a la Alcaldesa mediante oficio POR2008UAA-OFC0048 de

2008-12-02, sin que hasta 2008-12-18 se hayan realizado los ajustes pertinentes por parte de

la contadora.

La nota de crédito 0045076, por USD 583,20, emitida por el SRI a favor de la Sra. Chan Fong

Chong Qui Konny Lor, endosada a favor del Sr. Chan Fong Marín Víctor, fue aceptada en

enero del 2007 como canje de una deuda por impuestos prediales que mantenía el Sr. Chan

Marín con el Municipio de Portoviejo, no obstante esta nota de crédito no fue endosada

legalmente a favor del Municipio de Portoviejo por cuanto hasta el 2008-10-31 se obvió el

trámite correspondiente al registro del endoso a favor del municipio en el SRI, situación que ha

impedido su efectivización oportuna.

Acción Tomada por la Entidad

Mediante oficio POR08TESOFI-133, de 2008-12-05, la tesorera municipal solicita al SRI,

proceda a realizar el endoso de la nota de crédito entregada por el Sr. Chan Marín a favor del

Municipio por un valor de USD 583,20, por lo que con fecha de 200812-08 el SRI procede a

emitir el documento 45076, endosando dicha nota de crédito a favor del Municipio de

Portoviejo.

Conclusión.

El hecho de que 21 notas de crédito por un valor de USD 273 429,32, emitidas por el SRI a

favor del Municipio de Portoviejo, no fueran ingresadas contablemente en la cuenta 111.33

Notas de Crédito por efectivizar no ha permitido tener información real y oportuna que permita

que estos valores sean efectivizados oportunamente a pesar de constar dentro de los activos

del municipio desde el año 2004, permaneciendo USD 273 429,32 improductivos en lugar de

ocupar estos recursos para cancelar deudas a contratistas y cubrir otros egresos municipales

Recomendación

A la Directora Financiera.

17. Efectuará permanentemente cruces de información y constataciones físicas de los

valores bajo custodia de la tesorera a fin de determinar la propiedad, legalidad y

veracidad de las mismas.

A la Contadora:

18. Dispondrá que las notas de crédito emitidas a favor del Municipio, sean ingresadas en

la cuenta 1.1.1.3.3 “Notas de Crédito por Efectivizar”.

A la Tesorera:

19. Procederá a cancelar las obligaciones que mantenga el Municipio, priorizando el pago

en entrega de notas de crédito al efectivo, a fin de efectivizar oportunamente los

valores en notas de crédito que mantiene desde el año 2004 dentro de sus activos el

Municipio por este concepto.

Econ. Julio Espinoza Andrade AUDITOR GENERAL GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTÓN PORTOVIEJO.