Bogotá D.C. Febrero de 2018 - Presidencia de la...

CATÁLOGO DE SERVICIOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Bogotá D.C. Febrero de 2018

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Catálogo de Servicios de Tecnología

de Información y Comunicaciones

Código: D - TI - 01 Versión: 03

Proceso asociado: Tecnologías de Información y Comunicaciones

TABLA DE CONTENIDO Introducción ------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

1. Fuentes de información -------------------------------------------------------------------------- 4

2. Mejores prácticas de ITIL® v3 ------------------------------------------------------------------ 4

3. Marco de trabajo MOF --------------------------------------------------------------------------- 4

4. Metodología Fox IT® ----------------------------------------------------------------------------- 5

5. Servicios de TIC´s del Área de Tecnologías y Sistemas de Información ------------- 6

5.1 Descripción de los servicios ---------------------------------------------------------------------- 7

5.1.1 Internet ----------------------------------------------------------------------------------------------- 7

5.1.2 Intranet ----------------------------------------------------------------------------------------------- 9

5.1.3 Correo Electrónico ------------------------------------------------------------------------------- 14

5.1.4 Diseño y publicación de páginas web ------------------------------------------------------ 18

5.1.5 Sistemas de información ----------------------------------------------------------------------- 19

5.1.6 Video conferencia ------------------------------------------------------------------------------- 22

5.1.7 Sistema de gestión de correspondencia --------------------------------------------------- 23

5.1.8 Sistema de Gestión de Talento Humano -------------------------------------------------- 26

5.1.9 DALET ---------------------------------------------------------------------------------------------- 30

5.1.10 ALADINO ---------------------------------------------------------------------------------------- 32

MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------- 35

DOCUMENTOS ASOCIADOS ---------------------------------------------------------------------- 35

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------- 35

Anexo 1: Niveles de Soporte ------------------------------------------------------------------------- 36

Anexo 2: Valor del servicio --------------------------------------------------------------------------- 37

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Introducción

En busca de la satisfacción de los usuarios y de la calidad de los servicios, el Área de Tecnologías y Sistemas de Información dirige sus esfuerzos a la optimización de sus procesos y organización para la implementación, entrega y soporte de los servicios de Tecnología de Información y Comunicaciones (en lo subsecuente llamaremos servicios TIC´s) que generan valor a la Presidencia de la República. De esta forma, se ha generado el presente Catálogo de Servicios de TIC´s, publicado en Sistema Integrado de gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, permitiendo su consulta a los funcionarios de la Entidad, con quienes se tiene un compromiso de mejora continua. El presente documento tiene como objetivo consolidar y detallar las características de los servicios de TIC´s que ofrece actualmente el Área de Tecnologías y Sistemas de Información a los funcionarios de la Presidencia de la República, a fin de optimizar los procesos de negocio, y maximizar las estrategias, prioridades y beneficios para la Presidencia de la República. El contar con este documento trae consigo algunos beneficios:

Contribuir al oportuno y eficaz manejo de información originada por el uso de la Tecnología de Información y Comunicaciones ofrecidas por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información.

Minimizar costos de operación en el soporte técnico a la plataforma tecnológica que soporta los servicios que ofrece el Área de Tecnologías y Sistemas de Información.

Garantizar la disponibilidad operativa en los servicios que ofrece el Área de Tecnologías y Sistemas de Información.

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1. Fuentes de información

Este Catálogo de Servicios de TIC´s fue realizado por un grupo de trabajo integrado por representantes del Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República, utilizando las siguientes fuentes de información: 1. Mejores prácticas de ITIL® v3 2. Marco de trabajo MOF 3. Metodología Fox IT®

2. Mejores prácticas de ITIL® v3

Las mejores prácticas de ITIL® v3 (Information Technology Infrastructure Library) de la Office of Goverment Comerce (OGC) de Reino Unido y la metodología de Fox IT® fueron utilizadas para la creación del presente documento. ITIL® es una documentación consistente y comprensiva de mejores prácticas de Administración de Servicios de TI, la cual ha sido utilizada por cientos de organizaciones alrededor del mundo; la filosofía ITIL® ha crecido, a través de la guía del contenido de los libros. ITIL® consiste en una serie de libros que proporcionan una guía en la provisión de calidad en los servicios de tecnología de información, para alinearse con el core de las organizaciones. ITIL® ha sido desarrollado con reconocimiento de organizaciones cuya dependencia en la tecnología de información está creciendo.

3. Marco de trabajo MOF

El marco de trabajo operativo de Microsoft (Microsoft® Operations Framework – MOF) consiste en la integración de mejores prácticas, principios y actividades que provee una guía entendible para lograr la confiabilidad de las soluciones tecnológicas y servicios de TIC´s. Dicha guía permite determinar qué es lo que requiere una organización, así como las actividades que mantienen a las áreas de tecnología operando efectivamente y eficientemente. El objetivo de MOF es proveer una guía a las áreas de tecnología para ayudarlas a crear, operar y soportar los servicios de TIC´s, mientras que se asegura que la inversión en la tecnología entrega el valor al negocio a un nivel aceptable.

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4. Metodología Fox IT®

Las actividades realizadas, para la creación del Catálogo de Servicios de TIC´s fueron las siguientes: 1. Identificar los servicios actuales que brinda el Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República. 2. Definir la estructura del Catálogo de Servicios. 3. Elaborar un cuestionario para obtener información detallada de los servicios. 4. Recopilar información, proporcionada por los representantes del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. 5. Adecuar estructura del Catálogo de Servicios con el detalle de los servicios. 6. Revisión del Catálogo de Servicios por parte del Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República. 7. Liberación y publicación del Catálogo de Servicios de TIC´s. Durante la ejecución de la metodología, fue importante utilizar la definición de Servicio, en base a lo establecido en ITIL®; a continuación se comparte dicha definición y características del servicio, utilizada por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información: Servicio: es el medio por el cual se entrega valor a los clientes (dueño de proceso de negocio) para facilitar los resultados del negocio, que se quiere obtener, esto sin que los clientes asuman un riesgo y costo en sus centros de costo. Las características de un servicio son: 1. Conjunto de recursos de TIC´s (procesos, gente y tecnología). 2. Cumple necesidades de los clientes. 3. Enfocado a cumplir objetivos de negocio. 4. Es medible en calidad y costo. 5. Se puede obtener una retribución financiera por proveer el servicio. 6. El servicio principal puede contener opciones, las cuales no cumplen con todas las características anteriores.

