Capitulo 2 - dacflex.com€¦ · Web viewTrabajando Con Clientes. Si escoge seguir los clientes...

Capitulo 9Capitulo 9

Trabajando Con ClientesSi escoge seguir los clientes en DacEasy Contabilidad Premium para Windows puede usar los módulos de Mayor de Cuentas por Cobrar, Facturación o una combinación de ambos para entrar ventas y créditos. Este capitulo explica ambos módulos y cuando usar cada uno. Para registrar pagos de clientes refiérase al capitulo 11 “Banco”.

Nota: si no tiene listo la información de sus clientes, refiérase al capitulo 5, “Iniciando”. Use la siguiente lista para determinar cual modulo usar para entrar la factura a los clientes.

Característica Cuentas por Cobrar

VENTAS

Adicionar una factura a la cuenta de un cliente Seguir la información histórica de un cliente Incluir productos o servicios a una factura Imprimir una copia de una factura o una nota de crédito

Seguir los productos pendientes

Departamentalizar las cuentas de ventas, devoluciones en ventas y costos

Calcular automáticamente el impuesto sobre ventas

Tabla 9-1: Use esta tabla para determinar cual modulo usar cuando entre la actividad de sus clientes.

Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-39679-1

http://www.DacFlex.com/

mailto:[email protected]

DacEasy Contabilidad

Como lo ilustra la Tabla 9-1, es común entrar la mayor actividad del cliente por el modulo de Facturación.Cuando usa el modulo de Ventas, puede entrar en el cuerpo de la transacción productos, servicios y códigos de facturas. DacEasy usa esa información junto con la tabla de impuesto asignada al cliente y la cuenta de interfaces, para actualizar por usted los balances de las cuentas apropiadas en el Mayor General.

Cuando usa el Mayor de Cuentas por Cobrar, debe seleccionar una o más cuentas desde el catalogo de cuentas en el cuerpo de la transacción. El Mayor de Cuentas por Cobrar es típicamente usado para ajustar los balances de una factura. Por ejemplo, si un cliente decide que le envíen su compra después que la factura original fue entrada, podría usar el modulo de cuentas por cobrar para ajustar el balance de la factura. Podría usar el numero de la factura original, debitar las cuentas por cobrar y acreditar la cuenta de ingreso por envíos.

Trabajando Con Clientes - Lista De Chequeo Mensualmente

Postear la transacción de ensamble o inventario físico. Entrar facturas a clientes usando el modulo de Cuentas por Cobrar,

Ventas o ambos. Generar algunas facturas recurrentes Entrar una devolución en ventas Entrar algún pago de un cliente por el modulo de Banco. Imprimir el reporte de Pendientes Llenar los pendientes cuando reciba la mercancía Imprimir el diario para cada modulo con transacciones no posteadas. Postear cada modulo.

Nota: debe postear cada periodo de Compras antes de Ventas. Purgue transacciones viejas, y ordenes pendientes que no son útiles. Genere los cargos financieros e imprima los estados financieros. Corra la rutina de fin de periodo de Cuentas por Cobrar

Temas De Ayuda Relacionados Vinculando las notas de los clientes con los registros Usando el modem Viendo la transacción histórica de un cliente Preguntas a clientes.

Copyright 2003, DAC. Todos los Derechos Reservados Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com Tel:(809) 563-3232,Fax(809)547-3967

9-2



Capitulo 9: Trabajando con Clientes

Usando El Mayor De Cuentas Por CobrarUse el Mayor de Cuentas por Cobrar para actualizar los balances de los clientes. Puede entrar toda la actividad del cliente en el Mayor de Cuentas por Cobrar, sin embargo es más común entrar normalmente la actividad del cliente por él modulo de facturación y usar el Mayor de Cuentas por Cobrar para ajustar entradas. Tal como, ajustar entradas de pólizas de seguros después que la factura ha sido posteada o agregar un servicio por un cheque devuelto. No puede entrar transacciones que afecten inventario, ni imprimir facturas en el Mayor de Cuentas por Cobrar.

Entrar Una Transacción De Cuentas Por Cobrar

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Transacción. El cuadro de dialogo de Transacción de Cuentas por Cobrar se despliega.

2. Presione Enter en el campo numero y el siguiente numero disponible será asignado.

3. Digite el código del cliente o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegada.

4. Selecciona el tipo de transacción, DacEasy actualiza el balance del cliente basado en la selección de este campo.





Factura. Seleccione este tipo de transacción para entrar una nueva factura para el cliente e incrementar su balance.Cargo. Seleccione este tipo para incrementar el balance del cliente.Abono. Seleccione este tipo para disminuir el balance de una factura ya existente.

