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CODIGO-VERSIÓN Y NOMBRE N1 /N2/N3– DD/M/A

F0007-1_V5 F. Vigencia: 06/10/2016 Acceso: Interno Pág. 1 de 15

AVISO LEGAL

INFORMACIÓN DE USO INTERNO

La información aquí contenida es de La Compañía. Su distribución, divulgación, reenvío, copia, impresión, reproducción y uso por parte de terceros ajenos o externos a la Compañía, requiere la autorización expresa. INFORMACIÓN RESTRINGIDA Y CONFIDENCIAL

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TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO ................................................................................................................................................. 3 APLICATIVO PARA RADICAR DOCUMENTOS SOAT DE SURAMERICANA ................................................. 3 REQUISITOS PARA EL PRESTADOR........................................................................................................... 3 PROCEDIMIENTO CARGA MASIVA RECLAMACIONES, OBJECIONES Y RIPS ............................................. 4 GENERACION DE REPORTES PORTAL WEB DE SOAT . ............................................................................. 7 INCONSISTENCIAS COMUNES DE LAS CARGAS NO EXITOSAS ................................................................ 9 PROCEDIMIENTO CARGA INDIVIDUAL DE RECLAMACIONES SOAT, RESPUESTA OBJECION Y RIPS ...... 12 ESCALAMIENTO DE PREGUNTAS O INQUIETUDES ................................................................................ 12



OBJETIVO Describir los pasos necesarios para el cargue de las imágenes correspondientes a las Reclamaciones de seguro obligatorio accidentes de tránsito (SOAT), Respuestas objeciones totales o parciales y el Registro individual de prestación de servicios de salud (RIPS) con el fin que cada reclamante persona natural o jurídica, utilice este mecanismo que se dispone por la contingencia derivada del COVID 19, con el objetivo de garantizar que todos los documentos de SOAT Suramericana puedan ser procesados. APLICATIVO DONDE DEBE INGRESAR PARA RADICAR LAS RECLAMACIONES SOAT DE SURAMERICANA https://soatsura.solucionesdigitalesarus.com/ DEFINICIONES

• Toda reclamación de SOAT debe contener: Formulario FURIPS, FURTRANS o FURPEN, factura y soportes respectivos, debe ser radicada sin excepción en la ruta descrita en el párrafo anterior.

• Toda Respuesta Objeción total o parcial debe contener los documentos que soporten la continuidad de las reclamaciones hasta el pago o conciliación.

• Todo RIPS debe contener la estructura definida por el Ministerio de Salud y Protección Social. REQUISITOS PARA EL PRESTADOR

• Para poder cargar las reclamaciones SOAT y sus respectivos soportes, las imágenes deben ser formato .PDF o .TIFF si no cumple con este requisito no le permitirá cargar ningún documento.

• Para cargar las respuestas objeción total o parcial y sus respectivos soportes, las imágenes deben ser en formatos .PDF o .TIFF y podrá cargar una relación en Excel con extensión .xls o .xlsx, si no cumple con estos requisitos no le permitirá subir los documentos al portal de SOAT.

• Para poder cargar los RIPS debe ser formato .txt si no cumple con este requisito no le permitirá cargar el archivo..

¡Tenga en cuenta! Si la extensión de su elección es PDF, utilicé programas de confianza como Adobe Acrobat Reader DC, ya que otros pueden causar conflicto en el instante de cargar las reclamaciones en el portal de SOAT. Al seleccionar la extensión .TIFF, Debe garantizar la calidad de la imagen y que esta pueda ser procesada, cada imagen debe ser digitalizada a 300 dpi como mínimo. Si no cumple con esta característica el aplicativo no le permitirá cargar ninguna imagen. Una resolución de 300 dpi (puntos por pulgada) es lo mismo que una resolución de 300 píxeles por pulgada. Se trata de una resolución de impresión común, que optimiza la calidad de la imagen para que el ojo humano sea capaz de verla en una página impresa. Nota: Recuerde siempre revisar la calidad de las imágenes, si los documentos están ilegibles será causa de objeción o no tramite de la información cargada. El peso máximo permitido en el cargue de los documentos en el portal WEB de SOAT es de 100MB. Los soportes deben estar asociados a cada factura y formulario de reclamación FURIPS, FURPEN o FURTRANS, para los soportes puede hacerlo en un solo archivo que contengan todos los documentos anexos a la reclamación SOAT. Recuerde, cargar todos los soportes correspondientes a la normatividad actual vigente.

