Manual Usuario Activos Fijos

318
MANUAL DEL USUARIO ACTIVOS FIJOS Versión 7.00

description

Manual Usuario Activos Fijos Softland ERP

Transcript of Manual Usuario Activos Fijos

Page 1: Manual Usuario Activos Fijos

MANUAL DEL USUARIO

ACTIVOS FIJOS

Versión 7.00

Page 2: Manual Usuario Activos Fijos

© 2013 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland y el logo de Softland ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en

Latinoamérica, España y/u otros países. Todas las demás marcas son propiedad de sus

respectivos fabricantes.

Page 3: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Índice General i

Índice General

Acerca de esta Guía 1

Nota Introductoria ................................................................................................... 1 Audiencia ................................................................................................................ 1

Conocimiento Necesario ............................................................................. 1 Convenciones Utilizadas ......................................................................................... 1 Documentación Adicional ....................................................................................... 2

Introducción a Activos Fijos 3

Nota Introductoria ................................................................................................... 3 Características ......................................................................................................... 3 Beneficios ............................................................................................................... 4 Definiciones ............................................................................................................ 4

Activo Fijo.................................................................................................. 4 Depreciación ............................................................................................... 5 Mejora ........................................................................................................ 5 Revaluación ................................................................................................ 6 Superávit por Revaluación .......................................................................... 6 Valuación ................................................................................................... 6

Definición de las Características Generales de su Compañía 7

Nota Introductoria ................................................................................................... 7 Integración .............................................................................................................. 7 ¿Cómo Implanta el Módulo?.................................................................................... 8 Parámetros del Módulo ............................................................................................ 9

Descripción de Carpetas ............................................................................ 11

Información General para las Transacciones de Activos Fijos 27

Nota Introductoria ................................................................................................. 27 Tipos de Activo ..................................................................................................... 27

Manejo de Tipos de Activos ...................................................................... 29

Page 4: Manual Usuario Activos Fijos

ii Índice General Activos Fijos

Centros de Costo.................................................................................................... 44 Manejo de Centros de Costo ...................................................................... 45

Índices de Precios .................................................................................................. 47 Manejo de Índices de Precios .................................................................... 48

Asignación de los Centros de Costo ....................................................................... 52 Manejo de Asignación de Centros de Costo ............................................... 52

Histórico de Revaluaciones .................................................................................... 55 Funciones Especiales ................................................................................. 56 Manejo de registros Históricos de Revaluaciones ....................................... 58

Tipos de Observaciones ......................................................................................... 63 Histórico de Depreciaciones ................................................................................... 65

Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 66 Manejo de Histórico de Depreciaciones ..................................................... 67

Estado de Activo.................................................................................................... 69 Manejo de Estado de Activos .................................................................... 70

Tipo de Acción ...................................................................................................... 72 Manejo de los Tipos de Acción.................................................................. 73

Activos 77

Nota Introductoria.................................................................................................. 77 Activos Fijos ......................................................................................................... 77

Función especial ........................................................................................ 79 Manejo de Activos Fijos ............................................................................ 80 Funciones especiales ................................................................................. 81

Mejoras ............................................................................................................... 122 Funciones especiales ............................................................................... 123 Manejo de Mejoras .................................................................................. 126 Funciones especiales ............................................................................... 158 Manejo del Registro de Acciones ............................................................ 159 ¿Cómo aprobar acciones? ........................................................................ 166 ¿Cómo deseleccionar las acciones? .......................................................... 167

Consultas! 169

Nota Introductoria................................................................................................ 169 Manejo de Consultas ............................................................................... 169

Reportes 177

Nota Introductoria................................................................................................ 177 Depreciación de Activos ...................................................................................... 177

Page 5: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Índice General iii

Por Código de Activo .............................................................................. 178 Por Tipo de Activo .................................................................................. 185 Por Centro de Costo ................................................................................ 192

Revaluación de Activos ....................................................................................... 200 Valoración de Activos ......................................................................................... 203 Índices Faltantes para Revaluación ...................................................................... 206 Impuesto a los Activos ........................................................................................ 207 Impuesto sobre la Renta....................................................................................... 209

Procesos 213

Nota Introductoria ............................................................................................... 213 Depreciación Mensual ......................................................................................... 214 Revaluación de Activos ....................................................................................... 218 Retiro de Activos ................................................................................................. 222 Recálculo de Acumulados ................................................................................... 226 Generación Depreciaciones Históricas ................................................................. 227 Aplicación de Acciones ....................................................................................... 229 Reversión de Depreciaciones ............................................................................... 231 Cambio Estado .................................................................................................... 235

Funciones Especiales .............................................................................. 237 Generación de Asientos de Ingreso ...................................................................... 237

Opciones Configurables 239

Nota Introductoria ............................................................................................... 239 Opción Configurable para el Reporte de Impuesto sobre la Renta ........................ 240 Opción Configurable para el Reporte del Impuesto a los activos .......................... 244 Pasos para cargar el histórico de depreciaciones con ayuda de Access .................. 247 Fórmulas ............................................................................................................. 253

Revaluación de Activos........................................................................... 253 Depreciación de Activos ......................................................................... 273

Formato de Reportes 287

Depreciación de Activos ...................................................................................... 287 Por Código.............................................................................................. 287 Por Centro de Costo ................................................................................ 291

Revaluación de Activos ....................................................................................... 293 Desglosado ............................................................................................. 293 Sólo totales ............................................................................................. 294

Valoración de Activos ......................................................................................... 295

Page 6: Manual Usuario Activos Fijos

iv Índice General Activos Fijos

Desglosado.............................................................................................. 295 Sólo Totales ............................................................................................ 296

Índices Faltantes para Revaluación....................................................................... 297 Impuesto a los Activos ......................................................................................... 298

Totales .................................................................................................... 298 Sólo Totales ............................................................................................ 299

Impuesto sobre la Renta ....................................................................................... 300 Activos Nuevos ................................................................................................... 301 Activos Inconsistentes ......................................................................................... 302

Parámetros en Archivos *.ini 303

Nota Introductoria................................................................................................ 303 AF_TCambioFechaAdquisicion=SI ......................................................... 303

Control de Seguridad 305

Nota Introductoria................................................................................................ 305 Definición de los Privilegios.................................................................... 305

Glosario 310

Page 7: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Índice General 1

INTRODUCCIÓN GENERAL

Acerca de esta Guía

NOTA INTRODUCTORIA El módulo de Activos Fijos le permite al usuario, controlar de una manera

más fácil, los activos fijos que forman parte de la empresa, así como las

depreciaciones y revaluaciones que los afecten.

AUDIENCIA Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo de

Activos Fijos como ayuda al manejo y control del inmobiliario de la

empresa, y además para personal que requiera realizar movimientos que impliquen cambios relacionados con los activos fijos desde módulos

auxiliares.

CONOCIMIENTO NECESARIO Para entender el funcionamiento lógico del módulo de Activos Fijos es

necesario que el usuario tenga conocimiento amplio del ciclo contable en lo referente a lo relacionado con los activos fijos, y del manejo de los módulos de

Softland relacionados con el ciclo mismo como lo es Contabilidad

General.

CONVENCIONES UTILIZADAS A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato utilizado en este manual.

A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato utilizado en esta ayuda sensible al contexto.

Page 8: Manual Usuario Activos Fijos

2 Acerca de esta Guía Control Bancario

Característica Se refiere a... Negrita Especial Texto que se desea recalcar

Negrita Cursiva Módulos u opciones de Softland

Nota Presenta condiciones importantes sobre el tema

Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el proceso descrito

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán el uso de Softland

Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarán a lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal:

• Cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto

de todos los módulos que componen el producto.

• Por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que

compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,

Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar, Control Bancario, etc.

• La guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las opciones y características posibles que identifican al sistema, de

manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará con

base en este criterio.

DOCUMENTACIÓN ADICIONAL A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser

consultados y que se relacionan con este módulo.

Si desea conocer de... Refiérase a... Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema

Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini

Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema

Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema

Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema

Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema

Funcionamiento básico Manual Básico de Softland ERP

Page 9: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Introducción a Activos Fijos 3

CAPÍTULO 1

Introducción a Activos Fijos

NOTA INTRODUCTORIA Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Activos Fijos. Se

detalla:

Las Características de Activos Fijos.

El manejo general del sistema.

La ejecución de funciones estándar del sistema Softland.

Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Activos Fijos.

Definiciones.

CARACTERÍSTICAS Entre las cualidades más importantes de este módulo están:

1) Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.

2) Manejo fácil y seguro de las depreciaciones y revaluaciones de los activos.

3) Compatibilidad con Microsoft Excel para generación de reportes.

4) Totalmente operacional en redes (sistema multiusuario).

5) Fácil configuración de opciones propias del módulo.

6) Fácil proceso de consulta sobre históricos de depreciaciones y revaluaciones de los activos fijos.

7) Permite la generación de reportes y listados para cualquier período de una manera rápida.

8) Permite la generación y visualización de asientos contables, según el

tipo específico de movimiento.

Page 10: Manual Usuario Activos Fijos

4 Introducción a Activos Fijos Activos Fijos

9) Cada movimiento es registrado en la base de datos de manera integral, de modo que los datos en general estén siempre actualizados.

10) Permite la actualización rápida de los acumulados de los diferentes activos y sus respectivas mejoras.

BENEFICIOS Los principales beneficios se enumeran a continuación:

1. Ofrece al cliente la ventaja de poder agilizar la generación de

documentos mediante reportes de fácil entendimiento, generados a partir de cualquier rango de tiempo y tipo de activos de una manera rápida.

2. A nivel general le proporciona al usuario la posibilidad de obtener las valoraciones reales de los activos para llevar un estricto control sobre

las posibles acciones a tomar respecto a los activos, como su respectivo

desecho, actualización o venta.

3. El manejo de la depreciación se puede hacer utilizando diferentes

métodos para su respectivo cálculo y revaluación de los activos fijos de

la empresa, dando diferentes opciones para dichos cálculos dependiendo del tipo de activo y contabilidad que lleve la empresa.

4. La posibilidad de integrar los módulos de Activos Fijos, Contabilidad General y Compras permite que en forma

automática se repliquen los asientos contables de los movimientos

realizados por la depreciación y revaluación de los activos fijos de la empresa dando a la empresa consistencia y constante actualización en la

contabilidad general.

DEFINICIONES

ACTIVO FIJO Las empresas utilizan en sus actividades activos de naturaleza duradera y de largo plazo. Estos activos son conocidos como activos fijos, los cuales abarcan

terrenos, edificios (oficinas, fábricas almacenes, etc.) y equipo (maquinaria,

mobiliario, herramientas, etc.). Las características principales de los activos

fijos son las siguientes:

Se adquieren para utilizarlos en las operaciones, no para revenderlos.

Page 11: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Introducción a Activos Fijos 5

Son de larga duración y por lo general están sujetos a depreciación (a excepción de los terrenos).

Poseen existencia física.

DEPRECIACIÓN La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera

racional y sistemática. Lo anterior se hace para realizar la asignación contable

entre el ingreso producido por el activo y el costo de los ingresos

(depreciación). Se dice que es una estimación porque no se puede saber con certeza cuánto se desgasta un activo, pero se debe tener un parámetro para

establecer los gastos.

La asignación del costo del activo dependerá de la base para la depreciación, la estimación de la vida útil y el método de depreciación.

La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo menos el valor de salvamento (el valor asignado al activo al finalizar su vida).

La vida útil es el número de meses, años o días que se estima un activo durará en depreciarse.

Los métodos de depreciación determinan como se asignará el costo del activo en el tiempo. Hay varios métodos, por ejemplo, el método de línea recta, suma

de dígitos, etc.

MEJORA Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro activo.

Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición de aire acondicionado a la oficina, aumentan el potencial de servicios de la instalación

y se debe capitalizar y oponer a los ingresos que resultarían en el futuro.

Las mejoras o adiciones se incorporan al valor del activo y deben ser depreciados de acuerdo con la vida útil de la mejora. En ciertas ocasiones, las

mejoras incrementan la vida útil de un activo y esto debe ser tomado en cuenta

para las futuras depreciaciones de tal activo.

Las reparaciones ordinarias (desembolsos para conservar los activos en

operación) y el mantenimiento (limpieza de máquinas por ejemplo) no deben ser registrados como mejoras, pues no son una ampliación del activo ni

incrementan su vida útil.

Page 12: Manual Usuario Activos Fijos

6 Introducción a Activos Fijos Activos Fijos

REVALUACIÓN La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos, debido a los cambios

adquisitivos de la moneda. Dicho ajuste, tiene como objetivo expresar los activos fijos a montos más actualizados, que permitan al lector de los estados

financieros, tener una idea más acertada de su verdadero valor.

En definitiva, la revaluación de los activos fijos se da por:

ajustes de los costos originales como resultados de la devaluación de la moneda.

ajustes para reexpresar los valores de reposición determinados por técnicos

independientes.

ajustes derivados por cambios en el poder adquisitivo.

Cabe aclarar que el proceso de revaluación afecta la cuenta conocida como activo revaluado, la depreciación acumulada revaluada (en el caso que el activo

fijo se deprecie) y el superávit por revaluación.

SUPERÁVIT POR REVALUACIÓN El superávit por revaluación es una cuenta del capital contable y es un producto

de la diferencia entre la revaluación del activo fijo menos la revaluación de la depreciación acumulada revaluada (si la hay). Esta cuenta representa el

aumento o disminución del patrimonio de los accionistas producto de una

revaluación.

VALUACIÓN La base tradicional para los activos fijos es el costo (el efectivo o su equivalente en efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para su

uso).

Para los activos individuales adquiridos, la norma de valuación que se sigue generalmente en la práctica es la del costo de factura más el flete y los gastos

de instalación, menos todos los descuentos.

Para los activos construidos, la norma de valuación es el costo del mismo restándosele los descuentos sobre los materiales y las partes, más la mano de

obra directa, más, en algunos casos, los gastos indirectos de fabricación.

Page 13: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 7

CAPÍTULO 2

Definición de las Características Generales

de su Compañía

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse

tanto en el módulo de Activos Fijos como en otros módulos de Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particulares

de cada compañía.

Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:

La integración de Activos Fijos con los otros módulos de Softland.

La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.

La definición de los Parámetros del Módulo

INTEGRACIÓN Este módulo está integrado directamente con el módulo de Contabilidad General y con el módulo de Compras. Así se generan en forma automática

los asientos contables de los movimientos realizados por la depreciación y

revaluación de los activos fijos de la empresa. Esto le da como ventaja la

consistencia en sus datos de contabilidad general, puesto que minimiza al máximo la posibilidad de un error humano en la generación del asiento,

mientras mantiene su contabilidad actualizada. Además, es necesario haber

definido información relevante en los módulos de Administración del

Sistema y Cuentas por Pagar, para ingresar la información propia del módulo. La siguiente es la ilustración de la integración del módulo:

Page 14: Manual Usuario Activos Fijos

8 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Integración del Módulo de Activos Fijos

¿CÓMO IMPLANTA EL MÓDULO? Cuando el sistema está recién instalado, la base de datos está completamente vacía. Los datos deben ser introducidos de una manera ordenada, con el fin de

que el usuario pueda utilizar el sistema de una manera satisfactoria y sin

complicaciones.

Antes de empezar a insertar los datos propios de este módulo, es necesario

contar con los siguientes datos previamente definidos:

Page 15: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 9

Del módulo de Administración del Sistema

• Monedas

• Denominaciones

• Tipos de Cambio

• Centros de Costo

Del módulo de Contabilidad General

• Paquetes del Diario

• Tipos de Asiento

• Cuadro de Cuentas Contables

Del módulo de Cuentas por Pagar

• Proveedores

Del módulo de Recursos Humanos y Portal de Personal

• Empleados

Para más detalle sobre el manejo de esos módulos, refiérase al manual respectivo.

PARÁMETROS DEL MÓDULO Los datos que se deben incluir en los campos de parámetros de éste módulo

son:

• Relación entre activos fijos y mejoras realizadas a éstos.

• Definición del número consecutivo de los activos fijos.

• Tipos de cambio que maneja el sistema.

• Manejo de las revaluaciones a los activos fijos.

• Ajuste en las depreciaciones.

Page 16: Manual Usuario Activos Fijos

10 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Estos datos son referentes propiamente al módulo de Activos Fijos, sin embargo si se adquirió el módulo de Contabilidad General se debe definir

además:

• Tipo de asiento donde se deben almacenar los movimientos contables hechos desde este módulo.

• Paquete contable donde se deben incluir los asientos.

• Tipo de contabilidad en la que se realizarán las transacciones contables

de la empresa.

Se debe recordar que es necesario agregar primero los tipos de asiento y los paquetes contables en las tablas correspondientes desde el módulo de

Contabilidad General. Para más información sobre este punto puede

referirse al manual de Contabilidad General en las secciones “Creación de Tipos de Asiento” y “Creación de Paquetes Contables de Diario”.

La ventana de Parámetros del Módulo, funciona por medio de carpetas, que

controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo. Estas carpetas son:

• General

• Otros

• Contable

• Cuentas

• Adicional

En la primera carpeta denominada General, se agrupan los parámetros

relacionados con el manejo de las depreciaciones y las revaluaciones de los

activos y sus mejoras. También se define la integración contable y otras características que afectan a los activos.

En la segunda carpeta denominada Otros, se definen datos específicos sobre el

manejo de las diferencias cambiarias (proceso de conversión, el manejo de los montos generados por las depreciaciones y las revaluaciones de los activos.

En la tercera carpeta denominada Contable, se definen los aspectos asociados con la generación de asientos contables y la modalidad de aplicación de las

transacciones contables.

En la carpeta llamada Cuentas, se manejan los aspectos relacionados con el paquete contable, tipo de asiento y las cuentas contables asociadas al activo.

En la carpeta Adicional, se configuran los rubros a utilizar para complementar

la información de los activos.

Page 17: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 11

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe definir los siguientes

aspectos:

Relación Mejora <─>Activo: bajo esta opción, el usuario debe determinar cómo manejará las mejoras a los activos. Existen tres opciones a escoger:

Depreciar las mejoras según el tipo de depreciación del activo: las mejoras utilizan el mimo método de depreciación del activo.

Revaluar las mejoras según el tipo de revaluación del activo: las mejoras utilizan el mismo método de revaluación del activo.

Plazo de vida de las mejoras dentro del plazo restante del activo: la mejora tendrá una vida útil igual que la vida útil restante del activo a la fecha de

activación de la mejora.

Varios: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:

Integración contable: al seleccionar la casilla se define si las transacciones

que se realizan en el módulo generarán asientos en el módulo de

Contabilidad General. Si esta desactivada, los procesos del módulo de Activos Fijos (compra y retiro de activo, depreciación, etc.) no

generarán asientos contables.

Contabilidad Corporativa o segunda contabilidad Activa: si esta casilla es marcada, el módulo procesará los datos de la contabilidad corporativa o

la segunda contabilidad que haya asignado la empresa,

independientemente de la contabilidad fiscal. Si esta desactivada el

sistema no le solicitara esta información al momento de administrar los activos.

Procesar Activos Inactivos: si esta casilla es marcada, el sistema permitir realizar procesos sobre activos que no estén activos.

Fecha Última Compresión: muestra la fecha de la última vez que se realizó el proceso de compresión.

Consecutivo por Activo: bajo esta opción, el usuario debe escoger como se

generarán los números consecutivos que forman el código de los activos.

Ninguno: si se escoge esta opción, el código puede tener el formato que el

usuario quiera.

Page 18: Manual Usuario Activos Fijos

12 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Global: si se escoge esta opción, el sistema sugerirá un número consecutivo para el código, basado en un consecutivo global, que tendrá el mismo

patrón para todos los activos de la empresa.

Por Tipo de Activo: si se escoge esta opción, el sistema sugerirá un número consecutivo para el código que esté basado en el consecutivo por tipo de

activo.

Al crear estos consecutivos el usuario deberá cuidar la codificación asignada para evitar que se crucen, pues se podría presentar un conflicto al existir

dos activos de tipos diferentes con el mismo número. Recuerde que los consecutivos se definen en el submenú “Tipos de Activos” que se

encuentra en Administración.

Generación automática de acciones: en esta opción el usuario puede definir las acciones que se crearán automáticamente para el ingreso y retiro de

activos fijos. Recuerde que los tipos de acciones se definieron en “Tipo de

Acción” en la página 72.

Ingreso: se debe ingresar el código de la acción con el cual se generará la

misma al ingreso de activos, si no lo recuerda presione la tecla F1 lo

cual hará que se despliegue la tabla Tipos de Acciones.

Retiro: se debe ingresar el código de la acción con el cual se generará la misma al retiro de activos, si no lo recuerda presione la tecla F1 lo cual

hará que se despliegue la tabla Tipos de Acciones.

Modificar Centro de Costo: se debe ingresar el código de la acción con el cual se generará la misma al modificar el centro de costo del activo, si

no lo recuerda presione la tecla F1 lo cual hará que se despliegue la

tabla Tipos de Acciones.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 19: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 13

Pantalla Carpeta General en Parámetros del Módulo

Otros

Dentro de esta carpeta, se agrupan los parámetros asociados con la revaluación,

tales como la definición de números negativos y tiempo de revaluación.

También se despliega dentro de esta carpeta, la definición del manejo de las monedas local y dólar, su tipo de cambio, etc.

Las casillas que el usuario debe llenar son las siguientes:

Page 20: Manual Usuario Activos Fijos

14 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Revaluación: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar para indicar si se permitirá dentro del módulo el uso de valores negativos, si la revaluación

comparativa está activa y los meses que debe de tener un activo para poder ser

revaluado, a partir de su fecha de activación o su última revaluación.

Permitir valores negativos: si está activa, entonces cuando se ingrese una revaluación manual (se utiliza método de Avalúo), el sistema permite

que la revaluación pueda disminuir el valor del activo revaluado (en el módulo se conoce como valor negativo). Por ejemplo, una máquina que

por un proceso de obsolescencia pierda valor, la revaluación en este

caso disminuirá el valor revaluado o en términos del módulo será revaluación negativa.

Corporativa o segunda contabilidad Activa: este parámetro indica si se generan valores de revaluación para los datos comparativos de los

activos. Esta opción solo puede activarse si se ha activado la

contabilidad corporativa. Dependiendo del estado del parámetro

“Contabilidad Corporativa Activa” y de este parámetro, la revaluación comparativa tiene el siguiente comportamiento:

Corporativa Revaluación Caso SI SI A

SI NO B

NO NO C

Tabla de Casos relacionados con parámetro “Comparativa o segunda Cintabilidad

Activa”

Caso A

En este caso los registros comparativos de los activos se comportan como los datos corporativos de la empresa, y además la empresa practica la revaluación

corporativa.

Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario haga la revaluación tanto en la primera como en la segunda contabilidad definida. De la misma

forma en que en los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará

los valores correspondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativa o la que se haya definido en los parámetros de Contabilidad General) y generará los

dos tipos de asiento.

Caso B

En este caso la empresa tiene contabilidad corporativa, pero la corporación no

practica la revaluación.

Page 21: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 15

Bajo estas condiciones, cuando se registre una revaluación manual o se ejecuten los procesos automáticos de revaluación, el sistema pondrá en cero los

valores correspondientes a las revaluaciones corporativas. Para este caso no se

generan asientos corporativos por revaluación.

Caso C

En este caso los registros comparativos de los activos se llevan con carácter puramente informativo y sirven para tener un punto de comparación.

Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario ingrese en el

registro la revaluación tanto para la contabilidad 1 como para la contabilidad 2. De la misma forma en que en los procesos automáticos de revaluación, el

sistema calculará los valores correspondientes a las dos contabilidades . Pero

en este caso sólo generará el asiento fiscal y los datos corporativos serán solo de referencia.

Meses para revaluación: en este campo se debe digitar cada cuántos meses

se realiza la revaluación. Por ejemplo, 12 significa que cada año se realiza el proceso de revaluación, 1 significa que el proceso de revaluación es mensual.

Tipo de FASB52: dentro de esta casilla el usuario debe escoger el tipo de

conversión de moneda local a dólar:

Remedición: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda local

a la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del

activo.

Traducción: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda local a

la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de la conversión.

Estas dos opciones determinan como se realiza el proceso de conversión de las Transacciones y son totalmente diferentes, pues se basan en principios muy

distintos. Sin embargo, el módulo permite cambiar de un tipo de FASB52 en cualquier momento, esto puede provocar tener transacciones convertidas bajo

remedición en unos casos y otros usando el método de traducción. Se sugiere

que esta opción no sea cambiada después del primer asiento generado con el fin

de evitar que los estados traducidos tengan errores significativos.

Ajuste por Inflación/ Utilizar Ajustes para Colombia: utilizar ajustes al

valor de los activos por efecto de la inflación para Colombia.

Precisión Numérica: en este campo se permite al usuario especificar el número de decimales a utilizar, consta de las siguientes partes:

Page 22: Manual Usuario Activos Fijos

16 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Decimales: en este campo se establece el número de decimales que se desplegarán en los montos que afectarán cada activo. El rango de

decimales permitidos por el sistema está entre 2 y 7 dígitos.

Truncar: si se marca esta opción, el sistema desplegará el monto con el último decimal tal y como se presente. Esto es, suponga el valor

153.6978 y que se usan dos decimales, entonces con esta opción el monto se desplegará como 153.69, es decir, no se realiza ningún

redondeo.

Redondear: con esta opción, el último decimal que se despliegue dependerá del siguiente dígito, si es un número mayor o igual a 5, entonces

redondea al número siguiente y si es menor deja el último número tal y

como se presenta. Para el ejemplo anterior, el valor redondeado sería 153.70.

Al modificar este parámetro, esto se ve reflejado en el módulo inmediatamente después de grabar los cambios.

Depreciación: esta opción permite especificar si se desea que los datos de la

depreciación sean ajustados cuando se presente una diferencia entre el monto real acumulado por la depreciación y el monto teórico acumulado (valor según

la fórmula utilizada). Esto sucede cuando el cálculo de la depreciación

acumulada hecha por el módulo es diferente a los datos contables ingresados mediante un editor de base de datos.

Esta diferencia puede ser tratada de tres formas:

Calcular y aplicar depreciaciones históricas de períodos previos en el actual: al seleccionar esta opción se hace un asiento contable para

eliminar la diferencia entre mayor (libros contables) y auxiliar (módulo de Activos Fijos).

Ajustar cálculo de depreciación del período y subsiguientes: esta opción compensará la diferencia en períodos posteriores, la diferencia se

manejará dependiendo del método de depreciación usado por el activo:

No permitir depreciar con faltantes de periodos anteriores: cuando el usuario selecciona esta opción el sistema solo generara una depreciación

a la vez por periodo empezando con la más antigua. Esto quiere decir

que no se generaran depreciaciones de los periodos actuales hasta no haber registrado los cálculos pendientes.

El sistema permite realizar los siguientes tipos de depreciación, que se detallarán más adelante.

Page 23: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 17

Línea Recta: si por ejemplo, un período tiene una depreciación mayor que

la que se calcularía por fórmula para el activo, entonces esta diferencia será distribuida en los períodos restantes de vida útil. Es decir, las

depreciaciones mensuales a partir de ese período para el activo serán

menores para contrarrestar esa diferencia.

Suma Dígitos: si por ejemplo, un período tiene una depreciación mayor que

la que se calcularía por fórmula para el activo, entonces esta diferencia será distribuida en los períodos posteriores del año en curso. Es decir,

el ajuste se realiza solo en el año en que se generó la diferencia, para los

años posteriores de vida útil del activo, la depreciación mensual se

calculará según la fórmula general. Obsérvese la diferencia con el caso de la línea recta en donde el ajuste se realiza en todos los meses

restantes del activo. El mismo concepto aplica para la suma de dígitos

mensual y diaria.

Porcentaje: No se realiza ningún ajuste, la depreciación mensual se calcula

siempre según el porcentaje definido para el mes correspondiente.

6 Month Convention: la depreciación se calcula dependiendo de la fecha

de depreciación, ya que los meses restantes al primer año se deprecian al

equivalente a seis meses, y los meses posteriores y anteriores al último año se deprecian con el método de línea recta, y los meses que se

ubiquen en el último año son distribuidos según la cantidad que haga

falta distribuir.

Depreciación por Saldos Decrecientes: permite la definición de una tasa

porcentual que se tomará como base para el proceso.

No permitir depreciar con faltantes de períodos anteriores: esta

escogencia no permitirá ejecutar el proceso de depreciación si existen

faltantes de períodos anteriores.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:

Page 24: Manual Usuario Activos Fijos

18 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

a

Pantalla Carpeta Otros en Parámetros del Módulo

Contable

En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la

integración de Activos Fijos con Contabilidad General.

Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la opción de Integración Contable en la carpeta General.

Generación de Asiento: bajo este campo existen dos casillas:

Page 25: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 19

Por inclusión de Activos y Mejoras: esta casilla indica que se debe generar un asiento contable cada vez que se realice la adquisición de un activo o

una mejora a la empresa.

Por Venta de Activos y Mejoras: esta casilla indica que se debe crear un asiento contable cada vez que se realice la venta de un activo o mejora.

Modalidad de Aplicación: esta opción establece la forma en que se realizará la integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se realiza

una transacción de cualquier tipo, se generará un registro en la contabilidad de

la empresa.

Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinación

que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:

Visualizar

Modificar

Aplicar en forma automática

Existen algunas posibles modalidades de la integración contable, según se marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas

modalidades corresponden a:

a) Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y lo registra en el diario, pero éste no se puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

b) Al marcar únicamente la opción de aplicar en forma automática, el

asiento contable se genera y se registra directamente al mayor, tampoco se puede ver desde este módulo:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

c) Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el asiento contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación y

el sistema registra el asiento en el diario de la contabilidad:

Page 26: Manual Usuario Activos Fijos

20 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

d) En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este módulo y el sistema registra el asiento al diario de la contabilidad para

su posterior aprobación:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

e) Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el

asiento desde el módulo de Activos Fijos, el sistema registra el

asiento directamente al mayor de la contabilidad:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

f) En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer ninguna modificación. El sistema registra el asiento directamente

al mayor:

Visualizar

Modificar

Aplicar automáticamente

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta denominada

Contable:

Page 27: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 21

Pantalla Carpeta Contable en Parámetros del Módulo

Cuentas

Dentro de esta carpeta, se agrupan todos los datos relacionados con el manejo

de las cuentas contables y los asientos que se generan con las transacciones

realizadas desde el módulo que están asociadas con el manejo de los activos fijos.

Dentro de la ventana existen las siguientes casillas:

Paquete contable: se debe definir el código del paquete contable que

contendrá los asientos generados por las transacciones de activos fijos.

Page 28: Manual Usuario Activos Fijos

22 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

Tipo de Asiento se debe definir el código del tipo de asiento con que se definirá los movimientos generados por las transacciones de activos fijos.

Cuentas: dentro de esta carpeta se especifican las cuentas contables donde

estarán asignados los asientos generados por los siguientes rubros:

• Superávit: esta es una cuenta del capital contable de la empresa. Cada

vez que se aplica el proceso de revaluación es afectada por la cantidad de la revaluación neta (activo revaluado del período menos depreciación

acumulada revaluada del período).

• Ingreso: esta es una cuenta del balance y cada vez que se hace un ingreso de un activo, un crédito se efectúa a esta cuenta. Por su carácter,

debe considerarse como una cuenta transitoria, pero su clasificación

dependerá enteramente del usuario.

• Retiro: esta es una cuenta del balance y cada vez que se hace un retiro

de un activo, un débito se efectúa a esta cuenta. Por su carácter, debe considerarse como una cuenta transitoria, pero su clasificación

dependerá enteramente del usuario.

• Utilidad: esta es una cuenta de resultados y es afectada cuando el retiro o venta de un activo produce una ganancia.

• Pérdida: esta es una cuenta de resultados y es afectada cuando el retiro o venta de un activo produce una pérdida.

R.E.I.: este par Centro Costo – Cuenta Contable se utiliza para registrar los movimientos producto de la exposición a la inflación. En él se registrarán los

ajustes por inflación a los activos fijos, según las normas vigentes para

economías hiperinflacionarias.

Se debe especificar la cuenta contable y el centro de costo, en caso de que la

cuenta maneje varios centros de costo. En caso de que el usuario desconozca

los códigos de las cuentas, puede presionar un doble clic en la casilla correspondiente, y el sistema desplegará la tabla de consulta Cuentas

Contables, donde con otro doble clic sobre la fila que contenga el registro de

interés, se podrá ingresar el dato en la casilla. El mismo método se debe utilizar para asignar el centro de costo, en caso de que sea necesario definir este

dato.

Correc. Mon: es una cuenta utilizada para contabilizar el diferencial cambiario de la moneda. Este campo se activa en el tab General de los Parámetros del

Módulo de AF cuando se tiene activo el flag “Ajuste por Inflación para

Colombia”.

Page 29: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 23

Todas las cuentas anteriores deben estar definidas como No Convierte en el módulo de Contabilidad General.

Al igual que la carpeta Contable, esta carpeta estará activa si se ha marcado

en la carpeta General la integración contable.

A continuación se presenta la ventana desplegada por la carpeta de Cuentas:

Pantalla Carpeta Cuentas en Parámetros del Módulo

Adicional

Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite almacenar una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se

Page 30: Manual Usuario Activos Fijos

24 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos

requieran dentro del ámbito del manejo de los activos, el usuario deberá definir los nombres de los rubros a utilizar para cada uno de los parámetros (no es

necesario utilizarlos todos).

Se tiene un total de 15 casillas de 15 caracteres cada una, denominados “Rubros Configurables” o “Valores Adicionales” de los cuales se podrá hacer uso para

complementar la información de los activos. Se denominan así debido a que los mismos se definirán una vez que el sistema esté ejecutándose.

Una vez grabados los rubros definidos, en el Mantenimiento de Activos de AF, se podrán definir los valores para cada uno de los rubros especificados, para lo

cual en la carpeta de Auditoria se le agregarán los campos necesarios para la

captura de la información adicional.

Los campos son los siguientes:

Nombre: campo destinado para nombrar el rubro o valor, por ejemplo Modelo,

Color, Peso, entre otros.

Tipo: campo que clasifica al rubro definido, se presentan tres opciones, a decir

las siguientes, Alfanumérico, Fecha o Numérico.

Longitud: cantidad máxima de caracteres que van a aceptar el rubro definido.

Decimales: en caso de aplicar, campo para definir el número máximo de

decimales que el rubro aceptará.

Modificable: campo tipo Check Box, que define la posibilidad de modificación del rubro por parte de los usuarios.

Usa acciones: campo tipo Check Box, que define la posibilidad de usar acciones para el activo.

Page 31: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Definición de las Características Generales de su Compañía 25

Pantalla Carpeta Adicional en Parámetros del Módulo

Una vez que se han especificado los parámetros globales del módulo, se debe

grabar la información con el botón Grabar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Page 32: Manual Usuario Activos Fijos
Page 33: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 27

CAPÍTULO 3

Información General para las

Transacciones de Activos Fijos

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer

ingreso de información para alimentar el sistema.

Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a las tablas de

Tipos de Activos, Centros de Costo, Índices de Precios, Asignación de los Centros de Costo, Histórico de Revaluaciones, Tipos de Observaciones,

Histórico de Depreciaciones, Estado de Activo, y Tipo de Acción los cuales

brindan la oportunidad a la empresa de llevar un control más detallado de los

activos.

