Activos Fijos, amortizaciones

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Tema 29, 33 Y 37 : Proceso de creación, contabilización, amortización, subvención y baja de activos fijos en SAP. CREAR UN ACTIVO FIJO Objetivo: Crear una ficha de inmovilizado (registro maestro de un activo fijo). Descripción del procedimiento : PATH de acceso: En la pantalla inicial para la creación de registros maestros de inmovilizado hay que seleccionar la clase de inmovilizado del inmovilizado que queremos crear y nuestra sociedad (en caso de empresa de vivienda es 0026). Tenemos la posibilidad de tomar como referencia o modelo otro registro de inmovilizado. Vía Menús Finanzas Gestión Financiera activos fijos activo fijo Crear Vía Código de Transacción AS01

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Tema 29, 33 Y 37 : Proceso de creación, contabilización, amortización, subvención y baja de activos fijos en SAP.

CREAR UN ACTIVO FIJO

Objetivo: Crear una ficha de inmovilizado (registro maestro de un activo fijo).

Descripción del procedimiento :

• PATH de acceso:

En la pantalla inicial para la creación de registros maestros de inmovilizado hay que seleccionar la clase de inmovilizado del inmovilizado que queremos crear y nuestra sociedad (en caso de empresa de vivienda es 0026). Tenemos la posibilidad de tomar como referencia o modelo otro registro de inmovilizado.

Vía Menús Finanzas → Gestión Financiera → activos fijos →

activo fijo → Crear Vía Código de Transacción AS01

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Una vez hemos determinado la clase de inmovilizado a la que queremos asignar dicho inmovilizado, indicamos la sociedad donde lo queremos crear (00XX) en caso de la empresa de vivienda es 0026 y, opcionalmente, podemos utilizar el registro de inmovilizado de referencia. Seguidamente pulsamos INTRO y pasamos a la pantalla siguiente: Nota: Si rellenamos el campo cantidad de activos fijos iguales, por ejemplo 5, se crean 5 activos fijos iguales de una sola vez.

Los datos que hay rellenar en las pantalla son los siguientes: Denominación: Descripción del inmovilizado que se trate. Número de inventario: Se almacenará un número de inventario para el Activo fijo .Si no hay inventario en la empresa no se rellena. Cantidad: Este campo se rellena automáticamente según el indicador Debe/Haber del movimiento. Además también es posible especificar una cantidad ya en el momento de crear un registro maestro. Sin embargo, tener en cuenta que la cantidad indicada en el momento de actualizar el registro maestro (por ejemplo 1) se suma con una posible entrada de cantidad efectuada al contabilizar el alta.

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Los campos incluidos dentro de Información contabilización se rellenarán de forma automática. Pulsamos Intro y aparecen los campos incluidos en la carpeta Dependiente tiempo:

La imputación que se indique en éstos campos será la que el sistema tome cuando ejecute las amortizaciones. En la mayor parte de los casos habrá que rellenar un centro de coste exceptuando los elementos sobre los cuales se controle su mantenimiento, en éste caso se imputarán a una orden de CO. En concreto esto ocurrirá en las siguientes empresas y elementos: EMTUSA: Maquinaria, vehículos y en el utillaje. EMULSA: Maquinaria, vehículos y en el utillaje. EMVISL: Viviendas EMASA : Maquinaria, vehículos y en el utillaje. Centro: Centro logístico. En éste caso se ha creado un centro logístico en cada Sociedad FI, por lo tanto, todos los activos fijos pertenecerán al mismo centro.

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Pulsamos Intro y pasamos a la siguiente carpeta:

En el campo CLAS_INMO: Se rellenará el criterio correspondiente a cada inmovilizado.Se despliega y se busca el que corresponda, una vez encontrado doble clic sobre él. Medida de fomento a la inversión: Solo se rellena en el caso que el activo fijo esté subvencionado.Se explicará detalladamente en el apartado de las subvenciones. Pulsamos Intro y pasamos a la pantalla siguiente:

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El campo de Proveedor se rellenará de forma automática al dar de alta un activo. Los campos incluidos dentro del apartado de Datos internos se rellenará de forma automática cuando se realice un traspaso de activos, guardándose los datos del inmovilizado original. Es decir, no se rellena nada, lo coge el sistema automáticamente cuando demos de alta el activo fijo. Pulsamos intro y visualizamos la última pantalla:

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No se rellena nada , lo coge el sistema automáticamente. Para las siete empresas municipales se han creado dos áreas de valoración. Área contable (gestiona los asientos contables) y el área fiscal (gestiona la amortización fiscalmente permitida). Adicionalmente se utilizarán otras cinco áreas de valoración para el tratamiento de las subvenciones. Para cada Área de valoración aparecerán por defecto la clave de amortización y la vida útil. Clave de amortización: Controla la valoración (amortización que tiene que calcular periódicamente) de activos fijos en las áreas de valoración correspondientes. Las claves de amortización que se han definido son las siguientes:

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La clave de amortización Z000 se utilizará para el inmovilizado en curso y para los terrenos. Vida útil: Se rellenarán los años que se espera utilizar y amortizar el bien económico. Per: Período corresponderá al número de períodos en los cuales se utilizará el activo fijo de forma adicional a los años especificados. Clic en el disquete y el sistema al grabar nos dará un número de activo fijo.

