MODULO DE AUDITORIA

EQUIPO DE TRABAJO NO. 2

COSO ERM ACTIVOS FIJOS

INTEGRANTES1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

ALTAMIRANO GUZMAN ARACELY ALEXANDRA CEDEO GARCIA VANESSA JESENIA HUIRAOCHA FLORES LUISA GISELLA MACIAS PLUAS VICENTE MARCIAL PEREZ FERNANDO MARTINEZ GONZALEZ VANESSA JAZMIN MATUTE NEIRA GINA ANGELICA MORENO MURILLO JONATHAN DAMIAN SOLIS CHAVEZ ELIAS CRISTOBAL REYES GONZALEZ WELLINGTON ALFREDO

AMBIENTE INTERNOPrograma de Control Interno para Activos Fijos En ambiente de control

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organizacin con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente de sus Activos.

AMBIENTE INTERNO

Todos los activos fijos debern ser usados para el mismo ente contable.

Cuando se sustituya el responsable

de un rea debe efectuarse el chequeo de todos los activos fijos tangibles bajo su custodia. bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados. al ente contable. la informacin mnima indispensable de estos bienes, para su correcta identificacin verificndose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente peridicamente

Las bajas, ventas y traslados de estos

Conservar documentacin comprobatoria de la existencia de activos Fijos (Facturas, documentos de importacin, Etc) Deber elaborarse un informe por ocurrencia de modelos de movimientos de los bienes, por bajas traslados, enviados a reparar, Ventas etc.

El rea Contable debe constar con

FORMULACION DE OBJETIVOSOBJETIVOS ESTRATEGICOS1.

Comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa. Verificar la exactitud de los valores en libros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones, ajustes por inflacin, perdida por obsolescencia, etc. ) han sido estimados apropiadamente. Por ejemplo: que no estn sobrevaluados u subvalorados.

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FORMULACION DE OBJETIVOSOBJETIVOS RELACIONADOS1. 2.

OBJETIVOS SELECCIONADOS1.

Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad o error detectado antes o durante el anlisis. Seleccionar un nmero de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacn o por asientos de ajuste

Determinar la correcta clasificacin y presentacin de los activos fijos en los estados financieros. Constatar que estos estn registrados correctamente y de acuerdo a las normas y polticas existentes. Comprobar si la base para la depreciacin se ajusta a las disposiciones legales y a la poltica aprobada por la junta directiva.

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IDENTIFICACION DE EVENTOSDeterioro. Prdida o destruccin de activos fijos. Dispersin geogrfica de las operaciones. Cambios organizacionales, operacionales, tecnolgicos y econmicos. Juicios gerenciales.

FACTORES INTERNOS QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

IDENTIFICACION DE EVENTOS

Competencia, aptitud e integridad del personal.

FACTORES EXTERNOS QUE AFECTAN EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

Tamao del activo, liquidez o volumen. Condiciones financieras y econmicas.

EVALUACION DEL RIESGOVALORACION DEL RIESGO

OBJETIVOEstablecer mecanismos para identificar los riesgos a que esta expuesta la empresa, a fin de que estos sean analizados y administrados de la mejor manera y eficiente en sus controles.

RiesgosToda entidad, esta sujeta a diversos riesgos tanto internos como , por lo que el Departamento de Seguridad Industrial, debe establecer objetivos generales y especficos, en identificar y analizar los riesgos de que estos objetivos no sean afectados o afecten su capacidad para, Salvaguardar sus bienes y recursos de la empresa.

EVALUACION DEL RIESGOCrear un sistema computarizado para el control de caractersticas de cada uno de los activos. activos fijos, en el que se detallen todas las

Elaborar cuadros de depreciacin, por cada activo fijo , tomando en cuenta los porcentajes permitidos por las leyes y normas internacionales de contabilidad. NIC - NIIF. Verificar permanentemente las maquinarias que se alquilan, Controlando, hora y fecha de salida y entrada; adems chequear las condiciones fsicas del equipo, antes y despus que sean utilizadas, y con esto realizar los respectivos mantenimiento de la misma. Dar mantenimiento preventivo permanentemente a las maquinarias y a las instalaciones de todo tipo que se encuentren en la empresa, para evitar posteriores inconvenientes . Ej. Elctricas, aire acondicionados o equipos de cmaras, maquinarias, etc.

EVALUACION DEL RIESGO

Cada empleado de la empresa , debe cuidar su s herramientas de trabajo y notificar el malestar de los mismos cuando tengan problemas (muebles, mquinas, equipos ,maquinarias etc.), estos deben tener controles de recibido y entregados con sus respectivas fichas de control. Reportar oportunamente las fallas que posean los equipos y maquinarias, o cualquier tipo de bien mueble para que estas sean reparadas en el momento oportuno, evitando as gastos mayores . Verificar la existencia fsica de los bienes con tarjetas de control y registros contables. Fortalezas y debilidades tanto internas como externas; as como las oportunidades y amenazas que posee la empresa.

