0002

BANCO DE DESARROLLO DEL ECUADOR B.P.

Examen Especial a la adquisición de bienes y prestaciones de servicios mediante el procedimiento de ínfima cuantía; su registro, control, uso y destino, por el período comprendido entre el 1 de enero del 2016 y el 31 de diciembre del 2019.

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA GUBERNAMENTAL

Quito - Ecuador

0003

RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS

SIGLAS SIGNIFICADO

Al : Auditoría Interna

BDE : Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.

B.P. : Banca Pública

CG : Contraloría General

CGIR2G : Coordinación de Gestión Institucional Regional 2 Guayaquil

CGIR4L : Coordinación de Gestión Institucional Regional 4 Loja

CGIR6A : Coordinación de Gestión Institucional Regional 6 Ambato

CGIZ4L : Coordinación de Gestión Institucional Zonal 4 Loja

DG : Dirección General

DIR : Directorio

DNCPCP Dirección Nacional de Control de Procedimientos de la Contratación Pública

GADs : Gobiernos Autónomos Descentralizados

GBS : Gestión de Bienes y Servicios

GGE : Gerencia General

GSZS : Gerencia Sucursal Zonal Sur

LOSNCP : Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

OF : Oficio

PAC : Plan Anual de Contratación

SERCOP : Servicio Nacional de Contratación Pública

SNAP : Secretaría Nacional de Administración Pública

SZA : Sucursal Zonal del Austro

TIC : Tecnología de Información y Comunicación

USD : Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica

0004

iNDICE

Contenido Página

Carta de presentación

CAPÍTULO!

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen 2

Objetivos del examen 2

Alcance del examen 2

Base legal 2

Estructura orgánica 3

Objetivos de la entidad 7

Monto de recursos examinados 8

Servidores relacionados 8

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Informes trimestrales de las contrataciones realizadas por

ínfima cuantía no fueron remitidos al SERCOP y otros se

presentaron fuera de los plazos establecidos 9

Adquisiciones de bienes y servicios por ínfima cuantia de 19 manera recurrente

ANEXO 1

Servidores relacionados

ANEXO 2

Matriz de recursos examinados

oya

Auditora Interna Gubernamental

0005

E

U A

O Ref.: Informe apro

ci CONTIMORIA

GENERAL DEL ESTADO

Quito DM,

Señor (a) Gerente General Banco de Desarrollo del Ecuador B.P. Ciudad.-

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la adquisición de bienes y prestaciones de servicios mediante el procedimiento de ínfima cuantía; su registro, control, uso y destino, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2016 y 31 de diciembre de 2019.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

Atentamente,

_par

0006

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial en el Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., se efectuó en

cumplimiento a la orden de trabajo 0001-BDE-Al-2020 de 13 enero de 2020, suscrita

por la Auditora Interna Gubernamental, con cargo al Plan Anual de Control 2020

aprobado por el Contralor General del Estado, subrogante mediante Acuerdo 035-CG-

2019 de 27 de diciembre de 2019.

Objetivos del examen

Determinar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, y

demás normativas aplicables

Verificar la propiedad, veracidad y el registro de las operaciones administrativas

y financieras relacionadas con el objeto del examen.

Alcance del examen

A la adquisición de bienes y prestaciones de servicios mediante el procedimiento de

infima cuantía; su registro, control, uso y destino, por el período comprendido entre el 1

de enero de 2016 y 31 de diciembre de 2019.

Base legal

El Banco de Desarrollo del Ecuador fue creado mediante Decreto del Consejo Supremo

de Gobierno 774 del 17 de septiembre de 1976, publicado en el Registro Oficial 183 del

30 del mismo mes y año, cuyo funcionamiento inició a partir de la expedición de la Ley

Estatutaria del "Banco de Desarrollo del Ecuador", emitida a través de Decreto del

Consejo Supremo de Gobierno 3731 de 6 de agosto de 1979 y publicada en el Registro

Oficial 8 de 22 del mismo mes y año; y, reformada mediante Decreto Ley 14 de 22 de

agosto de 1985, divulgada en el Registro Oficial 257 del 26 del mismo mes y año.

2

0000

El nombre de "Banco del Estado", nace con la promulgación de la Ley de Régimen

Monetario y Banco del Estado, publicada en el Registro Oficial — Suplemento 930 de 7

de mayo de 1992.

Se rigió por la Codificación a la Ley de Régimen Monetario y Banco del Estado,

publicada en el Registro Oficial Suplemento 196 de 26 de enero de 2006 y

supletoriamente por las disposiciones aplicables de las leyes financieras societarias,

hasta el 11 de septiembre de 2014.

Con fecha 12 de septiembre de 2014, se publicó en Registro Oficial 365 de 30 de octubre

de 2014, el Código Orgánico Monetario y Financiero, que regula a las entidades e

instituciones financieras públicas y privadas, incluida la banca pública y de desarrollo.

El nombre "Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.", tiene su origen en el Decreto

Ejecutivo 867 suscrito el 30 de diciembre de 2015 por el Presidente Constitucional de la

República del Ecuador, mediante el cual reorganiza al Banco del Estado cambiándolo

de denominación y definiéndole como una entidad del sector financiero público, con

personería jurídica propia, con autonomía administrativa, financiera y presupuestaria,

que se regirá por las disposiciones del Código Orgánico Monetario y Financiero, este

Decreto, las normas que emita la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera,

los organismos de control, la Junta General de Accionistas del Banco, su respectivo

Directorio, las normas de su Estatuto Social; y, las que rigen a las instituciones públicas.

La Disposición General Primera del citado Decreto, establece que:

"El Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., adquiere todas las obligaciones de orden administrativo, financiero, legal y de cualquier otra índole del Banco del Estado. - El Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., será el sucesor en derecho del Banco del Estado, asumiendo los activos, pasivos, patrimonio, derechos y obligaciones, contratos, convenios y demás instrumentos jurídicos que este último mantiene."

