AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE...

CODIGO: OA-UE/CON-002-05

VERSION: PRIMERA

AREA:

OFICINA DE ADMINISTRACION

UNIDAD DE ECONOMIA – AREA DE CONTABILIDAD

TITULO:

AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE

CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE

SERVICIO

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por:

Equipo de Elaboración del Manual

de Procedimientos (MAPRO) – OPP

Aprobado por. Oficina de Administración

VºBº OPP Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: OA-UE/CON-002-05 PAG

Sede Central AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE

LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICO FECHA:17/08/2005 2/22

1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de trámite y emisión de las autorizaciones de viajes en comisión de servicio, así como la supervisión, control y rendición de cuenta.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en la Unidad de Economía de la Oficina de Administración (OA), en las Unidades Orgánicas de la Sede Central y las Direcciones Regionales de Defensa Civil. Describe las actividades desde que las Direcciones Regionales de Defensa Civil o las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI realizan requerimientos solicitando viáticos para que sus comisionados viajen para realizar actividades de prevención de desastres, atención de emergencias, capacitación de la población, entre otros relacionadas con los objetivos del Instituto Nacional de Defensa Civil, hasta el archivo del expediente que sustenta el resultado de la comisión realizada.

3. BASE LEGAL

3.1. Decreto Ley N° 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil.

3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM del 21 de mayo del 2001 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI.

3.3. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI.

3.4. Resolución Jefatural N° 303-2004-INDECI, que aprueba la Directiva N° 015-2004-INDECI/ADM(6.0) sobre las “Normas y Procedimientos para el otorgamiento y rendición de cuentas por pasajes, viáticos y otros gastos de viajes en comisión de servicios dentro del territorio nacional ”.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

4.1. El requerimiento realizado por las Direcciones Regionales de Defensa Civil o las Unidades Orgánicas de la Sede Central del INDECI solicitando recursos que los comisionados realicen actividades de prevención de desastres, atención de emergencias, capacitación de la población, entre otros.

4.2. La aprobación de Subjefatura de la solicitud de autorización de comisión de servicio.

5. RESPONSABLES DEL PROCESO

5.1. El Area de Tesorería y el Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración.

5.2. La Subjefatura del INDECI.

6. CONSIDERACIONES

6.1. Con anticipación no menor a siete (07) días hábiles los Jefes de Oficina o Directores Nacionales, tramitarán la autorización para realizar comisiones de servicio, mediante la “Planilla de Viáticos”, en original y tres copias según formato del Anexo N° 01, dirigido a la Subjefatura del INDECI en la Sede Central, y en las DDRR la autorización le compete al Director Regional de




Defensa Civil y el trámite se efectuará ante el Administrador, o a falta de éste, ante el responsable del Fondo para Pagos en Efectivo. En los casos de emergencia no se aplican los días de anticipación, sin embargo, debe indicarse en el formato la emergencia y de ser necesario colocar el sello de “URGENTE”, según corresponda.

6.2. Las comisiones de servicio en el territorio nacional generan el pago de viáticos por los conceptos y montos establecidos en la Directiva de Ejecución Presupuestal del INDECI para cada ejercicio presupuestal.

6.3. El Area de Tesorería de la Unidad de Economía deberá entregar el viático al comisionado a más tardar un día antes del inicio de la comisión de servicio.

6.4. Las comisiones de servicio en situaciones de emergencia están exoneradas del procedimiento regular, cuya documentación sustentatoria será regularizada inmediatamente al término de la comisión.

6.5. Cuando por razones excepcionales y debidamente justificadas la comisión de servicios exceda de 15 días calendarios, se solicitará previamente la autorización al Jefe del INDECI con la documentación sustentatoria a fin que se emita la Resolución Jefatural correspondiente.

6.6. El comisionado recibe una copia de la “Planilla de Viáticos” para que pueda realizar la rendición de cuentas al regresar de la comisión de servicio.

6.7. Al finalizar la comisión, el comisionado, en forma individual, presentará obligatoriamente un informe escrito según anexo N° 05, en el plazo de ocho (08) días al Jefe superior inmediato y una copia con el expediente de rendición de cuenta a la Oficina de Administración en la Sede Central o la Oficina Administrativa de los Organos Desconcentrados, bajo responsabilidad.

6.8. La declaración jurada como sustento de gasto en una comisión de servicio, no podrá exceder el monto que a este efecto señale las normas presupuestarias para el correspondiente ejercicio presupuestal.

