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CAJA Y BANCO

1. FONDO FIJOMonto en dinero asignado a una persona para que sea utilizado por ella en los ítemes que se le han autorizado. Conocido también como Caja Chica, permite un mejor control del efectivo. La persona es responsable de los fondos asignados.

Constitución del Fondo Fijo

1. Se establece el monto máximo que puede ser pagado en efectivo y cuáles ítems, debiendo efectuarse todos los otros pagos con cheques.

2. Todos los ingresos percibidos por la entidad deben ser depositados de inmediato.3. Se designa a una persona que tendrá a su cargo una suma en efectivo con la cual cancelará

los desembolsos menores, se le proporciona el fondo girando un cheque a su orden.4. Periódicamente o cuando se le agote el fondo, según se haya establecido, el responsable

presentará un detalle de los desembolsos efectuados, por cuyo monto se le girará un nuevo cheque reponiendo en esta forma el Fondo Fijo.

Al momento de rendirse cuenta de los gastos realizados con el dinero, estos deberán estar respaldados con la documentación correspondiente, ejemplo, boletas, comprobante de correo. La rendición del Fondo Fijo deberá ser revisada, y una vez aprobada, se procederá a girar un cheque a nombre del responsable para reponer el Fondo por el mismo monto que se rinde cuenta.

Existen muchas maneras de registrar y rendir el Fondo Fijo, en este caso, se usará la que sigue: Fondo Fijo es de $ 100.000

RENDICIÓN FONDO FIJO

INGRESOS EGRESOSFecha Detalle Monto Fecha Detalle MontoXX Saldo rendición 5.000 XX Material escritorio 10.000XX Reposición Fdo. Fijo 95.000 XX Franqueo 30.000

XX Materiales Aseo 5.000XX Movilización 15.000XX Franqueo 6.000XX Materiales Aseo 15.000XX Movilización 8.000XX Movilización 4.000

Subtotal 93.000Saldo disponible 7.000

TOTAL 100.000 TOTAL 100.000

El próximo giro para Fondo Finjo debe ser por $ 93.000. En todo caso al 31 de diciembre de cada año, los responsables del Fondo Fijo deberán

después de la liquidación restituir los saldos que mantengan en su poder, quedando así saldada esta cuenta.

Registros contables que proceden según las etapas del Fondo Fijo:

a) Al proporcionar el fondo, se gira cheque y prepara comprobante de egreso, donde se registra

FONDO FIJO 100.000BANCO 100.000

b) Registro de la liquidaciónDado que puede ocurrir que la rendición del Fondo Fijo corresponda a un mes y la restitución del fondo se realice al siguiente, se propone que una vez revisada y aprobada se realice en comprobante de egreso, el registro siguiente:

GASTOS GENERALES 93.000FONDO FIJO 93.000

De esta manera la cuenta refleja el saldo que el encargado mantiene en su poder.

c) Restitución del fondo, cuando se gira el cheque por el monto rendido, se prepara nuevo comprobante de egreso

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FONDO FIJO 93.000BANCO 93.000

Es importante tener exacta información de los gastos periódicos o mensuales, de allí que se proponga este criterio para que queden registrados en el período correcto, es decir, del devengamiento y pago.

Si la rendición y reposición coincidieran en el mismo período, solamente se preparará un comprobante de egreso con el siguiente registro:

GASTOS GENERALES 93.000BANCO 93.000

Al 31 de diciembre al restituir los fondos asignados se cargar{a la cuenta CAJA y se abonará FONDO FIJO por el monto devuelto por el responsable del fondo asignado.

2. CONCILIACIÓN BANCARIALas cuentas corrientes bancarias deben ser conciliadas con los registros que proporciona la

entidad bancaria a través de la cartola bancaria.La Cartola Bancaria o Estado Bancario, es el detalle del movimiento de una cuenta corriente

bancaria llevada por la institución bancaria, que corresponde a los registros contables que realiza la entidad bancaria.

Es importante precisar, que la contabilidad entre la entidad bancaria, y la empresa tienen el efecto espejo, es decir, los mismos eventos se registran en sentido contrario en la otra entidad. Tal es así, que cuando se señala que la entidad bancaria realizó un abono, en la contabilidad de la empresa encontramos un cargo y viceversa.

Registros de la entidad bancaria (La custodia y administración de los fondos depositados constituye un pasivo para la entidad bancaria).