Estructura orgánica

La Gerente General mediante Decisión 2014-GGE-115 de 30 de abril de 2014, dispuso

se implemente el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos aprobado

mediante Resolución de Directorio 2013-DIR-053 de 20 de septiembre de 2013 y

publicada en el Registro Oficial Edición Especial 56-A de 8 de octubre del 2013, de la

0007

siguiente manera:

Procesos Gobernantes

Junta General de Accionistas Directorio Comité de Ética Comité de Auditoria Comité de Administración Integral de Riesgos Comité de Cumplimiento Comité de Gestión de Calidad de Servicio y Desarrollo Institucional Comité de Tecnologías de Información y Comunicación Comité de Seguridad y Salud Ocupacional Comisión Ejecutiva Gerencia General

Procesos Ag regadores de Valor

- Subgerencia General de Negocios

Gerencia de División de Productos y Programas Dirección de Infraestructura Dirección de Programas Comerciales y Productivos

Gerencia de División Inmobiliaria Dirección de Negocios Inmobiliarios Dirección de Productos y Políticas

Gerencia de División de Crédito Dirección de Políticas de Financiamiento Dirección de Seguimiento de Crédito

Gerencia de División de Asistencia Técnica Dirección de Desarrollo de Asistencia Técnica Dirección de Seguimiento de Asistencia Técnica

Dirección de negocios financieros

Procesos habilitantes de asesoría

Gerencia Jurídica Dirección de Asesoría y Contratos

'I' 01 O

Dirección de Patrocinio Dirección de Coactivas

Gerencia de Planificación Dirección de Planificación e Inversión Dirección de Políticas Públicas y Análisis Dirección de Gestión de la Calidad

Gerencia de Riesgos Dirección de Riesgo de Crédito Dirección de Riesgo de Mercado y Liquidez Dirección de Riesgo Operativo

- Atención al Cliente

Auditoria Interna

- Unidad de Cumplimiento

- Dirección de Comunicación y Difusión

Procesos habilitantes de apoyo

- Secretaria General

- Subgerencia de Gestión Institucional

Gerencia de Operaciones Dirección de Presupuesto Dirección de Contabilidad Dirección de Administración de Fondos y Tesoreria

Gerencia administrativa Dirección de Administración de Talento Humano Dirección de Bienes y Servicios

Gerencia de tecnologías de Información y Comunicación Dirección de Sistemas de Información Dirección de Infraestructura y Soporte de TIC

gesvey/1„„

0008

Procesos desconcentrados

Gerencia de Sucursal Regional

Coordinación de Evaluación

- Coordinación de Seguimiento

- Coordinación de Asistencia Técnica

- Coordinación Jurídica

- Coordinación de Gestión Institucional

El citado Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Banco del

Estado, se reformó mediante Resolución 2015-DIR-047, de 29 de julio de 2015, para

incorporar el Proceso de Auditoría Interna Financiera, dispuesto en el Código Orgánico

Monetario y Financiero y la Superintendencia de Bancos, modificándose en los

Procesos Habilitantes de Asesoría lo siguiente Auditoria Interna Gubernamental y

Auditoria Interna Bancaria.

Con Decisión 2016-GGE-088 de 31 de marzo de 2016 se incorporó, sustituyó y eliminó

varios productos y/o servicios que se encuentran contemplados en el Estatuto Orgánico

por Procesos Institucional, así como la denominación del Banco del Estado por la de

Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., éste último en razón del Decreto Ejecutivo 867,

de 30 de diciembre de 2015, mediante el cual se reorganiza el Banco del Estado,

determinando que: "a partir de la expedición de/presente decreto se denominará "Banco

de Desarrollo de/Ecuador B. P."

Con oficio SNAP-SNDO-2016-0222-0, de 5 de julio de 2016 la Secretaría Nacional de

la Administración Pública, aprueba y emite dictamen favorable al rediseño de la

Estructura Institucional y Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, de

conformidad a lo establecido en el articulo 4 del Decreto Ejecutivo 106, de 11 de

septiembre de 2013.

Con Resolución 2016-DIR-048 de 23 de agosto de 2016, se aprueba las nuevas

denominaciones, así como la jurisdicción de cada una de las sucursales zonales del

Así como los nuevos objetivos y competencias que asuma el Banco del Estado en

5_,egiTE

7

Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., aprobado por la Secretaria Nacional de

Planificación y Desarrollo, de la siguiente manera: Sucursal Zonal Norte, Sucursal Zonal

Litoral, Sucursal Zonal Del Austro, Sucursal Zonal Manabí, Sucursal Zonal Sur, Sucursal

Zonal Sierra Centro Pastaza.

Objetivos de la entidad

Conforme al Estatuto Orgánico por Procesos Institucional aprobado mediante

Resolución de Directorio 2013-DIR-053, de 20 de septiembre de 2013 y publicada en

Registro Oficial edición especial 56-A de 8 de octubre de 2013, los objetivos del Banco

de Desarrollo del Ecuador B.P., anterior Banco del Estado, en el artículo 1, número 1.4,

se establecen:

1.4.1. Perspectiva de Clientes, Accionistas, Comunidad:

Maximizar el impacto de la gestión institucional con el objeto de contribuir a

reducir la inequidad territorial.

Ser el principal financiador de la infraestructura pública subnacional y vivienda

de interés social.

Fortalecer la gestión financiera y de servicios de los Gobiernos Autónomos

Descentralizados (GADs) y sus empresas a través de la Asistencia Técnica.

Posicionar al BDE como un banco de desarrollo moderno y proactivo que ofrece

productos y servicios innovadores.

1.4.2. Perspectiva Financiera

a. Asegurar la sostenibilidad financiera del Banco y su crecimiento en el largo plazo.