6.9. El comisionado al entregar el saldo no utilizado de los viáticos, en el área de Tesorería de la Unidad de Economía de la OA, deberá recepcionar el Recibo de Caja por el monto devuelto, además la hoja de especificaciones donde se detalla en que partidas especificas se esta efectuando la devolución, para que este lo adjunte en el expediente que va ser presentado en rendición de cuentas, donde tendrán la precisión en que partidas especificas se hizo la devolución.

6.10. Se deberá tener en cuenta que las personas que prestan servicios por la específica de gasto 39 – Servicio de Terceros no podrán ser Comisionados por el INDECI, puesto que sus servicios deberán incluir los costos de transporte y viáticos, si fuera el caso.

7. SIGLAS

7.1. DINALOG: Dirección Nacional Logística.

7.2. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil.

7.3. OA: Oficina de Administración.

7.4. SSGG: Unidad de Servicios Generales.

7.5. UE: Unidad de Economía.

7.6. UPER: Unidad de Personal.




8. DEFINICIONES

8.1. Comisión de servicio: Acción que consiste en el desplazamiento temporal del personal nombrado, personal destacado al INDECI, personas con contrato por locación de servicios, por convenios de administración de recursos (suscritos con organismos internacionales); fuera de la sede habitual donde labora o presta Servicios No Personales, para el cumplimiento de actividades relacionadas con los objetivos institucionales, en el ámbito del territorio nacional.

8.2. Comisionado: Personal del INDECI, personas con contrato por locación de servicios quienes con la autorización correspondiente, viajan en comisión de servicios fuera de su sede habitual de trabajo. Incluye al personal calificado que sin ser funcionario, servidor público, viaja representando al estado, como jefes de delegaciones oficiales o para el desempeño de determinadas acciones técnicas necesarias para la entidad, así como el personal visitante de otros organismos en calidad de delegado, representante o similares.

8.3. Emergencia: Es aquella situación imprevista que requiere de su pronta atención en aspectos relacionados con la prevención y desastres.

8.4. Expediente: Es el juego de documentos que sustentan la autorización de las ordenes de misión y rendición de cuentas el que debe ser presentado en forma individual dentro de los ocho (08) días de concluida la comisión de servicio, conteniendo lo siguiente:

8.4.1 Requerimiento de la Comisión de Servicio dirigido al Jefe de la Oficina de Administración.

8.4.2 Copia de la “Planilla de Viáticos por Comisión de Servicio”.

8.4.3 Formato de “Rendición de Gastos por Comisión de Servicio”, desagregado por día, concepto y partida especifica.

8.4.4 Facturas (original y copia según SUNAT), boletas de venta (copia usuario), tickets (original emitido por la maquina registradora con indicación desagregada del IGV), comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.

8.4.5 Declaración Jurada hasta por el monto de acuerdo a ley vigente, cuando corresponda, la misma que será detallada por día y según itinerario desarrollado.

8.4.6 Boletos de pasajes y tickets de pago de impuestos de embarque.

8.4.7 Recibo de caja por el saldo no utilizado y devuelto.

8.4.8 Copia del informe de la comisión del servicio.

8.5. Encargado de los Fondos: Pertenece al área de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de Administración, es la persona designada para administrar los fondos para pagos en efectivo y el fondo fijo para caja chica.

8.6. Gastos de viaje: Comprende los gastos que se consideran necesarios para la adecuada realización de la comisión de servicio. En este rubro se incluyen gastos como impuestos de embarque, peajes, fletes y ocasionalmente gastos como reparación, mantenimiento y alquiler del medio de transporte, cuando la comisión se efectué con unidad móvil del INDECI.




8.7. Pasajes: Comprende los gastos por adquisición de boletos de viaje (aéreo, terrestre, marítimo y / o fluvial), expedido por una persona jurídica o natural, que la institución reconoce al comisionado para su traslado al lugar donde debe efectuar la comisión de servicios así como su retorno.

8.8. Planilla de viáticos por comisión de servicio: Documento interno por el cual se detalla la liquidación de los fondos destinados y la autorización de la comisión de servicios.

8.9. Rendición de gastos por comisión de servicio: Es el informe documentado con los pasajes, comprobantes de pago y/o declaración jurada que presenta el comisionado respecto a los fondos recibidos.

