INFORME AUDITORIA ADQUISICION Y ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS

Continuando con el desarrollo del cronograma de auditorías entre los días 4 al 11 de Junio de 2015, se efectuó auditoria de gestión al proceso previamente citado, el cual se hizo atendiendo el plan específico de auditorías dado a conocer con anticipación a los funcionarios auditados. OBJETIVO: Verificar el cumplimiento normativo, la eficacia, la eficiencia y la efectividad del proceso en el marco del sistema de gestión de calidad. ALCANCE: La auditoría se practicó al proceso de adquisición y administración de bienes y servicios y a sus interacciones con los demás procesos documentados en el sistema de gestión de calidad. CRITERIOS: Marco normativo aplicable al proceso, documentación publicada en la intranet que soporta el proceso, anterior auditoria de gestión, mapa de riesgos e indicadores del proceso. FUNCIONARIOS AUDITADOS: En el mapa de procesos el proceso de adquisición y administración de bienes y servicios es un proceso de apoyo dependiente de la dirección administrativa y financiera de la entidad, en el momento a cargo de la Doctora Astrid María Otero Beltrán , el funcionario líder y ejecutor del proceso es la profesional especializada María Consuelo Salgado Blanco, personas quienes atendieron la auditoria.

1. Plan de adquisiciones 2015: Fue adoptado por la entidad mediante resolución 225 del 30 de diciembre de 2014, por un valor total de $ 3.263.890.148, atendiendo las definiciones que trae la cartilla de Colombia compra eficiente, el plan anual de adquisiciones “Es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.” Prosiguiendo con las definiciones el PAA sirve “Para identificar y justificar el valor total de recursos requeridos por la entidad para compras y contratación, como referente inicial para evaluar el nivel de ejecución del presupuesto y para pronosticar

la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido en el Plan. Además y bajo este contexto la entidad estatal debe:

• Designar un funcionario encargado del PAA • Conformar un equipo de apoyo y • Organizar un cronograma para la elaboración y actualización del PAA

En consideración de lo expuesto se observa que el PAA 2015 de Indeportes Boyacá no contempla la totalidad de bienes y servicios requeridos para el desarrollo de sus programas (Adulto mayor, hábitos y estilos de vida saludable, fomento deporte asociado, primera infancia, etc.), hecho que se confirma al comparar el valor del presupuesto para este año fijado en $ 14.807.824.984 frente el valor del PAA antes citado, de donde se concluye una diferencia de $ 11.543.934.836, de donde se infiere que no se incluyó la totalidad de bienes y servicios contratados y requeridos por la entidad. En relación a la actualización del PAA no se ha expedido ningún acto administrativo que lo modifique, habida cuenta de la reducción presupuestal que se hizo, por tanto se infiere que no hay una armonización entre el presupuesto y el PAA 2015, en buena parte debida a deficiencias en los canales de comunicación. Revisión inventarios propiedad planta y equipo: Con la profesional especializada Consuelo Salgado Blanco se revisó en el módulo de activos fijos, con corte a 30 de abril de 2015 información relativa a inventarios de la propiedad planta y equipo de la entidad encontrando lo siguiente: CUENTA VALOR OBSERVACION

Terrenos $5’461.040.575 Su valoración no está soportada en un avaluó técnico

Edificaciones $2’014.602.519 Su valoración no está soportada en un avaluó técnico

Equipo de transporte y tracción

$ 432.028.747 Hay concordancia con el equipo de transporte En uso

Equipo de recreación y deporte

$ 752.038.532 Pista atlética Tunja comodato vencido, gimnasio casa del deporte inventario des actualizado, Implementación para la práctica del Taekwondo comodato vencido, Equipo deportivo en Paipa con inventario desactualizado.

Equipo de aseo $ 392.000 Elementos para dar de baja

Papelería $ 886.264 Hay concordancia con el inventario físico.

Implementos deportivos

$ 6.789.520 Inventario con mínima rotación no prestan su fin social.

