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A.I.C. APLICACIONES INFORMATICAS S.L. La Paz, 114 bajos 03600 ELDA (Alicante) Tfnos: 965382643 – 965380162 Fax: 965382722 E-mail: [email protected] www.aic-informatica.es AIC-Gescom+ Versión 2022-03 Buzón de sugerencias (sólo para clientes con contrato de mantenimiento) AIC-Aplicaciones Informáticas, S.L. – AIC-Contable+ Página I ¡ATENCION! Esta versión es de actualización OBLIGATORIA. No demore su instalación (Lea atentamente este tutorial) Esta nueva versión adapta AIC-Gescom a la nueva LEY ANTIFRAUDE 11/2021: el artículo 29.2.j. de la Ley establece la obligación por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. AIC no se hace responsable del posible uso fraudulento que se le dé a la utilización del software de gestión contable, AIC-Contable+. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR POR LOS PROGRAMAS DE GESTION EMPRESARIAL INTEGRIDAD: Se deben consignar los datos completos del emisor y receptor de las facturas: Nombre fiscal o Titular, NIF, Domicilio, Población, etc. El NIF del titular será obligatorio. CONSERVACION: Los datos relacionados con facturas permanecen en el sistema el tiempo que estipule la ley (6 años), aunque éstas se anulen. ACCESIBILIDAD: El sistema debe contemplar un protocolo de acceso mediante la utilización de permisos de usuario por credenciales: “usuario y contraseña”. TRAZABILIDAD: Se traza el origen de las facturas (Proforma, Pedido, albarán, Factura). INALTERABILIDAD: Se crea un menú especial donde se contemplan los históricos de cambios realizados sin posibilidad de ser modificados o elliminados.
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¡ATENCION!
Esta versión es de actualización OBLIGATORIA. No de more su instalación (Lea atentamente este tutorial)
Esta nueva versión adapta AIC-Gescom a la nueva LEY ANTIFRAUDE 11/2021: el artículo 29.2.j. de la
Ley establece la obligación por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los
sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o
de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación,
accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o
alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.
AIC no se hace responsable del posible uso fraudulento que se le dé a la utilización del software de gestión contable, AIC-Contable+. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR POR LOS PROGRAMAS DE GESTION EMPRESARIAL INTEGRIDAD: Se deben consignar los datos completos del emisor y receptor de las facturas: Nombre fiscal o Titular, NIF, Domicilio, Población, etc. El NIF del titular será obligatorio. CONSERVACION: Los datos relacionados con facturas permanecen en el sistema el tiempo que estipule la ley (6 años), aunque éstas se anulen. ACCESIBILIDAD: El sistema debe contemplar un protocolo de acceso mediante la utilización de permisos de usuario por credenciales: “usuario y contraseña”. TRAZABILIDAD: Se traza el origen de las facturas (Proforma, Pedido, albarán, Factura). INALTERABILIDAD: Se crea un menú especial donde se contemplan los históricos de cambios realizados sin posibilidad de ser modificados o elliminados.
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Inalterabilidad de facturas emitidas
Todas las facturas que resulten modificadas o anuladas dejarán una anotación en este registro, detallando la información de estas, antes y después de la alteración. Dispone de un “zoom” para poder visualizar la factura, antes y después de la alteración, en modo formulario, para lograr así una mejor visualización y poder apreciar mejor los datos alterados de la factura. Un filtro de búsquedas le permitirá localizar registros por diferentes campos de búsqueda
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Trazabilidad de facturas emitidas Traza el origen de las facturas: Proforma (si la hay), Pedido (si lo hay), albarán, Factura y Efectos generados.
Si maximiza el fomulario podrá ver una columna para el número de factura proforma:
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Haciendo “doble click” sobre la la línea de la factura podrá ver el contenido de la misma. Haciendo “doble click” sobre la línea de pedido, albarán o efectos, podrá ver el contenido de los mismos.
Cambios realizados en la aplicación debido a la implementación de este nuevo módulo: MÓDULOS AFECTADOS POR LA ALTERACIÓN DE FACTURAS EMITIDAS: LOS ÚNICOS PROCESOS QUE PODRÁN ALTERAR UNA FACTURA EMITIDA SON: - FORMULARIO HISTÓRICO DE FACTURAS. - REPETICIÓN DE FACTURAS (FACTURA DEFINITIVA). - CAMBIO DE SERIE DE FACTURA (LISTA FACTURAS). PROCESOS DE FACTURACIÓN SELECTIVA, AUTOMÁTICA, REPETICIÓN, CAMBIO DE SERIE Y
FORMULARIO FACTURAS: EL NOMBRE, DOMICILIO Y NIF DEL CLIENTE SERÁN OBLIGATORIOS, PARA CUMPLIR EL REQUISITO DE INTEGRIDAD, SALVO EN LAS SERIES PROFORMA Y TIQUES. PROCESO CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS: EL NOMBRE Y NIF DEL CLIENTE SERÁN OBLIGATORIOS, PARA CUMPLIR EL REQUISITO DE INTEGRIDAD, SALVO EN LAS DE TIQUES. FACTURACIÓN REPETICIÓN: EL BOTÓN DEL MODO DE FACTURACIÓN PASA A TENER ESTOS 2 VALORES "FACTURA PROVISIONAL (SIN VALIDEZ FISCAL)" Y "FACTURA DEFINITIVA". FIN DE EJERCICIO: MOSTRAR UN MESAJE DE TEXTO QUE INDIQUE QUE PARA CUMPLIR CON LA LEY ANTIFRAUDE 11/2021 ES RESPONSABILIDAD DEL OPERADOR GUARDAR LOS DATOS SI SE ELIMINAN FACTURAS CON MENOS DE 6 AÑOS DE ANTIGÜEDAD. POR TANTO, ESTE PROCESO NO VA A GUARDAR UN REGISTRO DE LAS FACTURAS ELIMINADAS.