8.10. Unidad Orgánica Usuaria: Es aquella Unidad Orgánica de la sede central del INDECI que hace uso de los viáticos asignados para realizar viajes en comisión de servicio.

8.11. Viáticos: Gastos por concepto de alimentación, hospedaje y movilidad local.

8.12. Alimentación: Gastos que corresponden a la atención del desayuno, almuerzo y cena del comisionado.

8.13. Hospedaje: Gastos de alojamiento del comisionado.

8.14. Movilidad local: Traslado dentro de la localidad donde se desarrolla la comisión de servicio, incluye la movilidad hacia y desde el lugar de embarque.

8.15. Vale Provisional: Mediante este documento se hace la entrega de dinero por caja chica indicando el monto y concepto de gasto y el nombre del servidor rindente. Estos vales serán autorizados por el Jefe de la Oficina de Administración, con visto bueno del Jefe de Tesorería.

9. ANEXOS

9.1. Anexo 01: Formato “Planilla de Viáticos por Comisión de Servicios”.

9.2. Anexo 02: Formato “Vehículo en Uso para la Comisión de Servicio”.

9.3. Anexo 03: Formato “Rendición de Gastos por Comisión de Servicios”.

9.4. Anexo 04: Formato “Declaración Jurada de Gastos”.

9.5. Anexo 05: Formato “Informe de Comisión de Servicio”.




10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

En la Sede Central surge la necesidad de que algunos servidores salgan en comisión de servicio para cumplir con actividades relacionadas con los objetivos del INDECI o que en una DRDC surge la necesidad de solicitar a la Sede Central especialistas en temas de

Defensa Civil

DRDC /

UNIDAD ORGANICA EN LA SEDE

CENTRAL

Director / Jefe

1. El Director Regional estudia requerimiento, para solicitar especialistas en un determinado tema de Defensa Civil o un Director Nacional o Jefe de una de las Unidades Orgánicas de la Sede estudia requerimiento para solicitar viáticos para que algunos de los servidores realicen un viaje en comisión de servicio, luego ir a la actividad 14.

DRDC Director

Si es una emergencia 2. Comunica vía telefónica al Director o Jefe

de la Unidad Orgánica en la Sede Central, solicitando especialistas en emergencias para poder afrontar la situación en forma organizada.

UNIDAD ORGANICA Director / Jefe

3. Recibe comunicación, toma conocimiento de la situación. No informa a la Subjefatura 4. Comunica a la secretaria para que vaya

realizando requerimiento de viáticos para luego ir al condicional “es una emergencia”, luego de la actividad 14.

Si la informa a la Subjefatura 5. Comunica vía telefónica al subjefe.

SUBJEFATURA SubJefe

6. Recibe comunicación, toma conocimiento y autoriza vía telefónica al Jefe de la Oficina Administración para que delegue al Jefe del Area de Tesorería ha habilitar dinero de caja chica para que los comisionados puedan realizar el viaje lo más pronto posible, con la acotación de que posteriormente se regularice la documentación.

OA Jefe

7. Recibe comunicación vía telefónica del subjefe, toma conocimiento y autoriza via telefónica al Jefe del Area de Tesorería para que autorice el uso del fondo fijo de caja chica, por ser una emergencia.




Jefe

8. Recibe comunicación telefónica toma conocimiento de la situación autoriza el uso del fondo fijo de caja chica al técnico administrativo encargado de este fondo.

OA / AREA DE TESORERIA

Técnico Administrativo

Luego ir al proceso de “Adquisición con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica”, donde se entrega el dinero a los comisionados haciéndoles firmar un vale provisional por el monto recibido, para que más adelante cuando regrese de la comisión de servicio y salga el cheque por el trámite regular entreguen el dinero a caja chica, obteniendo el vale provisional. Luego va a la actividad número 36.

Director

No es una emergencia 9. El Director Regional comunica a la

secretaria requerimiento analizado para que realice el trámite.

Secretaria 10. Recibe comunicación, realiza

requerimiento solicitando recursos humanos.

DRDC

Director

No es para la Sede Central Ir al proceso de “Autorización, Control y Rendición de Cuenta de los Viajes en Comisión de Servicio en las DDRR”, el que finaliza con la presentación del informe de la comisión a la Unidad de Administración de la DRDC. Dando fin al proceso. Si es para la Sede Central Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, donde se realiza el traslado del requerimiento, hacia la Sede Central del INDECI y la entrega del requerimiento a la secretaria de la Unidad Orgánica destinada.

