Calidad Bernal Poma Munoz

UNIVERSIDAD DE CUENCA

CENTRO DE POSGRADOS

FACULTAD DE INGENIERÍA

MAESTRÍA EN GESTIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

EJERCICIO GRUPAL:

Módulo

Gestión de Calidad de Tecnologías de Información

Profesor

Ing. Juan Pablo Carvallo

Tema:

Gestión de Calidad del área Financiera de la Universidad de Cuenca

Alumnos

Eduardo Bernal Alvear

Juan Diego Muñoz

Ernesto Poma.

Cuenca, julio de 2015

FUERZAS DE PORTER

Competidores Potenciales

Competidores de la Industria

Intensidad de la

Rivalidad

Productos Sustitutos

Clientes Proveedores

Barreras para la entrada Inversión inicial para el establecimiento de un nuevo departamento La ventaja en costes de los departamentos que ya están en funcionamiento obliga a la competencia a que realice algunos esfuerzos adicionales con respecto de su productividad La experiencia de los departamentos ya en funcionamiento con respecto de nuevos departamentos, les tomara un tiempo adquirir experiencia Las diferentes dependencias de la universidad tienen una marcada preferencia por departamentos que son eficientes y eficaces El establecer y posicionar los departamentos contable financiero con credibilidad frente a las demás dependencias

Determinantes de la rivalidad Al analizar las dependencias de la Universidad de Cuenca se observa que se presentan marcadas rivalidades las mismas presentan oportunidades de mejora continua

Poder de Negociación de los Clientes

Poder de Negociación de los Proveedores

Determinantes del poder de los proveedores Los proveedores de departamentos de contabilidad o financiero tienen un alto poder de negociación, debido a que sus servicios y productos tienen un alto grado de especialización Estos proveedores se hace mención a los que tienen un servicio exclusivo, y su expericia ya es comprobada

Determinantes del poder de los clientes En los departamentos de contabilidad y financiero, podemos ver el poder de negociación que tienen los clientes es bastante elevado debido a que tienen experiencia y conocimiento de lo que pueden obtener

Determinantes de la amenaza de sustitución Los departamentos contable financiero se ven amenazados por sustitutos como son asesorías externas, entes externos que presten servicios outsorcing, otros departamentos dentro de la institución que podrían consolidarse para prestar el mismo servicio, etc.

Identificación de Actores

Actores Internos Actores Externos Áreas Criticas

Dirección Administrativa Financiera Facultades Contabilidad

Empleados Dirección de Investigación Tesorería

Rectorado Dirección de Postgrados Presupuestos

Vicerrectorado Instituto Universitario de Lenguas

Contabilidad Comisión Técnica Curricular

Presupuesto Centro de Documentación Regional Juan Bautista Vásquez

Tesorería Dirección de Vinculación con la Colectividad

Contratación publica Dirección de Educación Continua

Matricula y admisión Dirección de Relaciones Internacionales

Inventarios Unidad de Bienestar Universitario

Servicios generales Unidad de Cultura

Colegio Fray Vicente Solano

Escuela de Trabajadores Salvador Allende

Promas

Pydlos

Aula de Derechos Humanos

Secretaría General Procuraduría

Dirección de Planificación

Comisión de Evaluación Interna

Unidad de Auditoría

Unidad de Relaciones Públicas y Comunicación

Dirección de Talento Humano

Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Unidad de Planificación Física y Ejecución de Obras

Sri

Contraloría General del Estado

ORGANIGRAMA ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Rectorado

Dirección Administrativa Financiera

Asistencia de Dirección Administrativa Financiera

Coordinación Administrativa

Contratación Pública y Proveeduría

Servicios Generales

Matrícula y Admisión

Inventarios

Bodega General

Coordinación Financiera

Presupuesto

Contabilidad

Tesorería

CADENA DE VALOR DEL DEPARTAMENTO CONTABLE FINANCIERO DE LA UNIVERSIDAD DE CUENCA

Margen

Actividades de Apoyo

El departamento de contabilidad debe El departamento financiero al estar a cargo de las áreas de análisis, Los departamentos de contabilidad y financiero, son dependencias que

Infraestructura utilizar practicas contables estandarizadas contabilidad, y tesorería, debe garantizar la información de manera constante procesan información para la correcta toma de decisiones por parte

para presentar reportes contables y y correcta de la administración central de la Universidad de Cuenca

estados financieros, a tiempo

Mantener programas de orientación y formación con el fin de maximizar Mantener un equipo con las capacidades y competencias para gestionar de manera

Administración la productividad en la Universidad de Cuenca eficiente y eficaz del recurso humano

de recursos humanos

Brindar, promover, coordinar y evaluar los Dotar sistemas de información innovadores La Unidad de Infraestructura de redes de datos y comunicaciones es la

servicios de Sistemas de información y y de calidad que automaticen los procesos encargada de proporcionar una infraestructura tecnológica robusta

Desarrollo tecnológico comunicación, en las unidades administrativas, y contribuyan a la consecución de los y de la más alta calidad, y suministrar servicios de comunicaciones

académicas y de investigación de la objetivos institucionales, y administrar los eficientes y eficaces.