5. Entre un numero en el campo Factura.6. Edite la fecha y las opciones que se muestran en el área de

Información de Factura.

Nota: La fecha en la información de la transacción es usada como fecha para el Posteo.

7. Entre cada cuenta y el monto de debito o crédito en el detalle de la transacción.

8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El total de los débitos y créditos deben ser iguales antes de salvar la transacción.

Detrás de EscenaCuando salva una transacción de Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes archivos: El encabezado y el detalle de las Cuentas por Cobrar incluyen la

nueva transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Puedes imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar para ver la nueva transacción.

Actualiza las facturas abiertas. Estas informaciones están impresas en el reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar, este reporte marca las transacciones no posteada con un asterisco (*).

Actualiza el historial del cliente si eligió rastrear estas informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Temas de ayuda relacionados. Editando transacciones de Cuentas por Cobrar. Borrando transacciones de Cuentas por Cobrar.


9-4




Verificando Transacciones Del Mayor De Cuentas Por CobrarDespués de entrar una serie de transacciones al Mayor de Cuentas por Cobrar, imprima el Diario de Cuentas por Cobrar para verificar las entradas antes de postear. Imprimir el diario es un requerimiento a menos que cambie lo predefinido en la caja de dialogo Opción del Mayor (Pulse Mayor desde la caja de dialogo de Preferencia del Sistema). Nosotros recomendamos que Usted siempre imprima el diario antes de postear. Así localiza y corrige los errores en las entradas antes de postearlas y así será mucho más fácil corregir los errores antes de ser posteadas.

Como imprimir el Diario de Cuentas por Cobrar.

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Diarios. El cuadro de dialogo del Diario de Cuentas por Cobrar se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte

3. Complete el campo Fecha. El período asociado con la fecha se despliega. Todas las transacciones dentro de ese periodo serán impresas en el diario.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Mayor de Cuentas por Cobrar para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de disposición de reporte se despliega.

5. Seleccione la opción salida y pulse Aceptar.





Posteando El Mayor De Cuentas Por CobrarLa rutina de Posteo actualiza los balances de las cuentas en el catalogo de cuentas y en el Mayor General. Hay reglas fijas cuando postea; sin embargo, es más fácil localizar errores si postea frecuentemente. Si su negocio mueve un gran volumen de actividad, puede decidir postear diario. Por otra parte, puede postear semanal o mensual. Puesto que el proceso de Posteo actualiza el Mayor General, debe de imprimir sus reportes para que ser incluidos en la actividad mas reciente .

Con el Posteo actualizan las transacciones de Mayor General. Por consiguiente, no tiene que correr la rutina de Posteo de Mayor General después de postear las Cuentas por Cobrar. Puede crear una transacción de Mayor General, tanto detallada como sumarizada, dependiendo de la opción que seleccionó en el cuadro de dialogo de Opciones del Mayor.

Idea: Si elige desabilitar Procesando Transacción en la caja de dialogo de Opciones del Mayor, DacEasy salta las transacciones con problemas durante el Posteo y lista todos los errores después de completarse el Posteo. Usted debe corregir el problema para esas transacciones, imprima el nuevo diario y postee esas transacciones separadamente.

Postear Las Cuentas Por Cobrar

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Asentar. El cuadro de dialogo Asentando Cuentas por Cobrar se despliega.


9-6




IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse en Backup desde el cuadro de dialogo Asentando Cuentas por Cobrar para accesar el cuadro de dialogo Respaldar/Restaurar Archivo. Pulse en Ayuda para asistencia mas amplia.

2. Entre la fecha correspondiente al periodo a postear. Todas las transacciones para ese periodo serán posteadas.

3. Seleccione No en la opción Purgar Transacciones después de Posteo para conservar el registro de las transacciones.

4. Pulse Aceptar. Cada transacción al mismo tiempo están siendo posteadas. La ventana Resultado Posteo se despliega cuando el proceso es completado.

Nota: Si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su Backup, corra Recobrar y Verificar en sus archivos de datos, y entonces repita el proceso de Posteo. Refiérase al Capitulo 3, “Iniciando” para mas información corriendo el utilitario de archivos.

5. Pulse Continuar para retornar al menú principal.

Idea: Para ver cada transacción de Cuenta por Cobrar en el Reporte de Actividad del Mayor General, debe elegir Si en el campo Postear Información en Detalle al Mayor General en la caja de dialogo Opciones del Mayor en Preferencias del Sistema.

Detrás de escena.Cuando postea el mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy ejecuta la siguiente contabilidad detrás de escena:

DacEasy debita las Cuenta por Cobrar y acredita la cuenta deseada si escoge Factura o Cargo en el campo Tipo.

DacEasy acredita las Cuenta por Cobrar y debita la cuenta deseada si escoge Abono en el campo Tipo.

