Leila NavarreteBAIRES Asistencia Virtual

www.bairesav.com.arinfo@bairesav.com.ar

Buenos Aires - Argentina

En este manual abordo el tema de las ponencias (presentaciones con diapositivas), desde una serie depreguntas, que todo ponente debe formularse antes de su presentación; es decir, al momento de organizarlas presentaciones, y/o generar las diapositivas.

Este manual trata de manera simple la antesala de una ponencia. ¿qué preguntas te debes hacer a timismo para que la presentación sea enriquecedora y exitosa para ambas partes, el ponente y laaudiencia?. Como emprendedor@, profesional, sabrás por experiencia que una presentación lleva tiempode preparación personal y de recopilación de documentos. Por esto mismo, estas preguntas son sólo unaguía, preguntas básicas que todo ponente debe realizarse para alcanzar su meta. Una presentaciónexitosa y una audiencia contenta, entusiasta, interesada.

Hablar en público no es nada fácil!. No es insignificante y menos aún son las diapositivas con imágenes. Talvez me preguntes y ¿porqué digo esto?, porque si estás sólo/a en el momento de crear tu presentacióncon diapositivas, te pueden suceder muchos contratiempos, entre ellos; la distracción por la grandemanda de multitareas (llamadas telefónicas, reuniones de último momento, tareas administrativaspendientes y más). Contar con el tiempo suficiente para focalizarte en el tema y además seleccionar elmaterial indicado, por ejemplo; fotos, imágenes, videos cortos para insertar en las diapositivas, son todastareas que conllevan tiempo y dedicación a full.Por todo lo detallado anteriormente, te doy una buena noticia, las presentaciones son también tareaspara delegar. Te comento que puedes contar con la colaboración de una Asistente Virtual quien, demanera remota te colabora en la generación-edición de diapositivas o slides. (cliquea aquí para saber más)

Empecemos por el principio…

Como asistente virtual en recursos de multimedia; me encanta colaborar conemprendedores proyectando sus ideas en diversos formatos: presentaciones con slides,videos online y edición de pdfs . La nube está repleta de plataformas interactivas, ¿te atrevesa pasar el reto solo?. En caso de sentirte perdid@, estoy aquí para ayudarte.Contáctame

Contenido1. Introducción general

2. Antes de la presentación

3. Durante la presentación

4. Final de la presentación

5. Tres Anotaciones – Conclusiones

6. Cuatro herramientas para presentaciones

1-Introducción General

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El Manual está dirigido a emprendedores que por alguna o variasrazones tienen dificultades al momento de realizar sus ponencias condiapositivas.

Hoy te obsequio , el Manual “Preparando las Presentación” , un granpack de sugerencias, así me gusta llamarlo, porque básicamente es unManual para quienes no tienen idea de cómo organizar suspresentaciones. Qué hacer al momento de enterarse que tienen queparticipar en una ponencia, ¿por dónde empezar?,¿qué considerar?.

Desaprender algunas malas prácticas, como también descubrir nuevasherramientas nos hacen transformar nuestro camino, y cambia tambiénnuestra propia perspectiva de cómo encarar de otra manera losproyectos de multimedia.

Si quieres saber más de mí, te invito a leer mi blog:

Una presentación es la imagen que proyectas a la audiencia

Comencemos …

Cambia ésto

Cara aburrida y decepcionada de tu audiencia

Por ésto

Cara contenta y atenta

Cambiando loAburrido porentretenido

2 -ANTES de la PRESENTACIÓN

Nadie puede responder mejor que tú las preguntas que se enumeran acontinuación, en este Manual.

Sólo tú sabes de qué se tratará tu próxima ponencia, quién es tuaudiencia, cuáles son sus necesidades y problemas.

¡ t o ma n o ta !¡ t o ma n o ta !

Preguntas quetodo ponentedebe formularse antesde la presentación10

Puedes formularte más…

1. ¿Dónde se realizará la ponencia?

2. ¿Quiénes son los participantes a mi ponencia?

3. ¿Es la primera vez que expongo ante esta audiencia?

4. ¿Qué temas les interesa a la audiencia?

5. ¿Qué les puedo aportar en dicha ponencia?

6. ¿Qué herramientas/plataforma de presentaciones puedo utilizar?

