AREA DE MEJORA EN PROCESOS
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INSTITUCION EDUCATIVA SANTA ANA San Sebastián de Mariquita Tolima ACTAS DEL AREA DE MEJORA EN PROCESOS MODELO EFQM El 3 de octubre de 2006, la señora Gloria Contreras nos asesoró, en una reunión de aproximadamente dos horas, acerca de lo que se trataba un proceso. Para esto nos indicó que se debería retomar: La evaluación Institucional hecha por el grupo EFQM. Retomar el módulo 5. Aplicar las causas de por qué no tenemos los procesos. Con los anteriores puntos entonces... Descripción breve del área de mejora en el plan operativo de acción Levantar información de lo que se hace y describirlo como tal. Identificación de los procesos. Estudiar e investigar acerca de procesos (libros, internet, otras organizaciones) Evaluar. Propuesta. Implementación. Elaboración de un plan operativo con siete o seis acciones. A partir de lo anterior se llevaron a cabo algunas reuniones así: El 12 de octubre de 2006 se reunió el equipo con el fin de elaborar el plan de acción del Área de Mejora sobre Procesos. Se elaboraron en borrador ocho acciones con sus metas, recursos, indicadores, responsables y las fechas para ejecutar esas metas. Entre todos se dio respuesta al trabajo encomendado. El profesor Andrés Delgado Chavarría se encargó de elaborar el objetivo y la estrategia general del plan y Marina de pasarlo a limpio. El 19 de octubre de 2006 se hizo entrega a la Hna. Ana Isabel González Botía del plan operativo impreso y un disquete con el mismo, el cual abarcó del 19 de octubre del 2006 a la primera semana de diciembre de 2007. Se dejó una hoja impresa para el equipo de trabajo. Se anexa.
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INSTITUCION EDUCATIVA SANTA ANA
San Sebastián de Mariquita Tolima
ACTAS DEL AREA DE MEJORA EN PROCESOS
MODELO EFQM
El 3 de octubre de 2006, la señora Gloria Contreras nos asesoró, en una reunión de
aproximadamente dos horas, acerca de lo que se trataba un proceso. Para esto nos
indicó que se debería retomar:
La evaluación Institucional hecha por el grupo EFQM.
Retomar el módulo 5.
Aplicar las causas de por qué no tenemos los procesos.
Con los anteriores puntos entonces...
Descripción breve del área de mejora en el plan operativo de acción
Levantar información de lo que se hace y describirlo como tal.
Identificación de los procesos.
Estudiar e investigar acerca de procesos (libros, internet, otras organizaciones)
Evaluar.
Propuesta.
Implementación.
Elaboración de un plan operativo con siete o seis acciones.
A partir de lo anterior se llevaron a cabo algunas reuniones así:
El 12 de octubre de 2006 se reunió el equipo con el fin de elaborar el plan de acción
del Área de Mejora sobre Procesos.
Se elaboraron en borrador ocho acciones con sus metas, recursos, indicadores, responsables
y las fechas para ejecutar esas metas. Entre todos se dio respuesta al trabajo encomendado.
El profesor Andrés Delgado Chavarría se encargó de elaborar el objetivo y la estrategia
general del plan y Marina de pasarlo a limpio.
El 19 de octubre de 2006 se hizo entrega a la Hna. Ana Isabel González Botía del
plan operativo impreso y un disquete con el mismo, el cual abarcó del 19 de octubre
del 2006 a la primera semana de diciembre de 2007. Se dejó una hoja impresa para
el equipo de trabajo. Se anexa.
Este mismo día el equipo de trabajo identificó, teniendo en cuenta el Plan de Mejoramiento
a Nivel Departamental, que se trabajan cuatro gestiones: Gestión Académica, Directiva,
Administrativa Financiera y de Convivencia Comunidad.
A nivel del Proyecto Educativo Institucional (PEI), lo que está allí impreso, habla del
Componente Directivo Administrativo, Pedagógico y Participación.
Con lo anterior se concluyó que no hay procesos como tal. Algunas cosas están definidas en
el Manual de Funciones y Procedimientos que se encuentran en el PEI.
Los procedimientos se realizan de manera práctica pero no hay un registro (anecdótico).
Por eso no hay unidad de criterios. Por lo tanto no hay un manual de procesos.
En vista a esto, se acordó elaborar unos oficios para enviar a los responsables de esos
componentes o gestiones y saber cómo desarrollan sus actividades.
El jueves 26 de octubre se elaboraron los oficios para integrantes del Consejo
Directivo, con el fin de enterarnos acerca del proceso que realizan teniendo en
cuenta a qué ente representan.
El jueves 2 de noviembre de 2006 nos reunimos nuevamente para elaborar oficio a
los jefes de área, integrantes del Consejo Académico, pero como el profesor Andrés
por ser parte del mismo nos comunicó que no, y él se encargó de pasar por escrito
cómo desarrollan las diferentes actividades que le competen al Consejo.
En cuanto a la parte administrativa, este mismo día se redactó en borrador la manera como
se realizan las matrículas. No estaba escrito en ninguna parte. Se redactó de acuerdo a al
experiencia anual que se tiene de las mismas.
