BPTA 101 Principios de Gerencia de Procesos de...
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Copyright © 2008 BPTrends Associates. Derechos Reservados. 1 Webinar: “Mejorando la alineación estratégica y el rendimiento de los procesos de la empresa” Prof. Nivario Rancel Patrocinado por el Programa Certificado Profesional en gerencia de procesos BPT
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1
Webinar:
“Mejorando la alineación estratégica y el rendimiento de los procesos
de la empresa”
Prof. Nivario Rancel
Patrocinado por el Programa Certificado Profesional en gerencia de procesos BPT
Copyright © 2008 BPTrends Associates. Derechos Reservados.
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¿Por qué Procesos?
• Se enfoca nuestra forma de trabajar, cómo podemos mejorar esa forma de trabajar y cómo podemos llevar a cabo ese cambio en forma rápida y efectiva
• Una respuesta al cambio inexorable
– Nuevas tecnologías
– Nuevas exigencias del cliente
– Nuevos mercados en el mundo entero
– Sobrecapacidad e intensa competencia global
– Adquisiciones y fusiones
– Contratación externa
• En una organización, los procesos bien diseñados, manejados y medidos son un activo crítico, mientras que los procesos diseñados, manejados y medidos en forma deficiente son, en la mayoría de los casos, un pasivo para la empresa.
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¿Qué es un Proceso de Negocios?
Es una serie repetible de actividades que genera valor para uno o más actores involucrados
Cliente
Pedido
Ensamblaje Empaque
Entrega Proceso
de
Despachar
Pedidos
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La Cadena de Valor Integra a Toda la Organización
Producción Mercadeo Ventas y
Soporte Finanzas Ingeniería
Gerencia
Clientes
Promoción y Venta
del Producto
Proveedores
Se identifica una nueva necesidad
diseño del nuevo producto
producto disponible
promociones
pedido
producto entregado materiales
Cadena de Valor del Producto
Investigación y Creación
del Nuevo Producto
Manufactura y Entrega del Producto
pedido
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La Cadena de Valor se puede Descomponer en Procesos más Cortos hasta una Cantidad Arbitraria de Niveles
Cadena de Valor
Proceso de Negocios Proceso de Negocios Proceso de Negocios
Proceso Proceso Proceso
Sub - Proceso Sub - Proceso Sub - Proceso
Sub - Sub - Proceso
Procedimiento
Sub - Sub - Proceso
Nivel 0
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Nivel 4
Nivel n
Procesos de
Negocios de
Alto Nivel:
Se centran en
el Análisis de
la Arquitectura
Procedimientos, tareas y pasos
Se centran en el
Análisis de Tareas
Tarea Tarea
Procedimiento
Nivel n + 1
Paso Paso Nivel n + 2
..\ejemplo macro proceso desglose.pptx
Procesos de
Negocios de
Nivel Medio :
Procesos de
Negocios de
Bajo Nivel:
Se centran básica-
mente en Rediseño
de Procesos y
Proyectos de Mejora
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Formas Genéricas para Referirnos a un Proceso
Proceso
Objetivo Proceso
Aguas Abajo
Proceso
Aguas Arriba
Superproceso
Si el proceso objetivo es parte de un proceso más grande,
al proceso más grande lo podemos llamar superproceso
Entrada Salida
Si el proceso objetivo contiene otros procesos,
nos podemos referir a subprocesos o actividades
..\ejemplo procesos agua abajo.ppt
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Gerencia de Procesos de Negocios
• Hoy en día la Gerencia de Procesos ofrece el enfoque más integral al cambio en los procesos.
• Gerencia de Procesos
– incluye todos los enfoques al cambio de los procesos
– hace énfasis en el deseo de la gerencia de organizar e integrar mejor el trabajo dentro de los procesos
– Es una filosofía gerencial que sostiene que las empresas bien organizadas se basan en procesos para comprender el negocio y organizar los cambios del negocio
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Modelo Integrado de Madurez de Capacidades (Capability Maturity Model Integrated o CMMI)
El Modelo hace énfasis en que las organizaciones evolucionan a través de una serie de etapas secuenciales, adquiriendo distintas capacidades en cada una de ellas
La mayoría de las organizaciones están entre la etapa 2 y la 3. Sólo cerca del 5% de las empresas de hoy se encuentran en el nivel 5.