7. ¿Cuántos ponentes exponen ese día? ¿Cuánto tiempo cada uno?

8. ¿Qué tecnología offline se requiere para la presentación?

9. ¿Necesitaré colaboradores extras para la ponencia ?

10.¿Qué llevo para la ponencia, por mi cuenta?

3-Durante la PRESENTACIÓN

Preguntas quetodo ponentedebe formularse para el“durante” de lapresentación

Puedes formularte más…

1- ¿ Qué preguntas acerca del tema pueden realizarme los participantes

en la ponencia?

2- ¿Podría realizar una brevísima encuesta al final de la ponencia?

3- Acorde al tiempo disponible al final de mi ponencia, ¿Cuál es el

momento ideal para que la audiencia realice preguntas?

Para unaEXCELENTEpresentación

ENSAYO

Ensayando para …

Los participantes a una presentación siempre tienen la última palabra.Podríamos enfatizar que, es la audiencia, que espera una excelentePresentación. La audiencia, espera de un ponente; por ejemplo:

Claridad en los conceptos Actitud & aptitud frente a la audiencia Menos oraciones y más imágenes en las diapositivas Efectos sólo si son necesarios 1 video tutorial o reflexivo o documental, etc (para ejempli-

ficar la idea o redondearla)

una EXCELENTE presentación

Actitud & aptitud frente a la audiencia:Excelente manejo del lenguaje verbal y no verbal. Conocer deltema a tratar y sin presumir. Ni vulgar ni técnico.

Menos oraciones y más imágenes en las diapositivas:Aplica frases antes que oraciones. Incluye fotos, dibujos oclip-Arts. Mantén un estilo (decide si fotos o dibujos) en todaslas diapositivas. La coherencia debe existir; mensaje-imágenes.

Efectos sólo si son necesarios:A pesar de que muchos expertos en ponencias afirmen y sostenganque las animaciones o transiciones no se recomiendan. Son necesariassólo si el tema lo amerita y bien aplicadas “despiertan” interésen el público.

Ejemplo: 1 video de 1 minuto:Es una excelente idea incluir un video al principio, o a la mitadde la ponencia o al final. Dependiendo del tema, eltiempo de duración y por supuesto del estilo de ponencia.

Claridad en los conceptos:Tomar en cuenta: un concepto por diapositiva.

4- Final de la PRESENTACIÓN

Al final de toda presentación:

“La Revisión”y “La Conclusión”

La revisión o redondeo

Es el momento de la presentación para repasar los puntos sobresalientesde la ponencia. Aclarar. Subrayar. Dar lugar a la audiencia a queparticipen haciendo consultas, preguntas al /los ponentes.

La Conclusión o Cierre

Acorde a la organización de la (s) ponencias, viene el momento de ladespedida. Agradecimientos especiales, regalos para los concurrentes yOtras cuestiones que se reservan para el final. Por ejemplo: Que elponente pase una planilla para que los concurrentes dejen su nombre oalgún dato empresarial, para luego contactarlos online (Internet). Esto essúper positivo porque significa que el ponente está interesado encontactarse con cada uno de los asistentes y le permite conocer endetalle áreas de interés, relacionados con el tema de la presentación.

plantéatela importanciade tu participaciónen dicha ponencia

plantéatela importanciade tu participaciónen dicha ponencia

¿Cómo puedes sacar ventaja de tu Ponencia?

Recuerda que toda presentación significa “un regalo” que tú lerealizas a cada uno de los participantes a ese evento y que ellosestán allí para satisfacer sus inquietudes, inconvenientes oproblemas.

Ser una persona empática, agradable, tener buenos gestos(lenguaje no verbal), invita a que el público te preste atención,desde el primer instante. Es tu momento de salir a escena. Por eso,Invierte tiempo en entrenarte para lucirte en la ponencia.

Si la audiencia está conforme, satisfecha o contenta, ellos congusto te retribuirán con respuestas positivas.

Si tienes un sitio oficial, o blog y presencia en redes sociales, ligadaa tu actividad offline, muy seguramente, tendrá grata repercusiónentre tus seguidores, prospectos y contactos. Los buenos rumores,captan seguidores. Recuerda comentarlo en tu ponencia.Ahora, es ¡tu turno!. Practica antes de cada ponencia.

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¿Qué es realmente una presentación?

