AUDITORÍAS INTERNAS A SISTEMAS DE GESTIÓN

Ximena Galvis OrdoñezMartha Cecilia Orobio F.

Febrero 22 de 2013

OBJETIVO

Dar a conocer las directrices para la auditoría de los sistemas de

gestión.

ACTIVIDAD: AUDITORÍAS

Relacionar cada descripción con un concepto.

DEFINICIONES PARA AUDITORÍAS

1. Auditoría

6. Competencia

5. Conclusión de la Auditoría

3. Evidencia de la Auditoría

4. Hallazgos de Auditoría

2. Criterios

7. Auditor Líder

8. Auditor Acompañante

9. Observador

PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008

ESTRUCTURA GENERAL P Capítulos: 4 5 6

H Capítulo: 7

A Capítulo: 8

V Capítulo: 8

ESTRUCTURA GENERAL DE LA NORMA ISO 9001:2008

0. Introducción

1. Objeto y campo de aplicación (Para qué y a quién aplica)

2. Referencias Normativas (Remite al lector a otras normas)

3. Términos y Definiciones (Vocabulario)

4. Sistema de Gestión de Calidad

5. Responsabilidad de la Dirección

6. Gestión de los Recursos

7. Realización del Producto

8. Medición, Análisis y Mejora

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1RequisitosGenerales

4.2Requisitos

de laDocumentación

4.2.1Generalidades

4.2.2Manual de la

Calidad

4.2.3Control de losDocumentos

4.2.4Control de los

Registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso

de la Dirección

5.2

Enfoque alCliente

5.3 Políticade la

Calidad

5.4Planificación

5.5 Responsabilidad

Autoridad ycomunicación

5.6 Revisión

por la Dirección

5.4.1Objetivos de Calidad

5.4.2Planificación

Del SGC

5.5.1 Responsabilidad

y autoridad

5.5.2 Representantede la Dirección

5.5.3 Comunicación

Interna

5.6.1 Generalidades

5.6.2Información p/ la Revisión

5.6.3Resultado dela Revisión

6.1Provisión de

Recursos

6.2Recursos Humanos

6.3Infraestructura

6.4Ambiente de

Trabajo

6.2.1Generalidades

6.2.2Competencia,

formación y tomaconciencia

6. GESTIÓN DE RECURSOS

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1Planificación

de la realizacióndel producto

7.2Procesos

relacionados conel Cliente

7.2.1Determinación de

los requisitos relacionados con

el producto

7.2.2Revisión de los

requisitos relacionados con el

producto

7.2.3Comunicacióncon el cliente

7.3Diseño

yDesarrollo

7.3.1Planificación del

diseño y desarrollo

7.3.2Entrada

7.3.3Resultados

7.3.4Revisión

7.3.5Verificación

7.3.6Validación

7.3.7Control de Cambios

7.4Compras

7.5Producción yprestación del

Servicio

7.6Control de losdispositivos deseguimiento y

medición7.4.1

Proceso de Compras

7.4.2Información

de las compras

7.4.3Verificación delos productoscomprados

7.5.1Control

7.5.2Validación

7.5.3Identificación y trazabilidad

7.5.4Propiedad del

cliente

7.5.5Preservación del Producto

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1Generalidades

8.2Seguimiento y

Medición

8.3Control del producto

No Conforme

8.4Análisis de

Datos

8.5Mejora

8.2.1Satisfaccióndel Cliente

8.2.2AuditoríaInterna

8.2.3Seguimiento y

Medición de losProcesos

8.2.4Seguimiento yMedición del

Producto

8.5.1Mejora

Continua

8.5.2Acción

Correctiva

8.5.2Acción

Preventiva

ACTIVIDAD: HALLAZGOS

Definir:

Hallazgos

No conformidad

RiesgoFortaleza

Oportunidad de mejora

SEGUNDA PARTE: DIRECTRICES PARA AUDITAR

SISTEMAS DE GESTIÓN

NORMA ISO 19011:2011

1. PASOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA

2. COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR

3. PRINCIPALES CAMBIOS DE LA ISO 19011:2011

DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA

PASOS RESPONSABLE

Establecimiento del programa de auditorías: definir procedimientos, funciones y responsabilidades, competencias, recursos, objetivos, alcance, criterios, entre otros.