Nivel 1 Los procesos
no están
organizados
Nivel 2
Algunos procesos
están organizados
Nivel 3
Nivel 4
Los procesos
se gerencian
Nivel 5
Los procesos se mejoran
continuamente
Cultura de Héroes
Los Procesos se
Mejoran en el Grupo
de Trabajo o a Nivel
de Departamento
Software Engineering Institute ( SEI )
en Carnegie Mellon University
La mayoría de
los procesos
están organizados
Los Procesos se
Organizan y Rediseñan
a Nivel de la Empresa
Los Procesos se Miden
y Manejan en
Forma Sistemática
Equipos de Procesos
Continuamente Mejoran
Todos los Procesos
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Madurez y Metodología Organizacional
Lanzar Proyecto
para Solucionar
el Problema
Crear la
Arquitectura del
Proceso y el
Sistema de Gerencia
Identificar el
Problema
del Proceso Nivel 2
Nivel 3
Madurez Nivel 1
Nivel 4
Madurez Nivel 5
Una Metodología para los Procesos de
la Empresa
Una Metodología para el Rediseño y
Mejora de los Procesos
Nivel 3 - 4 Necesidad de la Organización
Nivel 2 Necesidad de la Organización
Una Metodología para
el Rediseño y Mejora
de los Procesos
Estudiar todos los
Procesos y Atacar
los problemas de
Mayor Prioridad
Identificar el
Problema
del Proceso
Lanzar Proyecto
para Solucionar
el Problema
..\pgp 4 ANEXO 2.doc ..\ejemplo resultado auditoria.ppt
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La Pirámide de BPTrends Associates
Estrategia ,
Arquitectura de Procesos
Medición del Desempeño
Gerencia de Procesos
Alineación ,
Prioridades y Planificación de Gerencia de Procesos
Empresarial
Nivel
Procesos
de Negocios
Nivel de
Implantación
Nivel de
Rediseño de Procesos y
Proyectos de Mejora,
Seis Sigma, Lean,
Proyectos de Documentación
.
Desarrollo de
Recursos
Humanos
Se emprenden proyectos
para desarrollar los recursos
que necesitan los procesos
Diseño de Labores
Desarrollo de Entrenamiento
Gerencia del Conocimiento
Actividad
Específica
Procesos de Negocios
Planta Física y
Desarrollo de
Informática
Gerencia de Procesos de Negocios
Aplicaciones
Monitoreo Actividades de Negocios
Desarrollo de Aplicaciones
Instalación de ERP
Equipos Utilizados
Una mezcla de
Desarrollo de
TI y RRHH
Diapositiva a tamaño completo en Apéndice 1
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La Metodología de BPTrends Associates
Comprender
el Proyecto
Analizar el
Proceso de
Negocios
Diversos
Proyectos de
TI, RRHH, etc.
Empresarial Nivel
Procesos
Nivel Gerencia del Proceso
del Día a Día
Metodología de BPTrends para Rediseñar los Procesos de Negocios
Metodología de BPTrends para Empresas
Definir y
Priorizar
los Proyectos
Implantación Nivel
Ejecución Continua -
Gerenciar los
Procesos de
la Empresa
Ejecutar el
Proceso
Comprender
el Contexto de
la Empresa
Definir las
Medidas de
Desempeño
Establecer el
Sistema de
Directrices
Alinear la
Arquitectura
Modelar los
Procesos de
la Empresa
Estrategia Corporativa
Monitorear y
Reportar
el Desempeño
del Proceso
Diapositiva a tamaño completo en Apéndice 1
Rediseñar el
Proceso de
Negocios
Implantar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
Lanzar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
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Definamos quiénes son los Actores Involucrados
Economía local y mundial, regulaciones gubernamentales y tendencias sociales
Customers
Mercados de
Capital
Mercados
Laborales
Grupos de
Investigación
Accionistas gente
tecnología
capital
Proveedores
contactos de venta
productos entregados o servicios prestados
Información y dividendos
solicitud de nuevos productos
materiales
Competencia productos competitivos
Influencias Generales del Entorno:
Economía local y mundial, regulaciones
gubernamentales y tendencias sociales
Su Organización y el “Enfoque de una Cadena de Valor”
Clientes
pedidos
contactos
de mercadeo
Investigar y
Crear Nuevos
Productos
Promocionar y
Vender Productos
solicitudes de soporte
Gerentes
Empleados
Otros Procesos
Mercados
Producir y
Entregar Productos
..\ejemplo definicion contexto 1.pptx
..\ejemplo definicion contexto 2.pptx.ppt
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Nivel de Proceso
Nivel
Empresarial
Nivel
Proceso
Nivel
Implantación
Se emprenden proyectos para crear
nuevos procesos, para rediseñar o
para mejorar los procesos existentes
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La Metodología del Nivel de Procesos de BPTrends Associates
Nivel
Empresarial
Metodología de BPTrends para Empresas
Nivel
Proceso
Nivel
Implantación
Estrategia Corporativa
Comprender
el Contexto de
la Empresa
Modelar los
Procesos de
la Empresa
Definir las
Medidas de
Desempeño
Establecer el
Sistema de
Directrices
Alinear la
Arquitectura
Metodología de BPTrends para Rediseñar los Procesos de Negocios
Comprender
el Proyecto
Analizar el
Proceso de
Negocios
Rediseñar el
Proceso de
Negocios
Implantar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
Lanzar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
Diversos
Proyectos de
TI, RRHH, etc.
