Auditoría Interna.Controles

Hacienda El Chaowww.elchao.com

Encontrados, Octubre 2004

Objetivo

• Importancia de organizarse y la aplicación de controles dentro de la empresa agropecuaria.

• Experiencia de la hacienda “El Chao”

Quiénes Somos

• Empresa Familiar.

• Sur del Lago.

• Rubros:– Ganado Vacuno y Bufalino.– Leche Vacuno y Bufalino.– Palma Aceitera.– Acuacultura.– Otros.

Evolución del Negocio(en Venezuela)

• Cómo se hacía antes. Nuestros Padres y Abuelos. Negocio Familiar.

• Rentabilidad del Negocio Ganadero.• Gastos del negocio y gastos de la familia.• Dónde están las Areas Problema?• Impuestos.• Globalización.

Causas de Perder Dinero(Posibles Areas de Problema)

1. Gastos Generales Altos.

2. Margen Bruto Negativo.

3. No tener suficiente volumen.

Margen Bruto

• Herramienta para saber dónde estoy perdiendo dinero.MB = Ingreso-Costos Directos.

• Debemos calcularlo en las distintas áreas del negocio para identificar Areas Problema.

Bases del Negocio Ganadero

• Manejo de los Pastos

• Manejo del Ganado

• Administración del Negocio

• Manejo del personal.

Procesos y Controles Gerenciales

• Proceso Estratégico:– BSC– Planes de Trabajo (anuales, mensuales,

semanales, diarios).

• Controles de Campo:– Pastos– Ganado– Producción– Maquinaria– Personal

• Controles Administrativos:– Logístico o Materiales. (procura, inventarios, etc.)– Producción.– Inventarios.– Ventas.– Costos. Centros de Costos.– Flujo de caja.– Presupuesto.

• Controles Contables:– Reporte de lo sucedido.

• Proceso Correctivo.

Caso “EL CHAO”

Generalmente los negocios fallan por no tener estructura y por no hacer planificación y control

Proceso EstratégicoPlanificación (BSC)

PRODUCTIVIDAD

PERSPECTIVAFINANCIERA

Menor costoMejor utilización deactivos. P/CLIENTE

.- LECHE

.- CARNECLIMA ORGANIZACIONAL.

PROCESOS INTERNOS COMPETENCIA

Insumos de calidad(Animales y otros insumos)Alimentación más bloquesSanidadMayor productividadActualización en nuevas técnicasIntegración vertical y horizon-tal.Sistemas de informaciónMaquinariasAumento del valor de

nuestros productos.

TECNOLOGIA

MAPA ESTRATÉGICO DEL NEGOCIO DE LA HACIENDA

COMPETENCIA

EVA

CRECIMIENTO

NUEVOS PRODUCTOS ABASTECIMIENTO Y

DISPONIBILIDAD

Más volúmenesMás calidadMás servicio

- Cercas Eléctricas.- Mejoramiento Genético.- Mecanización .- Sistema de Información.- Ordeños mecánicos.

- Estabilidad.- Remuneración.- Beneficios. - Crecimiento.

.- Maquinaria .- Ventas-GERENCIA .- Manejo Fincas .- Recurso Humano

-Trabajo en equipo

-Desarrollo de nuevos productos-Técnicas de producción-Eperticia en nutrición y sanidad-Experticia en el manejo del procesamiento.

GENERAR VALOR E.V.A

AUMENTO DEL FLUJO DE CAJA

Flujo de Caja Libre

Externa MENSUAL

Aumento 10% (Externas)