1.4.3. Perspectiva de Talento Humano

a. Lograr que el Banco sea uno de los mejores sitios para trabajar y desarrollarse

profesionalmente dentro del sector público.

1.4.4. Perspectiva de Procesos Internos

a. Fortalecer la organización, gestión de procesos y tecnología de información, de

acuerdo con los nuevos desafíos institucionales.

0009

concordancia con los desafíos que exijan la sociedad ecuatoriana y su Gobierno

Constitucional, establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en las diferentes

políticas públicas que delinearán la Planificación Estratégica Institucional.

Monto de recursos examinados

El monto de recursos examinados ascendió a 1 236 348,16 USO, que corresponden a

536 procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios, bajo la modalidad de

ínfima cuantía en el Banco de Desarrollo del Ecuador B.P. Matriz y Sucursales

Regionales actual Sucursales Zonales Norte, Sierra Centro Pastaza, Manabi, Litoral,

Del Austro y Sur, que se resume en el siguiente cuadro y se detalla en Anexo 2:

AÑO

MATRIZ Y SUCURSALES REGIONALES ACTUAL SUCURSALES ZONALES

TOTAL MATRIZ NORTE LITORAL DEL

AUSTRO SUR MANAS SIERRA CENTRO PASTAZA

USD USO

2018 101 72526 30 105,46 27 460 85 80 688.93 26 197,74 15 974,20 37 873.39 320 025,83

2017 107 695,25 24 901,71 27 89045 75 261,59 25 424,03 31 05125 35 279,23 327 513,51

2018 72 184,99 16 132,29 10 640,56 5744801 32 123,32 7760,56 33 237,47 229 507,20

2019 85 98253 78 323,62 4968709 44 208,21 33 738,98 1680030 50580,89 359 301,62

TOTALES 367 543,03 149 463,08 115 678,95 257 606,74 117 484,07 71 596,31 166 970,98 1 236 348,16 .1

Puente Com robantes de pago proporcion dos por la Di ección de Bie es y Servicios n Matriz y lo coordinadores de Cestón Institucional e las Sucursales Regionales dual Zonales mediante correos electrónicos de 10, 13, 1 y 15 de enero de 2020

Servidores relacionados

Constan en Anexo 1

/54,10

CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Informes trimestrales de las contrataciones realizadas por ínfima cuantía no

fueron remitidos al SERCOP y otros se presentaron fuera de los plazos

establecidos

En Matriz y Sucursales Regionales actual Zonales: Norte, Litoral, Del Austro, Sur,

Manabí y Sierra Centro Pastaza, en los períodos 2016, 2017, 2018 y 2019, se efectuaron

536 procedimientos de adquisición de bienes y servicios bajo la modalidad de infima

cuantía de forma descentralizada, conforme el siguiente detalle:

MATRIZ / SUCURSALES

INF1MAS CUANTÍAS POR AÑO

2016 2017 2018 2019 TOTAL

Matriz 34 28 21 22 105

Norte 10 10 10 13 43

Litoral 25 23 16 24 88

Del Austro 33 26 31 25 115

Sur 14 16 18 22 70

Manabi 7 13 8 9 37

Sierra Centro Pastaza 18 22 17 21 78

Total 141 138 121 136 536

Durante el periodo examinado la entidad debió presentar informes trimestrales de las

adquisiciones efectuadas bajo la modalidad de ínfima cuantía, dentro del término de 10

días del mes siguiente al que corresponde la finalización del trimestre desde la Gerencia

Administrativa en Matriz y Coordinaciones en Sucursales Regionales actual Zonales

conforme el artículo 52.1 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

Pública, que dispone

"... las entidades contratantes remitirán trimestralmente al organismo nacional responsable de la contratación pública, un informe sobre el número de contrataciones realizadas por ínfima cuantía, así como los nombres de los contratistas (...)".

,WEVE

9

0010

El Director General del Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP), mediante

oficio circular SERCOP-DG-DNCPCP-2014-001-C de 22 de enero de 2014, entre otras

disposiciones, puntualizó lo siguiente:

"... Adicionalmente las Entidades Contratantes para los trimestres posteriores deberán remitir la información señalada dentro del término de 10 días del mes siguiente al que corresponde la finalización del trimestre (.. .)".

Se solicitó los informes trimestrales enviados al SERCOP durante los periodos 2016,

2017, 2018 y 2019, a Matriz y Sucursales Regionales actual Zonales, los mismos que

dieron respuesta y adjuntaron la información solicitada, de acuerdo al siguiente detalle:

MATRIZ! SUCURSAL

ZONAL

RESPONSABLE DE ENTREGAR LA INFORMACIÓN

REQUERIMIENTOS RESPUESTAS INFORMES

TRIMESTRALES ADJUNTOS

OFICIOS FECHA

OFICIO ) MEMORANDO !

CORREO ELECTRÓNICO

FECHA

Matriz Director de Bienes y

Servicios 0078-0001-RDE-

A1-2020 2020-03-09 Correo electrónico 2020-03-11 13

Norte

Coordinador de Gestión Institucional Regional 1

Quito Actual Sucursal Zonal Norte.