Una presentación es un momento, único e irrepetible, donde existe unintercambio entre el ponente y la audiencia. Es fundamental tener estructurada laponencia junto con las diapositivas, si se cuenta con material audiovisual.

Una presentación o ponencia es una gran oportunidad para ti de transmitirvivencias o experiencias de una manera tal que la audiencia se sientacautivada, interesada, por todas las razones que tú enumeras durante laexposición.

Puede que también te preguntes…¿Qué tan importante son las diapositivas de la presentación?

Las diapositivas son un complemento técnico audiovisual que traspasa la pantalla.Generar las diapositivas puede resultar caótico si no tienes claro el mensaje principalque quieres transmitir. Para que las diapositivas resulten claras, concisas, debes utilizarelementos tales como: dibujos, organigramas, Clip-Arts, fotos , títulos con fuentesgrandes, entre 40 y 70 y también un video, al principio, a la mitad o al final de laponencia. Para esto, hay que dominar muy bien el timing para que no decaiga lapresentación del ponente. Por lo general se usa un video al final, para cerrar laponencia.Estos elementos deben estar dispuestos armoniosamente en la página, o diapositivapara atraer la atención de la audiencia y transmitir un mensaje claro.

La diapositivas son “el complemento”, necesario, en algunos casos (ya que muchos ponentes noutilizan diapositivas), aunque no surte el mismo efecto, el tener que no diapositivas.Por lo general, tener diapositivas suma a la ponencia.

Entonces, ¿es necesario o tal vez obligatorio, realizar una ponencia con diapositivas?. Larespuesta es “depende” del tema a tratar. Por lo general se recomienda utilizar diapositivas paraque sea más gráfica, más atractiva visualmente la presentación. Aunque también puedenobviarse, tal como lo mencionamos anteriormente.

Algunas veces sucede que no todos los ponentes realizan sus propias presentaciones condiapositivas, por diversas razones, entre ellas, porque:

Organizar una ponencia con diapositivas lleva tiempo y dedicación.

Los ponentes desconocen algunos programas o herramientas para realizar diapositivas en la nube, por

ejemplo Prezi.

A veces, los ponentes, desconocen el correcto uso del PowerPoint, y consideran que utilizando plantillas se

soluciona la confección de slides.

Para usar plantillas, sea en el programa que sea, hay que tener presente que “personalizar” los colores, las

fuentes y otros efectos y detalles, es vital para transmitir un mensaje 100% con personalidad y fuerza. La

audiencia reconoce de inmediato cuando una plantilla es popular. Esto es evitable. ¿cómo?, cambiando

algunos aspectos de la plantilla prediseñada.

Recuerda que hoy en día, la gran mayoría de los usuarios están conectados a Internet y si decides adicionar

un “elemento” sorpresa, esta debe ser realmente genuina.

6- Cuatro herramientas para Presentaciones

Mis 4 herramientas preferidas:Hoy en día, se encuentra una amplísima variedad de programas o software,

tanto así como aplicaciones (apps – en inglés) que puedes descargarte deforma gratuita o puedes acceder online, registrándote con una cuentagratuita o de pago. Todo esto es según las necesidades de tu proyecto y sihabitualmente generas gran volumen de presentaciones con diapositivas oslides para talleres, cursos de capacitación, presentaciones para inversiones,etc.

A continuación te recomiendo 4 herramientas para presentaciones que teayudarán a organizar tus ideas de manera práctica y concisa para realizarlas diapositivas. Obviamente existen gran cantidad de herramientas, add-onsy programas descargables, algunos son pagos, y otros gratuitos que puedesprobar. Mi humilde consejo es que una vez encuentres “la” herramienta, ladomines tanto como puedas, así podrás trabajar adecuadamente tusdiapositivas para presentaciones.

http://es.slideshare.net/

Slideshare.net, es uno de los sitios donde generalmente se comparten presentaciones de todo tipo,de diferentes temática y en diferentes idiomas. Hay presentaciones muy innovadoras y coloridascon excelente contenido y están las otras, las presentaciones que forman parte del montón.Te lo recomiendo como sitio de inspiración.

Existen gran cantidad de plataformas online para realizar y compartir presentacionesque pueden hacerte cambiar de parecer al momento de compartir tus presentaciones,si es que te dedicas a trabajar proyectos online, o a publicarlos, o a compartirlos.