MENSUAL

Internas Mensual

Nº de ReclamosMenor de 5 de los

pedidos del Período

Resultados por Aplicación de

Encuesta

Favorable en mas del 95%

6 Meses

POOL DE CLIENTES No. Clientes 2 a 4

CAPTACIÓN DE NUEVOS CLIENTES

DE BLOQUES

No. de Nuevos Clientes

10 Clientes

Comunidad Comunitario

PROMOCIONAR LA IMAGEN DEL BUEN

CIUDADANO Y VECINO

CORPORATIVO

Encuesta de ImagenVinculación

comunitaria e Institucional

6 Meses

Adultos < 1% MENSUAL

Becerros < 5% MENSUAL

Enfermedades reproductivas

< 2% ANUAL

gasto/animal MENSUAL

gasto/has MENSUAL

Ganancia peso/día > 600 gm/dia MENSUAL

Carga Animal 1,5 UA/has MENSUAL

Gasto Mtto. Pot. x Has Disminuir 10% MENSUAL

Gto. Mtto. Veh. Y Maq.pes./Ha

Disminuir 10% MENSUAL

LtsLeche/has > 4,5 lts/ha./día MENSUAL

Lts leche/vaca/día >5 lts/vaca/día MENSUAL

Machos > 160 Kg MENSUAL

Hembras > 150 Kg MENSUAL

Intervalo Parto-Concepción

< 145 Días 2 MESES

Eficiencia Reproductiva

% 2 MESES

MEJORAR PROCESO

FABRICACIÓN DE BLOQUES

Bloques/Mes1,000

Bloques/MesMENSUAL

SATISFACCIÓN PERSONAL

Resultados por aplicación Encuesta al

Personal

Favorable en más del 90%

6 Meses

FORMACIÓN Y DESARROLLO DE

PERICIAS TÉCNICAS CLAVES

No. de Entrenamientos en el

Período

3 Eventos en los próximos 6 meses,

Aprendizaje y Crecimiento

Procesos Operativos

Internos

MEJORAS SANITARIAS

Mortalidad

MEJORAS EN EL RECURSO PASTO Y

NUTRICION

MEJORAS GENÉTICAS Y DE

MANEJO DEL GANADO

Peso al Destete

Accionistas Financieros

Clientes Comerciales

INCREMENTAR LAS VENTAS DE BLOQUES

Facturación ( Bs. )

Volumen ( Kgs. )

SATISFACER AL CLIENTE

Caract.\Negocio

Controles de Campo

Resumen Cargas Lotes Hacienda El Chao

Lotes Ganado Vacuno y BufalinoBúfalo 1.33 1.8 0.33 0.8 0.5

No. Peso Tipo No. Vacuno 1 1.5 0.27 0.8 0.5Área de PastoreoLotes Animales U.A. Has. Pot D.O. D.D. U.A./Has U.A. Cabez U.A./Has U.A. Cabezas Vaca Toros Becerros Novillos Mtes/Mtas T.AnimalCayena 1 1.00 159 9 5 40 1.5 239 239 1.56 248 247 245 2 Escotero ??Caiman 1 337 0.75 236 11 4 40 1.5 354 473 1.29 304 406 160 246 Mautos CAI1 y CAI2Canal 2 135 9 5 35 1.5 203 320 1.03 139 208 100 8 100 OrdeñoCulata 1 1.00 99 5 9 36 1.5 149 149 1.71 170 169 168 1 Escotero CulataCatira 1 1 386 0.86 75 14 3 39 1.5 113 131 1.40 105 122 Mautos CAT1Catira 2 1 332 0.74 50 10 4 36 1.5 75 102 1.30 65 88 Mautos CAT2Catira 3 1 398 0.88 60 12 4 44 1.5 90 102 1.12 67 76 Mautos CAT3Caujarito 1 1.33 118 14 5 65 1.5 177 133 1.31 155 115 111 4 Escotero VacíoCentro 1 1 1.33 62 13 3 36 1.5 93 70 0.80 49 37 PróximoCentro 2 2 - 161 10 4 32 1.5 242 446 0.98 158 284 54 230

Real

Capacidad

Resumen Labores de Mantenimiento Todos Potreros

Inicia Termina

Semana 10/10/04 16/10/04

Prioridad Fecha Tipo de Estado del Dias RendimSemana Modulo Codigo Area Plan Entrada Salida TratamientoTot/Par Potrero Tractor Operador EmpleadosHas/Dia

1 Caiman CAI-07 26,44 10/10/04 10/10/04 13/10/04 Rolo Total 1 1 Mario 3,0 8,81 1 Cayena CAY-04 14,32 12/10/04 13/10/04 15/10/04 Rolo Total 1 1 Mario 2,0 7,16 1 Cayena CAY-05 27,06 15/10/04 15/10/04 17/10/04 Rolo Parcial 1 1 Mario 2,0 13,53 1 Cedros CED-07 10,58 10/10/04 10/10/04 11/10/04 Rolo Parcial 1 3 Luis 1,0 10,58 1 Chapala CHA-15 16,59 11/10/04 11/10/04 12/10/04 Rolo Parcial 1 3 Luis 1,0 16,59 1 Culata CUL-02 17,32 10/10/04 10/10/04 13/10/04 Rolo Total 3 5 Cachucha 3,0 5,77 1 Culata CUL-03 27,00 12/10/04 13/10/04 17/10/04 Rolo Total 2 5 Cachucha 4,0 6,75 1 La Gloria LG5-39 45,40 10/10/04 10/10/04 13/10/04 Rolo Total 1 6 Pedro 3,0 15,13

No MaquinaOperador Rendimiento1 Mario 9,69 3 Luis 20,69 5 Cachucha 5,91 6 Pedro 13,79