TIPOS DE ACTIVO Dentro de este módulo, se deben definir los tipos de activos que serán utilizados dentro de la empresa, esto es, las “familias” que agruparán una

partida de activos específica.

Para definir estas partidas de activos, se deben especificar los siguientes datos:

Tipo de depreciación (si la empresa utiliza doble contabilidad, se

deben especificar los tipos de depreciación para las dos

contabilidades definidas en parámetros del módulo de Contabilidad General).

Tipo de revaluación de los activos.

Cuentas contables asociadas a cada tipo de activo.

Definición de las cuentas utilizadas para los activos, la depreciación

acumulada, la revaluación, la depreciación de las revaluaciones y

los gastos por depreciación.

Page 34: Manual Usuario Activos Fijos

28 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Asociación con los centros de costo.

Dentro de esta opción, el usuario debe definir las características que definen

cada tipo de activo. Por tipo de activo se entiende el grupo o familia de activos

que tienen características semejantes, o que por alguna razón en especial, deben estar agrupados en el mismo conjunto. Por ejemplo, el tipo de activo

denominado transporte agrupa los activos fijos de esa clase (automóviles,

camiones, motos, etc.).

Cuando se define un tipo de activo, el usuario debe especificar datos tales como

el tipo de depreciación y revaluación que utilizarán los activos que pertenezcan al grupo, las cuentas a las cuales estarán ligadas las transacciones contables y

el mantenimiento de las cuentas de depreciación.

A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:

Pantalla principal de Tipos de Activos

Page 35: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 29

MANEJO DE TIPOS DE ACTIVOS

Agregar un Tipo de Activo

El procedimiento para agregar un tipo de activo es el que se muestra a

continuación:

1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opción Administración, el usuario debe marcar la aplicación correspondiente

a Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipos de Activos que presenta la información en forma

de columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, en el submenú, dentro de la opción

Registro, se debe marcar Nuevo o presionar el icono o bien, utilizar las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalla

denominada Tipos de Activos, en la cual se debe ingresa los datos en

la siguiente casilla:

Código: dentro de esta casilla se debe digitar el código (no mayor de ocho

dígitos) y nombre del tipo de activo que se va a crear. El nombre debe

ser descriptivo y característico de los activos que se agruparán bajo este tipo, por ejemplo Locales/Edificios para activos como casas, lotes,

centros comerciales, etc.

Funciones Especiales del Submenú

Cuentas

Esta opción sirve para dar mantenimiento a las cuentas contables asociadas con

el gasto de depreciación de los activos. Dentro de esta opción se definen los

centros de costo asociados a cada tipo de activo, así como las cuentas contables

del gasto por depreciación. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Asociar una Cuenta de gasto por depreciación y el centro de costo a un Tipo de Activo?” En

la página 42.

Page 36: Manual Usuario Activos Fijos

30 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Una vez que se ingresaron el código y el nombre del tipo de activo, el usuario debe proceder a digitar la información que se le solicita en las

carpetas General y Cuentas.

Nota:

Si al tipo de activo se la han asignado activos fijos, entonces es necesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo de

activo. Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán ser

eliminados de la base de datos y por ende, tampoco el activo.

Descripción de Carpetas

General

Tipo de Depr.Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar la opción requerida. La depreciación fiscal es el control fiscal que lleva la empresa con

referencia al gasto de la vida útil de los activos.

Existen varios métodos que son utilizados para calcular la depreciación:

Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil del

activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el último

mes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que se

toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección

“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 273.

Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa el cálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con una

fórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado

para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil sea

múltiplo del 12. Un ejemplo sencillo de cálculo de depreciación es el

siguiente: Vida útil (en años) = 5

Valor histórico = 12.600.000 colones

Valor residual = valor histórico / (vida útil - 1) = 12.600.000 / 4

= 3.150.000

Page 37: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 31

Tasa de depreciación = 1 – ((valor residual / valor histórico) ^

(1/vida útil))

Tasa de depreciación = 1 – ((3.150.000 / 12.600.000) ^ (1 / 5))

=0.24214

La depreciación anual para cada periodo sería la siguiente:

Depreciación del Activo 01

Año Valor No depreciado

Depreciación anual

Depreciación acumulada

Valor en libros

1 12600000 3,050,985.63 3,050,985.63 9,549,014.37

2 9,549,014.37 2,312,214.73 5,363,200.36 7,236,799.64

3 7,236,799.64 1,752,331.09 7,115,531.45 5,484,468.55

4 5,484,468.55 1,328,018.63 8,443,550.08 4,156,449.92

5 4,156,449.92 1,006,449.92 9,450,000.00 3,150,000.00

Suma de Dígitos:

Anual: la depreciación por suma de los dígitos de los años, calcula el gasto de depreciación anualmente y que esta se

distribuye entre los doce meses del año. Esto implica que los

meses del primer año de depreciación tendrán igual valor entre ellos. Sin embargo, el monto varía de un año al otro, pero no

entre los meses del mismo año. Para el primer año, el monto es

más alto que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a

este método también se le llama depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar

el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por Suma de Dígitos” en la página 277.

Mensual: la depreciación por suma de los dígitos mensual,

calcula el gasto de depreciación mensualmente. Para el primer mes, el monto es más alto que para el segundo mes y así

sucesivamente (por eso a este método también se le llama

depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar

el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por

Suma de Dígitos” en la página 277.

Page 38: Manual Usuario Activos Fijos

32 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Diaria: la depreciación por suma de los dígitos diaria, calcula el gasto de depreciación diariamente. Asume que los meses son de

30 días y que los años son de 360 días del año. Para el primer

día, el monto es más alto que para el segundo día y así

sucesivamente (por eso a este método también se le llama depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por

Suma de Dígitos” en la página 277.

Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una tasa porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el

porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los

porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debe exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activos,

éste valor sea menor del 100%.

Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por Porcentaje” en la página 283.

6 Month Convention: este tipo de depreciación se calcula

dependiendo de la fecha en la cual se desee realizar la depreciación, ya que los meses restantes al primer año se deprecian al equivalente a seis

meses, y los meses posteriores y anteriores al último año se deprecian

con el método de línea recta, y los meses que se ubiquen en el último año son distribuidos según la cantidad que haga falta distribuir.

Saldos Decrecientes: la depreciación por saldos decrecientes

permite la definición de una tasa porcentual que se tomará como base para el proceso.

No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el tipo de activo

no se deprecie.

Unidades de Producción: La depreciación por unidades de

producción permite depreciar un activo en términos de unidades producidas.

Si el activo se define para una determinada capacidad de unidades a producir, este será el parámetro para ser depreciado.

Tipo de Depr. Comparativa: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar

el tipo de depreciación deseada. La depreciación comparativa es el método

elegido para contabilizar los gastos de depreciación para la contabilidad corporativa.

Page 39: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 33

La depreciación comparativa puede utilizar los mismos métodos que la depreciación fiscal.

Depreciación por Porcentaje: dentro de esta opción, el usuario debe marcar al opción si requiere que le sistema utilice (active) la depreciación por

porcentaje y es así, debe definir si la suma de los porcentajes utilizados para

depreciar un activo en su vida útil debe sumar cero. Si el usuario no marca Usar Depreciación por Porcentaje, entonces el sistema no permitirá que ninguno de los activos asociados a este tipo de activo pueda utilizar este

método.

Consecutivo: en esta casilla el usuario deberá indicar el consecutivo que se le asignará a cada uno de los activos que se registren dentro de este tipo.

Aparecerá activa únicamente si en Parámetros del Módulo se seleccionó en la

opción Consecutivo por Tipo de Activo. Es importante que al momento de

elegir un consecutivo se tenga el cuidado de escoger codificaciones que no se crucen, esto es, que dos activos de diferente tipo no lleguen a tener el mismo

código.

Page 40: Manual Usuario Activos Fijos

34 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Carpeta General de la opción Tipos de Activos

Revaluación

Tipo de Revaluación Fiscal: la revaluación es un ajuste que se realiza al costo de un activo en la contabilidad fiscal, para ajustar los cambios del valor

producidos por diferentes motivos, como por ejemplo la inflación.

Page 41: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 35

Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la revaluación y la escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y de

las leyes tributarias del país.

1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se calcula sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho activo

hasta una fecha especificada por el usuario multiplicadas por un

porcentaje de revaluación definido por la empresa.

Para una mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver

en el apéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación por Porcentaje” en la página 253.

2.) Avalúo: el valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, se

calcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál es la revaluación del activo fijo para el período determinado. Este valor debe

ser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método de

avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación (activo revaluado y depreciación acumulada revaluada), tendrán que ser

digitadas manualmente por el usuario.

3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, se calcula utilizando un factor definido por un índice que pueda representar

la variación de precios del activo. Al producto del costo original y el

factor antes mencionado, se le restan las revaluaciones realizadas al

activo. Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual la sección “Método de Revaluación

por Índice de Precios” en la página 255.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará para calcular la revaluación por índice de precio.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

4.) Indexación: con este método, se calcula un monto de ajuste que

incrementará el valor en libros de la mejora, y un monto de depreciación del ajuste que disminuirá el valor en libros de la mejora. A su vez, el

monto del ajuste sufre una depreciación mes a mes sobre su valor

original.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadas hiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina,

Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad (N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflación

Page 42: Manual Usuario Activos Fijos

36 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

denominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable a un proceso de revaluación.

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la

página 253, en el título “Revaluación por Indexación”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará

para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce el

código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar la

tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

5.) Índice Compuesto: con este método se calculan porcentajes de Índices de Inflación, tanto internos como externos con el fin de

determinar el crecimiento porcentual para en que se incrementará el

valor en libros del activo. Este método requiere del ingreso por parte del usuario de tres tipos de índices con el fin de realizar los cálculos

correspondientes.

Este proceso es utilizado especialmente por las empresas de servicio público sujetas a la regulación del Servicio Nacional de Electricidad (SNE).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la

página 253, en el título “Revaluación por Índice Compuesto”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará

para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce el

código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar la tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

Nota:

El método que el usuario elija para calcular la revaluación de las mejoras,

depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes

tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.

Page 43: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 37

Carpeta Revaluación de la opción Tipos de Activos

Cuentas

En esta carpeta el usuario debe especificar las cuentas contables y los centros

de costo asociados a los siguientes elementos: Activos, Depreciación Normal, Revaluación y Depreciación de la Revaluación para ambas

contabilidades, las definidas en parámetros del módulo o las la fiscal o comparativa.

La cuenta Activos será en la cual se debiten los ingresos de activos o las

mejoras hechas a éste. Por ejemplo, cada vez que se ingresa un activo se realiza

Page 44: Manual Usuario Activos Fijos

38 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

un débito a esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo normal es deudor.

La Depreciación Normal será en la cual se acrediten los gastos de depreciación de activo. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de

depreciación., se acredita esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo

normal es acreedor.

La cuenta Revaluación será en la cual se debiten los ajustes del proceso de revaluación de activos y sus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el

proceso de revaluación, el monto revaluado debita esta cuenta. Esta es una

cuenta del balance y su saldo normal es deudor.

La Depreciación de la Revaluación será en la cual se acreditan los gastos

de depreciación de activo revaluado o se acrediten los montos generados por el

proceso de depreciación y sus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de depreciación de los activos revaluados o que se revalúa el activo, se

acredita esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo normal es

acreedor.

La Revalida será en la cual se acrediten los gastos de depreciación de activo

revaluado o se acrediten los montos generados por el proceso de depreciación y

sus mejoras. Por ejemplo, cada vez que se aplica el proceso de depreciación de los activos revaluados o que se revalúa el activo, se acredita esta cuenta. Esta es

una cuenta del balance y su saldo normal es acreedor.

Las cuentas anteriores deben ser ingresadas desde el módulo de Contabilidad General. La cuenta contable debe tener asociados los centros de costo que se

utilizaran para los procesos de gasto de depreciación y deben ser definidos

como No Convierte en el módulo de Contabilidad General.

Si la cuenta contable está asociada a varios centros de costo, en la casilla

correspondiente a Centros de Costo, se debe digitar el centro asociado. Es

importante recordar que la asociación Centro de Costo y cuenta contable debe hacerse en el módulo de Contabilidad General.

Importante!!!

Si no se cuenta con integración contable cuando se crean los tipos de activo el sistema respetara si utiliza o no integración, por otro lado en la asignación de

centros de costo si no hay integración contable el sistema desplegará todos

centros de costo del sistema y no los que estén asociados al tipo de activo.

Page 45: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 39

Carpeta Cuentas de la opción Tipos de Activo

Índice Compuesto

Esta carpeta se activa si en la carpeta Revaluación el usuario selecciona como método a utilizar la opción Índice Compuesto, en ella deberá seleccionar los

índices empleados para el cálculo de la revaluación tanto local como externa,

además de definir los porcentajes correspondientes al Componente Local y al

Componente Externo, considerando que ambos no deben sobre pasar un 100%

Page 46: Manual Usuario Activos Fijos

40 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Carpeta Índice Compuesto de la opción Tipos de Activo

4. Una vez que se han ingresado todos los datos requeridos por el sistema,

se debe presionar el icono o presionar la opción Guardar que está bajo el submenú de Registro.

Modificar un Tipo de Activo

Para modificar un tipo de activo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opción

Administración, el usuario debe marcar la aplicación correspondiente

a Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datos

Page 47: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 41

denominada Tipos de Activos que presenta la información en forma de columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el tipo de activo a modificar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde

derecho de la tabla o digitando los caracteres del código del activo. El

usuario debe tener marcado el registro a modificar con el highlight.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"

sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono .

Solo se pueden modificar aquellos tipos de activos en los cuales no existan activos que ya se hayan depreciado o revaluado y hayan

generado un registro histórico. Los tipos de activos que contengan

activos que tienen históricos, no pueden ser modificados.

4. Una vez que se han modificado los datos, el usuario debe salvar los

cambios con el icono . Si es la última modificación que se va a

realizar, se puede utilizar el icono .

Eliminar un Tipo de Activo

Para modificar un tipo de activo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del menú principal de Activos Fijos, en la opción Administración, el usuario debe marcar la aplicación correspondiente

a Tipos de Activos. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipos de Activos que presenta la información en forma

de columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el tipo de activo que desea eliminar,

para esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. El

usuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantalla de confirmación.

Page 48: Manual Usuario Activos Fijos

42 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la

operación no puede ser finalizada.

Nota:

Si al tipo de activo se le han asignado activos fijos, entonces es

necesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo d activo. Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán ser eliminados

de la base de datos y por ende, tampoco el tipo de activo.

¿Cómo Asociar una Cuenta de gasto por depreciación y el centro de costo a un Tipo de Activo?

Para asociar una cuenta a un tipo de activo, se debe seguir el procedimiento que

se muestra a continuación:

1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción Administración, se escoge Tipos de Activos. El sistema desplegará

una tabla de datos denominada Tipos de Activos en la cual se

presiona el icono .

2. El sistema desplegará una pantalla denominada Tipos de Activos,

donde se debe presionar el icono para que el sistema despliegue la ventana Mantenimiento de Cuentas de Depreciación. En la

parte superior de la ventana, el sistema despliega el código y descripción

del tipo de activo al cual se van a asociar las cuentas contables por centro de costo. Dentro de esta ventana, el usuario debe presionar el

icono .

El sistema activará la tabla de datos que se encuentra en la parte inferior

de la ventana, para que el usuario pueda digitar los siguientes datos:

Centro de Costo: centro de costo al cual estará asociada la cuenta

contable, si el usuario desconoce el código del centro de costo, puede

oprimir la tecla F1.

Page 49: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 43

Descripción: en esta casilla, el sistema despliega el nombre del centro de costo asignado a la cuenta contable.

Cta.Depr.Normal: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código

de la cuenta contable a la cual asignará los asientos que se generen por las transacciones relacionadas con la depreciación de los activos que

pertenezcan al tipo de activo especificado.

Cta.Depr.Reval: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código de la cuenta contable a la cual asignará los asientos que se generen por las

transacciones relacionadas con la depreciación de las revaluaciones de

los activos que pertenezcan al tipo de activo especificado.

3. Una vez que se han asignado los centros de costo y las cuentas contables

respectivas, se debe salvar la información con el icono o el icono

.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Pantalla de Mantenimiento de Cuentas de Depreciación

Page 50: Manual Usuario Activos Fijos

44 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

CENTROS DE COSTO Esta tabla establece los Centros de Costo en que está dividida la empresa. Los

Centros de Costo están relacionados con los módulos que involucren transacciones contables, esto es, movimientos dentro del módulo de

Contabilidad General.

Dentro del módulo de Activos Fijos, solamente se digitan los datos correspondientes a la identificación del centro de costo dentro del sistema, las

asociaciones con las cuentas contables se realizan desde el módulo de

Contabilidad General.

A continuación se presenta la tabla de datos que despliega el sistema con esta

opción:

Pantalla principal de Centros de Costo

Page 51: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 45

MANEJO DE CENTROS DE COSTO

Agregar Centros de Costo

Para agregar un registro, se sigue el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. En el menú principal de Activos Fijos, dentro de la opción Administración, se escoge la aplicación de Centros de Costo. El

sistema desplegará una tabla de datos denominada Centros de Costo, donde la información se encuentra en forma de columnas.

2. Dentro del submenú de Registro, se presiona la opción de Nuevo, o si se prefiere, se presionan al mismo tiempo las teclas Ctrl+N o activa el

icono para agregar un nuevo registro. El sistema desplegará una pantalla en la que se debe ingresar la siguiente información:

Acepta Datos: esta casilla se usa para indicar si el centro permitirá su uso

para el ingreso de datos, esta casilla se muestra marcada para los centros de costo “Hijos” o “Centros de última línea”, al igual que para los

nuevos centros de costo que no tenga centros “Hijos”.

Al crear un nuevo centro de costo este check box aparece marcado, pero si a dicho centro se le definen “Hijos” el valor del parámetro de centro

“padre” cambiará para indicar que no acepta datos. Además, para poder

utilizar la funcionalidad de centros de costo es necesario y recomendable asociar el centro de costo a las cuentas contables, al

grabar los datos del nuevo centro de costo el sistema le enviará un

mensaje preguntando si se desea hacer la asociación.

Código: identificación alfanumérica del centro de costo, la casilla tiene

campo para 10 dígitos.

Descripción: nombre del centro de costo, la casilla tiene campo para 40 dígitos.

Tipo: esta casilla de tipo combo box se utiliza para definir si el centro de costo aceptara registros de egresos, ingresos o ambos.

A continuación se muestra como se observa la pantalla de esta aplicación:

Page 52: Manual Usuario Activos Fijos

46 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Opción de Creación de Centros de Costo

3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar la

información utilizando el icono o . También con la opción Actualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A se puede

realizar esta operación.

Modificar Centros de Costo

Para modificar un registro, se debe seguir el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. En el menú principal de Activos Fijos, dentro de la opción Administración, se escoge la aplicación de Centros de Costo. El

sistema desplegará una tabla de datos denominada Centros de Costo, donde la información se encuentra en forma de columnas.

2. Dentro del submenú de Registro, se presiona la opción de Modificar, o si se prefiere, se presionan al mismo tiempo las teclas Ctrl+M o el

icono para modificar un registro ya existente. El sistema despliega una pantalla igual a la desplegada en la opción de nuevo, con las casillas Código y Nombre; a excepción de que la casilla del código del Centro

de Costo no puede ser modificada.

Page 53: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 47

3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar la

información utilizando el icono o bien con la opción Actualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A.

4. Si es el último registro que se desea agregar, se puede utilizar el icono

para regresar a la tabla principal.

Eliminar Centros de Costo

Para eliminar un registro existente dentro de la tabla de datos, se debe seguir el

procedimiento que se muestra a continuación:

1. En el menú principal de Activos Fijos, dentro de la opción Administración, se escoge la aplicación de Centros de Costo. El

sistema desplegará una tabla de datos denominada Centros de Costo, donde la información se encuentra en forma de columnas.

2. Se debe seleccionar el registro que se va a eliminar. Esta operación se

realiza con el cursor del ratón sobre la fila que contenga el registro de

interés, de manera que la fila quede marcada con el highlight.

3. Una vez que el registro está marcado, se presionan las teclas Ctrl+E, o

en el submenú, en la opción de Registro, se escoge Eliminar. Esta

operación también se puede realizar con el icono . El sistema desplegará un aviso para confirmar que el usuario quiere realizar la operación.

4. Si el registro que se quiere eliminar está ligado a otras tablas de datos,

es necesario primero desligar dicho registro de las otras aplicaciones, para poder eliminarlo de la tabla de Centros de Costo.

ÍNDICES DE PRECIOS Los índices de precio, son indicadores utilizados por el proceso de revaluación de activos. Sirven para que dicho proceso actualice los valores de los activos

fijos en el proceso.

Los índices de precios deben ser creados por el usuario, y en caso que no sean definidos, el proceso de revaluación por índice de precios no podrá ser

utilizado.

Page 54: Manual Usuario Activos Fijos

48 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Dentro de esta opción, el usuario debe definir los índices de precios que serán usados por aquellos activos cuyo proceso de revaluación está basado en índice

de precios. Debido a que para revaluar activos, son necesarios dos índices, el de

la fecha de activación del activo y el de la fecha de revaluación (donde se ejecuta el proceso de revaluación), es necesario registrarlos antes de ejecutar el

proceso de revaluación.

Pantalla principal de Índices de Precios

MANEJO DE ÍNDICES DE PRECIOS

Agregar un Índice de Precios

El procedimiento para agregar un índice de precios a la base de datos, es el que

se muestra a continuación:

Page 55: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 49

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción Administración, el usuario debe escoger la aplicación correspondiente

a Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipo Índice de Precios donde la información se

despliega en columnas.

2. Dentro de la ventana, el usuario debe presionar el icono o en la

barra del submenú, en la opción Registro, escoger la aplicación correspondiente a Nuevo. Esta operación también se puede realizar

con las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalla que se

denomina Índice de Precios y que posee una tabla de datos, dentro de

la misma, en la parte superior de la tabla de datos, se despliega una barra

de iconos similar a la que se presenta en la parte superior de la pantalla.

3. Para agregar un índice, el usuario debe digitar en la casilla Tipo Índice, el código que caracterizará el nuevo índice, casilla de tipo

alfanumérico que acepta un máximo de 4 caracteres. También es

necesario digitar la descripción del índice agregado.

4. Una vez que se ingresó el código, el usuario debe presionar el icono

que está en la parte superior de la tabla de datos. El sistema habilitará la

tabla para que el usuario ingrese la información en las siguientes

columnas:

Período: fecha (mes y año) que corresponde a la aplicación del monto del

índice. No se pueden repetir períodos dentro de la tabla, además no es

posible modificar el periodo definido para un registro de esta tabla que ya haya sido grabado, lo que se debe hacer eliminar el registro al cual se

le desea cambiar el periodo y volver a crearlo.

Monto: se digita la cantidad en moneda local que corresponde al índice para el período especificado. Este monto generalmente es suministrado

por una entidad especializada que se encarga de su cálculo del índice.

Al comparar un período contra otro, se obtiene el índice que afectará las revaluaciones.

5. Una vez incorporada la información, se deben salvar los datos con el

icono . Si el último registro por agregar, se usa el icono .

A continuación se presenta la ventana desplegada por el sistema con esta opción:

Page 56: Manual Usuario Activos Fijos

50 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Pantalla Índices de Precios

Modificar un Índice de Precios

Para modificar un índice de precios, se sigue el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción Administración, el usuario debe escoger la aplicación correspondiente

a Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipo Índice de Precios donde la información se

despliega en columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el índice a modificar, para esto, se

puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debe

tener marcado el registro a modificar con el highlight.

Page 57: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 51

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"

sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono.

Se pueden realizar modificaciones a los períodos y montos de los índices, también se puede modificar la descripción del índice.

4. Una vez que se han modificado los datos, el usuario debe salvar los

cambios con el icono . Si es la última modificación que se va a

realizar, se puede utilizar el icono .

Eliminar un Tipo de Índice

Para eliminar un índice de precios, se sigue el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción

Administración, el usuario debe escoger la aplicación correspondiente

a Índices de Precios. El sistema desplegará una tabla de datos denominada Tipo Índice de Precios donde la información se

despliega en columnas.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el índice que desea eliminar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al

borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. El

usuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando

una pantalla de confirmación.

4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la

operación no puede ser finalizada.

Page 58: Manual Usuario Activos Fijos

52 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

ASIGNACIÓN DE LOS CENTROS DE

COSTO Después de definir en los tipos de activo las cuentas de gastos y definir los centros de costos, en la aplicación Asignación de los centros de costos es la que

asocia los dos conceptos anteriores.

El usuario asocia entre el activo y el centro de costo el porcentaje de depreciación usado, tanto para el gasto por depreciación del costo como el

revaluado. La suma de los porcentajes asignados a los centros de costo, debe ser igual a 100%.

Dentro de esta opción, el usuario relaciona al activo con el porcentaje de depreciación asignado al centro de costo.

Por ejemplo, en esta opción el Activo A se establece que el gasto de

depreciación está asociado un 75% al centro de costo A y el otro 25% al centro de costo B. Cuando se realice el proceso de depreciación, un 75% del gasto se

asignará al centro de costo A y el 25% restante a B.

Al asignar varios centros de costo a un activo, los asientos correspondientes a las transacciones contables que se generen, serán asignados a esos centros de

costos.

MANEJO DE ASIGNACIÓN DE CENTROS DE

COSTO

Agregar un Centro de Costo de un Activo

El procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:

1. Dentro de la pantalla Administración, en el menú principal de

Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono Asignación de

Centros. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla

de datos denominada Asignación de Centros de Costo por Activo.

2. Para asignar un centro de costo a un activo fijo, el usuario debe escoger

el activo al cual va a asignar centros de costo, para esto, debe digitar el código en la casilla correspondiente a Activo. Si no recuerda el código,

Page 59: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 53

con un doble clic sobre la casilla, el sistema desplegará la tabla de consulta Activos Fijos, donde se puede seleccionar el registro de

interés con un doble clic sobre la fila que lo contenga.

3. Luego de escoger el activo, el usuario debe presionar la aplicación Nuevo que se encuentra en el submenú de Registro, o bien presionar

las teclas Ctr+N o el icono . El sistema habilitará la tabla de datos para que la información sea digitada, la cual se debe ingresar en las

siguientes columnas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el usuario debe digitar el

código del centro de costo al cual se van a cargar los gastos del activo.

Si no se recuerda el código, con un doble clic sobre la casilla, el sistema desplegará la tabla de consulta denominada Centros de Costo, en la

cual con un doble clic sobre la fila que contenga el registro de interés.

Esta operación también se puede realizar con la tecla F1.

Descripción: nombre del centro de costo asignado al activo.

Porcentaje: fracción de las cuentas contables que estarán asignadas al

centro de costo. Esta fracción no puede ser mayor del 100%. La suma

de los porcentajes no puede sumar más ni menos del 100%. Si el usuario ha cometido un error, el sistema dará una advertencia sobre la

diferencia.

Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

A continuación se presenta la tabla desplegada por el sistema:

Page 60: Manual Usuario Activos Fijos

54 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Pantalla de Asignación de Centros de Costo por Activo.

Eliminar un Centro de Costo de un Activo

Para eliminar un centro de costo de un activo fijo, se debe seguir el

procedimiento que se muestra a continuación:

1. Dentro de la pantalla Administración, en el menú principal de Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono Asignación de

Centros. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla

de datos denominada Asignación de Centros de Costo por Activo.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo que desea eliminar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al

borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. El

usuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.

Page 61: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 55

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantalla de confirmación.

HISTÓRICO DE REVALUACIONES Dentro de esta opción, el sistema despliega todos los registros históricos

asociados con las revaluaciones de los activos y las mejoras de la empresa.

El sistema despliega la tabla de datos que sirve para consultar las revaluaciones

que se han aplicado a los activos y mejoras de la empresa. (Para mayor detalle,

consultar “

Revaluación de Activos” en la página 218).

Nota: El proceso envía una advertencia que indica que hay Activos inactivos para

depreciación, para los cuales pregunta si se desea hacer la depreciación o no.

Dentro de esta opción no se pueden realizar modificaciones a los registros, ni pueden ser eliminados debido a que son datos históricos.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 62: Manual Usuario Activos Fijos

56 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Pantalla principal del Histórico de Revaluaciones

FUNCIONES ESPECIALES

Ver Transacción Contable

Permite visualizar la transacción contable, siempre y cuando este lo tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activo seleccionado

no tiene asiento contable. Si por el contrario, se tiene más de un asiento, se

presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.

Page 63: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 57

Pantalla de diálogo para la selección de la transacción contable

Al oprimir el icono de ver transacción contable aparece la siguiente pantalla.

Page 64: Manual Usuario Activos Fijos

58 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Detalle de la transacción contable

Es importante señalar que esta pantalla no es modificable.

MANEJO DE REGISTROS HISTÓRICOS DE

REVALUACIONES

Agregar un registro Histórico de Revaluación

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar el

icono Histórico de Revaluaciones. El sistema desplegará una tabla

de datos denominada Histórico de las Revaluaciones, donde la

información se presenta en forma de columnas.

2. Para hacer la revaluación por evalúo, el usuario debe escoger en el

submenú, dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo.

Esta operación también se puede realizar, presionando el icono o

Page 65: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 59

las teclas Ctrl+N. El sistema desplegará una pantalla denominada Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones que contiene la

información en dos carpetas.

La pantalla desplegada, tiene las siguientes casillas:

Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombre del

activo que se está revaluando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y nombre del activo.

Fecha: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la cual se

realiza la revaluación, el sistema sugiere la fecha actual como la fecha en la que se realiza la revaluación, pero el usuario puede modificarla.

Tipo de Revaluación: el sistema despliega evalúo, pues es el tipo de revaluación empleado. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para

los usuarios.

Descripción de Carpetas

La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos

carpetas: General y Auditoria.

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los siguientes datos:

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en

caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En

caso contrario, esta casilla estará inactiva.

Revaluación Fiscal o revaluación para la contabilidad 1: dentro de

las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la revaluación para el control fiscal.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto

correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este monto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque

el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Page 66: Manual Usuario Activos Fijos

60 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la Depreciación Fiscal.

Revaluación Comparativa o revaluación para la contabilidad 2 : dentro de las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe

digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo.

Estas casillas estarán activas si el usuario tiene marcado, dentro de los

parámetros globales, que se lleve contabilidad comparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto

correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este monto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe

digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que la

casilla esté llena.

Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la Depreciación Comparativa.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 67: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 61

Pantalla de carpeta General de botón Revaluaciones

Auditoría

Dentro de la carpeta denominada Auditoría, se presentan una serie de casillas que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de

esta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos asociados

al usuario que ingreso la información.

Usuario: se despliega el código del usuario que ingresó la información.

Fecha Hora: se despliega la fecha y la hora en la que se realizó la

operación correspondiente a ingresar una revaluación.

Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el

sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por el

proceso de revaluación contable.

Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento

contable para el control fiscal o contabilidad 1.

Page 68: Manual Usuario Activos Fijos

62 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Comparativa: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento contable para el control comparativo o contabilidad 2.

Integración Contable

El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta

opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un

activo fijo, se generarán asientos en el módulo de Contabilidad General. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en carpeta

“General” en la página 11.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los

parámetros del módulo no se encuentre marcado.

También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración

contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que

establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.

Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:

Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de asientos.

Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance, inserción de cuentas contables, entre otros.

Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar la opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar

esta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se

despliega el icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la

pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los

cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de la Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar o

Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.

La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas

denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa

el modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que

Page 69: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 63

pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de Contabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario, en esta pantalla puede observar el asiento generado por los movimientos que están asociados al

ingreso de un activo fijo a la empresa. Para mayor detalle de este punto, ver

Parámetros del Módulo, en carpeta “Otros” en la página 13.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que es

desplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:

Pantalla de Diario de la Contabilidad

Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se

presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .

TIPOS DE OBSERVACIONES En el proceso de toma de activos fijos se crean acciones de cambios de activos cuando se presenta alguna modificación en la ubicación, responsable o estado

del mismo. Como el objetivo final del sistema es que el usuario realice tareas

importantes digitando lo mínimo posible en este mantenimiento de

Page 70: Manual Usuario Activos Fijos

64 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

observaciones, el usuario incluirá las más comunes que le permitan al usuario seleccionar la observación sin necesidad de digitarlas.

Para el manejo de los activos existen diferentes tipos de para adjuntar a los activos que sufren cambios y para los cuales es requerido agregar una nota o

aclaración predeterminada.

Para definir estas tipos, se deben especificar los siguientes datos:

• Código de Observación: columna donde se define el código

numérico, alfanumérico o alfabético de la observación, aunque el sistema no sugiere el consecutivo, no se permite asignar el mismo

código a dos diferentes observaciones. Los datos de las observaciones se

pueden ordenar por esta columna.

• Descripción de la Observación: columna para identificar de

manera un poco más extensa a la observación.

• Tipo de Observación: columna tipo check box en la que existen tres tipos de observaciones predeterminadas entre las que se puede elegir:

Cambio de Responsable, Cambio de Ubicación y Cambio de Estado.

Nota: este mantenimiento es útil únicamente para controlar los activos

móviles, una herramienta de Desarrollos a la Medida.

Page 71: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 65

Pantalla de Observaciones

HISTÓRICO DE DEPRECIACIONES Dentro de esta opción, el usuario puede consultar los datos históricos de las depreciaciones que se han aplicado a los activos y mejoras.

El sistema almacena la fecha y la hora en la cual se guardaron los datos, estos datos se generan cada vez que se corre el proceso de depreciación de activos.

Dentro de la tabla que se despliega en esta opción, no se pueden agregar registros directamente, estos se generan en forma automática cada vez que se

ejecuta el proceso de depreciación de activos y mejoras (para mayor detalle,

consultar “Depreciación Mensual” en la página 214).

Cuando una empresa va a inicializar la base de datos, al ingresar los datos

correspondientes a los activos, puede ingresar los datos históricos de las

depreciaciones que ya se han aplicado. Para esto, existe una forma en la cual, se pueden ingresar los datos directamente, sin necesidad de correr el proceso de

depreciación, esta forma es digitar los datos en un editor de bases de datos.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por la opción:

Page 72: Manual Usuario Activos Fijos

66 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Pantalla principal de Histórico de Depreciaciones

FUNCIONES ESPECIALES DEL SUBMENÚ

Centros de Costo

Dentro de esta opción, el usuario puede asignar centros de costo a la depreciación de un activo. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Consultar

Depreciaciones por Centro de Costo?” en la página 67.

Ver Transacción Contable

Page 73: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 67

Permite visualizar la transacción contable respectiva, siempre y cuando este lo

tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activo

seleccionado no tiene transacción contable.

Es importante señalar que esta pantalla no es modificable.

MANEJO DE HISTÓRICO DE DEPRECIACIONES

Agregar un registro histórico de depreciación

Como se mencionó anteriormente, cuando se inicializa la base de datos, el usuario puede ingresar los registros históricos que existían antes de utilizar el

módulo de Activos Fijos para llevar un control exacto de las depreciaciones

de los activos fijos.

Para realizar esta operación, es necesario utilizar un editor de bases de datos, en el cual se deben ingresar los registros necesarios para que el histórico del activo

quede registrado. En la sección “Pasos para cargar el histórico de

depreciaciones con ayuda de Access” en la página 247, se explica paso a paso cómo ingresar el histórico de depreciaciones con ayuda de Access (se eligió

este editor de bases de datos por ser el más sencillo de utilizar).