Director General

Realización de la auditoría: establecer contacto inicial, verificar la viabilidad, realizar la revisión documental, el plan de auditoría, preparar las listas de verificación.

Auditor LíderAuditor Acompañante

Realizar la auditoría siguiendo la planeación: hacer la reunión de apertura, recopilar y verificar la información, generar los hallazgos, preparar conclusiones, hacer la reunión de cierre.

Auditor LíderAuditor Acompañante

Preparar y entregar el informe de auditoría al auditado. Auditor LíderAuditor Acompañante

Entregar la documentación a Mejoramiento continuo. Auditor LíderAuditor Acompañante

Realizar la evaluación de los auditores incluyendo sus competencias.

Auditor LíderAuditor Acompañante

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR

Educación: Tener título profesional o tecnológico en carreras administrativas o afines (Preferible pero no indispensable y puede convalidarse con experiencia en auditorías internas).

Experiencia: Mínimo dos años laborando en la institución (preferible pero no indispensable y puede convalidarse con la experiencia adquirida durante las auditorías) y 10 horas de experiencia en auditorías internas (como auditores observadores y auditores acompañantes).

Formación: Fundamentos en sistema de gestión de calidad, Conocimiento normas ISO 9001:2008, ISO 19011:2011, NTC 5580:2011

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR

Relaciones Interpersonales: Establecer relaciones basadas en la cordialidad y el respeto con el fin de lograr un ambiente propicio para el desarrollo de las auditorías. Escucha, hace preguntas, expresa conceptos e ideas de forma efectiva y honesta.Negocia y resuelve desacuerdos orientándose a mejorar el desempeño organizacional.Es prudente, reservado y concentra los hallazgos de la auditoría en los aspectos organizacionales en pro de la mejora de los procesos.

Habilidades Organizacionales

Servicio al Cliente: Demostrar empatía y disposición a la solución de las inquietudes del cliente de la auditoría.Es cordial en el trato con los clientes de la auditoría y el personal entrevistado durante la misma.

COMPETENCIAS DEL GRUPO AUDITOR

Habilidades de Rol

Facilidad y destreza en comunicación: Expresar con claridad, y en forma apropiada al contexto, los hallazgos detectados y las inquietudes que resulten durante las actividades de la auditoría.Brinda informaciones claras al líder del proceso auditado, sobre las fortalezas, no conformidades, riesgos y oportunidades de mejora encontradas en la auditoría.

Facilidad y destreza en redacción de informes: Enunciar claramente de forma escrita los hallazgos que resulten de comparar la evidencia detectada durante la auditoría vs. los criterios establecidos.Escribe de forma clara y precisa los hallazgos de la auditoría.

Capacidad de integrar información para llegar a un resultado: Realizar un profundo análisis de la información obtenida durante la auditoría.Consolida la información obtenida de diferentes fuentes para definir los hallazgos de la auditoría.Realiza una revisión profunda a los documentos e información relacionada con el proceso asignado.

PRINCIPALES CAMBIOS NTC ISO 19011:2011

1. Se definió la diferencia entre la norma ISO 19011 e ISO 17021.2. Se introdujo a la auditoría el concepto de gestión de riesgo.3. Se hace referencia a la utilización de diferentes métodos para realizar las

auditorías.4. Se agregó la confidencialidad como un nuevo principio y se sustituyó el

principio de conducta ética por la integridad.5. Se reorganizaron las secciones 5, 6 y 7 del documento. El principal

cambio es la mejora de la redacción y la inclusión de referencias al Anexo B (orientación adicional destinada para auditores para planificar y realizar las auditorías).

6. Se reforzó el tema de competencias y el proceso de su evaluación. Se da un perfil más alto a las funciones del administrador del Programa de Auditorías.

7. En el Anexo A se presentan ejemplos ilustrativos de conocimientos y habilidades específicos para un mayor rango de disciplinas.

¡¡¡MUCHAS GRACIAS!!!