COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA...

MANUAL

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ÁREA: CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGÌA E

INNOVACIÒN Mayo, 2004

COORDINACION DE CASAS DE CIENCIA, TECNOLOGIA E

INNOVACION

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7.1.- PROCEDIMIENTO: Planificación de las labores realizadas en la Coordinación General de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación.

OBJETIVO: Definir las acciones del programa Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación durante el año y las actividades a realizar de acuerdo al Plan Operativo Anual. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Las actividades determinadas deben estar relacionadas con promover el desarrollo de la ciencia y la tecnología. - Elaborar el Plan Operativo Anual a partir de los lineamientos y directrices emitidos pro el Consejo Consultivo.

Responsable Acción

Persona enlace

1. Recibe en consejo consultivo los lineamientos y directrices por las cuales debe regirse el Plan Operativo Anual (Ver procedimiento: “Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual” Pág. 356)

Coordinación General de Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

2. Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el Plan Operativo Anual de la coordinación.

3. Determina las actividades que la coordinación va a desarrollar en el año, además se debe especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo.

4. Distribuye las actividades mes por mes. 5. Selecciona las actividades a desarrollar en un mes. 6. Distribuye las actividades semanalmente.

7. Elabora el presupuesto de la Coordinación Casas de ciencia, tecnología e innovación para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas).

8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual a seguir.


9. Imprime un (1) ejemplar del informe.

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Responsable Acción


10. Emitir una (1) copia del ejemplar del informe.

11. Envía un ejemplar del informe, junto con su respectiva copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación (las personas que reciben el respectivo informe deben firmar la copia como recibida).

12. Archiva la copia del informe firmada por los

responsables.

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7.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación de actividades mensuales a seguir en las Casas de Ciencia, Tecnología e innovación.

OBJETIVO: Crear un programa donde se especifiquen las actividades mensuales que seguirán las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación.

NORMAS ESPECÍFICAS: - Debe realizarse mensualmente. - Se debe anexar al informe mensual.

Responsable Acción

Coordinación general de las Casas de Ciencia Tecnología e Innovación

1. Detecta las necesidades de la población en el área de la ciencia y la tecnología (Cuyo diagnostico debe estar relacionado con el Plan Regional y las Jornadas Municipales de Ciencia y Tecnología).

2. Determina las actividades a realizar de acuerdo a las

necesidades detectadas.

3. Especifica todos los requerimientos necesarios para que dichas actividades que se lleven a cabo

4. Determina la fecha tentativa de la actividad. Coordinación Local de las Casas de Ciencia Tecnología e Innovación

5. Presenta en el informe mensual a entregar a la coordinación general la actividad planificada para su aprobación

Coordinación General de Casas de Ciencia, Tecnología e innovación

6. De ser aprobada, se envía un oficio a la institución participante conjuntamente con un cronograma y la actividad a realizar.

Coordinación Local de las Casas de Ciencia Tecnología e Innovación

7. Recibe una comunicación de aceptación de la institución participante.

8. Realiza participación a las instituciones educativas y publico en general sobre la actividad planificada, realizando la correspondiente promoción.

9. Ejecuta la actividad.

10. Reporta en el informe mensual la actividad de acuerdo a la metodología establecida.

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7.3.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de Informes mensuales.

OBJETIVO: Reportar a la Coordinación General del programa las actividades realizadas durante un mes en cada una de las Casa de Ciencia, Tecnología e Innovación. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Todos los informes deben ser realizados bajo el mismo formato. - Debe ser entregado mensualmente los 8 primeros días de cada mes.

Responsable Acción

Coordinación local de Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

1. Describe las actividades realizadas durante el periodo.

2. Elabora un plan de actividades futuras.

3. Elabora cuadros descriptivos de áreas administrativas.

4. Anexa las solicitudes de permiso, materiales y equipos, servicios, planificación de las actividades.

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7.4.- PROCEDIMIENTO: Generar la información sobre los alcances de la gestión de las Casas de Ciencia.

OBJETIVO: Asegurar si las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación cumplen con las metas planteadas en el Plan Operativo Anual. NORMAS ESPECÍFICAS:

- La verificación del cumplimiento de las metas o alcances deben ser realizadas por la Gerencia de Planificación y Desarrollo.

Responsable Acción

Coordinación de Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

1. Recopila la información de las actividades realizadas por

las Casas de Ciencia. (Revisión de informes, encuestas, entre otras).

2. Procesa la información. 3. Identifica los avances de las actividades realizadas en

las Casas de Ciencia. 4. Elabora informes referidos a los avances de las

actividades. 5. Elabora datos estadísticos. 6. Envía el informe a la Coordinación de Promoción y

Divulgación.

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7.5.- PROCEDIMIENTO: Diseño de programas para integrar las Casas de Ciencia a la comunidad.

OBJETIVO: - Expandir el desarrollo de las Casas de Ciencia. - Fortalecer el conocimiento en la comunidad donde funcione la Casa de Ciencia.

