Capacitación Descentralización Modelo en Línea Campus Presenciales

13 de febrero 2009

Dirección Administrativa

Vicerrectoría de Educación a Distancia(VED)

Campus en Línea

Operatividad de los Servicios Administrativos y Escolares

I. Procesos de: admisión (interacción con servicios escolares), revalidaciones, becas.

II. Proceso del Pagos y FacturaciónIII. Contrataciones y pagos de Asesores del

Modelo en Línea por cada Vicerrectoría

Admisión: Interacción con Servicios Escolares CEL

Alumno Promotor (Campus) SE CEL

1.- Solicita admisión en Campus

Solicita matrícula por medio de SSINI

Genera matrícula y admisión y sube a SSINI

2.- Recibe matrícula y carta con indicaciones

3.-Entrega la documentación oficial en Campus, de acuerdo al nivel de ingreso

Recibe documentación del alumno.

Envía a SE CEL para su registro en el sistema.

Recibe documentación

Arma expediente Captura

información en sistema

Ingreso con Revalidación de materias

AlumnoPromotor

(Campus) SE CEL

1.Revalidación de materias

Solicita al alumno copia de su certificado parcial de estudios.

Envía copia (escaneada) a Servicios Escolares CEL para iniciar la propuesta.

Envía correo y certificado al asesor académico correspondiente.

Cuando recibe respuesta, envía aproximación al alumno, se le informa el costo del trámite y se solicitan planes de estudio.

En caso de aceptar se informa al Promotor para que gestione la inscripción.

Al recibir planes de estudio se reenvían al asesor académico para que presente la propuesta final y se continúa con el trámite de equivalencia o revalidación.

Becas nuevas

Alumno Promotor (Campus)Administrativo Campus o

CEL

1.- Solicita beca Solicita documentación al alumno para trámite de beca  

2.- Entrega solicitud y documentación

Recibe papelería, Obtiene autorización del

campus Solicita beca por medio

de SSINI Enviaría documentación

al área Administrativa correspondiente

Recibe documentación Revisa que esté

completa y autorizada Captura en sistema Confirma por medio de

SSINI

Causas por las que un alumno no se puede inscribir.

– Motivos Escolares• Ventana de inscripción• Documentación incompleta• No se inscribió el mes que se generó su admisión

– Motivos Administrativos• Pago no reflejado en estado de cuenta• Beca no aplicada en sistema• Pago menor al que corresponde

Motivos escolares: El alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión

AlumnoPromotor

(Campus) SE CEL

No se puede inscribir: Ventana de

inscripción Documentación

incompleta No se inscribió el

mes que se generó su admisión

Comunica a SE CEL

Registra la nueva ventana de admisión

Autoriza carta compromiso para entrega de documentos

Tramita ante centralizado el cambio de admisión e inscripción.

Motivos administrativosEl alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión

Alumno Promotor (Campus)Administrativo

Campus o CEL

1.- Paga el último día de inscripciones

Solicita comprobante de pago

Envía a Administrativo para su desbloqueo

Revisa comprobante de pago

Si procede realiza el desbloqueo con fecha límite al día siguiente.

2.- Pago no reflejado en el estado de cuenta

Posibles causas: Pago con cheque Error en la ficha

de depósito (referencia, cuenta, etc.)

Solicita comprobante de pago al alumno.

Envía a Administrativo para su desbloqueo

Recibe confirmación de administrativo.

Notifica al alumno Le explica cual es el error

para que no lo vuelva a cometer.

Revisa cual es el error Desbloquea al alumno Solicita a centralizado

su aplicación. Informa al promotor

del error. Confirma al promotor

que el alumno ya puede inscribirse.

Motivos administrativosEl alumno no se inscribe el mes que solicita su admisión

Alumno Promotor (Campus)Administrativo Campus o

CEL

3.- Beca no aplicada en el sistema

Informa al administrativo correspondiente

Confirma al alumno la aplicación de la beca o notifica su estatus

Revisa solicitud de beca Si procede realiza la

captura Si no procede, indica la

razón al promotor

4.- Pago menor al correspondiente

Solicita comprobante de pago al alumno

Envía o entrega a administrativo para su revisión

Notifica al alumno si debe pagar la diferencia

Revisa el comprobante Si procede corrige la beca

asignada Si el monto se debe a

cambio de colegiatura, se desbloquea y se pide que pague la diferencia

Pagos de colegiaturas y facturación• Pagos de colegiatura

– Para Preparatoria: una inscripción y tres pagos iguales (tetramestral)– Para Profesional, los pagos son igual al esquema presencial semestral. – Para Maestría, el alumno pagará de contado antes de inscribirse cada

mes.Pago de colegiaturas al convenio CIE 779024 de Bancomer,utilizando como referencia la matrícula con el dígito verificador. A nombre de Enseñanza e Investigación Superior, A. C.

• Facturación– El alumno solicitará factura a Servicios Administrativos, dentro de los

5 días hábiles después de realizar su pago.– Servicios Administrativos elaborará factura y entregará o enviará al

alumno.

Tiempos de respuesta – Generación de matrículas, 4 horas hábiles. El equipo de

servicios escolares entra al SSINI en estos horarios (tiempo del centro)

• 08:00 A. M.• 12:00 P. M.• 04:00 P. M.• 07:00 P. M.

– Registro de becas en sistema, 1 hora hábil, después de recibir solicitud y documentación completa del alumno.

– Facturas, las facturas se entregarán 5 días hábiles después de haber sido solicitadas

Contratación y pagos de promotores por Vicerrectoría

• El promotor será contratado por cada campus.• El coordinador administrativo de zona enviará

documentación al CEL para el trámite de alta en la nómina.

• El pago se realizará quincenalmente. El gasto es del CEL, hasta el mes de julio de 2009.

• A partir de agosto de 2009, cada campus es responsable del gasto de la nómina.

Datos para contacto

C.P. María Eufemia Gracia VillarrealDirectora Administrativa Campus en LíneaTel. (81) 1551 4500 ext. 4536megracia@tecmilenio.edu.mx

Gracias