Secretaria 11. Recibe requerimiento, firma cargo y

entrega al Director o Jefe de la Unidad Orgánica.

UNIDAD ORGANICA

Director / Jefe

12. Recibe documentos, toma conocimiento, decreta la salida de comisionados y entrega documentos a secretaria para que realice el requerimiento solicitando autorización de comisión de servicio.




UNIDAD ORGANICA Secretaria

13. Recibe documentos decretados y revisa 14. .Llena formato “planilla de viáticos”.

Si es una emergencia 15. Coloca sello de URGENTE en la

“Planilla de viáticos”. No es una emergencia Va al condicional “Comisión es con vehículo del INDECI”.

Si comisión es con vehículo del INDECI Si comisionado es un chofer 16. Llena formato “vehículo en uso para

la comisión de servicio” y adjunta a la “planilla de viáticos”.

Comisionado No es un chofer Ir a la actividad 17.

Comisión No es con vehículo del INDECI 17. Realiza requerimiento, saca tres

copias a los formatos, luego adjunta copias al requerimiento y envía.

SGII / SG Responsable

Luego ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, donde se recibe los documentos de la Unidad Orgánica, para ser entregados a la secretaria de Subjefatura.

Secretaria 18. Recibe documentos, firma cargo y eleva al

Subjefe del INDECI.

SubJefe

19. Recibe documentos, toma conocimiento, en el caso de aprobar autoriza la solicitud de viáticos y entrega a la secretaria para que prosiga con el proceso.

SUBJEFATURA

Secretaria 20. Recibe documentos del subjefe y entrega a

Secretaría General, solicitando firma de cargo.

SGII / SG Responsable

Ir al proceso de “Administración del Proceso de Trámite Documentario”, el que finaliza con la entrega de los documentos a la secretaria de la Oficina de Administración.

Secretaria 21. Recibe documentos, firma cargo y entrega

al Jefe de la Oficina de Administración.

Jefe 22. Recibe documentos, toma conocimiento decreta y entrega a la secretaria.

Secretaria

23. Recibe documentos decretados. 24. Saca copias y entrega una copia de la

“Planilla de viáticos” al comisionado, a rendición de cuentas, a la Unidad de Personal de la OA, a la Unidad de SSGG, donde recibe la copia, firma el cargo.

OA

Secretaria

Luego ir al proceso “Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, el que finaliza con el traslado del comisionado a su destino designado, luego va a la actividad 36.




Póliza de seguro de accidente personal para los viajes en comisión de servicio

DINALOG / UA Responsable

Viene del proceso “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, donde se da la buena pro a la compañía de seguros de vida para los comisionados. 25. Entrega datos de la compañía

aseguradora ganadora de la buena pro, a la Unidad de Personal, para que realicen el contacto cada vez que se realice una comisión de servicio. Luego ir a la actividad 26.

OA / UPER Secretaria

26. Recibe datos de la Compañía de Seguros.

27. Entrega documentos al Jefe, quien recibe, toma conocimiento y espera el viaje del comisionado para enviar datos correspondientes.

28. Envía datos del comisionado a la compañía de seguros vía fax.

COMPAÑÍA DE SEGUROS Responsable

29. Recibe datos del comisionado y tramita la póliza de seguro de accidente personal.

OA Secretaria 30. Entrega la “planilla de viáticos” original

al Area de Tesorería para que luego puedan sustentar el gasto.

Secretaria 31. Recibe documentos, firma cargo y

entrega al Jefe del Area de Tesorería para que decrete.

Jefe 32. Recibe documentos, toma conocimiento y decreta.

OA / UE / AREA DE

TESORERÍA Técnico

Administrativo

33. Recibe documentos decretados, toma conocimiento, enumera la “Planilla de viáticos”.

Luego ir al proceso de “Ejecución Financiera de Gastos, etapas de Compromiso, Devengado y Giro, con la documentación originada en la OA y OPP”, el que culmina con el compromiso, devengado y giro con los documentos sustentatorios para solicitar viáticos y la emisión del cheque para ser entregado al comisionado. 34. Entrega cheque y hace firmar carta de

compromiso para la rendición de cuentas al comisionado.

UNIDAD ORGANICA Comisionado

35. Realiza comisión de servicio, cumpliendo las funciones técnicas o administrativas relacionadas con el objetivo de la institución.