De los oficios enviados solo se recibió respuesta de la Hna. Ana Isabel González Botía
como rectora y presidenta del Consejo Directivo. Se anexa oficio.
AÑO 2007
Nueva reunión, el 22 de febrero de 2007. Antes no fue posible por las ocupaciones
individuales del equipo de trabajo.
Este día se identificaron de manera general algunos procesos así: A nivel
ADMINISTRATIVO, ACADÉMICO, FINANCIERO, DISCIPLINARIO (sin clasificar se
habló de posibles procesos como matrícula, comunicación, satisfacción del personal,
correspondencia, archivo, formar y conformar grupos de trabajo, informes del Gobierno
Escolar, trámite de inquietudes, solicitud de documentación, evaluación de planes y
programas, evaluación de rendimiento académico, procesos disciplinarios).
Esto sin aun tener muy claro, por parte del equipo, cómo enfocar el área de mejora en
procesos, por tal razón se envío un oficio a la señora Gloria Contreras solicitándole
orientación acerca de esta temática y capacitación. Se anexa respuesta.
Con todo esto y en vista de lo complicado para reunirse todo el equipo en pleno como se
había acordado en el plan, por otras ocupaciones inherentes a la Institución, se acordó que
cada uno con el material que tuviera y con lo que entendiera fuera trabajando
individualmente, es así que nos volvimos a reunir, el viernes 3 de agosto de 2007 con el fin
de comunicarnos lo que cada uno pudo hacer.
El resultado es que se tiene:
Espina de pescado identificando los procesos en forma general, y en particular
aquellos procesos que se pueden desarrollar de cada uno de los componentes que
aparecen en el PEI. Se subdividieron estos componentes para identificar la acción y
el nombre en sí de posibles procesos.
Se leyó el material entregado por la señora Gloria Contreras, otro investigado por
Internet y un ejemplo de diagramas o cuadro sinópticos sobre los procesos que están
trabajando en el Colegio del Pilar Chapinero de Bogotá.
El primer proceso identificado: matrículas. Se elaboró en la plantilla según el
material entregado por la asesora. Se tiene otro proceso iniciado.
Se bajó información de Internet de la página: www.personales.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
9 de agosto de 2007
Reunión del equipo de calidad con el señor Pedro Antonio Vela González, quien nos guió y
dirigió la manera de cómo elaborar el mapa de procesos y la estructura de los
macroprocesos, procesos y subprocesos.
El objetivo final de la reunión fue la obtención del mapa de procesos de la institución y la
estructura del mismo. Se anexa mapa de procesos y estructura.
10 de agosto de 2007.
Reunión del área de mejora de procesos con el señor Pedro Antonio Vela González. En esta
sesión nos comunicó que debemos:
Identificar todos los procesos que se dan al interior de la Comunidad Educativa mediante el
mapa de procesos y procedimientos, trazar metas y establecer indicadores de gestión para
cada proceso con el objeto de estructurar un sistema de gestión de calidad.
Para lo anterior se debe tener en cuenta:
1. Capacitación a todos los compañeros de acuerdo al mapa de procesos.
2. Distribución de los subprocesos con el objeto de elaborar flujogramas e instructivos.
3. Documentar cada subproceso desde:
Evidencias
Análisis estadístico de las evidencias. Se deben realizar teniendo en cuenta:
- Caracterización de la carpeta
- Gráfica estadística
- Interpretación de resultados
- Recomendaciones
Encuestas de satisfacción
Acción de motivación
Proceso de comunicación
También recomendó leer la Guía Práctica para Implementar el mejoramiento de la Calidad
en la Educación. Guía No. 4. Etapa de implementación.
13/08/2007 Hora: 4:00 p.m.
Se diseñó un borrador sobre la propuesta para un día pedagógico, teniendo en cuenta el
mapa de procesos, los macroprocesos, procesos y subprocesos.
Como tareas se dejó:
- Leer el material sobre los indicadores de gestión.
- Leer la guía No. 3 y 4. Después de revisarlas, optamos por la guía No. 4.
- Marina elaborará el proceso de matrículas, de acuerdo al ejemplo que nos dio el asesor y
se enviará entre octubre y noviembre, al señor Pedro Antonio.
21/08/2007 Hora: 4:00 p.m.
Nos reunimos para terminar y concluir sobre el material a tener en cuenta para desarrollar
la propuesta con la planta de personal.
Se concluyó que se dará a conocer primero al equipo de calidad.
Con el material leído se planearon dos agendas, una para desarrollar con el equipo de
calidad y la otra con la propuesta para todo el personal. Además los fundamentos teóricos
para el desarrollo de cada uno de los subprocesos elegidos en la Institución.
12/09/2007 Hora: 4:00 p.m.
Se revisaron nuevamente las agendas planeadas y se organizaron los anexos. El trabajo
final lo digitó y organizó Marina. También se elaboró un oficio a la rectora para que fijara
una fecha para hacer la reunión con el equipo de calidad y dar a conocer la propuesta.
Nos respondió por escrito informando que sería para el 25 de septiembre a las 3:30 p.m.
25/09/2007 Hora: 3:30 p.m.
Reunión con el equipo de calidad.
