CAPÍTULO III -...

Manual de Normas y Procedimientos Presupuestarios

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PRESUPUESTARIOS

Mayo, 2004

CAPÍTULO III Descripción y flujogramas de acción de los Procedimientos Presupuestarios de

FUNDACITE 1.- Con relación a la etapa de la Formulación del Presupuesto

§ Planificar el Presupuesto Anual de la Fundación. § Elaborar el Presupuesto Anual de la Fundación.

2.- Con relación a la etapa de Ejecución del Presupuesto § Elaborar la Ejecución Física del Presupuesto Anual de la Fundación. § Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Ingresos de la

Fundación. § Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de gastos de la

Fundación. § Solicitud de Modificación Presupuestaria (Crédito Adicional). § Solicitud de Modificación Presupuestaria ( Traslado de una partida a otra del mismo programa mayor al 10%). § Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de

distintos programas mayor al 10%). § Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra

del mismo programa menor al 10%). § Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de

distintos programas menor al 10%). 3.- Con relación a la etapa del Control del Presupuesto

§ Controlar el Cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundación.

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1. Procedimiento: Planificar el Presupuesto Anual de la Fundación. Objetivo: Vincular el Plan Operativo Anual de la fundación con la elaboración del Presupuesto Anual de la Fundación. Normas Específicas: El presupuesto anual de la fundación expresara los planes nacionales, regionales y locales , elaborado dentro de las líneas generales del plan de desarrollo económico y social de la nación, los lineamientos de desarrollo científico y tecnológico a nivel nacional, regional y local; y contendrá las políticas, objetivos estratégicos, productos e indicadores incluidos en el plan operativo anual.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Recibe de Presidencia el Plan Operativo Anual (POA) definitivo de la fundación aproximadamente en el mes de agosto (ver en el Manual de Procedimientos Administrativos de la fundación el procedimiento denominado: “Programar el Plan Operativo Anual”).

2. Clasifica la información del Plan Operativo Anual por programa: Programa 01: Dirección y Coordinación Central Programa 02: Fomento Científico Programa 03: Tecnología y Sistemas Programa 04: Formación de Recursos Humanos

3. Realiza la vinculación del Plan Operativo Anual (POA) con el Presupuesto Anual de la Fundación; es decir, asigna los créditos presupuestarios a las partidas correspondientes para el cumplimiento de las metas previstas; atendiendo a la codificación del Plan Unico de Cuentas elaborado por la Onapre.

4. Efectúa una revisión de las consideraciones de carácter legal para elaborar Presupuesto Anual de la Fundación.

5. Realiza un cronograma de planificación presupuestaria anual, donde se explica: requerimientos, estrategias, fechas y consideraciones de carácter legal.

6. Elabora el Presupuesto Anual de la Fundación (ver procedimiento denominado: “Elaborar el Presupuesto Anual de la Fundación” Pág. 27).

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2. Procedimiento: Elaborar el Presupuesto Anual de la Fundación. Objetivo: Preparar el Presupuesto Anual de la Fundación en base al Plan operativo Anual de la Fundación, que permita establecer la relación entre los objetivos y las metas y los recursos para alcanzarlos. Normas Específicas: El presupuesto debe formularse utilizando el momento de la causación de las transacciones como base contable, ordenado en programas, subprogramas, proyectos, partidas, genéricas, específicas, subespecíficas; y reflejar las metas a alcanzar por la fundación.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Ubica los requerimientos, instructivos, leyes, normativas y demás consideraciones de carácter legal vigentes, establecidos en el cronograma para elaborar el Presupuesto Anual de la Fundación.

2. Analiza los requerimientos, instructivos y leyes correspondientes.

3. Desarrolla las acciones y estrategias previstas en el cronograma (se consideran los instructivos y clasificadores necesarios para elaborar el Presupuesto Anual de la Fundación).

4. Recibe los aportes del ente de adscripción, el organismo controlador, y determina los ingresos propios de la fundación y otras fuentes de financiamiento que se esperan obtener para el año presupuestado en coordinación con el área de contabilidad y finanzas.