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5. Servicios de TIC´s del Área de Tecnologías y Sistemas de Información

El Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República, en un esfuerzo por la mejora continua de los servicios tecnológicos al interior de la Entidad, ha definido el presente Catálogo de Servicios de TIC´s. Este documento fue realizado acorde a las necesidades de los clientes internos y alineado a las mejores prácticas de la industria de Tecnología de Información (ITIL®), así como a los lineamientos establecidos en el Manual de Servicios Internos del DAPRE M-AU-03. Los servicios que ofrece el Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República son:

SERVICIO DESCRIPCIÓN

Internet Brindar un medio de comunicación seguro y confiable para la trasmisión y recepción de información (voz, datos, videos e imágenes entre otros) con el exterior.

Intranet Establecer un sistema de gestión y comunicación interna para todas las áreas y usuarios de la Presidencia de la República de una forma ágil y segura.

Correo Electrónico

Permitir a los usuarios de la Presidencia de la República el intercambio de mensajes, a través de una cuenta de correo electrónico institucional, que facilite el desarrollo de sus funciones.

Diseño y publicación de páginas web

Ofrecer a todos los procesos de la Presidencia de la República, a través de tecnología web, la divulgación de su gestión e interacción con la ciudadanía.

Sistemas de Información

Ofrecer al usuario sistemas de información que apoyen la gestión y toma de decisiones de sus procesos.

Video Conferencia Establecer comunicación de audio video en tiempo real entre la Presidencia de la República y cualquier punto externo con el que se pretenda intercambiar información de forma ágil y oportuna.

Sistema de Gestión de Correspondencia

Proporcionar de manera eficiente un servicio para la gestión de la correspondencia oficial de la Presidencia de la República.

Sistema de Gestión de Talento Humano

Proporcionar de manera integral y eficiente el servicio para la administración y gestión de la información de talento humano, para los usuarios de la Presidencia de la República.

DALET Brindar a la Secretaría de Prensa una solución integral para la edición, producción y almacenamiento de archivos de audio.

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ALADINO Proporcionar de una manera eficiente un servicio de administración y gestión de todos los bienes de la entidad.

5.1 Descripción de los servicios

5.1.1 Internet

Objetivo: Brindar un medio de comunicación seguro y confiable para la trasmisión y recepción de información (voz, datos, videos e imágenes entre otros) con el exterior. Descripción: El servicio de Internet facilita al usuario, a través de la red de la Presidencia de la República, el envío y recepción de información desde y hacia fuera de la entidad, es decir acceder al World Wide Web (www) a través de un navegador. Necesidades que satisface: 1. Comunicación de los usuarios de la Presidencia de la República con el envío y recepción de información, a través del navegador de internet. 2. Acceder a páginas web para apoyo del trabajo de los usuarios de la Presidencia de la República. Responsable del Servicio: Funcionario del Grupo de Redes del Área de Tecnologías y Sistemas de Información Servicio. Reporte de fallas, extensión: 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: el usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. Acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información y conexión a red de la Presidencia de la República. 3. Contar con un usuario y contraseña para ingresar a la red de la Presidencia de la República con privilegios para acceder a Internet.

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Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. Los usuarios son los únicos responsables del buen uso y supervisión de la información de la Entidad que adquieren en el ejercicio de sus actividades. 2. Los usuarios deben informar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información sobre la sensibilidad de su información con el fin de tomar las medidas de seguridad necesarias. 3. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:

• No usar palabras comunes que se puedan encontrar en los diccionarios. • La clave no debe contener caracteres idénticos consecutivos. • La clave de acceso a la red debe tener como mínimo ocho (8) caracteres. • No revelar las contraseñas a nadie. • Las contraseñas asignadas al usuario son de uso personal e intransferible.

Ver: Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01, Política de establecimiento, uso y protección de claves de acceso y Lineamientos para el control de acceso L-TI-20. 4. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio1 pactados con los usuarios. 5. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 6. El servicio de Internet es exclusivo para tareas de la función desarrollada en la entidad. 7. Cada usuario es responsable tanto de sitios como de la información a la que accede con su cuenta de usuario. 8. El nivel de acceso a Internet asignado a cada usuario dependerá de las funciones definidas para su cargo y estas serán determinadas por el Jefe inmediato. 9. No está permitido el acceso a sitios de chat y paginas no autorizadas por la entidad.

1 Los acuerdos de Nivel de Servicio – ANS son diligenciados en el formato F-AU-07

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Seguridad: Horario permitido de acceso: No existe restricción de horario para el acceso al servicio de Internet, excepto horas de mantenimiento (ver Niveles de Servicio – Calendario de mantenimiento). Nivel de acceso al servicio: Los jefes inmediatos de los usuarios definen el tipo de nivel de acceso que se asigna a los usuarios con base en la necesidad del área y las funciones del usuario. Niveles de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República. • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación con el proveedor y previo aviso a los usuarios.

Escalamiento del servicio: ver Anexo 1 – Niveles de Soporte. Valor del servicio: ver Anexo 2 – Valor del servicio.

5.1.2 Intranet

Objetivo: Establecer un sistema de gestión y comunicación interna para todas las áreas y usuarios de la Presidencia de la República de una forma ágil y segura. Descripción: Comunicación a los usuarios de la información de interés y gestión de la Presidencia de la República; a través de este medio es posible realizar consultas de información y gestionar solicitudes internas, las cuales se describen a continuación:

- En el panel superior horizontal se encuentra el acceso a servicios:

Servicios en Línea: Sistema web que permite gestionar las siguientes solicitudes: 1. Cuenta de usuario: Permite a los usuarios realizar la solicitud de una cuenta para acceder a los diferentes servicios que dependan de la red.