Además, cuando postea las transacciones del Mayor de Cuentas por Cobrar, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

En el Catalogo de Cuentas se incluye los nuevos balances. DacEasy actualiza el período y los balances actuales así como la cuenta madre a





cual fluyen las cuentas. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles del Mayor General con una transacción resumida o detallada, dependiendo de su preferencia. El código de diario para la transacción que se postea al mayor general es AR. Imprima el reporte de Listado del Mayor General para ver la transacción.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de Clientes para ver los cambios en los balances actuales.

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado de Cuentas.

DacEasy actualiza las transacciones del mayor de Cuentas por Cobrar como posteadas. Puede imprimir el Listado del Mayor de Cuentas por Cobrar para ver las transacciones posteadas.

Temas relacionados de ayuda

Reversión del posteo de las transacciones de cuentas por cobrar.

Usando El Modulo De VentasProbablemente entrara un gran numero de actividad del cliente por el modulo de Ventas. Si desea seguir el inventario o imprimir las facturas, debe entrar sus facturas por el modulo de Ventas. Para un listado adicional de beneficios, refiérase a la Tabla 9-1.

La información que requiere para usar el modulo de Ventas (por ejemplo, clientes, tabla de impuestos, termino) es explicado en el Capitulo 5 “Configurando”, además podría escoger seguir sus vendedores usando el código de facturas. Aunque no se requiere esta información.

Entrando VendedoresPuede seguir la ejecución de cada vendedor entrando el código del vendedor en cada factura al mismo tiempo que el empleado realiza una


9-8




venta. Puede usar esta información para el calculo de comisiones o revisar las ventas.

Agregar O Editar Un Vendedor

1. Seleccione Vendedor desde el menú Edición. El cuadro de diálogo Editar Vendedor se despliega.

2. Entre el código para identificar el vendedor. Para editar un vendedor existente, entre el código o clic en Buscar y seleccione el código desde la lista que se despliega

3. Complete cada campo

Ninguno de eso campos actualiza el histórico del vendedor, por consiguiente no es requerido. Sin embargo, los campos son usados cuando crea un reporte de clientes por vendedor.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Vendedor para descripción detallada de cada campo.

4. Pulse en Aceptar para agregar el vendedor.

Temas de ayuda relacionados Ver y editar el histórico de un vendedor Borrar un vendedor.





Entrando Códigos De VentasEntre Códigos de Ventas para cada articulo que quiere incluir en las facturas que no están clasificadas como productos o servicios. Por ejemplo, ventas y tratamientos. Cuando usted postea una factura que incluye código de Ventas, DacEasy actualiza la cuenta especificada en el código.

Editar o Agregar Un Código De Ventas1. Seleccione Código de Facturación desde el menú Edición. El

cuadro de diálogo de Código de Facturas se despliega.

2. Entre el código para identificar el código de factura que quiere agregar. Si esta editando un código de factura existente, entre el código o pulse en Buscar y seleccione el código de la lista que se despliega.

3. Complete cada campo.

El campo cuenta es requerido y se actualiza cada vez que postee una transacción de Ventas que incluya ese código.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de diálogo Editar Código de Ventas para información detallada de cada campo.

4. Pulse Aceptar para salvar el código de Ventas.

Temas De Ayuda Relacionados Borrar un código de Ventas


9-10




Entrando FacturasPuede entrar productos, servicios y códigos de Ventas en el cuadro de diálogo Facturación en el modulo de Ventas.

Puede escoger una pantalla diseñada para un negocio basado en inventario o servicios. Haga su selección en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema. Los siguiente pasos explican como crear una factura en el modulo de facturación usando la pantalla basada en inventario.

Entrar Una Factura

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo Entrar Facturas se despliega.

2. Si deja que DacEasy asigne el numero, presione Enter en el campo numero de factura y DacEasy asigna el siguiente numero de factura disponible.

Si escoge asignar su propio numero en el cuadro de diálogo Editar Formularios entre el numero único de transacción.

3. Complete los campos en el área de encabezado de la transacción, y entonces pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la factura.





4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura con las unidades ordenadas y vendidas y sus montos. Puede incluir los siguientes artículos:

Productos. Digite el código del producto, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.Códigos. Entre el código de facturación, digite C seguido por un espacio y luego el código, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.Mensaje. Si utiliza con frecuencia mensajes, digite M seguido por un espacio y el código del mensaje, o presione Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.Servicios. Digite el código del servicio, o presione Buscar y luego seleccione Servicios para que escoja el código del mismo.Artículos detallados. Presione Buscar y seleccione Articulo Maestro y escoja el código del articulo. Luego aparecerá una lista con diversos artículos para que escoja el articulo de detalle que desee seleccionar. Descripción. Si desea incluir una línea de descripción, digite D y presione Enter. El cursor avanza al campo Descripción donde podrá introducir hasta 40 caracteres para el texto.Mensajes ocultos. DacEasy permite introducir textos libres en el cuerpo de una transacción de facturación y presentarla por pantalla pero no en formato de impresión. Para incluir mensajes ocultos, digite H y presione Enter. El cursor avanza al campo Descripción donde puede digitar hasta 40 caracteres.