5. Realiza los cálculos de las proyecciones de los créditos presupuestarios para cada una de las partidas (considerando el impacto inflacionario y los clasificadores de sueldos de los funcionarios públicos), clasificándolas por grupos a conformar el presupuesto: 4.01 Gastos de Personal, 4.02 Materiales y Suministros, 4.03 Servicios no personales, 4.04 Activos Reales, 4.05 Activos Financieros, 4.06 Disminución de Pasivos, 4.07 Transferencias y 4.08 Otros gastos institucionales descentralizados.

6. Revisa que las proyecciones realizadas sean las correctas, si no son las correctas se ajustan.

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Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 7. Estructura el proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación, consolidando las proyecciones realizadas, atendiendo a la normativa vigente.

8. Elabora los Estados Financieros Proyectados dentro de un marco plurianual (Real Año Anterior-Ultimo estimado _ Ultimo Estimado del Año Inmediatamente Anterior _ Presupuesto de Gastos del Año Presupuestado): Balance General, Estado de Resultados, Presupuesto de Caja, Relación de Deudas, Origen y Aplicación de Fondos, Cuenta Ahorro/Inversión.

9. Envía el proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación a la Presidencia.

Presidencia 10. Analiza el contenido del proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación conjuntamente con la Gerencia de Gestión Interna.

11. Discute el contenido del proyecto de Presupuesto Anual con la Gerencia de Gestión Interna y la Coordinación de Presupuesto.

12. Aprueba o desaprueba el Proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación.

Presidencia 13. Si es aprobado por el Presidente, elabora un memorando para remitir el proyecto de presupuesto al ente de adscripción y/o al organismo solicitante para que revisen el proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación; si no es aprobado por el Presidente, establece las modificaciones que se deben realizar al proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación, y ordena a Coordinación de Presupuesto corregir las fallas existentes.

Presidencia 14. Envía al organismo adscripción y/o al ente solicitante el memorando junto con el proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación para que lleven a cabo la etapa de Discusión y Aprobación del Presupuesto.

Organismo de Adscripción 15. Envía toda la documentación a la Onapre (Proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación).

16. Remite a la Coordinación de Presupuesto la aprobación o desaprobación del proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación dictada por la Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre).

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Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 17. Si no es aprobado por la Onapre el proyecto de Presupuesto Anual de la Fundación, se recibe a través del ente de adscripción el proyecto y las modificaciones propuestas con lo cual se ajusta el proyecto de Presupuesto de la Fundación.

18. Remite el proyecto de Presupuesto Anual Ajustado de la Fundación al ente de adscripción para que continúe con la gestión.

19. Recibe del Ente de adscripción una resolución aprobando el Presupuesto Anual de la Fundación junto con la publicación en Gaceta Oficial.

20. Ejecuta el Presupuesto Anual de la Fundación (ver procedimientos denominados: “Elaborar la ejecución física del presupuesto anual de la fundación” Pág. 32 y “Elaborar la ejecución financiera del presupuesto de gastos de la fundación” Pág. 36).

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3. Procedimiento: Elaborar la Ejecución Física del Presupuesto Anual de la Fundación.

Objetivo: Implementar mecanismos de control de ejecución física, con el fin de verificar el grado de cumplimiento de la programación física. Normas Específicas: Los entes descentralizados sin fines empresariales están obligados a llevar registros de información acerca de la ejecución física y financiera de su presupuesto, así como, participar los resultados de dicha ejecución a la Oficina Nacional del Presupuesto (Onapre). Las coordinaciones y/o unidades ejecutoras de la fundación deberán presentar mensualmente a la Coordinación de Presupuesto, la información correspondiente a las metas ejecutadas hasta el momento; y si existiera alguna diferencia con lo programado justificar tal situación.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Analiza los mecanismos de control de ejecución para que las actividades planificadas en el Presupuesto Anual de la Fundación se cumplan de forma eficiente.

2. Diseña los formatos necesarios, para aplicar los mecanismos de control de ejecución de las actividades planificadas en el Presupuesto Anual de la Fundación.

3. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las actividades planificadas en el Presupuesto Anual de la Fundación, la cual puede ser trimestral, bimensual o mensual dependiendo de los requerimientos del ente de adscripción, aunque generalmente es trimestral.