EVALUACION DEL RIESGOEste es un proceso paralelo a la valoracin de riesgos, que implica la identificacin de las condiciones cambiantes, para identificar y comunicar sucesos que afecten a las actividades, de objetivos de la empresa y el anlisis de las oportunidades asociadas a los riesgos que se presente. Es competencia del departamento de seguridad industrial, el que deber manifestar las situaciones difciles a la empresa general. Adems deben analizar estratgicamente las fuerzas que se mueven en su entorno como los proveedores, clientes, competencia, productos de sustitutos y competidores potenciales.

RESPUESTA AL RIESGO

Determinar las acciones preventivas y correctivas para responder al riesgo.

O B J E T I V O

Hace relaciones de costo y beneficio en funcin de la tolerancia al riesgo. Se gestiona el riesgo: evita, comparte, acepta, mitiga.

RESPUESTA AL RIESGOEvitar rediseo de las polticas internas de la empresa en cuanto al manejo y responsabilidad de las maquinarias

E V A L U A C I O N

P O S I B L E S

Reducir optimizar los procedimientos e implantacin de controles internos en el mantenimiento que se les da a los activos de una manera ms consecutiva durante el tiempo de vida til.

R E S P U D E E S T A S

Compartir transferir el riesgo a travs de plizas de seguro para todos los activos fijos.

Aceptar el riesgo riesgo residual que se mantiene debe ser considerado al momento de su adquisicin y registro en los asientos contables, elaborando el debido cuadro de depreciacin

RESPUESTA AL RIESGOy

Las respuestas deben ser evaluadas en funcin de alcanzar el riesgo residual y se compara con los niveles de tolerancia al riesgo y pueden estar enmarcadas en las siguientes categoras:EVALUACION

Verificar si la direccin determin una respuesta a los riesgos significativos. Para el riesgo de perder la disponibilidad de los sistemas informticos del control de los registros de los activos fijos, una opcin ms viable es la implantacin de un Plan de Contingencia.

SELECCIN DE RESPUESTAS: Existe un plan de implantacin para ejecutar las respuestas Establecimiento de acciones de control para asegurarse que se lleva a cabo la respuesta a los riesgos

MANEJO DE CAMBIO Actividades que se deben llevar a cabo con distintas caractersticas como preventivas, detectivas y correctivas: Aprobaciones, Reconciliaciones, Fianzas y seguros, Revisin de desempeo operacional, etc.

RESPUESTA AL RIESGOAl igual encontramos tipos de controles como: DETECTIVOS: diseado para detectar hechos indeseables como robo de maquinarias o mala contabilizacin de los activos fijos. Ejerce una funcin de vigilancia, actan cuando se evaden los preventivos. PREVENTIVOS: diseados para prevenir resultados indeseables, reducen la posibilidad de que se detecte, estn incorporados a los procesos en forma imperceptible, gua evitan que existan las causas. CORRECTIVOS: diseado para corregir efectos de un hecho indeseable, corrige causas del riesgo que se detectan, ayuda a la investigacin y correccin de causa.

RESPUESTA AL RIESGOEVALUACION DEL RIESGOSe necesitan controles sobre la totalidad de los sistemas: administrativo, financiero y de cumplimiento. Pueden aplicarse controles diferentes dependiendo del rea a monitorear, el proceso de la informacin puede ser computarizada y otros que son estrictamente manuales. Como su nombre lo indica, los controles de aplicacin estn diseados para controlar las aplicaciones en proceso, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto, autorizacin y validacin de las transacciones.

ACTIVIDADES DE CONTROLOBJETIVO: Determinar actividades de control en todos los niveles de . la entidad que aseguren la aplicacin efectiva de las acciones establecidas por la administracin.

INTEGRACIN CON LA RESPUESTA AL RIESGO. RIESGOS No llevar registros detallados de los bienes de la empresa No verificar permanentemente las salidas y entradas de maquinarias que se alquilan No proporcionar mantenimiento preventivo constante a las maquinarias No reportar oportunamente las fallas de los equipos y maquinarias.

ACTIVIDADES DE CONTROL1. Adquisicin de activos fijos a. Las adquisiciones de activos fijos se registran correctamente y en el perodo apropiado. 2. Administracin de los activos fijos Actividades de control: a. Los registros de mantenimiento del activo fijo se llevan con precisin. b. Los activos fijos deben ser salvaguardados adecuadamente. c. Los registros del mantenimiento del activo fijo se actualizan oportunamente. d. Los activos fijos reflejan las circunstancias y las condiciones econmicas existentes del negocio, de acuerdo con las polticas contables que se estn utilizando. e. El consejo de administracin prepara programas para el mantenimiento de los activos.

ACTIVIDADES DE CONTROLMantenimiento de archivo maestro (base de datos) de los activos fijos: Actividades de control: a. Solamente se realizan los cambios vlidos a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos.

b. Los cambios a los registros y/o al archivo maestro de activos fijos se procesan oportunamente. c. La gerencia revisa peridicamente los registros y/o la informacin del archivo maestro de activos fijos para mantener su precisin y actualizacin. d. Se realizan recuentos peridicos de activos fijos y se concilian con los registros y/o con el archivo maestro de los mismos. e. Los cambios contabilizados en los registros y/o en el archivo maestro de activos fijos se comparan con los documentos fuente autorizados para asegurarse de que fueron registrados correctamente.