CONTABILIZACION DE BAJA DE UN ACTIVO FIJO

Objetivo: Dar de baja un inmovilizado, ya sea debido a una venta (baja con ingresos), o bien con destino a chatarra (baja sin ingresos).

Baja con ingresos con deudor

Objetivo: Dar de baja un inmovilizado por venta a un deudor Descripción del procedimiento:

• PATH DE ACCESO:

Vía Menús Finanzas → Gestión financiera → Activos Fijos →

Contabilización → Baja → Baja con ingresos → Con deudor

Vía Código de Transacción F-92

Código Denominación

Z000 Sin amortización y sin intereses

ZLIN Amortización Lineal en función de vida útil restante.

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Campos a rellenar:

• Fecha doc: Normalmente será la fecha de en la que se ejecuta el documento.

• Fecha contab: Fecha de contabilización del documento. • Cuenta: Número del deudor.

Pulsando INTRO o el icono verde de la esquina superior izquierda pasamos a la siguiente pantalla.

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Campos a rellenar:

• Importe: Importe total de la factura, IVA incluido. • Calcular IVA: Su finalidad es que sistema calcule automáticamente el

IVA. • In imp: Colocamos el indicador de IVA correspondiente a la factura( N3

si es el 16%) . • ClvCT: “Clave contable”. En nuestro caso corresponde una clave 50

“Haber” • Cuenta: Cuenta de ingresos de contrapartida por baja de inmovilizado.

Utilizaremos la cuenta 771000

Pulsando INTRO o el icono verde pasamos a la segunda posición del documento.

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Campos a rellenar:

• Importe: introducimos el mismo importe que colocamos en la primera posición del documento, o bien, si no lo recordamos pondremos un asterisco, de forma que el sistema recoga el importe de la primera posición de forma automática.

• Baja de inmov: marcamos este indicador. Pulsando intro el sistema nos da la posibilidad de introducir el número del elemento de inmovilizado a dar de baja.

Campos a rellenar:

• Activo fijo: número de activo fijo a dar de baja. • Clase de movimiento : número correspondiente al movimiento de baja

que vamos a realizar (210). • Fecha ref: fecha de referencia a partir de la cuál el sistema calcula la

última amortización a realizar para el elemento de inmovilizado dado de baja. Esta amortización se realizará el último día del mes siguiente a la fecha de referencia.

• Baja total: si marcamos este indicador el sistema entiende que vamos a dar de baja completamente al elemento de inmovilizado.

Si la baja no va a ser total tenemos dos posibilidades: Impte contab: Introducimos en términos monetarios la parte de inmovilizado a dar de baja.

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ó Porcentaje: Introducimos el porcentaje del elemento a dar de baja. Pulsamos el botón continuar y haciendo de nuevo clic arriba en el menú en Documento / Simular, podremos ver el documento contable:

Pulsando el icono “contabilizar” o en disquete , el documento quedaría contabilizado. El sistema nos dará automáticamente un número de documento.

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Baja sin Ingresos

Objetivo: Dar de baja un inmovilizado por desguace.

Descripción del procedimiento:

• PATH DE ACCESO:

Vía Menús Finanzas → Gestión financiera → Activo fijo →

Contabilización → Baja → Baja por desguace Vía Código de Transacción ABAVN

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Simular: Para ver el asiento contable que realiza al

final.

Campos a rellenar: • Activo fijo: número de inmovilizado que se va a mandar a desguace. • Fecha doc: fecha en la que se realiza el documento. • Fecha contab: fecha de contabilización del documento. • Periodo: periodo contable de la baja. 1 sera enero, 2 febrero .... • Clase de mov: Clase de movimiento de baja. En este caso hemos puesto el

200 “baja sin ingreso”, aunque podríamos utilizar otros, como el 250 “baja de inmovilizado nuevo sin ingreso”, dependiendo del periodo de permanencia del elemento de inmovilizado en nuestro activo.

• Fecha ref: es la fecha valor para la contabilidad de inmovilizados. La última

contabilización del elemento de inmovilizado (si se da totalmente de baja) o en su defecto de la parte dada de baja.

• Baja total: marcando este indicador el sistema interpreta que se da de baja todo el elemento.

• Dos campos que se usan alternativamente si la baja es parcial:

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• Impt contab: valor de la parte del elemento que se da de baja. • Porcentaje: porcentaje del valor del bien que se da de baja.

Pulsando el botón Simular podemos ver el documento contable que generaría la baja:

Ejecución de Amortizaciones

Objetivo: Contabilizar de forma automática (en masa) las amortizaciones correspondientes a los elementos de inmovilizado.