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2. Permisos: Permite a los usuarios vinculados directamente con la Presidencia de la República realizar la solicitud de permisos con el fin de que el Área de Talento Humano tenga conocimiento de la ausencia del usuario y mantenga el respectivo control de la solicitud. 3. Permisos Coordinadores: Solicitud realizada en el momento que un jefe de área que pertenece a la Dirección de Operaciones requiera permiso, de tal forma que es avalado por Director de Operaciones o su delegado, para posteriormente ser gestionado por Área de Talento Humano. Nivel de acceso al servicio: Existen 4 perfiles definidos para la utilización del servicio, los cuales determinan el nivel de acceso para el manejo de la información. Los jefes inmediatos son las personas que definen el tipo de perfil que se asigna a los usuarios, en base a la necesidad del área y las funciones del usuario. Los perfiles existentes permiten los siguientes niveles de acceso:

1. Nivel Cero: Crear solicitudes. 2. Primer Nivel: Aprobación de solicitud (Jefe inmediato del solicitante). 3. Segundo Nivel: Permiso para revisión y gestión de la solicitud (Jefe inmediato que gestiona la solicitud). 4. Tercer Nivel: Ejecución de solicitud.

Gestión Humana: Permite a los funcionarios de planta de la Presidencia gestionar lo concerniente a reportes e información propia de talento Humano, Ver en este documento: capítulo Sistema de Gestión de Talento Humano. Gestión de comisiones: Permite a los usuarios autorizados realizar las solicitudes de viajes de comisión, estas solicitudes son enviadas al Área de Talento Humano para realizar la respectiva resolución de comisión. Servicios compartidos: Mediante esta opción se pueden realizar solicitudes por parte de los funcionarios del Departamento Administrativo de la presidencia de la República, las solicitudes son:

1. Aseo y cafetería: Permite realizar solicitudes de aseo y cafetería en el momento que lo requiera el usuario, estas son gestionadas por Área Administrativa, Grupo de Servicios Generales.

2. TEA – Trabajo encuadernación y artísticos: mediante esta opción puede solicitarse trabajos artísticos, de impresión, encuadernación, anillados,

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entre otros. estas solicitudes son gestionadas por Área Administrativa, Grupo de Conservación de Bienes Muebles e Inmuebles Culturales.

3. Provisión de transporte: Permite solicitar servicio de transporte de a los funcionarios. Las solicitudes de esta naturaleza son atendidas por Área Administrativa, Grupo de Transportes.

4. Adecuación o reubicación: Mediante esta opción se puede solicitar la adecuación y/o traslado de un puesto de trabajo, estas solicitudes son gestionadas por Área Administrativa, Grupo de Mantenimiento.

5. Mantenimiento Correctivo: Se pueden realizar solicitudes de mantenimiento, ya sea para adecuación, reubicación o mantenimiento correctivo, su atención es realizadas por Área Administrativa, Grupo de Mantenimiento.

6. Telecomunicaciones: Permite realizar solicitudes para instalación o reubicación de dispositivos de telecomunicaciones que pertenecen a la entidad. Este servicio es gestionado por Área de Tecnologías y Sistemas de Información, Grupo de Telecomunicaciones.

7. Recursos Físicos: Permite que el funcionario de cada dependencia que cuente con el perfil, pueda realizar solicitudes de elementos. La atención es realizada por Área Administrativa, Grupo de Recursos Físicos.

8. Certificado Laboral: Mediante el Sistema de Gestión de Talento Humano, se genera de forma inmediata el certificado laboral, en donde se especifica datos básicos del funcionario, cargo, fecha de vinculación y asignación salarial. La Información mostrada es actualizada por el Área de Talento Humano.

9. Programación de vacaciones: Usando el Sistema de Gestión de Talento Humano, los funcionarios de DAPRE pueden realizar la solicitud de vacaciones. La Información mostrada es actualizada por el Área de Talento Humano.

10. Control Interno: Permite solicitar asesoría y/o acompañamiento a los funcionarios de la entidad en el momento que lo requieran.

11. Tecnología y Sistemas de Información: los usuarios pueden reportar incidentes o requerimientos, en cuanto a eventualidades o solicitudes que se presenten con los servicios de tecnología y sistemas de información.

En el panel vertical derecho se encuentra el acceso a los siguientes servicios2:

Calificación de la Información: Permite visualizar y realizar el registro de los activos de información que hacen parte del Departamento Administrativo de la

2 Ordenados alfabéticamente en este documento

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Presidencia de la República por parte de la persona encargada de cada dependencia. Calendario: Este calendario muestra las actividades y eventos programados por la Presidencia de la República. Directorio telefónico DAPRE: Documento que contiene información de números telefónicos y extensiones de las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. ICETEX: permite visualizar los documentos del convenio con ICETEX. Manual de excelencia ética y buen gobierno: Contiene el manual de valores que los usuarios de la Presidencia de la República deben poseer o adoptar dentro del desarrollo de sus actividades laborales. Manual de funciones: se puede consultar las resoluciones con las cuales ha sido adoptado el manual de funciones de la entidad. SIGEPRE: permite el ingreso al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, donde se puede consultar toda la información relacionada con éste, como mapa de procesos, caracterización de cada uno de los procesos, boletines, circulares, decretos, resoluciones, informes de auditorías, plan estratégico, plan de acción y manual del SIGEPRE entre otra. SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, en donde se puede visualizar contenido acerca de la Gestión de Seguridad de la Información en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. SGSST-MA: Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo – Medio Ambiente, puede consultar sobre la política, objetivos y políticas del Sistema.

Necesidades que satisface: 1. Comunicación de información interna de interés. 2. Gestión de información para los usuarios de la Presidencia de la República. Responsable del servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión 3491.