Presentación de la propuesta para desarrollarla en un día pedagógico con la planta de
personal. Se anexa la propuesta.
Después de hacer la presentación y explicación del trabajo a realizarse, la mayoría aprobó
el orden de la agenda, además el compromiso de participar en el mismo como apoyo a los
demás compañeros que conforman la planta de personal.
Se acordó que el día pedagógico será el lunes 8 de octubre en la semana de vacaciones de
los estudiantes.
08/10/2007
En esta fecha se desarrolló el día pedagógico. Se anexa la agenda de trabajo y la guía que se
trabajó. Además el material utilizado para el desarrollo de los procesos y flujogramas.
La Hna. Isabel los invitó a trabajar con interés y para aquellos que no lograran terminar la
labor en este día, entonces podrán continuarlo el martes.
Los formatos en borrador sobre los procesos fueron entregados al profesor Andrés Delgado
Chavarría.
Agenda y material desarrollado en el día pedagógico.
08/11/2007
Verificación del trabajo en grupo, realizado en la jornada pedagógica.
Distribución del material que desarrolló cada grupo en la jornada pedagógica, entre los
integrantes del área de procesos para revisar e informar qué trabajos están incompletos y
cuáles no entregaron.
Se organizaron por macroprocesos y de acuerdo al cargo de cada uno de los integrantes, así
mismo se distribuyeron los paquetes.
AÑO 2008
En los primeros meses de este año no fue posible reunirse porque cada uno de los
integrantes tenía mucho trabajo.
24 de abril de 2008 Hora: 3:30 p.m
Reunión del Área de Procesos para informar que el trabajo realizado sobre procesos en la
jornada pedagógica lo estaba digitando Marina Garzón Medina en Word, realizando los
flujogramas e instructivos, pero que está para revisión y aprobación. Se digitaron como los
entregaron los compañeros docentes.
De acuerdo a lo que se observó someramente, de los 69 subprocesos que se entregaron para
desarrollar el instructivo y los flujogramas, algunos están incompletos, unos no se dan, y
un grupo no hizo entrega del trabajo. Igual pasó con los indicadores de gestión.
Se anexa el paquete por carpetas, en Word, con cada uno de los flujogramas e instructivos
de los subprocesos desarrollados.
5 de junio de 2008 Hora: 3:30
Organización en una sola carpeta con el trabajo desarrollado por el área de Mejora de
Procesos para informar al asesor del EFQM y/o entregar en caso que sea necesario.
INTEGRANTES GRUPO AREA DE MEJORA DE PROCESOS
ANA CELIA CAMARGO SALAS DEISY CUBIDES ACOSTA
ANDRES DELGADO CHAVARRIA MARINA GARZON MEDINA
NATIVIDAD VILLALBA ZARTA
ACTA REUNION CON EL EQUIPO LIDER Y
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 3
CODIGO: REL-AP01 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 9 de junio de 2008 Lugar de la reunión: Biblioteca de la Institución Tipo de reunión: Especial
OBJETIVOS: Informar a los asesores de Santillana del proceso que cada área de mejora está realizando de acuerdo al plan de acción y observar cómo va el proceso a realizarse.
ASISTENTES: Marino Cabrera Quintero Wilfrido Flórez Guardo Ana Judith López Luna Irma Lucila Gómez María Deisy Lozano Sandra Patricia Rodríguez Giraldo Julio César Garzón Ubaque Constanza Patricia Méndez Ortegón Adriana del Pilar Navarro Suárez Martha Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría Deisy Cubides Acosta Natividad Villalba Zarta Ana Celia Camargo Salas Marina Garzón Medina
AUSENTES: Hna. Ana Isabel González Botía, con justificación.
ORDEN DEL DÍA: 1. Oración 2. Presentación de los señores de Santillana 3. Reunión con el equipo líder 3. Sesiones para cada uno de los equipos de áreas de mejora 4. Reunión con el equipo de gestión
DESARROLLO DE LOS TEMAS: 1. La oración fue dirigida por la docente Ana Judith López Luna. 2. Se presentaron los señores Marino Cabrera Quintero, Director Técnico de Santillana Formación y Wilfredo Flórez Guardo, Director Comercial de Santillana. 3. De 7:40 a 8:35 a.m. El señor Marino con el equipo líder hizo un pequeño repaso acerca de si se recordaban los fundamentos del modelo, los criterios y principios de la calidad total. Nos solicitó repasarlos y nos hizo dibujar una mano donde se escribió la filosofía del EFQM, y tenerla siempre presente.