Si el activo está asignado a diferentes centros de costo, es necesario ingresar en otra tabla, la información correspondiente para que los datos almacenados sean

aceptados por el sistema.

¿Cómo Consultar Depreciaciones por Centro de Costo?

Para consultar depreciaciones por centro de costo, se debe seguir el

procedimiento que se muestra a continuación:

1. En el menú principal del módulo de Activos Fijos, en Administración, el usuario debe escoger la opción Histórico de Depreciaciones. El sistema desplegará una tabla denominada

Histórico de Depreciaciones donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Para consultar sobre las depreciaciones por centro de costo, el usuario

debe presionar el icono . El sistema desplegará una pantalla

Page 74: Manual Usuario Activos Fijos

68 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

denominada Depreciación por Centro de Costo que posee una tabla de datos en la parte inferior de la ventana.

En la parte superior de la pantalla, el sistema despliega las siguientes casillas:

Activo Fijo: código y nombre del activo sobre el que se realiza la consulta.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y el

nombre del activo.

Fase: si se tiene instalado el módulo de control de proyectos

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que

contiene las siguientes casillas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el código

del centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por la

depreciación del activo.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación

asignada al centro de costo.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación asignada al centro de costo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de Costo:

Page 75: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 69

Pantalla de Depreciación por Centros de Costo.

3. Si el usuario quiere terminar la consulta, debe presionar el icono para volver a la pantalla principal.

ESTADO DE ACTIVO Dentro de esta opción, el usuario puede definir los estados de los activos

tomando como base los factores que pueden hacer que estos varíen dentro de la

organización. Estos estados los utilizará el generador de acciones de activo al cambiar el estado según la acción predefinida.

Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Estado Activo, tal y como

se muestra a continuación.

Page 76: Manual Usuario Activos Fijos

70 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Pantalla de Estado Activo

MANEJO DE ESTADO DE ACTIVOS

Agregar un Estado de Activos

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la opción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla de

datos denominada Estado Activo, donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Para hacer el estado de activo, el usuario debe escoger en el submenú, dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo. Esta

Page 77: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 71

operación también se puede realizar, presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

3. El usuario debe ingresar la siguiente información en las columnas:

Estado: en esta columna el usuario puede agregar el código del estado del activo, el sistema permite un máximo de 4 caracteres.

Descripción: en esta columna se puede ingresar una descripción más

detallada del estado del activo, el sistema permite un máximo de 40 caracteres.

Activo: en esta columna el usuario puede definir por medio de un check, si el

estado está activo para su uso en la creación de activos fijos.

4. Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

Modificar un Estado de Activos

A continuación se presenta el procedimiento para modificar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la

opción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla de

datos denominada Estado Activo, donde la información se presenta en forma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y

actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"

sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono .

4. Realice las modificaciones que desee y presione seguidamente el icono

para Actualizar o bien Actualizar y Regresar .

Eliminar un Estado de Activos

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

Page 78: Manual Usuario Activos Fijos

72 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la opción de Estado de Activo. El sistema desplegará una tabla de

datos denominada Estado Activo, donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E. El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantalla

de confirmación.

4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la

operación no puede ser finalizada.

TIPO DE ACCIÓN Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se

pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer que estos varíen dentro de la organización.

Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Tipos de Acción, tal y como se muestra a continuación.

Page 79: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 73

Pantalla de Tipos de Acción

MANEJO DE LOS TIPOS DE ACCIÓN

Agregar un Tipo de Acción

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la opción de Tipo de Acción. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipos de Acciones, donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Para hacer un tipo de acción, el usuario debe escoger en el submenú, dentro de la opción de Registro, la aplicación de Nuevo. Esta

operación también se puede realizar, presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

3. El usuario debe ingresar la siguiente información en las columnas:

Page 80: Manual Usuario Activos Fijos

74 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos

Tipo Acción: en esta columna el usuario puede definir el código del tipo de acción, el sistema permite un máximo de 4 caracteres.

Descripción: en esta columna se puede ingresar una descripción más

detallada del tipo de acción, el sistema permite un máximo de 40 caracteres.

Tipo Predefinido: en esta columna el usuario puede definir con ayuda de un

combo box, el tipo de acción que se generará. Se encuentran las siguientes

opciones:

Ingreso de un activo

Cambio del responsable

Cambio de ubicación

Mantenimiento de un activo

Retiro de un activo

Tipo predefinido como varios

Estos tipos, ya están definidos en el sistema, por lo que el usuario solo tendrá que seleccionar uno de ellos para cada tipo de activo.

Notas: en esta columna el usuario puede definir cualquier nota importante que se desee asociar al tipo de acción.

4. Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

Modificar un Tipo de Acción

A continuación se presenta el procedimiento para modificar un estado de

activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la

opción de Tipo de Acción. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipos de Acciones, donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"

sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono .

Page 81: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 75

4. Realice las modificaciones que desee y presione seguidamente el icono

para Actualizar o bien Actualizar y Regresar .

Eliminar un Tipo de Acción

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar un estado de activo:

1. Dentro de la pantalla Administración, el usuario debe presionar la

opción de Tipo de Acción. El sistema desplegará una tabla de datos

denominada Tipos de Acciones, donde la información se presenta en

forma de columnas.

2. Seleccione con el highlight el registro que va a ser modificado.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E. El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantalla

de confirmación.

4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso

el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la operación no puede ser finalizada.

Page 82: Manual Usuario Activos Fijos
Page 83: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 77

CAPÍTULO 4

Activos

NOTA INTRODUCTORIA Dentro del submenú de Activos, existen dos opciones:

• Activos Fijos

• Mejoras

• Registro de Acciones

En la primera opción, el usuario puede agregar, modificar o eliminar activos fijos a la empresa.

Aquí, se registran los datos correspondientes al costo original y valor de rescate de cada activo de la empresa. También se registran los métodos utilizados para

el cálculo de la revaluación y depreciación, así como otra clase de información

que define las características de cada activo.

La segunda opción permite llevar un control de las mejoras asociadas a un activo específico.

Permite controlar, de una manera directa, las mejoras realizadas en los activos. Es necesario mencionar que, debido a que las mejoras están asociadas a un

activo, son manejadas por el sistema con los mismos parámetros que se definen para dichos activos, esto es, las mejoras utilizan los mismos métodos de

revaluación y depreciación que emplea el activo.

ACTIVOS FIJOS Dentro de esta opción del submenú, se agregan, modifican y eliminan los

activos fijos de la empresa.

Cada vez que se ingresa un nuevo activo, el usuario debe definir cuál tipo de revaluación y depreciación serán utilizados en el control contable de la

empresa, así de esta manera, el sistema calculará, con base en método

especificado por el usuario, los montos de la depreciación y revaluación.

Page 84: Manual Usuario Activos Fijos

78 Activos Activos Fijos

Cuando se incorpora un activo a la base de datos, el usuario debe definir el proveedor del cual se adquirió el objeto, así como su costo y valor de rescate (el

valor que se estima que se recibirá al retirarlo del servicio), según la vida útil

definida.

Cuando se modifican o eliminan activos, el sistema genera los asientos

contables respectivos por los cambios realizados. Recuerde que cuenta con la posibilidad de filtrar los activos a visualizar ya sea por rango de tipo de activo,

rango de proveedor, rango de ubicación, tipo de depreciación, fechas,

responsable, rango de valor en libros o estado del activo.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema bajo esta opción:

Pantalla principal de Activos Fijos

Page 85: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 79

Existen dos iconos que pueden ser desplegados en las filas que contienen los registros de los archivos, los cuales representan dos posibles estados que

pueden tener dichos activos:

1. Cuando un activo ha sido retirado, la fila que contiene el registro de

dicho activo, se marca con el icono . Dentro de la misma tabla, se puede consultar la fecha en la que fue retirado.

A continuación se muestra como se observa el registro cuando está marcado con el icono de Retirado.

Activo marcado con icono de Retirado

2. Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útil comparativa como la fiscal), el sistema marca la fila que lo contiene con

el icono .

A continuación se muestra como se observa el registro cuando está marcado

con el icono de Vencido.

Activo marcado con icono de Vencido

Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en forma automática

cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si la fila del registro

asociado al activo no está marcada, es porque está en estado Activo.

FUNCIÓN ESPECIAL

Boleta Activo

Desde la pantalla principal de esta opción se cuenta con este botón que permite

generar un reporte donde se muestra la información general del activo.

Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las

características actuales de un activo dentro del sistema.

La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse u

ocultarse a conveniencia.

Page 86: Manual Usuario Activos Fijos

80 Activos Activos Fijos

Invocar Cargador Dinámico

Este botón se encuentra únicamente en la pantalla principal del mantenimiento,

al presionarlo se levanta una herramienta que permite la modificación masiva y/o la carga de datos. El mismo, cuenta con un wizard de carga que es

alimentado por un archivo de Excel que el usuario ha completado previamente.

Para mayor información y detalle del uso del Cargador Dinámico, recurra al documento Cargadores Dinámicos, el cual se encuentra en su instalación del

ERP, en la carpeta Manuales.

MANEJO DE ACTIVOS FIJOS Dentro del manejo de los activos, se pueden agregar, modificar y eliminar

activos fijos a la empresa. Cada una de estas operaciones está ligada a procedimientos que se describen a continuación:

Agregar un Activo Fijo

Para agregar un activo fijo, es necesario que el usuario siga el procedimiento

que se muestra a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta

opción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicación

Activos Fijos, esto hará que se despliegue una tabla de datos

denominada Activos Fijos.

2. Dentro de la tabla de datos, debe localizar en el submenú de Registro la opción Nuevo y activarla con el ratón o presionar Enter al ubicar el

highlight sobre dicha opción. Esta operación también se puede realizar

presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

3. Complete toda la información solicitada

4. Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

Cuando se agrega un nuevo activo fijo a la base de datos, el sistema desplegará una pantalla con cinco carpetas denominadas: General, Costos,

Page 87: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 81

Depreciación, Revaluación, Acumulados, Notas, Auditoria y Rubros_Valores.

Dentro de la pantalla que contiene las carpetas, existen dos casillas que deben ser llenadas por el usuario y que se muestran en todas las pantallas desplegadas

por las carpetas:

Activo: código del activo fijo que se ingresa en la base de datos, esta casilla es un alfanumérico con campo para 9 dígitos.

Descripción: esta casilla está al lado de la correspondiente al código y tiene

campo para 40 dígitos alfanuméricos. Sirve para que el usuario digite el nombre del activo.

FUNCIONES ESPECIALES

Ver Asiento Contable

Permite visualizar el asiento respectivo, siempre y cuando este lo tenga, de lo

contrario, desplegará un mensaje de error indicando que el activo seleccionado no tiene asiento contable. Si por el contrario, se tiene más de un asiento, se

presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.

Page 88: Manual Usuario Activos Fijos

82 Activos Activos Fijos

Pantalla de diálogo para la selección del asiento

Al oprimir el icono de ver asiento contable aparece la siguiente pantalla.

Page 89: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 83

Detalle de la Transacción Contable en el libro Mayor

Es importante señalar que esta pantalla no es modificable.

Copia Activo

Opción que brinda la posibilidad de copiar activos, independiente de las

características o antigüedad del mismo. Lo que simplifica el ingreso de activos

con características iguales o similares.

El proceso habilita la opción para el ingreso de activos, copiando los datos generales, costos, métodos de depreciación y revaluación así como las notas del

artículo seleccionado al momento de presionar el botón.

El sistema no copiará la distribución de centros de costo del activo, ni las

mejoras, ni tampoco el histórico de depreciaciones o revaluaciones del mismo.

Si el activo tiene definida la utilización de consecutivos se sugerirá el

consecutivo correspondiente.

El sistema permite realizar solamente una copia a la vez.

Page 90: Manual Usuario Activos Fijos

84 Activos Activos Fijos

Descripción de Carpetas

Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón sobre la pestaña

correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el título

de la carpeta.

Algunas de las casillas que se presenta en la ventana, tienen la característica de ser posible acceder una tabla de consulta con la tecla F1 o presionando un

doble clic sobre la casilla.

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos que son requeridos dentro de las siguientes casillas:

Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o

familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de las características del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta.

Si dentro de los parámetros globales del módulo (consultar Parámetros del

Módulo, carpeta “General” en la página 11), el usuario definió que el código de los activos fuera consecutivo por tipo de activo, el sistema desplegará en la

casilla de Activo, el número que sugiere que sea utilizado como código.

Este dato debe estar definido y guardado para efectos de la generación del asiento de la depreciación mensual, si el mismo no ha sido guardado se

generará un error que no permitirá generar dicho asiento.

Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha en la cual fue adquirido el activo.

Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha a partir de la cual se empieza a usar el activo y por consiguiente a depreciar.

La fecha que se utilizará para los cálculos iniciales del activo dependerá del

parámetro AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte la sección “Parámetros en Archivos *.ini” en la página 303.

Mantenimiento Último: fecha última en la cual se le aplicó mantenimiento

al activo. Cuando es un activo nuevo, esta casilla permanece en blanco a menos que el activo haya sido adquirido de segunda.

Mantenimiento Próximo: fecha próxima en la cual se aplicará mantenimiento al activo.

Datos de Compra: dentro de esta casilla se encuentran los siguientes

campos:

Page 91: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 85

• Proveedor: código y nombre del proveedor al que se le compró el activo. Se puede utilizar la tecla F1 para consulta.

• Orden: número o código de la orden de compra con la que se adquirió

el activo.

• Documento: número o código de la factura con la que se adquirió el

activo.

Número Serie: en esta casilla se digita el código del fabricante que identifica al activo.

Código de Barras: en caso de que el activo utilice código de barras, en esta

casilla se digita el número asignado a este código. Además, en este campo se puede digitar el número de placa o emblema de identificación usado en el

control físico de los activos.

Estado: en esta casilla se despliega el estado del equipo según se definió en Estados de Equipo de Administración. Esta casilla no es posible que quede en

blanco.

Utiliza componentes: Cuando se marca esta casilla, el sistema asume que el

activo va a estar compuesto de uno o más componentes y por lo tanto cuando se marca este check, automáticamente la pestaña de costos del activo “padre” se

deshabilita, es decir quedan en cero, ya que el valor del activo padre va a ser la

suma del valor de los componentes; funciona igual con los demás acumulados: depreciación, valor en libros, etc.

Clasificación: En esta casilla el usuario podrá definir la clasificación que

tiene el activo, ya sea: Inversiones y activos, Mantenidos para la venta o

Propiedad Planta y Equipo.

Ubicación: en esta casilla se digita el código del lugar donde se ubica el

activo. Note que se podrá cambiar esta casilla sólo para el caso de ingreso de

activos y no para la modificación de éstos. Los valores podrán ser modificados utilizando acciones, consulte “Tipo de Acción” en la página 72 para mayor

detalle.

Responsable: en esta casilla se debe indicar el código de la persona

responsable del equipo. Note que se podrá cambiar esta casilla sólo para el caso de ingreso de activos y no para la modificación de éstos. Los valores

podrán ser modificados utilizando acciones, consulte Tipos de Acciones para

mayor detalle.

Page 92: Manual Usuario Activos Fijos

86 Activos Activos Fijos

A continuación se presenta la pantalla desplegada por esta carpeta:

Pantalla de Carpeta General de Activos Fijos.

Costos

Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente información:

Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo.

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo del activo

en moneda local.

Page 93: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 87

• Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática el costo del activo en moneda dólares, para ello utiliza el tipo de

cambio definido en el módulo de Administración del Sistema a la

fecha de activación del activo.

Cuando se actualiza el costo dólar del activo y ya existe un monto en moneda local, el sistema le consulta si desea que le sugiera un nuevo monto en moneda

local, si la respuesta es afirmativa, el sistema recalculará la moneda local con base en la moneda dólar. Este funcionamiento también se dará en la vía

contraria, es decir de Local a Dólar y aplicará de igual manera para los valores

de rescate y máximos valores en libros.

El sistema utilizará el tipo de cambio vigente a la fecha de activación

especificada para el activo.

En caso que el monto digitado en moneda dólar no corresponda al tipo de

cambio que el sistema maneja, se creará un asiento, producto de las diferencias

cambiarias. Esta opción se encuentra activa si el módulo tiene configurado el control contable en doble moneda.

Para establecer el tipo de cambio que se utilizará para el cálculo del equivalente del valor del activo en dólares, el sistema usará la que le indique el parámetro

AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte la

sección “Parámetros en Archivos *.ini” en la página 303.

Valor Rescate Fiscal o Contabilidad 1: El valor de rescate fiscal es

utilizado para los cálculos relacionados con la contabilidad fiscal o contabilidad

1 de la empresa y corresponde al valor estimado del activo al final de su vida útil. Este valor determinará la base de la depreciación que es igual al costo

original del activo menos el valor de salvamento (el valor asignado al activo al

finalizar su vida útil estimada).

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate estimado, en moneda local que tendrá el activo cuando se terminé la

vida útil del mismo (para la depreciación tipo fiscal).

• Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática el valor de rescate estimado que tendrá el activo, en moneda dólar,

cuando se terminé la vida útil del mismo para el control fiscal. Para ello toma el tipo de cambio registrado en Administración del Sistema

para la fecha de activación. Si el valor real de rescate en moneda dólar,

no es el mismo que el valor que el sistema calcula por diferencias

cambiarias, el usuario puede digitar este monto directamente en la casilla; entonces el sistema generará un asiento producto de la diferencia

cambiaria de las monedas utilizadas. Lo anterior dependerá del método

de trabajo o de conversión determinado en parámetros del módulo.

Page 94: Manual Usuario Activos Fijos

88 Activos Activos Fijos

Valor de Rescate Comp. O primer contabilidad: el valor de rescate comparativo es utilizado para los cálculos relacionados con la contabilidad

corporativa o la contabilidad 2 de la empresa, en el caso que esté especificado

el uso de este tipo de contabilidad en los parámetros globales, de lo contrario

estos datos no se registrarán en el módulo de Contabilidad General.

• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate

estimado, en moneda local, que tendrá el activo cuando se terminé la vida útil del mismo, esto es, cuando el activo sea depreciado

completamente (para la depreciación tipo comparativo).

• Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática, el valor de rescate estimado que tendrá el activo, en moneda

dólar, cuando se terminé la vida útil del mismo, esto es, cuando el activo

sea depreciado completamente (para la depreciación tipo comparativo).

Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo de Administración del Sistema.

Máximo valor libros fiscal o segunda contabilidad

• Local: Dentro de esta casilla el usuario debe digitar, en moneda local,

el monto del máximo valor en libros permitido, producto de la

revaluación para su contabilidad fiscal o contabilidad 1. El proceso de revaluación aumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el

activo se sobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este

máximo.

• Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar

el monto del máximo valor en libros permitido, producto de la

revaluación para su contabilidad fiscal o contabilidad 1. El proceso de revaluación aumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el

activo se sobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este

máximo. Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo de

Administración del Sistema.

Máximo valor libros comparativo o segunda contabilidad

• Local: Dentro de esta casilla, el usuario debe digitar en moneda local, el monto del máximo valor en libros permitido producto de la

revaluación para su contabilidad comparativa o segunda contabilidad. El

proceso de revaluación aumenta el valor del activo, por lo que, si al revaluar el activo se sobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar

este máximo.

• Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar el monto del máximo valor en libros permitido, producto de la

Page 95: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 89

revaluación para su contabilidad comparativa o segunda contabilidad. El proceso de revaluación aumenta el valor del activo, por lo que, si al

revaluar el activo se sobrepase este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar

este máximo. Recuerde que el tipo de cambio lo toma del módulo de Administración del Sistema.

Si el máximo valor en libros (fiscal y/o comparativo) se deja en blanco, no existirá límite para este valor.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por esta carpeta:

Pantalla de carpeta Costos de Activos Fijos

Depreciación

Page 96: Manual Usuario Activos Fijos

90 Activos Activos Fijos

Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:

Depr. Fiscal o para la primer contabilidad: En este campo se define que

método de depreciación utilizará el activo para la contabilidad fiscal.

Dentro del sistema, existen cinco métodos para calcular la depreciación y la

escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo que se maneje

y de las leyes tributarias del país.

Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:

1) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil del

activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el último

mes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayor

detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección

“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 273.

2) Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa el

cálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con una

fórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil sea

múltiplo del 12 (en el capítulo anterior, en la sección “Tipos de activo”

se presenta un ejemplo de la utilización de este método de depreciación)

3) Suma de Dígitos: la depreciación por suma de los dígitos de los años, asume que el activo tiene un monto de depreciación mensual que

es igual para todos los meses de un año del activo, sin embargo, el monto varía de un año al otro. Para el primer año, el monto es más alto

que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a este método

también se le llama depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por

Suma de Dígitos” en la página 277.

4) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una tasa

porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el

porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debe

exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activos

que tienen valor de salvamentos, éste valor sea menor del 100%.

Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en

la sección “Método de Depreciación por Porcentaje” en la página 283.

Page 97: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 91

5) 6 Month Convention: este tipo de depreciación se calcula dependiendo de la fecha en la cual se desee realizar la depreciación, ya

que los meses restantes al primer año se deprecian al equivalente a seis

meses, y los meses posteriores y anteriores al último año se deprecian

con el método de línea recta, y los meses que se ubiquen en el último año son distribuidos según la cantidad que haga falta distribuir. .

6) Saldos Decrecientes: la depreciación por saldos decrecientes permite la definición de una tasa porcentual que se tomará como base

para el proceso.

No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el usuario requiera que el activo no se deprecie. Por ejemplo, el activo "terrenos" tiene esta

característica.

Unidades de Producción: Este tipo de depreciación permite depreciar el activo con base en las unidades producidas.

Vida Útil: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la vida útil del activo. Dependiendo del método escogido para la depreciación, se tiene que la vida útil

debe ser digitada de la siguiente manera:

• si se escoge el Método de Depreciación de Línea Recta, la vida útil debe ser expresada en meses

• si se escoge el Método de Depreciación de Suma de Dígitos, la vida útil debe ser expresada en meses y múltiplo de 12

• si se escoge el Método de Depreciación por Porcentaje, la vida útil debe ser expresada en meses

Depr. Comparativa o para la segunda contabilidad: En este campo se define que método de depreciación que utilizará el activo en la asignación del

costo para la contabilidad corporativa o segunda contabilidad.

La depreciación comparativa, utiliza los mismos métodos que la depreciación fiscal, así que el usuario debe definir si desea llevar ambas depreciaciones

utilizando el mismo método o variándolo entre cada tipo de depreciación (fiscal o comparativa).

Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de los activos fijos depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes

tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.

Page 98: Manual Usuario Activos Fijos

92 Activos Activos Fijos

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:

Pantalla de carpeta Depreciación de Activos Fijos

Revaluación

La revaluación es un ajuste que se realiza al costo de un activo para ajustar los

cambios del valor producidos por diferentes motivos, tales como la inflación.

Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación; la

escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y de las leyes tributarias del país.

1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se calcula

sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho activo

Page 99: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 93

hasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluaciones son calculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación definido por

la empresa o por otro ente competente.

Para un mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en

la página 253.

2.) Avalúo: el valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, se calcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál es la

revaluación del activo fijo para el período determinado, este valor debe

ser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método de avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación,

tendrán que ser digitadas manualmente por el usuario.

3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, se

calcula utilizando un factor definido por un índice que es producto del

tiempo de vida útil. Al producto del costo original y el factor antes mencionado, se le restan las revaluaciones realizadas al activo. Para

mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el

apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la página 253, en el título “Revaluación por Índice de Precios”.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se

utilizará para calcular la revaluación por índice de precio. Si el usuario desconoce el código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla

puede consultar la tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para

mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

4.) Indexación: con este método se calcula un monto de ajuste que

incrementará el valor en libros del activo. A su vez, se calcula un monto

de depreciación del ajuste que disminuirá mes a mes el valor original.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadas

hiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina, Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad

(N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflación

Page 100: Manual Usuario Activos Fijos

94 Activos Activos Fijos

denominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable a un proceso de revaluación.

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la

página 253, en el título “Revaluación por Indexación”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará

para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce el

código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar la

tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para

mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

5.) Índice Compuesto: con este método se calculan porcentajes de Índices de Inflación, tanto internos como externos con el fin de

determinar el crecimiento porcentual para en que se incrementará el

valor en libros del activo. Este método requiere del ingreso por parte del usuario de tres tipos de índices con el fin de realizar los cálculos

correspondientes.

Este proceso es utilizado especialmente por las empresas de servicio público sujetas a la regulación del Servicio Nacional de Electricidad (SNE).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la

página 253, en el título “Revaluación por Índice Compuesto”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará

para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce el

código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar la tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para

mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la revaluación de los activos

fijos depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.

Page 101: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 95

PROCESO DE AJUSTE INFLACIONARIO

Cuando se tiene marcado esta casilla, y se corre el proceso de revaluación, el

sistema genera una transacción referente al ajuste por inflación que origina.

Pantalla de carpeta Revaluación de Activos Fijos

Acumulados

La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente el activo.

En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:

Page 102: Manual Usuario Activos Fijos

96 Activos Activos Fijos

Última Depreciación: última fecha en la que se le registró una depreciación al activo.

Última Revaluación: última fecha en la que se le registró una revaluación al

activo, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que

tiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Primera y segunda Contabilidad, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar.

Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo hasta el

día de hoy. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos, el

sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de

Activos” en la página 253.

Depreciación acumulada: es la sumatoria del gasto por depreciación del costo original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de

las depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea Recta,

Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan en el apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por Índices

Compuestos” en la página 264.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones es igual a la suma de todas los gastos por depreciación de los activos

revaluados y cada uno de los ajustes a de las depreciaciones acumuladas

revaluados por el proceso de revaluación. Para mayor detalle del cálculo del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación de

Activos” en la página 253.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde

el momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente

manera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Page 103: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 97

Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Máximo valor en libros

El máximo valor en libros es el monto permitido que puede alcanzar el valor en

libros total.

A su vez, la tabla se divide en las siguientes columnas:

Descripción: debajo de esta columna, se describen los nombres de los montos desglosados: costo original, valor revaluado, etc.

Fiscal (local): monto para la contabilidad fiscal en moneda local.

Comp. (local): monto para la contabilidad corporativa en moneda local.

Fiscal (dólar): monto para la contabilidad fiscal en moneda dólar.

Comp. (dólar): monto para la contabilidad corporativa en moneda dólar.

A continuación se presenta la pantalla que despliega la carpeta Acumulados:

Page 104: Manual Usuario Activos Fijos

98 Activos Activos Fijos

Pantalla de carpeta Acumulados de Activos Fijos

Notas

Dentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas de aclaración asociadas con el activo fijo ingresado a la base de datos.

Auditoría

Esta carpeta es llenada en forma automática por el sistema y presenta las

siguientes casillas:

Última Modificación:

• Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio a

la base de datos.

Page 105: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 99

• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que se realizó el último cambio a la base de datos.

Retiro del Activo:

• Usuario: código y el nombre de la persona que realizó el retiro del

activo.

• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que se realizó el retiro del activo fijo.

• Período: fecha de generación del asiento contable del retiro del activo.

Número de Asiento: dentro de estas casillas se muestran los códigos de los asientos contables ligados con los siguientes rubros:

• De ingreso: código del asiento contable generado por el sistema cuando se ingresa un activo fijo a las existencias de la empresa.

• De retiro (fiscal): código del asiento contable para la contabilidad

fiscal, generado por el sistema cuando se retira un activo fijo a las existencias de la empresa.

• De retiro (comparativo): código del asiento contable para la

contabilidad corporativa, generado por el sistema cuando se retira un activo fijo de las existencias de la empresa.

Rubros_Valores

Esta carpeta es despliega de forma automática los diferentes campos que el

usuario haya definido para los activos fijos, dichos rubros suponen una ayuda para la inclusión de información adicional que el usuario considere.

Su definición se debe hacer en los Parámetros del Módulo.

Page 106: Manual Usuario Activos Fijos

100 Activos Activos Fijos

Pantalla de carpeta Rubros_Valores de Activos Fijos

Descripción de Botones

Centros

Dentro de esta opción, el usuario puede asociar el centro de costo con el activo

y además determinar el porcentaje del gasto por depreciación (costo y

revaluado) correspondiente a cada centro de costo.

El procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:

Page 107: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 101

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono Centros que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistema

le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos denominada

Asignación de Centros de Costo por Activo.

2. Para asignar un centro de costo a un activo fijo, el usuario debe presionar la aplicación Nuevo que se encuentra en el submenú de

Registro, o bien presionar las teclas Ctr+N o el icono . El sistema habilitará la tabla de datos para que la información sea digitada, la cual

se debe ingresar en las siguientes columnas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el usuario debe digitar el código del centro de costo al cual se van a cargar los gastos del activo.

Si no se recuerda el código, con un doble clic sobre la casilla o con el

teclado F1, el sistema desplegará la tabla de consulta denominada Centros de Costo. Los centros de costos asociados al tipo de activo.

Por ejemplo, para que el activo A del Tipo de activo 1, solo puede

asociarse a centros de costo que estén asociados al Tipo de activo 1.

Descripción: nombre del centro de costo asignado al activo.

Porcentaje: fracción de las cuentas contables que estarán asignadas al

centro de costo. Esta fracción no puede ser mayor del 100%. La suma

de los porcentajes no puede sumar más ni menos del 100%, si el usuario ha cometido un error, el sistema asignará la diferencia.

3. Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

A continuación se presenta la tabla desplegada por el sistema:

Page 108: Manual Usuario Activos Fijos

102 Activos Activos Fijos

Pantalla Asignación de Centros de Costo por Activo

Mejoras

Dentro del botón Mejoras, el usuario puede controlar aquellos arreglos que se realicen a los activos fijos.

Para ingresar los datos de una mejora de un activo, es necesario que se siga el procedimiento que se muestra a continuación:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono Mejoras que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistema

desplegará una tabla de datos denominada Mejoras.

2. Dentro de la tabla de datos, el usuario debe presionar el icono o

presionar la opción Nuevo que se encuentra en el submenú de

Registro. De la misma manera, esta operación se puede realizar

presionando las teclas Ctr+N.

Page 109: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 103

La pantalla principal, muestra en la parte superior, la casilla denominada Activo, en la cual el sistema muestra el código y el nombre del activo al cual

se le van a incorporar las mejoras.

Debido a que las mejoras, en la mayoría de las ocasiones, son partes que se le agregan a los activos fijos, se manejan de una manera similar a los activos, ya

que los datos que se deben ingresar dentro del sistema, son del mismo tipo que

los que se ingresan para los activos.

El sistema desplegará una pantalla que contiene cinco carpetas similares a las

desplegadas por la opción Activos Fijos, las carpetas desplegadas son las

siguientes: General, Costos, Depr./Reval., Acumulados, Auditoria y Notas. A su vez, dentro de la pantalla, también se despliegan tres iconos que

presentan las opciones de: Revaluación, Depreciación y Dep. Porcentaje.

También, dentro del módulo de Activos Fijos, existe una opción en el menú

principal, bajo Activos, denominada Mejoras, en la cual se realizan las

mismas operaciones que en el icono Mejoras que pertenece a Activos Fijos.

Debido a esta situación, la descripción de las carpetas y los iconos que despliega la opción, se muestra en la sección “

Mejoras” en la página 122.

La única diferencia entre estas dos alternativas, radica en que dentro de la

opción asociada con el icono de la pantalla de Activos Fijos, las mejoras se

ingresan para el activo que se está consultando; para cambiar de activo, es necesario que el usuario regrese a las pantallas principales donde se escoge el

activo fijo; en cambio, en la opción asociada al menú principal, se puede

escoger el activo desde la tabla de datos.

A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el icono

Mejoras:

Page 110: Manual Usuario Activos Fijos

104 Activos Activos Fijos

Pantalla principal de icono Mejoras

Dentro del botón componentes se pueden ingresar diferentes componentes que contituyen el Activo Fijo.

Dentro de esos componentes se pueden agregan otros componentes o mejoras

Page 111: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 105

Nota

Importante tener en cuenta que si a un activo fijo ya se le agregó una mejora

no puede tener componentes y viceversa.

El Activo Fijo únicamente podrá tener mejoras o componentes.

Revaluación

Dentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se realicen

sobre el activo. Solo para el caso de los activos que se revalúan por el método de Avalúo, es necesario que el usuario ingrese los datos manualmente, en los

otros casos, el sistema calculará la información en forma automática.

Las pantallas que se despliegan con esta opción presentan la posibilidad de “Ver Asiento Contable”, seguidamente se describe la funcionalidad.

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:

Page 112: Manual Usuario Activos Fijos

106 Activos Activos Fijos

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El

sistema le desplegará una tabla de datos denominada Histórico de las Revaluaciones, donde la información se presenta en forma de

columnas.

En la pantalla principal de la opción, el sistema despliega dos casillas que permanecen inactivas y son de consulta para el usuario:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo que se está revaluando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y

nombre del activo.

A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Pantalla del Histórico de Revaluaciones

Page 113: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 107

2. Si el activo tiene definido el método de revaluación por Avalúo, entonces es necesario que el usuario ingrese la información, de otra

forma, el sistema generará los datos en forma automática.

3. Si el usuario debe ingresar los datos manualmente, debe presionar el

icono o escoger la opción Nuevo dentro del submenú de Registro; esta operación también se puede realizar presionando las

teclas Ctr+N. El sistema desplegará una pantalla denominada

Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones.

La pantalla desplegada, tiene las siguientes casillas:

Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombre

del activo que se está revaluando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y

nombre del activo.

Fecha: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la cual se realiza la revaluación, el sistema sugiere la fecha actual como la fecha en la que

se realiza la revaluación, pero el usuario puede modificarla.

Descripción de Carpetas

La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos carpetas: General y Auditoria.

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los siguientes datos:

Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza el

activo fijo para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para los usuarios.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de

cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En

caso contrario, esta casilla estará inactiva.

Revaluación Fiscal o para la primer contabilidad: dentro de las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la revaluación para el control fiscal.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este

monto debe ser digitado en moneda local.

Page 114: Manual Usuario Activos Fijos

108 Activos Activos Fijos

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de

que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque

el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al Valor Revaluado Fiscal, la Depreciación Fiscal, para cada caso

específico.

Revaluación Comparativa o para la segunda contabilidad: Dentro de las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas

estarán activas si el usuario tiene marcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidad comparativa, en caso contrario, estas casillas estarán

inactivas.

Valor Revaluado: Dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este

monto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control

comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe

digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al Valor Revaluado Comparativo, la Depreciación Comparativa, para

cada caso específico.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 115: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 109

Pantalla de carpeta General de Mantenimiento del Histórico de las Revaluaciones

Auditoria

Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas

que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de

esta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos

asociados al usuario que ingreso la información.

Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario que ingresó la información.

Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora

en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar una revaluación.

Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el

sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la integración contable, en caso de que ésta exista.

Page 116: Manual Usuario Activos Fijos

110 Activos Activos Fijos

Fiscal o primera contabilidad: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento contable para el control fiscal.

Comparativa o segunda contabilidad: dentro de esta casilla se

despliega el código asignado al asiento contable para el control comparativo.

