Cambios Normativos y Buenas Prácticas en la Formación … · 2015. 10. 27. · Evaluación de la...

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Cambios Normativos y Buenas Prácticas en la

Formación programada por las empresas

Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo

Copyright © Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo Fuente: Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo (marzo 2014)

RD 4/2015

Adecuación de la formación a necesidades formativas

Profesionalización: acreditación de los centros de impartición

Evaluación de la calidad y el impacto de la formación.

Corresponsabilidad en el seguimiento y evaluación de la formación por parte de las entidades de formación

Participación de todas las empresas en la financiación de la formación

“Tolerancia 0” contra el fraude: refuerzo del control de la formación y régimen sancionador.

Objetivos


Acciones formativas

Entidades participantes

Financiación

Seguimiento, control y régimen sancionador

Comunicaciones y aplicación

Principales cambios


Acciones formativas en las empresas


Acciones formativas

Duración mínima: 1 hora (acciones comunicadas

desde el 24 de marzo).

Deben responder a necesidades formativas reales, inmediatas y específicas.

No se considerarán formación las actividades de índole informativa o divulgativa.

Enero de 2016: desaparece modalidad a distancia.


Entidades participantes


Obligaciones

o Adecuar la formación a las necesidades formativas

de la empresa

o Asegurar el desarrollo satisfactorio de la

formación

o Comunicar el inicio y finalización

o Garantizar el seguimiento, control y evaluación

Empresa/grupo empresas


Entidad organizadora

No es posible delegar ni subcontratar a

terceros la organización ni la impartición de la

formación (excepto contratación personal docente).


Obligaciones de la entidad organizadora

o Formación adecuada a las necesidades

formativas

o Contratar la entidad de formación

o Asegurar el desarrollo satisfactorio de la

formación

o Comunicar el inicio y finalización

o Funciones de seguimiento, control y evaluación

o Facilitar la documentación e información para la

correcta aplicación de las bonificaciones

o Someterse a las actuaciones de seguimiento y

control de la Administración.

Nuevo modelo

“Contrato de encomienda de Organización”


o Impartir según prescripciones y medios inscritos

o Facilitar y corresponsabilizarse del seguimiento, aprendizaje y evaluación de los alumnos. Actualización de metodologías y herramientas

o Someterse a controles y auditorías de calidad realizadas por la Administración.

o Mantener las exigencias técnico-pedagógicas detalladas en la inscripción

o Comunicar a la Administración cambios de titularidad o forma jurídica

Entidad de formación

El incumplimiento de las obligaciones podrá suponer la baja en el registro de la entidad


Inscripción (Habilitación desde la presentación de la

declaración responsable)

o Impartición de especialidades no vinculadas a Certificados de Profesionalidad

o Formación distinta de las especialidades del Catálogo de especialidades formativas

Acreditación (Solicitud estimada la no resuelta en 6 meses)

Formación vinculada a la obtención de Certificados de Profesionalidad

Entidad de formación


Comunidad Autónoma en la que radiquen las instalaciones y recursos formativos de la entidad de formación Servicio Público de Empleo Estatal para entidades de formación con:

o Plataformas de teleformación

o Centros móviles con actividad en más de una Comunidad Autónoma

o Instalaciones y recursos formativos permanentes en más de una Comunidad Autónoma

¿Quién es la Administración competente?

Sistema integrado de información Registro Estatal de Entidades de Formación


Formación programada


Financiación


Costes de organización

Financiación


Modalidad de Formación

Nivel de Formación

Básico Superior

Presencial 9 € 13 €

Teleformación 7,5 €

A distancia (2015) 5,5 €

Mixta Se aplicarán los módulos anteriores en función

de las horas presencial, distancia o teleformación

Módulo económico

máximo

Máximo bonificable

Módulo económico x nº participantes x nº horas formación

Aplicación para todas las empresas

Costes directos + Costes indirectos


Cofinanciación privada

1-9 10-49 50-249 ≥ 250

Trabajadores

5

10

20

40

Las empresas están obligadas a destinar a la formación un % de sus recursos en función de su plantilla

Cálculo. Coste formación (+ coste personal) – bonificación aplicada

Costes de personal. Costes salariales de los trabajadores, en las

horas en las que realmente participan en la formación durante la

jornada laboral.