DRDC Responsable 36. Recibe servicio técnico o

administrativo del comisionado.




Dentro de los (8) días de plazo para rendir cuentas, luego de regresar de la comisión


Si regresa de una emergencia 37. Recibe cheque del encargado del fondo

fijo de caja chica, este cheque fue tramitado mientras el cumplía la comisión de servicio de emergencia con dinero del fondo fijo de caja chica.

Una vez que el Comisionado cobra el cheque


38. Entrega dinero de caja chica al técnico administrativo encargado de los fondos.

OA / UE / AREA DE

TESORERÍA


Luego ir al proceso de “Adquisiciones con Fondos para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica”, el que finaliza cuando el comisionado hace entrega del dinero del fondo fijo de caja chica, usado en la comisión de servicio y se le entrega el vale provisional que firmó anteriormente.


39. Recibe y desecha vale provisional. 40. Elabora informe pertinente a la

conclusión de la comisión de servicio, entrega una copia del mismo al Director o Jefe de la Unidad Orgánica.

No gastó total de viáticos 41. Entrega saldo no utilizado.

OA / UE / AREA DE

TESORERÍA


42. Recibe saldo y entrega recibo de caja, y hoja de especificaciones en que partidas especificas se esta devolviendo el saldo no utilizado.


43. Recibe el recibo de caja por devolución de saldo, le saca una copia y lo adjunta al expediente, junto con la hoja de especificaciones, que van a ir a rendición de cuentas.

Si gastó el total de viáticos 44. Envía expediente a la Oficina de

Administración.

Secretaria 45. Recibe expediente, firma cargo y entrega al Jefe de la Oficina de Administración.

Jefe 46. Recibe expediente, toma conocimiento y

designa. OA / UE

Secretaria 47. Recibe expediente designado, realiza

requerimiento y entrega a rendición de de cuentas.




OA / UE / AREA DE

CONTABILIDAD

Rendición de Cuentas /

Responsable

48. Recibe expediente, firma cargo y analiza. Expediente No esta conforme 49. Coordina con el comisionado, vía

telefónica o de ser necesario le devuelve el expediente para que realice las correcciones. El comisionado levanta las observaciones, luego ir a la actividad 49.

Expediente Si esta conforme 50. Realiza nota de contabilidad. 51. Rebaja partidas en el SIAF, de acuerdo a

los datos consignados en la nota contable.

Mensualmente

OA/ UE/ AREA DE TESORERIA


52. Envía documento a Rendición de Cuentas, adjuntando reporte de todas las comisiones de servicio realizadas en el mes, con copia del comprobante de pago y copia de la “planilla de viáticos”.

Rendición de Cuentas/

Responsable

53. Recibe reporte, firma cargo analiza reportes mensuales de tesorería comparándolos con las notas contables, para verificar si algún comisionado tiene alguna rendición pendiente.

OA/ UE / AREA DE CONTABILIDAD


Responsable

Si comisionado tiene rendición pendiente 54. Comunica a comisionado formalmente o

vía telefónica, recordándole que tiene una rendición pendiente, el comisionado recibe comunicación, luego va a la actividad 41.

Comisionado No tiene rendiciones pendientes 55. Archiva expediente, hasta fin de mes.

A Fin de Mes

OA/ UE / AREA DE

CONTABILIDAD


Responsable

Luego ir al proceso de “Contabilización de la Rendición de Cuentas por Comisión de Servicio”, el que finaliza con la contabilización de todas las comisiones realizadas durante el mes en base a los expedientes archivados. Dando fin al proceso.

11. DIAGRAMA DE FLUJO

AUTORIZACION, CONTROL Y RENDICION DE CUENTA DE LOS VIAJES EN COMISION DE SERVICIO

INDECI

Inicio


Jefe Técnico Administrativo

Director

DRDC

Director/Jefe

SUBJEFATURA

Jefe

1Estudia requerimiento

Secretaria

Es unaemergencia

?

Si

No

2Comunica vía telefonica

3Recibe comunicación,

toma conocimento

Informa a laSubjefatura

?