Semillas y abonos $ 2.195.000 Abono granulado solidificado y herbicidas vencidos (compras excesivas no requeridas en su momento)

Se observa que los inventarios en su gran mayoría están desactualizados, los de bienes inmuebles porque no se ha efectuado el avaluó técnico, los de bienes muebles porque en algunos casos, no se han actualizado los contratos de comodato o los inventarios con los responsables de su control, a los inventarios de equipo de aseo, implementos deportivos, semillas y abonos no se ha efectuado una depuración que permita establecer la utilidad o uso de los bienes guardados en los depósitos.

Entrada de almacén No Proveedor Suministro

0000001 Urrutia Pérez Blanca Cecilia Celular Alcatel POP C1

0000002 Alfonso Ana Patricia Stickers 25*17.5 impresos

0000003 Celis González Héctor Adrián Requerimientos IPS Centro Medico

0000004 S.O.S Soluciones y oficina de suministro

Elementos de oficina y papelería

2. Movimientos almacén periodo octubre 2014 a Mayo 2015: prosiguiendo con la profesional especializada de almacén se revisaron las entradas de almacén a saber Revisando los contratos de suministro se observa que el contrato por invitación publica de mínima cuantía 006 del 21 abril de 2015, suscrito con COBEIM S.A.S., con el objeto compra de 2 motobombas para el sistema de riesgo de la grama del Estadio de la Independencia de Tunja, facturado el 9 de mayo de 2015 y cancelado con orden de pago 1060 de mayo de 2015, no siguió el procedimiento y requisito para pago consistente en ingresar al almacén de la entidad los equipos comprados a fin de registrar el ingreso en los inventarios, asignarles un responsable y establecer los parámetros para su depreciación. En lo referente a las salidas de almacén durante el presente año se han tramitado 21 órdenes de salida, los que en su totalidad tienen que ver con atender los requerimientos de útiles de oficina y papelería efectuados por parte de los servidores públicos de la entidad.

3. Aseguramiento bienes muebles e inmuebles de la entidad: De acuerdo al contrato celebrado la firma QBE seguros S.A. expidió las pólizas requeridas por la entidad con vencimiento 9 de enero de 2016, las cuales se relacionan a continuación.

Amparo Numero de Póliza Póliza todo riesgo daño material 000705670763 Póliza de automóviles 000705670755 Póliza manejo entidades oficiales 000705670768 Póliza responsabilidad civil extra contractual

000705670814

Póliza responsabilidad civil servidores públicos

000705670801

Póliza de infidelidad y riesgos financieros

000705670820

0000005 Fisionómica S.A Kit/repuestos estimuladores Fisioterapia

Todas vigentes y con los amparos contratados y requeridos por la entidad. 4. Seguimiento hallazgos auditoria anterior : La anterior auditoria de gestión al

proceso de adquisición y administración de bienes y servicios se hizo en octubre de 2014, en el informe se expresaron las siguientes recomendaciones:

ü Aplicar un procedimiento que permita evidenciar un control efectivo sobre los vehículos asignados a la dirección de fomento teniendo en cuenta que son bienes de una entidad púbica, por tanto se debe justificar que se administran observando los principios de equidad, economía, trasparencia, eficacia y eficiencia.

ü Adoptar un procedimiento para la entrega de implementación deportiva teniendo en cuenta que se reciben muchas solicitudes y que las limitaciones de presupuesto solamente permitan atender unas pocas solicitudes, marginando a muchas organizaciones y comunidades de dicho apoyo, por tanto se debe generar un proceso que bajo los principios de equidad y trasparencia permita que la comunidad en general pueda acceder a la ayuda, previo el cumplimiento de unos requisitos que justifiquen la ayuda y garanticen que la ayuda es recibida por la comunidad que la solicita.