Fecha Real

Resumen Pastoreo Todos Lotes Fecha Revision 15/10/04

No. PotreroArea D.O. Plan Entrada Salida No. Animales C.A. C.I. U.A./Has Tipo AnimalEstado D.D. D.O.CAN-01 10,08 3 21/09/04 24/09/04 81 81 24 8 Canal OrdeñoDescanso 21CAN-02 17,31 6 24/09/04 30/09/04 81 81 28 5 Canal OrdeñoDescanso 15CAN-03 11,62 3 30/09/04 03/10/04 81 81 21 7 Canal OrdeñoDescanso 12CAN-04 16,79 5 03/10/04 08/10/04 81 81 24 5 Canal OrdeñoDescanso 7CAN-05 11,00 3 08/10/04 11/10/04 81 81 22 7 Canal OrdeñoDescanso 4CAT1-01 5,36 3 16/09/04 19/09/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 26CAT1-02 5,36 3 19/09/04 22/09/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 23CAT1-03 5,36 3 22/09/04 25/09/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 20CAT1-04 5,36 3 25/09/04 28/09/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 17CAT1-05 5,36 3 28/09/04 01/10/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 14CAT1-06 5,36 3 01/10/04 04/10/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 11CAT1-07 5,36 3 04/10/04 07/10/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 8CAT1-08 5,36 3 07/10/04 10/10/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 5CAT1-09 5,36 3 10/10/04 13/10/04 122 105 59 20 Mautos CAT1Descanso 2

Mano de Obra

• Control de cantidad de personal.

• Control de Asistencia.

• Control de Pagos.

• Control de la Caleta.

Manejo Mano de ObraCaleta

REPORTES CHAO: MES: SEPTEIMBRE AÑO: 2003 REGISTRADO POR:REPORTES BARBARA: SEMANA DEL: 22 AL: 28

FECHA AER AGS ALM ARG BLQ CAIM CAN CAT I CAT II CAT III CAUH CAUM CAY CHP I CHP II CED CEN CPR CSB CUC CUL FRT GUA GL I GL II GL III GL IV GL V

22/09/03 1 623/09/03 2 1 6 1 424/09/03 6 2 1 125/09/03 6 526/09/03 4 2 6 427/09/03 1 2 428/09/03TOTAL 0 0 4 5 0 6 3 0 0 0 0 0 2 0 0 25 0 3 8 0 0 5 0 4 0 0 0 0

FECHA LAC LAR LML MNZ I MNZ II MTP MTR MV2 OMC OVE PPV PAV PAP PIT PIV PLN POR PRI PRO REPA PZVII RAN REC RUB SAN SEC SRI TIG

22/09/03 4 4 2 4 1 10 2 2 2 223/09/03 2 2 1 2 2 4 1 224/09/03 2 4 2 3 4 1 1 4 125/09/03 2 3 2 8 2 3 1 326/09/03 8 2 1 2 2 3 3 327/09/03 1 3 6 3 8 2 2 2 328/09/03TOTAL 5 0 21 6 4 0 0 14 4 0 0 0 0 8 0 0 0 34 9 15 0 0 2 1 12 0 13 1

CENTROS DE COSTO

CENTROS DE COSTO

REPORTE SEMANAL DE LA MANO DE OBRA EN CALETA

Controles Administrativos

Procura de Materiales

• Formas de Solicitar Insumos:– Personales– Planificador de Materiales.

• Proceso de Compra

• Llegada de los Materiales

• Verificación de Factura

• Pago a los proveedores.

2

Total Producción : 143.890 139.865 Promedio Mensual : 11.991 11.655

Comportamiento acumulado de la producción

20.705

5.965

- -

5.635

24.925

24.00523.220

15.675

8.5255.9555.175

6.0557.785

8.135

8.800

24.940

13.750

7.2858.935

12.87513.99513.785

17.630

-

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

Enero

Febre

ro

Mar

zoAbril

May

o

Junio

Julio

Agosto

Septiem

bre

Octubre

Noviem

bre

Dicie

mbre

Producción 2003 Producción 2004

Control de Inventarios

• Inventario Insumos.

• Rotación de Inventarios.

• Inventario de Animales.

• Inventario de Activos Fijos.

Ventas

• Pedido de ventas.

• Despacho.

• Facturación y entrega.

• Cobro a los clientes.

Costos

• Dividido por centros de costos:– SAP ejemplo centros de costo. (Matriz).– SAP ejemplo órdenes de producción.– Cálculo de márgenes brutos ejemplos varias vaqueras.