https://soatsura.solucionesdigitalesarus.com/



Cuando usted termine de realizar una carga masiva o individual de reclamaciones SOAT y le da guardar, aparece un mensaje que le indica SOPORTES RECIBIDOS EN PROCESO DE VERIFICACION, si requiere guardar el soporte de radicación, le recomendamos guardar esta imagen que relaciona el número de radicado o ID por cada cargue en el portal de SOAT. Le recomendamos realizar seguimiento de sus cargues por el módulo COMPRUEBA TUS CARGAS después de dos horas o al finalizar el día tendrá un reporte que podrá seleccionar por fecha y Nit para verificar los cargues exitosos y no exitosos, adicionalmente podrá identificar el ID de recibido. Si identificamos documentos faltantes como el formulario de reclamación (FURIPS, FURTRANS o FURPEN), factura y detalle de factura no se procede con el trámite correspondiente al procesamiento de la reclamación SOAT. MANUAL DE USUARIO A continuación, se hace una descripción detallada para el cargue de las reclamaciones por sus dos opciones de masivo o individual (uno a uno y sus respectivos soportes) Ingrese a la ruta indicada (Por favor siempre valide que este ingresando a la ruta indicada. Este portal WEB solo aplica para cargar reclamaciones de accidentes de tránsito SOAT con SURAMERICANA:


CARGA MASIVA PARA RECLAMACIONES SOAT – RESPUESTAS OBJECION TOTAL O PARCIAL Y RIPS

Para tener en cuenta en el proceso de carga masiva en la URL siempre está habilitado:

Al ingresar a la página encontraran la opción de carga Masiva podrá desmarcar la opción y esta le habilitara el formulario para carga individual.




Estructura de los archivos para las Reclamaciones SOAT:

Para cargar Reclamaciones SOAT el nombre de la carpeta comprimida .zip debe tener la siguiente estructura: NIT_ALFA_FACTURA_RECLAMO o si no tiene alfa debe quedar NIT__FACTURA_RECLAMO (El guion bajo después del Nit debe ser doble __)

Ejemplo 1 cuando trae Alfa: 9999999_PB_12345_RECLAMO (al final de la estructura deberá escribir la palabra RECLAMO).

Ejemplo 2 cuando No trae Alfa: 9999999__12345_RECLAMO (al final de la estructura deberá escribir la palabra RECLAMO).

Estructura de los archivos para las respuestas Objeciones Totales y Parciales:

Para cargar Respuestas objeciones totales o parciales el nombre de la carpeta comprimida .zip debe tener la siguiente estructura: NIT_ACTA_OBJECION o si no tiene número de Acta debe ingresar un número de factura.

Ejemplo 1 Cuando trae # de Acta: 9999999_2525_OBJECION (al final de la estructura deberá escribir la palabra OBJECION).

Ejemplo 2 Cuando No tiene un # de Acta lo reemplaza por el # de factura: 9999999_NRC2525_OBJECION (al final de la estructura deberá escribir la palabra OBJECION).

Estructura de los archivos para el cargue de RIPS:

Para cargar RIPS el nombre de la carpeta comprimida .zip debe tener la siguiente estructura: NIT_ALFA_FACTURA_RIPS o si no tiene alfa debe quedar NIT__FACTURA_RIPS (El guion bajo después del Nit debe ser doble __)

Ejemplo 1 cuando trae Alfa: 9999999_PB_12345_RIPS (al final de la estructura deberá escribir la palabra RIPS).

Ejemplo 2 cuando No trae Alfa: 9999999__12345_RIPS (al final de la estructura deberá escribir la palabra RIPS).

1. Los campos tienen restricción de tipo como: en el campo del NIT y factura solo admite números, el Alfa es un campo alfanumérico, esta regla aplica para el cargue Masivo de carpetas .zip y para cargue individual de reclamación.

2. Las carpetas .zip no deben contener carpetas en su interior, el paso correcto es seleccionar las imágenes en formatos PDF o TIF y enviar a una carpeta .zip

3. Los nombres de las imágenes no deben contener espacios ni tildes o caracteres especiales.



4. Los archivos .zip no deben tener nombres repetidos, aunque su formato sea diferente ya que si se repite el nombre cuando las imágenes se cargue al portal WEB de SOAT estos serán reemplazados.