Universidad de Cuenca sistemas de información implementados.

Gestionar las adquisiciones de ínfima cuantía Configurar los diferentes procesos de compras en el sistema implementado, Registro de las transacciones en el sistema integrado, permitiendo tener un control de

o por el portal de compras publicas de una además definir los procedimientos y demás objetos que intervienen en las los bienes e insumos adquiridos

Adquisición forma versátil, siendo eficientes y eficaces. compras publicas

Actividades Primarias Correcta asignación de los presupuestos a las Capacitar al personal en el uso de los Los requerimientos que se reciben en los Contar con bases de datos de clientes y

diferentes dependencias de la Universidad sistemas informáticos, que son de departamentos de contabilidad y financiero, proveedores tanto internos como externos

procesamiento de la información entraran de forma ordenada y de igual

Configuración de los diferentes objetos forma serán despachados Socializar las actividades desarrolladas

contables, para la correcta elaboración de Planificar reuniones con las diferentes por los departamentos de contabilidad y

diarios, balances contables, etc. dependencias para analizar partidas El personal involucrado en los financiero El servicio eficiente y eficaz conlleva a

presupuestarias y su uso departamentos de contabilidad y financiero, que las dependencias cooperantes

Mantener el sistema integrado de la universidad deberá ser de altísima confianza Liderar en la toma de decisiones, que estén incrementen su nivel de productividad

en hegemonía con el sistema integrado del Generar cortes contables y efectuar alineadas con el plan estratégico de la por tanto los departamentos de

ministerio de finanzas (ESIGEF) revisiones con los departamentos de Los tramites en el sistema integrado de la Universidad de Cuenca contabilidad y financiero se consideraran

inventarios, bodega, tesorería, Universidad sean mas agiles y reducir dependencias estratégicas dentro del

Elaboración de informes a las diferentes remuneraciones tiempos de gestión funcionamiento institucional

entidades gubernamentales de control

cumpliendo con las fechas de presentación Elaboración de balances de cuentas,

establecidas balances de resultados y compararlos

con los generados por el ESIGEF

Establecer políticas de almacenamiento de los

diferentes tipos de comprobantes, tanto físicos Elaboración de cierres de periodos

como digitales

Logística de entrada Operaciones Logística de salida Marketing y ventas Mantenimiento

DESMEMBRADA

Actor 1 Objetivo Actor 2

Dirección Administrativa Financiera Asignar Presupuestos Facultades

Alinear con Plan Estratégico Dirección de Planificación

Generar anexo transaccional SRI

Matricula y Admisión Gestionar estudiantes aprobados SNNA

Matricular Facultades

Inventarios Administrar Activos Facultades

Generar reportes Unidad de Auditoria

Responsabilizar custodios Dirección de Talento Humano

Contratación publica Seleccionar ofertas Dirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Evaluar productos adquiridos Unidad de Planificación Física y Ejecución de Obras

Generar reportes Unidad de Auditoria

MATRIZ

Actor 1 Tipo Dependencia Dirección Descripción Actor 2 Total Parcial ¿Por qué se puede automatizar? ¿Cómo? (Objetivo) Situación Actual Oportunidades de Mejora

Objetivo → Asignar Presupuestos x Enlazar el modulo de presupuestos con la

contabilidad

Importe destinado a cubrir las erogaciones previstas

en programas, subprogramas, proyectos y unidades

presupuestarias, necesarias para el logro de los

objetivos y metas programadas

Las partidas presupuestarias de las

dependencias se llevan en un sistema

independiente

Implementación de ERP

1. Recibir planificación de las facultades Hoja de calculo con los valores de

presupuesto de los proyecto del año

Valores de los Proyectos alineados

al plan estratégico en el modulo de

Presupuestos ERP

1.1. Revisar las planificaciones Recepción de los proyectos en el

departamento de planificación para ser

asociados al plan

Revisión de los Proyectos alineados

al plan estratégico en el modulo de

Presupuestos ERP

1.2. Analizar y verificar el disponible de presupuesto Análisis de los Proyectos en el

modulo de Presupuestos ERP

1.2.1. Si hay disponibilidad Poner partida

presupuestaria 2.

1.2.2. Si no hay disponibilidad 1.1 Recepción de los proyectos en el

departamento de planificación para ser

asociados al plan

2. Poner estructura presupuestaria y sumilla Se asigna el presupuesto y se envía al

financiero para que ingrese valores en

el sistema de gasto interno

Asignación de presupuesto desde el

modulo de planificación, hacia las

estructuras presupuestarias de los

diferentes departamentos

Objetivo blando Ejecutar presupuesto x

Recurso Información de presupuesto x

Objetivo Calidad de Servicio x

Objetivo → Generar Anexo Transaccional x Consolidar archivos XML De acuerdo a la Resolución NAC-DGER-2007-1319

