Capitulo 3:

Grupos de Procesos de Dirección de

Proyectos: Caso de Estudio

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de Aprendizaje

Describir los cinco grupos de procesos de dirección

de proyectos, el nivel típico de actividad de cada uno

y las interacciones entre ellos

Comprender cómo los grupos de procesos de

dirección de proyectos se relacionan con las áreas de

conocimiento de la dircción de proyectos

Discutir cómo las organizaciones desarrollan

metodologías de dirección de proyectos de

tecnologías de información para satisfacer sus

necesidades

Objetivos de Aprendizaje (continua)

Revisar un caso de estudio de una organización,

aplicando los grupos de procesos de dirección de

proyectos para administrar un proyecto de tecnología de

la información y entender cómo una efectiva iniciación,

planificación, ejecución, control y cierre del proyecto,

hacen que el proyecto termine con éxito.

Grupos de Procesos de la Gestión de

Proyectos

Un proceso es una serie de acciones dirigidas a un determinado resultado

La dirección de proyectos puede ser vista como una serie de procesos interrelacionados

Los grupos de procesos de dirección de Proyectos son:

Procesos de iniciación

Procesos de planificación

Procesos de ejecución

Procesos de control

Procesos de cierre

Nivel de Actividad e interacción entre

procesos (PMBOK® Guide 2004, p. 68)

Del mundo realNo solo en los proyectos de tecnología de la información se deben seguir los grupos de procesos de dirección de proyectos, también lo hacen otros proyectos, como por ejemplo, la producción de una película.

Los procesos que intervienen en la fabricación de películas incluyen la escritura de guiones (iniciación), la producción (planificación), actuación y dirección (de ejecución), edición (seguimiento y control) y la liberación de la película a los cines (cierre).

Muchas personas disfrutan viendo las características adicionales en un DVD que describen cómo estos procesos conducen a la creación de la película.

Estas características adicionales se presentan "... no como relleno de promoción, sino como un examen serio y meticulosamente detallado del proceso completo de realización." *

Los directores de proyecto en cualquier campo tienen que estar conscientes de lo importante que es seguir un buen proceso.

* Jacks, Brian, “Lord of the Rings: The Two Towers Extended Edition (New Line)”, August 4, 2004.

Se pueden relacionar las principales actividades de cada

grupo de procesos de dirección de proyectos con las

nueve áreas de conocimiento utilizadas por la Guía

PMBOK ® 2004

Se debe tener en cuenta que hay actividades de cada

área de conocimiento dentro de los grupos de procesos

de planificación, seguimiento y control

Todas las actividades de iniciación son parte del área

“gestión de la integración del proyecto”

Relación de los grupos de procesos y

las Áreas de Conocimiento

Relación entre grupos de procesos y áreas del

conocimiento (PMBOK® Guide 2004, p. 70)

Relación entre grupos de procesos y áreas del

conocimiento (PMBOK® Guide 2004, p. 70)

Relación entre grupos de procesos y áreas del

conocimiento (PMBOK® Guide 2004, p. 70)

Desarrollo de una Metodología de

dirección de proyectos de TI Se dice que los proyectos son únicos; de forma similar se

dice de los enfoques de la dirección de proyectos

Muchas organizaciones desarrollan sus propias

metodologías de dirección de proyectos, especialmente

para los proyectos de TI

Una metodología indica cómo deben realizarse las

cosas

Muchas empresas de TI utilizan el PMBOK como guía en

el desarrollo de su metodología de dirección de proyectos

Six Sigma y Rational Unified Process (RUP) son

metodologías que se usan para la dirección de proyectos

Six Sigma - Metodología DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) usada para mejorar los procesos del negocio y DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, and Verify).

RUP - Rational Unified Process - Metodología para procesos de desarrollo iterativo de software, enfocada a la productividad del equipo y a los entregables.

Prince2 – Proyects IN Controlled Environments – Metodología para dirección de proyectos desarrollada en U.K. que define 45 sub-procesos y los organiza en 8 grupos de procesos.

Del mundo real

Jordan Telecom (JT), único operador de

telecomunicaciones de Jordania, presentó un modelo de

dirección de procesos para mejorar la eficiencia y reducir

los costes en su departamento de TI ...

JT creó tres líneas de procesos basados en el tamaño del

proyecto: alto, medio o bajo. .. Rula Ammuri, Gerente de

informática de JT, consideró que con esta metodología se

lograría un aumento del 40-50 por ciento en la

productividad"*

* Al-Tamimi, Fairooz, “Jordanian Company Uses PMI Methods to „Go Global,‟

Improve Productivity,” PMI Today (August 2004).

Caso de Estudio: Gestión del proyecto

de intranet para JWD Consulting

Este caso de estudio ofrece un ejemplo de lo que involucra la iniciación, planificación, ejecución, control y cierre de un proyecto de TI

Importante observar el uso de plantillas

Iniciación del Proyecto

Reconocer y comenzar un nuevo proyecto o fase del proyecto

Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio

Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte

del inicio, como por ejemplo, un caso de negocio

El objetivo principal es formalizar la selección e inicio de

los proyectos

Salidas importantes:

Asignar el gerente de proyecto

Identificar los interesados

Realizar un caso de negocio

Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada

Documentos de la Iniciación del

proyecto

Ver caso, en documento adjunto

Nota: cada organización tiene variaciones en cuanto a los

documentos necesarios en la iniciación del proyecto

Es importante identificar las necesidades del proyecto, los

interesados, y los objetivos principales del proyecto.