ACTIVIDADES DE CONTROLDepreciacin de activos fijos a. Los cargos por depreciacin se calculan y se registran correctamente el periodo apropiado. Bajas de activos fijos a. Las bajas de activos fijos registradas representan bajas reales. b. Las bajas de activos fijos se calculan y se registran correctamente en el perodo apropiado.

ACTIVIDADES DE CONTROLPolticas y procedimientos: Establecer polticas a los empleados que puedan cumplirse:

El personal que maneje las maquinarias debe ser idneo y con conocimientos en el manejo. El control de los activos fijos debe ser realizado por una sola persona. Todos los empleados incluyendo la gerencia deben cumplir con el horario de trabajo y con las actividades diarias.Los empleados debern realizar los procedimientos establecidos para cada una de las actividades.

INFORMACION Y COMUNICACION

La informacin es necesaria para el progreso de los objetivos fijados por la organizacin, tanto informacin interna como externa. Con la informacin oportuna, precisa y fiable la direccin puede tomar decisiones precisas y congruentes con sus objetivos.

INFORMACION Y COMUNICACIONEn el caso de la comunicacin tocando el tema de activos fijos, podemos mencionar los siguientes puntos. 1.9. Ingreso de un activo fijo a la contabilidad El aplicativo de activos fijos es el auxiliar contable, por eso la importancia de tenerlo actualizado y depurada su informacin. Ingresar un activo fijo a la aplicacin significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como descripcin, proveedor, centro de costo usuario, responsable del activo, etc. La Oficina de Activos Fijos efecta el ingreso del activo en la aplicacin con base en los documentos que sin excepcin debe recibir de parte de las reas que los adquieren y bsicamente son: Copia de la factura Copia de la orden de compra Copia del pedido o de la constancia de recibido del activo

INFORMACION Y COMUNICACIONTodo traslado que se realice a un activo a un activo fijo debe ir acompaado de un formato correspondiente, de lo contrario, el activo fijo puede ser retenido por los auxiliares de seguridad. Este tipo de movimiento no ser registrado en la base de datos por la Oficina de Activos Fijos, que solo lo har cuando el traslado implique actualizacin de la base de datos. Se puede utilizar otro formato para el traslado definitivo. Este tipo de traslado implica necesariamente la actualizacin en la aplicacin de activos fijos de los cambios dados.

INFORMACION Y COMUNICACIONCuando se presenta la desvinculacin de un trabajador el Dpto. de RRHH debe enviar un comunicado por correo indicando la separacin del mismo e indicando el nombre de la nueva persona responsable de manejar el activo Una vez la dependencia conoce sobre el retiro de un empleado debe solicitar a la Oficina de Activos Fijos la tarjeta de activos a cargo, con el fin de verificar el estado en que se encuentran dichos activos y definir quin asumir la responsabilidad una vez la persona se retire. Si el estado de algn activo es defectuoso debido al manejo por parte del responsable o no se encuentra, la Oficina de Activos Fijos reporta lo sucedido a Dpto de RRHH con el fin de que se tomen las medidas disciplinarias del caso. El empleado responsable asumir de sus prestaciones sociales el costo de reponer o reparar el activo fijo afectado.

MONITOREO

El monitoreo es el proceso que evala la calidad del desarrollo del control interno en el tiempo, mediante una evaluacin continua de los controles, tomando las acciones correctivas necesarias

MONITOREOLa propiedad planta y equipo como componente de la posicin financiera reflejada en los Estados Financieros requiere un manejo y control riguroso en forma permanente ya que Constituye el principal activo de la Institucin Con el monitoreo se Establecen funciones y responsabilidades para el adecuado manejo de los activos fijos de una compaa en lo que respecta a las actividades relacionadas a: recepcin, asignacin, Salvaguarda, mantenimiento y control de los mismos. Con el monitoreo se podr detectar defectos mecnicos nacientes mucho antes que presenten una amenaza a la maquinaria y a la produccin; estos anlisis no solo detectan grandes posibles fallas.

MONITOREOEstablece los procedimientos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripcin de sus caractersticas fsicas y tcnicas. Promover la racionalidad en la distribucin, uso y conservacin de los activos Fijos Los custodios de los activos fijos firmaran un acta de responsabilidad, que garantice su control Ayuda al debido uso de los activos, custodia, preservacin de lo bienes que le sean asignados. Verificacin fsica peridicas, sorpresivas y a requerimiento de instancias superiores Que la codificacin de control fsico est unificada, controlada permanentemente y debidamente sistematizada. Los bienes muebles e inmuebles debern ser registrados y controlados por la Direccin Financiera.

MONITOREOCon el Monitoreo Se puede evitar:Exceso en los costos de mantenimiento correctivo del activo en particular.

Desgaste del activo en particular dependiendo la clase de activo.

Reduccin de tiempo muerto inesperado.

MONITOREOCon el Monitoreo Se puede evitar:

Perdida de materia prima

Desequilibrios dinmicos del activo Fijo (Maquinaria)

Irregularidad del motor

Imprecisiones en cuanto al montaje