los contribuyentes deben presentar un reporte

detallado de las transacciones correspondientes a

compras, ventas, exportaciones y retenciones de

IVA y de Impuesto a la Renta

En archivos de hojas de cálculos se

anexan de forma manual

Generación de los reportes para el

SRI de forma automática

1. 1. Configuración previa de la aplicación Microsoft

Office – Excel

En hoja de calculo se registran

movimientos

2. Ingreso de información en la plantilla Ingreso manual de la información

2.1.Datos del informante Ingreso manual de los datos del

informante

2.2.Compras Ingreso de las compras

2.2.1. Compras Detalladas Ingreso de las compras detallado

2.2.2. Compras Formas de Pago Ingreso de formas de pago

2.2.3. Compras Retenciones Ingreso de retenciones

2.2.4. Compras Reembolsos Ingreso de compras reembolsos si

existieran

2.3.Ventas Ingreso de las ventas

2.3.1. Ventas por cliente Ingreso de las ventas detalladas

2.3.2. Ventas por establecimiento Ingreso de las ventas por cada punto de

venta

2.5.Anulados Ingreso de operaciones anuladas

3. Generación del archivo XML Generación de XML De los módulos de Compras y

Ventas del ERP se genera de forma

automática los archivos para el

anexo transaccional

4. Conversión del archivo XML a esquema ATS

DIMM

5. Archivo generado desde Excel

6. Unir archivos generados

Facultades

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Facultades

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7. Enviar Envío de la información mediante

ingreso la pagina web del SRI

Envío de la información mediante

ingreso la pagina web del SRI

Objetivo blando Reducir multas x

Objetivo blando Aumentar plazos de entrega x

Recurso Dimm formulario en portal web x

Tarea Llenar formularios x

Objetivo → Alinear con el plan estratégico x La parte financiera debe estar íntimamente

ligada con la planificación para poder llevar una

ejecución de los diferentes proyectos apegado al

plan estratégico de la universidad

La Dirección de Planificación de la Universidad de

Cuenca (DIPUC) es un organismo asesor, técnico-

consultivo, encargado de la coordinación del

sistema de planificación institucional de

direccionamiento estratégico participativo en los

ámbitos académico, administrativo, físico,

presupuestos e inversiones. Incluye las unidades de

planificación estratégica, control y evaluación

Las Coordinaciones del área financiera

desconocen de los proyectos en cada

facultad

En el ERP en el modulo de

Planeación detallar el plan

estratégico y asignar a los diferentes

proyectos los respectivos

presupuestos

1. Elaboración del plan estratégico de la universidad Ingresar el plan estratégico en el

modulo de Planificación

2. Asignación de presupuestos según planificación

estratégica

Ingresar los proyectos en el modulo

de Planeación

Asignar presupuestos

Asignar responsables

Controlar el gasto

Evaluar los avances de los

proyectos

Tener reportes en línea de la

inversión del presupuesto

Tener reportes en línea del gasto del

presupuesto

Análisis de la utilización del

presupuesto detallado y totalizado

Estadísticas actualizadas del

Presupuesto


Objetivo blandoDefinir parametros para la elaboración

del plan estrategico

x

Recurso Información de procesos x

Tarea Planificación de presupuesto x

Objetivo → Gestionar estudiantes aprobados x Se debe dar un apoyo constante a los

estudiantes que ingresan a la universidad,

mediante el ingreso de valores, cálculos en las

diferentes colegiaturas, evaluación de situación

económica, desburocratizar el proceso de

matricula

Alinearnos con el Sistema de Nivelación y Admisión,

el mismo que garantice la pertinencia de la oferta

académica y la existencia de un sistema equitativo,

transparente para todos los estudiantes aspirante

Limitación en acceso a la información

detallada por parte del SNNA

Creación de servicios web con los

que se podría lograr una integración

con el ERP

1. Firma de convenios de cooperación Ingreso manual de los datos de los

estudiantes

Integración con los diferentes

módulos y consumir de servicios

web del SNNA para agilitar los

tramites de los nuevos estudiantes

Calculo de valores

Objetivo blandoDepurar información consolidada de

estudiantes.

x

Recurso Portal web x

Tarea Asignación de cupos x

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Objetivo → Matricular x La matricula esta establecida para nivelación,

grado, posgrado y educación continua; los

parámetros de matricula se daría para todos

Consumir información del sistema existente de

matricula y mediante servicios web tomar la

información necesaria de la matricula y agilizar el

tramite tanto de educación con financiero contable

La matricula con sus valores se

registran en un sistema que no esta

ligado con el sistema financiero contable

de la universidad

Mediante servicio web enlazar el

sistema de matricula actual con el

ERP

1. Determinar procesos y parámetros a ser

utilizados del sistema actual

Ingreso de datos del estudiante Registro único de Clientes

2. Crear los productos que se facturan Ingresar detalle de ítems a ser

facturados

Creación de productos con todas las

características de los productos

valores, cantidad, cuenta contable

asociada

3. Ingresar los valores a ser facturados

4. realizar el cobro de lo facturado Cobrar Gestión de cobro de facturas

5. Emitir la factura, y sus diferentes documentos

legales

Emisión de factura Actualización de los 2 sistemas

simultáneamente

Se efectúa en línea los reportes

hacia las entidades de control SRI

Objetivo blando Ubicar al alumnado

Objetivo blando Pedir analisis socio economico

Tarea Lista de alumnos

Objetivo Administrar Activos x Se debe tener un registro real, control,

seguimiento, de los bienes en las facultades

Gestionar el inventario y existencias, teniendo

conocimiento de cada uno de los bienes, ubicación,

custodio, asignación, estado, histórico de

movimiento, depreciación, registro en la

contabilidad, etc.