5. Entonces pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.

6. Puede editar el monto de impuesto si es necesario, si el cliente paga de contado cada vez que le vende, entre el monto recibido en el campo De Contado y una referencia del pago en el campo Referencia del Avance.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Facturas para la descripción de cada campo.

7. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor General es actualizado cuando postea la transacción.


9-12




Detrás de EscenaCuando graba una factura, DacEasy realiza los siguientes pasos: El encabezado y el detalle de la factura incluyen la nueva

transaccion. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprima el Diario de Ventas para visualizar la transacción creada.

DacEasy actualiza los archivos de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y el Estado de Cuentas. El Reporte de Vencimiento presentan las transacciones no posteadas con un asterisco (*).

Actualiza el archivo de Productos si la transacción incluye productos. DacEasy añade informaciones de venta al historial del vendedor si

seleccionó rastrear estas informaciones en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

DacEasy actualiza el archivo de Numeros Seriales si el producto o el servicio introducido esta serializado.

DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si seleccionó rastrear esta información en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Tópicos De Ayuda Relacionados

Editar facturas Borrar facturas Ensamblando productos desde el cuadro de diálogo Facturas Ensamblando un Kit sobre una transacción de factura Entrar números seriales sobre una factura





Entrando Facturas RecurrentesUse la característica de facturas recurrentes en DacEasy Contabilidad Premium para clientes que factura sobre una base regular. Entre la factura una vez, entonces genere una nueva factura desde la original tantas veces como lo necesite. DacEasy genera facturas recurrentes de acuerdo al grupo de facturas asignándose en el cuadro de diálogo Editar Clientes. El grupo de facturas es un grupo de clientes para quien usted quiere generar facturas a un mismo tiempo. Puede crear y generar tantas facturas como necesite.

Entrar Una Factura Recurrente

1. Seleccione Recurrente Entrada desde el menú Transacción, y entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo Entrar Facturas Recurrentes se despliega.

2. Presione Enter en el campo numero y entonces seleccione el próximo numero asignado.

3. Complete los campos en el encabezado de la transacción, y entonces pulsar Aceptar para avanzar al detalle de la factura.


9-14




Idea: Deje el campo código del cliente en blanco si quiere generar esa factura para múltiples clientes.

4. Entre cada articulo en el área de detalle de la factura.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Facturas Recurrentes para descripción detallada de cada campo.

5. Pulse en Aceptar para salvar la transacción.

Generando Facturas RecurrentesLa rutina de generar facturas recurrentes permite que usted genere sus entradas de facturas recurrentes. Puede generar facturas recurrentes por código de cliente o por grupo de clientes.

Cuando genera facturas recurrentes por grupo de facturas, puede dejar el campo numero de transacción en blanco o puede pegar él numero de factura que quiere generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco, DacEasy Contabilidad Premium genera todas las facturas recurrentes a que había asignado códigos de clientes, donde el código del cliente en la factura recurrente es un miembro del grupo de facturas escogidas para generarse.

Por ejemplo, suponga que quiere generar facturas para el grupo de factura GOLD, que consta de un total de 30 clientes. Entro 20 facturas recurrentes con código de clientes asignados. De esas 20 facturas recurrentes, asigno 10 para ser miembros del grupo de facturas GOLD, 5 para otros clientes y 5 a ningún grupo (El campo código del cliente esta en blanco).

Cuando genera la factura para el grupo de facturas GOLD y deja el campo Numero de Transacción en blanco, solo las 10 facturas hechas fuera del grupo de facturas GOLD se genera.

DacEasy genera las facturas que selecciono para cada miembro del grupo GOLD si pega uno de los números de facturas sin un código de cliente en el campo Numero de Transacción.

Cuando genera la factura por código de cliente, dejar el campo Numero de Transacción en blanco o pegar el numero de factura que quiere generar dentro del campo. Si el campo esta en blanco, DacEasy





localiza la factura con el código de cliente y genera la factura. Sin embargo no puede tener múltiples facturas con el mismo código de cliente. Si quiere generar múltiples facturas para un cliente, debe dejar el campo Código de Cliente en blanco cuando entra las facturas.