Límites

Costes

Directos Indirectos (<10% coste total)

Organización (<10%)

No serán objeto de financiación bienes, productos, materiales o servicios que no resulten estrictamente necesarios para la impartición de la

actividad formativa

De 1 a 5 trabaj. 20%

De 6 a 9 trabaj. 15% Coste entidad organizadora


Coste de la formación

Directos

o Retribución de formadores o Equipos didácticos y plataformas tecnológicas o Medios didácticos y/o adquisición de material

didáctico o Aulas, talleres y superficies de formación o Seguro de accidentes de participantes o Transporte, manutención y alojamiento de participantes

y formadores

Indirectos o Personal, instalaciones y equipos de apoyo o Luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza,

vigilancia, etc.

Reglamentariamente se establecerán incompatibilidades entre costes indirectos y de organización

Organización o Gestión de la organización de la formación programada


Ajustado al 10% del coste total de la actividad formativa


Importe según

empresa

Importe ajustado

Costes directos 1.500 1.500

Costes indirectos 500 200

Total actividad formativa 2.000 1.700

Crédito empresa 3.000€

Formación presencial, nivel superior, de 10 horas y 10 alumnos

Costes : 2.000€ (1.500€ costes directos y 500€ indirectos)

Saldo crédito real 3.000

Importe ajustado del total de la actividad formativa 1.700

Coste admitido limitado por el módulo económico (13€ x 10alum x 10h) 1.300

Coste bonificado 1.300

Cofinanciación privada 400

Importe según empresa

Importe ajustado

Costes organización 1.000 130

Plantilla: 15 trabajadores

Costes organización: 1.000€

Coste bonificado 1.430

Cofinanciación privada 400

Ajustado al 10% del coste limitado al menor de los costes (1.300€)


Seguimiento, control y régimen sancionador


Seguimiento

Ampliación más allá de la mera comprobación de requisitos, incorporándose los resultados de la formación con objeto de evaluar su calidad e impacto:

• Cuestionarios y entrevistas a participantes

• Auditorías de calidad de entidades de formación.

Plan Anual de seguimiento coordinado por parte de las diferentes administraciones.


Control y régimen sancionador

Control

1. Visibilidad pública a los canales y conocimiento de situaciones fraudulentas.

2. Unidad especial de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social para el control de la FPE.

Infracciones y sanciones

Inhabilitación de los centros de formación, entidades y empresas sancionados (así como aquellos que pueda presumirse que son continuación de éstas) por un periodo de dos a cinco años, sin poder impartir FPE.


Infracciones y sanciones

Responsabilidad solidaria

Empresa

Entidad organizadora

Entidad formación


Infracciones

Incumplimiento de obligaciones de carácter formal o documental

Exclusión del sistema de ayudas por un periodo de dos a cinco años

Disfrute indebido de bonificaciones en la cuota

Disfrute indebido, desviaciones ayudas, incumplimientos de obligaciones

Leves

Graves

Muy graves


Infracciones graves

o Ejecutar AA.FF. En distintos términos a los comunicados

o AF que no respondan a las necesidades de la empresa y trabajadores

o Incumplimientos controles aprendizaje y evaluación

o Irregularidades con el certificado asistencia o diplomas

o Incumplimiento comunicaciones inicio/finalización

o No identificar en cuenta contable separada

o Incumplimiento custodia documentación, imputación de costes que no

sean estrictamente necesarios para la impartición

o Incumplimiento derecho información RLT


Infracciones muy graves

o Solicitar pago a los participantes

o Simular contrataciones

o Falseamiento documentación

o Simulación ejecución AF

o Impartir sin inscripción y/o acreditación

o Subcontrataciones indebidas


Documentación a custodiar

Documentación Entidad

organizadoraEmpresas

bonificadas Centros de Formación

Contrato de encomienda de

organización/adhesión y contrato X X

Control de asistencia/registros de

actividad X X X

Acreditación entrega certificado X X

Cuestionarios de evaluación X X X

CV del Formador y acreditación de la

experiencia/formador X X

Documentación acreditativa formación a

distancia/teleformación (1) X X X

Documentación acreditativa PIF (2) X

Recibí y, en su caso, informe de la RLT X

Justificantes de costes y comprobantes

de pago X X X

Contabilización de costes X

(1) Comprobantes de entrega de material, controles de seguimiento, verificación de soportes didácticos y asistencia tutorial. (2) El trabajador conservará la documentación correspondiente a la matriculación, y la empresa los justificantes retributivos y resto de comprobantes.


Comunicaciones y

Aplicación telemática


1.