Se tiene un sistema de registro de

control de los bienes de la universidad

que esta aislado del sistema financiero y

contable

Se implementara en el ERP un

modulo de gestión de los activos de

la universidad, el mismo que estará

estrechamente ligado con los

módulos de contabilidad, financiero,

presupuestos

1. Ingreso de nuevos activos Ingreso de Activos Contratar empresa externa para el

levantamiento de activos de la

universidad

2. Mantenimiento de los activos en el sistema Mantenimiento de los activos en

Sistema

Modulo de activos que efectúe la

gestión de activos

3. Aplicar cálculos de depreciación de los activos Aplicar cálculos de depreciación de

Activos

Determinar e implementar método

de calculo de la depreciación de

activo

4. Dar de baja a activos defectuosos o dañados Dar de baja a activos defectuosos

Dañados

Proceso para realizar la baja de

activos con su respectivo flujo de

autorización

5. Efectuar cuadre de inventarios Efectuar cuadre Inventarios Determinar un etiquetado correcto

para que los cuadres de inventarios

sean realizados de menara eficiente

y eficaz, evitando tiempos excesivos

en la elaboración de estos cuadres

6. Determinar perdidas de inventario Determinar perdidas Inventario Registro de perdidas del inventario

Registrar en la contabilidad los

movimientos que se reflejen de las

transacciones realizados en el

modulo de activos fijos

Correcto etiquetado de los activos

fijos, con sus correspondiente

registro y detalle de ubicación,

custodio, etc.

Objetivo blando Mantener stock x

Recurso Cronograma de compras x

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Facultades

Facultades


Facultades

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TareaEtiquetar codigos de barras a los

bienes

x

Objetivo Generar reportes x El control de bienes es un punto delicado dentro

de la universidad, debido a existe un elevado

numero de activos y además porque no existe

en algunos casos que no fueron registrados

Evaluar si los saldos de las cuentas relacionadas se

presentan de acuerdo con las normas de la

contabilidad generalmente aceptadas.

Reportes en hojas de calculo generadas

según requerimiento del departamento

de Auditoria

El inventario es uno de los

renglones mas importantes de la

mayoría de las instituciones, por eso

se requiere de mucho cuidado en su

manejo de control en todas sus

fases en la universidad, ya que

cualquier diferencia que se vea

puede repercutir de una manera

importante en los estados

financieros, por lo tanto en el ERP

se implementara un modulo de

auditoria

1. Precisar las cantidades de bienes físicamente

existentes, en la fecha del cierre del ejercicio que se

audita

Cuadre de valores mediante cruce de

matrices

Estudiar las instrucciones escritas

relativas a la toma física del

inventario de la universidad

2. Verificar la corrección de la valuación de las

partidas que lo integran

No se tiene una verificación física

debido al numero de personas de

auditoria interna tiene es muy reducida

La observación de los

procedimientos para la toma física

del inventario de la universidad en

operación real

3. Comprobar precisión de los cálculos aritméticos La contraloría general del estado se

presenta como un auditor externo pero

de igual manera no realiza una

constatación física de los inventarios

Llevar a cabo pruebas de recuento

4. Investigar si los bienes se encuentran en

condiciones normales de utilidad

Las pruebas de corte de inventario

físico, esto es, las pruebas

planeadas para determinar si se han

hecho las exclusiones adecuadas

de ciertos bienes, de manera que el

inventario físico se pueda presentar

sobre una base comparable con los

libros

5. Confirmar la propiedad y posesión legal por parte

de la empresa

6. Presentar y clasificar la partida adecuadamente

en el balance

Al no estar enlazados los sistemas tanto

el de bienes con la contabilidad, no se

puede tener balances de las cuentas de

bienes

Objetivo blando Seguridad de la información x


Recurso Personal de verificación x

Tarea Exportar informe a formato x

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Objetivo Responsabilizar custodios x Los bienes en la universidad se asignan de

