Bienvenidos a Microsoft Office System. Colaboración y Comunicación en Proyectos Arturo...

Bienvenidos a Microsoft Bienvenidos a Microsoft Office SystemOffice System

Colaboración y Comunicaciónen ProyectosArturo [email protected]@mimagen.com.pe

Agenda Colaboración Gestión Empresarial de Proyectos Arquitectura y Componentes de EPM Workflow para el seguimiento Integración con Windows SharePoint

Services Demostración Caso de Éxito de EPM

ColaboraciónDefiniciones

Proveer centralización de información para el soporte a Proyectos

ComunicaciónComunicación: Un solo sitio de acceso para acceso a la información

CaracterísticasLibrería de DocumentosRiesgosProblemas

TecnologíaTecnología

Procesos y EstándaresProcesos y Estándares

Recursos HumanosRecursos Humanos

Gerencia de ProyectosGerencia de Proyectos

SoporteSoporteRecursos HumanosRecursos Humanos

Procesos y Procesos y EstándaresEstándares

TecnologíaTecnología

Herramientas, Tecnología, Transferencia de Conocimiento Herramientas, Tecnología, Transferencia de Conocimiento

Soporte de Soporte de Decisiones Ejecutivas Decisiones Ejecutivas

en Tiempo Realen Tiempo Real

Colaboración y Colaboración y Gestión de Gestión de ProyectosProyectos

Gestión del Gestión del PortafolioPortafolio

Programas, IniciativasProgramas, Iniciativas

Estrategia Estrategia CorporativaCorporativa

Recursos y Priorización de Recursos y Priorización de DecisionesDecisiones

Conjunto IntegralConjunto Integralde Recursosde Recursos

ProyectosProyectosconsistentesconsistentes

Gestión de Gestión de Recursos Recursos EmpresarialesEmpresariales

ProyectosProyectos

Alineamiento con Alineamiento con Objetivos de Objetivos de NegocioNegocio

Gestión Empresarial de Proyectos EPM – Enterprise Project Management

Gestión Empresarial de Proyectos EPM – Enterprise Project Management

Colaboración de ProyectosColaboración de Proyectos

GerenciaGerencia

Project ManagerProject Manager Project ManagerProject Manager

JefaturaJefatura JefaturaJefatura

Miembro de EquipoMiembro de Equipo




Colaboración y Colaboración y Gestión de Gestión de ProyectosProyectos

Gestión del Portafolio

Documentos, Documentos, Riesgos y Riesgos y ProblemasProblemas

Gerentes de Gerentes de RecursosRecursos

Otras GerenciasOtras Gerencias

ProveedoresProveedores

GerentesGerentesde Proyectosde Proyectos

MiembrosMiembrosDe EquipoDe Equipo

EjecutivoEjecutivo

Gestión de Recursos

Intercambiar conocimiento a través de la organización:Intercambiar conocimiento a través de la organización: Mejorar las comunicaciones y la toma de decisionesMejorar las comunicaciones y la toma de decisiones Eliminar redundancias y repetición de trabajo Eliminar redundancias y repetición de trabajo Mejora la administración de documentos, riesgos y problemasMejora la administración de documentos, riesgos y problemas

Gerentes de PortafolioMiembros Equipo

Jefe de ProyectoAdministración TI

Sistemas Línea de Negocio

Gerencia Empresarial de ProyectosSolución EPM

Gerencia Empresarial de ProyectosSolución EPM

Componentes EPM

Microsoft ProjectProfessional

Microsoft ProjectProfessional

Internet ExplorerProject Web Access

Internet ExplorerProject Web Access

Inte

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t Info

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Se

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Inte

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Project Server 2003 CoreProject Server 2003 Core

Views ProcessingService

Views ProcessingService

Scheduled Process Service

Scheduled Process Service

Session ManagementService

Session ManagementService

Windows SharePoint ServicesWindows SharePoint Services

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003

Client Application

SQ

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00

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Project Data Tables

SQL Analysis Services

SQL Analysis Services

WSS Database

OLAP Cubes

Database

PWA Tables

Views Tables

Pro

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Propietario dePropietario deAsignacionesAsignaciones

Jefe de RecursosJefe de Recursossegún el RBSsegún el RBS

Recursos enRecursos enTareasTareas

del Proyectodel Proyecto

ProjectProjectPlanPlan

Publica AsignacionesPublica Asignaciones

Reporta Horas y Reporta Horas y ProgresoProgresoActualiza ProyectoActualiza Proyecto

con Aprobacióncon Aprobaciónde Progresode Progreso

Revisión deRevisión deHojas de TiempoHojas de Tiempo

Workflow del Seguimiento de Progreso

Team MemberProject Manager

Project ProProject Pro PWAPWA

PWA usandoPWA usandoPeriodosPeriodos

Project ProProject Pro

Resource Manager

El equipo requiere asociar información a las actividades en ejecución

Windows SharePoint ServicesSitios de Trabajo de Project Workspace

Organization

Project 1(101)

Project 2(102)

Project 3(103)

Virtual Server

Pool de Recursos

Site 1(101)