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Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. Acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Información y Sistemas, y conexión a red de la Presidencia de la República. 3. Contar con un usuario de red activo y contraseña válida para ingresar a la red de la Presidencia de la República. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información debe realizar una capacitación a los usuarios sobre el uso del servicio antes de habilitar el acceso. 2. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio pactados con los usuarios. 3. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas3 en donde se define:

• No usar palabras comunes que se puedan encontrar en diccionarios. • La clave no debe contener caracteres idénticos consecutivos. • La clave de acceso a la red debe terne como mínimo ocho (8) caracteres. • No revelar las contraseñas a nadie. • Las contraseñas asignadas al usuario son de uso personal e intransferible.

4. El usuario es responsable por el correcto uso de las funcionalidades del sistema, en caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Punto Único de Contacto. 5. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto.

3Ver: Lineamientos para el establecimiento, uso y protección de claves de acceso, del documento Lineamientos para el control de acceso L-TI-20

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Entrenamiento: Se realiza una capacitación inicial a los nuevos usuarios del servicio de Intranet una vez creada la cuenta respectiva, en esta capacitación se explica todo el manejo y funcionalidad del servicio de Intranet, de acuerdo al perfil asignado. Esta capacitación es impartida por los Agentes del Punto Único de Contacto o en su defecto por un Ingeniero en sitio. Horario permitido de acceso: No existe restricción de horario para el acceso al servicio de Intranet, excepto horas de mantenimiento (ver Niveles de Servicio – Calendario de mantenimiento). Nivel de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República. • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de Servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación con el proveedor y previo

aviso a los usuarios. Escalamiento del servicio: ver Anexo 1 – Niveles de Soporte. Valor del servicio: ver Anexo 2 – Valor del servicio.

5.1.3 Correo Electrónico

Objetivo: Permitir a los usuarios de la Presidencia de la República el intercambio de mensajes, a través de una cuenta de correo electrónico institucional, que facilite el desarrollo de sus funciones. Descripción: Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos, a través de una cuenta institucional del tipo [email protected] que lo identifica como funcionario de la Presidencia de la República; incluyendo funcionalidades, tales como:

• Mensajería unificada. • Gestión de contactos. • Programación de agendas personales. • Gestión de tareas.

4 Ver: Lineamientos para Uso de Servicios de Tecnologías de la Información L-TI-19, numeral de Lineamientos de uso de correo electrónico.

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Opciones del servicio: Existen 4 opciones de acceso al servicio, las cuales son: 1. Cliente Microsoft Outlook: Con esta opción el usuario conectado a la red de la

Presidencia de la República puede acceder al correo electrónico a través del cliente Microsoft Outlook instalado en el equipo de cómputo asignado.

2. OWA (Outlook Web Access): Con esta opción el usuario conectado a Internet puede acceder al correo electrónico a través de la página oficial de la Presidencia de la República www.presidencia.gov.co en el enlace web habilitado para tal fin.

3. Dispositivo móvil Corporativo: Con esta opción el usuario puede acceder al correo

electrónico de la Presidencia de la República a través un dispositivo móvil previamente configurado y licenciado en el plan corporativo.

4. Outlook any where: Con esta opción el usuario conectado a Internet puede acceder

al correo electrónico a través de diferentes medios, como teléfonos inteligentes configurados previamente y otros clientes diferentes a Microsoft Outlook.

Se debe tener en cuenta que dependiendo de la marca o la naturaleza del dispositivo este deberá contar con configuraciones específicas y software definido para cada dispositivo, dicho Software tendrá que ser compatible con la plataforma Microsoft Exchange empleada por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República.

Necesidades que satisface: 1. Comunicación rápida y segura de los usuarios dentro y fuera de la entidad 2. Oportunidad en el acceso a la información 3. Implementación de nuevos medios de acceso Responsable del servicio: Funcionario de Grupo de Plataforma TI del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3491. Prerrequisitos para recibir el servicio: El Usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 2 días de anterioridad como mínimo.

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2. Contar con usuario y contraseña para acceso a la red de la Presidencia. 3. Acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, y conexión a red de la Presidencia de la República (aplica únicamente para conexión a través del cliente Microsoft Outlook). 4. Conexión a Internet (plan de datos para equipos móviles). 5. Configuración de software requerido en el equipo de escritorio o equipo móvil (Portátil, teléfono celular o agenda digital). Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. Los usuarios son los únicos responsables del buen uso y supervisión de la información de la Entidad que adquieren en el ejercicio de sus actividades. 2. Los usuarios deben informar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información sobre la sensibilidad de su información con el fin de tomar las medidas de seguridad necesarias. 3. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:


4. El usuario es responsable por el correcto uso del correo electrónico y sus funcionalidades, en caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Punto Único de Contacto. 5. Las cuentas de correo electrónico son de propiedad de la Presidencia de la República. 6. Cada usuario es responsable tanto del contenido del mensaje como de cualquier otra información adjunta. 7. El tamaño del buzón asignado a cada usuario dependerá de las funciones definidas para su cargo y estas serán determinadas por el Jefe inmediato.

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8. Todo usuario es responsable de la destrucción de todo mensaje de origen desconocido. 9. Todo correo proveniente de cuentas externas debe tener diligenciado el campo “Asunto:” en caso contrario el correo será bloqueado por las políticas de seguridad del sistema. 10. Todo correo enviado a correos externos desde una cuenta de correo de la Presidencia de la República, contiene en el cuerpo del mensaje un texto que indica la propiedad, confidencialidad y criticidad de la información contenida. 11. Se restringe el envío o recepción de los siguientes archivos: *.pps, *.exe,*.bat, *.vbs, *.vbe 12. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. Nivel de Servicio:

• En donde se entrega: Dependiendo de la opción por donde esté ingresando al servicio de correo electrónico, podrá tener acceso así:

Desde las instalaciones de la Presidencia de la República. El servicio se

proporciona de manera local en todas las sedes de Bogotá (Palacio de Nariño, DAPR, Casa Republicana, Vicepresidencia, Casa Galán, Sede de Colombia Joven, Sede de la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonal y de la Secretaría de Transparencia.) Servicio en Sede de Casa de Huéspedes Ilustres de Cartagena de Indias

Desde cualquier lugar donde tenga conexión a Internet, a través de OWA, Outlook Anywhere, dispositivos móviles corporativos y personales.

• Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de Servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación y previo aviso a los usuarios.


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5.1.4 Diseño y publicación de páginas web

Objetivo: Ofrecer a todos los procesos de la Presidencia de la República, a través de tecnología web, la divulgación de su gestión e interacción con la ciudadanía. Descripción: Desarrollo de un conjunto de actividades que conllevan el levantamiento de información, planeación, diseño y publicación de la información sobre la gestión de los procesos de la Presidencia de la República en sitios web, alineados a la estrategia de Gobierno en Línea. Necesidades que satisface: 1. Divulgación de información de interés. 2. Interacción con la ciudadanía. 3. Mejora la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas. 4. Fortalece la transparencia del Estado y la participación ciudadana. 5. Mejora la eficiencia del Estado. Responsable del servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3491. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. El solicitante del servicio deberá ser funcionario de la Presidencia de la República con un cargo de Director de Departamento, Alto Consejero, Subdirector de operaciones, Director, Secretario o sus Delegados. 2. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo, proporcionando la siguiente información:

Nombre del dominio. Decreto de creación del programa, consejería, secretaría, proyecto o estrategia. Definición previa de contenidos a publicar.

Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas:

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1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información delega un funcionario para la recepción de información a publicar. 2. El Jefe de área solicitante del servicio debe autorizar a un funcionario para la entrega de información, solicitudes de cambios y revisiones. 3. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los acuerdos de niveles de servicio pactados con los usuarios. 4. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información pública la información recibida por el jefe de área solicitante o por el funcionario delegado sin realizar cambios en la misma. Es completa responsabilidad del funcionario autorizado realizar las revisiones respectivas luego de la notificación de publicación realizada por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información. 5. La publicación de páginas WEB se realiza en conformidad con la normatividad vigente y aplicable a la entidad. 6. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 7. Apego y cumplimiento del programa de Gobierno Digital (antes Gobierno en Línea). 8. Los cargos solicitantes del servicio serán únicamente Director de Departamento, Alto Consejero, Director, Secretario o sus Delegados. Niveles de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República. • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de Servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación y previo aviso a los usuarios.


5.1.5 Sistemas de información

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Objetivo: Ofrecer al usuario sistemas de información que apoyen la gestión y toma de decisiones de sus procesos. Descripción: Brinda al usuario la asesoría para la actualización y/o diseños de soluciones, desde el levantamiento de los requerimientos funcionales, técnicos y financieros hasta la puesta en marcha, asegurando que el desarrollo cumpla con las políticas establecidas por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República. Necesidades que satisface: 1. Estandarización, oportunidad, calidad, disponibilidad, seguridad de la información. 2. Apoyo en la toma de decisiones. 3. Efectividad en los procesos. 4. Mejora continua de los sistemas de información. Responsable del servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999.

2. La solicitud debe ser realizada por el Dueño del proceso. 3. Diligenciar el formato para el estudio de viabilidad.

Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los acuerdos de niveles de servicio pactados con los usuarios. 2. El Jefe de Área solicitante del servicio debe autorizar a un funcionario para los procesos de levantamiento de requerimientos funcionales y retroalimentación.

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3. Los sistemas de información desarrollados, contratados o adquiridos deben ser compatibles con la plataforma Microsoft .NET 2.0 o superior y MSSQL SERVER 2005 o superior. 4. En conjunto con el usuario, se debe elaborar un cronograma de las actividades del proyecto. 5. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información brinda las recomendaciones de acuerdo a las mejores prácticas, estándares y normatividad aplicables a cada proyecto. 6. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 7. Todo proyecto está sujeto a un estudio de viabilidad técnica y financiera. Niveles de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999 • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de Servicio: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Tiempo de Entrega: sujeto al tipo de desarrollo solicitado.

Escalamiento del servicio: 1er. nivel de soporte: Solicitado al Punto Único de Contacto, vía telefónica, quienes realizan el registro del incidente o solicitud especificada para este servicio. 2º. Nivel de soporte: Ofrece un nivel de soporte del Asesor de Desarrollo, para realizar el análisis de vialidad preliminar y levantamiento de información para atender el incidente o solicitud del servicio. 3er. nivel de soporte: Este nivel está representado el Jefe de Información y sistemas, para realizar el análisis de vialidad y aprobación del servicio. Valor del servicio: ver Anexo 2 – Valor del servicio.

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5.1.6 Video conferencia

Objetivo: Establecer comunicación de audio video en tiempo real entre la Presidencia de la República y cualquier punto externo con el que se pretenda intercambiar información de forma ágil y oportuna. Descripción: Es un servicio que ofrece comunicación entre dos o más puntos distantes con capacidad de transmisión y recepción de audio y video de forma interactiva5, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas fuera de las instalaciones de la Entidad. Adicionalmente se ofrecen opciones de transferencia simultánea de información de apoyo como presentaciones, videos y documentos entre otros. Necesidades que satisface: 1. Comunicación de audio y video en tiempo real

Responsable del servicio: Asesor de Soporte del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. El usuario que solicita el servicio de videoconferencia debe suministrar los datos del contacto del encargado de la videoconferencia del sitio externo. 3.Disponibilidad de equipos de Video Conferencia en la Presidencia de la República. 4. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información verifica previamente la compatibilidad técnica de los equipos de videoconferencia externos con los equipos de Presidencia de la República, y valida que en el sitio donde se realiza la videoconferencia exista conexión. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas:

5 http://www.sena.edu.co

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1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los acuerdos de niveles de servicio pactados con los usuarios. 2. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 3. El servicio de Videoconferencia es de uso exclusivo para el apoyo de las actividades propias de la Presidencia de la República. 4. La solicitud del servicio debe realizarse con dos días hábiles de anticipación. 5. El usuario que solicita el servicio de videoconferencia debe suministrar los datos del contacto del encargado de la videoconferencia del sitio externo. 6. La prestación del servicio está sujeta a la disponibilidad de equipos de Video Conferencia en la Presidencia de la República. 7. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información verificará previamente la compatibilidad técnica de los equipos de videoconferencia externos con los equipos de Presidencia de la República, y validará que en el sitio donde se realiza la videoconferencia exista conexión. Niveles de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República. • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: Lunes a Viernes de 08:00am a 05:45pm • Horario de Servicio:

7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación y previo aviso a los usuarios. • Tiempo de Entrega: Mínimo 2 días.