4. Envía el formato correspondiente a la ejecución física mensual del presupuesto (metas) a cada Coordinación o Unidad.

Coordinaciones y/o unidades 5. Reciben el formato y llenan las casillas contenidas en el formato, colocando las metas ejecutadas hasta el momento y las notas explicativas del adelanto del desarrollo de las metas asignadas.

6. Envían a la Coordinación de Presupuesto, el formato con las notas explicativas.

Coordinación de Presupuesto 7. Revisa y clasifica la información recibida. 8. Elabora la ejecución financiera del Presupuesto Anual

de la Fundación (ver procedimiento denominado: “Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos de la Fundación.” Pág. 36).

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4. Procedimiento: Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Ingresos de la Fundación.

Objetivo: Documentar las acciones relacionadas con la obtención y registro de los ingresos previstos en la formulación del presupuesto. Normas Específicas: La liquidación (el momento en el cual se devengan los ingresos) y su recaudación efectiva deben ser asentadas en registros de ejecución presupuestaria.

Responsable Acción

Coordinación de Finanzas y Contabilidad

1. Ejecuta el presupuesto de ingresos de acuerdo con las órdenes de pago abonadas por el ente de adscripción y el organismo controlador.

2. Recibe de las Casas de Ciencias las relaciones de ingresos, donde se indican los depósitos realizados por ingresos propios conjuntamente con los soportes respectivos.

3. Registra los ingresos en la medida en que se van materializando los recursos financieros (ver en el Manual de Sistemas y Procedimientos Contables de la Fundación, el procedimiento denominado: “Registro de los ingresos derivados del cobro a la Tesorería del Estado por concepto de transferencias del situado constitucional de la República Bolivariana de Venezuela”; “Registro de los ingresos por transferencias provenientes del Ministerios de Ciencia y Tecnología”).

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5. Procedimiento: Elaborar la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos de la Fundación.

Objetivo: Documentar las acciones relacionadas con la utilización y manejo de los créditos presupuestarios, y establecer comparaciones entre la ejecución física y financiera de las metas previstas en el Presupuesto Anual de la Fundación, con el fin de participar trimestralmente a la Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre) mediante el organismo de adscripción los resultados de la mencionada comparación. Normas Específicas: Los entes descentralizados sin fines empresariales están obligados a preparar estados mensuales, trimestrales y anuales de ejecución presupuestaria en los términos y lapsos que dicte la ley y la normativa vigente. El informe de Ejecución Trimestral del Presupuesto debe presentarse a la Onapre a los diez días (10) siguientes al vencimiento de cada trimestre. Cualquier gasto a efectuarse debe estar incluido en el presupuesto. Un crédito se considera gastado cuando queda definitivamente afectado al causarse un gasto, es decir, al originarse la obligación de pago; todo gasto se considera como pagado al cancelarse dicha obligación. Los gastos deben ser asentados en registros de ejecución presupuestaria, desde el momento en que se causen estos, detallando las etapas del compromiso y el pago, de conformidad con las normas técnicas correspondientes.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Efectúa el compromiso presupuestario anual de las partidas de nómina (4.01 Gastos de Personal)

2. Recibe de las coordinaciones y/o unidades de la fundación, una nota de pedido donde se explica: requerimientos de bienes y servicios y cotizaciones de proveedores.

3. Revisa las correspondientes notas de pedido. 4. Verifica que el concepto del gasto que se quiere

imputar este programado en el Presupuesto Anual de la Fundación.

5. Verifica si existe disponibilidad presupuestaria. 6. Si el gasto no se encuentra programado, efectúa un

traslado interno entre partidas, esto dependiendo de su cuantía (ver procedimientos de solicitud de modificaciones presupuestarias en Pág. 39 a 48).

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Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 7. Realiza la imputación en la partida referida al concepto de lo programado en el Presupuesto Anual de la Fundación, en el sistema administrativo SIGESP.

8. Envía a la Unidad de Servicios Generales el compromiso del gasto y la documentación soporte (actas y cotizaciones). (ver en el Manual de Normas y procedimientos administrativos el Procedimiento denominado: “Elaboración y Canalización de las Ordenes de Compra”, “Reposición de los fondos de trabajo”, entre otros.