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DESARROLLO DE LOS TEMAS: Primero se conformaron grupos de cuatro personas y se respondieron dos preguntas: Cuáles han sido los mayores logros y cuáles las oportunidades de mejora. A continuación en dos grupos, se socializaron las mismas preguntas y se entregaron al señor Marino, quien socializó las preguntas de los dos grupos. Así de esta manera se pueden identificar las mayores dificultades, con el fin de mirar el grado de avance en todo el proceso. Luego nos explicó la importancia de mantener la divulgación de todos los elementos en cartelera e interactuar con los otros equipos de mejora. Hizo las siguientes observaciones: De acuerdo a la orientación, asesoría y control se puede reorganizar el equipo líder, teniendo
en cuenta las habilidades y competencias del personal. Es necesario actualizar los planes operativos. Organizar los equipos de mejora con sus actas y reglamentos internos. Organizar por criterios y que haya copia en algún sitio. Cada equipo tener una USB para luego integrar la información. En la Institución hay otras áreas de mejora; para esto se conforman otros equipos, de acuerdo
a la autoevaluación que se hizo. Enseñó en videobeam tres archivos con propuestas como el reglamento interno del comité de excelencia, modelo de acta para registro de hechos de los equipos y cómo dirigir reuniones de forma eficiente. Informó que lo dejaba en el disco duro del computador para que cada área los copiara. Terminada la reunión con el equipo líder, se tenía organizado el horario para reunión de cada una de las áreas de mejora con el señor Marino, así: 8:30 a 9:30 a.m. Equipo de procesos 9:30 a 10:30 a.m. Equipo de satisfacción al cliente 11:00 a 12:00 m. Equipo de Comunicación 12:00 m. a 1:00 p.m. Equipo de Gestión 3. Sesiones para cada uno de los equipos de áreas de mejora En la reunión con el Equipo de procesos el señor Marino, explicó y recordó el PDCA (planear, desarrollar, controlar y ajustar). Al explicar cada uno dio ejemplos de acuerdo al área de procesos: P Definir mapa de procesos, listado general de procesos por gestión o sin gestión, listado de procesos y procedimientos más habituales o priorizados, documento donde se ha identificado claramente cuál es el proceso, procedimiento, simbología, flujograma, procesos priorizados, cómo se levanta un procedimiento, cómo y con qué se documenta un procedimiento. D Despliegue, desarrollo del plan operativo. C Control, seguimiento y evaluación de los procesos. A Ajustar, evaluar (estandarizar = poner un grupo de personas a divulgar los procesos; estandarización = Cuando se documenta el proceso; estandar = verificar esos procesos).
Página 3 de 3 DESARROLLO DE LOS TEMAS: Nos habló del manual de procedimientos e informó a grandes rasgos lo que debe tener: Nombre del procedimiento, código, dónde inicia, dónde termina, alcance (a quien cubre), glosario o términos básicos, normas que aplican, flujograma, detalle (descripción), registros o formatos que se utilizan, indicadores. En cuanto a los procesos levantados se deben revisar con las personas que colaboraron en su construcción, y tener en cuenta si siguieron la guía, si el procedimiento corresponde al nombre del propietario o dueño del procedimiento. Si cumple con lo de la institución y la favorece y quiénes intervienen son la clave para mejorarlos. Luego de revisados se presentan al Comité de Calidad. En medio de las explicaciones se hicieron varias preguntas, además se le informó a grandes rasgos lo que se había hecho en un día pedagógico con los directivos docentes y docentes de la institución sobre los procesos, a lo cual llamó levantamiento de procesos y se concluyó que se necesitaba capacitación para su revisión y tener mayor claridad en lo que se está haciendo. Se le entregó un CD con los procesos que se levantaron y un acta general del área de procesos de las reuniones realizadas. Después del área de procesos siguieron, según horario establecido para cada una, las demás áreas de mejora, y por último la reunión con el equipo de gestión o calidad: Ana Judith López Luna, Deisy Cubides Acosta, María Deisy Lozano, Andrés Delgado Chavarría e Irma Lucila Gómez, para ultimar otros detalles. ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA REUNIÓN CON EL EQUIPO LIDER Y LUEGO CON EL AREA DE PROCESOS:
Tema, o asuntos Compromiso(s) acordado(s) Responsable(s) Fecha
Repasar nuevamente los fundamentos, principios y
criterios del EFQM
Divulgar lo del EFQM
Cada integrante del equipo líder
Revisar los Procesos
levantados
Priorizar 10 procesos por este año
Equipo de Procesos
Hora de finalización: Con el equipo líder, a las 7:40 a.m., con el equipo de procesos a las 9:35. Firmas:
INTEGRANTES DEL AREA DE PROCESOS ANA CELIA CAMARGO SALAS DEISY CUBIDES ACOSTA ANDRES DELGADO CHAVARRIA NATIVIDAD VILLALBA ZARTA MARINA GARZON MEDINA
ACTA REUNION CON
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP02 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 31 de julio de 2008 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria
OBJETIVOS: Socializar el trabajo realizado por cada integrante del equipo de procesos, para verificar la labor efectuada por los diferentes grupos en cuanto a los subprocesos que se seleccionaron. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Natividad Villalba Zarta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas AUSENTES:
ORDEN DEL DIA: 1. Oración 2. Socialización de los subprocesos 3. Ajustes a cada subproceso 4. Asignación de tareas 5. Culminación de la reunión
DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1. Oración. La dirigió Marina Garzón Medina 2. La socialización se realizó en el siguiente orden: Gestión Directiva: Deisy Cubides Gestión Administrativa: Marina Garzón Medina Gestión Académica: Natividad Villalba Zarta Al final de la reunión se ausentó el profesor Andrés Delgado Chavarría por cita médica, no alcanzó a socializar los tres procesos que le correspondió. Gestión comunitaria: Ana Celia Camargo Salas En el intermedio de cada proceso socializado, se hicieron algunas observaciones para poder documentarlo. Además encontrar al propietario, es lo complicado de identificar.
