Unidad 11

Auditora de cuentas a pagar

11.1. Descripcin

Bsicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contradas porlas compras de mercancas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa.

Tambin estn aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes yservicios que no tienen la consideracin de proveedores.

11.2. Objetivos de auditora

El objetivo del auditor es formarse una opinin razonable de las cuentas a pagar, porlo que debe obtener informacin suciente sobre los siguientes aspectos:

1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras esacorde con las necesidades de la empresa.

2. Que exista una correlacin entre el pedido, la mercanca recibida y el importefacturado.

3. Vericar la existencia de la autorizacin correspondiente para cada pedido.

4. Comprobar que los saldos de pasivo no estn infravalorados y que estn ade-cuadamente descritos y clasicados en los estados nancieros.

5. Asegurarse que los pagos realizados estn adecuadamente autorizados.

6. Cerciorarse que la contabilizacin se ha realizado segn las normas recogidas enel PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados.

7. Vericar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de laempresa.

8. Efectuar un anlisis de la antigedad de los saldos.

9. Comprobar que los pasivos estn contabilizados en el perodo que les correspondesegn criterios contables.

10. Conrmar que los sistemas de control interno utilizados en ste rea, son ecaces.

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11.3. Objetivos de control interno

Tiene especial relevancia en este rea el sistema de control interno establecido por laempresa; por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa enel ujograma para las compras y dems cuentas a pagar.

De la informacin obtenida y de su comprobacin depender el grado de ablidad quetenga el auditor y, en funcin de ello, realizar un mayor o menor nmero de pruebastanto de cumplimiento como sustantivas.

Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes:

Una adecuada segregacin de funciones, con personas independientes para cadauno de los departamentos que intervienen.

Autorizacin de compras. Vericacin de factura. Recepcin de productos. Contabilizacin. Autorizacin de pago.

Vericar la existencia de albaranes de entrada prenumerados.

Existencia de un control en el momento de recepcin de la mercanca (conteo ycontrol de calidad).

Establecimiento de la forma y condiciones de pago.

Listado de proveedores y acreedores autorizados, especicando cul o cules sonlos mejores para la empresa (por las ofertas que realizan).

Supervisin de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios,condiciones de pago, descuentos, rdenes de compra, etc.

Realizacin de conciliaciones peridicas entre chas individuales de proveedoresy acreedores, y los saldos del mayor al nal de cada mes.

Registro y control de las mercancas recibidas, comprobando que se acompaala documentacin correspondiente (albaranes de entrada, orden de pedido, etc.).

Control de los vencimientos de los pagos a realizar.

Envo peridico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores yacreedores, aclarando las diferencias existentes.

Imputacin adecuada de las recepciones de mercancas al nal del ejercicioeconmico (corte de operaciones).

Se entiende por corte de compras [6] el procedimiento establecido para asegurarque las compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devolucionesy reclamaciones hechas a proveedores) hasta el nal del ejercicio, estn reejadasen los estados nancieros del ejercicio.

Comprobar toda la documentacin soporte de una compra antes de la autor-izacin del pago.

11.4 Procedimientos de auditora 143

11.4. Procedimientos de auditora

Los procedimientos utilizados dependern fundamentalmente de los siguientes factores:

Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la empresa.

Conclusiones obtenidas sobre el control interno.

Importancia relativa de los saldos.

stos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

11.4.1. Procedimientos para la vericacin de cuentas a pagar

Mediante la vericacin de cuentas a pagar el auditor obtendr la mejor evidencia sobresta rea de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitar de la empresa laredaccin de cartas de circularizacin para todos los seleccionados.

Se tendrn en cunta todas las cuentas de proveedores y acreedores incluyendo lasdeudas recogidas en efectos comerciales.

El tamao de la muestra a circularizar estar en funcin del resultado del controlinterno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegir:

Tengan saldos ms importantes.

Posean saldo deudor.

Recojan movimientos muy importantes.

No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio.

Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos, facturaspendientes de recibir, etc.).

Algunos con saldo cero.

Para decidir el nmero de cuentas, al igual que en la circularizacin a los clientes, sedebe tener el objetivo del mnimo nmero de cuentas para obtener el mejor resultado.Es til la estraticacin (vase el apartado 4, de la pgina 120).

Las cartas de circularizacin, las debe preparar la empresa, pero, han de ser compro-badas, enviadas y recibidas por el auditor. La circularizacin empleada, ser habitual-mente la negativa1.

Si en un tiempo prudencial no se recibe respuesta el auditor efectuar un segundoenvo de circularizacin. Si tampoco se obtiene contestacin, tendr que comprobarlos saldos por procedimientos alternativos (revisar las rdenes de compra, albaranesde entrada, facturas, extractos bancarios, . . . ).

Las diferencias que surjan de las circularizaciones recibidas, han de presentarse a laempresa para su conciliacin vericndolas posteriormente el auditor.

La fecha para circularizar ser la del cierre del ejercicio, o unos das antes. As mismo,se revisarn los pagos realizados y las facturas recibidas en los quince o treinta dassiguientes al cierre del ejercicio, para detectar posibles pasivos como hechos posteriores.

1Vase el apartado 9.4.1 en la pgina 117

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11.4.2. Procedimientos para la vericacin de la correcta val-oracin de las cuentas

Los procedimientos a seguir, sern:

1. Vericar que el tratamiento contable dado a las operaciones realizadas con lascuentas de este grupo, siguen las normas de valoracin del PGC.

2. Analizar las cuentas de partidas antiguas o en litigio.

3. Comprobar la adecuada clasicacin de las cuentas a corto y largo plazo.

4. Examinar la correcta distincin entre proveedores y proveedores, efectos comer-ciales a pagar.

5. Realizar la prueba de corte de operaciones para comprobar que no se han con-tabilizado operaciones en fechas diferentes a las que se produjeron.

11.5. Programa de trabajo

El programa de trabajo para este rea debe contener bsicamente los siguientes puntos:

1. Aspectos generales:

a) Revisin y actualizacin de procedimientos contables y de control internoen el rea.

b) Resumen de puntos fuertes y dbiles para determinar el alcance y oportu-nidad de los procedimientos de auditora aplicables.

c) Resumen de sugerencias o recomendaciones para mejorar el control internoy comentarios con el encargado del trabajo y con la direccin de la entidad.

2. Se deber realizar la vericacin del corte de operaciones de compras, utilizan-do la informacin obtenida en la fecha del inventario fsico. Despus se revisarla secuencia numrica de los albaranes de entradas, para vericar la segregacinde los movimientos de existencias. Por ltimo, se seleccionarn algunas facturasde compras realizadas antes y despus de la fecha del inventario fsico, y se de-terminar si su contabilizacin ha sido correcta.

11.6. Principios y normas contables

Se pueden resumir de la siguiente forma:

Valoracin de las cuentas a pagar.

Deudas en moneda extranjera.

Deudas recogidas en efectos a pagar.

11.6 Principios y normas contables 145

11.6.1. Valoracin de las cuentas a pagar

Segn establece la norma de valoracin 12.a del PGC se deben recoger por su nominal:Figurarn en el balance por su valor nominal. Los intereses incorporados al nominalde los crditos (intereses implcitos) . . . con vencimiento superior a un ao debernregistrarse en el balance como Gastos a distribuir en varios ejercicios, imputndoseanualmente a resultados de acuerdo con un criterio nanciero.

El reconocimiento de las deudas se debe hacer en el momento del nacimiento de laobligacin de pago; es decir, al rmarse el contrato que es cuando el comprador quedaobligado al pago (en el caso de las compras es cuando se produce el traspaso depropiedad, que suele coincidir con la recepcin de la mercanca).

Los saldos deudores de proveedores, aparecern en el activo del balance.

Se contabilizarn las mercancas en camino propiedad de la empresa, as como lasoperaciones realizadas que tengan pendiente de recibir las facturas correspondientes.