9. Traslada al formato de ejecución financiera la totalidad de los compromisos, gastos causados y pagos de cada mes emanados del sistema administrativo SIGESP.

10. Compara la ejecución física con la ejecución financiera de las metas.

11. Establece los resultados de la comparación realizada. 12. Realiza el punto de cuenta con la Presidencia y la

Gerencia de Gestión Interna (ver procedimiento denominado: “Controlar el Cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundación” Pág. 49).

13. Prepara la información comparada para la elaboración de informes de ejecución del Presupuesto.

14. Realiza el informe de ejecución presupuestaria según lo que establezcan los instructivos y leyes vigentes.

15. Envía el informe al ente de adscripción y/o al organismo solicitante en los lapsos que establece la ley.

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6. Procedimiento: Solicitud de Modificación Presupuestaria (Crédito Adicional).

Objetivo: Incrementar los créditos presupuestarios asignados a programas, subprogramas, proyectos, obras, partidas, subpartidas; para atender gastos necesarios no previstos (extraordinarios) o partidas que resulten insuficientes. Normas Específicas: La solicitud de créditos adicionales será aprobada por el Presidente de la República en Consejo de Ministros, y se decretara en Gaceta Oficial.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Analiza la ley, la normativa e instructivos vigente, dependiendo de ese estudio elabora la solicitud.

2. Elabora un oficio dirigido al ente de adscripción solicitando la modificación presupuestaria, este oficio debe contener una exposición de motivos y un presupuesto contentivo de las partidas que se afectarán con el crédito adicional.

3. Envía a Presidencia la solicitud. Presidencia 4. Aprueba la solicitud. 5. Envía el oficio al ente de adscripción con los

siguientes soportes: lo presupuestado por la fundación, lo ejecutado hasta el momento, en que etapa se debe realizar la modificación presupuestaria, además de otros requerimientos que la ley vigente indique.

Coordinación de Presupuesto 6. Toma nota de la publicación del decreto de crédito adicional, la cual indica la autorización de la solicitud de modificación presupuestaria.

7. Registra el decreto de crédito adicional publicado en Gaceta Oficial.

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7. Procedimiento: Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra del mismo programa mayor al 10%).

Objetivo: Reasignar los créditos presupuestarios de una partida a otra del mismo programa mayor al 10% de los respectivos créditos originales. Normas Específicas: Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas de un mismo o distintos programas, mayores al diez por ciento (10%) de los respectivos créditos originales serán autorizados por el ente de adscripción, previa opinión de la Oficina Nacional del Presupuesto (Onapre).

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Establece cuál es la partida cedente, es decir, la que cubrirá el faltante y la receptora ( las partidas cedente y receptora forman parte del mismo programa).

2. Prepara el formulario de solicitud de modificación presupuestaria correspondiente, donde se indican detalles del tramite: Características del traslado, Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre otros.

3. Firma la solicitud de modificación presupuestaria conjuntamente con la Coordinación o unidad responsable del programa.

4. Envía la solicitud de traspaso presupuestario, formularios y anexos a la Presidencia de la fundación.

Presidencia 5. Revisa y Aprueba la solicitud. 6. Envía a la Coordinación de Presupuesto la solicitud

junto con la notificación de aprobación. Coordinación de Presupuesto 7. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente

firmados por el Presidente. 8. Envía la solicitud de traspaso presupuestario,

formularios y anexos al ente de adscripción. 9. Recibe la autorización del ente de adscripción. 10. Realiza el movimiento de partidas.

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8. Procedimiento: Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de distintos programas mayor al 10%).

Objetivo: Reasignar los créditos presupuestarios de una partida a otra de distintos programas mayor al 10%. Normas Específicas: Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas de un mismo o distintos programas, mayores al diez por ciento (10%) de los respectivos créditos originales serán autorizados por el ente de adscripción, previa opinión de la Oficina Nacional del Presupuesto (Onapre).

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Establece cuál es la partida cedente, es decir, la que cubrirá el faltante y la receptora ( las partidas cedente y receptora forman parte de distintos programas).

2. Prepara el formulario de solicitud de modificación presupuestaria correspondiente, donde se indican detalles del tramite: Características del traslado, Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre otros.