Además de eso, si pone el numero de factura en el campo Numero Transacción, usted puede generar la factura para cada cliente. Usted puede hacer esto dejando el campo Código Cliente en blanco.

Generar Una Factura Recurrente

1. Seleccione Recurrente Generación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Facturas. El cuadro de diálogo de Generación Facturas Recurrentes se despliega

2. Entre la fecha para asignar la generación de factura(s)

3. Seleccione el Grupo de Facturas para generar un grupo de clientes o seleccione Clientes para generar facturas de un cliente en especifico.

4. Si escoge seleccionar su propio numero en el cuadro de dialogo Configurar Formularios, asigne el primer numero de factura para que el número sea asignado en el campo Numero de Factura.


9-16




IDEA: Pulse en Ayuda desde el cuadro de dialogo Generar Facturas Recurrentes, para información mas detallada de cada campo.

5. Pulse Aceptar. Una transacción es agregada al archivo de facturas por cada factura recurrente que cayo dentro del rango entrado.

Temas De Ayuda Relacionados

Editar facturas recurrentes Borrar facturas recurrentes Editar facturas generadas Borrar facturas generadas

Entrando Devoluciones De VentasPuede acreditar la cuenta de un cliente en el modulo de Cuentas por Cobrar o el modulo de Ventas. Si quiere incluir inventario o servicios en el crédito o imprimir la nota de crédito, debe aplicar el crédito por el modulo de Ventas. Los siguientes pasos explican como entrar un crédito como una devolución en ventas en el modulo de Ventas.

Entrar Una Devolución de Ventas

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Devolución de Ventas. El cuadro de dialogo Entrar Devolución de Ventas se despliega.





2. Si esta dejando que DacEasy asigne el numero de factura, presione Enter en el campo Numero de Devolución y DacEasy asigna el siguiente numero de factura disponible.

Si elige asignar su propio numero en la caja de dialogo Configuración de Formularios, entre el numero de factura original.

3. Complete los campos en el área de encabezado de la transacción. Entre el numero de la factura original en el campo Mi #.

4. Pulse Aceptar para avanzar al área de detalle de la factura.

5. Entre cada articulo devuelto (como un numero positivo) en el área de detalle de la factura.

6. Pulse Aceptar para avanzar al pie de la factura.

7. Edite el monto del impuesto si es necesario

Idea: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Entrar Devoluciones en Ventas, para una descripción mas detallada de cada campo.

8. Pulse Aceptar para salvar la transacción. El Mayor General es actualizado cuando postea la transacción.


9-18




Detrás de Escena

Cuando se graba una devolución en ventas, DacEasy realiza los siguientes pasos: Los archivos de Encabezado y Detalle de Factura incluyen la nueva

transacción. DacEasy marca la transacción como no posteada. Imprimiendo el Diario de Ventas se puede ver la nueva transacción.

DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los Estados de Cuentas. Un asterisco próximo al código en el Reporte de Vencimiento indica que la transacción no esta posteada.

DacEasy actualiza el archivo de productos si la transacción los incluye.

DacEasy añade las informaciones de devolución de ventas al archivo de vendedores si escogió rastrear estas informaciones desde el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

DacEasy actualiza el archivo de Números Seriales si el producto o el servicio introducido esta serializado.

DacEasy actualiza el archivo de Historial del cliente si seleccionó rastrear esta información en el cuadro de dialogo de Preferencias del Sistema.

Temas De Ayuda Relacionados

Editar devolución en ventas Borrar devolución en ventas Entrando conjunto de ensambles o transacciones de facturas Entrar números seriales en transacciones de Ventas Entrar una devolución a un cliente.





Imprimir Formularios De FacturasUna ventaja de usar el modulo de Ventas es que tiene la habilidad de imprimir formularios de facturas así como notas de crédito (devolución en ventas). Debe imprimir todas las facturas y las devoluciones en ventas antes de postear las ventas (a menos que lo haya seleccionado en el cuadro de dialogo Preferencia de Sistema). Puede imprimir en papel en blanco o en formulario pre-impreso, usando una planilla standard o su propio formulario.

Puede imprimir formulario de facturas desde el punto de entrada de la factura o imprimirlas por lotes. Para imprimir desde el punto de entrada, Pulse en el botón Imprimir desde el pie (ultima línea) de la transacción. Los siguientes pasos explican como imprimir formularios de facturas por lotes.

Imprimir Facturas

1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú Transacción, entonces seleccione el formulario desde el sub-menu que se despliega.

IDEA: El formulario se imprime de acuerdo el formato actual. Para información sobre seleccionar un formato diferente, refiérase al Capitulo 5, “ Configurando”.

2. Completa cada campo.

Nota: Si ha reprocesado un formulario anteriormente, debe seleccionar No en el campo Reimprimir para imprimir el formulario otra vez.