5.1.7 Sistema de gestión de correspondencia

Objetivo: Proporcionar de manera eficiente un servicio para la gestión de la correspondencia oficial de la Presidencia de la República.

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Descripción: Permite realizar el registro de la correspondencia oficial que llega a la entidad a través de la digitalización de los documentos, de igual forma permite re direccionar esta correspondencia al área competente para así realizar la gestión correspondiente, ya sea generando nueva correspondencia, gestionando documentos de respuesta o permitiendo generar nuevos documentos para circulación interna de la Presidencia de la República. A través de este servicio es posible acceder a las siguientes soluciones: Gestión Sistematizada de correspondencia: La gestión de correspondencia, permite la administración y control de todos los documentos oficiales que ingresan o salen de la Presidencia de la República. Administración de correspondencia interna: Permite gestionar la correspondencia interna generada por los usuarios de la Presidencia de la República directamente en el sistema de gestión de correspondencia. Administración de correspondencia externa: Permite realizar la digitalización de la correspondencia externa para que los documentos sean gestionados mediante el sistema de gestión de correspondencia. Necesidades que satisface: 1. Gestión de correspondencia de la Presidencia de la República. Responsable del servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. Contar con un usuario de red activo y contraseña válida para ingresar a la red de la Presidencia de la República. 3. Acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, que tenga configurado el cliente del sistema de gestión de correspondencia y conexión a red de la Presidencia de la República.

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4. Contar con un usuario activo y contraseña válida del sistema de gestión de correspondencia. 5. Contar con escáner configurado en el equipo. Nota: solo aplica para usuarios que realizan digitalización de correspondencia externa y usuarios de mesas de entrada. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio pactados con los usuarios 2.Se dará cumplimiento a lo establecido en el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 y al Manual de Gestión Documental M-GD-01, en lo relacionado con el sistema de gestión de correspondencia. 3. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información debe realizar una capacitación a los usuarios sobre el uso del servicio antes de habilitar el acceso. 4. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:


5. El usuario es responsable por el correcto uso de las funcionalidades del sistema, en

caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Grupo de Atención a la Ciudadanía.

6. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. En caso de ser necesario el usuario podrá realizar una nueva solicitud de entrenamiento comunicándose al Grupo de Atención a la Ciudadanía, a las extensiones 3356 o 3357. Seguridad Nivel de Acceso a los servicios: Existen 5 perfiles definidos para la utilización y consulta de documentos del sistema de gestión de correspondencia, los cuales determinan el nivel de acceso y nivel de seguridad requerido para el manejo de la información. Los jefes inmediatos son las personas que definen el tipo de categoría

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que se asigna a los usuarios, en base a la necesidad del área y la responsabilidad del usuario. Para proteger la seguridad de la información, se definen diferentes tipos de permisos para consultas en el sistema de gestión de correspondencia, de la siguiente forma: 1. Consulta en todo el archivo: permite al usuario realizar consulta sobre todos los documentos oficiales que se registraron en el sistema sin ninguna restricción. 2. Consulta de toda su área: permite al usuario realizar la consulta sobre todos los documentos que se gestionaron o realizaron en el área de la cual hace parte sin ninguna restricción. 3. Consulta de solo lo que gestiona: permite al usuario realizar la consulta solo de los documentos que gestionó. 4. Consulta en todo el archivo (excepto las reservadas): permite al usuario realizar consultas sobre todos los documentos oficiales que se registraron en el sistema a excepción de los documentos que se clasifiquen como correspondencia reservada. 5. Consulta de toda su área (excepto las reservadas): permite al usuario realizar la consulta sobre todos los documentos que se gestionaron o realizaron en el área de la cual hace parte a excepción de los documentos que se clasifiquen como correspondencia reservada. Niveles de servicio



5.1.8 Sistema de Gestión de Talento Humano

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Objetivo: Sistema de información para la administración y gestión integral de la información de talento humano para los usuarios de la Presidencia de la República. Descripción: Permite al Área de Talento Humano, Área Administrativa y Área Financiera, contar con un sistema de información que apoya la administración, procesamiento, entrega y gestión de la información de manera integral, con componentes como: nómina, selección de personal, bienestar, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, enmarcado en el cumplimiento de la legislación laboral colombiana aplicable a la entidad. Por medio del Sistema, se puede administrar la información de los siguientes procesos: 1. Vinculación y desvinculación de Personal: Gestión automatizada del proceso de selección y vinculación de personal (definición de las dependencias de la estructura administrativa, definición de la planta de cargos y grados, ubicación de los cargos en las dependencias, factores salariales asociados a los cargos), manejo de los Recursos Humanos (información general, hoja de vida, formación académica, experiencia profesional, novedades de planta de personal,). 2. Nómina: Gestión automatizada de los procesos de Nómina para los funcionarios y militares de la Entidad (factores salariales, devengados, deducciones, horas extras, jornadas de trabajo, entidades bancarias, fondos de pensión, entidades promotoras de salud, fondos de cesantías, cajas de compensación, novedades administrativas, administración de vacaciones, bonificaciones (Militares)). Generando los respectivos reportes e información con destino a diferentes entidades. 3. Bienestar Social: Gestión interna sistematizada de los datos personales de los funcionarios de planta de la Presidencia de la República como Habilidades y Preferencias, Grupo Familiar, Programación de Cursos y Actividades Internas, Salud Ocupacional y Seguridad Social.