3. Solicita aprobación del Coordinador responsable del programa que va a ceder los recursos.

4. Firma la solicitud de modificación presupuestaria conjuntamente con la Coordinación o Unidad responsable del programa de la partida receptora, y la Coordinación o Unidad responsable del programa que va ceder los recursos.


Presidencia 6. Revisa y aprueba la solicitud. 7. Envía a la Coordinación de Presupuesto la solicitud

junto con la notificación de aprobación. Coordinación de Presupuesto 8. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente

firmados por el Presidente. 9. Envía la solicitud de traspaso presupuestario,

formularios y anexos al ente de adscripción. 10. Recibe la autorización del ente de adscripción. 11. Realiza el movimiento de partidas.

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9. Procedimiento: Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra del mismo programa menor al 10%).

Objetivo: Reasignar los créditos presupuestarios de una partida a otra del mismo programa menor al 10%. Normas Específicas: Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas de un mismo o distintos programas, menores al diez por ciento (10%) de los respectivos créditos originales serán autorizados por el Presidente de la fundación, y será notificado el ente de adscripción.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Establece cuál es la partida cedente, es decir, la que cubrirá el faltante y la receptora ( las partidas cedente y receptora forman parte del mismo programa).

2. Prepara el formulario de solicitud de modificación presupuestaria correspondiente, donde se indican detalles del trámite: Características del traslado, Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre otros.

3. Firma la solicitud de modificación presupuestaria conjuntamente con la Coordinación o Unidad responsable del programa.


Presidencia 5. Revisa y autoriza la solicitud de modificación presupuestaria.

6. Envía a la Coordinación de Presupuesto la solicitud junto con la notificación de aprobación.

Coordinación de Presupuesto 7. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente firmados por el Presidente.

8. Realiza el movimiento de partidas.

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10. Procedimiento: Solicitud de Modificación Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de distintos programas menor al 10%).

Objetivo: Reasignar los créditos presupuestarios de una partida a otra de distintos programas menor al 10%. Normas Específicas: Los traspasos de créditos presupuestarios entre partidas de un mismo o distintos programas, menores al diez por ciento (10%) de los respectivos créditos originales serán autorizados por el Presidente de la fundación, y será notificado el ente de adscripción.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Establece cuál es la partida cedente, es decir, la que cubrirá el faltante y la receptora ( las partidas cedente y receptora forman parte de distintos programas).

2. Prepara el formulario de solicitud de modificación presupuestaria correspondiente, donde se indican detalles del trámite: Características del traslado, Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre otros.

3. Solicita aprobación del Coordinador responsable del programa que va a ceder los recursos.

4. Firma la solicitud de modificación presupuestaria conjuntamente con la Coordinación o Unidad responsable del programa de la partida receptora y la Coordinación o Unidad responsable del programa que va a ceder los recursos.


Presidencia 6. Revisa y autoriza la solicitud de modificación presupuestaria.

7. Envía a la Coordinación de Presupuesto la solicitud junto con la notificación de aprobación.

Coordinación de Presupuesto 8. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente firmados por el Presidente.

9. Realiza el movimiento de partidas.

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11. Procedimiento: Controlar el Cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundación.

Objetivo: Controlar la ejecución física y financiera del Presupuesto Anual de la Fundación, con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades planificadas, el grado de logros de los planes previstos a través del presupuesto conforme a leyes, reglamentos, normas y el manual de normas y procedimientos presupuestarios; además de analizar, explicar e implementar medidas correctivas a las variaciones encontradas en el proceso si corresponde. Normas Específicas: Deberá existir un equilibrio presupuestario entre los recursos utilizados y las metas ejecutadas hasta el momento. Cualquier ingreso o gasto debe estar incluido en el presupuesto respectivo.

Responsable Acción

Coordinación de Presupuesto 1. Genera el reporte mensual preliminar de ejecución física y financiera del presupuesto.

2. Presenta mensualmente puntos de cuenta a la Presidencia.

Presidencia 3. Discute con la Gerencia de Gestión Interna y la Coordinación de Presupuesto el alcance de la planificación presupuestaria.

4. Si se encuentran fallas, problemas o variaciones, implementa las medidas correctivas a que halla lugar; si no es necesario se continúa con la planificación anteriormente realizada.

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