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS
Hora de Finalización: 6:15 pm Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Natividad Villalba Zarta _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
_______________________ Ana Celia Camargo Salas
Copia para:
Archivo
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Subprocesos
Revisar nuevamente y efectuar los respectivos ajustes, e indagar al equipo responsable respecto al trabajo efectuado.
Equipo procesos Agosto 01 a 08 del 2008
AÑO 2009
ACTA REUNION CON EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP01 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 17 de Abril de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria
OBJETIVOS: Socializar el trabajo realizado en el equipo de gestión, para verificar la labor efectuada por los diferentes grupos en cuanto a los subprocesos que se seleccionaron. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas AUSENTES: Natividad Villalba Zarta
ORDEN DEL DIA: 1. Oración 2. Socialización del trabajo del Equipo de Gestión. 3. Elaboración del Plan de acción. 4. Culminación de la reunión
DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1. Oración. La dirigió Marina Garzón Medina 2. La socialización del trabajo del equipo de gestión la realizó Andrés Delgado
Chavarría, explicando en detalle las actividades desarrolladas en la reunión del equipo de gestión y las labores asignadas al área de Procesos.
3. En la elaboración del Plan de acción, participaron todos los integrantes del equipo, aportando las ideas necesarias y de ellas se concluye que se tuvo en cuenta dos grupos de acciones. Primero aquellas encaminadas a difundir los procesos documentados y la segundo, las diseñadas para la elaboración de otros manuales de procedimientos.
4. La reunión se dio por terminada a las 5:50 p.m.
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ACUERDOS Y COMPROMISOS
Hora de Finalización: 5:50 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides AcostaAna Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Copia para:
Archivo
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Subprocesos
Revisar las acciones seleccionadas, verificar su pertinencia y viabilidad, presentando las sugerencias e inquietudes.
Equipo procesos Del 20 al 24 de Abril de 2009
ACTA REUNION CON
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP02 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 30 de abril de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria. Iniciación: 3:40 p.m.
OBJETIVOS: Distribuir otros procesos para documentarlos y elaborar los manuales de otros procedimientos más relevantes. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas. AUSENTES: Natividad Villalba Zarta con justificación
ORDEN DEL DIA: a. Elección de los nuevos procesos b. Responsables de los mismos. c. Asignación de tareas.
DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1. Se retomó la estructura de los procesos y se eligieron los nuevos a los que se les elaborarán los manuales y se documentarán.
2. Se eligieron los siguientes con sus respectivos responsables así:
Gestión Directiva: 06 Plan de mejoramiento y19 Componente Curricular: Deisy Cubides Acosta. Gestión Administrativa: 22 Administración y mantenimiento de recurso y 25 Gestión de recursos e inversión: Marina Garzón Medina Gestión Académica: 37 Gestión de enseñanza aprendizaje y 38 Gestión de proyectos institucionales: Natividad Villalba Zarta. El 32 Evaluación institucional y el 34 Evaluación a docentes: Andrés Delgado Chavarría.
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A ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 4:50 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Preparación de la difusión de los 10 procesos priorizados.
Traer días para socializar el trabajo.
Equipo procesos 14 de mayo
Procedimientos
Revisar y efectuar los respectivos ajustes a los nuevos procesos que se eligieron para documentarlos y elaborar los manuales.
Equipo procesos
Gestión Comunitaria: 58 Gestión de servicio social y el 60 Proceso de elección estudiantil: Ana Celia Camargo Salas
Asignación de tareas. Cada integrante del equipo de procesos se hizo cargo de dos procedimientos para documentarlos, los que entregará en medio magnético, de acuerdo a los formatos aprobados en la elaboración de los diez primeros procesos priorizados.
ACTA REUNION CON
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP03
Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 20 de mayo de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria. Iniciación: 3:30 p.m.
OBJETIVO: Organizar la presentación de los procesos priorizados. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas. AUSENTE: Natividad Villalba Zarta, tenía otro compromiso adquirido con anterioridad
ORDEN DEL DIA: 1. Preparación de la difusión de los 10 procesos priorizados. 2. Asignación de tareas.
DESARROLLO DE LOS TEMAS:
1. Preparación de la difusión de los 10 procesos priorizados. Fecha de difusión: 16 de junio de 2009 a las 8:00 horas. Cómo: Con diapositivas y un folleto en tamaño oficio, posición horizontal. En éste se plasmarán los 10 procedimientos priorizados con el propietario y los responsables de las acciones, el flujograma y una descripción sintetizada del mismo.
2. Asignación de tareas. Cada uno de los integrantes del área de procesos se responsabiliza de elaborar el borrador de los procesos que están a su cargo. Cada uno expone el procedimiento que revisó. Marina elabora las diapositivas y vincula cada uno de los proceso priorizados. El 3 de junio cada integrante entrega a Marina, sistematizado, los procedimientos para el folleto. Luego Marina entrega a Andrés para revisión final, el 5 de junio.
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A ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 5:30 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Según asignación de tareas establecidas en el desarrollo de los temas.