4. Seguridad y Salud en el trabajo: Apoya la gestión del sistema para la seguridad y salud en el trabajo, de acuerdo con los lineamientos La gestión de viáticos y comisiones, se realiza a través del sistema interno el cual hace interface con el sistema para la gestión del talento humano. Necesidades que satisface: 1. Facilita la gestión integral del Talento Humano de la Presidencia de la República.

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Responsable del Servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 o correo electrónico [email protected], con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. Los funcionarios, deben contar con un usuario de red activo y contraseña válida para ingresar a la red de la Presidencia de la República, lo que le permitirá acceder a los servicios web a los funcionarios a través del self service, para consultar o actualizar información y realizar solicitudes 3. Acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información y conexión a la red de la Presidencia de la República. 4. Los funcionarios del Área de Talento Humano, deben contar con un usuario para el sistema de gestión de Talento Humano - activo y contraseña válida, para acceder a los componentes autorizados de acuerdo con su rol y perfil. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio pactados con los usuarios. 2. El usuario es responsable por el correcto uso de las funcionalidades del sistema, en caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Punto Único de Contacto. 3. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 4. El Área de Talento Humano debe realizar la capacitación a los usuarios sobre el uso del servicio a los funcionarios antes de habilitar el acceso. 5. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:

• No usar palabras comunes que se puedan encontrar en diccionarios. • La clave no debe contener caracteres idénticos consecutivos.

mailto:[email protected]

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• La clave de acceso a la red debe terne como mínimo ocho (8) caracteres. • No revelar las contraseñas a nadie. • Las contraseñas asignadas al usuario son de uso personal e intransferible. Ver: Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01

Seguridad Horario permitido de acceso: No existe restricción de horario para el acceso al servicio del sistema para la gestión de Talento Humano, excepto horas de mantenimiento (ver Niveles de Servicio – Calendario de mantenimiento). Nivel de Acceso a los servicios: Existen 4 perfiles definidos para la utilización del servicio, los cuales determinan el nivel de acceso para el manejo de información. Los jefes inmediatos son las personas que definen el tipo de categoría que se asigna a los usuarios, en base a la necesidad del área y la responsabilidad del usuario. Los perfiles existentes tienen las siguientes características: • Perfil de Administración de Personal: permite al usuario realizar el ingreso y/o actualización de la información básica de los funcionarios, formación profesional, experiencia y de planta de personal de la Presidencia de la República. • Perfil de Nómina: Permite al usuario realizar el ingreso de las novedades, liquidación de nómina, deducciones y la generación de reportes respectivos. • Perfil de Bonos pensionales: permite la gestión de bonos pensionales. • Perfil de Bienestar Social: Permite al usuario gestionar información referente a bienestar social. • Perfil de Viáticos: Permite al usuario gestionar información referente a la autorización, legalización de comisiones y la generación de sus respectivos reportes. Niveles de servicio:


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5.1.9 DALET

Objetivo: Brindar a la Secretaría de Prensa una solución integral para la edición, producción y almacenamiento de archivos de audio. Descripción Sistema de información que permite editar, acceder y compartir archivos de audio que se encuentren finalizados o en etapa de edición. Hace posible que los periodistas y los editores obtengan una mejor calidad de sonido en las grabaciones de las intervenciones del señor Presidente de la República y sus Asesores. Necesidades que satisface Con relación a la gestión de los archivos de audio, se satisfacen las siguientes necesidades: 1. Búsqueda eficiente. 2. Óptimo y seguro almacenamiento. 3. Disponibilidad, confiabilidad e integridad. 4. Optimización del proceso de edición. Responsable del servicio Asesor de Grupo de Soporte de TI y Mesa de Ayuda del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo. 2. Tener acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información con el software cliente de DALET configurado. 3. Conexión a la red de DALET. 4. Contar con un usuario de DALET activo y contraseña válida.

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5. Ser usuario de la Secretaría Prensa. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio pactados con los usuarios. 2. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:


3. El usuario es responsable por el correcto uso de las funcionalidades del sistema, en caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Punto Único de Contacto. 4. El servicio será brindado solo para los funcionarios de la secretaria de prensa. 5. La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 6. La solicitud del servicio debe ser realizada por el secretario o subsecretario de prensa. 7. La capacitación sobre las funcionalidades del aplicativo son responsabilidad de la secretaria de prensa. 8. El contenido y uso de la información gestionada mediante este servicio será responsabilidad del usuario. 9. Las políticas de respaldo de la información están sujetas a las políticas de respaldo establecidas para los servidores. 10. La asignación del servicio está sujeta al licenciamiento disponible. Niveles de servicio: • En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República.

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• Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m. • Horario de Servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación y previo aviso a los usuarios. Escalamiento del servicio: ver Anexo 1 – Niveles de Soporte. Valor del servicio: ver Anexo 2 – Valor del servicio.

5.1.10 ALADINO

Objetivo: Proporcionar de una manera eficiente un servicio de administración y gestión de todos los bienes de la entidad. Descripción Sistema de información que permite realizar la gestión contable y control de inventarios, a través de los siguientes módulos: •Módulo de Almacén: Gestión interna sistematizada para la administración y control de inventarios de los bienes de la Presidencia de la República. •Módulo Administración de Vehículos: Gestión interna sistematizada de los mantenimientos y órdenes de trabajo que se realizan sobre los automotores de la Presidencia de la República. •Módulo Contable: Gestión interna sistematizada de todos los procesos contables que se realizan en la Presidencia de la República. Necesidades que satisface 1. Administración de los bienes de la Presidencia de la República. 2. Gestión de movimientos contables. Responsable del servicio: Asesor de Desarrollo del Área de Tecnologías y Sistemas de Información. Extensión: 3999. Prerrequisitos para recibir el servicio: El usuario debe cumplir con los siguientes requisitos: 1. Solicitar el servicio al Punto Único de Contacto a la extensión 3999 con 2 días de anterioridad como mínimo.