manera formal sin embargo se requiere

implementar procedimientos que permitan tener

una mejor tratamiento de los custodios

La conservación, buen uso y mantenimiento de los

bienes, será de responsabilidad directa del servidor

que los ha recibido para el desempeño de sus

funciones y labores oficiales

Se tiene un sistema de control de bienes

y activos de la universidad, sin embargo

el mismo no esta unido al sistema de

personal en el cual se tiene la

información del personal y menos aun

con la parte contable financiera

Es obligación de la máxima

autoridad de la universidad, el

orientar y dirigir la correcta

conservación y cuidado de los

bienes públicos que han sido

adquiridos o asignados para uso y

que se hallen en poder de la entidad

a cualquier titulo: deposito, custodia,

préstamo de uso u otros

semejantes, de acuerdo con este

reglamento y las demás

disposiciones que dicte la

contraloría general del estado y la

universidad, con este fin se

nombrara un custodio. En la

implementación del ERP en el

modulo de bienes se considera

1. Mantener registros y documentos en que conste

la historia de cada bien, y su destinación y uso

Registrar los bienes en el sistema de

control de activos

Ingreso del bien al Sistema de

Inventarios

2. Entregar los bienes por parte del custodio o

guarda almacén de bienes o quien haga sus veces,

al jefe de cada unidad administrativa

Registrar personal Elaboración de Acta y designación

de Custodios

3. Identificar y designar al servidor que recibe el

bien para el desempeño de sus funciones ,

mediante la suscripción de la recepción a través del

formulario diseñado para tal efecto

Asignar un bien a un custodio Designación de Custodios de bienes

activos fijos y de control

administrativo, recibidos mediante

transferencia gratuita

Formalizar los documentos con firmas

por parte del jefe de bodega, jefe de

talento humano y el custodio

Designación de custodios de bienes

recibidos mediante Contrato de

Comodato

Reposición bien

Elaboración acta entrega-recepción

bienes restituidos

Verificación de características de

bienes

Elaboración y suscripción de

Traspaso de Custodio

Recepción de denuncia por pérdida

o robo

Objetivo blando Asignación a personal titular x

RecursoEntrega de documentación

reglamentaria

x

Tarea Reporte de bienes por custodio x

Objetivo → Seleccionar ofertas x Son tramites que tiene que quedar un registro

del procedimiento y flujo del tramite en la

selección de oferentes para la compra o

contratación publica

Los recursos públicos que se emplean en la

ejecución de obras y en la adquisición de bienes y

servicios, deben servir como elemento dinamizador

de la economía local y nacional, identificando la

capacidad ecuatoriana y proviene de la generación

de ofertas competitivas

En la universidad la selección de las

ofertas son formalizadas con

documentación y la selección del

oferente se presenta según los

reglamentos de la contratación publica

definida por el instituto nacional de

compras publicas, sin embargo no se

cuenta con un sistema automatizado de

la universidad en el que quede el

registro y tramite dado a un proceso de

selección

El Sistema Nacional de Contratación

Pública y determina los principios y

normas para regular los

procedimientos de contratación para

la adquisición o arrendamiento de

bienes, ejecución de obras y

prestación de servicios, incluidos los

de consultoría, por lo que en el ERP

que se implementa en la universidad

se considera un modulo de

contratación publica

Pedir ofertas a proveedores autorizados

por parte del INCOP

Configuración de objetos de

contratación

Revisión de los documentos Configuración de procedimientos de

contratación

Análisis de proveedores y ofertas Definición de garantías

Registro en el sistema del INCOP Configuración de tabla INCOP por

periodo

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Facultades

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Proceso de contratación

Información del adjudicatario

Integración con tramites

Creación de contrato de proveedor

automática

Objetivo blando Validar documentación x

Recurso Acta de entrega recepción x

Tarea Elaborar informe x

Objetivo → Evaluar productos adquiridos x Se debe mantener un registro de validacion de

productos adquiridos

La evaluacion de productos adquiridos, será de

responsabilidad directa de la unidad de planificacion

fisica y ejecucion de obras que los ha recibido para

la elaboracion o contruccion de obras

No existe un seguimeinto a la calidad de

los productos adquiridos

Control de calidad

Este módulo se asocia a

la fiscalización de la obra.

Debe entenderse que el

mismo será alimentado por

el fiscalizador y tendrá asociatividad

con el planillaje y avance del

proyecto. El sistema mantiene

disponible

toda la normativa como referencia

para su validación.

1. Mantener registros y documentos en que conste

el seguimiento, su destinación y uso

1. Ingreso del producto

2. Elaboracion de matriz productos - calidad, con

niveles de aceptacion

2. Ingreso de proveedores

3. Validacion de la evaluacion con la norma ISO

25010

3. Actualizar inventario

4. Definir estructuras

presupuestarias

5. Detalle de utilidad del producto

6. Ingreso de valores en la matriz de

calidad del producto

7. Informes estadisticos de los

productos adquiridos

Objetivo blando Determinar la calidad de los productos

Recurso Experto para verificaqr productos

Tarea Informe de del estado del producto

Objetivo Blando → Generar reportes Las compras en la universidad se presenta un

requerimiento urgente, para mantener un

registro, seguimeinto, control, validaion, y

auditoria de los productos comprados

Se debe auditar las compras en toda su emplitud,

como es la cantidades, valores, utilizacion,

implementacion, calidad, responsables, vida util

Reportes en hojas de calculo generadas

según requerimiento del departamento

de Auditoria

En las compras publicas un pilar

fundamental son los reportes hacia

la unidad de auditoria, por lo cual el

sistema ERP debera presentar la

facilidad para emitir reportes en

linea, historicos, en formatos

diferentes, faciles para la

constatacion fisica

1. Ingresar parametros Cuadre de valores mediante cruce de

matrices

Analisis de la informacion emitida

por los reportes

2. Reportes con cortes en fechas No se tiene una verificación física

debido al numero de personas de

auditoria interna tiene es muy reducida

Toma de muestreo en lascompras

para verificacion de los valores

reportados

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Facultades

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3. Reportes con cuadros estadisticos La contraloría general del estado se

presenta como un auditor externo pero

de igual manera no realiza una

constatación física de los inventarios

Reporteador con opcion de

modificacion de los cuadros

estadisticos

5. Reportes gerenciales para toma de descisiones Trazabilidad de la informacion

emitida para analisis y toma de

descisiones

Al no estar enlazados los sistemas tanto

el de bienes con la contabilidad, no se

puede tener balances de las cuentas de

bienes

Objetivo blando Analisis Financiero de compras x

Recurso Informe impreso x

Tarea Exportar informe a formato x

Contr

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Por: Eduardo Bernal, Ernesto Poma y J. Diego MuñozModelos SD