En relación a la primera recomendación la profesional especializada Consuelo Salgado envió un correo electrónico que contiene el proyecto de resolución, por el cual se reglamenta la administración, uso y manejo de los vehículos automotores de Indeportes Boyacá, acto administrativo que aún no se ha sido adoptado y promulgado por la Gerencia de la entidad, por tanto no se ha establecido un procedimiento y unos formatos asociados que evidencien el cumplimiento de las actividades asociadas al parque automotor. En cuanto a la segunda recomendación, si bien en el presenta año, de acuerdo al folder de salidas de almacén no se ha entregado ningún elemento o implementación deportiva a la comunidad en general, es prudente establecer un procedimiento que fije los criterios de asignación y entrega de este tipo de artículos o ayudas a las personas o entes solicitantes.

5. Gestión de riesgos del proceso: De acuerdo a la última revisión se identificaron

los siguientes riesgos del proceso.

Recepción indebida de bienes o servicios: Según la identificación del riesgo causada por la falta de claridad o imprecisión en la definición del

objeto a adquirir, bajo este contexto el riesgo ha sido controlado por la entidad.

Deterioro de bienes almacenados en bodega: Con causal de origen, falta de mantenimiento preventivo y de mitigación de agentes biológicos, riesgo que ha sido controlado por la entidad. Hurto de bienes de la bodega: Con causal de origen, fallas en el control de acceso a la bodega bajo ese contexto el riesgo ha sido controlado por la entidad. No disponer de bienes para el desarrollo misional en condiciones de calidad y oportunidad requeridas: Con causal de origen, por ausencia de planeación de las adquisiciones de bienes, si bien no se ha contado con bienes en forma oportuna, esto se ha debido a reducciones presupuestales, por tanto se debe replantear el riesgo teniendo como origen o causal la reducción presupuestal.

6. Evaluación y seguimiento del proceso: El proceso de adquisición y administración de bienes y servicios tiene documentado el siguiente indicador “ Ejecución del plan de compras” , el cual establece una relación entre compras ejecutadas en el periodo sobre compras programadas en el periodo, lo que permite estimar un porcentaje de avance en la ejecución del plan de compras, en el periodo auditado no se ha medido el indicador porque la información no ha sido enviada a la profesional especializada encargada de su medición.

OPORTUNIDADES DE MEJORA • El software flash contable tiene integrados unos módulos que permiten la interface

para consolidar la información contable y financiera de la entidad, el módulo de activos fijos debe parametrizarse para que permita la generación de inventarios por responsable, lo que mejoraría el control sobre la propiedad planta y equipo de la entidad.

• Efectuar depuración de los inventarios de bienes sin ninguna rotación, en el entendido que son recursos públicos que deben cumplir un bien social justificado en el cumplimiento misional de la entidad.

• Culminar las actividades que permitan evidenciar el cumplimiento de las recomendaciones comunicadas en la anterior auditoria de gestión al proceso de adquisición y administración de bienes y servicios, lo que contribuye a una mayor efectividad del sistema de control interno.

RECOMENDACIONES

1. Acatar y cumplir las disposiciones en relación al plan anual de adquisiciones, elemento de control que facilita la armonización entre la gestión y la planeación, herramienta de gran utilidad si contiene la totalidad de bienes, obras y servicios requeridos por la entidad y si se hace un oportuno seguimiento de su avance.

2. Revisar, depurar y actualizar los inventarios de la propiedad planta y equipo de la entidad a fin de registrar las valorizaciones de los bienes inmuebles de la entidad; constatar estado y uso de los elementos, equipos y maquinaria; asignar responsabilidades de control y uso de elementos y también para iniciar procesos de baja de elementos o de recuperación de la posesión de elementos o edificaciones en uso de terceros, sin un contrato o acto administrativo que los faculte para su uso o tenencia.

3. Exigir el cumplimiento del requisito para el pago de cuentas de suministro de bienes consistente en efectuar previamente la entrada del bien adquirido al almacén de la entidad.

4. Revisar el indicador del proceso para que se garantice el flujo oportuno de la información requerida para su medición, resultado que debe ser útil para emprender acciones de mejora que permitan obtener un mejor resultado por parte del proceso.

Tunja, 12 de Junio de 2015

LUIS ALEJANDRO MORENO HUERFANO Asesor de control interno