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2. Contar con un usuario de red activo y contraseña válida para ingresar a la red de la Presidencia de la República. 3. Tener acceso a un equipo de cómputo de escritorio o portátil de la Presidencia de la República o autorizado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información con cliente de ALADINO configurado. 4. Conexión a la red de la Presidencia de la República. 5. Contar con un usuario de ALADINO (sistema de administración y gestión de los bienes de la entidad) activo y contraseña válida. Políticas: Para el manejo del servicio, se establecen las siguientes políticas: 1. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información presta el servicio y su respectivo soporte según lo establecido en los Acuerdos de Niveles de Servicio pactados con los usuarios. 2. El usuario es responsable por el correcto uso de las funcionalidades del sistema, en caso de requerir capacitación deberá solicitarlo al Punto Único de Contacto. 3.La solicitud y soporte del servicio se realiza a través del Punto Único de Contacto. 4. El Área de Tecnologías y Sistemas de Información debe realizar una capacitación a los usuarios sobre el uso del servicio antes de habilitar el acceso. 5. Es responsabilidad del usuario aplicar la normatividad vigente en el manejo de contraseñas en donde se define:


Seguridad: Horario permitido de acceso: No existe restricción de horario para el acceso al servicio de ALADINO (sistema de administración y gestión de los bienes de la entidad), excepto horas de mantenimiento (ver Niveles de Servicio – Calendario de mantenimiento).

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Nivel de Acceso a los servicios: Existen 3 módulos, en los cuales se tienen diferentes perfiles; estos determinan el nivel de acceso para manejo de información en cada módulo. Los jefes inmediatos son las personas que definen el tipo de módulo que se asigna a los usuarios, en base a la necesidad del área y la responsabilidad del usuario. Los módulos y perfiles son los siguientes: •Módulo de almacén: Los cuatro perfiles existentes son:

•Perfil de administración: permite a los usuarios gestionar el Catálogo de Bienes y la gestión de terceros (proveedores y responsables de los bienes). •Perfil de movimientos: permite a los usuarios registrar las entradas y salidas de bienes al almacén, como la administración de los activos fijos de la Presidencia de la República. •Perfil de cierre: permite a los usuarios realizar consultas sobre los movimientos o el estado en el que se encuentran los bienes de la Presidencia de la República, para realizar las operaciones de validación y/o cierres. •Perfil de control de inventarios: permite a los usuarios realizar la gestión de los movimientos de los activos fijos de la Presidencia de la República.

•Módulo Administración de Vehículos:

•Perfil de administración: permite a los usuarios gestionar las órdenes de trabajo que se realizan a los automotores de la Presidencia de la República.

• Módulo de contabilidad: Los tres perfiles existentes son:

•Perfil de administración: permite a los usuarios gestionar el Plan Único Contable y gestión de interfaces almacén. •Perfil contable: permite a los usuarios realizar el registro de todos los movimientos contables de la Presidencia de la República y la gestión de depreciaciones de los activos. •Perfil de cierre: permite a los usuarios realizar consultas sobre los movimientos contables de la Presidencia de la República, para realizar las operaciones de validación y/o cierres, y la generación de los estados financieros.

Niveles de servicio:

• En donde se entrega: Instalaciones de la Presidencia de la República. • Soporte: Brindado por el Punto Único de Contacto, en la extensión 3999. • Horario de soporte: lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:45 p.m.

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• Horario de Servicio: 7 días de la semana, las 24 horas del día. • Calendario de Mantenimiento: Sujeto a programación y previo aviso a los usuarios.

Entrenamiento:

• Una vez solicitado por el usuario • Contacto con el funcionario • Capacitación introductoria en el puesto de trabajo del uso de la herramienta sobre los módulos que le correspondan, se le explica el concepto del almacén. • Apoyo de su área para Entrega de usuario y contraseña


MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Tecnología de Información y Comunicaciones en el Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Tecnología de Información y Comunicaciones - Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Tecnologías y Sistemas de Información

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Anexo 1: Niveles de Soporte

1er. Nivel de soporte: Solicitado al Punto Único de Contacto, vía telefónica, el cual le brinda al usuario el primer nivel de soporte, entrega información sobre el servicio, gestiona, diagnostica y resuelve las solicitudes de soporte. Si es necesario un escalamiento a otros niveles, este nivel será el responsable de realizar el seguimiento del escalamiento, y comunicará al usuario de cualquier actividad realizada por los niveles de soporte, de tal forma que el escalamiento será transparente para los usuarios de la Presidencia de la República. 2°. Nivel de soporte: Ofrece un nivel de soporte y solución especializado en el servicio, es brindado por el grupo de gestión responsable de la funcionalidad y entrega del servicio. 3er. Nivel de soporte: Este nivel está representado por los administradores y responsables directos del servicio (Asesores), los cuales tienen la capacidad de gestionar a un alto nivel los temas relacionados con la entrega y soporte del servicio. 4°. Nivel de soporte: Este nivel de soporte está representado por el grupo de proveedores externos.

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Anexo 2: Valor del servicio

El valor del servicio cuantifica en términos económicos los recursos que intervienen en la prestación del servicio, este valor será empleado por el Área de Tecnologías y Sistemas de Información de la Presidencia de la República, para realizar análisis financieros, que aportan información para mejoras, optimización y asignación de centros de costos cuando aplique. A través de un proceso de Administración de Finanzas de ITIL® (implementación de este en un futuro en el Área de Tecnologías y Sistemas de Información) se logrará obtener los siguientes datos por cada uno de los servicios: • Unidad de medida: Forma de cómo se establecerá una porción del servicio para el “cobro” del mismo. • Precio: Valor monetario por el uso del servicio, que será reflejado en los reportes financieros del Área de Tecnologías y Sistemas de Información, más no será un cobro físico por el servicio para los usuarios. • Periodicidad de cobro: Tiempo en que será entregado el reporte de utilización del servicio y el costo que involucra.

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