5. Siempre revise el tamaño de los archivos comprimidos .PDF o .TIFF en la carpeta .zip, recuerde que el tamaño máximo permitido para carga es de 100MB en el portal de SOAT.

6. Si al cargar las carpetas .zip en el portal de SOAT le arroja un error de conexión, debe revisar el tamaño de las carpetas comprimidas que no exceda los 100 MB y realizar la actividad desde otro punto de red alámbrica o inalámbrica de internet.

7. Seleccione carpetas en .zip a cargar con las imágenes en .PDF o .TIFF, Arrastre o has Clic para seleccionar archivos comprimidos en carpeta .zip.

8. Clic en Aceptar

9. Visualizara un mensaje indicando soportes recibidos en proceso de verificación, los datos con la fecha

de cargue, hora y el ID de carga.



Si requiere guardar el soporte de radicación, le recomendamos guardar esta imagen que relaciona el número de radicado o ID por cada cargue en el portal de SOAT.

10. Siempre debe revisar en la opción COMPRUEBA TUS CARGAS después de dos horas de cargadas las reclamaciones SOAT, es el tiempo promedio destinado por el portal WEB para realizar validaciones automáticas, si no cumple con las estructuras definidas, las carpetas comprimidas en .zip quedarán con inconsistencias y no serán procesados.

REPORTES PORTAL WEB DE SOAT

Este modulo le permitira llevar el control de los cargues que ha realizado en el Portal WEB de SOAT, donde encontrará informacion como: Cargas exitosas, Cargas No exitosas y datos como el ID de recepcion de la informacion. Recuerde que estos documentos entran a estudio y no implica aceptacion para el pago. Este reporte se debe generar dos horas despues de realizar



1. Cuando ingrese al módulo de COMPRUEBA TUS CARGAS, Seleccione en el campo ESTADO DE CARGA uno de los siguientes criterios TODOS, EXITOSOS o NO EXITOSOS:

2. Posteriormente debe digitar el Nit o Cedula de ciudadanía, seleccione fecha de inicio, fecha fin y

clic en la lupa de color azul.

3. En la parte inferior del portal WEB de SOAT le arrojara toda la información de acuerdo con los

criterios seleccionados anteriormente:

4. Para descargar la información deberá hacer clic en el icono ubicado al costado derecho de la pantalla:

5. Para revisar las inconsistencias de las cargas No Exitosas, clic (icono de visualizar u ojo) en la columna llamada Archivos. Allí Identificará las novedades presentadas y deberá volver a cargar las carpetas comprimidas .zip



INCONSISTENCIAS COMUNES DE LAS CARGAS NO EXITOSAS

Son aquellas novedades que no permiten que los documentos continúen el procesamiento, a continuación, las más comunes y las soluciones.

Ejemplo 1: El error relacionado obedece a la Extensión del archivo no valido.

Solucion 1: Este error se genera porque dentro de la carpeta .zip hay una subcarpeta que contiene las imágenes. El proceso correcto es seleccionar todos los documentos en extensión .PDF o .TIF y enviar a una carpeta comprimida .zip Solucion 1.1: Revisa los archivos guardados en la carpeta comprimida .zip debido aque uno de ellos no tienen las extensión de imágenes establecidas, las cuales deben ser .PDF o .TIFF

Ejemplo 2: El error es No tiene Dpis válidos, obedece a imágenes cargadas en .TIFF las cuales deben tener una resolución de 300 Dpis, muy probablemente la herramienta que estas utilizando para digitalizar los documentos no tiene configurada esta resolución o no cuenta con ella.

Solucion 2: Te sugerimos no continuar intentando el cargue en este tipo de extension, realiza la actividad en formato .PDF para el cual no se debe tener una configuración especial. Si continua intentando el cargue con .TIFF debe configurar una resolucion de 300 Dpis.



Ejemplo 3: El error No pudo ser convertido de PDF a TIF, obedece a que el documento PDF no es compatible con el portal WEB.

Solucion 3: Sugerimos cambiar el programa de PDF que estas utilizando, el recomendado para esta actividad es: Adobe Acrobat Reader DC o Adobe Acrobat Reader.