Acta de constitución

Planeación del proyecto

El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la

ejecución

Cada área de conocimiento incluye la planificación de la información

Los principales resultados incluidos en el proyecto JWD incluyen:

Contratar un equipo

Documento con declaración del alcance del proyecto

Estructura de división del trabajo (EDT)

Cronograma del proyecto, en la forma de un diagrama de Gantt con

todas las dependencias y los recursos

Lista priorizada de riesgos

Ver caso, en documento adjunto

Diagrama de Gantt de línea base del

proyecto JWD

Lista priorizada de riesgos

Puesto Riesgo Potencial

Falta de insumos de los consultores internos

Falta de insumos de los clientes representativos

Seguridad de los nuevos sistemas

Outsourcing / adquisición de las características de recuperación de artículos y de “Pregunte al experto"

Outsourcing / adquisición para procesar transacciones en línea

Tener organizadas las plantillas y ejemplos de forma útil

Proveer eficientes características de búsqueda

Obtener buena retroalimentación de los consultores Senior

Promover efectivamente los nuevos sistemas

Obtener los beneficios del nuevo sistema en un año

Ejecución del proyecto

Los procesos de ejecución comprenden las acciones

necesarias para asegurar que las actividades del plan del

proyecto se lleven a cabo

Llevar a cabo la ejecución del proyecto, por lo general toma la

mayor parte del tiempo y de recursos,

Los gerentes de proyectos deben utilizar sus habilidades de

liderazgo para manejar los muchos desafíos que se producen

durante la ejecución del proyecto

Lista los procesos de ejecución y los resultados, ver siguiente

Muchos patrocinadores e interesados del proyecto se centran

en los entregables relacionados con los productos, servicios o

resultados esperados del proyecto

Un reporte de hitos puede ayudar a centrarse en completar los

principales hitos

Ejecución del proyectoÁrea de conocimiento Procesos de Ejecución Salidas

Gestión de integración del

proyecto

Dirigir y gestionar la ejecución

del proyecto

•Entregables

•Solicitudes de cambios

•Soluciones a problemas

•Informes de avance

Gestión de la calidad del

proyecto

Asegurar la calidad •Solicitudes de cambios

• Acciones correctivas recomendadas

• Activos de la organización (act.)

• Plan de gestión del proyecto (act.)

Gestión de los recursos

humanos del proyecto

Tener el equipo •Tener el cuerpo directivo

•Disponibilidad de recursos

• Plan directivo de gestión (act.)

• Evaluación del rendimiento del equipo

Gestión de las comunicaciones

del proyecto

Distribuir información •Activos de la organización (act.)

•Solicitudes de cambios

Gestión de las adquisiciones

del proyecto

Solicitar ofertas

Seleccionar vendedores

•Lista calificada de vendedores

•Documento de adquisiciones

•Propuestas

•Selección de vendedores

•Contratos

•Plan de gestión de contratos

•Recursos disponibles

•Plan gestión adquisiciones (act.)

•Solicitudes de cambios

Procesos de ejecución y Salidas

Reporte de Hitos vista parcial

HITO FECHA ESTATUS RESPONABLE COMENTARIOS

inicialización

Asignar Gerente de proyectos Mayo 2 Completa Joe

Crear caso del negocio Mayo 6 Completa Erica

Firmar acta del proyecto Mayo 10 completa Erica

Planeación

Reunión inicial del proyecto Mayo 13 Completa Erica Salió bien

Firmar contratos del equipo Mayo 13 Completa Erica

Definir el alcance Mayo 27 Completa Erica

Elaborar la EDT Mayo 31 Completa Erica

Lista priorizada de riesgos Junio 3 Completa Erica Revisar con

patrocinador y

equipo

cronograma y línea base de costes Junio 13 Completa Erica

Ejecución

Encuesta Junio 28 Erica Respuesta muy

pobre

Diseño del sitio en la intranet julio26 Kevin

Medición de los beneficios del proyecto Agosto 9 Erica

Monitoreo y Control de Proyectos

Consiste en medir el progreso hacia los objetivos del

proyecto; monitorear desviaciones del plan y tomar

acciones correctivas

Afecta a todos los grupos de procesos y se llevan a cabo

durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto

Las salidas incluyen informes de rendimiento, solicitudes

de cambio y actualizaciones de los distintos planes

Cierre del proyecto

Implica obtener la aceptación por parte del cliente de los

productos y servicios finales

Incluso si los proyectos no se han completado, debería

poder aprenderse del pasado,

Las salidas incluyen los archivos del proyecto y lecciones

aprendidas, parte de los activos de proceso de la

organización

La mayoría de los proyectos también incluyen un informe

final y presentación ante el auspiciador o directivos

Plantillas

Ver plantillas en los documentos adjuntos

Tomadas de www.course.com/mis/schwalbe5e

Resumen del Capítulo

Los cinco grupos de procesos de la dirección de

proyectos son: iniciación, planificación, ejecución,

seguimiento y control, y cierre

Se pueden asignar las principales actividades de cada

grupo de procesos a las nueve áreas del conocimiento

Algunas organizaciones desarrollan su propia

metodología de dirección de proyectos de TI

El caso de estudio JWD Consulting proporciona un

ejemplo del uso de los grupos de procesos y muestra

varios documentos importantes del proyecto