0087-0001-BDE-Al-2020

2020-03-09 Oficio S/N 2020-03-10 14

Litoral

Coordinador de Gestión Institucional Regional 2

Guayaquil Actual Sucursal Zonal Litoral

0060-0001-BIDE- Al-2020

2020-02-16 Memorado BDE-I-

CGIR2G-2020-0153-M 2020-02-20 10

Austro

Coordinadora de Gestión Instituo onal Regional 3 Cuenca Actual Sucursal

Zonal del Austro

0039-0001-BOE- Al-2020

2020-01-29 Oficio Nro.13DE-I-

CGIR3C-2020-0004-OF 2020-01-30 6

Sur Coordinadora de Gestión

Institucional Regional 4 Loja Actual Sucursal Zonal Sur

0046-0001-BOE- Al-2020

2020-02-03 °fiero NroPIDES-C0IR4L-2020-0033-OF 2020-02-03 14

manabl

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 5

Portó* Actual Sucursal Zonal Manee

0052-0001-13DE- Al-2020

2020_02_19 Oficio SIN 2020-02-20 14

Sierra Centro Pastan

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato Actual Sucursal

Zonal Sierra Centro Pastan

0076-0001-BDE- Al-2020

2020-03-03 Memorando Nro. BDE-I-CGIROA-2020-0176-M

2020-03-04 13

De la documentación e información obtenida, se identificó las siguientes observaciones:

No se encontró evidencia documental de la información remitida al SERCOP de los

siguientes trimestres:

10

MATRIZ I SUCURSAL

ZONAL TRIMESTRE

REPORTES DE INFIMAS CUANTÍAS NO REMITIDOS AL SERCOP

INFORMES NO

REMMDOS AL SERCOP 2016 2017 2018

Matriz No remitió enero-marzo

Litoral

abril-junio

No remitió 4

julio- septiembre

octubre- diciembre

No remitió

Del Austro

enero-marzo

No remitió

No remitió

8 abril-junio

julio- septiembre

octubre- diciembre diciembre No remero

Sierra Centro Pastara

octubre- diciembre No remitió 1

TOTAL 14

Se entregaron 9 oficios con los informes trimestrales al SERCOP fuera de los plazos

establecidos, con un retraso de 12 hasta 608 días calendario, así:

MATRIZ! SUCURSAL

ZONAL TRIMESTRE

REPORTES DE INFIMAS CUANTÍAS ENVIADOS FUERA DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS

DÍAS DE RETRASO 2016 2017 2018

OFICIO FECHA OFICIO FECHA OFICIO FECHA

Matriz

enero-marzo BDE-GAD-2018-

0078-OF 2018-05-04 24 julio-

septiembre BDE-GAD-2018-

0169-OF 2018-10-22 12

octubre- diciembre

BOE-GAD-2017- 0005-OF

2017-02-08 27

Litoral enero-marzo aDE-c GIR2G-

2016-0067-OF 2015-04-29 19

abril-junio 26 0D1

E6- C00691175- 2018-07-28 10

Sur enero-marzo BDE-GSZS- 2018-04-28 18 2016-0004-0F

julio- septiembre

BOE-CGIZ4L- 2016-0006-OF

2016-11-08 29

Manall julio- septiembre

BDE-GSZM- 2018-2351-OF

2018-10-30 20 Sierra Centro

Pestazo

julio- septiembre

BDE-GSCP- 2019-08-10 608 2019-1619-OF

Lo comentado se presentó, por cuanto los Gerentes Administrativos en Matriz, cuyos

períodos de gestión fueron del de enero de 2016 al 19 de junio de 2017; y, del de

septiembre de 2017 al 5 de noviembre de 2018; el Coordinador de Gestión Institucional 04/40

11

12

¿Oteé"

0011

Regional 2 Guayaquil, actual Sucursal Zonal Litoral cuyos períodos de gestión fueron

de 1 de enero de 2016 al 31 de marzo de 2017 y de 15 de septiembre de 2017 al 10 de

mayo de 2019; los Coordinadores de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca, actual

Sucursal Zonal del Austro cuyos períodos de gestión fueron de 1 de diciembre de 2016

al 13 de junio de 2017; y, de 19 de julio de 2017 al 7 de diciembre de 2018; y la

Coordinadora de Gestión Institucional Sucursal Regional 4 Loja, actual Sucursal Zonal

Sur, cuyo período de gestión fue del de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2019; la

Coordinadora de Gestión Institucional de la Sucursal Regional 5 Portoviejo, actual

Sucursal Zonal Manabí, cuyo período de gestión fue de 15 de noviembre de 2016 al 9

de noviembre de 2018; y, las Coordinadoras de Gestión Institucional: de la Sucursal

Regional 6 Ambato, actual Sucursal Zonal Sierra Centro Pastaza, cuyos períodos de

gestión fueron de 1 de noviembre de 2016 al 30 de abril de 2017; y, de 3 de julio de

2017 al 31 de diciembre de 2019; responsables de remitir los informes trimestrales de

las adquisiciones de bienes y servicios bajo el procedimiento de ínfima cuantía al

SERCOP, dentro del término de los 10 días siguientes al que corresponde la finalización

del trimestre, en 14 casos no remitieron y en 9 casos enviaron fuera de los plazos

establecidos; ocasionando que se limite el acceso a la información consolidada de las

contrataciones por este procedimiento; que no se cumpla con el principio de

transparencia; y, que no disponga de la información para su análisis y control.

Por lo expuesto, los citados servidores inobservaron el artículo 52.1 Contrataciones de

ínfima cuantía y el principio de transparencia del artículo 4 de la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública; e inobservaron las disposiciones expuestas

en el oficio circular emitido por el Organismo Rector de la Contratación Pública,

SERCOP-DG-DNCPCP-2014-001-C de 22 de enero de 2014; y los Gerentes

Administrativos además incumplieron, las Normas de Control Interno para las Entidades,

Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que

dispongan de Recursos Públicos 100-03 Responsables del control interno; 400

Actividades de Control; y, 401-03 Supervisión.