CARGUE INDIVIDUAL DE RECLAMACIONES SOAT RESPUESTAS OBJECION TOTAL O PARCIAL Y RIPS

1. El portal Web de SOAT desplegará las siguientes opciones:

• RECLAMO: Opcion para cargar una reclamacione SOAT

• OBJECION: Opcion para cargar una respuesta objecion

• RIPS: Opcion para cargar un RIPS Cuando seleccione la Opcion Reclamo debera digitar los siguientes datos: En el campo Nit : debe ingresar el NIT o cedula de la institución prestadora del servicio sin digito de verificación. En el campo de Alfa : debe ingresar el prefijo de acuerdo a la resolución emitida por la DIAN para la facturación, solo en los casos que aplique, este campo no es oblitario. En el Campo Numero de factura: Debe ingresar el número de factura correspondiente, el cual se encuentra preimpreso y que coincide con el rango que usted como prestador tiene autorizado por la DIAN.



Ver ejemplo:

Cuando seleccione la Opcion Objecion debera digitar los siguientes datos: En el campo Nit : debe ingresar el NIT o cedula de la institución prestadora del servicio sin digito de verificación. En el campo de Acta: debe ingresar el numero de Acta de las objeciones o parciales o si no cuenta con este dato ingrese numero de factura. Ver ejemplo:

Cuando seleccione la Opcion RIPS debera digitar los siguientes datos: En el campo Nit : debe ingresar el NIT o cedula de la institución prestadora del servicio sin digito de verificación. En el campo de Alfa : debe ingresar el prefijo de acuerdo a la resolución emitida por la DIAN para la facturación, solo en los casos que aplique, este campo no es oblitario. En el Campo Numero de factura: Debe ingresar el número de factura correspondiente, el cual se encuentra preimpreso y que coincide con el rango que usted como prestador tiene autorizado por la DIAN.



Ver Ejemplo:

2. Clic en recuadro que indica “Arrastra o Selecciona los archivos, alli debe tener presente el tipode extension permitida para el cargue de documentos:

Para Reclamaciones SOAT

Para Respuesta Objecion Total o Parcial



Para RIPS

3. Seleccionar imágenes a cargar Factura y soportes en los formatos establecidos Nota: Dar Clic en abrir.

4. Clic en Aceptar.



5. Visualizara un mensaje indicando soportes recibidos en proceso de verificación, los datos con la fecha de cargue, hora y el ID de carga. Si requiere guardar el soporte de radicación, le recomendamos guardar esta imagen que relaciona el número de radicado o ID por cada cargue en el portal de SOAT.

6. Siempre debes revisar la opción COMPRUEBA TUS CARGAS después de dos horas de cargados los

documentos SOAT, es el tiempo que tarda el portal WEB realizando validaciones, si no cumples con las estructuras definidas, las imágenes quedarán con inconsistencias y no serán procesadas.

7. IMPORTANTE, Siempre debe revisar el tipo de inconsistencia que presentó el cargue de documentos SOAT. Los errores más frecuentes se encuentran documentados en el actual manual.

ESCALAMIENTO DE PREGUNTAS O INQUIETUDES Si tiene preguntas de las definiciones documentadas en este instructivo o presenta algun inconveniente para radicar reclamaciones SOAT, enviar RIPS o entregar las Objeciones u glosas como respuesta. Escribanos al siguiente email: [email protected] , responderemos sus preguntas a la mayor brevedad posible. Este instructivo se encuentra publicado en las siguientes paginas WEB para su comodidad: https://soatsura.solucionesdigitalesarus.com/ https://comunicaciones.segurossura.com.co/MercadeoPersonas/COMUNICACIONES%20EXTERNAS/RECURSOS/AUTOS/SOAT/Instructivo%20carga%20de%20reclamaciones%20SOAT.pdf

mailto:[email protected]


https://comunicaciones.segurossura.com.co/MercadeoPersonas/COMUNICACIONES%20EXTERNAS/RECURSOS/AUTOS/SOAT/Instructivo%20carga%20de%20reclamaciones%20SOAT.pdf

https://comunicaciones.segurossura.com.co/MercadeoPersonas/COMUNICACIONES%20EXTERNAS/RECURSOS/AUTOS/SOAT/Instructivo%20carga%20de%20reclamaciones%20SOAT.pdf



CONTROL DE REGISTROS

Registro Responsable Acceso Ubicación Tiempo de retención

Disposición final

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Realizado por Fecha

ANEXO

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Documents

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