Integración Contable

El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la

contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta

opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un

activo fijo, se generarán asientos en el diario en el módulo de Contabilidad General . Para mayor detalle de este punto, ver “Parámetros del Módulo” en la página 9.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que el campo

de integración contable en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.

También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración

contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.

Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:

• Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de asientos.

• Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance, inserción de cuentas contables, entre otros.

• Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar la opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar

esta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se

despliega el icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado. Esta

opción aprueba el asiento y lo mayoriza, (postea, aplica al mayor)

directamente sin necesidad de registrarlo en el diario.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la

pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los

cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de

Page 117: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 111

la Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar o Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.

La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas

denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa

el modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de

Contabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario (siempre y cuando la opción de Aplicar automáticamente este desactivada), en esta pantalla

puede observar el asiento generado por los movimientos que están asociados a

las transacciones relacionadas con los activos fijos de la empresa. Para mayor detalle de este punto, ver “Parámetros del Módulo” en la página 9.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que es desplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:

Pantalla de Diario de la Contabilidad

Page 118: Manual Usuario Activos Fijos

112 Activos Activos Fijos

Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se

presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .

Depreciación

Dentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicen al activo fijo, el sistema calculará la información en forma automática. La

pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico de Depreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posible

ingresar información dentro de ella.

En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo que

se está revaluando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y

nombre del activo.

En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que contiene las siguientes columnas:

Referencia: esta casilla puede tener dos valores: Histórico o Revaluaciones, dependiendo de que monto aplique la línea.

Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado

para calcular la depreciación.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.

Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.

Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaborado

como ajuste o corrección de un registro previo.

Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de la

auditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso de

Depreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página 214.

Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fue

efectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una se genera una línea.

Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.

Page 119: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 113

Fecha: fecha en la que se generó la depreciación del período especificado para la depreciación.

A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Pantalla de Histórico de Depreciaciones

Funciones Especiales

Centros de Costo

En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su

función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que se

Page 120: Manual Usuario Activos Fijos

114 Activos Activos Fijos

distribuirán los costos de la depreciación del activo fijo. Este icono solo sirve para consulta, no se puede editar información en él.

El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a la depreciación es el siguiente:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono

Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos

denominada Histórico de Depreciaciones, dentro de esta pantalla,

el usuario debe presionar el icono .

2. Al presionar el icono, el sistema le desplegará al usuario una pantalla denominada Depreciación por Centro de Costo, en la que la

información viene en forma de columnas. Además de la tabla de datos,

el sistema despliega tres casillas que presentan la siguiente información:

Activo Fijo: código y nombre del activo sobre el que se realiza la consulta.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y el

nombre del activo.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que

contiene las siguientes casillas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el código

del centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por la

depreciación del activo.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación

asignada al centro de costo.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación asignada al centro de costo.

Cada depreciación puede tener asociado solamente un centro de costo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de

Costo:

Page 121: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 115

Pantalla de Depreciación por Centros de Costo.

Dep. Porcentaje

El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes

que se utilizarán para los activos que tengan especificado el método de

porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un aviso indicando que el activo no permite este tipo de depreciación.

A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes correspondientes a los períodos que el usuario defina:

1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono

Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla denominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan una serie de casillas y una tabla de datos.

Page 122: Manual Usuario Activos Fijos

116 Activos Activos Fijos

En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo que

se está depreciando.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y

nombre del activo que se está depreciando.

Depreciación: esta casilla presenta dos iconos que se activan presionando el cursor del ratón sobre cualquiera de ellos, estas opciones son Fiscal y Comparativa (Primera y segunda contabilidad). Por medio de estos

iconos, el usuario puede definir el porcentaje de depreciación para cada tipo de

control contable.

Vigencia: dentro de esta aplicación, se despliegan cuatro casillas que agrupan los datos generales del porcentaje de depreciación asignado al activo.

• Activación: el sistema despliega la fecha en la cual el activo se empezó a depreciar.

Vida Útil: número de meses en los que el activo tiene un valor real.

Vence: fecha en la cual vence la vida útil del activo.

Ult. Depr: fecha en la cual se realizó la última depreciación, esta fecha

corresponde a la fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación

(para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página 214).

2. Para ingresar un porcentaje de depreciación, el usuario debe presionar el

icono o bien, presionar las teclas Ctrl+N . Esta operación, también se puede realizar presionando la opción Nuevo que se encuentra bajo el

submenú Registro. Al escoger la opción Nuevo, el sistema habilita la

tabla para que sean introducidos los porcentajes de depreciación que

serán asignados al activo.

3. El usuario debe ingresar los siguientes datos en las casillas:

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe ingresar el período a partir del

cual la depreciación se realizará utilizando el porcentaje por ingresar. Este período corresponde a un número que identifica uno de los segmentos en los

que se divide la vida útil de un activo.

Porcentaje: número que corresponde al porcentaje de depreciación del activo. La suma de todos los porcentajes de depreciación asignados al activo

no puede sumar más de 100%, en el caso que lo haya especificado cuando se

define el tipo de activo, para mayor detalle, consultar “Tipos de Activo” en la página 27.

Page 123: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 117

Depreciado: esta casilla se llena en forma automática y señala si el proceso de depreciación ha sido corrido o no en el período especificado. En caso de

que haya sido corrido, la casilla se llenará con un sí, en caso contrario se llenará

con un no.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación y el activo fue depreciado con ese porcentaje.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Pantalla de Depreciación por Porcentaje

Page 124: Manual Usuario Activos Fijos

118 Activos Activos Fijos

Dep.Unidades

Esta sección permite llevar a cabo el proceso de depreciaciónpara el activo que

se deprecia bajo este método.

Activo: Se define el activo el cual se va a depreciar

Periodo: En este apartado indicamos el periodo que queremos depreciar. Este

periodo no puede ser menor o igual a un periodo ya depreciado.

Fecha Contabilidad: Definimos la fecha contable que queremos definir para el proceso de depreciación.

Depreciación: Seleccionamos si la depreciación será para la contabilidad Fiscal o Corporativa.

Unidades Producidas: En esta casilla definimos la cantidad de unidades que serán depreciadas para el activo. Esta cantidad no puede ser mayor a la

cantidad de unidades restantes ya que el sistema no permitirá continuar con el

proceso.

Pantalla de Depreciación por Unidades

Page 125: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 119

Modificar un Activo Fijo

Para modificar un activo fijo se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción

Activos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Activos Fijos. Esto hará que se despliegue una tabla datos denominada Activos Fijos

.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo a modificar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de la

tabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debe

tener marcado el registro a modificar con el highlight.

3. Dentro del submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight"

sobre ella. Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se

puede utilizar el icono .

Recuerde que un activo fijo puede estar en tres estados diferentes, los cuales presentan las siguientes características:

Cuando un activo ha sido retirado, la fila que contiene el registro de dicho

activo, es marcado por el sistema con el icono . Dentro de la misma fila, si la columna está desplegada, se puede consultar la fecha en la que fue retirado. Si existe el filtro de columnas y la ventana no despliega

todas las columnas, con el icono el usuario puede marcar la columna para que sea visible en la pantalla. A continuación se muestra

como se observa el registro cuando ha sido está marcado con el icono de

Retirado.

Activo marcado con icono de Retirado

Cuando un activo está en estado retirado, el usuario no puede modificar las

casillas que definen al activo fijo, solamente se puede consultar la información,

pero no modificarla porque las casillas están inactivas.

Page 126: Manual Usuario Activos Fijos

120 Activos Activos Fijos

Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útil comparativa como la fiscal), el sistema marca la fila que lo contiene con

el icono . A continuación se muestra como se observa el registro cuando ha sido está marcado con el icono de Vencido.

Activo marcado con icono de Vencido

Cuando un activo está en estado vencido, el usuario puede modificar las casillas que definen al activo fijo, pero este activo ya no se puede depreciar

más.

Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en forma automática, cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si la

fila del registro asociado al activo no está marcada, es porque está en

estado Activo. En este caso, las casillas que no correspondan a

códigos, pueden ser modificadas, exceptuando los montos calculados por depreciaciones y revaluaciones. De ser necesario realizar una

modificación, es necesario crear un registro de ajuste en el cual se

contrarreste el rubro que se quiere modificar.

Los activos fijos que tengan especificado el método de Avalúo para calcular la revaluación, debido a que los datos se deben ingresar manualmente, admiten

modificaciones, pero los activos que tengan especificado otro método, no pueden ser modificados.

Es necesario aclarar que si el usuario comete un error al ingresar el monto de una revaluación, no puede modificar el rubro directamente, es necesario que

realice un ajuste para corregir el error. La forma más simple, es creando un

monto negativo que contrarreste el monto positivo que fue digitado, sin

embargo, solamente se pueden ingresar montos negativos si el usuario lo tiene especificado de esta manera en los parámetros globales del módulo, ver

Parámetros del Módulo, carpeta “Otros” en la página 13.

4. Una vez que se han modificado los datos, el usuario debe salvar los

cambios con el icono . Si es la última modificación que se va a

realizar, se puede utilizar el icono .

Page 127: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 121

Eliminar un Activo Fijo

Para eliminar un activo fijo, se debe seguir el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción

Activos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Activos Fijos. Esto hará que se despliegue una tabla datos denominada Activos Fijos

.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo que desea eliminar, para

esto, se puede desplazar la lista con los iconos o flechas que están al borde derecho de la tabla o digitando los caracteres del código. El

usuario debe tener marcado el registro por eliminar con el highlight.

3. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema le pedirá al usuario que corrobore su decisión desplegando una pantalla de confirmación.

4. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la

operación no puede ser finalizada.

Existen tres dependencias que impiden que un activo pueda ser eliminado de la base de datos:

Si el activo ha sido depreciado o revaluado, esto es, si se ha corrido el proceso de depreciación o de revaluación en uno de los períodos

asociados al activo, entonces este no puede ser eliminado de la base de datos. Esto se presenta porque al ser depreciado o revaluado, crea un

registro en el Histórico de Depreciaciones y en el Histórico de las Revaluaciones.

Si el activo tiene definido el método de Depreciación por Porcentaje, no puede ser eliminado a menos que se eliminen primero los porcentajes

digitados en la tabla denominada Depreciación por Porcentaje, para luego poder eliminar el activo fijo.

Si el activo tiene definidos centros de costo en los cuales se registrarán las

transacciones contables, no se podrá eliminar, a menos que se eliminen

primero los centros de costo asociados al activo fijo, para luego eliminar el activo.

Nota:

Page 128: Manual Usuario Activos Fijos

122 Activos Activos Fijos

Si el activo fijo tiene registros históricos, no pueden ser eliminados de la base de datos.

MEJORAS Dentro de esta opción, el usuario puede agregar, modificar y eliminar mejoras

que se le apliquen a un activo fijo. Las mejoras son tratadas igual que los

activos fijos, debido a que, en la mayoría de los casos, una mejora equivale a

una parte o elemento de un activo, ésta debe ser comprada por medio de un proveedor, tiene una vida útil definida y puede ser revaluada y depreciada como

un activo.

De igual manera, cuando se ingresa una mejora a un activo fijo, el usuario deberá digitar el método que será utilizado para la revaluación y para la

depreciación. El usuario puede definir que las mejoras utilicen el mismo tipo de revaluación, depreciación y que utilicen el plazo de vida dentro del plazo

restante del activo en el momento en que se incorpora la mejora, para esto, el

usuario deberá definir esta opción dentro de los parámetros globales del

módulo.

Dentro de la opción Activos Fijos, existe un icono denominado Mejoras, la

diferencia entre esta aplicación y la opción Mejoras, radica en que en la

primera, se realiza la consulta sobre el activo que se haya seleccionado para agregar o modificar; y en la segunda opción, el usuario agrega o modifica

directamente las mejoras del activo y puede seleccionar cualquier activo

directamente.

A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:

Page 129: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 123

Pantalla principal de Mejoras

FUNCIONES ESPECIALES

Ver Asiento Contable

Permite visualizar el asiento de las mejoras del activo seleccionado, siempre y

cuando este lo tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje de error indicando

que no se tiene asiento contable. Si por el contrario, el activo tiene más de un asiento, se presenta un diálogo donde el usuario puede elegir el que quiera ver.

Page 130: Manual Usuario Activos Fijos

124 Activos Activos Fijos

Pantalla de diálogo para la selección del asiento

Al oprimir el icono de ver asiento contable aparece la siguiente pantalla.

Page 131: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 125

Detalle del asiento contable

Es importante señalar que esta pantalla no es modificable.

Boleta Mejoras

Opción que permite generar un reporte donde se muestra la información general

del activo. Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las

características actuales de un activo dentro del sistema.

La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse u

ocultarse a conveniencia.

Page 132: Manual Usuario Activos Fijos

126 Activos Activos Fijos

MANEJO DE MEJORAS

Agregar una Mejora

El procedimiento para agregar una mejora es el que se muestra a continuación:

1. En el módulo de Activos Fijos, en la opción Activos del menú

principal, el usuario debe marcar la opción Mejoras. El sistema le desplegará una tabla de datos denominada Mejoras en la que la

información se presenta en forma de columnas.

2. Dentro de la pantalla, el usuario debe digitar el código del activo al cual se le va a incorporar una mejora, para esto, debe situar el cursor en la

casilla Activo. Si se desconoce el código, se puede consultar la tabla

de datos Activo Fijo con la tecla F1 o presionando un doble click

sobre la casilla, dicha tabla mostrará por omisión los activos en estado

“cerrado y activo” pero si se marca el check box se podrá filtrar solo por activos en estado “activo”.

3. Una vez que se ha ingresado a las mejoras para el activo de interés, el

usuario debe presionar el icono o bien utilizar las teclas Ctrl+N. Esta operación también se puede realizar presionando la opción Nuevo

que se encuentra bajo la aplicación Registro del submenú de la pantalla. Cuando el usuario utiliza esta opción, el sistema lo ingresa en

otra pantalla que está formada por carpetas e iconos, donde se ingresará

la información correspondiente.

Descripción de Carpetas

Dentro de la pantalla denominada Mejoras del Activo, se despliegan cinco carpetas: General, Costos, Depreciación, Revaluación, Acumulados, Auditoria y Notas. Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón

sobre la pestaña correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra

subrayada en el título de la carpeta.

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos que son requeridos dentro de las siguientes casillas:

Page 133: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 127

Mejora: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y la descripción de la mejora.

Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha en

la cual fue hecha la mejora.

Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha

a partir de la cual se empieza a depreciar la mejora del activo.

Compra: dentro de esta casilla se despliegan los siguientes campos:

Proveedor: código y nombre del proveedor al que se le compró el

elemento de mejora. En caso de que el usuario desconozca este código

y el sistema tenga integrado el módulo de Cuentas por Pagar y Compras, puede consultar la tabla de consulta correspondiente con la

tecla F1.

Orden: número o código de la orden de compra con la que se adquirió el

elemento de mejora para el activo.

Documento: número o código de la factura con la que se adquirió el activo.

Número Serie: en esta casilla se digita el código del fabricante que identifica la mejora.

Código de Barras: en caso de que el activo utilice código de barras, en esta

casilla se digita el número asignado a este código. También se puede digitar el número de placa o emblema de identificación usado en el control físico de los

activos.

Page 134: Manual Usuario Activos Fijos

128 Activos Activos Fijos

Pantalla de carpeta General de Mejoras.

Costos

Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente información:

Costo Original: es el monto por el cual fue adquirida la mejora del activo.

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo de la mejora del

activo en moneda local.

Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática el costo de la mejora en moneda dólares, utilizando el tipo de cambio

especificado por el usuario dentro de la base de datos.

Page 135: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 129

El sistema realiza el cálculo solo la primera vez que se ingresa el monto en moneda local, si es necesario digitar el monto una segunda vez, el usuario

tendrá que actualizar el monto en moneda dólar. En el caso de que el monto

digitado en moneda dólar no corresponda al tipo de cambio que el sistema maneja, se creará un asiento, producto de las diferencias cambiarias. Esta

opción se encuentra activa si el módulo tiene configurado el control contable en

doble moneda.

Valor Rescate Fiscal: el valor de rescate fiscal es utilizado para los cálculos

relacionados con la contabilidad fiscal de la empresa y corresponde al valor que

tendrá la mejora al finalizar su vida útil y haberse depreciado completamente.

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate

estimado, en moneda local que tendrá la mejora cuando se terminé la

vida útil de la misma (para la depreciación tipo fiscal).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática el

valor de rescate estimado que tendrá la mejora, en moneda dólares,

cuando se terminé la vida útil del mismo para el control fiscal. Si el valor real de rescate en dólares, no es el mismo que el valor que el

sistema calcula por diferencias cambiarias, el usuario puede digitar este

monto directamente en la casilla; entonces el sistema generará un asiento producto de la diferencia cambiaria de las monedas utilizadas

dependiendo del método de traducción usado.

Valor de Rescate Comp.: el valor de rescate comparativo es utilizado para los cálculos relacionados con la contabilidad corporativa de la empresa, en el

caso de que esté especificado de esta forma en los parámetros globales del

módulo de lo contrario, estos datos son simplemente registros de comparación.

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate estimado, en moneda local, que tendrá la mejora cuando se terminé la

vida útil de la misma, esto es, cuando sea depreciada completamente

(para la depreciación tipo comparativo).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática el

valor de rescate estimado que tendrá la mejora en moneda dólares,

cuando se terminé la vida útil de la misma, esto es, cuando sea depreciada completamente (para la depreciación tipo comparativo).

Valor de Rescate Comp.: el valor de rescate comparativo es utilizado para

los cálculos relacionados con la contabilidad corporativa de la empresa, en el caso de que esté especificado de esta forma en los parámetros globales del

módulo de lo contrario, estos datos son simplemente registros de comparación.

Page 136: Manual Usuario Activos Fijos

130 Activos Activos Fijos

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el valor de rescate estimado, en moneda local, que tendrá el activo cuando se terminé la

vida útil del mismo, esto es, cuando el activo sea depreciado

completamente (para la depreciación tipo comparativo).

Dólares: dentro de esta casilla, el sistema calcula en forma automática el valor de rescate estimado que tendrá el activo, en moneda dólares,

cuando se terminé la vida útil del mismo, esto es, cuando el activo sea depreciado completamente (para la depreciación tipo comparativo).

Máximo valor libros fiscal

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda local el monto del valor máximo en libros permitido producto de la revaluación

para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluación altera el valor de

la mejora y si al revaluar ésta se sobrepasa este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.

Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar el

monto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad fiscal. El proceso de revaluación altera el valor de

la mejora y si al revaluar ésta se sobrepasa este tope, sólo se revaluará

hasta alcanzar este máximo

Máximo valor libros comparativa

Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda local el monto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación

para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluación altera el

valor de la mejora y si al revaluar ésta se sobrepase este tope, sólo se revaluará hasta alcanzar este máximo.

Dólares: dentro de esta casilla el usuario debe digitar en moneda dólar el

monto de valor máximo en libros permitido producto de la revaluación para su contabilidad comparativa. El proceso de revaluación altera el

valor de la mejora y si al revaluar esta se sobrepase este tope, sólo se

revaluará hasta alcanzar este máximo.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:

Page 137: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 131

Pantalla de carpeta Costos de Mejoras

Depreciación

Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Depr. Fiscal o primer contabilidad: la depreciación fiscal o depreciación

para la primer contabilidad es la depreciación de la que se lleva control para calcular y generar todas las transacciones contables asociadas con el uso de las

mejoras de los activos fijos para efectos tributarios del país en el que el sistema

esté implantado.

Page 138: Manual Usuario Activos Fijos

132 Activos Activos Fijos

Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación y la escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo al que

pertenezca la mejora y de las leyes tributarias del país.

Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:

1.) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de

depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil de la mejora. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el

último mes de depreciación de la mejora (según la fecha de activación),

ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia dicha mejora. Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del

manual, en la sección “Método de Depreciación por Línea Recta” en la

página 273.

2.) Suma de Dígitos: la depreciación por suma de los dígitos de los

años, asume que la mejora tiene un monto de depreciación mensual que

es igual para todos los meses de un año, sin embargo, el monto varía de un año al otro. Para el primer año, el monto es más alto que para el

segundo año y así sucesivamente (por eso a este método también se le

llama depreciación acelerada).

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por

Suma de Dígitos” en la página 277.

3.) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una

tasa porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el

porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debe

exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de

mejoras, éste valor sea menor del 100%.

Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en

la sección “Método de Depreciación por Porcentaje” en la página 283.

No Depreciable: esta casilla se marca en caso de que el usuario requiera que la mejora no se deprecie. Por ejemplo, la compra de un terreno adjunto a otro

terreno.

Vida Útil: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la vida útil de la

mejora del activo. Dependiendo del método escogido para la depreciación, se

tiene que la vida útil debe ser digitada de la siguiente manera:

• si se escoge el Método de Depreciación de Línea Recta, la vida útil debe

ser expresada en meses

Page 139: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 133

• si se escoge el Método de Depreciación de Suma de Dígitos, la vida útil debe ser expresada en meses y en múltiplo de 12

• si se escoge el Método de Depreciación por Porcentaje, la vida útil debe ser expresada en meses en meses

Depr. Comp. O segunda contabilidad: En este campo se define que

método de depreciación que utilizará el activo en la asignación del costo para la contabilidad comparativa o segunda contabilidad .

La depreciación comparativa, utiliza los mismos métodos que la depreciación fiscal, así que el usuario debe definir si desea llevar ambas depreciaciones

utilizando el mismo método o variándolo entre cada tipo de depreciación (fiscal

o comparativa).

Este control es utilizado para efectos de comparación o para que los datos

suministrados, sean un reflejo de la contabilidad corporativa, esto dependiendo

de lo que se haya establecido en los parámetros globales; para mayor detalle, referirse a “Parámetros del Módulo” en la página 9, en la carpeta General.

Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de las mejoras, depende de las características del activo al que está asociado y de lo que

establezcan las leyes tributarias del país donde se esté asociado y de lo que establezcan las leyes tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:

Page 140: Manual Usuario Activos Fijos

134 Activos Activos Fijos

Pantalla de carpeta Depreciación de Mejoras

Revaluación

Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Tipo de Revaluación: la revaluación es un ajuste que se realiza al costo de

una mejora para ajustar los cambios del valor producidos por motivos tales como la inflación. Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la

revaluación y la escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo al

que esté asociada la mejora y de las leyes tributarias del país.

Page 141: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 135

1.) Porcentaje: con este método, la revaluación de la mejora se calcula sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicha

mejora hasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluaciones

son calculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación definido

por la empresa.

Para una mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver

en el apéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación por Porcentaje” en la página 253.

2.) Avalúo: el valor revaluado de una mejora por el método de

Avalúo, se calcula manualmente, esto es, el usuario debe digitar cuál es la revaluación de la mejora para el período determinado, este valor debe

ser calculado por un perito o experto. Cuando se utiliza el método de

avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación,

tendrán que ser digitadas manualmente por el usuario. Para mayor detalle, consultar “Método de Revaluación por Avalúo” en la página

256.

3.) Índice de Precios: con este método, la revaluación del activo, se calcula utilizando un factor definido por un índice que es producto del

tiempo de vida útil. Al producto del costo original y el factor antes

mencionado, se le restan las revaluaciones realizadas a la mejora. Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el

apéndice de este manual, la sección “Método de Revaluación por Índice

de Precios” en la página 255.

El usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se

utilizará para calcular la revaluación por índice de precio. Si el usuario

desconoce el código, con un doble clic sobre la casilla o la tecla F!, puede consultar la tabla de consulta Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del

módulo de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para

mayor detalle referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

4.) Indexación: con este método, se calcula un monto de ajuste que incrementará el valor en libros de la mejora, y un monto de depreciación

del ajuste que disminuirá el valor en libros de la mejora. A su vez, el

monto del ajuste sufre una depreciación mes a mes sobre su valor original.

Este proceso se utiliza especialmente en economías denominadas hiperinflacionarias, dentro de las cuales se encuentran Brasil, Argentina,

Chile y Perú, donde rige una Norma Internacional de Contabilidad

(N.I.C. número 15), la cual especifica un proceso de ajuste por inflación

Page 142: Manual Usuario Activos Fijos

136 Activos Activos Fijos

denominado Proceso de Indexación, y cuya naturaleza es equiparable a un proceso de revaluación.

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método, ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de Activos” en la

página 253, en el título “Revaluación por Indexación”.

Para este método también se utiliza el Índice de Precios, para ello el usuario debe digitar el código del Tipo de Índice de Precios que se utilizará

para calcular la revaluación por indexación. Si el usuario desconoce el

código, con un doble clic o la tecla F1 sobre la casilla puede consultar la

tabla de datos denominada Tipos de Índice de Precios.

Los índices de precios son definidos en la opción Administración del módulo

de Activos Fijos, en la opción de Índices de Precios. Para mayor detalle

referirse a “Índices de Precios” en la página 47.

Nota:

El método que el usuario escoja para calcular la revaluación de las mejoras, depende de las características del activo al que está asociado y de lo que

establezcan las leyes tributarias del país donde se esté asociado y de lo que

establezcan las leyes tributarias del país donde se esté utilizando el módulo

A continuación se presenta la pantalla desplegada por la carpeta:

Page 143: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 137

Pantalla de carpeta Revaluación de Mejoras

Acumulados

La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente la mejora del

activo.

En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:

Page 144: Manual Usuario Activos Fijos

138 Activos Activos Fijos

Última Depreciación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el proceso de depreciación de activos, debido a que incluye la depreciación de

mejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

Última Revaluación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el proceso de revaluación de activos, debido a que incluye la revaluación de

mejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que tiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Fiscal y Comparativo, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar.

Costo original: monto con el cual se adquirió la mejora.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas a la mejora a la fecha especificada. El valor revaluado de una mejora se calcula, dependiendo

del tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los

montos, el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de Activos” en la página 253.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo

original de la mejora hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta,

Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan en

el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en la página 273.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones

es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del valor revaluado de la mejora hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo

del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación

de Activos” en la página 253.

Todas las revaluaciones de las mejoras se deprecian por el método de Línea Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante de la mejora

desde el momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Page 145: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 139

donde

Depr.Acum.Reval =Depreciación Acumulada de la Revaluación.

Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Máximo valor en libros

El máximo valor en libros es el monto permitido que puede alcanzar el valor en

libros total.

A su vez, la tabla se divide en las siguientes columnas:

Descripción: debajo de esta columna, se describen los nombres de los montos desglosados: costo original, valor revaluado, etc.

Fiscal (local): monto para la contabilidad fiscal en moneda local.

Comp. (local): monto para la contabilidad corporativa en moneda local.

A continuación se presenta la pantalla que despliega la carpeta Acumulados:

Page 146: Manual Usuario Activos Fijos

140 Activos Activos Fijos

Pantalla de Carpeta Acumulados de Mejoras

Notas

Dentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas de aclaración asociadas con la mejora del activo fijo.

Auditoría

Page 147: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 141

Esta carpeta se completa de forma automática por el sistema y presenta las

siguientes casillas:

Última Modificación:

Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio a la

base de datos.

Fecha: fecha registrada por el sistema en la que se realizó el último cambio a la base de datos.

Retiro de la Mejora: bajo este campo se despliegan las siguientes casillas:

Usuario: en caso de que el usuario retire una mejora, en esta casilla se

despliegan el código y el nombre de la persona que realizó el último

cambio a la base de datos.

Fecha: fecha registrada por el sistema en la que se realizó el retiro de la

mejora.

Número de Asiento: dentro de estas casillas se muestran los códigos de los asientos contables ligados con los siguientes rubros:

De ingreso: código del asiento contable generado por el sistema cuando

se ingresa una mejora, de las existencias de la empresa.

De retiro (fiscal): código del asiento contable para la contabilidad fiscal,

generado por el sistema cuando se retira una mejora , de las existencias de la empresa.

De retiro (comparativo): código del asiento contable para la contabilidad

corporativa, generado por el sistema cuando se retira una mejora, de las existencias de la empresa.

Descripción de Botones

Dentro de la carpeta denominada Mejoras del Activo, existen en la parte inferior de la pantalla tres botones: Revaluación, Depreciación y Dep. Porcentaje.

Para ingresar a las pantallas que despliegan los iconos, solo es necesario que el usuario presione un clic sobre el botón de interés.

Revaluación

Dentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se le realicen

sobre las mejoras del activo. Solo para el caso de las mejoras que se revalúan por el método de Avalúo, es necesario que el usuario ingrese los datos

Page 148: Manual Usuario Activos Fijos

142 Activos Activos Fijos

manualmente, de lo contrario, el sistema calculará la información en forma automática.

A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:

Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el

icono Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

El sistema le desplegará una tabla de datos denominada Histórico de las Revaluaciones, donde la información se presenta en forma de

columnas.

Dentro de la pantalla principal de la opción, el sistema despliega dos casillas

que permanecen inactivas y son de consulta para el usuario:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo al

que se le está revaluando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, se debe asociar el código y la descripción de la mejora seleccionada con el activo seleccionado.

A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Pantalla del Histórico de Revaluaciones

Page 149: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 143

Si la mejora tiene definido el método de revaluación por Avalúo, entonces es necesario que el usuario ingrese la información, pero si ha definido

otro método de revaluación, el sistema generará los datos en forma

automática.

Si el usuario debe ingresar los datos manualmente, debe presionar el icono

o escoger la opción Nuevo dentro del submenú de Registro; esta operación también se puede realizar presionando las teclas Ctr+N. El

sistema desplegará una pantalla denominada Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones.

La pantalla desplegada, tiene las siguientes casillas:

Activo Fijo: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y nombre

del activo al que se le está revaluando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripción

de la mejora seleccionada.

Fecha: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la cual se realiza la revaluación, el sistema sugiere la fecha actual como la fecha en la que

se realiza la revaluación, pero el usuario puede modificarla.

Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza la mejora para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para los

usuarios.

Descripción de Carpetas

La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos

carpetas: General y Auditoria.

Esta opción facilita la consulta de los revaluaciones y además que se pueda realizar una revaluación mediante evalúo.

Si el usuario quiere desea realizar un evalúo deberá ingresar los

General

Dentro de la carpeta denominada General, el usuario puede consultar la

revaluación de la mejora o si se desea hacer una revaluación por evalúo se deberá digitar los siguientes datos:

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de

cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En

caso contrario, esta casilla estará inactiva.

Page 150: Manual Usuario Activos Fijos

144 Activos Activos Fijos

Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para

el control fiscal.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este

monto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de

que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque

el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.

Superávit: aparece en esta casilla el resultado del Valor Revaluado Fiscal menos la Depreciación Fiscal.

Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajo

esta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tiene

marcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidad

comparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.

Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto

correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este

monto debe ser digitado en moneda local.

Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos

correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control

comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que la

casilla esté llena.

Superávit: aparece en esta casilla el resultado del Valor Revaluado Comparativo menos la Depreciación Comparativa.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 151: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 145

Pantalla de carpeta General de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones

Auditoria

Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de

esta carpeta que muestra las siguientes casillas:

Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos

asociados al usuario que ingreso la información.

Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario que ingresó la información.

Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora

en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar una revaluación.

Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el

sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la

Page 152: Manual Usuario Activos Fijos

146 Activos Activos Fijos

integración contable, en caso de que ésta exista. A los asientos también se les llama pólizas.

Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento contable para el control fiscal.

Comparativa: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al

asiento contable para el control comparativo.

Integración Contable

El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la

contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta

opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un activo fijo, como una mejora, se generarán asientos en el diario de contabilidad

en el módulo de CG. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del

Módulo, en carpeta “General” en la página 11.

Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.

También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que

establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.

Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:

Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de

asientos.

Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,

inserción de cuentas contables, entre otros.

Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, se mayoriza

o postea automáticamente. Si se desactiva la opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar esta opción, dentro de la

pantalla de Diario de la Contabilidad, se despliega el icono de

Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado.

Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la

pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los

cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de la

Page 153: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 147

Contabilidad , en el caso de que esté marcada la opción de Visualizar o Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.

La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas

denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa

el modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de

Contabilidad General (CG).

El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario, en esta pantalla puede observar el asiento generado por los movimientos contables generados

en el módulo de Activos Fijos como por ejemplo el ingreso de un activo fijo o

su retiro. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en la sección “Parámetros del Módulo” en la página 9, en la carpeta Otros.

A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que es desplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:

Pantalla de Diario de la Contabilidad

Si no desea modificar el asiento contable para esta transacción, solamente se

presiona el botón izquierdo del ratón sobre el icono .

Page 154: Manual Usuario Activos Fijos

148 Activos Activos Fijos

Depreciación

Dentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicen

a la mejora del activo, el sistema calculará la información en forma automática. La pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico de Depreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posible

ingresar información dentro de ella.

En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo al

que se está revaluando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripción

de la mejora seleccionada.

En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que contiene las siguientes columnas:

Referencia: dentro de esta casilla, se despliega uno de los siguientes valores: Histórico o Revaluaciones, dependiendo de donde sea generada la línea.

Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado

para calcular la depreciación.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.

Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.

Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaborado

como ajuste o corrección de un registro previo.

Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de la

auditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso de

depreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página 214.

Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fue

efectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una se genera una línea.

Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.

Fecha: fecha en la que se generó la depreciación del período especificado para la depreciación.

A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:

Page 155: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 149

Pantalla del Histórico de Depreciaciones

Funciones especiales

Centros de Costo

En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su

función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que se distribuirán los costos de las depreciación de la mejora, que en la mayoría de

los casos es el mismo que en el centro de costo al que se asignaron los activos.

Este icono solo sirve para consulta, no se puede editar información en él.

El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a la

depreciación es el siguiente:

Page 156: Manual Usuario Activos Fijos

150 Activos Activos Fijos

1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el icono Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos

denominada Histórico de Depreciaciones, dentro de esta pantalla,

el usuario debe presionar el icono .

2. Al presionar el icono, el sistema le desplegará al usuario una pantalla

denominada Depreciación por Centro de Costo, en la que la

información viene en forma de columnas. Además de la tabla de datos, el sistema despliega tres casillas que presentan la siguiente información:

Activo Fijo: código y nombre del activo sobre el que se realiza la consulta.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripción de la mejora seleccionada.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación.

En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que

contiene las siguientes casillas:

Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el código

del centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por la

depreciación de la mejora del activo.

Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación

asignada al centro de costo.

Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación asignada al centro de costo.

Cada depreciación puede tener asociado solamente un centro de costo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de

Costo:

Page 157: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 151

Pantalla de Depreciación por Centro de Costo

Dep. Porcentaje

El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes

que se utilizarán para las mejoras de activos que tengan especificado el método de Porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un

aviso indicando que la mejora no permite este tipo de depreciación.

A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes correspondientes a los períodos que el usuario defina:

1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el icono Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla

denominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan una

serie de casillas y una tabla de datos.

Page 158: Manual Usuario Activos Fijos

152 Activos Activos Fijos

En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:

Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo al

que se está depreciando la mejora.

Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripción

de la mejora seleccionada.

Depreciación: esta casilla presenta dos iconos que se activan presionando el cursor del ratón sobre cualquiera de ellos, estas opciones son Fiscal y Comparativa. Por medio de estos iconos, el usuario puede definir el

porcentaje de depreciación para cada tipo de control contable.

Vigencia: dentro de esta aplicación, se despliegan cuatro casillas que agrupan los datos generales del porcentaje de depreciación asignado al activo.

Activación: el sistema despliega la fecha en la cual la mejora se empezó a

depreciar.

Vida Útil: número de meses en los que la mejora tiene un valor real.

Vence: fecha en la cual vence la vida útil de la mejora.