CUENTA CORRIENTE EMPRESA XYFecha Detalle Cargos Abonos Saldo

Depósito 5.000 5.000Cheques pagados (Canje) 1.000 4.000Cheques pagados 2.000 2.000Depósito 3.000 5.000

Registros de la empresa (Los fondos depositados en la entidad bancaria constituyen un activo para la empresa).

BANCOFecha Detalle Cargos Abonos Saldo

Depósito 5.000 5.000Cheques pagados (Canje) 1.000 4.000Cheques pagados 2.000 2.000Depósito 3.000 5.000

Existen otros cargos y abonos, además no siempre se da la coincidencia observada en el ejemplo anterior, por lo tanto, a una misma fecha la información proporcionada por la entidad bancaria a través de la cartola, puede no coincidir con la información registrada en la cuenta del Mayor Banco, y por lo tanto se debe preparar una conciliación para explicar la diferencia entre los saldos.

Conciliación Bancaria

La conciliación bancaria consiste en un procedimiento para expresar la(s) causa(s) de las diferencias existentes entre el saldo de banco que muestra la contabilidad con el saldo informado por la institución bancaria en la cartola.

Todas las conciliaciones deben ser firmadas por quien las confecciona, indicando fecha de su realización, además debe llevar firma de un superior como visto bueno que revisó la conciliación bancaria.

La relación de la institución bancaria con la empresa es de deudor a acreedor. Los registros de la institución bancaria en sus operaciones con cada depositante, son cuentas de Pasivo, que normalmente muestra saldo acreedor.

La institución bancaria liquida su pasivo haciendo pagos de dinero a las personas que designe el depositante, los cheques son órdenes a la institución bancaria para que haga esos pagos.

El depositante lleva un registro de sus operaciones con la institución bancaria en una cuenta de Activo llamada generalmente Bancos. En realidad, ésta no es sino una especie de cuenta por cobrar, pero que merece un nombre especial porque representa un recurso disponible inmediatamente para hacer pagos. Si no mediara ningún plazo entre el cobro de dinero a los clientes y el depósito en la institución bancaria, ni entre la entrega de los cheques y su pago por la institución bancaria, la cuenta del cliente y de la institución bancaria, en sus operaciones mutuas, arrojarían

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saldos iguales en cantidad, pero de naturaleza opuesta. Es decir, serían cuentas recíprocas. Ejemplo:

LIBROS DEL CLIENTEACTIVO - BANCO

CARGOS ABONOS2 julio Depósito 4.000 3 julio Cheque girado 300

4 julio Cheque girado 500Débitos 4.000 Créditos 800Saldo Deudor 3.200

LIBROS DE LA INSTITUCIÓN BANCARIACUENTA CORRIENTE EMPRESA – PASIVO

CARGOS ABONOS3 julio Cheque 1 pagado 300 2 julio Depósito 4.0004 julio Cheque 2 pagado 500

Débitos 800 Créditos 4.000Saldo Acreedor 3.200

Esta situación ideal que ilustramos se presenta rara vez en la práctica, generalmente hay plazos y se cometen errores ocasionales, tanto en la cuenta del cliente como en la de la institución bancaria. Cuando el depositante recibe el estado de cuenta mensual de la institución bancaria, debe cotejarlo con sus propios registros para determinar qué errores u omisiones ha cometido la institución bancaria y él mismo y cuál es el saldo real depositado en dicha institución sujeto a revisión a fin de mes. El resumen en que se detallan los resultados de este cotejo se llama conciliación bancaria. La conciliación bancaria idealmente debe hacerla un empleado de la empresa, que no maneje dinero ni lleve registros del efectivo y que sea quien descubra las irregularidades.

Procedimiento Elementos para una conciliación1. Última conciliación realizada.2. Cuenta del Mayor Banco (de la empresa).3. Cuenta corriente de “Depositante” de la Institución Bancaria (Cartola bancaria).

En cada una de estas partes hay aumentos o deducciones que se necesita hacer para llegar al saldo justo de efectivo disponible en la cuenta corriente mantenida en la institución bancaria, al final del período de que se trate.

Etapas1. Cotejar todas las partidas que se encuentre pendientes en la última conciliación con la cartola

bancaria. Si las partidas aparecen allí, significa que han dejado de ser diferencias y no aparecerán en la nueva conciliación.

2. Cotejar los cargos hechos por la institución bancaria (cargos en cartola bancaria), con los abonos que figuran en la cuenta Banco.