Ejecución Continua
Gerenciar los
Procesos de
la Empresa
Definir y
Priorizar
los Proyectos
Monitorear y
Reportar
el Desempeño
del Proceso
Gerencia del Proceso
del Día a Día
Ejecutar el
Proceso
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Las Organizaciones emprenden Diversos Tipos de Proyectos para el Cambio de Procesos
Cadenas de
Valor y Procesos
Fundamentales
de Negocios
-
Procesos
de Negocios
de Tamaño
Mediano y
SubProcesos
El Proceso es Estable,
pero se puede Mejorar
Mejora de
Procesos
Reingeniería
de Procesos
Rediseño
de Procesos
SubProcesos
Más Pequeños
El Proceso refleja Problemas
Significativos y se debe Cambiar
de Manera Esencial
Oportunidades Estratégicas o Amenazas
del Entorno requieren de una nueva
Conceptualización del Proceso
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El Corazón del Cambio de Procesos: Encontrar y Eliminar las Brechas
Mediciones del
Desempeño del
Proceso Actual
Mediciones del Desempeño que
se quieren lograr con el
Proceso Futuro
Brecha de Desempeño
Brecha de Capacidades
Cómo hacemos
las cosas ahora Cómo se deben hacer
las cosas en el futuro
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3 4
Proceso
Existente o
Actual
Proceso
Rediseñado
o Futuro
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Un Diagrama del Alcance del Proyecto Ofrece una Visión General
Entes
Habilitantes
Guías
Proceso
Fundamental
Proceso
de Soporte
Proceso
de Gerencia
El Área del Proceso:
Proceso o Actividades
que se están Analizando
La información a la que se hace referencia en los procesos
Políticas, Normas y Métodos que guían el
procesamiento, manejo de riesgos, etc.
.
.
Eventos Activadores y Culminación
Entradas
al Proceso:
El Material
a transformar,
la Información
a procesar,
los Estados a
cambiar y
la Gente
Resultados del
Procesamiento
La gente asignada al proceso,
las tecnologías que se usan en el proceso y
las instalaciones que se usan
Los Entes Habilitantes vienen
de otros procesos o de
Actores Externos
Procesos
Medulares Process
Procesos
de Gerencia Process
Las políticas y guías vienen de
otros procesos, de un Actor Externo
o de un Ente Habilitante del Proyecto Procesos
de Soporte
Procesos
Fundamentales
Procesos
de Gerencia
Proceso
Fundamental
Proceso
de Soporte
Proceso
de Gerencia
Salidas que
entran a otros procesos
o a un Actor Externo
m m
Definir mediciones clave
m
Procesos
de Soporte
m
Diapositiva a tamaño completo en Apéndice 1
Definir mediciones clave
Definir medidas clave
Entradas que
vienen de otros
procesos o de
un Actor Externo
E
N
T
R
A
D
A
S
A
L
I
D
A
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Diagrama de los Modelos Actual y Futuro
Despachar Pedido de Libros en Línea
Cliente
Portal Web
de la
Compañía
Sistema
de
Pedidos
Encargado de
Excepciones
Recibir
Pedido
Ordenar
Embarque
Empaque Despachar
Pedido
Envío
Revisar
Pedido pedido aceptado. Envía orden de trabajo a embarque
Colocar
Pedido
pedido
rechazado
pedido incompleto : Solicita mayor
información al cliente
Recibir
Libros
Cerrar
Pedido
libros
Sis
tem
as
Revisar
Pedido
pedido necesita
procesamiento
especial
Re - Revisar Pedido
Centro de
Aprobación
Tarjetas
de Crédito
Revisar y Aprobar
Cargo
Despacho d
e P
edid
os
aprobación de
la tarjeta de crédito
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Los Procesos Actual, Tentativo y Futuro
• Considere soluciones alternas
• Vaya tan lejos como pueda al diseñar alternativas de procesos Tentativos,
• Consolide la mejor, diseñando en detalle el proceso Futuro
Proceso
Actual
Proceso Tentativo
Proceso
Futuro
Proceso Tentativo
Proceso Tentativo