Ult. Depr: fecha en la cual se realizó la última depreciación, esta fecha corresponde a la fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación

(para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la página

214.

2. Para ingresar un porcentaje de depreciación, el usuario debe presionar el

icono o bien, presionar las teclas Ctrl+N . Esta operación, también se puede realizar presionando la opción Nuevo que se encuentra bajo el

submenú Registro. Al escoger la opción Nuevo, el sistema habilita la

tabla para que sean introducidos los porcentajes de depreciación que serán asignados a la mejora.

3. El usuario debe ingresar los siguientes datos en las casillas:

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe ingresar el período a partir del

cual la depreciación se realizará utilizando el porcentaje por ingresar. Este

período corresponde a un número que identifica uno de los segmentos en los que se divide la vida útil de una mejora.

Porcentaje: número que corresponde al porcentaje de depreciación de la

mejora. La suma de todos los porcentajes de depreciación asignados a la mejora del activo, no puede ser mayor o menor de 100% pues no se permite y

aparece una advertencia, en el caso que lo haya especificado cuando se define

el tipo de activo, para mayor detalle, consultar “Tipos de Activo” en la página 27.

Page 159: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 153

A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de Costo:

Pantalla de Advertencia

Depreciado: esta casilla se llena en forma automática y señala si el proceso

de depreciación ha sido corrido o no en el período especificado. En caso de que haya sido corrido, la casilla se llenará con un sí, en caso contrario se llenará

con un no.

Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación y el activo fue depreciado con ese porcentaje.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Page 160: Manual Usuario Activos Fijos

154 Activos Activos Fijos

Pantalla de Depreciación por Porcentaje

Modificar una Mejora

Para modificar una mejora de un activo fijo, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción

Activos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Mejoras. Esto

hará que se despliegue una tabla datos denominada Mejoras del Activo .

2. Primero, es necesario que se digite el código del activo al que pertenece

la mejora que se quiere modificar. Para realizar esta operación, se debe situar el cursor del ratón sobre la casilla Activo y se presiona un doble

Page 161: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 155

clic, luego se selecciona el registro de interés y se vuelve a presionar con un doble clic.

3. Dentro de la tabla de datos, localice la mejora a modificar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de la

tabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debe

tener marcado el registro a modificar con el highlight.

4. En el submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela

con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight" sobre ella.

Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se puede utilizar el

icono .

Al presionar esta opción, el sistema ingresa en la pantalla que contiene las cinco carpetas descritas en la sección de Agregar una Mejora. Las

únicas casillas que pueden ser modificadas dentro de estas carpetas son:

Orden, Proveedor, Número de Serie y Código de Barras; las

otras casillas permanecen inactivas.

Recuerde que, debido a que los activos tienen estados, éstos están

asociados a las mejoras:

Cuando un activo ha sido retirado, dentro de la tabla de consulta Activos Fijos, existe una columna denominada Estado, en la cual se puede

observar el estado de cada activo: vencido, activo o retirado. Si el

activo ha sido retirado, no se deben agregar mejoras sobre él, debido a que las transacciones asociadas al activo, también afectan las mejoras.

Cuando a un activo le ha finalizado su vida útil (tanto la vida útil comparativa como la fiscal), si la mejora tiene mayor vida útil, sigue

depreciándose aunque el activo esté vencido.

Las mejoras que tengan especificado el método de Avalúo para calcular la revaluación, debido a que los datos se deben ingresar manualmente,

admiten modificaciones, pero las mejoras que tengan especificado otro

método, no pueden ser modificadas.

Es necesario aclarar que si el usuario comete un error al ingresar el monto de

una revaluación, no puede modificar el rubro directamente, es necesario que realice un ajuste para corregir el error. La forma más simple, es creando un

monto negativo que contrarreste el monto positivo que fue digitado, sin

embargo, solamente se pueden ingresar montos negativos si el usuario lo tiene especificado de esta manera en los parámetros globales del módulo (ver

Parámetros del Módulo, en la sección “Parámetros del Módulo” en la página 9

en la carpeta Otros).

Page 162: Manual Usuario Activos Fijos

156 Activos Activos Fijos

5. Una vez que se han modificado los datos, el usuario debe salvar los

cambios con el icono . Si es la última modificación que se va a

realizar, se puede utilizar el icono .

Eliminar una Mejora

Para eliminar una mejora, se debe seguir el procedimiento que se muestra a

continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, en la opción Activos, presione el botón izquierdo del ratón sobre Mejoras. Esto

hará que se despliegue una tabla datos denominada Mejoras.

2. Dentro de la tabla de datos, localice el activo al cual se le va a eliminar una mejora, para esto, debe presionar el cursor del ratón sobre la casilla

Activo. El sistema desplegará una tabla de consulta denominada

Activos Fijos, donde con un doble clic se escoge el registro de interés.

3. Dentro de la tabla de datos, localice la mejora por eliminar, para esto, se puede desplazar la lista con los iconos que están al borde derecho de la

tabla o digitando los caracteres del código del activo. El usuario debe

tener marcado el registro a eliminar con el highlight.

4. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

El sistema, antes de eliminar el registro, le mostrará al usuario la

pantalla correspondiente al Diario de la Contabilidad, para que pueda revisar el asiento creado por la transacción (en caso de que esté

marcada la opción de visualizar dentro de los parámetros globales del

módulo), si no se van a realizar modificaciones, se debe presionar el

icono para que retorne a la tabla de datos. El sistema borrará el registro seleccionado.

5. Si el registro tiene dependencias, no puede ser eliminado, en cuyo caso

el sistema desplegará un mensaje informando al usuario que la operación no puede ser finalizada. Porque existen algunas dependencias

que impiden que una mejora pueda ser eliminada de la base de datos.

Estas dependencias son:

Si la mejora ha sido depreciado o revaluado, esto es, si se ha corrido el proceso de depreciación o de revaluación en uno de los períodos

asociados a la mejora, entonces esta no puede ser eliminado de la base

Page 163: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 157

de datos. Esto se presenta porque al ser depreciada o revaluada una mejora, crea un registro en el Histórico de Depreciaciones y en el

Histórico de las Revaluaciones.

Si la mejora tiene definido el método de Depreciación por Porcentaje, no puede ser eliminada a menos que se eliminen primero los porcentajes

digitados en la tabla denominada Depreciación por Porcentaje, para luego eliminar la mejora.

Nota:

Si la mejora tiene registros históricos, no puede ser eliminado de la base de datos.

Registro de Acciones

En esta opción el usuario puede crear, modificar, aprobar e imprimir las acciones asociadas a los activos registrados en el sistema. Al ingresar a esta

opción se despliega la pantalla denominada Acción Activo, tal y como se

muestra a continuación.

Page 164: Manual Usuario Activos Fijos

158 Activos Activos Fijos

Pantalla principal de Registro de Acciones

Nota:

En la tabla de datos aparecerá marcado el registro en negro cuando la acción está recién creada y el estado es No Aplicada, en azul cuando la

acción está Aplicada, en rojo cuando está Aprobada y en verde cuando

la acción está Vigente.

FUNCIONES ESPECIALES

Seleccionar Acciones

Este icono sirve para seleccionar las acciones de activos que se encuentran en la

pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada para luego aprobarlas. Para mayor detalle de esta función consulte “¿Cómo aprobar acciones?” en la página

166.

Page 165: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 159

Deseleccionar Acciones

Este icono sirve para deseleccionar las acciones de activos que se encuentran en

la pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada. Para mayor detalle de esta

función consulte “acciones?” en la página 167.

Aprobar Acciones

Por medio de este icono, es posible aprobar las acciones de activos que se crean

mediante esta opción. Para mayor detalle refiérase a la sección “¿Cómo aprobar acciones?” en la página 166.

MANEJO DEL REGISTRO DE ACCIONES

Agregar un Registro de Acción

Para agregar un Registro de Acción, es necesario que el usuario siga el

procedimiento que se muestra a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el

botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta

opción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicación Registro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datos

denominada Activo Acción.

Dentro de la tabla de datos, debe localizar en el submenú de Registro la

opción Nuevo y activarla con el ratón o presionar Enter al ubicar el

highlight sobre dicha opción. Esta operación también se puede realizar

presionando el icono o las teclas Ctrl+N.

El sistema despliega tres carpetas las cuales tienen que ser completadas.

Una vez que se han incorporado los datos, el usuario debe salvar la

información con el icono ó con el icono .

Descripción de Carpetas

Page 166: Manual Usuario Activos Fijos

160 Activos Activos Fijos

General

En esta carpeta se definen las características generales de las acciones, como lo

son:

Número Acción: es el número de la acción de activo que se está definiendo, este es un consecutivo numérico no modificable, que se genera

automáticamente a partir del valor máximo registrado incrementado en una

unidad.

Estado: muestra el estado de la acción de activo que se está registrando, el cual puede ser:

No Aprobada: estado por omisión de una acción que se acaba de ingresar al sistema

Aprobada: indica si la acción se encuentra revisada y aprobada por el responsable de esta actividad.

Aplicada: Estado donde se aplican las acciones que se encuentran aprobadas, y se indica que ya se han aplicado los cambios a los activos fijos

correspondientes. Esto en los siguientes casos:

• cuando se ingresa un nuevo activo.

• cuando venció el período de vigencia.

• cuando se retira un activo.

Vigente: Cuando una acción se encuentra vigente dentro de un período de tiempo. Éste estado y el anterior, se cambiarán solamente al momento de correr

el proceso de “Aplicación de Acciones” el cual se explica en la página 229.

Acciones de AF: en esta columna se debe ingresar el código del tipo de acción asociada al activo. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se

despliegue la tabla Tipos de Acciones.

Fecha Ingreso: en esta casilla se despliega la fecha actual del sistema

asociada con la creación de la acción. Esta fecha no será modificable.

Estado Activo: las casillas que se agrupan bajo este título se activarán según el tipo de acción asociada al activo, como se detalla posteriormente. Las

casillas son las siguientes:

Actual: muestra el estado actual de la acción, una vez que la acción fue: creada, aprobada y aplicada.

Rige: se debe definir el código del estado del activo que se asociará a su vigencia. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se despliegue

la tabla de Estado del Activo. Recuerde que los estados se definieron desde el

menú Administración, específicamente en “Estado de Activo” en la página 69.

Page 167: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 161

Vence: se debe definir el código del estado del activo que se asociará a su vencimiento. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se

despliegue la tabla de Estado del Activo. Recuerde que los estados se

definieron desde el menú Administración, específicamente en “Estado de

Activo” en la página 69.

Período de la Acción: en este título se presenta la fecha a partir de la cual

empezará a regir la acción hasta que vence. Las casillas que se agrupan bajo

este título se activarán según el tipo de acción asociada al activo, como se detalla posteriormente

Referencias del Activo: las casillas que se agrupan bajo este título se

activarán según el tipo de acción asociada al activo, según como se detalla posteriormente. Las casillas son las siguientes:

Activo Fijo: se debe ingresar el código del activo fijo al cual se le asociará la acción que se está creando. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará

que se despliegue la tabla Activo Fijo.

Responsable: se debe ingresar el código del responsable del activo, sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se despliegue la tabla de

Responsables.

Ubicación: se debe ingresar el código donde se ubicará el activo, sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará que se despliegue la tabla de

Ubicaciones.

Importante:

Los campos de estado del activo, referencias de activo y periodo de la acción se activan según se detalla la siguiente tabla.

Page 168: Manual Usuario Activos Fijos

162 Activos Activos Fijos

La pantalla desplegada por esta carpeta es la siguiente:

Page 169: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 163

Carpeta General de Activo Acción

Notas

En esta carpeta el usuario puede definir las notas que considere importantes

asociar a las acciones de activos.

Page 170: Manual Usuario Activos Fijos

164 Activos Activos Fijos

Auditoria

En esta carpeta se muestran los datos asociados al ingreso, aprobación y

aplicación de las acciones creadas en esta opción. A estos datos se les asocia

las fechas y las horas en las cuales se ejecutaron las acciones. A continuación se

presenta la pantalla de adicionales:

Pantalla Carpeta Auditoria

Adicionales

En esta carpeta se muestra la información que se haya definido en los

parámetros del módulo al configurar el uso de valores adicionales. Si para una acción de un activo se cuenta con la posibilidad de definir valores que no se

Page 171: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 165

encuentran dentro de los datos estándar, dicha carpeta puede ser muy bien utilizada. A continuación se presenta la pantalla de adicionales:

Pantalla Carpeta Adicionales

Modificar un Registro de Acción

Para modificar una mejora de un activo fijo, se deben seguir los siguientes

pasos:

1. Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el

botón izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta

opción se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicación

Page 172: Manual Usuario Activos Fijos

166 Activos Activos Fijos

Registro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datos denominada Activo Acción.

2. Sólo se pueden modificar las acciones cuyo estado sea No Aplicada, de

esta manera localice el registro que desea cambiar con el highlight.

4. En el submenú de Registro localice la opción Modificar y actívela

con el ratón o presionando ENTER al ubicar el "highlight" sobre ella.

Si se prefiere, se pueden utilizar las teclas Ctrl+M o se puede utilizar el

icono .

Eliminar un Registro de Acción

Desde el menú principal del módulo de Activos Fijos, presione el botón

izquierdo del ratón sobre la opción de Activos. Dentro de esta opción

se encuentra un submenú; el usuario debe presionar la aplicación

Registro de Acciones, esto hará que se despliegue una tabla de datos

denominada Activo Acción.

2. Sólo se pueden eliminar las acciones cuyo estado sea No Aplicada, de esta manera localice el registro que desea cambiar con el highlight.

3. Dentro de la tabla de datos, localice el activo al cual se le va a eliminar y selecciónelo con el highlight.

4. Del submenú de Registro, active la opción Eliminar, o utilice el icono

. Del mismo modo, se pueden utilizar las teclas Ctrl+E.

¿CÓMO APROBAR ACCIONES? El proceso para aprobar una acción es el siguiente:

Ingrese al menú principal de Activos y elija la opción de Registro de Acciones.

Cuando se despliegue la pantalla Activo Acción seleccione uno de los registros por medio del highlight.

Verifique que el estado de la acción sea No Aplicada.

Seccione el registro presionado para ello el icono . Cuando el registro ha

sido seleccionado el borde izquierdo de la fila estará marcado con un check, tal

y como se muestra a continuación:

Page 173: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Activos 167

Una vez seleccionado el registro, presione el icono de aprobar .

¿CÓMO DESELECCIONAR LAS ACCIONES? El proceso para aprobar una acción es el siguiente:

Ingrese al menú principal de Activos y elija la opción de Registro de

Acciones.

Cuando se despliegue la pantalla Activo Acción seleccione uno de los

registros por medio del highlight, cuando el registro tenga el borde izquierdo de

la fila marcado con un check., tal y como se muestra a continuación:

.Verifique que el estado de la acción sea No Aplicada.

Deseleccione el registro presionado para ello el icono .

Page 174: Manual Usuario Activos Fijos
Page 175: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Consultas! 169

CAPÍTULO 5

Consultas!

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de este capítulo, el usuario puede consultar los montos de los activos y

las mejoras calculados por el sistema, de los diferentes rubros asociados con las depreciaciones y las revaluaciones aplicadas a los activos que pertenecen a la

empresa.

Cada uno de estos rubros, es actualizado en forma automática por el sistema, de manera que se calculan las depreciaciones y revaluaciones del activo, tomando

en cuenta los procesos corridos hasta la fecha de consulta, que es denominada

Período.

MANEJO DE CONSULTAS El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:

1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, seleccione la

opción Consultas!. El sistema desplegará una pantalla denominada

Consulta de los Montos de un Activo, la cual contiene dos

carpetas denominadas: Fiscal y Comparativo.

2. El usuario debe digitar los datos que se encuentran en las siguientes casillas:

Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y el nombre del activo que desea consultar. Si desconoce el código, debe presionar un doble

clic sobre la casilla y el sistema le desplegará la tabla de consulta denominada

Activos Fijos, en la cual, con un doble clic sobre la fila que contenga el

registro de interés, el sistema desplegará los datos sobre la casilla.

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la que

quiere realizar la consulta. El sistema sugiere la fecha actual, pero puede ser

modificada por el usuario.

Mejora: dentro de esta casilla, el usuario tiene dos opciones:

Page 176: Manual Usuario Activos Fijos

170 Consultas! Activos Fijos

1) si desea consultar los montos del activo, se digitar el código y el nombre del activo. Esta es la opción por omisión que presenta el sistema.

2). Si se desea consultar el valor de las mejoras, se debe digitar el código y el nombre de la mejora.

Si el activo no tiene mejoras, el sistema despliega en forma automática, el código y nombre del activo, en caso contrario, el usuario puede consultar la

tabla denominada Mejoras del Activo Fijo: (código del activo), donde

con un doble clic puede escoger el registro de interés.

Tipo de Cambio: además de la información anterior, el sistema despliega la casilla tipo de cambio, donde se puede consultar el tipo de cambio utilizado

para transformar la moneda local a moneda dólar. Esta casilla permanece

inactiva, si el usuario, define que el Tipo de FASB52 (tipo de cambio) sea

por Remedición. Si el Tipo de FASB52 es Traducción, esta campo

permanece activo y se permite cambiar el tipo de cambio. De este modo se pueden hacer cálculos con distintos tipos de cambio. Para mayor detalle en este

punto, consultar Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 11.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambio que se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla

permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales del

módulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición, si el Tipo

de FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Para

mayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la

página 13.

Porcentaje Actual: opción que muestra, en caso de estar configurado así, el porcentaje actual, tanto externo como interno del activo consultado.

Fecha Contabilidad: fecha contable para la consulta.

Proyectar Cálculos: opción que generará las proyecciones de los cálculos.

3. Una vez que se han ingresado los datos que quieren ser consultados, el

usuario debe presionar el icono Calcular ( ), que se

encuentra en la parte inferior de la pantalla. El sistema realizará el

cálculo de los montos correspondientes.

Page 177: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Consultas! 171

Descripción de Carpetas

Fiscal

Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos correspondientes a la contabilidad fiscal. Presentando dos columnas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la moneda definida como local.

Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene

configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es

calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio definido por el usuario.

Ambas columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a

continuación:

Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del

tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,

el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de

Activos” en la página 253.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo

original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las depreciaciones acumuladas se utiliza uno los tres métodos del módulo (Línea

recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se

detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en

la página 273.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones

es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del

valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación

de Activos” en la página 253.

Page 178: Manual Usuario Activos Fijos

172 Consultas! Activos Fijos

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde

el momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

donde Depr.Acum.Reval. = Depreciación Acumulada de la Revaluación

Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Si se desea consultar los montos de un activo, en el campo de activo se digita el código del activo y en el campo de mejora se introduce el código del activo.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:

Page 179: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Consultas! 173

Pantalla Carpeta Fiscal de Consulta

Comparativo

Dentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellos montos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el caso

de que el usuario haya activado en los parámetros globales la opción Contabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultar

Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 11).

Dentro de la pantalla, al igual que en la carpeta Fiscal, se despliegan dos

columnas denominadas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la

moneda definida como local.

Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene

configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es

Page 180: Manual Usuario Activos Fijos

174 Consultas! Activos Fijos

calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio definido por el usuario.

Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a continuación:

Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del

tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,

el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de Activos” en la página 253.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo

original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las depreciaciones acumuladas se utiliza uno de los tres métodos del módulo

(Línea recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que

se detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en la página 273.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones

es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo

del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación

de Activos” en la página 253.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea

Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde el momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

donde

Depr.Acum.Reval. = Depreciación Acumulada de la Revaluación

Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

Page 181: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Consultas! 175

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:

Pantalla Carpeta Comparativa de Consulta

Page 182: Manual Usuario Activos Fijos
Page 183: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 177

CAPÍTULO 6

Reportes

NOTA INTRODUCTORIA En este capítulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en

este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que requieran realizar consultas e imprimir los datos suministrados por el sistema. Los

reportes generados son:

• Depreciación de Activos (por Código de Activos)

• Depreciación de Activos (por Tipo de Activos)

• Depreciación de Activos (por Centro de Costo)

• Revaluación de Activos

• Valoración de activos

• Índices faltantes para Revaluación

• Impuesto a los Activos

• Impuesto sobre la Renta

• Activos Nuevos

• Activos Inconsistentes

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS El reporte de depreciación se efectúa con base en los procesos ejecutados a

cada activo. Para este reporte existen tres tipos que se pueden generar dentro de esta opción:

• Por código de Activo

• Por tipo de Activo

• Por Centro de Costo

Page 184: Manual Usuario Activos Fijos

178 Reportes Activos Fijos

Además de estas agrupaciones, si el usuario lo requiere, puede generar los reportes desglosados por mejoras o puede escoger que solamente presenten los

totales por activo.

POR CÓDIGO DE ACTIVO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijos

dentro de un período de tiempo específico, agrupando la información por el código del activo. Al agrupar los datos por código, el orden en que se presenta

la información es definido por el número de cada activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o la depreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y

que, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doble

moneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se pueden combinar estas opciones para obtener el reporte deseado por el usuario.

El usuario puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en el reporte, esto es, definir un rango específico de datos. Para esta operación,

debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción

Depreciación Mensual por Código de Activo.

Descripción de Carpetas

El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Código Activo,

Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.

General

Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el

ingreso como opción de selección de:

Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe digitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación fiscal o depreciación comparativa.

Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o

moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble moneda.

Page 185: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 179

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del

módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene

en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros

del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado

automáticamente por el sistema.

Desglosar Mejoras: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el desglose de las mejoras de cada activo listado en el reporte. Si el usuario no

marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

Desglosar Activos No Depreciados: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el desglose de los activos incluidos en el listado en el

reporte que no hayan sido depreciados. Si el usuario no marca esta opción, el

reporte imprimirá solo totales por activo no depreciados.

Page 186: Manual Usuario Activos Fijos

180 Reportes Activos Fijos

Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo

Código Activo

Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que

se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede

presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede

presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Page 187: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 181

Carpeta Código Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de

Activo

Depreciación

Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo

de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de selección en esta carpeta, basta con marcar el (los) método(s) deseado (s).

Presenta las siguientes opciones:

Línea Recta

Suma Dígitos Anual

Page 188: Manual Usuario Activos Fijos

182 Reportes Activos Fijos

Suma Dígitos Mensual

Suma Dígitos Diaria

Por Porcentaje

Saldos Decrecientes

6 Month Convention

Carpeta Depreciación, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de

Activo

Page 189: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 183

Otros

Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la información

que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:

Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición

como para la fecha de Activación.

Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local

como en Dólar.

Page 190: Manual Usuario Activos Fijos

184 Reportes Activos Fijos

Carpeta Otros, Pantalla Filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo

un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo, se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada

página se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio donde Softland esté instalado.

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo

Depreciación Mensual

Depreciación Revaluación

Page 191: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 185

Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada Revaluación

Valor en Libros

Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo

en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada para

depreciar el activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de Reportes” en la página 287.

POR TIPO DE ACTIVO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijos

dentro de un período de tiempo especificado, agrupando la información por tipo

de activo. Al agrupar los datos por tipo, el orden en que se presenta la información es definido por el número del código que representa el tipo al que

pertenece cada activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o la depreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y

que, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doble moneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se pueden

combinar estas opciones para obtener el reporte deseado por el usuario.

Al igual que el reporte de Depreciación de Activos por Centro de Costo, este reporte se recomienda para cuadrar los Activos Fijos con la Contabilidad para

que se considere lo que se tiene registrado en la tabla de históricos.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,

debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción Depreciación Mensual por Tipo de Activo.

Descripción de Carpetas

El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Tipo Activo, Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.

Page 192: Manual Usuario Activos Fijos

186 Reportes Activos Fijos

General

Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el

ingreso como opción de selección de:

Período Depreciación: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe digitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación

fiscal o depreciación comparativa.

Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o

moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble

moneda.

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del

módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros

del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado

automáticamente por el sistema.

Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el

desglose de los activos del listado en el reporte. Si el usuario no marca esta

opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

Desglosar Activos No Depreciados: si el usuario marca esta casilla, el

sistema desplegará el desglose de los activos incluidos en el listado en el

reporte que no hayan sido depreciados. Si el usuario no marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo no depreciados.

Page 193: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 187

Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Tipo Activo

Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que

se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el

reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos

que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Page 194: Manual Usuario Activos Fijos

188 Reportes Activos Fijos

Carpeta Tipo Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Depreciación

Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo

de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de

selección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s). Presenta las siguientes opciones:

Línea Recta

Suma Dígitos Anual

Page 195: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 189

Suma Dígitos Mensual

Suma Dígitos Diaria

Por Porcentaje

Saldos Decrecientes

6 Month Convention

Carpeta Depreciación, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Otros

Page 196: Manual Usuario Activos Fijos

190 Reportes Activos Fijos

Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la información

que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:

Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición

como para la fecha de Activación.

Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local

como en Dólar.

Page 197: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 191

Carpeta Otros, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo

un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página

se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio donde Softland esté instalado.

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo

Page 198: Manual Usuario Activos Fijos

192 Reportes Activos Fijos

Depreciación Mensual

Depreciación Revaluación

Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada Revaluación

Valor en Libros

Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada para

depreciar el activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de

Reportes” en la página 287.

POR CENTRO DE COSTO Este reporte genera un listado de las depreciaciones de todos los activos fijos dentro de un período de tiempo especificado, agrupando la información por

centro de costo. Al agrupar los datos por centro de costo, el orden en que se

presenta la información es definido por el número del código que representa el

centro de costo al que pertenece cada activo. Este reporte permite verificar que los gastos por depreciación por activo se están asignando a los centros de costo

correctamente.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o la depreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y

que, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doble moneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar. Se pueden

combinar estas opciones de la manera que el usuario requiera la información.

Al igual que el reporte de Depreciación de Activos por Tipo de Activo, este reporte se recomienda para cuadrar los Activos Fijos con la Contabilidad para

que se considere lo que se tiene registrado en la tabla de históricos.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,

debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción Depreciación Mensual por Centro de Costo.

Page 199: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 193

Descripción de Carpetas

El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Centro Costo

Activo, Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.

General

Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el

ingreso como opción de selección de:

Período depreciación: fecha en la cual el usuario requiere realizar la

consulta. Se debe digitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación fiscal o depreciación comparativa.

Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble

moneda.

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del

módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene

en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros

del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado

automáticamente por el sistema.

Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el desglose de los activos del listado en el reporte. Si el usuario no marca esta

opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

Page 200: Manual Usuario Activos Fijos

194 Reportes Activos Fijos

Carpeta General, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Centro de Costo

Centro Costo Activo

Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que

se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:

Centros: se debe especificar el rango de centros de costo que se listarán en el

reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Page 201: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 195

Tipos: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede

presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede

presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Carpeta Tipo Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Page 202: Manual Usuario Activos Fijos

196 Reportes Activos Fijos

Depreciación

Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo

de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de

selección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s).

Presenta las siguientes opciones:

Línea Recta

Suma Dígitos Anual

Suma Dígitos Mensual

Suma Dígitos Diaria

Por Porcentaje

6 Month Convention

Page 203: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 197

Carpeta Depreciación, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo

Otros

Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la información

que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:

Page 204: Manual Usuario Activos Fijos

198 Reportes Activos Fijos

Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un

doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.

Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición

como para la fecha de Activación.

Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en el reporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local

como en Dólar.

Page 205: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 199

Carpeta Otros, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo.

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir

el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio

donde Softland esté instalado.

Page 206: Manual Usuario Activos Fijos

200 Reportes Activos Fijos

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

Total de Activos

Valor Original

Depreciación Acumulada Mes Previo

Depreciación Mensual

Depreciación Revaluación

Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada Revaluación

Valor en Libros

Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo

en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada para depreciar el activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de

Reportes” en la página 287.

Nota:

Dentro del reporte, solo se presentan los activos con la última depreciación

anterior al período consultado.

REVALUACIÓN DE ACTIVOS Este reporte presenta los montos calculados por el sistema de las revaluaciones

que se hayan realizado en un período de tiempo definido.

El sistema tiene la capacidad de generar el reporte desglosando las mejoras de cada uno de los activos que se presenten en el listado, o si el usuario lo

requiere, puede mostrar solo el total de cada activo.

Además, el sistema puede generar reportes utilizando la depreciación fiscal o la comparativa, dependiendo de los requerimientos del usuario, y presentar los

montos calculados en moneda local o en moneda dólar, en el caso de que la empresa tenga configurado el sistema para el manejo de doble moneda.

Page 207: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 201

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,

debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción

Revaluación de Activos.

La pantalla de filtro de la opción se presenta a continuación:

Pantalla de filtro de Reporte de Revaluación de Activos.

Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla son

los siguientes:

Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe

digitar el mes y el año.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación fiscal o depreciación comparativa.

Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble

moneda.

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del

módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene

Page 208: Manual Usuario Activos Fijos

202 Reportes Activos Fijos

en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros

del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado

automáticamente por el sistema.

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos que se listarán en el reporte.

Desglosar Mejoras: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el desglose de las mejoras de cada activo listado en el reporte. Si el usuario no

marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir

el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio

donde Softland esté instalado.

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

• Factor (el factor utilizado en la revaluación del período del reporte).

• Valor Original (costo original del activo)

• Valor Revaluado (el valor revaluado antes del período del reporte)

• Depreciación Acumulada (depreciación acumulada del costo)

• Depreciación Acumulada Revaluación (la depreciación acumulada antes del período del reporte)

• Revaluación Valor (monto de la revaluación del período)

• Revaluación Depreciación Acumulada (monto del incremento de la depreciación acumulada producto del proceso de revaluación).

• Superávit Revaluación (superávit de revaluación del período producto

de la revaluación)

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo

en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación y de revaluación utilizada para cada activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de

Reportes” en la página 287.

Page 209: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 203

VALORACIÓN DE ACTIVOS Este reporte genera un listado de las depreciaciones y revaluaciones de todos

los tipos de activos fijos dentro de un período de tiempo especificado. Al agrupar los datos por tipo, el orden en que se presenta la información es

definido por el número del código que representa el tipo al que pertenece cada

activo y debajo del tipo, se desglosan los activos que pertenecen a dicho tipo o

familia. El sistema puede generar un reporte en el que solamente se presenten los totales por tipo de activo.

El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o la depreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y

que, en caso de que la empresa tenga configurado el sistema para uso de doble

moneda, genere el reporte en moneda local o en moneda dólar (utilizando el tipo de cambio definido por el usuario). Se pueden combinar estas opciones de

la manera que el usuario requiera la información.

El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,

debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción

Valoración de Inventario de Activos Fijos.

La pantalla de filtro de la opción se presenta a continuación:

Page 210: Manual Usuario Activos Fijos

204 Reportes Activos Fijos

Pantalla de filtro de Reporte de Depreciaciones por tipo de activo.

Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla son

los siguientes:

Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe digitar el mes y el año.

Desplegar Activos: permite filtrar los activos entre los que están en uso “activos” y los que no están siendo utilizados “inactivos”.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación

fiscal o depreciación comparativa.

En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en

Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del

módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros

Page 211: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 205

del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado automáticamente por el sistema.

Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el desglose de los activos de cada tipo de activo listado en el reporte. Si el usuario

no marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por tipo.

Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el reporte

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo

un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página

se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio donde Softland esté instalado.

Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:

• Valor Original (en moneda local)

• Tipo de Cambio Original

• Valor Original (en dólares)

• Valor Revaluado

• Depreciación Acumulada Local

• Depreciación Acumulada Dólar

• Depreciación Acumulada Revaluación

• Valor en Libros

• Valor en Libros Revaluación

Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación utilizada para

cada activo.

Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de Reportes” en la página 287.

Page 212: Manual Usuario Activos Fijos

206 Reportes Activos Fijos

ÍNDICES FALTANTES PARA

REVALUACIÓN Este reporte contiene un listado de los índices económicos faltantes para el cálculo de la revaluación en un período de tiempo especificado. La importancia

del reporte radica en que indica cuáles índices deben ser corregidos antes de

aplicar el proceso de revaluación.

Estos índices faltantes, son necesarios cuando se corre el proceso de

revaluación de activos. Este reporte se genere sobre la base de los índices de precios que han sido definidos en el módulo, dentro de la opción Índices de Precios.

El sistema permite al usuario, definir un rango dentro del cual estarán

contenidos los datos que desea generar en reporte, de manera que se puede realizar un filtro de la información. Dicho filtro se utiliza en la pantalla

principal de la opción Índices Faltantes para Revaluación.

A continuación se presenta la pantalla principal de la opción:

Pantalla de filtro de Índices faltantes para Revaluación

El usuario debe ingresar la siguiente información:

Page 213: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 207

Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe digitar el mes y el año.

Depreciación: en este caso se le presenta al usuario dos opciones para el

despliegue de datos, una es utilizando la Depreciación Fiscal y la otra es utilizar la Depreciación Comparativa.

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos

que se listarán en el reporte.

El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo

un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del

archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página

se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio

donde Softland esté instalado.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de

Reportes” en la página 287.

IMPUESTO A LOS ACTIVOS El reporte de impuesto a los activos tiene como objetivo dar al usuario la

posibilidad de enlistar los montos por concepto de impuestos aplicados a los activos en un período de tiempo determinado restringido según el tipo de índice

de precios. El reporte también da la posibilidad de mostrar el desglose por

mejoras.

La pantalla principal de la opción es la siguiente:

Page 214: Manual Usuario Activos Fijos

208 Reportes Activos Fijos

Pantalla de Filtro de Impuesto a los Activos

Las casillas que se deben definir para generar el reporte son:

Período: en esta casilla se debe definir el dato del período contable para el

cual se va a generar el reporte.

Índice de Precios: en esta casilla se define el tipo de índice de precios que se desea usar para la construcción del reporte, si desea más información respecto a

los tipos de índices consulte la sección “Índices de Precios” en la página 47.

Desglosar Mejoras: esta casilla tipo check box se utiliza para indicar al sistema si se desea o no que en el reporte se muestre un desglose de las

mejoras, si no se utiliza el desglose el reporte imprima solo totales por tipo de

activo.

Moneda: el reporte define mediante esta opción tipo check box, si los montos

se desplegarán en moneda local o dólares, dichas opciones son excluyentes

entre sí.

Page 215: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 209

Tipo de Cambio: relacionada con la casilla moneda, en esta casilla se define el monto que el sistema debe usar para la conversión de monedas, la misma se

habilita si habilita sólo si se define Dólar como moneda del reporte.

Activos: en estas casillas se define el rango de activos que se incluirán en la construcción del reporte.

Tipos de Activos: en estas casillas se define el rango de los tipos de activos

que se utilizaran para la construcción del reporte.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación

fiscal o depreciación comparativa.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de Reportes” en la página 287.

IMPUESTO SOBRE LA RENTA Con el reporte de Impuesto sobre la Renta el usuario tiene la posibilidad de

generar un listado de los montos por concepto de impuestos sobre la renta

aplicados a los activos en un período de tiempo determinado restringido según el tipo de índice de precios. El reporte también da la posibilidad de mostrar el

desglose por mejoras o solamente los totales.

Page 216: Manual Usuario Activos Fijos

210 Reportes Activos Fijos

Filtro de Reporte de Impuesto sobre la Renta

Las casillas que se deben definir para generar el reporte son:

Período: en esta casilla se debe definir el dato del período contable para el

cual se va a generar el reporte.