Los Gerentes Administrativos inobservaron el número 3.2 del artículo 3 Delegación a

favor del Gerente Administrativo, de la Decisión Gerencial 2017-GGE-231 de 23 de

agosto de 2017; los números 5 y 7; y, 5 y 9 de las Atribuciones y Responsabilidades de

la Gerente Administrativo y de la Coordinación de Gestión Institucional respectivamente,

de la Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,

emitida mediante Resolución de Directorio 2013-DIR-053, de 20 de septiembre de 2013

y publicado en el Registro Oficial edición especial 56-A de 8 de octubre de 2013, Primera

Reforma: Resolución 2015-DIR-047, de 29 de julio de 2015; Segunda Reforma: Decisión

2019-GGE-120, de 31 de mayo de 2019.

La Reforma Integral del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos,

emitida mediante Resolución de Directorio 2013-DIR-053, de 20 de septiembre de 2013

y publicado en el Registro Oficial edición especial 56-A de 8 de octubre de 2013, Primera

Reforma: Resolución 2015-DIR-047, de 29 de julio de 2015; Segunda Reforma: Decisión

2019-GGE-120, de 31 de mayo de 2019; entre las atribuciones y responsabilidades

asignadas a los Gerentes Administrativos se encuentran los números 5 y 7; que en su

parte pertinente señalan:

"... 5. Planificar, programar y controlar la adquisición de bienes y servicios de la Institución. - 7. Vigilar el cumplimiento de la normativa vigente relacionada a todas las actividades del área administrativa (...)".

De igual forma, entre las atribuciones y responsabilidades asignadas al Coordinador de

Gestión Institucional, señala lo siguiente:

"... 5. Dirigir y supervisar las actividades relacionadas con el registro y archivo de la documentación que ingresa y sale de la sucursal, sobre la base de las políticas y directrices de Matriz.- 9. Dirigir la elaboración y monitoreo del cumplimiento del Plan Anual de Contratación de obras, bienes y servicios (PAC) de la sucursal, canalizando la adquisición y/o contratación de bienes y servicios requeridos, de conformidad con las leyes, reglamentos u otras disposiciones de carácter interno o externo (y.

Y entre los productos y servicios generados en su área, se encuentra:

"... 10. Informes de adquisiciones y contrataciones de su jurisdicción (...)".

Con Decisión Gerencial 2017-GGE-231 de 23 de agosto de 2017, el Gerente General

del Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., decidió delegar al Gerente Administrativo,

conforme al artículo 3.- Delegación a favor del Gerente Administrativo, en el número 3.2,

lo siguiente:

"... Administre el portal Institucional del SERCOP, que incluye la asignación de los operadores del portal y realizar todos los actos de simple administraciOn que deriven de la aplicación de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación

rare

13

0012

Pública y demás normativa conexa (...)".

De conformidad al artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

se comunicó resultados provisionales a los servidores relacionados, a fin de que

expongan sus puntos de vista y documentación de descargo de ser el caso, según el

siguiente detalle:

CARGO PERIODO DE GESTIÓN COMUNICACIÓN

DESDE HASTA NÚMERO FECHA

Gerente Administrativo 2016-01-01 2017-06-19 0135-0001-BDE-AI-2020 2020-06-26

Gerente Administrativo 2017-09-01 2016-11-05 0136-0001-130E-A1-2020 2020-06-26

Coordinador de Gestión Institudonal Regional 2 Guayaquil actual Sucursal Zonal Litoral

2016-01-01 2017-03-31 0118-0001-BDE 20 2020-06-17

2017-09-15 2019-05-10

Coordinador de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca actual Sucursal Zonal del Austro

2016-12-01 2017-06-13 0120-0001-80E-AI-2020 2020-08-17

Coordinador de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca actual Sucursal Zonal del Austro

2017-07-19 2018-12-07 0131-0001-130E-AI-2020 2020-06-17

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 4 Loja actual Sucursal Zonal Sur

2016-01-01 2019-12-31 0122-0001-130E-A1-2020 2020-06-17

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 5 POdoviejo actual Sucursal Zonal Manabi

2016-11-15 2018-11-09 0117-0001-BOE-A1-2020 2020-06-17

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato actual Sucursal Zonal Sierra Centro Pastaza

2016-11-0 2017-04-30 0116-0001-BDE-A1-2020 2020-06-0B

Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato actual Sucursal Zonal Sierra Centro Pastaza

2017-07-03 2019-12-31 0124-0001-BDE-A1-2020 2020-06-17

Quienes contestaron, así:

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato, actual Sucursal Zonal

Sierra Centro Pastaza, cuyo período de gestión fue del de noviembre de 2016 al 30 de

abril de 2017, mediante comunicación de 18 de junio de 2020, señaló lo siguiente:

"... En relación a este punto me permito indicar que mi periodo (sic) de gestión fue 01 de noviembre de 2016 al 30 de abril de 2017, donde actúe (sic) como Coordinadora Gestión Institucional, de acuerdo al cuadro que antecede se indica que no se presentó los informes trimestrales del periodo (sic) de octubre a diciembre de 2016 (...)".

14

15

62.awes

La servidora debió remitir el informe del cuarto trimestre de 2016 hasta el 10 de enero

de 2017, fecha en la cual se encontraba en funciones conforme Acción de Personal

2016-21-1375 por lo que, no modifica el comentario de auditoria.

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 4 Loja, actual Sucursal Zonal Sur,

cuyo periodo de gestión fue de 01 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2019,

mediante memorando BDE-I-CGIR4L-2020-0219-M de 23 de junio de 2020, señaló lo

siguiente:

"... En lo referente a la Sucursal Zonal Sur como se puede observar en su comunicación (ver anexo 9) ene/primer trimestre de 2016 el reporte fue remitido en el mes subsiguiente al trimestre el 28 de abril mediante oficio BDE-GSZS-2016-004-OF y en el segundo caso fue remitido con oficio BDE-CGIZ4L-2016-0006-OF de 8 de noviembre de 2016, una vez detectado estos retrasos, se tomaron las acciones correctivas por lo que en años subsiguientes en todos los trimestres si se encuentran los reportes presentados al SERCOP dentro de los plazos correspondientes (..)".

