Capítulo 1:

Introducción a la Gestión de Proyectos

Fuentes:

• Information Technology Project Management, Fifth Edition,

Copyright 2007

• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Colaboración: Tatiana Castrillón Valdés

Objetivos de Aprendizaje

Comprender la creciente necesidad de una mejor gestión

del proyecto, especialmente para proyectos de tecnología

de la información

Explicar qué es un proyecto, dar ejemplos de proyectos

de tecnología de la información, Nombrar varios atributos

de los proyectos, y describir la triple restricción de los

proyectos

Describir la gestión de proyectos y discutir los elementos

claves de gestión de proyectos, incluidos los interesados

en el proyecto, las áreas de conocimiento de la gestión

de proyectos, técnicas y herramientas comunes, y el éxito

del proyecto

Objetivos de Aprendizaje (continuación)

Discutir la relación entre proyecto, programa y gestión

de cartera y las contribuciones de estos aspectos en el

éxito de las empresas

Comprender el papel del director de proyecto,

describiendo lo que los administradores de proyectos

hacen, qué habilidades necesitan, y cómo la carrera

para gerentes de proyectos de información tecnológica

Describir la gestión de proyectos, incluyendo su historia,

el papel de las organizaciones profesionales como el

Project Management Institute, la importancia de la

certificación y la ética, y el avance del software de

gestión de proyectos

Introducción

Actualmente, muchas organizaciones tienen un interés

nuevo o renovado en la gestión de proyectos

El hardware, el software, las redes, y el uso de equipos de

trabajo interdisciplinarios y mundiales, han cambiado

radicalmente el entorno de trabajo

Los EE.UU. gastan 2,3 trillones de dólares en proyectos

cada año, o una cuarta parte de su producto interno bruto,

y el mundo en su conjunto gasta casi $ 10 trillones de

dólares de su producto bruto de 40,7 dólares en proyectos

de todo tipo

Estadísticas de Gestión de Proyectos

El gasto en TI en el mundo ascendió a más de $ 1,8 trillones en 2005, un aumento del 6 por ciento desde 2004, y en el gasto se proyecta un crecimiento del 8 por ciento en 2006 y un 4 por ciento en 2007

En 2005, la remuneración total promedio para gerentes de proyectos fue 99.183 dólares por año en los Estados Unidos, 94.646 dólares en Australia, y 106.374 dólares en el Reino Unido

El número de personas que consiguieron certificación PMP ha aumentado en más del 70 por ciento de 2004 a 2005, con más de 200.000 PMPs en todo el mundo a finales de agosto, 2006

Motivación para el estudio de Gestión de

Proyectos en Tecnologías de Información (TI)

Los proyectos de TI tienen un historial terrible

En 1995 un estudio del Standish Group (CHAOS) encontró

que sólo el 16,2% de los proyectos de TI tuvieron éxito,

cumpliendo con el alcance, el tiempo y los costes previstos

Más del 31% de los proyectos fueron cancelados antes de

la terminación, que cuestaron más de 81 billones de

dólares en los EE.UU. solamente

Ventajas del uso formal de la

Gestión de Proyectos

Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos

Mejora de relaciones con los clientes

Menos tiempo de desarrollo

Menores costes

Mayor calidad e incremento de la fiabilidad

Márgenes de beneficio más altos

Mejora la productividad

Una mejor coordinación interna

Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es "un esfuerzo temporal emprendido

para crear un producto único, servicio o resultado"

(PMBOK ® Guide, tercera edición, 2004, p. 5)