Datos empresa: Tipología entidades organizadoras

(para entidades dadas de alta desde el 24 de marzo de 2015)


Datos económicos

Requisitos

Detalle únicamente disponible para grandes empresas

Al final del ejercicio, el porcentaje cumplido debe ser mayor o igual al exigido


Alta acción formativa

Descripción - Duración


Finalización - Costes

I. Importe inferior entre a, b y c.

III. Coste admitido – bonificación

IV. (III) + Costes de personal

a

b

c


Procedimiento de gestión



Información a la RLT

Comunicación de inicio de la formación

Desarrollo de la formación

Comunicación de finalización de la formación

Aplicación de la bonificación

Seguimiento y control expost

Comprobación de las bonificaciones aplicadas

Fases gestión

1

3

6

2

5

4

7

8



1


Firma digital

• Carácter personal e intransferible del certificado digital, así como las firmas electrónicas realizadas mediante el mismo (Ley 59/2003).

• Mantener actualizado el listado de usuarios.


Datos TGSS

Las empresas con “Datos pendientes de validar” que no sean de nueva creación, recibirán un mensaje solicitando aclaración.


Ajustes proceso TGSS

• Actualización costes (grupos finalizados).

• Errores CIF, cuentas de cotización.

• Empresas de nueva creación no consignadas como tal.

• Empresas con crédito dispuesto superior al asignado.

• Empresas consideradas no pymes.

• Cambios societarios.


Cambios societarios

• La nueva empresa debe comunicar la naturaleza del cambio.

• Indicar referencia y fecha del RMC, si procede, en el que está inscrito el cambio.

• Sólo se acreditará documentalmente en el caso de subrogación de trabajadores: traspaso de trabajadores y mantenimiento de condiciones laborales.



2


• Informe empresa

o Informar detalladamente de todos y cada

uno de los aspectos del Plan de Formación

(Art. 16 O.M. 2307/2007).

o Informar a todos los centros de trabajo,

tengan o no RLT, y participen o no en la

formación.

o Debe realizarse por escrito, y acreditar su

entrega mediante recibí. Si se emplean

otras vías, éstas deben ser aceptados como

medio de comunicación por ambas partes.



• Informe de la RLT (15 días)



Órganos de representación

Órgano Firma

Delegados de personal Delegado/s

Delegados secciones sindicales

Todas las secciones

Comité de empresa Presidente o Secretario

Comité intercentros Presidente o Secretario

Ausencia de RLT: conformidad de los trabajadores afectados por las acciones formativas


Comunicación de inicio de la formación

3


Modalidades formativas

Modalidad Requisitos Documentación

Presencial • Coincidencia en tiempo y espacio entre formador y participantes.

• Interacción directa y continua en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

• Impartición en aulas, talleres o instalaciones apropiadas, con la disposición de medios didácticos y materiales necesarios.

- Muestra de material didáctico - Controles de asistencia

A distancia • No requiere la coincidencia en el espacio, ni tampoco en el tiempo, del formador y los participantes, ni de todos los alumnos en el centro gestor de la formación.

• Soportes didácticos que permitan un proceso de aprendizaje sistematizado.

• Asistencia Tutorial.

- Guía didáctica - Justificantes de asistencia tutorial - Recibí de entrega de material - Controles de Aprendizaje y/o Pruebas de

evaluación - Control asistencia modalidad a distancia

(si se realiza en jornada laboral)

Teleformación Plataforma de formación que posibilite la interactividad de participantes, tutores y recursos localizados en diferentes lugares. Debe permitir, como mínimo: • Informar acerca de los objetivos generales del curso

• Registrar la actividad de cada usuario • Incorporar herramientas de evaluación del participante

• Analizar el nivel de satisfacción

- Guía Didáctica - Registros de interacción con el programa

(tanto de la asistencia tutorial como de los controles de aprendizaje).

- Recibí de entrega de material (si el alumno no dispone de toda la documentación a través de la plataforma)


Modificaciones

• 4 días para cambios de horario, lugar y fechas de impartición

• 7 días para cambios en la fecha de inicio.

• Antes del comienzo para el resto de cambios.

Comunicación de inicio

Cambios fuera de plazo sólo por causas de fuerza mayor


Comunicación de incidencias

Si notifica el grupo como Incidentado, no será posible aplicar la correspondiente bonificación, salvo causa de fuerza mayor.


Notificación Incidencias


• Pendiente: creado pero no notificado.

• Válido: notificado sin incidencias.

• Modificado: grupo válido modificado con posterioridad (no se ha notificado de nuevo).

• Incidentado: no se ha notificado el inicio/modificaciones del grupo en los plazos previstos.

• Anulado: invalidado o cancelado.

• Finalizado: notificada la finalización.

Situaciones grupos


Realización de la formación

4


• Informar sobre el modelo de financiación.

• Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes.

• Custodiar el documento de control de asistencia diaria.

• Entregar el certificado o diploma en un plazo máximo de 2 meses.