Índice de Precios: en esta casilla se define el tipo de índice de precios que se desea usar para la construcción del reporte, si desea más información respecto a

los tipos de índices consulte la sección “Índices de Precios” en la página 47.

Desglosar Mejoras: esta casilla tipo check box se utiliza para indicar al sistema si se desea o no que en el reporte se muestre un desglose de las

mejoras, si no se utiliza el desglose el reporte imprima solo totales por tipo de

activo.

Moneda: el reporte define mediante esta opción tipo check box, si los montos

se desplegarán en moneda local o dólares, dichas opciones son excluyentes

entre sí.

Page 217: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Reportes 211

Tipo de Cambio: relacionada con la casilla moneda, en esta casilla se define el monto que el sistema debe usar para la conversión de monedas, la misma se

habilita si habilita sólo si se define Dólar como moneda del reporte.

Activos: en estas casillas se define el rango de activos que se incluirán en la construcción del reporte.

Tipos de Activos: en estas casillas se define el rango de los tipos de activos

que se utilizaran para la construcción del reporte.

Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación

fiscal o depreciación comparativa.

Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de Reportes” en la página 287.

Page 218: Manual Usuario Activos Fijos
Page 219: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 213

CAPÍTULO 7

Procesos

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de este capítulo, se definen las opciones de los procesos de importancia

que se realizan dentro del módulo.

Las aplicaciones asociadas a los procesos que se utilizan desde el módulo de

Activos Fijos se despliegan bajo la opción de Procesos y son las

siguientes:

Depreciación Mensual

Revaluación de Activos

Retiro de Activos

Recálculo de Acumulados

Generación Depreciaciones Históricas

Aplicación de Acciones

Reversión de Depreciaciones

Cambio Estado

Los procesos de Depreciación Mensual, Revaluación de Activos, Retiro de Activos y Reversión de Depreciaciones generan registros históricos y asientos

contables que deberán ser ingresados por el sistema dentro de la base de datos.

La Generación Depreciaciones Históricas y el Recálculo de Acumulados son

utilizados en la creación de datos históricos. Se utilizan cuando la empresa ingresa los datos de los activos fijos (costo, valor revaluado, depreciación

acumulada, etc.) con un editor de base de datos y necesita crear los acumulados

o crear la depreciación acumulada histórica.

Los procesos de Aplicación de Acciones y Cambio Estado generan cambios pequeños que se efectúan sobre la propiedad del activo o el estado del mismo.

Page 220: Manual Usuario Activos Fijos

214 Procesos Activos Fijos

Cuando el sistema inicializa cualquiera de los procesos, confirma que la base de datos tenga la información necesaria para que el proceso concluya

exitosamente.

DEPRECIACIÓN MENSUAL El sistema ejecutará el proceso que permite la depreciación de un activo. El

proceso de depreciación tomará los activos que cumplan con los parámetros

establecidos en los filtros y se encargará de generar la depreciación, al final del proceso el sistema indicará en una bitácora la lista de activos cuya depreciación

fue realizada.

Para realizar el cálculo en dólares, se debe establecer una tipo de cambio de cierta fecha, que se utilizará para el cálculo del equivalente en colones, para lo

cual el sistema usará la que le indique el parámetro AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte la

sección “”Parámetros en Archivos *.ini” en la página 303.

Además se encargará de actualizar las fechas de última depreciación para el activo así como de actualizar los acumulados de depreciación. Una vez que se

han definido los parámetros necesarios para ejecutar el proceso, el usuario debe

presionar el icono Procesar que se encuentra en la parte inferior de la

ventana.

El sistema procesará la información, pero si se encuentra algún error que

interrumpa dicho proceso, entonces el sistema cancela la operación de procesamiento y envía un mensaje al usuario donde le informa que el proceso

no se pudo realizar. Si no hay interrupciones, el sistema anuncia que el proceso

concluyo satisfactoriamente y el asiento puede ser consultado en el diario de contabilidad.

La pantalla desplegada por el sistema está formada por tres carpetas, que agrupan la información que el sistema procesará en la ejecución del proceso.

Descripción de Carpetas

General

En esta carpeta, el sistema define la información referente a:

Page 221: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 215

Período Depreciación: período en la cual se quiere aplicar el proceso de depreciación. El sistema calculará la depreciación para el período especificado

por el usuario en esta casilla.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambio que se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla

permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales del

módulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición, si el Tipo

de FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Para

mayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la

página 13.

Fecha Contabilidad: en esta casilla, el sistema despliega la fecha actual como sugerencia, de manera que quede especificada la fecha en la cual se

ejecutó el proceso de reversión de la depreciación de los activos. Es necesario

especificar el mes y el año.

Depreciación: dentro de esta opción, el usuario debe escoger la forma fiscal

o comparativa de registrar la depreciación y ésta implícitamente está

relacionada a las contabilidades del sistema Softland, sin embargo no es dependiente. Es decir, sin importar si la compañía tiene instalado “ambas

contabilidades” o solamente la contabilidad “fiscal”, el sistema puede generar

el registro respectivo en Activos Fijos con los montos correspondientes según

el método seleccionado para la depreciación.

Generar Reporte: dentro de esta casilla, el usuario debe escoger si requiere

que sea generado un reporte después de correr el proceso. El reporte que es

generado por el sistema es el denominado Asiento Contable de Depreciación.

El formato de dicho reporte se presenta a continuación:

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de Activo. (desglosado por mejoras)

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Tipo DescripciónTotal de

ActivosValor Original

Valor

Revaluado

Deprec.

Acum. Mes

Prev.

Depreciación

Mensual

Depreciación

Revaluación

Depreciación

Acumulada

Deprec

Acum.

Reval.

Valor en Libros

Valor en

Libros

Revaluación

Edif Edificios 2 550,000.00 0.00 59,063.29 4,491.66 0.00 63,554.95 0.00 486,445.05 0.00

Herr Herramientas 3 300,000.00 0.00 0.00 4,991.67 0.00 4,991.67 0.00 295,008.33 0.00

Maqe Maquinaria y equipo 2 59,500.00 13,523.00 20,074.30 519.05 24.70 20,593.35 1,769.01 38,906.65 11,753.99

Mobe Mobiliario y equipo 3 200,000.00 0.00 0.00 2,258.06 0.00 2,258.06 0.00 197,741.94 0.00

TOTALES GENERALES 1,109,500.00 13,523.00 79,137.59 12,260.44 24.70 91,398.03 1,769.01 1,018,101.97 11,753.99

Asiento Contable de DepreciaciónUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Sólo Totales por Tipo)

Fecha del Reporte: 12/1999

Page 222: Manual Usuario Activos Fijos

216 Procesos Activos Fijos

Carpeta General, pantalla Proceso de Depreciación

Depreciación

El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso. La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la

sección “Depreciación” en la página 89.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 223: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 217

Carpeta Depreciación, pantalla Proceso de Depreciación

Otros

Activos a Depreciar: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para los Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.

Tipo de Activos: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para los Tipos de Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.

Proveedor: filtra el reporte de acuerdo a los proveedores de los activos

utilizados en la empresa.

Ubicación: permite filtrar la información de acuerdo a la ubicación de los

activos.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 224: Manual Usuario Activos Fijos

218 Procesos Activos Fijos

Carpeta Otros, pantalla Proceso de Depreciación

Nota:

El proceso envía una advertencia que indica que hay Activos inactivos para depreciación, para los cuales pregunta si se desea hacer la depreciación o no.

REVALUACIÓN DE ACTIVOS Este proceso realiza los cálculos correspondientes para generar la revaluación

de un período determinado, para los activos que hayan sido especificados dentro del filtro de la pantalla.

El proceso de Revaluación de Activos en Softland es de carácter anual, es decir el sistema está diseñado para que la revaluación de activos se corra año a año,

Page 225: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 219

contrario al proceso de depreciación que se puede correr mes a mes. El sistema solamente permitirá revaluar los activos "activados" en el período anterior. Los

activos que fueron activados en el presente período no podrán ser sujetos de

revaluación sino hasta el siguiente período.

Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas puede consultar la sección

"Fórmulas" en la página 253.

El filtro de la pantalla tiene las siguientes casillas:

Período: período en la cual se quiere aplicar el proceso de revaluación. El sistema calculará la revaluación para el período especificado por el usuario en

esta casilla.

Fecha Contabilidad: en esta casilla, el sistema despliega la fecha actual como sugerencia, de manera que quede especificada la fecha en la cual se

ejecutó el proceso de revaluación de activos. Es necesario especificar el mes y

el año.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambio

que se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla

permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales del módulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición, si el Tipo

de FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Para

mayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la

página 13.

Generar Reporte: dentro de esta casilla, el usuario debe escoger si requiere

que sea generado un reporte después de correr el proceso. El reporte que es generado por el sistema es el denominado Revaluación de Activos.

A continuación se presenta el formato del reporte generado por la opción:

Page 226: Manual Usuario Activos Fijos

220 Procesos Activos Fijos

Reporte de Revaluación de Activos

Revaluación: usted puede elegir la revaluación a ejecutar, de acuerdo con el

tipo de contabilidad, eligiendo entre Fiscal o Comparativa.

Tipo de Revaluación: usted puede elegir los tipos de revaluación a los se les correrá el proceso. La descripción de cada uno de los tipos de revaluación se

encuentra en la sección “Depreciación” en la página 89.

Conflictos con Máximo Valor en Libros: en esta opción se debe marcar como se desea manejar los conflictos producto de las revaluaciones:

• Ignorar Máximos Definidos: si se marca esta opción, los valores máximos definidos por activo no serán tomados en cuenta para

determinar la revaluación.

• Ajustar Monto Revaluación: si se marca esta opción, el monto de la revaluación se ajustara hasta el máximo valor permitido en libros.

• Ignorar Revaluación: si se marca esta opción y sucede un conflicto

el valor máximo valor en libros, el proceso de revaluación no se llevara a cabo.

Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos

que se procesarán en el sistema.

Tipo de Activos: en estas casillas se puede especificar un rango de Tipos de

Activos para los cuales se correrá el proceso de Revaluación.

Código Tipo DescripciónFecha de

Compra

Plazo

meses

Tipo

Deprec

Tipo

RevalFactor Valor Original

Valor

Revaluado al

per Anterior

Deprec

Acum.

Depr Acum

Reval al per

Anterior

Revaluación

Valor

Revaluación

Deprec Acum

Superávit

Revaluación

AC-001 Edif Edificios 1/7/96 120 L P --- 59,500.00 2,975.00 20,593.35 1,769.01 3,123.75 1,118.12 2,005.63

AC-002 Herr Herramientas 1/1/96 60 N P --- 1,500,000.00 150,000.00 0.00 0.00 165,000.00 0.00 165,000.00

AC-003 Maqe Maquinaria y equipo 1/1/97 48 L P --- 50,000.00 0.00 14,686.71 1,468.67 5,000.00 1,468.67 3,531.33

AC-004 Mobe Mobiliario y equipo 2/2/96 120 P P --- 30,000.00 0.00 0.00 0.00 1,500.00 0.00 1,500.00

TOTALES GENERALES 1,639,500.00 152,975.00 35,280.06 3,237.68 174,623.75 174,623.75 174,623.75

Reporte del Proceso de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Sólo Totales por Activo)

Fecha del Reporte: 12/1999

Page 227: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 221

Pantalla de filtro de proceso Revaluación de Activos

El sistema procesará la información, pero si se encuentra algún error que

interrumpa dicho proceso, entonces el sistema cancela la operación de procesamiento y despliega un mensaje al usuario informando que el proceso no

pudo realizarse. Si no hay interrupciones, el sistema anuncia que el proceso

concluyo satisfactoriamente y el asiento puede ser consultado en el diario de contabilidad.

Page 228: Manual Usuario Activos Fijos

222 Procesos Activos Fijos

RETIRO DE ACTIVOS Esa opción realiza el procesamiento de las transacciones correspondientes al

retiro de un activo de las existencias de la empresa.

El retiro de un activo puede darse por varios motivos tales como la

obsolescencia o simplemente una venta.

Para ejecutar el proceso de Retiro de un Activo, es necesario que antes, el

usuario ingrese, en la casilla Precio de Venta, el monto que se recibirá por el

retiro o la venta del activo, dicho monto debe ser mayor que cero.

Dentro de la pantalla desplegada, el usuario debe digitar la siguiente

información:

Activo: código del activo que desea retirar de los activos de la empresa.

Mejora: código y el nombre de la mejora del activo que desee retirar. Si el

activo no tiene mejoras, el sistema despliega en forma automática, el código y nombre del activo, en caso contrario, el usuario puede consultar la tabla

denominada Mejoras del Activo Fijo: (código del activo), donde con un

doble clic puede escoger el registro de interés.

Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha (mes y año, solamente) en la que quiere realizar el retiro del activo. El sistema sugiere la

fecha actual, pero puede ser modificada por el usuario.

Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambio que se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla

permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales del

módulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición, si el Tipo

de FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Para

mayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la

página 13.

Porcentaje Actual: en estos recuadros, Local y Externo, se presentarán

deshabilitados los porcentajes de los montos que resta por depreciar, se

presenta tanto en moneda local como en moneda extranjera.

Fecha Contable: fecha que se establece para los movimientos que el activo

tenga.

Al hacer el retiro de un activo, el sistema sugiere como fecha contable la fecha del sistema y si el usuario procede a cambiar el periodo, la fecha contable no

cambiará, pero si el usuario posteriormente cambia la fecha contable el sistema

procederá a realizar la verificación de privilegios del módulo de Administración del Sistema llamado “Mod Períodos Cerrados”, porque al

Page 229: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 223

momento de retirar el activo se crea un asiento y es necesario verificar este privilegio.

Además, la pantalla desplegada por el sistema está formada por dos carpetas, que agrupan los rubros que el sistema procesará para el control contable de la

empresa.

Descripción de Carpetas

Fiscal

Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos correspondientes al control de la contabilidad fiscal.

Dentro de la pantalla, se despliegan dos columnas denominadas:

Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la moneda definida como local.

Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda

definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es

calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio

definido por el usuario.

Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a

continuación:

Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.

Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la

fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,

el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de

Activos” en la página 253.

Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo

original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las

depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan en

el apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por Índices

Compuestos” en la página 264.

Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones

es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del

Page 230: Manual Usuario Activos Fijos

224 Procesos Activos Fijos

valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación

de Activos” en la página 253.

Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde

el momento en que se agregó la revaluación.

Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada

Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente

manera:

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.

Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval

Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval

Precio de Venta: dentro de esta casilla se debe digitar el monto correspondiente a la venta del activo, en caso de que el retiro sea por venta, si

el activo es retirado por obsolescencia, entonces se debe digitar un valor que debe ser diferente de cero.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:

Page 231: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 225

Pantalla Carpeta Fiscal de proceso Retiro de Activos

Al oprimir el botón Retirar, el sistema genera un asiento automáticamente por

el retiro del activo en el diario de contabilidad.

Comparativo

Dentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellos montos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el caso

de que el usuario haya activado en los parámetros globales la opción

Contabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultar “Parámetros del Módulo” en la página 9.

La carpeta Comparativo es exactamente igual a la carpeta Fiscal, por tal motivo

no se van a detallar sus campos.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:

Page 232: Manual Usuario Activos Fijos

226 Procesos Activos Fijos

Pantalla Carpeta Comparativa proceso Retiro de Activos

RECÁLCULO DE ACUMULADOS Con esta opción, el sistema ejecuta el proceso de actualización de los

acumulados de las depreciaciones de los activos y de las mejoras de la empresa.

Si los datos de los activos y mejoras, sus respectivas depreciaciones

acumuladas y revaluaciones fueron ingresadas al sistema mediante el uso de un editor de base de datos, se debe correr este proceso para actualizar las

depreciaciones acumuladas y las revaluaciones acumulados de los activos. (ver

“Agregar un registro histórico de depreciación” en la página 67). Es necesario correr este proceso, para que el sistema calcule los acumulados para los datos

introducidos y de esta forma, los activos y mejoras presentan los datos de la

depreciación acumulada (costo y revaluada) y las revaluaciones actualizadas.

Page 233: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 227

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema al ejecutar el proceso de recálculo de saldos:

Pantalla del proceso Recálculo de Saldos

GENERACIÓN DEPRECIACIONES

HISTÓRICAS Esta opción permite generar las depreciaciones históricas de los activos y

mejoras ingresados al sistema. Esto es muy útil cuando se está ingresando el costos de los activos y su vida útil y se desea que se genera la depreciación

acumulada histórica.

Este proceso genera automáticamente las depreciaciones para todos los activos y mejoras. La generación se hace a partir de la fecha de activación hasta el

período límite especificado.

Período límite: en esta casilla se digita el período hasta cuando se

reconstruirán los datos históricos. Esto significa que si se ingresa la fecha del

31/12/2010, todos los datos de depreciación se generaran hasta esa fecha inclusive.

Además del Período Límite, el usuario puede filtrar utilizando los siguientes

parámetros:

Activos a Depreciar: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de

activos a los cuales se les correrá el proceso de Depreciación Histórica.

Page 234: Manual Usuario Activos Fijos

228 Procesos Activos Fijos

Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permite elegir un rango de Tipos de Activos a los cuales se les generará el histórico de

depreciaciones.

Fecha de activación: este es otro rango por el cual se pueden filtrar los activos a los cuales se les correrá el proceso.

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Pantalla del proceso Generación Depreciaciones Históricas

Como este es un proceso histórico, no se generara ningún asiento contable por

concepto de depreciación.

Las diferencias fundamentales entre Generación Depreciaciones Históricas y el Recálculo de Acumulados radican en los siguientes

puntos:

• el recálculo de acumulados se realiza cuando los datos referentes a los activos (activos, mejoras, depreciaciones acumuladas, revaluaciones,

Page 235: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 229

etc.) , se han ingresado por medio de un editor de base de datos. Esto se hace para relacionar los datos históricos con los activos (por ejemplo,

las depreciaciones) con los activos. Si se sigue este método, las

depreciaciones acumuladas serán las depreciaciones que se tenían anteriormente en libros.

• la generación de depreciaciones históricas realiza las depreciaciones históricas de todos los activos y al mismo tiempo hace el recálculo de

los acumulados de las depreciaciones. Si se sigue este método, las

depreciaciones acumuladas serán calculadas por el sistema y pueden ser

diferentes a libros contables.

APLICACIÓN DE ACCIONES Este proceso aplicará las acciones de activos según corresponda en sus fechas, y realizará los ajustes en los datos de los activos cuando correspondan.

De esta manera se valida el período de vigencia de la acción, se cambia o mantiene el estado de la acción como vigente, y se modifican aquellos datos

para el activo según el tipo de acción predefinido. De igual forma será para

cuando el período de vigencia finalice por lo que la acción pasará a un estado

de aplicada y los cambios al activo según el tipo predefinido asignado.

Las acciones se deberán aplicar en los siguientes casos:

Cuando se ingrese un activo, el sistema genera automáticamente una acción (en el caso que se haya definido de esta manera en “Parámetros del Módulo” en la

página 9), la cual debe ser aplicada.

Cuando se crea un registro de acción y se le asocia un activo fijo.

Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Aplicación de Acciones de Activos en la cual se debe definir lo siguiente:

Acciones: se define el rango de las acciones que se desean aplicar. Si

recuerda el código de las acciones ingréselo, sino presione la tecla F1 lo cual

hará que se despliegue la tabla Acciones de Activo. En esta tabla aparecerán las acciones que se definieron desde “

Registro de Acciones” en la página 157. El sistema permite no definir un rango, es decir, dejar los campos en blanco, la lo que le sistema seleccionará todas las

acciones que cumplan con la condición del sistema.

Page 236: Manual Usuario Activos Fijos

230 Procesos Activos Fijos

Nota:

Si la mejora tiene registros históricos, no puede ser eliminado de la base de datos.

Fecha de Corte: en esta casilla se debe ingresar la fecha a partir de la cual se

aplicarán las acciones antes de la fecha indicada. Por omisión, se presentará la fecha del sistema, sin embargo ésta puede ser modificada.

La pantalla desplegada por esta opción es la siguiente:

Pantalla de Aplicación de Acciones de Activo

Cuando se aplica la acción, el sistema enviará un mensaje al usuario para indicárselo, tal y como se muestra a continuación.

Page 237: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 231

Mensaje de Proceso Exitoso

Se tomarán las acciones, cuyo estado es aprobado o vigente.

Se validará la fecha rige y fecha vence con la fecha asignada para el proceso.

Si el período es válido, se cambia el estado a vigente, y el activo será modificado según el tipo de acción predefinida.

Si el período no es válido, se cambia el estado a aplicada, y el activo será

igualmente modificable según el tipo de acción predefinida.

Si no hay acciones pendientes y se corre el proceso, el sistema le indica al

usuario el resultado de la consulta.

REVERSIÓN DE DEPRECIACIONES Con esta opción, el sistema ejecuta el proceso que permite la reversión de la

última depreciación de un activo.

El proceso de reversión tomará los activos que cumplan con los parámetros

establecidos en los filtros, y se encargará de generar un asiento que reverse el efecto de la depreciación, al final del proceso el sistema indicará en una

bitácora la lista de activos cuya depreciación fue reversada. Además se

encargará de actualizar las fechas de última depreciación para el activo, actualizar los acumulados de depreciación del activo y actualiza los datos con

la última depreciación y última revaluación.

La pantalla desplegada por el sistema está formada por tres carpetas, que agrupan la información que el sistema procesará en la ejecución del proceso.

Page 238: Manual Usuario Activos Fijos

232 Procesos Activos Fijos

Descripción de Carpetas

General

En esta carpeta, el sistema define la información referente a:

Período Depreciación: período en la cual se quiere aplicar el proceso de

depreciación. El sistema calculará la depreciación para el período especificado

por el usuario en esta casilla.

Fecha Contabilidad: en esta casilla, el sistema despliega la fecha actual

como sugerencia, de manera que quede especificada la fecha en la cual se

ejecutó el proceso de reversión de la depreciación de los activos. Es necesario especificar el mes y el año.

Depreciación: el usuario podrá elegir la depreciación a ejecutar, de acuerdo

con el tipo de contabilidad, eligiendo entre Fiscal o Comparativa.

Comentario Reversión: espacio habilitado para la información que respalde

la razón para la ejecución del proceso, este espacio no puede quedar vacío.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 239: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 233

Pantalla Carpeta General de Proceso de Reversión

Depreciación

El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso. La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la

sección “Depreciación” en la página 89.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 240: Manual Usuario Activos Fijos

234 Procesos Activos Fijos

Pantalla de Carpeta Depreciación en Proceso de Reversión

Otros

Activos: casilla donde se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos que se procesarán en el sistema.

Tipo de Activos: en estas casillas se puede especificar un rango de Tipos de

Activos para los cuales se correrá el proceso de Revaluación.

La pantalla de esta opción es la siguiente:

Page 241: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 235

Pantalla de Carpeta Otros en Proceso de Reversión

CAMBIO ESTADO Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer

que estos varíen dentro de la organización.

Los campos a llenar en esta pantalla son:

Nuevo Estado: esta casilla está destinada para la asignación del código que

del estado que se le va a asignar al activo, la casilla cuenta con ayuda de F1.

Tipo Acción: designada para escoger la clase o tipo de acción que se va a

realizar.

Page 242: Manual Usuario Activos Fijos

236 Procesos Activos Fijos

Fecha Activación: fecha para la que va a regir la activación del cambio de estado del activo.

La pantalla principal de esta opción es la siguiente:

Pantalla de Cambio de Estado

La pantalla presenta un histórico de los estados de los activos con las siguientes

columnas, que conforman la tabla, Activo Fijo (Nombre del Activo),

Descripción (Descripción del Activo), Estado Actual (Estado del Activo),

Fecha Activación (Fecha Anterior de Activación del Activo), Nueva Fecha Activación (Nueva Fecha Activación del Activo) y Nuevo Estado

(Nuevo Estado del Activo).

Page 243: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Procesos 237

FUNCIONES ESPECIALES

Cambiar de Estado

Con esta opción el usuario puede hacer el cambio del estado del o de los activos

seleccionados para tal efecto.

Marcar

Este botón tiene como funcionalidad el marcado, de las líneas de la tabla, dicha labor se realiza marcando, con el highligth, una a una o en bloque las líneas de

los activos a los que se les va a cambiar el estado.

Marcar Todo

Con este botón se tiene la posibilidad de marcar todas las líneas de artículos existentes.

Desmarcar Todo

Este botón funciona de desmarcador para las todas las líneas que estén marcadas en el momento, ya sea una parte o todas.

GENERACIÓN DE ASIENTOS DE

INGRESO Este proceso permite generar automáticamente los asientos de ingreso a los

activos agregados que así lo requieren.

Estos activos se pueden definir mediante las siguientes opciones:

Activos: a través de un rango de códigos asignados a los activos al momento en que se ingresaron en el sistema.

Tipo de Activo: de acuerdo con las clases o agregas en “Tipos de Activos” en el menú de Administración. Por ejemplo: maquinaria, mobiliario, software, etc.

Page 244: Manual Usuario Activos Fijos

238 Procesos Activos Fijos

Fecha de activación: rango de fechas en que se iniciaron funciones con los activos. No necesariamente tiene que ser la fecha de compra del activo.

A continuación se presenta la pantalla del proceso de generación de Asientos de

Ingreso:

Pantalla de Generación de Asientos de Ingreso

Page 245: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 239

APÉNDICE A

Opciones Configurables

NOTA INTRODUCTORIA Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se

ejecuten desde el módulo de Activos Fijos. Dichas opciones deben ser

configuradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes de ser ejecutadas en el módulo de Activos Fijos.

Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan a

continuación:

1. Entre al módulo de Administración del Sistema.

2. En el submenú Administración seleccione Opciones Configurables. El sistema desplegará una tabla de datos denominada Opciones Configurables.

3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo

tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opción configurable. Esto presentará la ventana de definición de las Opciones Configurables la cual consta de cuatro carpetas ( Datos, Ejecutable,

Seguridad y Notas).

4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:

Entre a la carpeta Datos y defina:

i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción que se está instalando.

ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.

iii). Módulo: Módulo de Softland en que se instalará la Opción Configurable. En este caso ACTIVOS FIJOS.

iv). Menú: Menú del módulo en que se incluirá la opción (usualmente ADMINISTRACION).

Configurables:

Page 246: Manual Usuario Activos Fijos

240 Opciones Configurables Activos Fijos

Entre a la carpeta Ejecutable y defina:

i). Ejecutable: Ruta y nombre del fichero que ejecuta la acción que se

está configurando. Utilice el botón Examinar para ubicar el fichero en

la máquina del usuario. En este caso el fichero para el reporte del Impuesto sobre la Renta es R_ISRACT30901.EXE y para el reporte

del Impuesto a los activos es R_IMPACT30901.EXE.

ii). Parámetros: Parámetros que se pasan al ejecutable. En este caso serían: $U $P $C $B

Entre a la carpeta Seguridad y defina:

i). Acción: Nombre de la acción de seguridad.

ii). Constante: Nombre de la constante de seguridad.

iii). Descripción: Texto que describe la acción de seguridad.

Entre a la carpeta Notas y defina otra información que considere útil con

relación a la Opción Configurable que está instalando.

5. Una vez suministrados todos los datos necesarios salve la información y salga del módulo de Administración del Sistema. Si todo los pasos

anteriores funcionaron adecuadamente entonces la nueva opción debe

haber sido instalada y se encontrará lista para funcionar.

OPCIÓN CONFIGURABLE PARA EL

REPORTE DE IMPUESTO SOBRE LA

RENTA Con esta opción se podrá generar un reporte que muestra el Impuesto sobre la Renta para los activos señalados en un periodo determinado, agrupando los

resultados por el código del activo.

El cálculo de las depreciaciones se realiza para meses completos de uso y se utilizan las fórmulas de depreciación y no las depreciaciones históricas.

Page 247: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 241

Para acceder el Reporte del Impuesto sobre la Renta únicamente debe presionar el botón izquierdo del ratón sobre la opción (recuerde que el usuario

es quien decide donde la va a ubicar). Al hacer esto aparecerá la pantalla del

filtro, la cual contiene los siguientes campos:

Período: en esta casilla se digita el período límite hasta donde se calculará el

Impuesto sobre la Renta. Esto significa que si se ingresa la fecha del 31/12/97,

todos los datos del impuesto se generarán hasta esa fecha inclusive.

Índice de Precios: esta casilla es tipo F1, o sea, tiene ayuda. En ella se debe

indicar el código del índice de precios que se va a utilizar para generar el

reporte.

Moneda: en este campo se puede elegir si el reporte se generará en moneda

local o en dólares. Si se elige la opción dólares, el usuario debe incluir el tipo

de cambio que se utilizará para la conversión.

Desglosar mejoras: si esta opción está activa, el reporte muestra los activos

y sus mejoras asociadas. Si no está activa, no se logra identificar a cual activo

corresponden las mejoras listadas.

Activos: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de activos para

los cuales se generará el reporte.

Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permite elegir un rango de Tipos de Activos para los cuales se generará el reporte.

Depreciación: dentro de esta opción, el usuario debe escoger si desea utilizar la depreciación Fiscal o la Comparativa para generar el reporte.

A continuación se muestra la pantalla de filtro para este reporte:

Page 248: Manual Usuario Activos Fijos

242 Opciones Configurables Activos Fijos

Filtro para el Reporte de Impuesto sobre la Renta

El reporte que se genera con esta opción muestra el código, la descripción y el

tipo de los activos y de las mejoras, la fecha de activación y el costo original de

los mismos, la depreciación en ejercicio, el factor de actualización y la depreciación actualizada en ejercicio.

A continuación se muestra un ejemplo del reporte generado utilizando el desglose de mejoras.

Page 249: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 243

Reporte de Impuesto sobre la Renta para Activos Fijos

Mejora Descripción TipoFecha de

ActivaciónCosto Original

Depreciación en

EjercicioFactor

Monto del

Impuesto

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora T-01 16/02/97 525,000.00 131,250.00 0.9558 125,448.75

Subtotal Activo: 125,448.75

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio T-01 01/01/80 50,000,000.00 1,666,666.67 0.8054 1,342,333.33

1001 Portones Eléctricos T-02 15/05/84 1,000,000.00 33,333.33 0.8456 28,186.67

1002 Alarma T-02 27/10/87 1,000,000.00 33,333.33 0.0876 2,921.00

Subtotal Activo: 1,373,441.00

TOTAL DE DEPRECIACIÓN ACTUALIZADA: 1,498,889.75

Reporte del Impuesto sobre la Renta para Activos FijosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999

Mejora Descripción TipoFecha de

ActivaciónCosto Original

Depreciación en

EjercicioFactor

Monto del

Impuesto

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora T-01 16/02/97 525,000.00 131,250.00 0.9558 125,448.75

Subtotal Activo: 125,448.75

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio T-01 01/01/80 50,000,000.00 1,666,666.67 0.8054 1,342,333.33

1001 Portones Eléctricos T-02 15/05/84 1,000,000.00 33,333.33 0.8456 28,186.67

1002 Alarma T-02 27/10/87 1,000,000.00 33,333.33 0.0876 2,921.00

Subtotal Activo: 1,373,441.00

TOTAL DE DEPRECIACIÓN ACTUALIZADA: 1,498,889.75

Reporte del Impuesto sobre la Renta para Activos FijosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999

Page 250: Manual Usuario Activos Fijos

244 Opciones Configurables Activos Fijos

OPCIÓN CONFIGURABLE PARA EL

REPORTE DEL IMPUESTO A LOS

ACTIVOS Con esta opción se podrá generar un reporte que muestra el Impuesto sobre los

activos en un periodo determinado, agrupando los resultados por el código del activo.

El cálculo de las depreciaciones se realiza para meses completos de uso y se

utilizan las fórmulas de depreciación y no las depreciaciones históricas.

Para acceder el Reporte del Impuesto sobre los activos únicamente debe

presionar el botón izquierdo del ratón sobre la opción (recuerde que el usuario es quien decide donde la va a ubicar). Al ejecutar la acción aparecerá la

pantalla del filtro, la cual contiene los siguientes campos:

Período: en esta casilla se digita el período límite hasta donde se calculará el Impuesto sobre la Renta. Esto significa que si se ingresa la fecha del 31/12/97,

todos los datos del impuesto se generarán hasta esa fecha inclusive.

Índice de Precios: esta casilla es tipo F1, o sea, tiene ayuda. En ella se debe indicar el código del índice de precios que se va a utilizar para generar el

reporte.

Moneda: en este campo se puede elegir si el reporte se generará en moneda local o en dólares. Si se elige la opción dólares, el usuario debe incluir el tipo

de cambio que se utilizará para la conversión.

Desglosar mejoras: si esta opción está activa, el reporte muestra los activos y sus mejoras asociadas. Si no está activa, no se logra identificar a cual activo

corresponden las mejoras listadas.

Activos: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de activos para los cuales se generará el reporte.

Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permite elegir un rango de Tipos de Activos para los cuales se generará el reporte.

Depreciación: dentro de esta opción, el usuario debe escoger si desea utilizar

la depreciación Fiscal o la Comparativa para generar el reporte.

A continuación se muestra la pantalla de filtro para este reporte:

Page 251: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 245

Filtro para el Reporte de Impuesto sobre los activos

El reporte que se genera con esta opción muestra el código y la descripción de

los activos y de las mejoras, la fecha de activación, la depreciación acumulada

histórica, el valor neto, el factor de actualización, el valor neto actualizado, el 50% de depreciación anual actual, el promedio del activo fijo y el monto del

impuesto.

A continuación se muestra un ejemplo del reporte generado utilizando el desglose de mejoras.

Page 252: Manual Usuario Activos Fijos

246 Opciones Configurables Activos Fijos

Reporte de Impuesto a los activos Fijos

Mejora DescripciónFecha de

ActivaciónCosto Original

Deprec.

Acumulada

Histórica

Valor Neto FactorValor Neto

Actualizada

50% deprec

Anual actu.

Promedio Activo

Fijo

Monto del

Impuesto

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09 116,117.66 2,090.12

Subtotal Activo: 2,090.12

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio 01/01/80 50,000,000.00 31,666,666.67 18,333,333.33 0.8054 14,765,666.67 750,436.67 14,015,230.00 252,274.14

1001 Portones Eléct 15/05/84 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.8456 310,053.33 15,008.73 295,044.60 5,310.80

1002 Alarma 27/10/87 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.0876 32,131.00 15,008.73 17,122.27 308.20

Subtotal Activo: 257,893.14

TOTAL DEL IMPUESTO: 259,983.26

Porcentaje del Impuesto al Activo

Reporte de Impuesto a los ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999

Mejora DescripciónFecha de

ActivaciónCosto Original

Deprec.

Acumulada

Histórica

Valor Neto FactorValor Neto

Actualizada

50% deprec

Anual actu.