NORMAS ESPECÍFICAS: - Se debe utilizar los medios de comunicación como: radio, prensa y TV para divulgar las actividades que se realizan en las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación.

- Se debe publicar en la página WWW de la fundación. - Se debe realizar actividades de Impacto Ambiental.

Responsable Acción

Coordinación general y local del programa Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

1. Estudiar las características de la comunidad donde funcionan las Casas de Ciencia.

Coordinación general de Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

2. Identificar las necesidades que se presentan en la comunidad.

3. Se da a conocer los objetivos del programa y/o actividades a realizar.

Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia y Tecnología e Innovación

4. Verifica si las necesidades se pueden vincular con los programas establecidos en el Plan Operativo Anual de la Coordinación de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación y se analizan cuales son las características y requerimientos para realizar los programas.


5. Estructura los programas definitivos.

6. Dicta las estrategias, lineamientos y directrices de los programas que se van a desarrollar en las Casas de Ciencia.

7. Aplica los controles respectivos (Ver procedimiento: “Seguimiento y control de las actividades financieras ” Pág. 203).

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7.6.- PROCEDIMIENTO: Planificación de la incorporación de instituciones educativas al Programa Atención Escuelas.

OBJETIVO: Afianzar el fortalecimiento de la Ciencia y la Tecnología a través del Programa Atención Escuelas. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Los participantes deben ser cursantes de la 2da y 3era etapa de Educación Básica. - Se deben asignar 5 horas semanales por institución. - La coordinación local debe seleccionar las primeras 5 instituciones interesadas. - Los encargados de los niños deben ser los docentes con la ayuda del coordinador

local y la beca ayudantía. - Se debe señalar en el informe las escuelas y los niños atendidos durante el mes.

Responsable Acción

Coordinación local de las Casas de Ciencia Tecnología e Innovación

1. Recibe una comunicación del plantel interesado en formar parte del programa.

2. Evalúa la comunicación.

3. Envía un oficio notificando al plantel que va participar en el programa Atención a Escuelas y los lineamientos del mismo.

4. Informa a la Coordinación General del Programa Casas

de ciencia, tecnología e innovación las instituciones participantes y la cantidad de niños que van asistir.

5. Establece el horario para la visita de cada institución.

6. Atiende las escuelas según la planificación. 7. Especifica la actividad en el informe mensual.

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7.7.- PROCEDIMIENTO: Identificación de actores en ciencia, tecnología que se pueden vincular a las actividades de las Casas de Ciencias.

OBJETIVO: Unificar vínculos con agentes externos para el amplio desarrollo y expansión del programa. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Los actores seleccionados deben poseer características que los vinculen en el ámbito Científico y Tecnológico. - Los actores seleccionados deben tener disposición para contribuir con las distintas actividades de las Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación.

Responsable Acción


1. Realiza un estudio de la situación actual de las

actividades que realizan las Casas de Ciencia (este estudio se puede realizar a través de un análisis FODA o de cualquier otra herramienta que se crea conveniente).

2. Pauta una reunión con la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación para plantear las necesidades detectadas en el desarrollo de las actividades en las Casas de Ciencia.

3. Indica las estrategias y lineamientos para ubicar los actores que pueden solventar las necesidades detectadas.

4. Aplica las estrategias y lineamientos. 5. Realiza los contactos preliminares con los actores en

ciencia y tecnología. 6. Discute con los actores cual es el objetivo de vincularlos

a las Casas de Ciencia (esta actividad depende de las estrategias y lineamientos indicados por la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación).

7. Establece los actores que se van a vincular con las Casas de Ciencia.

8. Define los detalles que se aplicaran para vincular las Casas de Ciencia con los actores en ciencia y tecnología (Ver procedimiento: “Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo” Pág. 78,79)

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7.8.- PROCEDIMIENTO: Solicitud de Materiales y Equipos.

OBJETIVO: Solicitar los materiales requeridos en las Casas de Ciencia y Tecnología por medio de la Coordinación General del Programa. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Se debe realizar estimaciones del material requerido para cada nuevo pedido. - La solicitud debe estar acompañada con su respectiva justificación. - La solicitud debe efectuarse antes de agotarse la existencia del material. - La solicitud debe estar anexada al informe mensual. - La solicitud se debe fundamentar en los Informes mensuales de las coordinaciones

locales.

Responsable Acción

Coordinación local de las Casas de Ciencias Tecnología e Innovación

1. Determina los materiales y equipos necesitados según los informes.

2. Elabora la solicitud formal.

3. Remite la solicitud a la Coordinación General de las

Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación.

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7.9.- PROCEDIMIENTO: Tramitación de la solicitud de materiales y equipos

OBJETIVO: Satisfacer los requerimientos necesarios de materiales y equipos de las Casas de Ciencia Tecnología e innovación NORMAS ESPECÍFICAS:

- Cuando la compra es menor a 50.000 Bs. se realiza con el Fondo de Trabajo. - Cuando la compra no exceda el monto de 50.000 Bs. omitir acciones 4,5,6,7,8. - Cuando es mayor a 50.000Bs ver procedimiento de Compra de la Fundación.