4Recibe comunicación,realiza requerimiento

4Comunica información para

la realización del trámite

5Comunica vía telefónica

al Subjefe

6Recibe comunicación,toma conocimento yautoriza vía telefónica

7Recibe comunicación, tomaconocimento y autoriza vía

telefónica al Jefe de Tesoreria

8Recibe comunicación,toma conocimento y

autoriza al encargado delos fondos

9Comunica a la secretaria para

que realice requerimiento

SGII

Administración delProceso de Trámite

Documentario

Secretaria

UNIDAD ORGANICA

Subjefe Secretaria AREA DE TESORERIA

Adquisición conFondos para Pagosen Efectivo y FondoFijo para Caja Chica

10Recibe comunicación,realiza requerimiento

y envía

Es parala Sede Central

?

Fin

11Recibe, firma

cargo y entrega

12Recibe documentos, toma

conocimiento, decreta y entrega

13Recibe documentosdecretados y revisa

Es unaemergencia

?

14Llena formato "Planilla

de víaticos"

Comisión escon vehiculo del

INDECI?

α

Si

No

Si

No

Si

No

Si

No

Inicio

1Estudia requerimiento

a

b

b

c

SECRETARIAGENERAL

Comisionadoes un Chofer

?

Si

No

Autorización, Control yRendición de Cuenta delos Viajes en Comisión

de Servicio de lasDirecciones Regionales

UNIDAD DE ECONOMIA

15Coloca sello de URGENTEen la "Planilla de víaticos"

Surge la necesidad de que algunos servidoressalgan en comision de servicio para cumplir con actividades

relacionadas con los objetivos del INDECI

Surge la necesidad de solicitar a laSede Central especialistas en temas de

Defensa Civil para cumplir conactividades relacionadas con los

objetivos del INDECI

d

a

α


INDECI

UNIDAD DE PERSONALSubjefe

SUBJEFATURA

JefeSecretaria

SGII

SecretariaSecretaria

DINALOG

18Recibe documentos,firma cargo y eleva

19Recibe documentos,toma conocimiento,

autoriza la solicitud devíaticos y entrega

20Recibe documentosdel Subjefe, envía aSecretaria General y

solicita firma de cargo

21Recibe documentos,firma cargo y entrega

22Recibe documentos,toma conocimento,decreta y entrega

23Recibe documentosdecretados y revisa

24saca copias de

"Planilla de viáticos"y entrega

25Entrega datos de la empresa

ganadora de la Buena Pro

24Recibe copia de

"Planilla de víaticos",firma cargo

27Recibe documento, tomaconocimento y autoriza

trámite

27Entrega documento al

Jefe

28Envía datos del

Comisionado vía fax29

Recibe datos delcomisionado para

póliza de seguro deaccidente personal


Documentario

24Recibe copia de "Planillade víaticos", firma cargo

24Recibe copia de "Planillade víaticos", firma cargo

Procedimiento Generalpara la Adquisición y

Contratación de Bienesy Servicios

Poliza de seguro deaccidente de personal

para los viajes encomisión de servicio

COMPAÑIADE

SEGUROSUNIDAD DEABASTECIMIENTO

SSGG

Responsable

24Recibe copia, firma cargo

Servicio de Transportepara Atender a las

UnidadesOrgánicas dela Sede central

c

JefeAREA DE CONTABILIDADRENDICION DE CUENTAS

SECRETARIAGENERAL

OFICINA DE ADMINISTRACIONUNIDAD ORGANICA

SecretariaComisionadoUE

17Realiza requerimiento,recaba firmas, saca 3

copias, adjunta elrequerirmiento y envía


Documentario

16Llena formato "Vehiculo en

uso para la comisión deservicio" y adjunta a la"Planilla de víaticos"

d

26Recibe datoa de la C I A

de Seguros

β

Viaje de Comisionadopara enviar datos

31Recibe documentos,firma cargo y entrega

30Entrega planilla de viáticos

originales al Area deTesoreria


INDECI

Subjefe

SUBJEFATURA

Director/JefeSecretaria Secretaria SecretariaUNIDAD DE ECONOMIA


Secretaria

JefeCOMISIONADO

UNIDAD ORGANICA

32Recibe docuementos, toma

conocimiento y decreta

33Recibe documentosdecretados, toma

conocimiento y enumera la"Planilla de Viáticos"

34Recibe cheque y firma

compromiso

35Realiza comisión

34Entrega cheque y hace

firmar carta decompromiso

36Recibe servicios del

comisionado

37Recibe cheque

38Entrega dinerode caja chica

39Recibe y desecha vale

provisional

40Elabora informe y entrega

una copia al Jefe

41Entrega saldo

40Recibe informe

42Recibe saldo y entregarecibo de caja y hoja de

especificaciones

Dentro de los ocho (8)días de palzo para rendir

cuentas, luego de regresarde la comisión

Regresade una

emergencia?

Una vez que cobrael cheque

Adquisición conFondos para Pagosen Efectivo y FondoFijo para Caja Chica

Gasto totalde viáticos

?

AREA DE TESORERIAJefe Técnico Administrativo

43Recibe le saca copia yadjunta a expediente

44Envía expediente

χ

45Recibe expediente, firma

cargo y entrega

46Recibe expediente, tomaconocimiento y designa

DIRECCION REGIONAL

Director

c

Si

No

Si

No

f

Ejecución Financiera de Gastos,Etapas de Compromiso,Devengado y Giro con la

documentación originada en laOA y OPP

β

37Entrega el cheque

χ


INDECI

Subjefe

SUBJEFATURA

Director/JefeSecretaria SecretariaUNIDAD DE ECONOMIA


Secretaria

JefeCOMISIONADO

UNIDAD ORGANICA

AREA DE TESORERIA

Jefe Técnico Tesorero

Contabilización de laRendición de Cuentas por

Comisión de Servicio

49Coordina observaciones

por corregir

50Realiza nota de

contabilidad

51Rebaja partida en el SIAF

52Envía documento conreporte del control de

comisionados del mes

53Recibe reporte, analizareporte y nota contable

54Comunica al comisionado

48Recibe expediente, firma

cargo y analiza

47Recibe expedientedesignado, realiza

requerimiento y entrega

Estaconforme

?

Mensualmente

Comisionadotiene rendiciones

pendientes?

A fin de mes

Fin

AREA DE CONTABILIDAD

RENDICION DE CUENTAS

Si

No

Si

No

49Coordina, corrige y entrega

e

e

54Recibe comunicación

f

55Archiva

expediente

ANEXOS

ANEXO Nº 01

a. Apellidos y Nombres b. Cargo:

b. ItinerarioDel Al Total Dias

a. Actividad Programada _______ b. Actividad por motivo de urgencia ___________________

4. CADENA FUNCIONAL PROGRAMATICA :Meta Función Programa Sub-Prog. Tipo/Componente

5. PRESUPUESTO COSTO DE LA COMISION :

a. ViáticosNº de días Monto Escala

b. Pasajes: T/C (1) .-Pasaje Aereo :

(2) .-Pasaje Terrestre :

c. Impuestos de Transporte: Tasa de embarque (TUUA, Terrapuerto)

d. Transporte en vehiculo de INDECI: (1).- Peaje (2).- Combustible y Lubricantes

T O T A L S/. 0.00

a. Solicitado por: b. Autorizado por: c. Autorización del egresoDirector nacional/Jefe de Oficina Subjefe INDECI Jefe de la Oficina de Administración

Recibí conforme el importe arribaindicado obligándome a rendir cuenta de los gastos realizados dentro del término de 8 días de culminada la comisión. Autorizo el descuento automático sobre mis remuneraciones u honorarios, según corresponda, con l os intereses legales, por presentar fuera del plazo establecido, así como recibir las sanciones establecidas en las normas pertinentes.

D.N.I NºNombradoContratado Servicios PersonalesContratado por Servicios No PersonalesDestacado

6. AUTORIZACIONES

7. RECIBO

Firma del Comisionado Condición

5. 3. 11. 32

5. 3. 11. 325. 3. 11. 23

5. 3. 11. 20

5. 3. 11. 32

5. 3. 11. 32

Concepto Monto S/. CG. GG. MA. EG.

T/Actividad/Proyecto F.Financiamiento

3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES QUE SUSTENTAN LA COMISION DE SERVICIOS :

2. INFORMACION SOBRE EL VIAJEa. Duración c. Vía:

1. INFORMACIÓN DE LA PERSONA DESIGNADA EN COMISION:

PLANILLA DE VIÁTICOS POR COMISION DEL SERVICIO

MEMORANDUM NºFECHA DIRECCIÓN / OFICINA SOLICITANTE:

ANEXO Nº 02

VEHÍCULO EN USO PARA LA COMISIÓN DE SERVICIO

FECHA: DIRECCIÓN / OFICINA: 1. INFORMACIÓN DEL VEHÍCULO a. Tipo/marca/modelo

b. Placa de rodaje

c. Capacidad en toneladas

d. Capacidad de combustible

e. Rendimiento km/galón

f. Número de ejes

2. INFORMACIÓN DE LAS PERSONAS DESIGNADAS EN COMISIÓN a. Chofer:

b. Copiloto:

c. Otras personas comisionadas:

3. INFORMACIÓN DE LA CARGA A TRANSPORTAR a. Peso en kgs./Volumen en m3 / Manifiesto de la carga N° DE PECOSA: 4. INFORMACIÓN SOBRE EL VIAJE a. Lugar de origen: b. Fecha de salida:

b. Lugar de destino: c. Fecha de llegada:

d. Hora de salida: e. Hora de llegada: f. Duración de la comisión:

g. Km. de salida: h. Km. de llegada: i. Km. Recorrido

5. PRESUPUESTO DE GASTOS DEL VEHÍCULO CONCEPTO IMPORTE CG.GG.MA.EG. a. Peaje (detallar) : 5.3.11.32 b. Combustible y lubricantes: 5.3.11.23 c. Otros: 6. AUTORIZACIONES a. Solicitado por: Jefe de Almacén/Jefe de Servicios Generales

b. Autorizado por: Director Nacional Logística/Jefe Oficina de Administración

7. CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO Declaro haber recibido el vehículo, según el estado de situación adjunto, en fe de lo cual firman conjuntamente conmigo la persona que hace entrega del vehículo. Firma del chofer comisionado: D.N.I N° Entregado por: Jefe de Almacén/Jefe de Servicios

ANEXO Nº 03

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

RENDICION DE GASTOS POR COMISION DE SERVICIOS

PARA: AREA DE TESORERIA

DE: __________________________________________________________________________APELLIDOS Y NOMBRES__________________________________________________________________________DEPENDENCIA

REG. SIAF: Suma Recibida: S/. ________DESTINO: Total Gastado: S/. ________PERIODO: Menor/Mayor Gasto: S/. ________

DOCUMENTOS JUSTIFICATORIOS

Fecha Documento Nº Descripción Importe

TOTAL S/.

VºBº de la Comisión Realizada

Comisionado Rindente Director Nacional/Regional o Jefe de Oficina

Firma y Cargo Firma y Sello

PARA SER LLENADO POR EL ENCARGADO DEL FONDO

IMPORTE S/. 20 23 32 39 TOTALSuma RecibidaTotal GastadoSaldo a DevolverCadena Programática Función Programa Meta Actividad

Mediante el presente documento remito la Rendición de Gastos documentada de la Comisión de Servicio realizada y declaro bajojuramento que los gastos detallados según relación, fueron efectuados para cumplir objetivos del servicio oficial.

ANEXO Nº 04

INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

DECLARACION JURADA DE GASTOS

NOMBRE Y APELLIDOS: ___________________________________________________

DEPENDENCIA: ___________________________________________________

DESTINO DE LA COMISION:___________________________________________________

PERIODO: DEL ____________ AL _____________

RENDICION DE GASTOSNº Fecha Descripción Importe S/. E.G.

TOTAL S/.

SON: Y 00/100 NUEVOS SOLES

____________________DNI Nº

De conformidad con el artículo 50º de la Ley Nº 27209 "Ley de Gestión Presupuestaria delEstado" y el artículo 53º de la Directiva Nº 001-2004-EF/76.01 "Directiva para laAprobación, Ejecución y Control del Proceso Presupuestario del Gobierno Nacional para elAño Fiscal 2004", DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado gastos de los cuales nome ha sido posible obtener comprobantes, durante la Comisión de Servicio antes indicada,según detalle:

En fe de lo cual firmo la presente Declaración Jurada en____ a los __ días del mes de________ del 200__

ANEXO Nº 05

INFORME DE COMISION DE SERVICIOS Nº -200__- Lima, __ de _______del 200__ Señor: Director / Jefe de ________________ Presente: ________________ Referencia: ________________ Tengo el agrado de dirigirme a usted, con relación a la Comisión de Servicio de la referencia para informarle lo siguiente: 1. Objetivo de la Comisión

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

2. Actividades Realizadas __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

3. Autoridades a quienes se entregaron citación para efectuar Constatación Física : __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

4. Problemas presentados __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

5. Conclusiones y Recomendaciones

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

_______________________________ FIRMA DNI º ________________

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