Operaciones: trabajo realizado para sostener el

negocio

Los Proyectos concluyen cuando sus objetivos se han

alcanzado o el proyecto se ha terminado

Los proyectos pueden ser grandes o pequeños, y para

terminar pueden tomar un tiempo corto o largo

Ejemplos de Proyectos en TI

El servicio de asistencia o un técnico sustituye diez

computadoras portátiles para un departamento pequeño

Un pequeño equipo de desarrollo de software agrega

una nueva función a una aplicación de software interna

para el departamento de finanzas

El campus de la universidad mejora de su

infraestructura tecnológica para ofrecer acceso

inalámbrico a Internet a través de todo el campus

Una empresa decide qué sistema VoIP (Voz sobre IP)

comprar y la forma en que se implementará

Los 10 de proyectos tecnológicos más

destacados en 2006

VoIP

Outsourcing

Creación de redes de

datos

Gestión de relación con el

cliente

Colaboración

Gestión de la cadena de

suministro

Actualizaciones de

escritorio

Gestión de rendimiento de

las aplicaciones

Análisis de negocios

Seguimiento del

Cumplimiento

Atributos del proyecto

Un proyecto:

Tiene un propósito único

Es temporal

Se desarrolla utilizando elaboración progresiva

Requiere recursos, a menudo de diversas áreas

Generalmente tiene un cliente principal (customer) o un

patrocinador (sponsor)

El patrocinador del proyecto por lo general proporciona la

dirección y la financiación para el proyecto

Implica incertidumbre

Gerentes de Proyecto y de Programa

Los gerentes de proyecto trabajan con los

patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y

otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir

con los objetivos del proyecto

Programa: Un programa es un grupo de proyectos

gestionados de una manera coordinada para obtener

aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les

gestionara en forma individual (PMBOK ® Guide, tercera edición,

2004, p. 11)

Los gerentes de programa supervisan programas y

frecuentemente actúan como jefes de los gerentes de

proyecto

La triple restricción de la Gestión de

Proyectos

El éxito de la gestión de proyectos significa haber cumplido los tres grandes objetivos (alcance, tiempo y coste), y

la satisfacción del patrocinador del proyecto

¿Qué es la Gestión de Proyectos?

Gestión de proyectos es "la aplicación de los

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a

las actividades del proyecto para satisfacer los

requisitos del proyecto" (PMBOK ® Guide, tercera edición, 2004,

p. 8)

Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la

triple restricción, equilibrando los objetivos de alcance,

tiempo y coste del proyecto

Estructura de la Gestión de Proyectos

Gestión del

alcance

Gestión del

tiempo

Gestión de

costos

Gestión de

La calidad

9 áreas del conocimiento

Funciones fundamentales

Funciones facilitadoras

Gestión de

Recursos

humanos

Gestión de la

comunicación

Gestión del

riesgoGestión de lasadquisiciones

Proyecto 1

Proyecto 2

Proyecto 3

Proyecto 4

Herramientas y técnicas

Portafolio de proyectos

Gestión de la integración del proyecto

Éxito del

proyecto

Éxito de

la

empresa

Expectativas y

necesidades

de los interesados

del proyecto

Interesados del proyecto

Los Interesados del proyecto son las personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto

Entre los Interesados se incluyen:

- El Patrocinador del proyecto

- El gerente de proyecto

- El equipo del proyecto

- El personal de apoyo

- Clientes

- Usuarios

- Proveedores

Los opositores al proyecto

Nueve áreas de conocimiento de la

Gestión de Proyectos

Las Áreas del conocimiento describen las competencias

claves que los gerentes de proyecto deben desarrollar

Cuatro áreas de conocimiento básico conducen a los objetivos

específicos del proyecto (gestión del alcance, tiempo, costo y

calidad)

Cuatro áreas de conocimiento para facilitar los medios a través de

los cuales se alcanzan los objetivos del proyecto (gestión de los

recursos humanos, las comunicaciones, los riesgos y las

adquisiciones )

Un área de conocimiento afecta y es afectada por todas las otras

áreas de conocimiento (gestión de la integración de proyectos)

Todas las áreas de conocimiento son importantes

Herramientas y Técnicas de la Gestión

de proyectos

Las Herramientas y técnicas de la Gestión de

Proyectos Ayudan a los directores de proyecto y a sus

equipos, en diversos aspectos de la gestión de proyectos

Entre las herramientas y técnicas están:

Acta de constitución, Declaración del alcance, y la EDT (alcance)

Diagramas de Gantt, diagramas de red, análisis del camino crítico,

y la programación de la cadena crítica (tiempo)

Estimaciones de gastos y gestión del valor ganado (costes)

Súper Herramientas

Las "Super herramientas" son las herramientas que tienen un alto uso y alto potencial para mejorar el éxito del proyecto, tales como:

Software para la programación de tareas (como el software de gestión de proyectos)

Declaración del alcance

Análisis de Requerimientos

Informes de las Lecciones aprendidas

Herramientas que mejoran el progreso del proyecto:

Informes de avance

Actas de las reuniones

Diagramas de Gantt

Solicitudes de cambio

Gestión de proyectos

Los estudios del grupo CHAOS muestran mejoras en los

proyectos de TI en la última década

Medida Datos 1994 Datos 2002 Resultado

Proyectos

exitosos

16% 34% Duplicado

Proyectos fallidos 31% 15% Reducido a la

mitad

Dinero gastado en

proyectos

cambiados o

fallidos

$140 B de $250 B $55 B de $255 B Mas de la mitad

¿Por qué las mejoras?

"Las razones para el aumento de proyectos exitosos son

variadas. En primer lugar, el coste promedio de un

proyecto ha sido reducido a la mitad. Se han creado

mejores herramientas para monitorear y controlar el

progreso y se han tenido mejores gerentes de

proyectos, con mejores procesos de gestión. El hecho

que hayan procesos es importante en sí mismo.”*

* The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001).

Éxito del Proyecto

Hay varias maneras de definir el éxito del proyecto

El proyecto alcanzó las metas de tiempo, alcance, costes

El proyecto satisface al cliente / patrocinador

Los resultados del proyecto cumplen el objetivo principal, como

por ejemplo, conseguir o ahorrar una cierta cantidad de dinero,

proporcionando un buen retorno sobre la inversión, o

simplemente, hacer felices a los patrocinadores

¿Que facilita el éxito del Proyecto?*

1. Apoyo ejecutivo

2. Participación de los usuarios

3. Gerente de proyecto con

experiencia

4. Claros objetivos del negocio

5. Minimizar alcance

6.Infraestructura de software

estándar

7. Firma de requerimientos básicos

8. Metodología formal

9. Estimaciones confiables

10.Otros criterios tales como,

pequeños hitos, una

planificación adecuada, un

personal competente, y la

propiedad

*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).

Lo que hacen los ganadores

Resultados de investigaciones recientes muestran que las

empresas que sobresalen en la capacidad de ejecución de

proyectos:

• Usan herramientas integradas de gestión de proyectos (uso de

herramientas estándar / avanzadas de PM y un muchas plantillas)

• Forman los líderes del proyecto, con énfasis en negocios y

competencias sociales

• Desarrollan un proceso simplificado de entrega de proyectos

• Miden de la salud del proyecto utilizando indicadores, como la

satisfacción del cliente, o el retorno de la inversión

Gestión del Programa y del Portafolio

de proyectos

Un programa es un “grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual” (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 16)

Un gerente de programa provee liderazgo y dirección a los gerentes de proyecto

Ejemplos de programas comunes en el campo de las TI: infraestructura, desarrollo de aplicaciones, soporte al usuario

Gestión del Portafolio de Proyectos

La gestión del portafolio de proyectos, se refiere a la

selección y soporte de proyectos o inversiones de

programas. Estas inversiones en proyectos y programas

son guiadas por el plan estratégico de la organización y

por los recursos disponibles.

Los gerentes de portafolio ayudan a sus organizaciones a

tomar decisiones de inversión inteligente, ayudando a

seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva

estratégica

Gestión del Proyecto Comparada con la

Gestión del portafolio del Proyecto

Objetivos tácticos Objetivos estratégicos

Gestión del proyecto

•¿Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos?

•¿Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto?

•¿Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo?

Gestión del portafolio del proyecto

•¿Estamos trabajando en los proyectos correctos?

•¿Estamos investigando en las áreas correctas?

•¿Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos?

Buenas Prácticas Una “Buena práctica” es una forma óptima reconocida por

la industria para lograr las metas y los objetivos”*

Robert Butrick sugiere que las organizaciones deben

seguir los principios básicos de la gestión de proyectos

Asegúrese de que sus proyectos siguen su estrategia, de que es

capaz de demostrar cómo cada proyecto en el que se

comprometen se ajusta a su estrategia de negocios, y descarta los

proyectos no deseados, tan pronto como sea posible

Involucre a los interesados; ignorar a los interesados

frecuentemente conduce a proyectos fracasados

Asegúrese de involucrar a los interesados en todas las fases del

proyecto; fomente el trabajo en equipo y compromiso en todo momento

*Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model

(OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.

Ejemplo de enfoque del portafolio del

Proyecto

Categorías generales del portafolio de proyectos

Materiales

IT

Categorías de portafolio de proyectos en TI

Costos

discrecionales

Costos no

discrecionales

Núcleo:

Operar el negocio

Crecer:

Crecimiento del

negocio

Riesgo:

Transformar el

negocio

Rie

sgos

Valo

r/T

iem

po

Ejemplo de Gestión del Portafolio del Proyecto

Pantalla de muestra de la salud del proyecto

VISTA DEL PLAN

Salud del proyecto (Basada en el esfuerzo)

Variación en el

cronograma

Recuento del

proyecto

Bien

En problemas

Variación en el

costo

Recuento del

proyecto

Bien

En riesgo

En problemas

Variación en el

cronograma

Variación en el

costo

Variación en el

presupuestoRiesgo%

CompletoProyectoID de

Trabajo

Mymystic.com pagina Web de usuario

Implementación PARMS

Vista del plan e integración financiera SAP

Revisión del sistema estratégico

Actualización de Impuestos 2002

Actualizar el equipo de venta de PCs

Página Web CRM

Habilidades sugeridas para Gerentes

de Proyecto

Los gerentes de proyectos necesitan una gran variedad de

habilidades

Ellos deberían:

Sentirse cómodos ante el cambio

Entender las organizaciones en las que trabajan

Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto

Rol del Gerente de Proyectos

Las descripciones del trabajo varían, pero la mayoría

incluye funciones como la planificación, programación,

coordinación y trabajo con la gente para lograr los

objetivos del proyecto

Recuerde que el 97% de los proyectos exitosos fueron

dirigidos por Gerentes de proyecto con experiencia, que a

menudo ayudan a influir en los factores de éxito

Habilidades Sugeridas para el Gerente

de Proyectos

Conocimiento del área de aplicación, estándares y

regulaciones

Conocimientos del entorno del proyecto

Conocimiento y habilidades de gerencia generales

Habilidades o destrezas de relaciones humanas

Las 10 habilidades y competencias más

importantes para un Gerente de Proyectos

1. Habilidades con la gente

2. Liderazgo

3. Capacidad para escuchar

4. Integridad, comportamiento ético, coherente

5. Fuerte en la construcción de confianza

6. Comunicación verbal

7. Fuerte en la creación de equipos

8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos

9. Pensamiento crítico, solución de problemas

10. Comprende, balancea prioridades

Habilidades necesarias dependiendo

de la situación

Proyectos grandes. Las más importantes son: liderazgo,

experiencia previa relevante , planeación, comunicación

verbal, habilidades para formar equipos

Proyectos de alta incertidumbre. Las más importantes

son: gestión de riesgos, gestión de confianza, liderazgo y

habilidades de planificación

Proyectos novedosos. Las más importantes son:

liderazgo, habilidades con las personas, tener visión y

metas, confianza en sí mismo, gestión de las

expectativas, y capacidad para escuchar

Importancia del Liderazgo

Los lideres de proyectos eficaces ejercen liderazgo con el

ejemplo

Un líder se centra en objetivos a largo plazo y el

panorama de objetivos, y al mismo tiempo llevan a las

personas a alcanzar esas metas

Un gerente trata con los detalles diarios del cumplimiento

de los objetivos específicos

Los gerentes de proyecto a menudo tiene ambos

papeles, líder y gerente

Carreras para gerentes de proyectos de TI

En una encuesta realizada en 2006 por CIO.com, los

ejecutivos de TI clasificaron las competencias de gestión

que serían de mayor demanda en los próximos dos a

cinco años

Top de habilidades en TI (lista parcial)

Habilidad Porcentaje de encuestados

Gestión de Proyecto/programa 60%

Gestión de los procesos del negocio 55%

Análisis del negocio 53%

Desarrollo de la aplicación 52%

Administración de la BD 49%

Seguridad 42%

Arquitectura de la empresa 41%

Consultor interno y estratega 40%

La profesión – Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos como profesión está creciendo

rápidamente

Es muy útil para entender la historia del campo, el papel

de las sociedades profesionales como el Project

Management Institute, y el crecimiento del software de

gestión de proyectos

Historia de la Gestión de Proyectos

Algunas personas argumentan que la construcción de

las pirámides de Egipto fue un proyecto, como lo era la

construcción de la Gran Muralla China

La mayoría de la gente considera el Proyecto

Manhattan como el primer proyecto en utilizar la gestión

"moderna" de proyectos

Ejemplo de diagrama de Gantt creado con

Project 2007

Ejemplo de diagrama de red en

Microsoft Project

El Project Management Institute

El Project Management Institute (PMI) es una sociedad

profesional internacional para directores de proyecto

fundado en 1969

PMI continua atrayendo y reteniendo a sus miembros;

reporta 225.432 miembros en todo el mundo al 12/31/06

Hay grupos de interés específicos en muchas áreas como

la ingeniería, servicios financieros, salud, informática, etc

La Gestión de proyectos de investigación y los programas

de certificación continuarán creciendo

Certificación en Gestión de Proyectos

PMI proporciona certificación como Project Management

Professional (PMP)

Un PMP tiene suficiente experiencia documentada,

acuerda seguir un código de ética, y tiene que aprobar el

examen PMP

El número de personas certificándose como PMP, crece

rápidamente

PMI y otras organizaciones están ofreciendo nuevas

certificaciones

Crecimiento de personas certificadas

como PMP, 1993-2006

Año

Hasta diciembre de 2006

Ética en la Gerencia de Proyectos

Ética, vagamente definida, es un conjunto de principios que guían nuestra toma de decisiones basada en los valores personales de lo que es "correcto" y "equivocado"

Los directores de proyecto a menudo se enfrentan a dilemas éticos

Con el fin de obtener la certificación PMP, los solicitantes deben estar de acuerdo con el Código PMI de Ética y Conducta Profesional

Varias de las preguntas en el examen de PMP están relacionados con la responsabilidad profesional, incluida la ética

Software de Gerencia de Proyectos Hay cientos de diferentes productos para ayudar en el

desempeño de la gestión de proyectos

Tres categorías principales de Herramientas

Herramientas de gama baja: Para manejar proyectos pequeños o un

solo proyecto; menos de US 200 por usuario

Herramientas de gama media: para manejar múltiples proyectos y

usuarios, coste de US 200-600 por usuario. Project 2007 uno de los

más populares

Herramientas de gama alta: también llamado software de gestión de

proyectos empresarial, como VPMi Enterprise Online

(www.vcsonline.com)

Resumen del Capítulo

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un único producto, servicio o resultado

La Gestión de proyectos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas en las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto

Un programa es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada, la gestión del portafolio de proyectos implica la organización y la gestión de proyectos y programas como un portafolio de inversiones

Los directores de proyecto juegan un papel clave porque ayudan a alcanzar el éxito a los proyectos y organizaciones

La profesión de gestión de proyectos continúa a creciendo y madurando