IDEA: Pulse Ayuda para descripción detallada de cada campo.

3. Pulse Aceptar. El cuadro de diálogo Disposición de Reporte se despliega.

4. Seleccione la opción de salida y pulse Aceptar para imprimir el formulario.

Temas De Ayuda Relacionados Imprimiendo Etiquetas de Envío Alinear el papel Continuo en la Impresora


9-20




Verificando Transacciones De VentasDespués de entrar una serie de transacciones de Ventas, le requerirá imprimir el Diario de Ventas para verificar la exactitud de las entradas antes de postear. Aunque puede cambiar este requerimiento en el cuadro de dialogo Opciones del Mayor, pero nosotros recomendamos fuertemente imprimir el Diario antes de postear. Este paso parece tiempo consumido al principio, pero el tiempo consumido corrigiendo errores antes de Posteo es mucho menor que el tiempo consumido para reversar entradas después de Posteo.

Imprimir El Diario De Ventas

1. Seleccione Facturación desde el menú Diarios. El cuadro de diálogo Diario de Facturación se despliega.

2. Seleccione Diario como tipo de reporte.

3. Complete el campo fecha. El periodo asociado con la fecha se despliega. Todas las transacciones no posteadas dentro del periodo serán impresas en el Diario.IDEA: Pulse Ayuda desde el menú Diario de Facturación para

descripción detallada de cada campo.4. Pulse Aceptar. El cuadro de dialogo de Disposición del Reporte

se despliega.

5. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar.





Posteando VentasEl proceso de Posteo actualiza el Mayor General con la actividad entrada por el modulo de Ventas, además actualiza los balances de las cuentas. Archivos adicionales son actualizados dependiendo de la información entrada. Por ejemplo, si incluye productos en una factura el archivo producto es actualizado.

No hay ninguna regla de cuando postear, sin embargo, es más fácil localizar los errores si postea con frecuencia. Si su negocio tiene un amplio volumen de actividad, podría decidir postear diariamente. Por otra parte, puede solo necesitar postear semanal o mensualmente. Puesto que el proceso de Posteo actualiza el Mayor General, antes imprima los reportes que incluyen la actividad mas reciente.Para Postear Ventas

1. Seleccione Facturación desde el menú Asentar. El cuadro de diálogo Asentando Facturación se despliega.

IDEA: Es importante hacer Backup antes de postear. Si no tiene Backup listo haga uno antes de proceder. Pulse Backup desde el cuadro de dialogo Asentando Facturación para accesar el cuadro de dialogo Backup/Restaurar Archivo. Pulse Ayuda para asistencia más amplia.

Nota: El campo fecha para el Posteo para los primeros periodos contiene transacciones de compras y facturación sin postear. Debe postear en orden primero las compras y luego las ventas para el mismo periodo.

2. Seleccione No en Purgar Transacciones, para conservar el registro de transacciones después del Posteo.

3. Pulse Aceptar. Cada transacción se despliega según esta siendo posteada. El Resultado Del Posteo se despliega cuando el proceso de Posteo es completado.


9-22




Nota: si el total de débitos no es igual al total de créditos, restaure su Backup, corra recobrar y verificar a sus datos, y entonces repita el proceso de Posteo, Refiérase al Capitulo 3, “ Iniciando” para mas información de como correr utilitario de archivo.

4. Pulse Continuar para volver al menú principal.

Detrás de Escena.

Cuando postea las ventas DacEasy realiza las siguientes operaciones detrás de escena:DacEasy debita las Cuentas por Cobrar por el total de la venta.DacEasy debita los Costos de Ventas por el valor de los artículos vendidos.DacEasy acredita el Inventario por el valor de los artículos vendidos.DacEasy acredita las Ventas por el total de la venta sin incluir el impuesto.DacEasy acredita el Impuesto por Obligación de Ventas por el valor del impuesto de ventas.Cuando se postea, DacEasy actualiza los siguientes archivos:

Los archivos de Cuentas incluyen los balances nuevos en las cuentas. DacEasy actualiza los campos este período y balance actual de las cuentas, así como también la cuenta madre de cada cuenta afectada. Imprima todos los reportes financieros para ver los cambios en los balances de las cuentas.

DacEasy actualiza los archivos de Encabezados y Detalles del Mayor General con una transacción resumida posteada. Esta transacción es un neto total de débitos y créditos para cada cuenta afectada. El código de diario para la transacción, con el cual se postea al mayor general, es BL. Imprima el Listado del Mayor General para ver la transacción resumida.

DacEasy actualiza el balance actual y la información histórica en el archivo de Clientes. Imprima el Directorio de Clientes para ver el cambio en el balance actual.