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FACTURAS EXCLUSIVAS DE CLIENTES: CUANDO SE ESTÉ EMITIENDO UNA FACTURA PROVISIONAL, SE MUESTRA EL TEXTO "BORRADOR" EN LUGAR DEL N.º DE FACTURA. ADEMÁS, SE MUESTRA UN TEXTO EN UN LUGAR VISIBLE DE LA FACTURA INDICANDO QUE SE TRATA DE UN "DOCUMENTO SIN VALIDEZ FISCAL". PROCESO PASE PLAN CONTABLE CLIENTES Y PROVEEDORES: PARA CUMPLIR CON LA LEY ANTIFRAUDE, ESTE PROCESO NO ALTERARÁ LOS REGISTROS DE COMPRA Y VENTA EN LO QUE SE REFIERE AL NIF Y TITULO DEL CLIENTE/PROVEEDOR. SI HA CAMBIADO ALGUNO DE LOS 2 DATOS CITADOS, DEBERÁ EJECUTARSE EN LA CONTABILIDAD LA UTILIDAD REGENERAR COMPRAS, VENTAS Y EFECTOS. FICHERO DE SERIES DE VENTA: SE INCLUYE UNA CASILLA "TICK" PARA INDICAR SI LA SERIE SE EMPLEA PARA FACTURAS DE TIQUES. EN CASO DE TENER ACTIVA ESTA CASILLA, NO SE EXIGIRÁ EL NOMBRE, DOMICILIO Y NIF DEL CLIENTE AL FACTURAR (PODRÁN ESTAR EN BLANCO). FORMULARIO DE TPV TIQUE DE VENTA: SI SE HACEN FACTURAS SIMPLIFICADAS O NOMINATIVAS, CONTROLAR QUE EL CLIENTE TENGA NOMBRE, DOMICILIO Y NIF, SALVO SI LA SERIE ES DE TIQUES (NUEVA MARCA). VISIBILIDAD SERIES: TODAS LAS SERIES SERÁN VISIBLES. AQUELLAS QUE SE HAYAN MARCADO COMO NO VISIBLES CON LA UTILIDAD " CALINSP", VOLVERÁN A SER VISIBLES Y DESAPARECE DICHA UTILIDAD.
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Otros cambios introducidos en la versión 2022-03
Almacén Informes y estadísticas. Ranking de Artículos
Se añade un nuevo filtro que permite filtrar por el carácter de punteo:
Ventas Pedidos. Pendiente de Servir
Las salidas por artículo, descripción y referencia, y tipo de listado “resumida”, se puede emitir a través de MSExcel. Informes y estadísticas.
Se añade un nuevo informe: “Informe de ventas por agente”.
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Se ofrecen cuatro modalidades de listado:
Resumido por cliente:
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Resumido por cliente y artículo:
Resumido por cliente y familia:
Estadística mensual por cliente:
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Compras Albaranes de compra
Se añade el campo de observaciones del histórico de almacén
Se amplia el campo de factura de 12 a 30 caracteres, para adaptarse al tamaño de campo de AIC-Contable+
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Ventas Histórico de Facturas. Lista de Facturas. Gestión d e Proformas (presupuestos). Solo para facturas de la serie “PR”
Se amplia la gestión de facturas proforma o presupuestos. Se incorporan los siguientes supuestos:
1. Presupuesto realizado 2. Presupuesto en ejecución 3. Presupuesto pendiente de ejecución 4. Presupuesto pendiente de autorización
Se incorpora un nuevo campo para controlar la frecuencia aplicada al presupuesto. Se podrá elegir entre las siguietes opciones:
• Puntual • Semanal • Menusal • Bimensual • Trimestral • Cuatrimestral • Semestral • Anual
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El siguiente control permite modificar el estado de una proforma: confirmación, autorización y frecuencia aplicada:
Los selectores de estado de las proformas: selección de confirmación, de cambio de serie (cuando se pasan a albarán facturable), de autorización y de frecuencia aplicada:
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Ventas Listado de seguimiento de proformas
Se añaden los nuevos controles incluidos en la nueva gestión de proformas:
Ventas Informes y Estadísticas. Estadística de proformas c onfirmadas y rechazadas
Nuevo informe estadístico que muestra el numero mensual de presupuestos confirmados y rechazados.
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Clientes Nueva tabla auxiliar de “Áreas de cliente”
El área de cliente o área de visita es una zona de delimitación geográfica donde estan ubicados determinados clientes, por ejeplo una comarca. Es una delimitación diferente a la zona. La calificación de Zona, Provincia y Área de cliente se determinará en función de las necesidades del usuario.
Se añade el nuevo campo en la ficha del cliente:
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Se incluye el filtro de búsqueda en el formulario de listado de clientes:
