AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretaria General LIDER DEL ...€¦ · PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES...

GESTIÓN FINANCIERA Código: GF-C-01

Versión: 4

Código: MC-F-08 V- 0 Pág. 1 de 4

AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretaria General LIDER DEL PROCESO: Coordinador Grupo Financiero

OBJETIVO Administrar los recursos e información financiera de acuerdo con las necesidades de la ANDJE, a través de mecanismos de ejecución,

seguimiento y registro de los recursos e información administrada.

ALCANCE El proceso inicia con la desagregación de rubros de presupuesto y finaliza con la generación de los estados financieros e informes.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES

Ministerio de

Hacienda y

Crédito Público

Ordenador del

Gasto

(Secretario(a)

General)

Presupuesto

aprobado

Plan Anual de

Adquisiciones

1. Desagregar

Rubros

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Profesional

responsable de

presupuesto

Desagregan el presupuesto

conforme al plan de cuentas

que reglamenta el Ministerio

de hacienda y de acuerdo a la

naturaleza de cada bien o

servicio.

La aprobación es realizada por

el Ordenador del Gasto

(Secretario(a) General).

Procedimiento

Administración y ejecución

presupuestal GF-P-01.

X

Resolución de

desagregación

de

presupuesto

Aprobada

Secretario(a)

General

Proceso

Estratégicos,

Misionales, de

Apoyo y

Evaluación

Grupos de

Interés

Ordenador del

Gasto

(Secretario(a)

General)

Resolución de

desagregación

de

presupuesto

Aprobada

2. Definir el

Programa Anual

de Caja - P.A.C

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Profesional

responsable de

pagaduría

Revisan los históricos de

ejecución del PAC y

determinan con base en estos

el PAC para la vigencia fiscal

Procedimiento


PAC-GF-P-02.

X

Programa

Anual de caja

SIIF

Proceso Gestión

Financiera

Proceso

Gestión

Financiera

Ordenador del

Gasto

Programa

Anual de caja

Resolución de

desagregación

de

presupuesto

Aprobada

3. Administrar

la Ejecución

Presupuestal

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Profesional

responsable de

presupuesto

Realiza las gestiones

correspondientes para la

expedición de los certificados

de disponibilidad presupuestal

y los registros presupuestales,

de acuerdo con lo establecido

en el Procedimiento

X

Certificado de

Disponibilidad

Presupuestal –

CDP

Registro

Presupuestal

Proceso Gestión

Financiera

Proceso Gestión

Contractual

Ordenador del

Gasto


Versión: 4



(Secretario(a)

General)

Direccionamiento

Estratégico

Actos

Administrativo

s que ordenan

ejecución y/o

afectación del

presupuesto

Plan Anual de

Adquisiciones


presupuestal-GF-P-01.

En los casos de pagos de

sentencias y conciliaciones, la

OAJ entregara previamente los

documentos de los terceros

beneficiarios para incluir en el

SIIF.

Ajustes

Presupuestale

s

Reporte

Ejecución

Presupuestal

SIIF

(Secretario(a)

General)

Direccionamiento

Estratégico

Grupos de

Interés

Proceso

Estratégicos,

Misionales, de

Apoyo y

Evaluación

Ordenador del

Gasto

(Secretario(a)

General)

Proveedores de

bienes y/o

servicios

Gestión de

Talento

Humano

Documentos

para tramite

de pago según

modalidad

Solicitudes de

certificados

Nómina

Viáticos

4. Tramitar

pagos

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Profesionales

Proceso Gestión

Financiera

Adelanta las gestiones

pertinentes para tramitar los

pagos a proveedores de bienes

y/o servicios y nomina, de

acuerdo con lo establecido en

el Procedimiento Pagos GF-

P-03.

Las solicitudes de expedición

de ingresos y retenciones para

funcionarios y Certificados por

otros conceptos para

Proveedores, se expiden de

acuerdo con lo definido en el

Procedimiento Certificados

de proveedores y

funcionarios GF-P-04.

X

Orden de

pago

presupuestal

Órdenes de

pago no

presupuestale

s

Certificados

de ingresos y

retenciones y

por otros

conceptos

SIIF

Proceso Gestión

Financiera

Proveedores de

bienes y/o

servicios

Proceso

Estratégicos,

Misionales, de

Apoyo y

Evaluación

Dirección

General de

Crédito Público

y del Tesoro

Nacional

P.A.C.

Aprobado

5. Administrar

el Programa

Anual de Caja -

P.A.C.

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Realiza las solicitudes de

modificación al PAC, de

acuerdo con las necesidades y

lo definido en el

Procedimiento


PAC GF-P-02.

X

Modificaciones

al PAC

aprobadas

SIIF

Proceso Gestión

Financiera

Proceso

Estratégicos,

Misionales, de


Versión: 4



Proceso

Estratégicos,

Misionales, de

Apoyo y

Evaluación

Solicitud

P.A.C.

Profesional

responsable de

pagaduría

Apoyo y

Evaluación

Proceso Gestión

Financiera

Proceso Gestión

de Bienes y

Servicios

Proceso Gestión

de Talento

Humano

Proceso de

Gestión Legal

Entidades

Financieras

Reintegros

Cuentas por

pagar

Libros de

bancos y

reportes de

pago

operaciones

reciprocas

Ingresos

Inventario

actualizado

Pasivos

laborales

Sentencias y

conciliaciones

Extractos

bancarios

6. Elaborar

y Presentar los

Estados

Financieros

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Profesional

responsable de

contabilidad

Elabora los Estados

Financieros conforme a las

fechas establecidas por la

Contaduría general de la

Nación, de acuerdo con lo

establecido en el

Procedimiento Elaboración

de estados Financieros-GF-

P-05.

Si de la gestión adelantada

respecto al proceso identifica

mejoras que se puedan

incorporar al procedimiento,

estas se documentan de

acuerdo con lo establecido en

el procedimiento Acciones

preventivas, correctivas y

de mejora MC-P-01.

X

Estados

Financieros

firmados

Entes de control

Grupos de

interés

Proceso

Estratégicos,

Misionales, de

Apoyo y

Evaluación

Proveedores de

bienes y /o

servicios


Versión: 4


POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por

el Ministerio de Hacienda.

Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para

su trámite.

Debe existir perfecta consistencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y la

solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

Los registros contables deben cumplir con el régimen de contabilidad

pública.

Las certificaciones contables, ingresos y retenciones y por otros conceptos

serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas

vigentes.

Ver Normograma.

ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD

Giselle Andrea Silva Pineda

Gestor T1-11

William Fernando Cadena Muñoz

Gestor T1-11

Claudia Rocio Vanegas

Técnico asistencial G1-10

Carlos Francisco Sánchez Restrepo


Luzjheyn Aguilar González

Gestor T1-11

Guillermo Martínez Daza

Coordinador Grupo de Gestión Financiera



SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Ver BSC Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Puestos de trabajo

Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado

de Gestión Institucional.

Procedimiento Administración y ejecución presupuestal-GF-P-01 Procedimiento Administración y ejecución PAC-GF-P-02. Procedimiento Pagos-GF-P-03. Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios-GF-P-04 Procedimiento Elaboración de estados financieros-GF-P-05. Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

GESTIÓN FINANCIERA

1. Desagregar Rubros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto

2. Definir el Programa Anual de Caja – P.A.C.Coordinador Grupo de Gestión Financiera

Profesional responsable de pagaduría

3. Administrar la Ejecución Presupuestal.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de presupuesto

4. Tramitar pagos.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesionales Proceso Gestión Financiera

5. Administrar el Programa Anual de Caja - P.A.C.

Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de pagaduría

Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.

FIN

Procedimiento Administración y ejecución presupuestal GF-P-01.

Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.

Procedimiento PagosGF-P-03.

Procedimiento Certificados de proveedores y funcionarios GF-P-04.

Procedimiento Administración y ejecución PAC GF-P-02.

6. Elaborar y Presentar los Estados Financieros.Coordinador Grupo de Gestión FinancieraProfesional responsable de contabilidad

Procedimiento Elaboración de estados financieros GF-P-05.

Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora MC-P-01.

INICIO

Código: GF-C-01

Versión: 4

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Código: GF-P-01

Versión: 1

Código: DE-F-11 V-2 Página 1 de 6

AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestión Financiera

PROCESO Gestión Financiera

OBJETIVO Administrar y registrar la información de índole presupuestal de todos los movimientos financieros requeridos por la ANDJE para el apoyo financiero a los proyectos y actividades de la Entidad.

ALCANCE El alcance de este procedimiento va desde la proyección y aprobación de la Resolución de Desagregación de Presupuesto, continua con la expedición de los documentos de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y termina con la Expedición y entrega de los Registros Presupuestales que comprometen el gasto de la Entidad.


Secretario(a) General

Plan Anual de Adquisiciones

Aprobado

1. Elaborar el proyecto de

Resolución de desagregación de

presupuesto.

Coordinador Grupo de Gestión

Financiera.

Desagrega el presupuesto conforme al plan de cuentas que reglamenta el Ministerio de hacienda y de acuerdo a la naturaleza de cada bien o servicio.

Proyecto de Resolución de

desagregación de presupuesto



Financiera.

Proyecto de Resolución de

desagregación de presupuesto

2. Revisar y aprobar el

proyecto de Resolución de

desagregación de presupuesto.


Revisa el proyecto de resolución con la desagregación del presupuesto. Si no tiene observaciones, la firma, continua con la actividad 3. En caso contrario, efectúa las observaciones pertinentes para ajuste. Nota: Una vez firmada la resolución, el Técnico Asistencial G-10 la publica en la página web.


presupuesto Aprobada

(R)

Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de

Gestión Financiera.



presupuesto

3. Registrar desagregación

de las apropiaciones presupuestales

asignadas

Gestor T1-11 –Presupuesto-

Grupo de Gestión Financiera.

Registrar en el aplicativo S.I.I.F., la desagregación de las apropiaciones presupuestales de acuerdo con lo establecido en la resolución de desagregación.

Desagregación de las

apropiaciones presupuestales

asignadas mediante Ley

Coordinador Grupo de Gestión Financiera.


Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES registradas en

SIIF


Plan Anual de Adquisiciones

vigente


presupuesto

4. Elaborar solicitud de

Certificado de Disponibilidad Presupuestal-

CDP

Jefe de dependencia

Solicita la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal a través del Formato Solicitud de CDP-GF-F-01, de conformidad a la desagregación de presupuesto, el Plan de Anual de Adquisiciones y el Plan Estratégico cuatrienal

Formato Solicitud de CDP-

GF-F-01 (R)

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Ordenador del Gasto

Jefe de dependencia

Formato Solicitud de CDP-

GF-F-01

5. Revisar solicitud de CDP

Ordenador del

Gasto

Revisa la solicitud de CDP, si es

procedente da Vo.Bo.

De lo contrario devuelve la

solicitud para que se realicen

los ajustes correspondientes.

-Si la solicitud está relacionada

con recursos de inversión,

continua con la actividad 6.

-Si la solicitud está relacionada

con recursos de

funcionamiento, continua con

la actividad 7.

Formato

Solicitud de CDP-GF-F-01revisada


Coordinador(a) Grupo

Financiero



Ordenador del Gasto

Formato Solicitud de CDP-GF-F-01revisada

6. Revisar solicitud de CDP.

Jefe Oficina

Asesora de

Planeación

Revisa la solicitud de CDP,

frente a lo establecido en el

proyecto de inversión del cual

se van a usar los recursos.

Formato Solicitud de CDP-GF-F-01revisada

Coordinador(a) Grupo Financiero


Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES -Si la solicitud es consistente

con el proyecto, da Vo.Bo,

continua con la actividad7.

-Si la solicitud no es consistente con el proyecto, solicita que se tramiten los ajustes correspondientes a la solicitud o al proyecto según sea necesario.

Comunicación escrita

solicitando ajustes

Jefe dependencia (Procedimiento

Gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03)

Jefe dependencia

(proceso Direccionamiento

Estrategico-DE-C-01)

Ordenador del Gasto


Solicitud de CDP con Vo.Bo

7. Verificar saldo disponible en el rubro solicitado

y generar el CDP.



Verifica que la solicitud tenga el saldo disponible y genera el CDP.

X CDP generado Coordinador Grupo de




CDP generado

8. Revisar y Firmar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


Financiera.

Revisa y firma el CDP generado y procede a entregarlo para continuar con el trámite.

CDP expedido

Coordinador Grupo de Gestión Contractual

(Proceso Gestión Contractual-GC-C-01)

Coordinación Grupo de Gestión

Contractual (Proceso Gestión

Contractual-GC-C-01)

Ordenador del Gasto

Coordinador(a)

Grupo de Gestión Administrativa y

Contrato

perfeccionado

Nómina y

soportes

Resolución de

viáticos o

9. Registrar beneficiario en

el SIIF



Registra la información

correspondiente al beneficiario

en el Aplicativo SIIF.

Beneficiario

cuenta creado




Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES de Talento

Humano Formato

Legalización de desplazamiento y gastos de viaje contratistas-GH-

F-10



Beneficiario cuenta creado

10. Expedir el Registro

Presupuestal.



Ingresa los datos del compromiso en el aplicativo SIIF, refiriendo el CDP y demás datos requeridos, genera el Registro Presupuestal correspondiente.

Registro

Presupuestal generado




Registro Presupuestal

generado

11. Firmar el Registro

Presupuestal


Financiera.

Verifica los datos del Registro Presupuestal, en caso de requerir ajustes, realiza las observaciones correspondientes, en caso contrario lo firma. El Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera., hace la entrega del Registro Presupuestal.

Registro Presupuestal

firmado (R)

Coordinado Grupo de Gestión Contractual

(Proceso Gestión Contractual-GC-C-01)



Reporte de ejecución

presupuestal del SIIF

12. Efectuar seguimiento a la

ejecución presupuestal


Financiera.

Hace seguimiento a la ejecución presupuestal y elabora un informe con los datos recopilados. Finaliza el procedimiento. Si se identifica que es necesario efectuar modificaciones al presupuesto, continua con la actividad 13. En caso contrario , finaliza el procedimiento

Informe de ejecución

presupuestal (R)




Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Si de la gestión adelantada respecto al procedimiento identifica mejoras que se puedan incorporar al procedimiento, estas se documentan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01”. Nota: Una vez elaborado el informe, el Técnico Asistencial G-10 la publica en lo página web.



Necesidad de modificación identificada

13. Solicitar modificación al

presupuesto

Ordenador del Gasto

Coordinador

Grupo de Gestión Financiera

Elabora resolución modificando el presupuesto de acuerdo con las necesidades identificadas, la cual es firmada por el Ordenador del Gasto. El Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera registra la modificación en el SIIF.

Resolución de modificación al

presupuesto (R)

Ordenador del Gasto



Debe existir perfecta consistencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal.

Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia

Procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01 Proceso Gestión Contractual-GC-C-01 Procedimiento Gestión de Proyectos de inversión-DE-P-03 Direccionamiento Estrategico-DE-C-01 Formato Legalización de desplazamiento y gastos de viaje contratistas-GH-F-10

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

INICIO

1.Elaborar el proyecto de Resolución de desagregación de presupuesto.


2.Revisar y aprobar el proyecto de Resolución de desagregación de

presupuesto.Secretario(a) General

3.Registrar desagregación de las apropiaciones presupuestales asignadas.

Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera.

4. Elaborar solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP.

Jefe de dependencia

5.Revisar solicitud de CDP.Ordenador del Gasto

6.Revisar solicitud de CDP.Jefe Oficina Asesora de Planeación

¿tiene observaciones?

NO

SI

¿Está relacionada con recursos de inversión ?

si

No

7.Verificar saldo disponible en el rubro solicitado y generar el CDP.

Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión Financiera.

¿La solicitud es consistente con el

proyecto?

SI

Solicita que se tramiten los ajustes correspondientes a la solicitud o al proyecto según

sea necesario.NO FIN

Pag.2

Código: GF-P-01

Versión: 0

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

8.Revisar y Firmar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


9.Registrar beneficiario en el SIIF.Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión

Financiera.

10.Expedir el Registro Presupuestal.Gestor T1-11 –Presupuesto-Grupo de Gestión

Financiera.

11.Firmar el Registro Presupuestal.


12.Efectuar seguimiento a la ejecución presupuestal.


13.Solicitar modificación al presupuesto.Ordenador del Gasto.


¿es necesario efectuar modificaciones al presupuesto?

FIN

SI

NO

procedimiento “Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01”.

FIN

Pag.1

Código: GF-P-01

Versión: 0

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02

Versión: 1




OBJETIVO Definir las actividades relacionadas con la elaboración y modificación al Plan Anual Mensualizado de Caja-PAC, que garanticen la atención oportuna de las necesidades de recursos financieros de la Entidad.

ALCANCE Inicia con la distribución del PAC al comienzo de cada vigencia hasta el archivo del reporte de modificaciones al PAC.



Plan Anual de Adquisiciones-

PAA

1. Establecer la programación del PAC de la Vigencia

fiscal


Coordinador


Revisan los históricos de ejecución del PAC y determinan con base en estos el PAC para la vigencia fiscal

Propuesta

Programa Anual de caja



Coordinador


Propuesta Programa Anual

de caja

2. Solicitar aprobación del

PAC

Coordinador -Grupo de Gestión

Financiera

Solicita a través de oficio firmado por la Secretaria General y el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera la aprobación del Plan Anual de Caja para la vigencia al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Oficio remisorio solicitando

aprobación del PAC (R)

Propuesta Programa Anual

de caja

Ministerio de Hacienda y Crédito

Público- MHCP


Público


registrado en SIIF

3. Distribuir el PAC

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de


Realiza la distribución del PAC de la vigencia actual y rezago en el aplicativo SIIF, de acuerdo con las asignaciones presupuestales.

Distribución del PAC registrada

(R)

Coordinador Grupo de

Gestión Financiera

Gestor T1-11-Pagador-

Grupo de Gestión

Financiera


Financiera

Jefes de Dependencias


Programación de pagos de las

dependencias

4. Modificar PAC

Coordinador

Grupo de Gestión

Financiera

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera

Realizan el registro de la solicitud de modificación de PAC en el aplicativo SIIF.

Solicitudes de modificación al PAC registradas

en SIIF

Gestor T1-11-Pagador-

Grupo de Gestión

Financiera

Ministerio de

Hacienda y Crédito

Público- MHCP

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC Código: GF-P-02

Versión: 1




Público- MHCP

Aprobación de modificaciones al

PAC

5. Verificar la aprobación de las modificaciones al

PAC en el SIIF


Verifica en el SIIF la aprobación del MHCP de los recursos solicitados de acuerdo con lo solicitado.

X Modificaciones al

PAC aprobadas

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión

Financiera


Financiera


Programa Anual de Caja vigente

6. Realizar seguimiento de la ejecución del PAC

aprobado.


Financiera


Verifica en el SIIF la ejecución del PAC mensualizado lo asignado y pagado. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

Reporte de

ejecución del PAC


POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las modificaciones al PAC deberán realizarse en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda en el calendario PAC.

Ver Normograma

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Puestos de trabajo Servidores públicos Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia

Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN PAC

INICIO

1.Establecer la programación del PAC de la Vigencia fiscal.

Secretario(a) GeneralCoordinador Grupo de Gestión Financiera

2.Solicitar aprobación del PAC.Coordinador -Grupo de Gestión Financiera

3.Distribuir el PAC.Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión

Financiera.

4.Modificar PAC.Coordinador Grupo de Gestión Financiera


5.Verificar la aprobación de las modificaciones al PAC en el SIIF.


6.Realizar seguimiento de la ejecución del PAC aprobado.




FIN

Código: GF-P-02

Versión: 0

Agencia Nacional de Defensa Juridica del Estado © PAGOS

Codigo: GF-P-03

Version: 2

AUTORIDADPROCEDIMIENTO: Secretaria General

LIDERPROCEDIMIENTO: Coordinador Grupo Gestion Financiera

PROCESO Gestion Financiera

OBJETIVO Efectuar la cadena presupuestal en cuanto al tramite de pago, el registro de las obligaciones y la declaracion y pago de retenciones efectuadas, consignando asi la informacion de la ejecucion presupuestal de la ANDJE ante el SIIF.

ALCANCE Inicia con la revision y registro de la documentation y los requisitos para el pago y finaliza con el archivo de los documentos del pago.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES

Supervisor de Contrato

Ordenador del Gasto

Documentos para tramite de

pago segun modalidad

1. Recibir, registrar y revisar la documentacion y los requisitos

para pago

Tecnico Asistencial G-l- 10-Central de

cuentas-Grupo de Gestion

Financiera

Recibe, registra y revisa la documentacion y los requisitos para pago establecidos en los contratos y en los demas documentos que hagan exigible un pago (facturas, resoluciones).

Para el pago de sentencias y conciliaciones, se revisa conforme al listado de documento requerido para pago de sentencias y conciliaciones GF-F-07

X


pago registrados

(R)

Tecnico Asistencial G-1-10-Central de cuentas-Grupo de Gestion Financiera



Financiera


pago registrados

2. Elaborar cuentas de pago



Financiera

Registra la cuenta de pago en el aplicativo SIIF y diligencia el Formato Cuenta de pago-GF-F-05, efectuando las retenciones que correspondan segun las disposiciones legales vigentes

Cuenta de pago registrada en

SIIF (R)

Formato Cuenta de pago-GF-F-

05




Financiera


05

3. Registrar, verificar y firmar las obligaciones

y las deducciones

Gestor Tl-11 - Contabilidad-

Grupo de Gestion Financiera

Registra, verifica y firma digitalmente las obligaciones y las deducciones en el aplicativo SIIF de acuerdo con el "Plan General de Contabilidad Publica" y la naturaleza del gasto.


05

Documentos soporte de pago

Obligaciones y deducciones

Ordenador del gasto

Coordinador Grupo de Gestion Financiera

Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 1 de 4

Agcncia N ac iona l de Defenoa Juridica d e l Estado £4 PAGOS

Codigo: GF-P-03

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTESregistradas en

SIIF(R)

GestorTl-11 - Contabilidad-



05


4. Revisar y ordenar el pago

Ordenador del gasto

Coordinador Grupo de Gestion

Financiera

Verifican que los documentos para el tramite del pago cumplan con los requisitos para el pago y firman los documentos correspondientes.


05 firmado


GestorTl-11 - Pagador-Grupo de Gestion Financiera

Ordenador del gasto

Coordinador Grupo de Gestion

Financiera


05 firmado


5. Generar orden de pago

Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo

de Gestion Financiera

Genera la orden de pago presupuestal y/o no presupuestal, a traves del SIIF, verifica la informacion de la cuenta de pago contra el SIIF.

Orden de pago generada en

SIIF (R)

Gestor Tl-11 - Pagador-Grupo de Gestion Financiera

GestorTl-11 - Pagador-Grupo


Orden de pago generada en

SIIF (R)

6. Verificar el estado de las

Ordenes de Pago



Verifica en el SIIF que las Ordenes de Pago se encuentren en "estado Paqadas"

Reporte Orden de pago (R)





05


Reporte Orden de paqo (R)

7. Comunicar pago



Financiera

Informa a traves de comunicacion escrita que se efectuo el pago correspondiente.

Comunicacionescrita

informandopago(R)

Proveedores de bienes y/o servicios

Ministerio de Hacienda y

Credito publico

Reporte SIIF de deducciones

8. Solicitar los recursos de las

Ordenes de Pago No

presupuestales



Verifica los saldos de ordenes de pago no presupuestales y solicita a traves del SIIF los recursos para el pago de deducciones de acuerdo con las fechas de vencimiento establecidas.

Ordenes de pago no

presupuestales (R)

Proveedores de Bienes y/o servicios

Codigo: DE-F-11 V-2Pagina 2 de 4

f j y l Aqcncia Nacional de Oefensa i % l U l l Juridica del Estado i C Q PAGOS

Codigo: GF-P-03

Version: 2

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCION PCC SALIDAS CLIENTES



Ordenes de pago no

presupuestales

9. Informar ordenes de Pago presupuestales

en estado Paqadas

Gestor T l- 11 - Pagador-Grupo


Informa a traves de comunicacion escrita sobre las ordenes de Pago no presupuestales en estado Paqadas

Comunicacionescrita

informandopago(R)

Proveedores de Bienes y/o servicios



Financiera




05


Reporte Orden de pago

Ordenes de pago no

presupuestales

10. Consolida r la informacion

de pagos



Consolida la documentacion de pagos presupuestales y no presupuestales y lo entrega para su respectivo tramite de archivo.


05



Ordenes de pago no

presupuestales

Tecnico Asistencial G-l-10-Gestion

documental-Grupo de Gestion Financiera




05



Ordenes de pago no

presupuestales

11. Archivar documentacion

de pagos

Tecnico Asistencial G-l-

10-Gestion documental-


Revisa que la documentacion este completa, sella las cuentas de pago, las digitaliza y las archiva teniendo en cuenta la TRD.

Si como producto de la gestion del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

Documentacion de pagos archivada

Tecnico Asistencial G-l-10-Gestion

documental-Grupo de Gestion Financiera

POLITICAS DE OPERACION REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS

Solo se tramitaran las cuentas que cumplan los requisitos establecidos para su tramite. Ver Normograma.

Codigo: DE-F-11 V-2 Pagina 3 de 4

Agencia N a o o n a l de Defensa I Vi/ i Juridica d e l Estado PAGOS

Codigo: GF-P-03

Version: 2

RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOSPuestos de trabajo Servidores publicos Sistema de gestion documental Presupuesto asiqnado en la viqencia

Formato Cuenta de pago-GF-F-05Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01 Listado de documento requerido para pago de sentencias y conciliaciones GF-F-07

ELABORO: REVISO: 2 0 1 5 2 3 APROBO: 2 0 is 0*7 2-3

William Fernando Cadena MunozGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera

Lina Paola Castro MolanoTecnico asistencial Gl-10 Coordinador Grupo de Gestion Financiera

Carlos Francisco Sanchez RestrepoTecnico asistencial Gl-10 Coordinador Grupo de Gestion Financiera

Luz Jheyn Aguilar GonzalezGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera

Giselle Andrea Silva PinedaGestorTl-11 Grupo de Gestion Financiera;jjJJjWQ jLt >̂

Guillermo Martinez DazaCoordinador Grupo de Gestion Financiera

// '

C6digo: DE-F-11 V-2Pdgina 4 de 4

Codigo: GF-P-03

Version: 2

IN I CIO

PAGOS

PAGOSCodigo: GF-P-03

Versi6n: 2

Pag.l

Proced im ien to A cc iones

preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.

▼11 .Archivar documentation de pagos.

Tecnico Asistencial G-1-10-Gesti6n documental-Grupo de Gesti6n

Financiera.

FIN

CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04

Versión: 1




OBJETIVO Expedir los certificados de ingresos y retenciones para funcionarios y Certificados por otros conceptos para Proveedores acorde con los pagos efectuados por la ANDJE.

ALCANCE Inicia con la verificación de los pagos y los movimientos contables a los proveedores y funcionarios y termina con la revisión, firma y entrega de los mismos.



Publicó

Coordinador Grupo de gestión Administrativa y

de Talento Humano

Reporte de certificados de

retenciones SIIF

Reporte de Auxiliares contables

Base de datos

nomina

1. Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios



Gestor T1-11

Grupo de Gestión

Administrativa y

de Talento

Humano

Gestor T1-11-Contador-Grupo

de Gestión Financiera.

Los Gestores verifican y cruzan los pagos en aplicativo SIIF contra las bases de datos y los reportes de certificados para el caso de los certificados de ingresos y retenciones y otros conceptos. El Contador verifica los reportes del SIIF para expedir las certificaciones de saldos contables.

X Bases de datos

verificadas

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión

Financiera.

Gestor T1-11 Grupo de

Gestión Administrativa

y de Talento Humano

Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión

Financiera



Gestor T1-11

Grupo de Gestión

Administrativa y

de Talento

Humano

Bases de datos verificadas

2. Generar certificados de

ingresos y retenciones,

saldos contables y otros conceptos



Gestor T1-11

Grupo de Gestión

Administrativa y

de Talento

Humano

El Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera genera los certificados por otros conceptos El Gestor T1-11 Grupo de

Gestión Administrativa y de

Talento Humano generan los

certificados de ingresos y

retenciones.

Certificados por otros

Conceptos generados

certificados de

ingresos y retenciones generados

Certificado de

saldos contables generados


CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS Código: GF-P-04

Versión: 1


PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLES DESCRIPCIÓN PCC SALIDAS CLIENTES Gestor T1-11-

Contador-Grupo de Gestión Financiera

Gestor T1-11-

Contador-Grupo

de Gestión

Financiera

El Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera genera los Certificado de saldos contables



Gestor T1-11

Grupo de Gestión

Administrativa y

de Talento

Humano

Gestor T1-11-

Contador-Grupo

de Gestión

Financiera


Conceptos generados

certificados de

ingresos y retenciones generados

Certificado de

saldos contables generados

3. Verificar y firmar certificados


Financiera

Revisa los certificados generados y los firma para su correspondiente entrega. Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01.


Conceptos firmados

certificados de

ingresos y retenciones

firmados

Certificado de saldos contables

firmados

Grupos de interés

POLÍTICAS DE OPERACIÓN REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS Las certificaciones serán expedidas de acuerdo con las fechas establecidas en las normas vigentes.

Ver normograma

CERTIFICADOS DE PROVEEDORES Y FUNCIONARIOS

1.Verificar pagos y movimientos contables a los proveedores y funcionarios.

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.

Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera.

2.Generar certificados de ingresos y retenciones, saldos contables y otros conceptos.

Gestor T1-11-Pagador-Grupo de Gestión Financiera.Gestor T1-11 Grupo de Gestión Administrativa y de Talento Humano.

Gestor T1-11-Contador-Grupo de Gestión Financiera

3.Verificar y firmar certificados.



FIN

INICIO

Código: GF-P-04

Versión: 0

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Código: GF-P-05

Versión: 2

Código: MC-F-09 V-0 Página 1 de 4

AUTORIDAD PROCEDIMIENTO:

Secretaria General LIDER PROCEDIMIENTO:

Coordinador Grupo Gestión Financiera


OBJETIVO Elaborar y presentar de manera oportuna, confiable y veraz los estados financieros de la ANDJE.

ALCANCE Inicia con la preparación y elaboración de los informes contables y finaliza con los estados financieros firmados.


Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiera

Coordinador

Grupo de

Gestión de

bienes y

servicios

Coordinador

Talento Humano

Jefe Oficina

Asesora Jurídica

Proveedores de

bienes y /o

servicios

Reintegros

Cuentas de

pago

Libros de

bancos y

reportes de

pago

Inventario

actualizado

Pasivos

laborales

Sentencias y

conciliaciones

Operaciones

reciprocas

Ingresos

Extractos

bancarios

1. Revisar y

verificar

documentación

contable

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera.

Revisa y verifica los

documentos contables para

iniciar el trámite

elaboración de los

comprobantes de

contabilidad y conciliación

bancaria.

¿La información es idónea

para el registro?

SI. Continúa actividad 2.

NO. Se devuelve al

proveedor responsable. FIN X

Documentos

Contables

revisados

Profesional

Contabilidad -

Grupo de Gestión

Financiera.


Versión: 2



Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Documentos

Contables

revisados

2. Elaborar,

registrar y

verificar los

comprobantes

de contabilidad

y de conciliación

bancaria

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera.