Equipo del Área de Procesos
El 8 de junio la profesora Deisy Cubides Acosta y Andrés Delgado Chavarría darán a conocer al señor Marino el folleto de socialización de los procesos que se entregarán a los compañeros. El 9 de junio se hará el simulacro para la exposición de los procedimientos a las 4:00 p.m.
en audiovisuales.
ACTA REUNION CON
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP04 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 10 de junio de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria. Iniciación: 4:30 p.m.
OBJETIVO: Repaso de cómo se hará la socialización de los procesos priorizados. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina y Ana Celia Camargo Salas. AUSENTE: Natividad Villalba Zarta, tenía otro compromiso adquirido con anterioridad Andrés Delgado Chavarría
ORDEN DEL DIA: Preparación de la difusión de los 10 procesos priorizados.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: Marina organizó las diapositivas con archivos vinculados para dar a conocer cada uno de los procesos priorizados (10), además los otros 10 que se encuentran en estudio. También lo que debe ir en el manual de procedimientos. El proceso de socialización se hará el 16 de junio en reunión con los directivos docentes, y docentes de la institución de la zona urbana. Los pasos a seguir en el momento de la exposición son:
a. Inicia la presentación general del mapa de procesos el profesor Andrés Delgado. b. Marina continuará con la estructura, como recordando lo que ya se había
socializado en un día pedagógico y resaltando los procesos priorizados. c. Luego cada uno de los integrantes del área de mejora que se responsabilizó de
revisar y mejorar el proceso, expone cómo está definido el proceso, quien es el propietario y los pasos del mismo.
d. Concluye la presentación Marina.
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ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 5:30 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ Marina Garzón Medina
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Exponer los procesos priorizados (10)
Según asignación de tareas establecidas en el desarrollo de la agenda.
Equipo del Área de Procesos
16 de junio de 2009
ACTA REUNION CON EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP05
Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 16 de junio de 2009 Lugar de la reunión: Sala de Audiovisuales Tipo de reunión: Reunión de docentes de la Institución. Iniciación: 7:30 a.m.
OBJETIVO: Socialización de los procesos priorizados (10) ASISTENTES: Personal directivo docente (3), docentes (40), un administrativo y el equipo de Mejora de Procesos. AUSENTE: Natividad Villalba Zarta, con justificación. Integrante del equipo de mejora del área de procesos.
ORDEN DEL DIA: Dentro de la agenda que presentó la Rectora, un punto incluido en ella, fue la socialización de los 10 procesos priorizados y revisados que se dieron a conocer a los directivos docentes y docentes.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: Marina, integrante del área de procesos organizó las diapositivas con archivos vinculados para dar a conocer cada uno de los procesos priorizados (10), además los otros 10 que se encuentran en estudio. También lo que debe ir en el manual de procedimientos. El proceso de socialización se realizó en la sala de audiovisuales el día martes 16 de junio de 2009 en reunión con los directivos docentes y docentes de la institución de la zona urbana. Los pasos en el momento de la exposición fueron:
1. Expuestas las diapositivas inició la presentación el profesor Andrés Delgado con una explicación general del mapa de procesos.
2. Marina continuó con la estructura, recordando lo que ya se había socializado en un día pedagógico y resaltando los procesos priorizados.
3. Luego cada uno de los integrantes del área de mejora que se responsabilizó de revisar y mejorar el proceso, expuso cómo está definido el proceso, quien es el propietario y los pasos del mismo. En su orden :
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 9:00 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________
Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Continuar con la revisión de otros 10 procesos
Según asignación de tareas establecidas por el equipo de mejora.
Equipo del Área de Procesos
Según cronograma
La profesora Deisy Cubides, Coordinadora, expuso los procesos sobre el Modelo EFQM y el cronograma de actividades anual. A continuación Marina, Auxiliar Administrativo, explicó los procesos sobre gestión de presupuesto y matrículas. Luego el profesor Andrés de secundaria habló de los procesos sobre la evaluación a estudiantes, gestión académica que le correspondieron a él y también los dos de la profesora Natividad quien no se pudo hacer presente en la reunión, fueron gestión de procesos pedagógicos y didácticos y diseño y ajuste al plan de estudios. Por último la docente Ana Celia de primaria, expuso los de gestión y satisfacción al personal y sobre el proyecto de prevención y desastres. Cada uno de los expositores dio a conocer el nombre del proceso, dónde comienza y termina el mismo, el indicador para cada uno, el flujograma y la descripción general de cada paso. Se enfatizó en la importancia del trabajo en equipo, la responsabilidad y la apropiación que deben tener los propietarios de cada uno de los procesos para que los evalúen, ajusten y mejoren.
4. Marina concluyó la presentación de las diapositivas mostrando los 10 nuevos procesos para revisar y agradeció la atención brindada.
ACTA REUNION CON
EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP06 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 2 de Octubre de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria. Iniciación: 3:30 p.m.