• Entregar y custodiar el Cuestionario de evaluación de la calidad.

Desarrollo de la formación

La documentación justificativa de la formación bonificada debe conservarse durante 4 años


Comprobación en el lugar de impartición durante la realización de la formación:

• Ejecución conforme a la formación comunicada y a la normativa reguladora.

• Calidad de la formación.

Se realiza a través de:

• Evidencias físicas.

• Entrevistas (responsables, alumnos y formadores).

• Comprobación de documentación.

• Auditorías de calidad de entidades de formación.

Actuación seguimiento y control

(visita in situ)


Comprobaciones formación

• Relación formación-actividad de la empresa/puesto de trabajo de los participantes.

• Naturaleza de la actividad.

• Modalidad, contenidos, duración, fechas, horarios, lugar de impartición conforme a lo comunicado.

• Instalaciones y equipamiento adecuados al contenido.

• Perfil del formador/tutor.

• Homogeneidad en el nivel de conocimientos de los participantes.

• Metodologías de impartición y duración adecuados al contenido.


(visita in situ)


Comprobaciones formación a distancia

• Guía didáctica.

• Controles de aprendizaje adecuados a objetivos.

• Sistema de tutorías.

Comprobaciones teleformación

• Soportes tecnológicos.

• Sistema gestor del seguimiento del aprendizaje.

• Interactividad entre alumnos, tutor y recursos.


(visita in situ)


Comprobaciones participación

• Controles de asistencia (75%)

• Gratuidad

• Horario (laboral/formativo)

• Vida laboral


(visita in situ)


Comunicación de finalización de la formación

5


Comunicación de finalización

Plazo de notificación

Desde la fecha de finalización de la formación y, en todo caso, antes de la presentación del recibo de liquidación de cotizaciones del mes de diciembre.


Comunicación participantes


Modificación de la comunicación de finalización (datos participantes y costes)

• Plazo: hasta el día 20 del mes siguiente.

• Una vez realizados los cambios, debe notificarse la finalización nuevamente.

• No podrán desfinalizarse grupos objeto de actuaciones de seguimiento y control.

Desfinalización



6


El importe de la bonificación se

comunicará en el segmento

EDTCA80 “Bonificación SPEE

formación continua”.

La entidad debe encontrarse al

corriente de pago con AT y SS


Suma de bonificaciones, subvenciones y compensaciones

Las bonificaciones se acumulan en

el segmento EDTCA60


• Saldo acreedor

• Saldo deudor

< Bonificación


> Bonificación


Seguimiento y control expost

7


Requerimiento de documentación acreditativa

• Ejecución de la formación

• Participantes bonificados

• Costes, su contabilización y pago.

Plan Anual de seguimiento coordinado por parte de las diferentes administraciones.

Cuestionarios y entrevistas a participantes.

Auditorías de calidad de entidades de formación.

Actuación seguimiento y control expost


Acreditación expost

Directos o de impartición

o Denominación de la acción formativa o Descripción del servicio prestado o Fechas de inicio y finalización de cada grupo o Número de horas de la acción formativa o Número de participantes por grupo

Asociados o de

organización

o Identificación de la actividad bonificada o Descripción del servicio prestado

Requisitos de contenido de los soportes justificativos

La acreditación de los costes se encuentra sujeta a requisitos formales y de contenido


Acreditación pago

• Extracto bancario.

• Documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico mercantil para los pagos realizados por caja.

• Cheque (nominativo y copia).

Si el pago se realiza de forma fraccionada o por remesas bancarias, se debe conservar el desglose en el que se identifique la actividad bonificada (curso/acción).


El pago debe materializarse antes de finalizar el plazo de presentación del Recibo de Liquidación de Cotizaciones del mes de diciembre


Acreditación contabilidad

• Costes de la formación. En cuenta separada o epígrafe específico denominado “Formación profesional para el empleo”.

• Los costes internos pueden contabilizarse en la cuenta contable utilizada habitualmente, pero se debe realizar una memoria justificativa que relacione los costes imputados con su contabilización.

• Bonificaciones aplicadas. Identificar como “subvención” y contabilizarse en el subgrupo 74 o 75.



Comprobación de bonificaciones aplicadas

8


• Bonificaciones aplicadas.

• Cumplimiento Cofinanciación privada.

• Cumplimiento Colectivos prioritarios (no pyme).

• Verificación informe a la RLT.

• Comprobación vida laboral de participantes.

• Resultado de las actuaciones de seguimiento y control.

Comprobación bonificaciones aplicadas


Proceso comprobación bonificaciones aplicadas


Muchas gracias por su atención

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