COSTOS ACUMULADOS POR CENTRO DE COSTOS

CeCo ORDEN TIPO ANIMAL COSTOS UND COSTO/UND1234 TIGRE 722769 MAUTAS 86.270.070,69 492 175.345,67 1235 CHAPALA I 722770 MAUTAS 44.551.424,89 254 175.399,31 1236 CHAPALA II 722771 MAUTAS 34.223.019,07 194 176.407,31 1252 MANZANITALES I 722772 MAUTAS 99.222.994,39 559 177.500,88 1237 GLORIA I 722774 MAUTOS 78.791.539,86 184 428.214,89 1238 GLORIA II 722775 MAUTOS 90.379.787,19 238 379.747,01 1239 GLORIA III 722776 MAUTOS 79.335.400,74 209 379.595,22 1240 GLORIA IV 722777 MAUTOS 60.751.352,53 160 379.695,95 1241 GLORIA V 722778 MAUTOS 150.258.196,97 396 379.439,89 1242 GLORIA VI 722779 MAUTOS 5.508.507,60 14 393.464,83 1250 PIVOTE 722780 MAUTOS 77.364.528,34 193 400.852,48 1253 MANZANITALES II 722781 MAUTOS 200.668.432,02 527 380.775,01 1251 ARGENTINA 722788 NOVILLAS 55.577.448,87 149 373.003,01 1243 RANCHO ALEGRE 722789 NOVILLOS 29.940.502,91 94 318.515,99 1267 RANCHO ALEGRE I 722790 NOVILLOS 43.133.532,07 139 310.313,18 1246 CATIRA I 722791 NOVILLOS 43.077.731,22 137 314.435,99 1247 CATIRA II 722792 NOVILLOS 27.066.998,06 87 311.114,92 1248 CATIRA III 722793 NOVILLOS 27.804.307,81 88 315.958,04 1249 CAIMAN 722794 NOVILLOS 59.082.871,72 190 310.962,48

COSTOS DE PRODUCIR LA LECHE POR VAQUERA

CeCo ORDEN INGRESOS COSTOS LITROS Bs./LITROS MB1101 MATAPALO 722736 12.281.850 2.347.198 19.495 120,40 81%1102 VICTORIA 722737 7.912.800 1.930.256 12.560 153,68 76%1103 SANTA RITA 722738 7.623.000 3.108.619 12.100 256,91 59%1104 LARAL 722739 9.487.800 1.527.383 15.060 101,42 84%1105 CEDROS 722740 10.511.550 1.996.857 16.685 119,68 81%1107 LACTUARIO 722741 7.812.000 1.445.032 12.400 116,53 82%1108 RUBIERA 722742 10.430.910 2.493.069 16.557 150,57 76%1109 PITER 722743 8.429.400 1.918.345 13.380 143,37 77%1110 SAN MATEO 722744 7.560.000 1.741.457 12.000 145,12 77%1111 CANAL 722745 7.830.900 1.775.693 12.430 142,86 77%1112 JABILLA 723271 1.228.500 752.186 1.950 385,74 39%1114 ORDEÑO MECANICO 722746 9.635.850 2.119.719 15.295 138,59 78%1802 LOMA LINDA (LLBU) 722747 8.662.500 3.337.617 13.750 242,74 61%

LECHE

COSTOS ACUMULADOS POR ORDEN DE MAQUINARIA

ORDENES ACUMULADOS TR-3964 TRACTOR/JUMBO/3964/Nº56 2.416.983,13 TR-510-20 TRACTOR/RETROEXCAV/JHOND 831.640,47 TR-6610-03 TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/ 344.384,02 TR-6610-05 TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/ 2.474.089,90 TR-6610-07 TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/ 698.885,62 TR-6610-23 TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/ 1.128.041,63 TR-6610-24 TRACTOR/DOBLE/FORD/6610/ 59.508,92 TR-750B-02 TRACTOR/ORUGA/JHONDEER/7 1.616.589,30 TR-7600-11 TRACTOR/SENCILLO/FORD/76 173.620,53 TR-7710-04 TRACTOR/INTERNACIONAL/71 523.353,15 TR-886-01 TRACTOR/DOBLE/INTERNACIO 7.387.894,62 TR-C100-66 TRACTOR/INTERNACIONAL/C- 105.893,57 TR-D4E-08 TRACTOR/ORUGA/CATERPILLE 6.000,00 TR-JUMBO-15 TRACTOR/ORUGA/DRESSER/JU 150.000,00 TR-PATROL-18 TRACTOR/RUEDAS/CATERPILL 261.646,44 TR-SUPER-31 TRACTOR/DOBLE/SUPER6/Nº6 308.047,77 TR-TW10-10 TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW 390.326,19 TR-TW10-17 TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW 318.991,87 TR-TW10-19 TRACTOR/SENCILLO/FORD/TW 397.962,94 TOTAL 19.593.860,07

Flujo de Caja

• Presupuestado.