Dirección Administrativa

Financiera

Facultades

Ejecutar Presupuesto

Información de Presupuesto

Asignar Presupuesto

Calidad de Servicio


Financiera

Dirección de Planificación

Definir parámetros para la elaboración

del plan

Información de Procesos

Alinear con el plan estratégico

Calidad de Servicio

Planificación de

Presupuesto



Financiera

SRI

Reducir multas

Dimm Formulario en

portal web

Generar Anexo Transaccional

Matricula y Admisión

SNNA

Depurar información consolidada de

estudiantes

Portal web

Gestionar estudiantes aprobados

Asignación de cupos

Aumentar plazos de entrega

Llenar Formulario


Matricula y Admisión

Facultades

Ubicar al alumnado

Matricula

Asignación de cupos

Pedir análisis socioeconómico

Inventarios Facultades

Mantener stock

Administrar activos

Etiquetar códigos de barra a los

bienes

Cronograma de compras


InventariosUnidad de Auditoria

Seguridad de la Información

Generar Reporte

Exportar informe a formato

Personal de Verificación

InventariosDirección de

Talento Humano

Asignación a persona titular

Responsabilizar custodios

Reporte de Bienes por custodio

Entrega de documentación reglamentaria

Calidad de Servicio


Contratación Publica

Unidad de Planificación Física

y ejecutora de obras

Determinar la calidad de los productos

Evaluar productos adquiridos

Informe del estado del producto

Experto para verificar

productos


Dirección de Tecnologías de

Información

Validar documentación

Seleccionar ofertas

Elaborar informe

Acta de entrega recepción



Unidad de Auditoria

Análisis Financiero de Compras

Generar reportes

Exportar informe a formato

Informe impreso

Por: Eduardo Bernal, Ernesto Poma y J. Diego MuñozModelos SR

Asignar Presupuesto

Alinear con el plan estratégico

Implementación ERP

Valores de los proyectos en modulo

presupuestos ERPRevisión de los

proyectos

Análisis de los proyectos

Asignación de presupuesto de los

diferentes departamentos

And

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Ingresar el plan estratégico

Ingresar en el modulo de planeación

Asignar presupuestos Reportes en

línea del gasto

Controlar el gasto

Estadisticas

Análisis de la utilización

Evaluar los avances

Modulo de planeación

Reportes en línea de la inversión

And

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And


Generar Anexo Transaccional


Generar reportes de forma

automática

Modulo de Compras y Ventas del ERP genera

automática al AT

And And

Servicios Web integración ERP

Servicios Web con el SNNA

And

And


Matricula

Administrar activos

Sistema Web enlazar matricula

con ERP

Gestión de cobro de facturas

Registro único de clientes

Reportes en línea con el SRI

Creación de productos contables

Actualización simultanea de

sistema

And

And

An

d

And

And

And

Ligar contabilidad, financiero y

presupuestos

Empresa externa para levantamiento

activos

Gestión de activos

Calcular la depreciación del

activo

Baja de activos con flujo a

autorización

Etiquetado correcto

Registro en la contabilidad de los movimientos

Detalle de ubicación y

custodio

Registro de perdidas en inventario

And

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And


Generar Reporte


Modulo de auditoria en ERP

Pruebas de recuento

Precisar la cantidad existente

de bienes

Toma física de inventarios en

tiempo real

Comparar inventario físico

con libros

And

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And

And

Ingreso del bien al Sistema Inventarios

Elaboración de acta y designación

custodio

Designación custodios

transferencia gratuita

Designación custodio mediante

comodato Reposición de bien

Acta de entrega recepción

Verificación de características

Elaboración y suscripción de

traspaso custodio

Denuncia por perdida o robo

And

And

And

And

An

d And

And

And

And



Seleccionar ofertas

Modulo de contratación

publica

Configuración de objetos de

contratación

Configuración de procedimientos de contratación

Definición de garantías

Configuración de INCOP por

periodo

Proceso de contratación

Información del adjudicatario

Integración con tramites

Contrato con proveedor automática

And

And

And

And An

d And

And

And

And

Registro de bienes necesarios

Automatización de informes

técnicos

Acta impresa del Bien

And

An

d

And

OPEN ERP Administrativo Financiero Universidad de Cuenca

ISO 25010 Características Atributo nivel 1 Atributo nivel 2 Atributo nivel 3 Métricas Descripción

1.