La servidora en su comunicación informó que remitió los informes correspondientes al

primero y tercer trimestre de 2016, con los retrasos respectivos, por lo que, confirma el

comentario del equipo auditor.

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato, actual Sucursal Zonal

Sierra Centro Pastan, cuyo período de gestión fue de 3 de julio de 2017 al 31 de

diciembre de 2019, mediante memorando BDE-I-CGIR6A-2020-0411-M de 24 de junio

de 2020, informó lo siguiente:

"... Ante lo cual me permito informar e indicar que la Sucursal Zonal Sierra Centro Pastaza SI realizó la publicación de las facturas de los procesos de ínfima cuantía en el portal de Compras Públicas dentro de las fechas establecidas correspondientes al temer trimestre, siendo los meses de julio, agosto y septiembre del 2017.- La misma información al temer trimestre del 2017, se encuentra publicada en el portal, que es inclusive registrada a mayor detalle

La servidora, informó sobre la publicación de las facturas de los procesos de ínfima

cuantía en el portal de Compras Públicas, sin embargo, no se refirió al informe del tercer

trimestre de 2017, que fue remitido con 608 días de retraso. Por lo tanto, lo manifestado

por la servidora, no modifica el criterio del equipo auditor.

El Coordinador de Gestión Institucional Regional 2 Guayaquil, actual Sucursal Zonal

Litoral, cuyo periodo de gestión fue del de enero de 2016 al 31 de marzo de 2017 y de

15 de septiembre de 2017 al 10 de mayo de 2019, mediante oficio BDE-I-0GIR2G-2020-

0005-OF de 26 de junio de 2020, informó lo siguiente:

"... por un error involuntario y de buena fe no se reportó de octubre a diciembre de 2017.- En lo que respecta al año 2018, se remitió oportunamente al SERCOP el reporte trimestral de ínfima cuantía, de enero a marzo, pero por un error involuntario y de buena fe, se reportaron los meses de abril a diciembre, en el mes de enero del 2019 (.4".

El servidor en su comunicación, informó que por un error involuntario no reportó los

informes trimestrales: del cuarto trimestre de 2017; y, del segundo, tercero y cuarto

trimestre del periodo 2018, ratificando lo comentado por auditoria. Sin embargo, no hace

referencia a los reportes del primero y segundo trimestre de 2016, informes que fueron

remitidos fuera de los plazos establecidos por el SERCOP. Por lo tanto, el comentario

se mantiene.

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca actual Sucursal Zonal del

Austro, cuyo periodo de gestión fue de 19 julio de 2017 al 7 de diciembre de 2018,

mediante correo electrónico de 27 de junio de 2020 adjunta la respuesta a la

comunicación de resultados provisionales, en la que señaló lo siguiente:

"... Respecto a la Publicación Trimestral de informes, si bien es cierto no se generaron informes trimestrales, más si mensuales de todos los procesos de contratación, los mismos que adjunto (Anexo 1) al presente ( 7

La servidora en el Anexo 1 que adjuntó, remitió capturas de pantalla de los reportes de

la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y no se refirió a

los informes del tercer y cuarto trimestre de 2017; y, del primero, segundo y tercer

trimestre de 2018; los cuales la servidora no presentó al SERCOP. Por lo tanto, el

comentario se mantiene.

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 5 Portoviejo, actual Sucursal Zonal

Manabi, cuyo periodo de gestión fue de 15 de noviembre de 2016 al 9 de noviembre de

20181 mediante correo electrónico de 28 de junio de 2020, informó lo siguiente: .ffititssir

16

"... Respecto al trimestre observado, julio a septiembre del 2018, el mismo fue reportado al SERCOP en el mes que correspondía octubre, el día 30 del año 2018, adjunto el oficio que corrobora lo indicado, presentando 16 días de retrasos laborables debido a problemas de recarga de trabajo de la Analista Administrativa encargada de realizar el reporte respectivo, ya que es la única responsable de todas las actividades administrativas (...)".

La servidora mediante correo electrónico de 28 de junio de 2020, comunicó que remitió

el informe del tercer trimestre de 2018, con 16 días laborables de retraso lo cual

confirma la observación del equipo auditor.

El Coordinador de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca, actual Sucursal Zonal del

Austro, cuyo periodo de gestión fue del de diciembre de 2016 al 13 de junio de 2017,

mediante comunicación de 29 de junio de 2020, no explicó sobre los incumplimientos

de entrega de los informes del cuarto trimestre de 2016 y primero de 2017, por lo tanto,

el comentario se mantiene.

Posterior a la conferencia final de resultados, realizada el 21 de julio de 2020, la

Coordinadora de Gestión Institucional Sucursal Regional 4 Loja, actual Sucursal Zonal

Sur, cuyo periodo de gestión fue de 1 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2019,

mediante oficio BDE-I-CGIR4L-2020-0044-OF de 28 de julio de 2020, informó lo

siguiente:

"... Lo ocurrido no causa perjuicio a /a institución. Dentro de la norma el hallazgo de auditoría debe cumplir con condición, criterio, causa y efecto. - Cabe señalar que de mi parte se seguirá revisando y aplicando controles para evitar incumplimientos y subsanar aquellos que se hayan producido (..)".

La servidora no se refirió a los informes trimestrales remitidos al SERCOP, con los

retrasos respectivos. Por lo que, el comentario no se modifica.