• Revisiones mensuales.

• Planificaciones semanales.

Presupuesto

• Anual.

• Revisiones Mensuales.

• Correctivos Mensuales.

Reportes Contables

Reportes Contables

• Balance.

• Estado de Ganancias y Pérdidas.

• Flujo de Caja.

• Índices Financieros.

• Comparaciones Presupuestarias.

RATIO ANALYSISJRVC Mensual Mensual Mensual Mensual Mensual

Statement Date: 28/02/04 31/03/04 30/04/04 31/05/04 30/06/04No of Months in Period: 1 1 1 1 1

######## ######## ####### ####### #######

OPERATING (In Bs.)225 Net Sales Growth (%) 142,9% -18,2% 9,4% -2,2% 4,9% 226 Real Net Sales Growth (%) 137,4% -20,1% 6,8% -4,6% 2,3% 227 COGS / Net Sales (%) 18,1% 30,7% 21,5% 34,3% 34,9% 228 S.G.&Adm.Exp / Net Sales (%) -3,1% 29,1% 2,3% 13,9% 14,3% 229 Op. Profit / Net Sales (%) 80,8% 34,6% 70,4% 44,2% 44,2% 230 Net Income / Net Sales (%) 80,7% 34,6% 70,4% 43,3% 42,5% 231 FFO / Net Sales (%) 105,3% 51,4% 77,3% 49,7% 48,9% 232 ROE - Net income / opening Net Worth (%) 10,4% 3,3% 7,2% 4,3% 4,3% 233 ROA - Net income / opening Total Assets (%) 7,4% 2,3% 5,0% 2,9% 2,9% 234 Net Sales / Total Assets (%) 8,2% 6,5% 6,9% 6,5% 5,9% 235 Contribution Margin / Net Sales (%) 97,3% 52,3% 61,2% 62,8% 58,0% 236 Admin Expenses / Net Sales (%) 16,6% 19,6% 70,2% 19,5% 15,5% 237 Break Even / Net Sales (%) 17,0% 37,4% 114,7% 31,1% 26,8% 240 FOCF / Expansionary Capex + Dividends (%) - - - - -

* Datos no reales

RATIO ANALYSISJRVC Mensual Mensual

Statement Date: 28/02/04 31/03/04No of Months in Period: 1 1

######## ########FINANCIAL HIGHLIGHTS (In VEB MM)

214 Net Sales Bs. MM215 Net Income Bs. MM216 Var Invent Bs. MM217 Fix Cost218 Var Inv + Fix Cost219 Contribution Margin Bs, MM220 Admin Expenses Bs. MM221 Break Even Bs. MM222 EVA Bs. MM223 NOCF Bs. MM224 FOCF Bs.MM

OPERATING (In Bs.)225 Net Sales Growth (%)226 Real Net Sales Growth (%)227 COGS / Net Sales (%)228 S.G.&Adm.Exp / Net Sales (%)229 Op. Profit / Net Sales (%)230 Net Income / Net Sales (%)231 FFO / Net Sales (%)232 ROE - Net income / opening Net Worth (%) 233 ROA - Net income / opening Total Assets (%)234 Net Sales / Total Assets (%)235 Contribution Margin / Net Sales (%)236 Admin Expenses / Net Sales (%)237 Break Even / Net Sales (%)238 Assets pledged / Total Assets (%)239 Dividend payout ratio240 FOCF / Expansionary Capex + Dividends (%)

LIQUIDITY241 Current ratio 242 Quick assets ratio (1+dec.)243 Days receivables244 Days inventory245 Days payables246 Cash & Secs (% of Total Assets)247 Cash & Secs (Days Sales)

DEBT248 Leverage (Total Liab / N.Worth + Min.Int.)249 Contingent Leverage (Tot. liab+Cont. liab/NW+MI)250 Short Term Debt Concentration (max.100%)251 Interest Service Ratio (dec.)252 Funds from Operations / Long T. Debt (dec.)253 Debt Serv. Ratio (dec.)254 Total Gross Debt to Capitalization

Mecanismos DisponiblesVentajas y desventajas

• Manual

• Semi computarizado

• Automatizado.

Conclusiones

• Adaptable al medio rural.

• Debe ser oportuna.

• Mejora nuestra RENTABILIDAD.

• Negocio más transparente para todos los involucrados.

• Es posible a todas las escalas.