OBJETIVOS: Evaluar el trabajo realizado en la presentación de los procesos priorizados. Exponer y entregar los nuevos procesos levantados. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas. AUSENTES: Natividad Villalba Zarta, con justificación
ORDEN DEL DIA: a. Verificación de asistencia b. Evaluación de la presentación de los procesos priorizados. c. Exposición y entrega de los nuevos procesos levantados.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: a. Se constató la asistencia de los integrantes del equipo de procesos, encontrando que involuntariamente se dejó de avisar a Natividad Villalba Zarta. b. Al evaluar la actividad desarrollada para la presentación de los 10 procesos priorizados inicialmente, los comentarios de los integrantes del equipo de procesos se centraron en la falta de atención y en algunos casos de comprensión de algunos docentes, especialmente por el poco conocimiento de las actividades que se vienen desarrollando últimamente con relación al proceso de certificación, con lo cual se hace necesario hablar con el asesor para que se pueda difundir ampliamente las acciones desarrolladas con el EFQM. c. Los asistentes según el orden de los procesos priorizados, fueron haciendo su exposición, encontrándose que en algunos de estos, aún existían puntos para mejorar, con lo cual se procedió a fijar el día 9 de octubre como fecha límite de entrega.
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ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 5:10 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Levantamiento de los 10 nuevos procesos priorizados.
Entregar con las correcciones. Equipo procesos 9 de Octubre
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CODIGO: AP07 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 9 de Octubre de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Ordinaria. Iniciación: 3:30 p.m.
OBJETIVOS: Recolección de los otros 10 procesos levantados, revisados y corregidos por cada uno de los miembros del equipo de Mejora de Procesos y que en la reunión anterior no se cumplió completamente. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría y Ana Celia Camargo Salas. AUSENTES: Natividad Villalba Zarta con justificación
ORDEN DEL DIA: a. Verificación de asistencia b. Entrega de los otros 10 procesos levantados con correcciones definitivas
DESARROLLO DE LOS TEMAS: Se constató la asistencia de los integrantes del equipo de procesos. Marina Garzón Medina recibió algunos procesos así: Uno de Deisy Cubides Acosta, uno de Andrés Delgado Chavarría, uno de Ana y los dos de Marina. Natividad no pudo asistir y tampoco los envió. Por esa razón no se pudo hacer el paquete completo, por lo que Marina, quien se había comprometido a organizar todo, pero si entregaban a tiempo porque no tenía otro momento, entregó a Andrés Delgado para completar la tarea para la visita con el asesor del EFQM. Se ha trabajo individualmente los procesos por la dificultad de un encuentro de todos al mismo tiempo por circunstancias de las labores diarias de acuerdo a las funciones en la Institución y en otros por situaciones personales.
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 4:30 p.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Entrega de los otros procesos que no se entregaron
Entregar con las correcciones. Deisy, Ana, Andrés y Natividad
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CODIGO: AP08 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 19 de Octubre de 2009 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Asesoría del señor Marino Cabrera. Iniciación: 7:00 a.m.
OBJETIVO: Revisar el mapa de procesos y los manuales de funciones de los 10 primeros procesos priorizados. ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría, Ana Celia Camargo Salas y Natividad Villalba Zarta
ORDEN DEL DIA: a. Revisión del mapa de procesos b. Revisión del manual de funciones del proceso de matriculas. c. Verificación del desarrollo del plan de acción
DESARROLLO DE LOS TEMAS: a. Al revisar el mapa de procesos recomendó que se debía ajustar a la
guía 34 del MEN b. Se le hicieron algunos ajustes al manual de procedimientos del
proceso de matrícula, con el fin que sea entendido por cualquier persona que llegue a ocupar el cargo
c. Del plan de acción propuesto se ha desarrollado el 84%, pero con algunas confusiones en el desarrollo de los manuales de procedimiento de los procesos priorizados
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 10:30 a.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
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Natividad Villalba Zarta
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Documentación de los procesos priorizados
Documentar los procesos priorizados hasta el flujograma y luego continuar con los indicadores de control
Equipo procesos Noviembre de 2009
AÑO 2010
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EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP01 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, de febrero de 2010 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión:
OBJETIVO: Revisar el plan de acción y la carpeta con las evidencias y documentos del trabajo realizado con los procesos priorizados ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría, Ana Celia Camargo Salas y Natividad Villalba Zarta
ORDEN DEL DIA: a. Revisión del desarrollo del plan de acción b. Constatación de evidencias y documentos para presentar ante la validadora.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: a. Al revisar el desarrollo del plan de acción se hace necesario actualizarlo para que
coincida con el informe final b. Las evidencias y documentación de los 20 procesos priorizados debe presentarse
ante la validadora en medio físico y magnético en concordancia con el plan de acción y el informe sobre la autoevaluación del 30 de marzo de 2009
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 9:30 a.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
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Natividad Villalba Zarta
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Actualización de plan de acción y listado de procedimientos
Actualizar el listado de procesos y procedimientos de acuerdo al mapa y a lo que se ha realizado
Equipo procesos 09 de abril de 2010
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EQUIPO DE MEJORA DE PROCESOS Página 1 de 2
CODIGO: AP02 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 23 de Marzo de 2010 Lugar de la reunión: Oficina Secretaría de la Institución Tipo de reunión: Asesoría con el señor Marino Cabrera. Iniciación: 7:00 a.m.