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Los Patrones para el Rediseño o las Mejores Técnicas
• Enfoques comunes que por lo general han llevado a mejorar los procesos
• Patrones de Rediseño como opciones a considerar cuando pensamos en cómo se podría mejorar un proceso
• Algunos ejemplos incluyen:
– Cambios en las Actividades
– Simplificar el Flujo
– Eliminar las Actividades sin Valor (sobrantes)
– Aislar Tareas Especializadas
– Cambiar de Empujar (push) a Obtener (pull)
– Consultar un Marco de Trabajo
– Cambiar la Forma de Gerencia del Proceso
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La Pirámide de BPTrends Associates
Estrategia, ,
Arquitectura de Procesos, ,
Mediciones del Desempeño,
Gerencia de Procesos, ,
Alineación, ,
Prioridades y Planificación de Gerencia de Procesos
Empresarial
Nivel
Procesos
de Negocios
Nivel
Implantación
Nivel
Rediseño del Proceso y
Proyectos de Mejora,
Seis Sigma, Lean,
Proyectos de Documentación
.
Desarrollo de
Recursos Humanos Se emprenden proyectos
para desarrollar recursos
que necesitan los proyectos
Diseño de Labores
Desarrollo de Entrenamiento
Gerencia del Conocimiento
Actividad
Específica
Procesos de Negocios
Planta Física y
Desarrollo de TI
Gerencia de Procesos de Negocios
Aplicaciones
Monitoreo Actividades de Negocios
Desarrollo de Aplicaciones
Instalación de ERP
Hardware Utilizado
Una mezcla de
Desarrollo de
TI y RRHH
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Implementación de RRHH
• Desarrollar el entrenamiento para lograr las destrezas que necesitarán los empleados que trabajen en un nuevo proceso
• Determinar con precisión las destrezas que necesitarán los empleados para llevar a cabo un trabajo en particular
• Diseñar nuevos sistemas de incentivos
• Entrenar a los gerentes de proceso para que puedan usar la retroalimentación y reconocer la labor bien hecha en forma más efectiva
• Rediseñar la estructura de la organización
• Desarrollar un programa de Gerencia del Cambio a fin de asegurar que tanto la gerencia como los empleados estén listos para el cambio y lo acepten
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Un Proyecto Exitoso para Cambiar un Proceso Integra Diversas Destrezas
Algunas destrezas se usan más en unas fases que en otras
Gerencia del Proyecto
Gerencia de Comunicaciones y Gerencia de Cambios
Técnicas de Investigación, de Entrevistas y
de Facilitación de Grupos
Técnicas de Modelaje, de Análisis y de Diseño
Enfoque de este curso
Comprender
el Proyecto
Analizar el
Proceso de
Negocios
Rediseñar el
Proceso de
Negocios
Implantar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
Lanzar
el Proceso
de Negocios
Rediseñado
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¿Dónde Empezar?
• No existe un lugar específico para empezar
• Algunas organizaciones tienen años trabajando en el cambio de procesos; mientras que para otras, la gerencia de procesos es un tema nuevo.
• Algunas aplican la metodología Seis Sigma. Otras cuentan con grupos de Informática (TI) responsables del rediseño de procesos.
• Algunas trabajan por proyectos y otras por sistemas de gerencia de procesos que abarcan toda la empresa.
• Empiece desde el sitio donde está.
• Empiece desde el punto donde la alta gerencia quiera empezar.
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“La base de la gestión de la empresa son sus procesos, por su capacidad de contribuir de
forma sostenida a los resultados (...)” J. R. Zaratiegui
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Conoce el Programa Certificado Profesional en gerencia de procesos BPT
IESA Caracas Inicia el 04 de noviembre
Más información: [email protected]