DacEasy actualiza el archivo de producto si la transacción incluye productos. Además, actualiza el histórico del producto.

DacEasy actualiza la información histórica en el archivo de Servicios.





DacEasy actualiza el archivo de Cuentas por Cobrar Facturas Abiertas. Esta información se imprime en el Reporte de Vencimiento de Cuentas por Cobrar y en los Estados de Cuentas.

DacEasy actualiza el archivo de Encabezado y Detalle de Factura, marcando la transacción como posteada. Imprima el Listado de Facturación para ver las transacciones posteadas.Temas De Ayuda Relacionados

Reversando transacciones de ventas posteadas

Siguiendo Artículos PendientesCon DacEasy Contabilidad Premium usted puede seguir los artículos pendientes y completar esas ordenes cuando los artículos son recibidos dentro del inventario. Debe configurar el sistema para seguir las artículos pendientes siguiendo dos pasos:

Paso 1: Seleccione Normal en Tipo Inventario sobre cada campo del cuadro de diálogo de Editar Producto.

Nota: puede seguir las ordenes pendientes configurándolo como Negativo, pero tiene que editar manualmente el campo enviado cuando facture el producto para afectar el campo pendiente.

Paso 2: Seleccione Si en el campo Seguir ordenes pendientes de clientes en el cuadro de diálogo Preferencias del Sistema.

Cada vez que postee las facturas, DacEasy pone los artículos pendientes en el archivo Pendientes. Cuando recibe los artículos, puede llenar las ordenes pendientes. Llenando una orden pendiente crea una nueva factura para el cliente. Imprima el Reporte de Estatus Pendiente para ver la situación de cada orden pendiente. El reporte incluye el numero de la factura, fecha de factura, código del cliente, código de producto, cantidades ordenadas, pendiente, recibida y disponibilidad actual.

Imprimir El Reporte De Estatus De Artículos Pendientes1. Seleccione Imprimir Facturación desde el menú Transacción, y

entonces seleccione Estado de Pendientes. El cuadro de diálogo se despliega.


9-24




2. Complete los campos apropiados.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo de Disposición del Reporte

4. Seleccione la opción de salida y Pulse Aceptar para comenzar a imprimir.

Llenando Artículos PendientesCuando entra facturas, DacEasy crea un pendiente a la vez que un producto con tipo de inventario Normal es ordenado y la cantidad es mayor a la disponible. Puede también reducir el campo enviado creando un pendiente para productos con tipo de inventario negativo. Si quiere seguir los artículos pendientes, selecciones Si en el campo seguir artículos pendientes de clientes en el cuadro de dialogo Preferencias del Sistema. El archivo pendiente es actualizado cuando postea facturas con artículos pendientes. Use la rutina llenar pendientes a facturas para esos artículos una vez ellos son recibidos dentro del inventario.

Llenar Pendientes

1. Seleccione Facturación desde el menú Transacción, y entonces seleccione Llenar Pendiente. El cuadro de dialogo Pendiente se despliega.





2. Seleccione Cliente para llenar un pendiente de un cliente o Producto para llenar un pendiente de un producto en particular.

3. Entre el código de cliente o producto. Si no existen pendiente para el código seleccionado, se despliega el siguiente mensaje de error “No existen pendientes para este Cliente/Producto.”

4. Si no se despliega ningún error, complete cada campo en el área de encabezado de la transacción y avance al área de detalle de la transacción. Cada factura conteniendo el código de cliente o producto se despliega.

5. Entre la cantidad enviada para cada factura. Si no tiene suficientes unidades, el siguiente mensaje de error se despliega, “Producto actualmente agotado”.

IDEA: Pulse Ayuda desde el cuadro de dialogo Pendientes para descripción detallada de cada campo.

6. Pulse Aceptar para llenar los artículos Pendientes. DacEasy crea una factura no posteada para el cliente.

El campo Su # de la nueva factura contiene la palabra Pendiente y el campo Mi # despliega la fecha de generación con formato AAMMDD.


9-26




Temas De Ayuda Relacionados Purgar Artículos Pendientes.

Reportes De Cuentas Por CobrarDacEasy Contabilidad Premium para Windows incluye un numero de reportes que puede imprimir para ver la actividad del cliente. El reporte comúnmente mas usado se explica a continuación.

Imprimir Los Estados De ClientesDacEasy Contabilidad Premium permite que imprima estados para clientes. Puede personalizar la impresión de los estados en papel plano o en formularios pre-impresos.

Imprimir Estados Del Cliente

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Reportes, y seleccione Estados de Cuenta. El cuadro de diálogo Estados de Cliente se despliega.