OBJETIVO: Revisar el plan de acción y la carpeta con las evidencias y documentos del trabajo realizado con los procesos priorizados ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría, Ana Celia Camargo Salas y Natividad Villalba Zarta
ORDEN DEL DIA: a. Revisión del desarrollo del plan de acción b. Constatación de evidencias y documentos para presentar ante la validadora.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: a. Al revisar el desarrollo del plan de acción se hace necesario actualizarlo para que
coincida con el informe final b. Las evidencias y documentación de los 20 procesos priorizados debe presentarse
ante la validadora en medio físico y magnético en concordancia con el plan de acción y el informe sobre la autoevaluación del 30 de marzo de 2009
Página 2 de 2 ACUERDOS Y COMPROMISOS:
Hora de Finalización: 9:30 a.m. Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
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Natividad Villalba Zarta
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Actualización de plan de acción y listado de procedimientos
Actualizar el listado de procesos y procedimientos de acuerdo al mapa y a lo que se ha realizado
Equipo procesos 09 de abril de 2010
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CODIGO: AP03 Ciudad y fecha: San Sebastián de Mariquita, 9 de abril de 2010 Lugar de la reunión: Sala de Audiovisuales de la Institución. Tipo de reunión: Asesoría con la señora MARIA BELEN JIMENEZ, validadora
Hora iniciación: 10:30 horas OBJETIVO: Validación del trabajo realizado por el Equipo del Área de Procesos para culminar el segundo nivel: Comprometidos con la excelencia ASISTENTES: Deisy Cubides Acosta, Marina Garzón Medina, Andrés Delgado Chavarría, Ana Celia Camargo Salas y Natividad Villalba Zarta
ORDEN DEL DIA: a. Presentación de los integrantes del Área de Procesos a la Asesora. b. Verificación de actividades de acuerdo con el plan de acción del área. c. Comparación del mapa de procesos. d. Revisión de los procesos priorizados y documentados (20). e. Recomendaciones.
DESARROLLO DE LOS TEMAS: a. En esta ocasión se presentaron Natividad, Ana Celia y Marina, quienes no habían
estado en las reuniones anteriores, según la agenda presentada para este día. Cada una dijo el nombre, área de desempeño y experiencia laboral.
b. La señora María Belén, Validadora siguiendo el Informe sobre la autoevaluación del Área de Mejora 3 en el punto de resultados, siguió los indicadores y objetivos para garantizar que la acción de mejora ha tenido éxito y que está soportado con el Plan de de Acción del Área.
Cada punto allí escrito lo verificó con las actas correspondientes a las reuniones que el Área realizó para el desarrollo del plan de acción, igualmente revisó algunos de los procedimientos documentados.
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c. Se presentaron los mapas de procesos elaborados antes de la guía 34 y después de la guía 34 (dos).
d. Revisó de manera general los 20 procesos documentados guiándose con la estructura de los procesos
e. La Asesora recomendó: Estandarizar procesos para que cada quien se guíe sin importar quién lo elaboró. Escribir algo histórico de cómo se elaboraron, a manera de introducción. Elaborar un formato para hacer los ajustes o modificaciones. (fecha, propietario…) No se pueden hacer cambios si no son aprobados por el Equipo de Excelencia. Revisar algunos indicadores principalmente, aplicando fórmulas. La parte estadística la debe manejar una persona distinta a las áreas de mejora, por lo general es quien maneja el sistema de notas, el Ingeniero de Sistemas o a quien la empresa contrate para tal fin, ya que es una tarea compleja porque debe hacer entrega de cuadros y gráficos comparativos estadísticos de algunos de esos indicadores correspondientes a Áreas de enseñanza, docentes y estudiantes. Elaborar una carta de entrega por parte del Equipo de Excelencia a cada propietario del proceso para que ellos se apropien y empiecen la implementación del mismo. El compromiso del Equipo de Excelencia, primero es revisar cada proceso para luego entregar al Consejo Directivo. En mayo 2010 se deben aprobar los 20 procesos por el Consejo Directivo. El Equipo de Excelencia debe reunir a cada propietario para entregarle el proceso aprobado, los cuales deben ser entregados en la semana de planeación (junio julio 2010). Comenzar la implementación en el segundo semestre de 2010 de esos 20 procesos levantados. Durante año y medio documentar los restantes (20 en el segundo semestre 2010, 15 en el primer semestre 2011 y los otros 14 en el segundo semestre del 2011), pero esto no corresponde al Equipo de Procesos, sino al propietario del proceso.
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Hora de Finalización: 11:30 horas Firmas: _______________________ _______________________ Deisy Cubides Acosta Ana Celia Camargo Salas _______________________ _______________________ Marina Garzón Medina Andrés Delgado Chavarría
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Natividad Villalba Zarta
Tema o Asunto Compromiso(s) Acordado(s) Responsable(s) Fecha
Plan de acción Implementar plan de acción del Área con lo que sigue en la implementación de los procesos.
Equipo Área de Procesos
Mayo 2010
Indicadores de los procesos documentados.
Realizar las correcciones pertinentes de acuerdo a las observaciones que la asesora indicó a cada uno de los encargados de los procesos documentados.
A quienes les dijeron directamente qué debía ser corregido del Equipo de Procesos
Mayo 2010