1- C

ompl

etitu

d fu

ncio

nal

Asignar presupuesto

Menú presupuesto- crear

presencia y aptitud: crear, borrador, guardar, confirmar, descartar

cubre todas las tareas y los objetivos del usuario especificados

Alinear con Plan Estratégico

Menú Dirección Estratégica

presencia y aptitud: crear, guardar, ejes estratégicos, generar plan, descartar


Generar anexo transaccional

Menú Administración Financiera- reporte SRI

presencia y aptitud: exportar XML, cancelar



Elaboración, servicio web

pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos

Menú activos fijos e insumos

presencia y aptitud: crear, borrador, guardar, operativo, inactivo, descartar


Generar reportes

Menú activos fijos e insumos- reportes

presencia y aptitud: imprimir, cancelar




presencia y aptitud: crear, borrador, guardar, operativo, inactivo, descartar


Seleccionar ofertas

Menú compras- solicitud de cotizaciones

presencia y aptitud: crear, borrador, guardar, en proceso, descartar, asignar, terminada



Menú compras- demanda de requerimientos

presencia y aptitud: crear, borrador, guardar, en proceso, descartar, asignar, atendida


Generar reportes

Menú compras - reportes

presencia y aptitud: imprimir, imprimir Excel, cancelar


Asignar presupuesto


disposición de resultados, efectos correctos o acordados: Si

Posibilidad de exactitud a resultados, efectos




Capacidad del producto o sistema para proveer resultados correctos







pasar parámetros



1.

- Ade

cuac

ión

Func

iona

l

1.

2- C

orre

cció

n fu

ncio

nal

Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




1.

3-Pe

rtin

enci

a fu

ncio

nal

Asignar presupuesto


Interacción con sistemas específicos: Dirección estratégica, activos fijos, insumos, compras, bodega, recursos humanos, flota

Posibilidades de interoperabilidad con sistemas específicos




Capacidad del producto software para proporcionar un conjunto apropiado de funciones







pasar parámetros

Interacción con sistemas específicos: presupuestos, administración financiera


Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos


Interacción con sistemas específicos: presupuestos, administración financiera, compras, bodega


Generar reportes





Interacción con sistemas específicos: recursos humanos, bodega, activos fijos


Seleccionar ofertas






Interacción con sistemas específicos: dirección estratégica, administración financiera, presupuestos


Generar reportes


Interacción con sistemas específicos: dirección estratégica, administración financiera, presupuestos


Asignar presupuesto


Frecuencia de fallas: True, False

Posibilidad de tener madurez ante fallas











pasar parámetros



2.

1-M

adur

ez

Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Capacidad de disponibilidad: Si

Capacidad del sistema o componente de estar operativo y accesible

2.

2- D

ispon

ibili

dad











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Fi

abili

dad

Seleccionar ofertas








Generar reportes




fallo

s

Asignar presupuesto


Mantener nivel especificado de desempeño: Si, No

Posibilidad de mantener tolerancia a fallos











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



2.

3- T

oler

anci

a a

Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Adherirse a normas convenciones o legislación: Si, No

Posibilidad de mantener complementos de fiabilidad




Posibilidad de mantener complementos de fiabilidad




Capacidad del producto software para recuperar los datos directamente afectados

2.

4- C

apac

idad

de

recu

pera

ción



pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




3.

1- C

apac

idad

par

a re

cono

cer s

u ad

ecua

ción

Asignar presupuesto


Entender si software adecuado: alto, medio

Capacidad del producto que permite al usuario entender si el software es adecuado











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




3.

2-Ca

paci

dad

de a

pren

diza

je

Asignar presupuesto


Relación con el esfuerzo de los usuarios: alto, medio

Capacidad del producto que permite al usuario aprender su aplicación











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros

Capacidad de aprendizaje usuario: alto, medio


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




era

usad

o

Asignar presupuesto



Capacidad del producto que permite al usuario operarlo y controlarlo con facilidad











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



3.

- Usa

bilid

ad

3.

3-Ca

paci

dad

para

s Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto



Capacidad del sistema para proteger a los usuarios de hacer errores









3.

4-Pr

otec

ción

cont

ra e

rror

es d

e us

uario



pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto



Capacidad de la interfaz de usuario de agradar y satisfacer la interacción con el usuario

3.

5-Es

tétic

a de

la in

terf

az d

e us

uario











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




3.

6- A

cces

ibili

dad

Asignar presupuesto


Relación con el esfuerzo de los usuarios : alto, medio

Capacidad del producto que permite que sea utilizado por usuarios con determinadas características











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




tem

pora

l

Asignar presupuesto


Relación con los tiempos de respuesta y procesamiento: aceptable, bueno

Posibilidad de comportamiento en el tiempo











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


ento

4.

1-Co

mpo

rtam

i Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Relación con la utilización de recursos: aceptable, bueno

utilizados cuando el software lleva a cabo su función bajo condiciones determinadas











pasar parámetros


4.

- Efic

ienc

ia d

e de

sem

peño

4.

2-U

tiliza

ción

de

recu

rsos

Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Límites máximos de un parámetro: cumple

Grado en que los límites máximos de un parámetro de un sistema software cumplen con los requisitos









4.