2. Complete los campos apropiados.

Nota: el estado del cliente se imprime usando el formulario por defecto. Para editar un formato o seleccionar uno nuevo, refiérase al Capitulo 5 “ Iniciando”.

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de dialogo de Disposición del Reporte.

Nota: Si escoge Selección en el campo Alcance, la ventana Selección Registro se despliega. Pulse Selección para fijar la selección del estatus de clientes. Puede también pulsar Mas Copias o Menos Copias para editar el numero de copias a imprimir. Pulse Proceso para accesar el cuadro de dialogo Disposición del Reporte.


Imprimiendo El Reporte Saldos Por Vencimiento Cuentas Por Cobrar.El Reporte de Saldo por Vencimiento de Cuentas por Cobrar permite ver el total que cada cliente le debe. El calendario de vencimiento muestra cuales facturas están vencidas y cuales todavía no están vencidas. Puede modificar el calendario de vencimiento de acuerdo a sus necesidades. Todas las facturas, pagos débitos y créditos no posteadas aparecen en el reporte. Puede excluir todas las facturas pagadas seleccionando No en la opción Incluye facturas pagadas desde el cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento. Puede también correr la rutina de Fin de Periodo para eliminar las facturas pagadas. Si no ha limpiado ningún pago, refiérase a la guía problemas en Ayuda en línea.


9-28




Imprimir Reporte De Saldos Por Vencimiento1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Reportes, y

entonces seleccione Antigüedad. El cuadro de dialogo Reporte de Saldos por Vencimiento se despliega.

2. Complete los campos apropiados

3. Pulse Aceptar para accesar el cuadro de diálogo Disposición de Reporte.


Temas De Ayuda Relacionados Imprimir cartas Imprimir Etiquetas Imprimir Listados Alinear el papel continuo para imprimir.

Fusionando Información del Cliente con Microsoft Word





La estructura de DacEasy Contabilidad Premium permite la integración con Microsoft Word, ya que permite emigrar los datos de los clientes a documentos de Word 97 o 2000. Utilice esta característica para crear cartas profesionales que incluyan informaciones de sus clientes. Puede enviar email o puede imprimir esos documentos directamente desde DaEasy o accesar los documentos desde Word.Puedes emigrar un solo registro o rango de datos en particular.

Como combinar datos de clientes con un documento de Microsoft Word.

1. Muestre los datos de un cliente en la pantalla de Editar Clientes, haga clic en Correspondencia la pantalla de Trabajos de Combinar Correspondencia Directa se despliega.

2. Digite el nombre del trabajo o pulse Buscar para seleccionarlo desde la lista desplegable.

3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente.Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía.Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario.


9-30




Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Digite la fecha de cierre.5. Complete las opciones restante.6. Fusione los datos con el documento Word utilizando los siguientes

métodos:Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un destinatario de correo electrónico (email).Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar.Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podrá realizar los cambios que considere de lugar.

Como combinar los registros de varios clientes a un archivo de Word

1. Seleccione Cuentas por Cobrar desde el menú Reportes, y seleccione Combinar Correspondencia. La pantalla de Trabajo de Combinar Correspondencia se despliega.





2. Digite el nombre del trabajo o presione Buscar para seleccionar uno existente.

3. Puedes seleccionar un documento existente de Word, crear un nuevo documento de Word o editar un documento existente.Seleccionando un documento existente de Word. Digite el nombre del documento o presione el boton de Browse para localizar el documento, si el documento no esta localizado en el fólder que contiene los datos de su compañía, el documento es copiado al fólder de la compañía.Agregando un documento de Word. Digite el nombre del archivo y haga clic en Editar. DacEasy crea un nuevo documento de Word en el fólder de la compañía. El nuevo archivo puede ser ejecutado en Word y ser editado en caso de ser necesario.Editando un documento de Word. Digite el nombre del archivo o haga clic en el botón de Browse para localizarlo. Presione Editar para que muestre el archivo en Word. Edite el documento, salve el documento y retorne a DacEasy para continuar con la fusión de correspondencia.

4. Complete cada campo en el área de Opciones Filtrar/Ordenar.5. Fusione los datos con el documento Word utilizando los siguientes

métodos: Enviar por email. Presione F3 o para enviarlo a un

destinatario de correo electrónico (email). Enviar a la impresora. Presione Imprimir, seleccione las

opciones de impresión y luego haga clic en Aceptar.

6. Visualizar el reporte en Word. Presione Ver Trabajo para editar en Word, donde podrá realizar los cambios que considere de lugar.


9-32



Capitulo 2 - dacflex.com€¦ · Web viewTrabajando Con Clientes. Si escoge seguir los clientes...

Documents

Transcript of Capitulo 2 - dacflex.com€¦ · Web viewTrabajando Con Clientes. Si escoge seguir los clientes...