Promedio Activo

Fijo

Monto del

Impuesto

Activo Fijo: A-02 Computadora

A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09 116,117.66 2,090.12

Subtotal Activo: 2,090.12

Activo Fijo: A-03 Edificio

A-03 Edificio 01/01/80 50,000,000.00 31,666,666.67 18,333,333.33 0.8054 14,765,666.67 750,436.67 14,015,230.00 252,274.14

1001 Portones Eléct 15/05/84 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.8456 310,053.33 15,008.73 295,044.60 5,310.80

1002 Alarma 27/10/87 1,000,000.00 633,333.33 366,666.67 0.0876 32,131.00 15,008.73 17,122.27 308.20

Subtotal Activo: 257,893.14

TOTAL DEL IMPUESTO: 259,983.26

Porcentaje del Impuesto al Activo

Reporte de Impuesto a los ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por mejoras)

Fecha del Reporte: 12/1999

Page 253: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 247

PASOS PARA CARGAR EL HISTÓRICO

DE DEPRECIACIONES CON AYUDA DE

ACCESS El procedimiento para agregar un registro histórico (depreciación acumulada

por centro de costo) es el siguiente:

1. Es necesario que el usuario ingrese la información en un editor de bases

de datos. El más simple de utilizar es el programa Microsoft Access

que es una herramienta que se utiliza para , acceder y extraer eficientemente información de modo natural de una base de datos de un

servidor de Microsoft SQL.

2. En este programa, se deben ingresar los datos en una tabla denominada Hist_Depreciación que ya ha sido predeterminada.

3. Para ingresar a la tabla, se debe ingresar al programa Microsoft

Access y luego ingrese a la opción Open o el botón , en donde se debe delimitar en la casilla Files of Type, el tipo ODBC Databases (), desplegándose la pantalla Select Data Source.

Pantalla Select Data Source

Page 254: Manual Usuario Activos Fijos

248 Opciones Configurables Activos Fijos

4. En dicha pantalla debe elegir el tab de File Data Source si va a crear un nuevo Data Source o el tab de Machine Data Source para ingresar a un

Data Source creado (para ambos casos se necesita tener el Login Id y el

password de la Base de Datos). Una vez elegido el Data Source, el sistema le desplegará la pantalla Link Tables, que muestra las tablas

existentes dentro del Data Source.

Pantalla de Link Tables

5. En esta pantalla el sistema desplegará un listado de tablas, el usuario

debe buscar el nombre de la tabla y presionar OK.

6. La tabla de datos desplegada tiene las siguientes columnas:

Hist.Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar un

número que debe ser consecutivo y que servirá de referencia para ubicar el registro que sea ingresado.

Activo: código que tiene asignado el activo dentro del módulo.

Mejora: código que tiene asignada la mejora en el módulo, si el registro no se refiere a una mejora, entonces se digita en esta casilla el mismo

código del activo.

Fecha: fecha en la cual se hace efectiva la depreciación del activo.

Contabilidad: si es de tipo Fiscal (F) o Comparativa (C)

Referencia: el valor de esta casilla se determina con Histórico (H) o del valor Revaluado (R), dependiendo de si el registro de la depreciación

proviene del valor histórico del activo o del valor revaluado.

Ajuste: es un dato informativo para el usuario, se debe digitar una S si el

registro se realizó para ajustar un dato del histórico, y se debe digitar

Page 255: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 249

una N si el registro no es un ajuste a un histórico. Los procesos que son realizados en forma automática por el módulo, siempre tiene un valor de

N.

Método: Si se utiliza el método de depreciación en línea recta (L), por

porcentaje (P) o por suma de dígitos (S).

Deprec. Local: monto que corresponde a la depreciación acumulada en

moneda local para el activo.

Deprec. Dólar: monto que corresponde a la depreciación acumulada en moneda dólar para el activo.

Asiento: código del asiento al cual estará dirigida la transacción contable

generada.

Usuario: código del usuario que ingresó la información.

Fecha Hora: fecha y hora en la que se ingresó el registro de depreciación del activo.

7. Para ingresar una nueva fila, el usuario debe escoger la opción New Row que se encuentra bajo el submenú Table.

8. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la opción Apply Edits que se encuentra bajo Table, en el submenú.

A continuación se muestra la pantalla desplegada por el programa Access:

Page 256: Manual Usuario Activos Fijos

250 Opciones Configurables Activos Fijos

Tabla Histórico de Depreciaciones de Access

9. Si el activo está asociado a varios centros de costo, es necesario que el

usuario desglose el monto correspondiente a la depreciación en una

tabla denominada Depr_Centro_Costo que también se encuentra

dentro del programa Access.

10. Para ingresar una nueva fila, el usuario debe escoger la opción New Record que se encuentra bajo el submenú Insert. Dentro de esta

tabla, se debe digitar la siguiente información:

Hist.Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el número consecutivo al que corresponde en la tabla de Histórico de Depreciaciones que fue explicada anteriormente.

Es muy importante que este número sea el mismo, porque de lo contrario el sistema no podrá asociar la información.

Centro de Costo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código

del centro de costo al que estará asociado el monto de la depreciación.

Depr. Local: monto que corresponde al porcentaje que está ligado al

centro de costo en moneda local. Este monto debe ser lo más preciso

que se pueda, de manera que la sumatoria de los montos asignados a los diferentes centros de costo sea igual al total del monto de la

depreciación del activo.

Page 257: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 251

Depr. Dólar: monto que corresponde al porcentaje que está ligado al centro de costo en moneda dólar. Este monto debe ser lo más preciso

que se pueda, de manera que la sumatoria de los montos asignados a los

diferentes centros de costo sea igual al total del monto de la

depreciación del activo.

Nota:

Es necesario que el número de consecutivo dentro de cada registro en la asignación de Centros de Costo, coincida con el número de la tabla de

Histórico de Depreciaciones del programa Access.

A continuación se presenta una figura para ilustrar mejor la asignación de

centros de costo un activo:

Page 258: Manual Usuario Activos Fijos

252 Opciones Configurables Activos Fijos

Figura de Asignación de Centros de Costo a un Activo

11. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la opción

Save o Save as, en la opción File.

Una vez que se han ingresado estos valores, aparecerán dentro de la pantalla de Histórico de Depreciaciones que está bajo la opción de

Administración.

Asignación de Centros de Costo a un Activo

Histórico de Depreciaciones

Numero Consecutivo: 4

Activo: T-01234

Monto: 10.000,00

Depreciación Centro Costo 1

Numero Consecutivo: 4

Porcentaje: 25%

Monto: 2.500,00

Depreciación Centro Costo 2

Numero Consecutivo: 4

Porcentaje: 75%

Monto: 7.500,00

Asignación de Centros de Costo a un Activo

Histórico de Depreciaciones

Numero Consecutivo: 4

Activo: T-01234

Monto: 10.000,00

Depreciación Centro Costo 1

Numero Consecutivo: 4

Porcentaje: 25%

Monto: 2.500,00

Depreciación Centro Costo 2

Numero Consecutivo: 4

Porcentaje: 75%

Monto: 7.500,00

Page 259: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 253

12. Cuando los datos son ingresados en esta tabla, en forma automática se despliegan dentro de la pantalla de Histórico de Depreciaciones ,

para que el sistema ligue los datos con la información de la base de

datos, se debe correr el proceso de Recálculo de Acumulados, para

mayor información, consultar “Recálculo de Acumulados” en la página 226.

FÓRMULAS Dentro de este apartado, se describirán las fórmulas que el sistema utiliza para el cálculo de las depreciaciones y las revaluaciones de los activos por los

diferentes métodos que utiliza el módulo de Activos Fijos.

REVALUACIÓN DE ACTIVOS Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación y la

escogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje y

de las leyes tributarias del país.

Cuando se calcula una revaluación, se calcula tanto un valor revaluado como

una depreciación acumulada revaluada.

Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:

Método de Revaluación por Porcentaje

Con este método, la revaluación del activo se calcula sumando al costo original

y las revaluaciones realizadas a dicho activo hasta un período de revaluación

especificado por el usuario, este total es multiplicado por un factor o porcentaje de revaluación que ha sido definido previamente por la empresa para cada

activo y que puede ser modificado en el momento en que se desee.

El valor revaluado de un activo por el método de Porcentaje, se calcula siguiendo la fórmula que se muestra a continuación:

Valor Revaluado =[Costo Orig. + Reval (Fecha Rep.) * Factor

donde

Factor = Porcentaje de Revaluación / 100

Page 260: Manual Usuario Activos Fijos

254 Opciones Configurables Activos Fijos

y

Reval (Fecha Rep.) = la sumatoria de todas las revaluaciones del activo

registradas en el histórico de las revaluaciones, sin contar las revaluaciones de

ese período o posteriores.

El usuario debe haber digitado el porcentaje de revaluación que sea requerido

para cada activo.

Para ilustrar, se tiene un equipo de corte que es un activo fijo de una empresa que elabora muebles.

El valor original del activo es de ¢ 250,000.00; se determina que las revaluaciones de este activo se comportan según el método de Revaluación por

Porcentaje, por lo que el factor es de un 1.5%

El activo se adquirió en el 05/01/1997 (períodos mensuales, correspondería al

período 1 = enero) y se requiere determinar la revaluación para el 06/06/1997 (período 6).

Se tiene los siguientes datos:

Factor = 1.5%

Sumatoria de Revaluaciones Históricas: ¢ 23,131.27

Período 1 = 3.750,00

Período 2 = ¢ 3,806.25

Período 3 = ¢ 3,863.34

Período 4 = ¢ 3,921,29

Período 5 = ¢ 3,980.11

El valor revaluado será:

Valor Revaluado = (250,000 + 19.321,00 ) * 1.5%

Valor Revaluado período 6 = ¢ 4,039,81

Depreciación Acumulada de la Revaluación

La fórmula para el cálculo de la depreciación acumulada de las revaluaciones

con este método es la siguiente:

Dep.Acum.Reval =

[Dep.Acum.(Fecha Rep)+ Dep.Acum.Reval (Fecha Rep) * Factor

donde

Factor = Porcentaje de Revaluación / 100

Page 261: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 255

Dep.Acum (Fecha Rev.) = Depreciación Acumulada a la fecha de Revaluación

Dep.Acum.Reval (Fecha Rep.) = Depreciación Acumulada de la Revaluación

a la fecha de la revaluación.

Método de Revaluación por Índice de Precios

Con este método, la revaluación del activo, se calcula utilizando un factor definido por un índice que es producto del tiempo de vida útil. Al producto del

costo original y el factor antes mencionado, se le restan las revaluaciones

realizadas al activo.

El valor revaluado de un activo por el método de Índice de Precios, se calcula

de la siguiente manera:

Valor Revaluado = [Costo Orig. * Factor - Reval (Fecha Rev.)

donde

Factor = [Índice (Fecha Rev.) / Índice (Fecha Adq.) - 1

y

Reval (Fecha Rev.) = la sumatoria de todas las revaluaciones del activo

registradas en el histórico de las revaluaciones, sin contar las revaluaciones de ese período o posteriores.

Para ilustrar, se tiene un sierra eléctrica que es un activo fijo de una empresa

que elabora muebles.

El valor original del activo es de ¢ 100,000.00; se determina que las

revaluaciones de este activo se comportan según el método de Revaluación por Índice de Precios, por lo que el índice a la fecha de compra fue de un 1.2% y el

índice a la fecha de reporte es de 1.4%.

El activo se adquirió en el 06/01/1997 (períodos mensuales, correspondería al período 1 = enero) y se requiere determinar la revaluación para el 07/06/1997

(período 6).

Se tiene los siguientes datos:

Índice (06/01/97) = 1.2%

Índice (07/06/97) = 1.4%

Factor = (1.4/1.2) - 1 = 0.166

Sumatoria de Revaluaciones Históricas: ¢ 11,423.4

Período 1 = 0

Page 262: Manual Usuario Activos Fijos

256 Opciones Configurables Activos Fijos

Período 2 = ¢ 2,250.00

Período 3 = ¢ 2,265.25

Período 4 = ¢ 2,280.80

Período 5 = ¢ 2,297.45

El valor revaluado será:

= 100,000* 0.166 - 11,423.4 = ¢ 5,176.6

Depreciación Acumulada de la Revaluación

La fórmula para el cálculo de la depreciación acumulada de las revaluaciones con este método es la siguiente:

Dep.Acum.Reval =

Depr.Acum.(Fecha Rev.)*Factor-Depr.Acum.Reval (Fecha Rev.)

donde

Factor = [Índice (Fecha Rep.) / Índice (Fecha Adq.) - 1

Dep.Acum (Fecha Rep.) = Depreciación Acumulada a la fecha del proceso de

revaluación.

Dep.Acum.Reval (Fecha Rev.) = Depreciación Acumulada de la Revaluación

a la fecha del proceso de revaluación.

Método de Revaluación por Avalúo

El valor revaluado de un activo por el método de Avalúo, se calcula

manualmente, esto es, el usuario debe digitar cual es la revaluación del activo

fijo para el período determinado. El valor debe ser determinado por un perito o experto.

Cuando se utiliza el método de avalúo, todas las transacciones que estén asociadas a la revaluación, tendrán que ser digitadas manualmente por el

usuario.

Depreciación Acumulada de la Revaluación

Es necesario digitar el valor de la revaluación manualmente. Este valor debe ser

calculado por un experto sobre los activos revaluados.

Page 263: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 257

Método de Revaluación por Indexación

La aplicación de este método se hace en cuatro pasos:

1. Cálculo del Factor de Indexación

2. Cálculo del Monto de la Revaluación

3. Cálculo del Ajuste de la Depreciación Acumulada

4. Cálculo de Depreciación Inicial de Revaluación

Cálculo del Factor de Indexación

El factor de Indexación se calcula con base en los índices de precio definidos para el tipo de índice de precios asociado a la revaluación y se calcula como:

factor = Rnd6( [ IP(fecha_revaluación) / IP(Max(fecha_última_reval,

fecha_activación)) ] - 1 )

donde,

Rnd6(x): devuelve x redondeado a 6 decimales.

IP(fecha): devuelve el índice de precios a una fecha dada

Max(f1, f2): devuelve la fecha máxima entre f1 y f2 Fecha_revaluación: es la fecha en la que se realiza el proceso de revaluación por indexación

Fecha_última_reval: es la última fecha en la que se realizó la revaluación por indexación

Fecha_activación: es la fecha en la que se empezó a depreciar el activo.

Cálculo del Monto de la Revaluación

El monto de la revaluación utiliza el factor calculado en el paso anterior, y

corresponde a:

Monto_revaluación = Rnd2[(costo_original +

revaluaciones(fecha_revaluacion)) * factor]

donde,

Rnd2(x): devuelve x redondeado a 2 decimales

revaluaciones(fecha): devuelve la sumatoria de las revaluaciones sobre el

activo hasta el periodo anterior a la fecha indicada.

Page 264: Manual Usuario Activos Fijos

258 Opciones Configurables Activos Fijos

Fecha_revaluación: es la fecha en la que se realiza el proceso de revaluación por indexación

Factor: es el factor de Indexación calculado en el punto anterior

Cálculo del Ajuste de la Depreciación Acumulada

Se calcula el ajuste sobre la depreciación acumulada a la fecha de la última

revaluación como:

Ajuste_depr_acum = DeprAcum(fecha_ultima_revaluación) * factor

donde,

DeprAcum( f ): calcula la depreciación acumulada del activo a la fecha f dada

Factor: corresponde al factor de indexación obtenido anteriormente

Fecha_última_reval: es la última fecha en la que se realizó la revaluación por

indexación

Cálculo de Depreciación Inicial de Revaluación

Se calcula el monto de la depreciación inicial de la revaluación, el cual

corresponde a:

Depr_inicial = DeprReval (monto_revaluación, fecha_ult_reval,

fecha_revaluación) + ajuste_depr_acum

Donde,

DeprReval(x, f1, f2): calcula la depreciación del monto x dado, para el período comprendido entre la fecha f1 y la fecha f2 inclusive (la fecha de última

revaluación coincide con la fecha de activación en caso de no haberse realizado

ninguna revaluación al activo).

Para el cálculo de dicha depreciación se empleará el método de depreciación definido para el activo, excepto para el método de suma de los dígitos de los

años, para el cual se utilizará la depreciación en línea recta.

Ajuste_depr_acum: corresponde al monto del ajuste sobre la depreciación

acumulada, calculado en el punto anterior.

Ejemplo práctico de la Revaluación por Indexación

Page 265: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 259

A continuación se presenta un caso de ejemplo para un activo revaluado

mediante Indexación:

Datos Generales del Activo:

Costo original: 1200,00

Fecha de activación 06/06/1996

Vida útil: 120 meses (10 años)

Valor de rescate: 0,00

Tipo de depreciación: Porcentaje

Tasa de depreciación: 10% anual (0,833333% mensual)

Tipo de revaluación: Indexación

Tabla de Índices:

Mes 1996 1997 1998 Enero 1279.042022 1413.596753 1498.188180

Febrero 1296.410236 1413.736227 1511.998762

Marzo 1304.279751 1415.874376 1529.602843

Abril 1310.744540 1420.128636 1534.275271

Mayo 1323.326096 1434.218490 1539.704072

Junio 1336.290446 1444.180465 1544.086610

Julio 1348.612373 1448.498301 1556.027467

Agosto 1359.065275 1451.373906 1565.326117

Setiembre 1371.056810 1456.220244 1572.403642

Octubre 1387.149048 1461.146886 1580.923524

Noviembre 1400.622611 1472.900044 1588.264259

Diciembre 1408.297229 1479.181504 1595.726871

Periodo: Junio 1996 a Diciembre 1996 (primer año) Factor de Revaluac. Dic/96: 0,054 Rnd3( [ IP(dic96) / IP(jun96) ] - 1 )

Rnd3(( 1408,297229 / 1336,290446 ) - 1)

Page 266: Manual Usuario Activos Fijos

260 Opciones Configurables Activos Fijos

Monto Revaluado Dic/96: 64,80 (Costo Original + Revaluaciones) * Factor

(1200,00 + 0,00) * 0,054

Depreciación Mensual: 10,00 Sobre costo original usando porcentaje

Ajuste sobre Depreciación

Acumulada (ult reval):

0,00 No hay revaluaciones anteriores

Depreciación del Periodo: 60,00 Sobre costo original (Julio a Diciembre)

3,24 Depreciación Inicial Revaluación Dic/96

DeprReval(64.80, Jul. 96, Dic 96)

---------------

63,24 Total depreciación en el periodo

Depreciación Acumulada: 63,24 Depreciación 1996

Valor en Libros: (+) 1200,00 Costo Original

(+) 64,80 Total Revaluaciones

---------------

1264,80 Valor Revaluado (Saldo Indexado)

---------------

(-) 63,24 Depreciación Acumulada

---------------

1201,56 Valor en Libros

Asientos generados durante el periodo y relacionados con la

revaluación:

Concepto Nombre de la cuenta

Débito Crédito

Revaluación Dic

96

Cuenta de Activo Fijo para

la Revaluación

64,80 --

Cuenta de Depreciación de

la Revaluación

-- 3,24

Cuenta de Resultados -- 61,56

Page 267: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 261

R.E.I.

Periodo: Enero 1997 a Diciembre 1997 (segundo año) Factor de Revaluación Dic/97: 0,050 Rnd3( [ IP(dic97) / IP(dic96) ] - 1 )

Rnd3(( 1479,181504 / 1408,297229 ) -

1)

Monto Revaluado Dic/97: 63,24 (Costo Original + Revaluaciones) * Factor

(1200,00 + 64,80) * 0,050

Depreciación Mensual: 10,00 Sobre costo original usando porcentaje

0,54 Sobre Revaluación Dic/96

--------------

10,54 Total depreciación mensual

Ajuste de la Depreciación

Acumulada a Dic/96

3,16 (Depr. Acum. a Dic 96 * Factor =

63,24 * 0,050)

Depreciación del Periodo: 120,00 Sobre costo original (Enero a

Diciembre)

6,48 Sobre Revaluación Dic/96

9,48 Depreciación Inicial Revaluación Dic/97

= depr. inicial + ajuste (6,32 + 3,16)

--------------

135,96 Total depreciación en el periodo

Depreciación Acumulada: 63,24 Depreciación 1996

135,96 Depreciación 1997

--------------

199,20 Total depreciación acumulada

Valor en Libros: (+) 1200,00 Costo Original

(+) 128,04 Total Revaluaciones (Dic/96 + Dic/97)

---------------

Page 268: Manual Usuario Activos Fijos

262 Opciones Configurables Activos Fijos

1328,04 Valor Revaluado (Saldo Indexado)

---------------

(-) 199,20 Depreciación Acumulada

---------------

1128,84 Valor en Libros

Asientos generados durante el periodo y relacionados con la revaluación:

Concepto Nombre de la cuenta

Débito

Crédito

Revaluación Dic 97 Cuenta de Activo Fijo para la Revaluación

63,24 --

Cuenta de Depreciación de la Revaluación

-- 9,48*

Cuenta de Resultados R.E.I.

-- 53,76

Depreciación Reval.

Dic 96 **

Cuenta de Depreciación

de Revaluación

6,48 --

Cuenta de Depr.

Acumulada Revaluación

-- 6,48

(*) Corresponde a la depreciación inicial (6,32) más el ajuste en la depreciación

acumulada a Dic 1996 (3.16).

(**) Representa un asiento consolidado para todo el año, ya que el proceso de

depreciación genera un asiento mensual sobre las cuentas indicadas.

Periodo: Enero 1998 a Diciembre 1998 (tercer año) Factor de Revaluación Dic/98: 0,079 Rnd3( [ IP(dic98) / IP(dic97) ] - 1 )

Rnd3(( 1595,726871 / 1479,181504 ) - 1)

Monto Revaluado Dic/98: 104,92 (Costo Original + Revaluaciones) *

Factor

(1200,00 + 64,80 + 63,24) * 0,079

Depreciación Mensual: 10,00 Sobre costo original usando porcentaje

Page 269: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 263

0,54 Sobre Revaluación Dic/96

0,53 Sobre Revaluación Dic/97

--------------

11,07 Total depreciación mensual

Ajuste de la Depreciación

Acumulada a Dic/97

15,74 (Depr. Acum. a Dic 97 * Factor =

199,20 * 0,079)

Depreciación del Periodo: 120,00 Sobre costo original (Enero a

Diciembre)

6,48 Sobre Revaluación Dic/96

6,36 Sobre Revaluación Dic/97

26,23 Depr. Inicial Revaluación Dic/98

= depr. inicial + ajuste (10,49 + 15,74)

--------------

159,07 Total depreciación en el periodo

Depreciación Acumulada: 63,24 Depreciación 1996

135,96 Depreciación 1997

159,07 Depreciación 1998

--------------

358,27 Total depreciación acumulada

Valor en Libros: (+) 1200,00 Costo Original

(+) 232,96 Total Revaluaciones (Dic/96 + Dic/97

+ Dic/98)

---------------

1432,96 Valor Revaluado (Saldo Indexado)

---------------

(-) 358,27 Depreciación Acumulada

---------------

1074,69 Valor en Libros

Asientos generados durante el periodo y relacionados con la revaluación:

Concepto Nombre de la cuenta

Débito Crédito

Page 270: Manual Usuario Activos Fijos

264 Opciones Configurables Activos Fijos

Revaluación Dic 98 Cuenta de Activo Fijo para la Revaluación

104,92 --

Cuenta de Depreciación

de la Revaluación

-- 26,23*

Cuenta de Resultados

R.E.I.

-- 94,43

Depreciación Reval. Dic 96 **

Cuenta de Depreciación de Revaluación

6,48 --

Cuenta de Depr. Acumulada Revaluación

-- 6,48

Depreciación Reval. Dic 97 **

Cuenta de Depreciación de Revaluación

6,36 --

Cuenta de Depr. Acumulada Revaluación

-- 6,36

(*) Corresponde a la depreciación inicial (10,49) más el ajuste en la depreciación acumulada a Dic 1997 (15,74).

(**) Representa un asiento consolidado para todo el año, ya que el proceso de depreciación genera un asiento mensual sobre las cuentas indicadas.

Nota sobre frecuencia de ejecución de la Indexación:

El ejemplo anterior asume que el proceso de depreciación se ejecuta

mensualmente, y que el de Revaluación (Indexación), se ejecuta anualmente.

Sin embargo, dada la forma en la que se calcula el monto revaluado y su depreciación inicial, sería factible ejecutar el proceso de Indexación en forma

mensual. En este caso, las fórmulas tomarían los índices de precios

correspondientes a cada mes.

Método de Revaluación por Índices Compuestos

La aplicación de este método se hace en cinco pasos:

Page 271: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 265

1. Cálculo de los índices de inflación Interna y Externa, utilizando los porcentajes Local y Externo definidos en la carpeta Índice Compuesto de la opción de menú Tipos de Activos, los cuales

sumados forman el Índice de Inflación Compuesto.

2. Cálculo del Índice de Inflación Compuesto.

3. Cálculo de la revaluación y de la depreciación actual del activo.

4. Cálculo de la revaluación y de la depreciación acumulada del activo.

5. Cálculo de la revaluación neta del período.

Cálculo de los Índices de Inflación Interna y Externa

El Índice de Inflación Interna se calcula utilizando el porcentaje local asignado

al activo, representado por el Índice de Precios para el Consumidor. Para el cálculo se requiere el valor del período anterior y actual. El cálculo se realiza

de la siguiente forma:

Índice Inflación Interna = (Índice de Precios para el Consumidor Período

Actual / Índice de Precios para el Consumidor Período Anterior ) - 1

El Índice de Inflación Externa se calcula utilizando los dos índices externos asignados al activo, que representan el Composite Trend (índice determinado

por la Oficina de Reclamos de los Estados Unidos) y el Tipo de Cambio, para

el cálculo se requiere el valor del período anterior y actual. El cálculo se realiza

de la siguiente forma:

Índice Inflación Externa = [(Composite Trend Actual / Composite Trend

Anterior) * (Tipo Cambio Actual / Tipo Cambio Anterior)] – 1

Cálculo del Índice de Inflación Compuesto.

Una vez calculados los índices de inflación interna y externa podrá obtener el

Índice de Inflación Compuesto, que es en realidad el requerido para el resto del

cálculo, su cálculo se realiza de la siguiente manera:

Índice Inflación Compuesto = (PL * III) + (PE * IIE)

donde,

PL: porcentaje local definido en la carpeta Índice Compuesto de la opción de menú Tipos de Activos.

III: Índice de Inflación Interna.

Page 272: Manual Usuario Activos Fijos

266 Opciones Configurables Activos Fijos

PE: porcentaje externo definidos en la carpeta Índice Compuesto de la opción de menú Tipos de Activos.

IIE: Índice de Inflación Externa.

Cálculo de la revaluación y de la depreciación actual del activo.

Una vez obtenido el índice de inflación compuesto se procede a calcular el monto correspondiente a la revaluación y la depreciación actual de cada activo

al que se le asignó este método de revaluación, para ello se aplican las

siguientes fórmulas:

Revaluación del Activo Actual = ( Índice Inflación Compuesto / 100) *

(Activo al Costo Acumulado al período anterior + Activo Revaluado

Acumulado al período Anterior)

Revaluación de la Depreciación Actual =( Índice Inflación Compuesto /

100) * (Depreciación al Costo Acumulado al período anterior +

Depreciación Revaluado Acumulado al período Anterior)

Cálculo de la revaluación y de la depreciación acumulada del activo.

Para el cálculo de la revaluación y la depreciación acumulada se aplican las

siguientes formulas:

Activo Revaluado Acumulado Actual = Activo Revaluado Acumulado

Anterior + Revaluación del Activo Actual

Depreciación Revaluado Acumulado Actual = Depreciación Revaluada

Acumulada Anterior + Revaluación de la Depreciación Actual

Cálculo de la revaluación neta del período.

Finalmente la Revaluación Neta se calcula restándole a la Revaluación del

Activo Actual el valor del Revaluación de la Depreciación Actual.

Page 273: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 267

Revaluación Neta = Revaluación del Activo Actual – Revaluación de la Depreciación Actual

Nota:

Es importante resaltar que la revaluación siempre es positiva, además que la depreciación de la misma aplicará el mismo método asignado al activo, de esta

forma, si se agrega el método de depreciación en línea recta al activo, el mismo método debe aplicarse para la depreciación de la revaluación del

mismo activo. La depreciación acumulada del activo se calcula sumando la

deprecación anterior más la depreciación al período, difiriendo de la

depreciación revaluada que toma la depreciación acumulada y le suma la revaluación del período a la depreciación.

Ejemplo práctico de la Revaluación por Índices Compuestos

A continuación se presenta un caso práctico de ejemplo para una revaluación

de activos para una empresa de servicios públicos mediante el método de

Índices Compuestos (ejemplo hipotético).

Índices de precios utilizados para revaluar el período 2003.

De acuerdo con la metodología, se deben de utilizar tres índices:

i) Índice de precios para el consumidor, utilizado para revaluar el componente

local de los activos.

ii) Tipo de cambio del colón con respecto al dólar, utilizado en forma

combinada con el Composite Trend para revaluar el componente externo de los activos.

iii) Composite Trend determinado por la Oficina de Reclamos de los Estados Unidos y utilizado en forma combinada con el Tipo de cambio para determinar

el incremento del componente externo.

Determinación del incremento por revaluación de los componentes interno y externo.

La determinación del índice externo se realiza mediante el siguiente cálculo:

Índice Externo = Incremento tipo cambio * Incremento Composite Trend

Diciembre

2002 (A)

Diciembre

2003 (B)

Incremento Anual

[(B / A) – 1] * 100

Page 274: Manual Usuario Activos Fijos

268 Opciones Configurables Activos Fijos

Índice de precios para el consumidor

919.65 1152.65 25.33%

Tipo de cambio 69.75 80.00 14.69%

Composite Trend 162.00 168.00 3.70%

Índice Externo 1.1469 * 1.037 18.93 %

De los datos anteriores se observa que el incremento para el componente

interno en el 2003 fue de un 25.33% y para el componente externo un 18.93%

Al cierre contable del 2002( 31 de diciembre del 2002 ), la empresa mostraba

los siguientes saldos en sus activos en operación:

Valor al costo

Valor total revaluado

Planta Generación Hidráulica.

Deprec.Acum. Planta Generación Hidroeléctrica

200.00

30.00

1,500.00

600.00

Sistema Transmisión Eléctrica

Deprec.Acum. Sistema Transmisión Eléctrica

500.00

50.00

3,500.00

800.00

Sistema Distribución Eléctrica

Deprec.Acum. Sistema Distribución Eléctrica

700.00

150.00

5,000.00

2,000.00

Sistema Alumbrado Publico

Deprec. Acum. Alumbrado Público

200.00

50.00

1,000.00

300.00

Activos Planta General

Deprec.Acum. Activos Planta General

300.00

40.00

2,000.00

1,000.00

Total Activos 1,900.00 13,000.00

Total Depreciación Acumulada 320.00 4,700.00

Activo Fijo Neto en Operación 1,580.00 8,300.00

Componentes internos y externos de los activos.

El incremento a conferir a cada activo por efecto de la revaluación se realiza de

la siguiente manera:

Page 275: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 269

Incremento = [% Componente Local* Incremento Índice Local] + [%

Componente Externo * Incremento Índice Externo]

Para la presente revaluación, la compañía presenta los siguientes porcentajes en

los componentes interno y externo:

%

Componente Interno

%

Componente Externo

Planta Generación Hidráulica 40.00 60.00

Sistema Transmisión Eléctrica 80.00 20.00

Sistema Distribución Eléctrica 20.00 80.00

Sistema Alumbrado Publico 30.00 70.00

Activos Planta General 50.00 50.00

Ajustes contables recomendados

El ente regulador realiza periódicamente auditorías a las empresas, con el fin de verificar la razonabilidad de los estados financieros remitidos por las empresas

reguladas. Como consecuencia de estas revisiones, se realizan ajustes contables en los estados financieros.

En la última auditoría realizada a la compañía, se encontró que en el período 2,001 la empresa realizó un retiro de activos en forma parcial, ya que solo retiró

de los activos el valor al costo, lo que provocó una sobrevaloración de los

mismos al cierre contable, por lo tanto, según la recomendación del ente regulador deberá realizarse el siguiente ajuste:

Depreciación Acumulada Generación Hidroeléctrica

100.00

Depreciación Acumulada

Transmisión Eléctrica 80.00

Pérdida por retiro 220.00 Revaluación Sistema

Generación Hidroeléctrica 250.00

Revaluación Sistema

Transmisión Eléctrica 150.00

Sumas Iguales 400.00 400.00

Cálculos de la revaluación del 2003

Page 276: Manual Usuario Activos Fijos

270 Opciones Configurables Activos Fijos

Índices de Precios para Revaluar Activos Eléctricos

Comportamiento Período 2003

Diciembre

2002

Diciembre

2003 Incremento

Anual

Índice de precios para el consumidor 919.65 1,152.65 25.34%

Tipo de cambio 69.75 80.00 14.70%

Composite Trend 162.00 168.00 3.70%

Incremento del Componente 1.147 * 1.037 18.93%

Ponderación de los Incrementos del Componente Interno y Externo

Revaluación del Período 2003

Activo % Comp. Local (A)

Incremento Local (B)

% Comp. Externo (C)

Incremento Externo (D)

Increm. Total1 (A*B) + (C*D)

Planta Generación Hidráulica

40.00 25.34 60.00 18.93 21.49%

Sistema Transmisión

Eléctrica

80.00 25.34 20.00 18.93 24.05%

Sistema

Distribución Eléctrica

20.00 25.34 80.00 18.93 20.21%

Sistema

Alumbrado Público

30.00 25.34 70.00 18.93 20.85%

Activos Planta

General

50.00 25.34 50.00 18.93 22.13%

Cálculos Aritméticos de la Revaluación de Activos

Período 2003

1 Porcentaje por aplicar a los activos por revaluar

Page 277: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 271

Conceptos

Valor al Costo

Activo Total Revaluado 31-12-

2002

Deprec. Acum. Revaluada 31-

12-2002

Ajuste Auditoría 2001

Activo Fijo Bruto Revaluado

Ajustado 31-12-2002

Deprec. Acum. Reval

uada Ajustada 31-12-2002

Activo

Dep. Acum

.

Activo Reval.

Dep. Reval.

Planta Generación Hidráulica

200.00

30.00

1,500.00

600.00 (250.00)

(100.00)

1,250.00

500.00

Sistema Transmis

ión Eléctrica

500.00

50.00

3,500.00

800.00 (150.0

0)

(80.00

)

3,350.00

720.00

Sistema

Distribución Eléctrica

700.

00

15

0.00

5,000.

00

2,000.

00

0.0

0

0.0

0

5,000

.00

2,000

.00

Sistema

Alumbrado Publico

200.

00

50.

00

100.00 300.00 0.0

0

0.0

0

100.0

0

300.0

0

Activos Planta General

300.00

40.00

2,000.00

1,000.00

0.00

0.00

2,000.00

1,000.00

Total General

1,900.00

320.00

12,100.00

4,700.00

(400.00)

(180.00)

11,700.00

4,520.00

Concepto

s

Revalua

ción Activo 2003

Revaluac

ión Depreciación 2003

Adicion

es Activos 2003

Depreciaci

ón Anual 2003 Histórico + Revaluaciones

Activo

Fijo Bruto Revaluado 3-12-2003

Deprec

. Acum. Revaluada 3-12-2003

Planta Generaci

ón Hidráulic

268.65 107.46 25.00 15.00 1,543.65

622.46

Page 278: Manual Usuario Activos Fijos

272 Opciones Configurables Activos Fijos

a

Sistema

Transmisión Eléctrica

805.83 173.19 40.00 25.00 4,195.

83

918.19

Sistema

Distribución Eléctrica

1,010.5

6

404.22 50.00 35.00 6,060.

56

2,439.