Las marcas puestas al lado de cada partida indicarán que se ha hecho la comprobación de ellas. Las partidas sin marcar representan generalmente los cheques expedidos por la empresa, pero que la institución bancaria no ha pagado. La razón obvia de esto es que aún están en poder de los beneficiarios o en trámite en la institución bancaria; en otras palabras, son cheques pendientes. La compañía que extiende los cheques no los tiene bajo su control y en cualquier momento podrán ser presentados a la institución bancaria; por consiguiente, en la conciliación deberán se restados del saldo final de la cartola del banco para conocer el monto del efectivo realmente disponible. Los estados de meses posteriores de la institución bancaria (futuras cartolas) deberán ser revisados utilizando la información de la conciliación bancaria que se ha preparado para determinar si esos cheques han sido pagados por la entidad bancaria y si fueron debidamente asentados en los registros de Banco de la empresa.

A menudo se descubren otras diferencias al hacer este cotejo, provenientes de pagos hechos por la institución bancaria con cargo a la cuenta del depositante pero que éste no ha registrado en sus libros. Si esos pagos son correctos deberán deducirse en la parte de la conciliación relativa a la cuenta BANCO del mayor.

Ejemplos comunes de esos pagos son:- Los cargos por servicios bancarios- Los documentos por pagar- Los intereses que debía a la institución bancaria el depositante y que fueron deducidos en su

cuenta corriente a su vencimiento.- Los cheques sin fondos suficientes que hayan sido abonados en la cuenta a la vista del

depositante cuando fueron depositados originalmente.- Intereses por sobregiros

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Si alguna deducción hecha por la institución bancaria es incorrecta, debe mostrarse el error en la cuenta de depositante de la institución bancaria (saldo de cartola), en esa sección de la conciliación.

Ejemplos:

3. Cotejar los depósitos y abonos en la cartola del banco con los cargos efectuados en la cuenta Banco.Todos los depósitos, normalmente, deben figurar en el estado de la institución bancaria al

momento del ingreso, pero las excepciones son por problemas en los equipos computacionales que imposibilitan el ingreso inmediato de la operación que modifica el saldo de la cartola, por los pagos realizados en otras plazos.

Por ejemplo, demora más de 1 día la cobranza de un cheque depositado en una plaza de la zona central contra una cuenta de las ciudades extremas de Chile.

Debe colocarse marca al lado del debe de BANCO (cuenta mayor) y haber de la cartola bancaria en las partidas que “cuadren” debidamente.

Las partidas no marcadas (sin cotejo) en los cargos al Mayor Banco pueden proceder de errores cometidos ya sea por el depositante o por la institución bancaria o pueden corresponder a depósitos en tránsito al final del período.

Deberán corregirse los errores en la parte del resumen de la conciliación bancaria que se refieran a la cuenta incorrecta. Los depósitos en tránsito pueden añadirse al saldo de la cartola basándose en que el depósito ingresará el primer día del mes siguiente.

La persona que haga las conciliaciones deberá cerciorarse posteriormente de que el dinero en realidad fue recibido a su tiempo por la institución bancaria.

Las partidas no marcas (sin cotejo) en la columna del Haber de la cuenta del depositante (cartola bancaria) pueden representar cobros recibidos por el banco, que el depositante no ha registrado.

Ejemplo- Importe de préstamos del banco aumentados a la cuenta de depósitos.- Cobros de documentos de clientes cuya cobranza fue encomendada a la institución bancaria

(letras en cobranza bancaria) o esas partidas no señaladas pueden proceder de errores.

4. Hacer la lista de las diferencias encontradas con el procedimiento descrito, en una relación ordenada en forma de resumen.

5. Hacer asientos de diario en los libros del depositante para corregir el saldo de la cuenta Banco y hacer que sea igual al “saldo correcto”.

Todos los aumentos y las deducciones en la parte de la conciliación relativa a la cuenta Banco en el mayor, requieren asientos de ajuste.

EjemploGastos Bancarios XXIntereses Bancarios XX

Banco XXPor cargos en cartolas no registrados por la empresa

Banco XXLetras Cobranza Bancaria XX

Por abonos en la cartola no registrados en la empresa

La información al respecto se encuentra en los aumentos y deducciones en la parte de la conciliación relativa a la cuenta del depositante del banco (cartola). Nada hay que hacer con respecto de los depósitos en tránsito, ni de los cheques pendientes de pago, porque es de suponerse que serán presentados a la institución bancaria en un futuro próximo.

El lector debe recordar que la persona que elabore la conciliación bancaria l final del mes siguiente deberá, primero cerciorarse de que se ha atendido las partidas que figuran en la conciliación del mes anterior. Si no fuese así, deberán aparecer nuevamente en la conciliación bancaria del nuevo mes.