Diligencia el formato

comprobante de

contabilidad-GF-F-06 y

el Formato conciliación

bancaria-GF-F-03 de

acuerdo con las normas

establecidas por la

Contaduría General de la

Nación.

Registra y verifica los

comprobantes de

contabilidad en el aplicativo

SIIF

X

Formato

comprobante

de

contabilidad-

GF-F-06

diligenciado

Formato

conciliación

bancaria-GF-F-

03 diligenciado

Comprobantes

de

contabilidad

registrados en

el SIIF

Profesional

Contabilidad -

Grupo de Gestión

Financiera.

Ministerio de

Hacienda y

Crédito Público.

Reporte de

movimiento

contables del

SIIF

3. Revisar,

analizar y

preparar

informe CHIP de

los reportes de

movimiento

contable

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Revisa y analiza los

reportes del movimiento

contable y prepara la

información de

conformidad con los

requerimientos del

Consolidador de Hacienda e

información Financiera

pública – CHIP.

X

Informe

consolidado de

estados

financieros

SIIF

Profesional

Contabilidad -

Grupo de Gestión

Financiera

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Informe

consolidado de

estados

financieros

SIIF.

4. Revisar y

firmar estados

financieros

Director General

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiero

Profesional -

Contabilidad -

Revisan los estados

contables y los firman.

X

Estados

Financieros

firmados

Entes de control

Grupos de interés

Profesional

Contabilidad -


Versión: 2



Grupo de

Gestión

Financiera

Grupo de Gestión

Financiera

Director General

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiero

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Estados

Financieros

firmados

5. Realizar la

validación,

transmisión y

confirmación de

datos

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Realiza la validación,

transmisión, y confirmación

de datos en el Consolidador

del Ministerio de Hacienda

y Crédito Público e

información Financiera

Pública CHIP de la

Contaduría General de la

Nación de conformidad con

las fechas establecidas.

X

Estados

Financieros

validados,

transmitidos y

confirmados

en CHIP

Contaduría

Entes de Control

Grupos de interés

Ministerio de

Hacienda

Estados

Financieros

firmados

Información

Financiera

SIIF Nación

6. Elaborar

informe

Profesional

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Elaborar los informes

correspondientes a los

requerimientos de los Entes

de Control.

Informes

Entes de

Control

Entes de Control

Grupos de

Interés

Director General

Coordinador

Grupo de

Gestión

Financiero

Profesional -

Contabilidad -

Grupo de

Gestión

Financiera

Estados

Financieros

firmados

7. Publicar

estados

contables

Profesional

Grupo de

Gestión

Financiera

Prepara los estados

contables para su

publicación en la página

web de la Entidad y en los

medios internos

disponibles.

Estados

contables

publicados en

página web

Grupos de

Interés


Versión: 2



Los registros generados contables deben cumplir con el régimen de

contabilidad pública.

Si como producto de la gestión del procedimiento se requiere implementar

mejoras al mismo, estas se documentan de acuerdo con lo definido en el

Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-

01.

Ver Normograma

ELABORÓ: AAAA MM DD REVISÓ: AAAA MM DD APROBÓ: AAAA MM DD

Giselle Andrea Silva Pineda

Gestor T1-11

Claudia Rocio Vanegas


Carlos Francisco Sánchez Restrepo


Luzjheyn Aguilar González

Gestor T1-11

William Fernando Cadena Muñoz

Gestor T1-11 Grupo de Gestión Financiera



RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS

Puestos de trabajo Servidores públicos

Sistema de gestión documental Presupuesto asignado en la vigencia Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF Herramienta del Sistema Integrado de Gestión Institucional.

Formato comprobante de contabilidad-GF-F-06.

Formato conciliación bancaria-GF-F-03

Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-

P-01

ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

FIN

INICIO

1. Revisar y verificar documentación contable.

Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.

2. Elaborar, registrar y verificar los comprobantes de contabilidad y de

conciliación bancaria.Profesional Contabilidad - Grupo de


3. Revisar, analizar y preparar informe CHIP de los reportes de movimiento

contable.Profesional Contabilidad - Grupo de


5. Realizar la validación, transmisión y confirmación de datos.

Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.

6. Elaborar informe.Profesional Contabilidad - Grupo de


7. Publicar estados contables.Profesional Contabilidad - Grupo de


Código: GF-P-05

Versión: 2

4. Revisar y firmar estados financieros.Director General – Coordinador Grupo de

Gestión Financiera - Profesional Contabilidad - Grupo de Gestión Financiera.

SI

¿La información es idónea para el registro?

Devolver al proveedor responsable.NO

AUTORIDAD DEL PROCESO: Secretaria General LIDER DEL ...€¦ · PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES...

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