El Coordinador de Gestión Institucional Regional 2 Guayaquil, actual Sucursal Zonal

Litoral, cuyos periodos de gestión fueron del de enero de 2016 al 31 de marzo de 2017

y de 15 de septiembre de 2017 al 10 de mayo de 2019; mediante oficio de 27 de julio

de 2020, señaló lo siguiente:

"... En lo que respecta al año 2016, se remitió oportunamente al SERCOP los reportes trimestrales de ínfima cuantía, de julio a diciembre, pero por un error involuntario y de buena fe se reportó fuera del plazo establecido de enero a junio de 2016.- En lo que respecta al año 2017, se remitió oportunamente al SERCOP

J/e2 sea

17

0014

los reportes trimestrales de ínfima cuantía, de enero a septiembre, pero por un error involuntario y de buena fe no se reportó de octubre a diciembre de 2017.-En lo que respecta al año 2018, se remitió oportunamente al SERCOP el reporte trimestral de ínfima cuantía, de enero a marzo, pero por un error involuntario y de buena fe, se reportaron los meses de abril a diciembre, en el mes de enero de 2019 (...)".

El servidor en su oficio informó sobre los informes no remitidos y los presentados fuera

del plazo legal establecido. Por lo expuesto, lo manifestado por el servidor no desvirtúa

el comentario realizado por el equipo auditor.

La Coordinadora de Gestión Institucional Regional 6 Ambato, actual Sucursal Zonal

Sierra Centro Pastaza, cuyo período de gestión fue de 1 de noviembre de 2016 al 30 de

abril de 2017, mediante oficio 001-LSS-2020 de 27 de julio de 2020, informó lo siguiente:

"... Por otro lado, SI bien se OMITIO (sic) el envio (sic) del reporte trimestral del período octubre-noviembre de 2016 al ente rector de contratación, que tiene un formato muy general de las ínfimas efectuadas en el trimestre, como Coordinadora en funciones se precautelo (sic) que se suba toda la información detallada y especifica (sic) de las ínfimas cuantías efectuadas en su momento al portal de compras públicas del SERCOP, donde se detalla facturas, montos, nombres de contratación y demás información relevante que está visible y se la puede verificar en cualquier momento no solo por el Servicio de Contratacion (sic) Publica (sic) sino también (sic) por la institucion (sic) (..)".

La servidora en su oficio, se refirió a la omisión de envío del reporte del cuarto trimestre

de 2016; ratificando lo comentado por el equipo auditor.

Conclusión

Los Gerentes Administrativos en Matriz; el Coordinador de Gestión Institucional

Regional 2 Guayaquil, actual Sucursal Zonal Litoral; los Coordinadores de Gestión

Institucional Regional 3 Cuenca, actual Sucursal Zonal del Austro; la Coordinadora de

Gestión Institucional de la Sucursal Regional 4 Loja, actual Sucursal Zonal Sur; la

Coordinadora de Gestión Institucional de la Sucursal Regional 5 Portoviejo, actual

Sucursal Zonal Manabi; y, las Coordinadoras de Gestión Institucional de la Sucursal

Regional 6 Ambato, actual Sucursal Zonal Sierra Centro Pastan en sus respectivos

períodos de gestión, responsables de remitir los informes trimestrales de los

procedimientos de ínfima cuantía al SERCOP, dentro del término de los 10 días

siguientes al que corresponde la finalización del trimestre; en 14 casos incumplieron y

en 9 presentaron fuera del plazo establecido; ocasionando que se limite el acceso a la

información consolidada de las contrataciones por este procedimiento; que no se cumpla

atroc-44:"÷_,

18

el principio de transparencia; y, que el ente rector de la contratación pública no disponga

de la información para su análisis y control

Recomendación

A la Subgerente de Gestión Institucional en Matriz ya los Gerentes de Sucursales Zonales

1. Dispondrán y supervisarán, que el Gerente Administrativo en Matriz y los

Coordinadores de Gestión Institucional de las Sucursales Zonales; cumplan con las

disposiciones emitidas por el Organismo Rector de la Contratación Pública, dentro

de los plazos establecidos.

Adquisiciones de bienes y servicios por ínfima cuantía de manera recurrente

Durante el periodo examinado, en la Sucursal Regional 3 Cuenca, actual Sucursal Zonal

del Austro, del Banco de Desarrollo del Ecuador B.P., se realizó adquisiciones de bienes

y servicios mediante el procedimiento de infima cuantía de manera recurrente durante

los ejercicios fiscales: 2017 y 2018 conforme se detalla a continuación:

SUCURSAL ZONAL DEL AUSTRO

SOLICITUD DE ADQUISICIÓN ORDEN DE PAGO FACTURA OBJETO DEL

GASTO USO

SIN IVA MONTO ANUAL ESTABLECIDO

NORMATIVA NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA NÚMERO FECHA

2017

2 2017-06-13 19 2017-0626 001-091- 0000453 2017-06-26

Adecuaciones. remodelaciones y ampliaciones

522993

5 967,02

20 2017-10-03 18 2017-10-26 001-001-

000000124 2017-10-20 596119

24 2017-11-06 20 2017-11-27 001-001- 0000057 2017-11-20 5 96405

29 2017-12-04 26 2017-12-21 001-001- 0000720 2017-12-19 5 958,12

30 2017-12-08 31 2017-12-22 001-001- 000000543 2017-12-21 565888

32 2017-12-18 35 2017-12-27 001-001- 0000356

2017-12-26 5 860,02

33 2017-12-18 37 2017-12-27 001-001-

000000353 2017-12-26 5 49921

34 2017-12-20 41 2017-12-28 001-001- 0000001213 2017-12-28 5 960,00

MONTO ANUAL CONTRATADO 2017 46 291,40

¿vez VA.k/e/M

19

0015

2018

34 2018-07-05 14 2018-08-08 001-001- 0000502 2018-08-06

Mantenim ente, instalaciones y adecuaciones

6 16410

6 970,67 52 2018-12-04 21 2018-12-18 001-001- 000000401

2018-12-17 6 963,58

53 2018-12-04 23 2018-12-21 001-001- 000000051

2018-12-17 8 964 ,10

MONTO ANUAL CONTRATADO 2018 24 603,57

La Coordinadora de Gestión Institucional de la Sucursal Regional 3 Cuenca, actual

Sucursal Zonal del Austro, durante el período 2017 y 2018, realizó 8 y 3 adquisiciones

de mantenimiento, ampliaciones, instalaciones, adecuaciones y remodelaciones, de

forma recurrente, superando el monto máximo anual permitido para las adquisiciones

de ínfima cuantía, conforme se evidencia en el cuadro que antecede.