Site 2(102)

Site 3(103)

Microsoft Office Project Server 2003 Windows SharePoint Services

Colaboración en Project ServerFlujo de Project Web Access y Windows SharePoint Services

Windows SharePoint Services

Provee centralización de librerías de documentos, seguimiento de riesgos y problemas

Windows SharePoint ServicesCompartiendo Información de Project Server 2003

Ejemplo – Project Server Web Parts

Colaboración en el Equipo del Proyecto Basado en Windows SharePoint Services

Riesgo: Gestión de Riesgos apoya a la identificación y seguimiento de eventos y condiciones de problemas potenciales que afectan el futuro del proyecto

Problemas: Problemas pueden ser usados para seguir el trabajo identificando inconvenientes en asignacioes y tareas con proyectos

Documentos: Una librería de documentos provee una ubicación para los miembros de equipo que permiten colaborar y compartir documentos.

Project Workspace: Puede existir para cada proyecto publicado y grabado en Project Server. El Project Workspace habilita funciones de colaboración adicional

Requiere Windows Requiere Windows

Server 2003Server 2003

Apoyar a la administraciónApoyar a la administración

del trabajodel trabajo y y de las personasde las personas

entendiendo el pasado, entendiendo el pasado,

controlando el presente,controlando el presente,

y mejorando el futuroy mejorando el futuro

Microsoft Office Project 2003Visión EPMMicrosoft Office Project 2003Visión EPM

EPM: Solución de Microsoft Office para EPM: Solución de Microsoft Office para obtener visibilidad, información y control obtener visibilidad, información y control de los proyectosde los proyectos

Microsoft Office Project 2003Microsoft Office Project 2003en la Colaboración de en la Colaboración de ProyectosProyectos

Reporte de Riesgos• Ingresar información de Riesgos a Tareas y

Proyectos. • Calificar los Riesgos a Tareas y Proyectos• Asignar Responsables a los Riesgos Asociados• Incluir Riesgos a Proyectos

• Personalizar las Vistas y Campos• Inclusión de Sub Webs de Proyect• Esquematizar bibliotecas de Documentos

Documentos y Site de Proyecto

• Reportes de Riesgos y Problemas en Forma Gráfica a través de Cubos OLAP• Integración con Tablas Dinámicas de Excel• Informes de Estado

Reportes y Análisis

1

4

• Ingresar información de Problemas a Tareas y Proyectos.

• Calificar los Problemas a Tareas y Proyectos• Asignar Responsables a los Problemas

Asociados• Incluir Problemas a Proyectos

Reporte de Problemas

3

Colaboración en ProyectosColaboración en Proyectos

2

WBS – Work Breakdown StructureWBS – Work Breakdown Structure

Fuente: PMBOK 3d Edición

Ejemplo de Aplicación

RBS – Risk Breakdown StructureRBS – Risk Breakdown Structure

Fuente: PMBOK 3d Edición

Ejemplo de Aplicación

RBS X X

X

X X

X

X

WBS

RBS

RIESGO ENTREGABLE

Esquema de Integración WBS, RBS Ejemplo de Aplicación

Caso de ExitoCaso de ExitoBanesco Banco UniversalBanesco Banco Universal

Banesco Banco Universal es un banco que se especializa en servicios financieros.

Banesco tiene sus oficinas centrales en Caracas, Venezuela; y es una de las entidades bancarias más grandes de este país empleando alrededor de 7,000 personas.

Perfil del ClientePerfil del Cliente

Banesco necesitaba mejorar el control sobre su gerencia de proyectos, incluyendo: Capacidades de gerencia del portafolio

de proyectos Gerencia de recursos Gerencia de documentos

Situación del NegocioSituación del Negocio

SoluciónSolución

“La solución de Gerencia de Proyectos Empresariales EPM de Microsoft Office nos ayuda a fortalecer el vínculo entre el proceso de planificación estratégica y nuestra ejecución de proyectos”.Ana Colmenares, Líder de Proyectos, Oficina de proyectos, Banesco Banco Universal

Gerencia Empresarial de ProyectosGerencia Empresarial de ProyectosPlataforma Integral EPM Gestión

Colaborativa Inteligencia de

Negocios CRM Otros Sistemas

de Negocios RRHH ERP Presupuestos

Mayor InformaciónMayor Información

Información General:Información General:http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/epm/default.mspxepm/default.mspx

Componentes:Componentes:http://www.microsoft.com/Office/project/prodinfo/http://www.microsoft.com/Office/project/prodinfo/EPM/components.mspxEPM/components.mspx

Requerimientos del SistemaRequerimientos del Sistemahttp://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/http://www.microsoft.com/office/project/prodinfo/serverreq.mspxserverreq.mspx

Caso BanescoCaso Banescohttp://www.microsoft.com/resources/casestudies/http://www.microsoft.com/resources/casestudies/CaseStudy.asp?CaseStudyID=16283CaseStudy.asp?CaseStudyID=16283

¿Qué mas necesita conocer sobre la solución de EPM?

Preguntas y RespuestasPreguntas y Respuestas

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Contacto:

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