3- C

apac

idad



pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Riesgos inesperados por modificación: medio, bajo

Capacidad de un sistema que permite que un cambio en un componente tenga un impacto mínimo en los demás

5.

1- M

odul

arid

ad











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








5.2-

Reu

sabi

lidad

Generar reportes Menú compras - reportes

Asignar Presupuesto Menú presupuesto- crear

Alinear con Plan Estratégico Menú Dirección Estratégica

Riesgos inesperados por modificación: Medio, bajo Diagnóstico de un activo a ser reutilizado: True Diagnóstico de un activo a ser reutilizado: True

Capacidad de un sistema que permite que un cambio en un componente Tenga un impacto mínimo en los demás Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema


Gestionar estudiantes


Diagnóstico de un activo a ser reutilizado: True

software o en la construcción de otros activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros

aprobados Elaboración, servicio web pasar parámetros

Matricular Elaboración, servicio web pasar parámetros

Administrar Activos Menú activos fijos e insumos

Menú activos fijos e insumos-

Diagnóstico de un activo a ser reutilizado: True Diagnóstico de un activo a ser

activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros

Generar reportes

Responsabilizar

reportes reutilizado: True Diagnóstico de un activo a ser

activos Capacidad de un activo que permite que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros

custodios Menú activos fijos e insumos reutilizado: True activos

enib

ilida

d

Seleccionar ofertas



que sea utilizado en más de un sistema software o en la construcción de otros activos





Generar reportes




- Ana

lizab

ilida

d

Asignar presupuesto


Evaluación del impacto ante un cambio: alto, medio

Facilidad para evaluar el impacto de un determinado cambio sobre el resto del software











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Capacidad de un activo que permite

Capacidad de un activo que permite

5.

- Man

t

5.

3 Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Esfuerzo para modificación, corrección de fallo o cambio de ambiente: alto,

Capacidad del producto a ser modificado de forma efectiva y eficiente











pasar parámetros



5.

4- C

apac

idad

par

a se

r mod

ifica

do

Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Validar software modificado: si

Facilidad para establecer criterios de prueba para un sistema o componente





5.

5- C

apac

idad

par

a se

r pro

bado







pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








1- A

dapt

abili

dad

Generar reportes




Asignar presupuesto


Capacidad de adaptación en diferentes sistemas operativos: alto, medio

Capacidad del producto que le permite ser adaptado de forma efectiva y eficiente a diferentes entornos











pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




6.

Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Asignar presupuesto


Capacidad de instalación diferente ambientes: alto. Medio

Facilidad con la que el producto se puede instalar y/o desinstalar de forma exitosa









6.

- Por

tabi

lidad

6.

2- C

apac

idad

par

a se

r ins

tala

do



pasar parámetros



Matricular


pasar parámetros



Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




6.

3- C

apac

idad

par

a se

r ree

mpl

azad

o Asignar presupuesto


Adaptación a diferentes ambientes : alto. medio

Capacidad del producto para ser utilizado en lugar de otro producto software determinado











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




ibili

dad

7.

1- C

oexi

sten

cia

Asignar presupuesto



Capacidad del producto para coexistir con otro software independiente











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




7.

- Com

pat

7.

2- In

tero

pera

bilid

ad

Asignar presupuesto


Coexistir con otro software independiente: alto. medio

Capacidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar información




Capacidad de dos o más sistemas o componentes para intercambiar







pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes



componentes para intercambiar información

Asignar presupuesto


Protección contra acceso: alto. medio

Capacidad de protección contra el acceso de datos e información no









d

8.

1- C

onfid

enci

alid

ad



pasar parámetros

Capacidad de protección contra el acceso de datos e información no autorizados

Matricular


pasar parámetros

acceso de datos e información no autorizados

Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas







Capacidad de protección contra el acceso de datos e información no autorizados

Generar reportes



acceso de datos e información no autorizados

Asignar presupuesto


Protección contra acceso no autorizado: alto. Medio

Capacidad del sistema o componente para prevenir accesos o modificaciones no autorizados











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros

Capacidad del sistema o componente para prevenir accesos o modificaciones

8.- S

egur

idad

8.

2- In

tegr

idad

Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




dio

Asignar presupuesto


Capacidad de no repudio: alto. medio

Capacidad de demostrar las acciones que han tenido lugar y eventos no puedan ser repudiados posteriormente











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


8.

3- N

o re

pu

Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




8.4-

Aut

entic

idad

Asignar presupuesto



Capacidad de demostrar la identidad de un sujeto o un recurso



Capacidad de autenticidad: alto. medio








pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes




Responsabilizar

custodios Menú activos fijos e insumos



Seleccionar ofertas








Generar reportes




8.

5- R

espo

nsab

ilida

d

Asignar presupuesto


Capacidad de rastrear de forma inequívoca: alto. medio

Capacidad de rastrear de forma inequívoca las acciones de una entidad











pasar parámetros


Matricular


pasar parámetros


Administrar Activos




Generar reportes








Seleccionar ofertas








Generar reportes




Calidad Bernal Poma Munoz

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