Descripción del procedimiento:

• PATH DE ACCESO:

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Vía Menús Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos → Op.

periódicas → Ejecuc amortización → efectuar Vía Código de Transacción AFAB

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Campos a rellenar: • Sociedad: sociedad para la que vamos a realizar la contabilización de

amortizaciones. • Ejercicio: año en que nos encontramos. • Periodo contable: nuestras sociedades tienen definidos doce periodos

contables, las amortizaciones normales se realizarán para los periodos 1 a 12 . Tener en cuenta que en la amortización normal no se puede contabilizar un periodo sin hacerlo antes con el anterior.

• Motivo de ejecución de contab: • Planificada: Se marca este indicador cuando se trata de una

amortización normal, es decir estamos ejecutando la próxima amortización regular. Se ejecuta en masa, no se puede realizar para un solo elemento de inmovilizado.

• Reejecución: reejecutamos la contabilización del último periodo, normalmente debido al cambio de parámetros de amortización. Se puede realizar para un solo elemento de inmovilizado.

• Restart: Si la ejecución de amortización se interrumpe, debe lanzarse de nuevo en este modo. No puede lanzarse en modo test.

• No planificada: Posibilita amortizar saltándonos periodos. No se puede ejecutar para un solo elemento de inmovilizado.

• Otras opciones: • Listar inmovilizados: Con el indicador marcado, el sistema listará

todos los elementos sobre los que se hayan registrado contabilizaciones.

• Ejecución prueba: Con el indicador marcado, el sistema nos mostrará los apuntes que realizará, pero en modo prueba (sin contabilización real).

• Nombre del juego de datos: por defecto el nombre para contabilizar amortizaciones es RABUCH, nosotros podemos ponerle cualquier otro que nos facilite su búsqueda a la hora de ejecutarlo.

Pulsando F8 o el icono “ejecutar” nos saldrá la ejecución en prueba (sí tenemos marcado el indicador “ejecutar en prueba):

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Pulsamos si:

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Pulsando la flecha verde volvemos a la pantalla inicial, si quitamos el indicador “ejecutar en prueba” y seguimos el PATH: Programa → Ejec proc fondo.

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Pulsamos grabar, lo que nos pasa a la pantalla siguiente

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Pulsamos

Nos saldrá en pantalla este mensaje.

Para ejecutar el programa debemos seguir la ruta: Sistema → Servicios → Batch input → Carpetas Veremos la pantalla siguiente:

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Para facilitar la búsqueda de nuestra ejecución de amortización podemos rellenar los campos: • Juego de datos: en nuestro caso hemos mantenido el nombre que da SAP

al juego de datos de amortización. Como ya señalamos al indicar los campos a rellenar en la pantalla de contabilización de amortizaciones, podíamos haber cambiado el nombre del juego de datos. Si lo hubiéramos hecho así, ese nombre es el que deberíamos traer a este campo.

• Fecha de creación: es una restricción más para facilitar la búsqueda de nuestro juego de datos.

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Si pulsamos F8 ó (juego de datos���� Procesar)

Pulsamos el botón “Ejecutar”: El sistema nos indica que el juego de datos se está ejecutando en proceso de fondo. CONTABILIZAR UNA SUBVENCION :

Objetivo: Vamos a establecer el importe que hay que subvencionar por activo fijo.

Descripción del procedimiento:

• PATH DE ACCESO: Vía Menús Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos →

Contabilización → Fomento a la inversión Vía Código de Transacción ABIF

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Campos que deben ser introducidos: CAMPO EXPLICACIÓN Introducir

obligatoriamente Sociedad Entidad jurídica en la que se realizan las

contabilizaciones Sí

Activo fijo Número que identifica el registro maestro del activo fijo

Fecha factura. Es la fecha de creación del documento original.

Fecha Contab. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.

Periodo El número de documento de referencia contiene el número que el documento tiene con la empresa colaboradora. El número de documento de referencia sirve como criterio de búsqueda en la visualización y modificación de documentos

Clase mov. Seleccionar el movimiento correspondiente a la medida de inversión introducida en el registro maestro del

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activo.

Pulsamos Intro y pasamos a la pantalla siguiente:

CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente

Importe Valor del activo fijo que es subvencionado Sí Fecha ref Fecha valor para la contabilidad de

activos fijos.

Cta contrapartida.

Cuenta de Hacienda Pública o de bancos. Sí

Texto Información adicional que se quiera introducir.

Clase de documento

Campo que se utiliza para clasificar los documentos contables, Se puede rellenar como AA, clase de documento para las contabilizaciones de los activos fijos.

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Pulsar

Se visualiza el documento que se va a contabilizar, pulsamos Grabar y se contabiliza la subvención. Nota: Si se quiere contabilizar la subvención contra un tercero se hubiera

utilizado la transacción F-90, Contabilizar contra acreedor, como se indica en el manual anterior. La única diferencia respecto al mismo sería la clase de movimiento, en vez del movimiento 100 se introduciría el correspondiente a la subvención (dicho movimiento empezará por la letra I).