11.6.2. Deudas en moneda extranjera

El criterio a seguir est recogido en la norma de valoracin 14.a del PGC que establece:las deudas en moneda extranjera a favor de terceros deben valorarse al tipo de cambiovigente en el mercado en el momento de perfeccionarse el contrato. De alterarse laparidad monetaria, el contravalor en euros de la deuda se calcular al nal del ejercicioen que la modicacin se haya producido, aplicando el nuevo cambio resultante a lamisma.

Las diferencias positivas o negativas que pudieran surgir por razn nicamente devariaciones de cotizacin de mercado de divisa extranjera, debern registrarse al naldel ejercicio, (se valorarn las compras al ltimo cambio publicado por el Banco deEspaa).

Las deudas en moneda extranjera se pueden agrupar siempre que las monedas pertenez-can a pases de caractersticas similares en cuanto a estabilidad y vencimientos.

Las diferencias positivas surgidas por deudas en moneda extranjera se registrarn comoingresos a distribuir en varios ejercicios. Se pueden llevar a resultados al vencimientode la operacin, o cuando se tuvieran recogidas en ese mismo ejercicio diferenciasnegativas, pero slo hasta el importe de las mismas.

Las diferencias negativas en moneda extranjera se registrarn con cargo a resultados.

11.6.3. Deudas recogidas en efectos a pagar

Las deudas formalizadas en efectos comerciales deben contabilizarse en cuentas difer-entes y por ello el PGC establece que el saldo de la cuenta 401. Proveedores, efectoscomerciales a pagar, ser el de las deudas con proveedores formalizadas en efectos degiro aceptados.

Los efectos aceptados deben gurar en el balance hasta su vencimiento.

Ejercicios propuestos

Ejercicio 11.1 De la circularizacin llevada a cabo con proveedores y acreedores, el auditor,ha obtenido la siguiente informacin:

146 Auditora de cuentas a pagar

Acreedor ImporteA 60.000,00B 50.000,00

Los auditores, llevaron a cabo una conrmacin de caracter positivo con los siguientes resul-tados:

El acreedor A, no contest a la solicitud de conrmacin.

De la conrmacin del acreedor B, se deduce que la factura nmero 7235, por importede 23.200,00e, incluido el IVA del 16%, corresponde a un suministro que entr en elalmacn el da 28 de diciembre, no fue tenida en cuenta en el inventario y consecuente-mente, no ha sido contabilizada.

Ejercicio 11.2 Al circularizar a los proveedores, se recibe del proveedor A una discrepancia,consistente en una factura que hace referencia a 150.000 unidades de producto, envo efectuadopor el proveedor y recibido de conformidad en el almacn el da 28 de diciembre, por importede 19.500,00e.

Ejercicio 11.3 La empresa, cuenta con un nico suministrador de materia prima, al cualse le ha circularizado y ha respondido sealando la existencia de un descuento anual del 2%sobre las compras por haber alcanzado el volumen de pedidos previsto. Este rappel asciendea 60.000,00e que la empresa no ha registrado.

11.6 Principios y normas contables 147

Resolucin a los ejercicios propuestos

Solucin ejercicio 11.1 La solucin adoptada ser, para:

A) Habr que estudiar la importancia del saldo, y en su caso, pedir una segunda conrmacin.

B) Habr que analizar el control interno, y:

20.000,00 (600) Compras a (4009)Proveedores, facturaspendientes de formalizar

20.000,00

20.000,00 (300) Existencias a (610) Variacin de existencias 20.000,00

Solucin ejercicio 11.2 Falta el asiento de compras, ya que si se ha incluido en el inventario:

19.500,00 (600) Compras a (4009)Proveedores, facturaspendientes de formalizar

19.500,00

Solucin ejercicio 11.3 Por el rappel sera preciso hacer el asiento:

60.000,00 (400) Proveedores a (609) Rappels por compras 60.000,00