Responsable Acción

Coordinación General de las Casas de Ciencias, Tecnología e innovación

1. Recibe la solicitud de las diferentes Casas de Ciencia.

2. Evalúa la necesidad de la solicitud.

3. De ser aprobada, solicita cotizaciones a los diferentes proveedores.

4. Entrega las cotizaciones a la Coordinación de Servicios

Generales. Coordinación de Servicios Generales

5. Organiza una comisión que se encargue de la evaluación para considerar la mejor oferta económica.

6. Levanta un acta y se firma.

Coordinación General de Casas de Ciencia, tecnología e Innovación

7. Recibe la orden para realizar la nota de pedido.

8. Realiza la nota de pedido (ver anexo: ”Metodología de informes”).

9. Realiza la orden de pedido.

Coordinación de Servicios Generales y Coordinación general de Casas de Ciencias, tecnología e innovación.

10. Realiza la compra.

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7.10.- PROCEDIMIENTO: Traslado de equipos.

OBJETIVO: Satisfacer los requerimientos de equipos en las Gerencias, Coordinaciones y/o Unidades solicitantes.

NORMAS ESPECÍFICAS: - Se deben cumplir con los requisitos establecidos.

Responsable Acción

Solicitante 1. Llena el formato denominado “Solicitud de traslado”.

Coordinación General de Casas de ciencias, Tecnología e innovación

2. Revisa que el formato este correctamente lleno.

3. Firma el original.

4. Saca una copia.

5. Presenta ante la coordinación de Servicios Generales.

6. Entrega el equipo con la copia de la planilla de traslado. 7. Archiva la planilla en las Casas de Ciencia, Tecnología e

Innovación.

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7.11.- PROCEDIMIENTO: Seguimiento y control de las actividades financieras.

OBJETIVO: Evaluar con precisión las operaciones administrativas y financieras ejecutadas en las casas de ciencia tecnología e innovación. NORMAS ESPECÍFICAS:

- El diseño de los mecanismos de control deben ser realizados por una persona experta en el tema.

Responsable Acción

Coordinación de Casas de Ciencia, Tecnología e Innovación

1. Analiza los diseños de control que se van a implementar en las actividades financieras y administrativas de las casas de cienc ia.

2. Diseña los formatos de los mecanismos de control financieros y administrativo.

3. Aplica los mecanismos de control financiero y administrativo en las casas de ciencia.

4. Desarrolla puntos de cuenta con el coordinador local de las casas de ciencias, en esto se discutirá el alcance de las actividades que se están desarrollando y si es necesario se pautaran desarrollos estratégicos a seguir.

5. Elabora un informe que deberá contener lo que se discutió en el punto de encuentro.

6. Imprime tres (3) ejemplares del informe.

7. Firma el informe, este deberá estar firmado por el coordinador local y por la coordinación de las casas de ciencia, tecnología e innovación.

8. Envía (1) ejemplar a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

9. Discute el informe con el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación si todo está bien se da la buena pro, si existe alguna falla se detecta el origen de la misma, dependiendo de esto se dará solución a la misma.

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7.12.- PROCEDIMIENTO: Control de Ingresos y Depósitos.

OBJETIVO: Mantener un adecuado control de las finanzas que manejan las Casas de Ciencia, Tecnología e innovación. NORMAS ESPECÍFICAS: - Todos los ingresos deben ser registrados en el talonario de ingreso y en la hoja de

control diario. - Los ingresos deben ser registrados semanalmente en el Sistema de Información de

las Casas de Ciencias Tecnología e Innovación. - Los depósitos deben realizarse semanalmente. - Todos los recibos del talonario deben ser anexados al informe mensual contable.

Responsable Acción

Coordinador local de la Casa de Ciencia, Tecnología e innovación.

1. Recibe el dinero.

2. Realiza un recibo en el talonario de ingreso correspondiente.

3. Regístrale ingreso en el formato denominado “control diario de ingresos”.

4. Registra el ingreso en el sistema de información del programa casas de Ciencia.

5. Deposita en la cuenta privada asignada al programa Casas de ciencia.

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7.13.- PROCEDIMIENTO: Control del uso del teléfono.

OBJETIVO: Garantizar de manera optima el uso del Teléfono. NORMAS ESPECÍFICAS: - El consumo telefónico no debe exceder de los 50.000 Bolívares. - Todas las llamadas realizadas deben ser registradas en el formato.

Responsable Acción

Coordinación General y Coordinación Local de las casas de ciencia, tecnología e Innovación

1. Recibe la orden para ejecutar cualquier llamada.

2. Realiza la llamada. 3. Registra y justifica en un formato denominado “salidas de

llamada” (Ver procedimiento: “Manejo del fondo de Trabajo” Pág. 340).

4. Registra las llamadas personales, las cuales deben ser canceladas por el responsable.

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