NO te quedes donde están todos, trata de innovar e ir más allá…Trata de evaluar qué tienen otras plataformas online para ofrecer una diferencia y un cierto gradode personalización. ¿te animas a cambiar?. Pues, con muy poco puedes lograr grandes cambios.

Es justamente mirando algunas presentaciones de otros usuarios, como me inspiré en este Manual.La observación, ¡cuenta! Y ¡mucho!. Ponte tú también a observar a tu alrededor, a ver,…¿qué está sucediendo?. ¡tómate tu tiempo!, evalúa y diferénciate…

Herramienta n° 1

Herramienta n°2www.prezi.com : Es un sitio donde puedes crearte un cuenta gratuita y empezar a crear tusprezis, algunas características que tiene esta plataforma:

Car

acte

rístic

as

Plataforma online disponible a través de registro cuenta gratuita: válido por 14 días deprueba y cuentas pagas: ver datos actualizados en www.prezi.com

Prezi se destaca principalmente por tener “efectos” muy atractivos, llamados “zooming” esdecir, alejamiento y acercamiento de los elementos (imágenes, textos en cajas). También sedestaca por tener variedad de plantillas animadas en 3D.Prevalece el concepto de generar ideas en una pizarra o “canvas” que permite al usuariousar el espacio (no lineal) para animar sus diapositivas. Este efecto es la razón por la cual seha vuelto tremendamente popular. Los archivos se pueden exportar, compartir online,enlazar en las redes sociales pero en una cuenta gratuita, todos los prezis son públicos.Además se puede crear una presentación offline en el PowerPoint y luego descargar enPrezi, adicionándole otros elementos, entre ellos, el zooming

Atención!: En la cuenta gratuita, los prezis son públicos y con recursosmuy acotados. ingresa aquí para más detalles: https://prezi.com/signup/public/ Hay prezisen varios idiomas, inglés, español, francés, alemán, portugués, otros.Además al ser públicos se pueden “reutilizar”… es decir que se pueden usar como plantillas.-

Herramienta n°3www.canva.com : Es un sitio donde puedes registrarte con una cuenta gratuita y empezar a crear tusproducciones, algunas características que tiene esta plataforma:

En cuanto a presentaciones, se pueden generar las imágenes con títulos online, y descargarlasal equipo y posteriormente seguir trabajándolas en el PowerPoint, como por ejemplo,adicionándole las animaciones, música.

Compartir en redes sociales. Muy recomendable para los post (Facebook, Tumblr, Instagram,etc).

Consultas y participación en foros/comunidad (Preguntas frecuentes) Blog (ideal para conocer las novedades). Si te interesa puedes suscribirte a su boletín para

recibir las últimas novedades.

Se puede crear todo tipo de documento publicable para la web: flyers – tapas para e-books – y más portadas para las redes sociales más famosas. Realizar Headings o encabezados de WP, cosa que se agradece enormemente. En mi caso me

ayudó al 100% con ese tema: aquí está la prueba: www.bairesav.com.ar . publicidades, con imágenes gratuitas, colores, tamaños y tipografías de las más variadas formas.

Herramienta n° 4www. Zoho.com https://www.zoho.com/docs/show.html (copia y pega este enlace en tu buscadorpara acceder)

En ZohoShow, puedes crear diapositivas para presentaciones y publicarlas online, trabajar con tuequipo online y además, descargarlo a tu equipo, hacer presentaciones remotas y mucho más.

www. Zoho.com:

Es un sitio con multiplataformas para el mundo e-business. Ideal para trabajar en la nube ycompartir con otros colegas o equipos de trabajo.

ZohoShow: semejante al PowerPoint, incluye animaciones y transiciones, dibujos, importación dedibujos y fotos, etc.

Admite varios formatos Pptx, entre otros. Se pueden importar presentaciones generadas en el PowerPoint. Y viceversa. Desde Zoho a PPT Ingresa al enlace de arriba para ver más detalles beneficiosos. Recuerda que al crearte una

cuenta gratuita en Zoho.com, tienes acceso a sus diferentes plataformas. Tendrás así, tu office online!.

la audiencia, ¿así?

Practica, o de lo contrario,pide ayuda a una

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