3. PRÁCTICOEn la conciliación del mes de enero sólo figura pendiente un depósito en tránsito por $5.000.

Saldo al 31 de enero = $ 35.000.Operaciones bancarias efectuadas por la empresa durante febrero.

CHEQUES GIRADOS

01/2 Ch. 1100 Abastecedora Comercial 10.00001/2 Ch. 1101 Telex Chile 4.00001/2 Ch. 1102 Rozas Ltda. 15.00003/2 Ch. 1103 Calderón 6.00003/2 Ch. 1104 Díaz y Cía. 9.000

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14/2 Ch. 1105 Díaz y Cía. 100.00020/2 Ch. 1106 Rozas Ltda. 3.00026/2 Ch. 1107 Abastecedora Comercial 8.00028/2 Ch. 1108 Díaz y Cía. 23.000

DEPÓSITOS EFECTUADOSDepósito 03/2 20.000Depósito 07/2 97.000Depósito 14/2 5.000Depósito 21/2 38.000Depósito 28/2 19.000

MAYOR BANCODEBE HABER

Saldo enero 35.000 01/2 ch. 1100 10.000

01/2 ch. 1101 4.00001/2 ch. 1102 15.000

03/2 Depósito 20.000 03/2 ch. 1103 6.00003/2 ch. 1104 9.000

07/2 Depósito 97.000 14/2 ch. 1105 100.00014/2 Depósito 5.000 20/2 ch. 1106 3.00021/2 Depósito 38.000 26/2 ch. 1107 8.00028/2 Depósito 19.000 28/2 ch. 1108 23.000Débitos 214.000 Créditos 178.000Saldo del Mes 36.000

CARTOLASaldo Cartola anterior $ 30.000 – Fecha Cartola anterior: 31 de enero

FECHA N° Documento Referencia Cargos Abonos Saldo01/02 En tránsito mes anterior 5.000 35.00003/02 Depósito 20.000 55.00004/02 1102 Cheque canje 15.000 40.00004/02 1103 Cheque canje 6.000 34.00007/02 Depósito 97.000 131.00014/02 Depósito 5.000 136.00015/02 1105 Cheque canje 100.000 36.00015/02 Talonario 516 35.48416/02 1100 Cheque canje 10.000 24.48420/02 1106 Cheque canje 3.000 22.48421/02 Depósito 38.000 60.48427/02 1107 Cheque canje 8.000 52.48427/02 Cobranza letra 150.000 202.48428/02 Mantención 1.245 201.239Saldo Cartola: $ 201.239 – Fecha cartola: 28/febrero

Conciliación:Saldo según libro banco al 28/febrero 36.000MásCobranza de letra 150.000

186.000MenosGastos Talonario 516Mantención cta. Cte. 1.245 (1.761)Saldo corregido en libro mayor 184.239

Saldo cta. Cte. Según cartola banco 201.239Más28/02 Depósito en tránsito 19.000Menos Cheques Pendientes ( 36.000)01/02 1101 (4.000)03/02 1104 (9.000)28/02 1108 (23.000) _________Igual Saldo Mayor corregido 184.239

Se aclara que en cuanto a la presentación de la conciliación existe más de una forma, en esta ocasión usaremos ésta.

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AsientosBanco 150.000Letras en Cobranza 150.000 Por el abono bancario no registrado por la empresa, correspondiente a la cobranza de un documento.

Gastos Bancarios 1.761Banco 1.761

Por los cargos en cuenta corriente bancaria por concepto de talonario y mantención de la cuenta bancaria.

CUENTA MAYOR AJUSTADA

MAYOR BANCODEBE HABER

Saldo enero 35.000 01/2 ch. 1100 10.00001/2 ch. 1101 4.00001/2 ch. 1102 115.000

03/2 Depósito 20.000 03/2 ch. 1103 6.00003/2 ch. 1104 99.000

07/2 Depósito 97.000 14/2 ch. 1105 100.00014/2 Depósito 5.000 20/2 ch. 1106 3.00021/2 Depósito 38.000 26/2 ch. 1107 8.00028/2 Depósito 19.000 28/2 ch. 1108 23.000

Débitos 214.000 Créditos 178.000Saldo del mes 36.00028/2 Cobranza 150.000 28/2 Gastos bancarios 1.761Débitos 364.000 Créditos 179.761

184.239

Bibliografía:Berta Silva Palavecinos. 2003. Fundamentos del Sistema Contable: Nuevos Enfoques y Actualización. Ediciones Universitarias de Valparaíso. Pontificia Universidad Católica de Valparaíso.