22

Sistema Alumbrado Publico

20.85 62.56 0.00 45.00 120.85 407.56

Activos Planta General

442.66 221.33 0.00 55.00 2,442.66

1,276.33

Total General

2,548.55

968.76 115.00 175.00 14,363.55

5,663.76

El asiento contable para registrar la Revaluación de Activos Fijos del período

2003, de acuerdo con los correspondientes índices de inflación Interna y Externa será el siguiente:

Cuenta Debe Haber Planta Generación Hidráulica 268.65

Sistema Transmisión Eléctrica 805.83

Sistema Distribución Eléctrica 1,010.56

Sistema Alumbrado Publico 20.85

Activos Planta General 422.66

Depreciación Revaluación Planta Generación Hidráulica 107.46

Depreciación Revaluación Sistema Transmisión Eléctrica 173.19

Depreciación Revaluación Sistema Distribución Eléctrica 404.32

Depreciación Revaluación Sistema Alumbrado Publico 62.56

Depreciación Revaluación Activos Planta General 221.33

Superávit por Revaluación de Activos 1,579.69

Page 279: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 273

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación; la

escogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje y de las leyes tributarias del país.

Si la fecha de consulta está entre un período que ya ha sido depreciado, se toma el datos de los históricos (base de datos), pero si no, se hace una proyección del

valor en base de lo que haya en los históricos, acá vale hacer la salvedad de que

dicho cálculo se hará únicamente si el histórico de depreciaciones tiene al

menos un registro, de lo contrario solo con la funcionalidad de proyectar cálculo el usuario podrá ver los datos. Esto se aplica para todos los métodos.

Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:

Método de Depreciación por Línea Recta

La depreciación por línea recta, asume un monto de depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil del activo. Sin embargo, se hace una

diferencia entre el primer y el último mes de depreciación del activo (según la

fecha de activación), ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo.

A continuación se presentan dos figuras que ejemplifican el comportamiento de

la depreciación por el método de línea recta:

Page 280: Manual Usuario Activos Fijos

274 Opciones Configurables Activos Fijos

Figura de comportamiento de depreciación por Método de Línea Recta

Comportamiento del Valor Depreciable por el Método de Línea Recta

Depreciación Mensual

Por fórmula general

Depreciación = Valor Depreciable / Vida útil

Valor Depreciable = Costo Original - Valor de Rescate

Método de Depreciación en Línea Recta

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

1 2 3 4 5 6 7

Tiempo

Valo

r d

el A

ctiv

o

Vida útil

Valor de

Rescate

Valor

Original

Método de Depreciación

por Línea Recta

0

20

40

60

80

100

1 2 3 4 5 6

Tiempo

Va

lor

Dep

reci

ad

o

Vida útil

Page 281: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 275

Por ejemplo, para el caso de la empresa que elabora muebles realizaría el siguiente cálculo para el máquina de pintar que es un activo fijo que se deprecia

en línea recta, cuyo costo fue de 250.00 y tiene una vida útil de 6 años (72

meses):

Valor Depreciable = 250,000 - 50,000 = 200,000

Depreciación = 200,000 / 72 = ¢ 2,777.77 / mes

Existen dos casos especiales:

Fórmula del primer mes de Depreciación

Depreciación = (Valor Depreciable / Vida útil ) * R

Depreciación = (Valor Depreciable / Vida útil ) * R

R = (A - B ) / A

A = Días del mes de activación

B = Días previos a la Activación

A continuación se presenta una figura que ilustra la fórmula:

Gráfico de ejemplo del cálculo de la depreciación por Línea Recta

Figura Depreciación Línea Recta

(Primer Mes)

A

R

B

A = Total de días del mes de activación

B = Días Activo

R = Valor Depreciado en el primer mes

R = A - B

Inicio de mes Fin de mes

Fecha de

Activación

Page 282: Manual Usuario Activos Fijos

276 Opciones Configurables Activos Fijos

Fórmula Último mes de Depreciación

Deprec. = (Val.Deprec. / Vida útil) - Val.Deprec. en primer mes

Deprec. = (Val.Deprec. / Vida útil) - Val.Deprec. en primer mes

Val.Deprec. = Valor Depreciable

Fórmula para los meses intermedio de Depreciación (Ajuste de datos

históricos)

Para los meses que no son ni el primer mes ni el último mes de depreciación, la

depreciación mensual se calcula así:

Depreciación = A / B

A = Valor Depreciable - Depr.Acum.Hist. - Depreciación último mes de vida útil por fórmula

Depr.Acum.Hist = Depreciación Acumulada Histórica a la fecha de la última depreciación.

B = Períodos no depreciados sin contar el último mes

A continuación se presenta una figura que ilustra la fórmula:

Figura ejemplo de cálculo depreciación mensual en los meses intermedios por Método

de Línea Recta

Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada = A + B * C

A = Deprec. Acumulada Histórica Total del Activo hasta el día de hoy.

Figura Depreciación Línea Recta

(Depreciación por ajuste de datos históricos)

B = Períodos no depreciados

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Vida útilFecha de

última

depreciación

BDeprec. último

mes

Page 283: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 277

B = Depreciación mensual.

C = Meses sin depreciar al período de consulta

A continuación se presenta una figura que ilustra la fórmula:

Figura ejemplo de cálculo de depreciación acumulada por Línea Recta

Método de Depreciación por Suma de Dígitos

La depreciación por suma de los dígitos de los años, asume que el activo tiene un monto de depreciación mensual que es igual para todos los meses de un año

del activo, sin embargo, el monto varía de un año al otro. Para el primer año, el

monto es más alto que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a este

método también se le llama depreciación acelerada). El mismo principio se aplica a la suma de dígitos mensual y diaria.

En general, el monto de depreciación anual se calcula multiplicando el total a depreciar por un numerador que es igual a la cantidad de años que le quedan al

activo y dividido por un denominador que es la suma de los años que tiene el

activo. En este tipo de depreciación no se genera un monto para el mes en que se adquirió el activo, la depreciación del mes de activación es cero.

Figura Depreciación Línea Recta

(Depreciación Acum. por datos históricos)

A = Deprec. Acum.Total del Activo hasta el día de hoy

B = Deprec.en base a históricos del período

C = Meses sin depreciar al período de consulta

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Vida útilFecha de

última

depreciación

BA

C

Page 284: Manual Usuario Activos Fijos

278 Opciones Configurables Activos Fijos

A continuación se presentan dos figuras que ejemplifican el comportamiento de la depreciación por el método de suma de dígitos:

Figura de comportamiento de depreciación por Método de Suma de Dígitos anual

Comportamiento del Valor Depreciable por el Método de Suma de Dígitos anual

Por fórmula

Depreciación = (Valor Depreciable * Factor Anual)/12

Factor Anual = A / B

Valor Depreciable = Valor Costo Original - Valor de Rescate

Método de Depreciación por

Suma de Dígitos

0

200

400

600

800

1000

1 2 3 4 5

Tiempo

Valo

r d

el

Act

ivo

Vida útil

Método de Depreciación por Suma de

Dígitos

0

100

200

300

1 2 3 4 5

Tiempo

Valo

r

Dep

reci

ab

le

Vida útil

Page 285: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 279

A = Años que restan de vida útil contando el año actual

B = ( Años * (Años + 1) ) / 2

NOTA = Todos los valores depreciados se redondean a dos decimales, por lo que el valor de la depreciación del último mes del año, incluirá el ajuste de los

redondeos.

A continuación se presenta una figura que ejemplifica el cálculo de la depreciación mensual por fórmula, para el caso de un activo con 4 años de vida

útil:

Pantalla de ejemplo de factor anual para Suma de Dígitos

Casos especiales:

Fórmula para calcular la depreciación en el año de depreciación

Depreciación = (A - B ) / C

A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año

B = Depreciación Acumulada en históricos

C = Períodos no depreciados de ese año

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación

mensual por suma de dígitos:

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Factor Anual))

4 / 10 3 / 10 2 / 10 1 / 10

Factor Anual = A / B

A = Años que restan de vida útil

B = (Años * (Años+1)) / 2

Factor

Anual

Page 286: Manual Usuario Activos Fijos

280 Opciones Configurables Activos Fijos

Figura ejemplo de depreciación por método de Suma de Dígitos (caso 1)

Fórmula para consultar la última depreciación mensual (de un activo

vencido)

Depreciación = (A - B ) / 12

A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año consultado

B = Depreciación Acumulada por fórmula al inicio del año consultado.

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación

mensual por suma de dígitos para el segundo caso:

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Depreciación por datos históricos)

Consulta en el año de la última depreciación

A = Depreciación Acum. por Fórmula al final del año

B = Depreciación Acumulada en Históricos

C = Períodos no depreciados de ese año

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Fin de

Año

Fecha de

última

depreciación

B

A

C

Page 287: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 281

Figura ejemplo de depreciación por método de Suma de Dígitos (caso 2)

Depreciación Acumulada

Casos especiales:

Fórmula para calcular depreciación acumulada

Depreciación = A +( B * C )

A = Depreciación Acumulada total del activo hasta el día de hoy

B = Depreciación del mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación

acumulada por suma de dígitos para el primer caso:

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Depreciación por datos históricos)

Consulta posterior al año de la última depreciación

A = Depreciación Acum. por Fórmula al final

del año consultado

B = Depreciación Acum. por Fórmula al inicio

del año consultado

Lo que debe depreciarse

en ese año

Lo que realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Año 2Fecha de

última

depreciación

Año 1

A

B

Page 288: Manual Usuario Activos Fijos

282 Opciones Configurables Activos Fijos

Figura ejemplo de depreciación acumulada por método de Suma de Dígitos (caso 1)

Consulta es posterior al año de la última depreciación

Depreciación = A +( B * C )

A = Depreciación Acumulada por fórmula al inicio del año consultado

B = Depreciación del mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada a partir del inicio del año

consultado

A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación

acumulada por suma de dígitos para el primer caso:

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Depreciación Acum. por datos históricos)

Consulta en año de la última depreciación

A = Depreciación Acum. Total del Activo hasta

el día de hoy

B = Depreciación del mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada

Lo que

realmente ha

sido depreciado

Fecha de

consulta

Vida

útil

Fecha de

última

depreciación

Año 1

A B

C

Page 289: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 283

Figura ejemplo de depreciación acumulada por método de Suma de Dígitos (caso 2)

Método de Depreciación por Porcentaje

La depreciación por porcentaje se basa en una tasa porcentual mensual, en

donde para cada mes se debe especificar el porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los porcentajes para todos los períodos que

comprenden la vida útil, no debe exceder el 100%, sin embargo es posible que

para cierto tipo de activos, éste valor sea menor del 100%.

Por fórmula

Depreciación = A * B

A = Valor Depreciable

B = Porcentaje de Depreciación definida por mes

Figura Depreciación Suma de Dígitos

(Depreciación Acum. por datos históricos)

Consulta es posterior al año de la última depreciación

A = Deprec. Acum. por Fórmula al inicio

del año consultado

B = Deprec. mes consultado

C = Meses sin depreciar a fecha consultada a partir

del inicio del año consultado

Lo que

realmente ha

sido

Fecha de

consulta

Vida

útil

Fecha de

última

depreciación

Año 1

B

A

C

Page 290: Manual Usuario Activos Fijos

284 Opciones Configurables Activos Fijos

Valor Depreciable = Valor Costo Original - Valor de Rescate

Depreciación Acumulada

Depreciación Acumulada = Depreciaciones mensuales hasta fecha de consulta

Depreciación Acumulada = Sumatoria de las depreciaciones mensuales hasta fecha de consulta

Método de Depreciación por Saldos Decrecientes

El método de depreciación por Saldos Decrecientes contiene tres categorías de

bienes depreciables:

◊ Categoría I: Edificaciones y componentes estructurales de los mismos,

cuya Tasa de depreciación es del 5%.

◊ Categoría II: Automóviles y camiones livianos de uso común; equipos

y muebles de oficina; computadoras, sistemas de información y equipos de procesamiento de datos, cuya Tasa de depreciación es del 25%.

◊ Categoría III: Cualquier otra propiedad depreciable, en cuyo caso la Tasa de depreciación es del 15%.

Además, los bienes depreciables dados en arrendamiento se depreciaran de conformidad al siguiente tratamiento:

Categoría II: 50%

Categoría III: 30%

Deberá definirse un Tipo de Activo para cada una de estas categorías,

especificando dentro del mismo el porcentaje aplicable así como las cuentas según corresponda.

Ejemplo con un activo de categoría III

Valor del activo: ¢100,000.00

Primer año de depreciación

Page 291: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Opciones Configurables 285

100,000.00 x 50% = 50,000.00

50,000.00 x 15% = 7,500.00 Deprec. anual

7,500.00 / 12

(meses del año)

= 625.00 Deprec.

mensual

Segundo año de depreciación 100,000.00 -7,500.00 = 92,500.00

92,500.00 x15% = 13,875.00 Deprec. anual

13,875.00 / 12

(meses del año) = 1,156.25 Deprec.

mensual

Tercer año de depreciación 92,500.00 -13,875.00 = 78,625.00

78,625.00 x15% = 11,793.75 Deprec. anual

11,793.75 / 12

(meses del año) = 982.81 Deprec.

mensual

Obsérvese que pare el primer año la tasa de depreciación se aplicó sobre el

50% (50,000.00) del valor total del activo, en el 2do año se restó al valor

original del activo (100,000.00) la depreciación anual del 1er año y a la

diferencia se le aplicó la tasa anual de depreciación. Ya para el 3er año y los

restantes el valor inicial del activo será igual al valor inicial del año anterior

(2do), menos la depreciación total para ese año (13,875.00), y a la diferencia

se le aplica la tasa de depreciación para obtener la depreciación total del 3er

año.

Page 292: Manual Usuario Activos Fijos
Page 293: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 287

APÉNDICE B

Formato de Reportes

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS

POR CÓDIGO

Desglosado

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por Mejoras)Fecha de Reporte : 10/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros

Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum. Reval. en libros Reval.

Activo Fijo: 1-09 T-05 Escritorio ejec.

1 Escritorio ejec. 1/1/96 36 L 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

SUB-TOTAL 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

Activo Fijo: 1-10 T-07 Camión de carga

1 Camión de carga 1/1/96 48 S 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

SUB-TOTAL 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

Activo Fijo: 1-11 T-07 Camión liviano

1 Camión liviano 1/1/96 48 S 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

SUB-TOTAL 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.00 8,614,560 350,694 0.00 8,965,255 0.00 7,064,745 0.00

Page 294: Manual Usuario Activos Fijos

288 Formato de Reportes Activos Fijos

Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo (desglosado)

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por Mejoras)Fecha de Reporte : 10/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros

Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum. Reval. en libros Reval.

Activo Fijo: 1-09 T-05 Escritorio ejec.

1 Escritorio ejec. 1/1/96 36 L 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

SUB-TOTAL 30,000 0.00 14,560 694.44 0.00 15,255 0.00 14,745 0.00

Activo Fijo: 1-10 T-07 Camión de carga

1 Camión de carga 1/1/96 48 S 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

SUB-TOTAL 7,000,000 0.00 3,800,000 150,000 0.00 3,950,000 0.00 3,050,000 0.00

Activo Fijo: 1-11 T-07 Camión liviano

1 Camión liviano 1/1/96 48 S 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

SUB-TOTAL 9,000,000 0.00 4,800,000 200,000 0.00 5,000,000 0.00 4,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.00 8,614,560 350,694 0.00 8,965,255 0.00 7,064,745 0.00

Page 295: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 289

Sólo Totales

Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo. (Totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha de Reporte : 10/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Depreciac. Deprec. Deprec. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Reval. en libros Revaluac.

75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00

20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.00 15,847 0.00

TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 12,739 635,215 99,302.8 316,785 63,697.2

Reporte de Depreciación Mensual por Código de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha de Reporte : 10/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Depreciac. Deprec. Deprec. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Reval. en libros Revaluac.

75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00

20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.00 15,847 0.00

TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 12,739 635,215 99,302.8 316,785 63,697.2

Page 296: Manual Usuario Activos Fijos

290 Formato de Reportes Activos Fijos

Por Tipo de Activo

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de Activo (totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte : 10/1996

Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor libros

Activos Original Revaluado Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Acum.Reval. en libros Reval.

A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.00

T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00

TOTALES GENERALES:932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,697.2

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de ActivoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte : 10/1996

Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor libros

Activos Original Revaluado Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Acum.Reval. en libros Reval.

A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.00

T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00

TOTALES GENERALES:932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,697.2

Page 297: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 291

POR CENTRO DE COSTO

Desglosado

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo. (desglosado)

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglose por Activo)Fecha de Reporte: 09/1995

Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación

Centro de Costo: 010

10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819 6,206.4 18,681 3,961.1

10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2

SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804 43,445 130,695 27,848

Centro de Costo: 020

10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 12,412.9 37,362 7,962.2

10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2

10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763 49,651 149,237 31,849

Centro de Costo: 030

10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819 6,206.4 18,680.8 3,981.1

SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819 6,206 18,681 3,981

TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34,333 12,739 621,387 99,303 298,613 63,677

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglose por Activo)Fecha de Reporte: 09/1995

Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación

Centro de Costo: 010

10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3

10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819 6,206.4 18,681 3,961.1

10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2

SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804 43,445 130,695 27,848

Centro de Costo: 020

10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 12,412.9 37,362 7,962.2

10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2

10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3

SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763 49,651 149,237 31,849

Centro de Costo: 030

10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819 6,206.4 18,680.8 3,981.1

SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819 6,206 18,681 3,981

TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34,333 12,739 621,387 99,303 298,613 63,677

Page 298: Manual Usuario Activos Fijos

292 Formato de Reportes Activos Fijos

El reporte desglosado por activos presenta una columna denominada porcentaje, que representa la fracción del activo que se distribuye en el centro

de costo.

Sólo totales

Reporte de Depreciación Mensual por Tipo de Centro de Costo ( Totales)

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Centro de Costo)Fecha de Reporte: 08/1996

Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación

CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,821 28,525.0

CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,748 32,600.0

CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,451 4,075.0

CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,898 21,314.0

CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,742 27,381.6

CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,477 32,000.0

CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,570 22,585.6

CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,267 8,000.0

CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,296 21,866.0

CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,558 15,872.4

CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,974 25,872.4

CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,312 21,861.2

TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,112 261,953

Reporte de Depreciación Mensual por Centro de CostoUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Centro de Costo)Fecha de Reporte: 08/1996

Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación

CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,821 28,525.0

CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,748 32,600.0

CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,451 4,075.0

CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,898 21,314.0

CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,742 27,381.6

CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,477 32,000.0

CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,570 22,585.6

CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,267 8,000.0

CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,296 21,866.0

CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,558 15,872.4

CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,974 25,872.4

CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,312 21,861.2

TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,112 261,953

Page 299: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 293

REVALUACIÓN DE ACTIVOS

DESGLOSADO

Reporte de Revaluación de Activos (desglosado)

Reporte de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por Mejoras)Fecha del Reporte: 12/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Depr. Depr.Acu. Revaluac. Reval. Superávit

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acum. Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

Activo Fijo: 100000 A-04 Secadora automática para grano de café

2-2345 Secadora autom. 01/01/93 120 P I 5.00 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

SUB-TOTAL 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

Activo Fijo: 100005 A-05 Procesadora de Grano de café clase 1

101005 Mejora 1 01/01/96 24 P P 0.02 5,000 0.00 0.00 0.00 100 0.00 100

102005 Mejora 2 01/05/96 12 P P 0.02 12,500 0.00 0.00 0.00 250 0.00 250

SUB-TOTAL 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

Activo Fijo: 11-0011 T-04 Volswagen Diesel 95

11-0011 Volswagen 95 01/01/96 36 P P 0.03 3,500,000 0.00 80,000 0.00 105,000 0.00 102,600

11-0012 Amplif. Pionner 01/06/96 36 P P 0.03 45,850 0.00 69 0.00 1,376 0.00 1,373

SUB-TOTAL 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,376 0.00 103,973

TOTALES GENERALES: 6,063,350 1,187,550 119,219 2,375,100 11,419,176 0.00 11,416,773

Reporte de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Desglosado por Mejoras)Fecha del Reporte: 12/1996

Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Depr. Depr.Acu. Revaluac. Reval. Superávit

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acum. Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

Activo Fijo: 100000 A-04 Secadora automática para grano de café

2-2345 Secadora autom. 01/01/93 120 P I 5.00 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

SUB-TOTAL 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 11,312,450 0.00 11,312,450

Activo Fijo: 100005 A-05 Procesadora de Grano de café clase 1

101005 Mejora 1 01/01/96 24 P P 0.02 5,000 0.00 0.00 0.00 100 0.00 100

102005 Mejora 2 01/05/96 12 P P 0.02 12,500 0.00 0.00 0.00 250 0.00 250

SUB-TOTAL 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

Activo Fijo: 11-0011 T-04 Volswagen Diesel 95

11-0011 Volswagen 95 01/01/96 36 P P 0.03 3,500,000 0.00 80,000 0.00 105,000 0.00 102,600

11-0012 Amplif. Pionner 01/06/96 36 P P 0.03 45,850 0.00 69 0.00 1,376 0.00 1,373

SUB-TOTAL 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,376 0.00 103,973

TOTALES GENERALES: 6,063,350 1,187,550 119,219 2,375,100 11,419,176 0.00 11,416,773

Page 300: Manual Usuario Activos Fijos

294 Formato de Reportes Activos Fijos

SÓLO TOTALES

Reporte de Revaluación de Activos (solo totales)

Reporte de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha del Reporte: 12/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Reval. Reval. Superávit

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,450 0.00 312,450

10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,375 2,402.1 103,973

11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,048 0.00 3,048

12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,000 0.00 500,000

T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,750 1,837.8 912

T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,950 0.00 2,950

TOTALES GENERALES: 18,598,750 1,187,550 121,216 2,375,100 927,923 4,239.9 923,683

Reporte de Revaluación de ActivosUtilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local

(Solo Totales por Activo)Fecha del Reporte: 12/1996

Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Reval. Reval. Superávit

Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.

10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,450 0.00 312,450

10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350

11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,375 2,402.1 103,973

11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,048 0.00 3,048

12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,000 0.00 500,000

T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,750 1,837.8 912

T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,950 0.00 2,950

TOTALES GENERALES: 18,598,750 1,187,550 121,216 2,375,100 927,923 4,239.9 923,683

Page 301: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 295

VALORACIÓN DE ACTIVOS

DESGLOSADO

Reporte de Valoración de InventarioUtilizando Depreciación Fiscal

(Desglosado por Activo)Fecha de Reporte: 10/1996

Tipo de Cambio Utilizado: 140.45

Código Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Compra Meses Depr. (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acu. Dol. Acu.Reval. En Libros Reval.

Tipo de Activo: A-01 Locales/Edificios

2 Edificio principal 01/01/90 480 N 8,000,000 129.45 $61,799.92 18,500,000 0.00 0.00 0.00 8,000,000 18,500,000

3 Beneficio 01/01/89 600 N 19,320,000 138.25 $146,330.62 33,510,000 0.00 0.00 0.00 19,320,000 33,510,000

6 Local comercial 01/01/96 240 N 12,500,000 140.45 $88,999.64 0.00 0.00 0.00 0.00 12,500,000 0.00

SUB-TOTAL 39,820,000 136.05 $297,130.18 52,010,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 52,010,000

Tipo de Activo: A-03 Equipo Computacional

10-002 CPU DTK 01/01/96 32 N 350,000 129.45 $2,703.75 896,000 0.00 0.00 0.00 350,000 896,000

10-003 Impresora Láser 01/01/95 36 L 250,000 129.45 $1,931.25 268,800 0.00 0.00 150,000.0 100,000 118,800

SUB-TOTAL 600,000 129.45 $4,635.00 1,164,800 0.00 0.00 150,000.0 450,000 1,014,800

Tipo de Activo: T-07 Flotilla Entrega

1-10 Camión carga T 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

1-11 Camión carga TT 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

SUB-TOTAL 20,000,000 140.45 $142,399.44 0.00 10,000,000 $71,200 0.00 10,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444,164.62 53,174,800 10,000,000 $71,200 150,000.0 50,270,000 53,024,800

Reporte de Valoración de InventarioUtilizando Depreciación Fiscal

(Desglosado por Activo)Fecha de Reporte: 10/1996

Tipo de Cambio Utilizado: 140.45

Código Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Compra Meses Depr. (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acu. Dol. Acu.Reval. En Libros Reval.

Tipo de Activo: A-01 Locales/Edificios

2 Edificio principal 01/01/90 480 N 8,000,000 129.45 $61,799.92 18,500,000 0.00 0.00 0.00 8,000,000 18,500,000

3 Beneficio 01/01/89 600 N 19,320,000 138.25 $146,330.62 33,510,000 0.00 0.00 0.00 19,320,000 33,510,000

6 Local comercial 01/01/96 240 N 12,500,000 140.45 $88,999.64 0.00 0.00 0.00 0.00 12,500,000 0.00

SUB-TOTAL 39,820,000 136.05 $297,130.18 52,010,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 52,010,000

Tipo de Activo: A-03 Equipo Computacional

10-002 CPU DTK 01/01/96 32 N 350,000 129.45 $2,703.75 896,000 0.00 0.00 0.00 350,000 896,000

10-003 Impresora Láser 01/01/95 36 L 250,000 129.45 $1,931.25 268,800 0.00 0.00 150,000.0 100,000 118,800

SUB-TOTAL 600,000 129.45 $4,635.00 1,164,800 0.00 0.00 150,000.0 450,000 1,014,800

Tipo de Activo: T-07 Flotilla Entrega

1-10 Camión carga T 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

1-11 Camión carga TT 01/01/95 48 S 10,000,000 140.45 $71,199.72 0.00 5,000,000 $35,600 0.00 5,000,000 0.00

SUB-TOTAL 20,000,000 140.45 $142,399.44 0.00 10,000,000 $71,200 0.00 10,000,000 0.00

TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444,164.62 53,174,800 10,000,000 $71,200 150,000.0 50,270,000 53,024,800

Page 302: Manual Usuario Activos Fijos

296 Formato de Reportes Activos Fijos

Reporte de Valoración de Activos (Desglosado)

SÓLO TOTALES

Reporte de Valoración de Activos (sólo totales)

Reporte de Valoración de InventarioUtilizando Depreciación Fiscal

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte: 08/1996

Tipo de Cambio Utilizado: 140.45

Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Dol. Acu.Reval. En Libros Revaluación

A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 29,500,000

A-03 Equipo computacional 2 3,750,000 129.45 $28,968.7 6,320,000 0.00 0.00 750,000 3,750,000 5,570,000

A-04 Maquinaria proces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156 0.00 21,532,573 0.00

T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32 0.00 2,508 0.00

T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12 0.00 8,336 0.00

T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $183,255.4 137,000 4,458,789 $2,017,507 14,000 21,728,261 123,000

T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $427.2 19,500 5,000 $0 6,000 55,000 13,500

T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142,399.4 8,500,000 1,000,000 $33 1,500,000 19,000,000 7,000,000

TOTALES GENERALES: 122,764,935 1,111.1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739 2,270,000 105,896,679 42,206,500

Reporte de Valoración de InventarioUtilizando Depreciación Fiscal

(Solo Totales por Tipo)Fecha de Reporte: 08/1996

Tipo de Cambio Utilizado: 140.45

Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros

Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Dol. Acu.Reval. En Libros Revaluación

A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 29,500,000

A-03 Equipo computacional 2 3,750,000 129.45 $28,968.7 6,320,000 0.00 0.00 750,000 3,750,000 5,570,000

A-04 Maquinaria proces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156 0.00 21,532,573 0.00

T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32 0.00 2,508 0.00

T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12 0.00 8,336 0.00

T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $183,255.4 137,000 4,458,789 $2,017,507 14,000 21,728,261 123,000

T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $427.2 19,500 5,000 $0 6,000 55,000 13,500

T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142,399.4 8,500,000 1,000,000 $33 1,500,000 19,000,000 7,000,000

TOTALES GENERALES: 122,764,935 1,111.1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739 2,270,000 105,896,679 42,206,500

Page 303: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 297

ÍNDICES FALTANTES PARA

REVALUACIÓN

Reporte de Índices Faltantes para Revaluación

Reporte de Indices Faltantes para Revaluación

Para el período: 11/1996

Tipo de Indice Descripción Períodos

Faltantes

I-01 Indice inflacionario 01/09/96

I-02 Precios crecientes 01/09/96

I-03 Aumento de costos indirectos 01/09/96

I-04 Indice de desempleo 01/09/96

Reporte de Indices Faltantes para Revaluación

Para el período: 11/1996

Tipo de Indice Descripción Períodos

Faltantes

I-01 Indice inflacionario 01/09/96

I-02 Precios crecientes 01/09/96

I-03 Aumento de costos indirectos 01/09/96

I-04 Indice de desempleo 01/09/96

Page 304: Manual Usuario Activos Fijos

298 Formato de Reportes Activos Fijos

IMPUESTO A LOS ACTIVOS

TOTALES

Reporte Impuesto a los Activos (Desglosado)

Page 305: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 299

SÓLO TOTALES

Reporte Impuesto a los Activos (Sólo Totales)

Page 306: Manual Usuario Activos Fijos

300 Formato de Reportes Activos Fijos

IMPUESTO SOBRE LA RENTA

Formato de Reporte de Impuesto sobre la Renta de Activos

Page 307: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Formato de Reportes 301

ACTIVOS NUEVOS

Reporte de Activos Nuevos

Page 308: Manual Usuario Activos Fijos

302 Formato de Reportes Activos Fijos

ACTIVOS INCONSISTENTES

Reporte de Activos Inconsistentes

Page 309: Manual Usuario Activos Fijos

Activos Fijos Parámetros en Archivos *.ini 303

APÉNDICE C

Parámetros en Archivos *.ini

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI

del módulo de Activos Fijos específicamente.

Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte

el Manual de Configuración.

AF_TCAMBIOFECHAADQUISICION=SI Este parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulo

de Activos Fijos, si se deja definido como NO, el sistema por default tomará la fecha de activación, pero si se requiere utilizar la fecha de adquisición deberá

definirse como SI, condicionando la fecha a utilizar para los cálculos iniciales

de los costos de activo.

Page 310: Manual Usuario Activos Fijos
Page 311: Manual Usuario Activos Fijos

Control Bancario Control de Seguridad 305

APÉNDICE D

Control de Seguridad

NOTA INTRODUCTORIA En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada una de las opciones del módulo de Activos Fijos. Los derechos para los

grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde

la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración

del Sistema.

Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una

de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados

del Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o Eliminar Activos Fijos, desde el módulo de Activos Fijos.

Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,

individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de

los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de los

activos fijos para la opción Activos del menú principal del módulo de

Activos Fijos.

DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de

Activos Fijos, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular, se

presenta a continuación:

1. Desde el menú principal del módulo de Administración del

Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de Usuarios y Grupos.

Page 312: Manual Usuario Activos Fijos

306 Control de Seguridad Activos Fijos

2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios, marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Grupos.

Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular, marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Usuarios.

3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el

usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o

derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de

Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el

usuario en particular.

4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el

grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o

privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.

5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios,

se despliega un árbol que contiene los módulos del sistema instalados

para la compañía seleccionada. Marque con el highlight el módulo de Activos Fijos.

6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la

rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del menú principal del módulo de Activos Fijos , haga doble clic sobre

la rama de Activos Fijos.

7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Activos

Fijos. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama Activos se

desplegarán dos ramas: Activos Fijos y Mejoras. A su vez, la rama

de Mejoras se puede expandir en tres ramas: Agregar, Modificar y Eliminar. Se pueden expandir tantos niveles como opciones existan

para rama o nivel.

Nota:

Cada rama o novel representa un privilegio sobre la opción específica o un

grupo de opciones que se encuentran dentro de la rama o nivel.

8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de manera

individual, marque con el highlight la rama y presione el icono o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por ejemplo, si para un

grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar solamente

el derecho de Agregar mejoras a Mejoras, se debe marcar con el

Page 313: Manual Usuario Activos Fijos

Control Bancario Control de Seguridad 307

highlight la rama Agregar de la opción Mejoras del menú principal

del módulo de Activos Fijos y presionar el icono .

Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel

superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o

nivel superior, simultáneamente, active el icono o la opción Replicar del menú de Privilegios, marque con el highlight la rama o

nivel superior y presione el icono . Por ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se desea asignar todos los

derechos o privilegios relacionados con un activo se debe activar el

icono , marcar con el highlight la rama o nivel superior Activos Fijos del menú principal del módulo de Activos Fijos y presionar el

icono . Por lo tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derecho a todas las opciones bajo esta aplicación del módulo.

Page 314: Manual Usuario Activos Fijos

308 Control de Seguridad Activos Fijos

9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios o

un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del ratón

sobre el icono o la opción Grabar del menú de Privilegios.

A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:

Page 315: Manual Usuario Activos Fijos

Control Bancario Control de Seguridad 309

Definición de Privilegios

Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece el empleado no

se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones del módulo, entonces cuando el usuario ingrese al módulo dichas opciones aparecerán deshabilitadas.

Page 316: Manual Usuario Activos Fijos

310 Glosario Activos Fijos

Glosario

*.QRP

Extensión de los archivos con formatos de reportes.

Activo fijo

Es aquel activo de naturaleza duradera y de largo plazo que la empresa utiliza

en sus operaciones normales. Por ejemplo, terreno, edificio, planta, etc.

Asiento

Es la transacción o evento que sucede en la empresa medible en términos

monetarios que es expresado mediante débitos y créditos. Usualmente está

acompañado por una explicación. En algunos países el concepto de asiento se

define por términos tales como: póliza, boucher, etc.

Base de depreciación

La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo

menos el valor de salvamento ( el valor asignado al activo al finalizar su vida

útil ).

Cuenta Contable

Es un clasificación usada para tener un orden sistemático en el registro formal

de un tipo particular de transacción. Los débitos y créditos de los asientos se asignan a cuentas contables.

Depreciación

La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera

racional y sistemática.

Diferencias cambiarias

Page 317: Manual Usuario Activos Fijos

Control Bancario Glosario 311

Son las variaciones monetarias provocadas por el cambio entre los tipos de

cambio de dos monedas diferentes. Por ejemplo, una variación del tipo de

cambio del dólar respecto a la moneda local, provoca una diferencia cambiaria.

Doble cierre

Permite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa conjuntamente.

FASB-52

Habilita que el proceso de conversión de moneda local a dólar se realice por

tipos de cambios vigentes (Traducción) o por tipos de cambio histórico

(Remedición).

Highlight

Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un

menú representada como texto. Normalmente responde a las teclas

direccionales o al cursor del ratón.

Mejora

Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro

activo. Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición

de aire acondicionado en la oficina, aumentan el potencial de servicios del activo.

Preview

Mirada previa antes de imprimir.

Remedición

Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio

histórico.

Revaluación

La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos debido a los

cambios adquisitivos de la moneda.

Page 318: Manual Usuario Activos Fijos

312 Glosario Activos Fijos

Status bar

Espacio ubicado en la parte inferior de una ventana cuya función es informar y

brindar asistencia rápida sobre las opciones.

Toolbar

Barra con iconos que forma una especie de submenú gráfico de fácil

utilización, pues las opciones se aplican al activar un icono posicionando el

cursor del ratón y presionando el botón izquierdo.

Traducción

Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio

vigentes al día del proceso.

Valor de salvamento

Es el valor asignado al activo al finalizar su vida útil.

Vida útil

La vida útil es el número de años, meses, o días que se estima un activo

durará en depreciarse.