El artículo 333 de la Resolución SERCOP 072-2016 de 31 de agosto de 2016, dispone

que se podrá contratar a través del procedimiento de ínfima cuantía la ejecución de obra

que tenga por objeto única y exclusivamente la reparación, refacción, remodelación,

adecuación, mantenimiento o mejora de una construcción o infraestructura ya existente;

para lo cual, no podrá considerarse en forma individual cada adquisición, sino que la

cuantía se calculará en función de todas las actividades que deban realizarse en el

ejercicio económico sobre la construcción o infraestructura existente.

La Coordinadora de Gestión Institucional de la Sucursal Regional 3 Cuenca, actual

Sucursal Zonal del Austro, cuyo periodo de actuación fue de 19 de julio de 2017 al 7 de

diciembre de 2018, no realizó el Plan de mantenimiento de la infraestructura de la

Sucursal para los períodos 2017 y 2018, evidenciándose que no planificó, coordinó y

controló los procesos de adquisiciones de servicios de mantenimiento de la

infraestructura del edificio de la Sucursal, ocasionando que se contrate de manera

constante y recurrente bajo la modalidad de ínfima cuantía superando los montos

establecidos como límite máximo para los períodos 2017 y 2018; y que no se utilicen

otros procedimientos de contratación pública.

Por lo expuesto, la servidora incumplió los artículos 52.1 Contrataciones de ínfima

cuantía de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; e, inobservó

el artículo 60 Contrataciones de ínfima cuantía del Reglamento a la LOSNCP; el número

3 del artículo 330 Bienes y/o Servicios, 333 Obras, de la Resolución SERCOP 72-2016,

20

modificada en septiembre de 2019; Norma de Control Interno para las entidades,

organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que

disponga de recursos públicos 406-02 Planificación; y, números 4 y 9 de la Coordinación

de Gestión Institucional, respectivamente, de la Reforma Integral del Estatuto Orgánico

de Gestión Organizacional por Procesos, emitida mediante Resolución de Directorio

2013-DIR-053, de 20 de septiembre de 2013, publicada en Registro Oficial edición

especial 56-A de 8 de octubre de 2013, Primera Reforma: Resolución 2015-DIR-047, de

29 de julio de 2015; Segunda Reforma: Decisión 2019-GGE-120, de 31 de mayo de

2019; entre las atribuciones y responsabilidades de la Coordinación de Gestión

Institucional Regionales actuales Sucursales Zonales, se encuentra la siguientes:

"... 4. Elaborar y remitir a las instancias pertinentes los estados financieros, así como, la información financiera y contable de la Sucursal que se requiera para uso interno y externo en el marco de su jurisdicción, dando cumplimiento a las políticas contables y mecanismos de control interno establecidos en la normativa vigente. - 9. Dirigir la elaboración y monitoreo del cumplimiento del Plan Anual de Contratación de obras, bienes y servicios (PAC) de la sucursal, canalizando la adquisición y/o contratación de bienes y servicios requeridos, de conformidad con las leyes, reglamentos u otras disposiciones de carácter interno o externo

De conformidad al artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,

se comunicó los resultados provisionales, mediante oficio 0131-0001-BDE-AI-2020 de

17 de junio de 2020, a la Coordinadora de Gestión Institucional Regional 3 Cuenca

Actual Sucursal Zonal del Austro, a fin que exponga sus puntos de vista, y presente

documentación de descargo. Quien mediante correo electrónico de 27 de junio de 2020,

señaló lo siguiente:

"... De igual manera se ha cumplido el procedimiento para GBS.1.1 "ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PAC", el mismo que es de acceso público yen el que se puede verificar el cumplimiento del mismo, el mismo que consolidó requerimientos de área técnicas y administrativas de la SZA (...)".

La citada servidora, no se pronunció sobre las adquisiciones de bienes y servicios

autorizadas por la misma, por ínfima cuantía de mantenimiento, instalaciones y

adecuaciones del edificio realizadas de manera recurrente, durante los períodos 2017 y

2018, las cuales sobrepasaron el monto máximo de contratación establecido para este

tipo de adquisiciones, por lo que el comentario se mantiene. 19.072" ya,

21

Conclusión

La Coordinadora de Gestión Institucional de la Sucursal Regional 3 Cuenca, actual

Sucursal Zonal del Austro, no planificó, coordinó y controló los procesos de

adquisiciones de servicios de mantenimiento de la infraestructura del edificio de la

Sucursal Zonal del Austro; ocasionando que se contrate de manera constante y

recurrente bajo la modalidad de infima cuantía superando los montos establecidos como

límite máximo para los períodos 2017 y 2018; y que no se utilicen otros procedimientos

alternativos de conformidad a las disposiciones de contratación pública.

Recomendación

A los Gerentes de las Sucursales Zonales

2. Dispondrán que los Coordinadores de Gestión Institucional coordinen, consoliden y

planifiquen los requerimientos en el Plan Anual de Contrataciones y establezcan el

procedimiento de contratación a efectuar, con la finalidad de evitar las adquisiciones

recurrentes de infima cuantía que superen el coeficiente determinado en el período

fiscal; y, optimicen los recursos institucionales.

rina Vallejo B oya

AUDITORA INTERNA GUBERNAMENTAL Banco de Desarrollo del Ecuador B.P.

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