DATOS DEL PROCESO : Numero de Áreas involucradas : Almacén, Compras, Contabilidad y Gerencia Lead Time de O/C : 7 a 15 díasCosto Promedio por O/C : S/. 15Nivel de compras Urgentes : Mas del 40% de las compras de los materiales para el almacén de operaciones.

PROYECTO DE PROCESO REDISEÑADO: COMPRASCuando el área de Almacén necesita insumos para sus operaciones de producción, el área de compras se los compra. Esta área busca a los proveedores, negocia precios, coloca los pedidos, inspecciona los artículos, Gerencia autoriza la compra, el área de contabilidad paga las facturas – y finamente el área de almacén recibe sus insumos para comenzar a producir.

Situación Actual

Un proceso de este tipo es costoso, pues involucra a muchas áreas, además de los costos por faltantes cuando hay ruptura de stock, las operaciones del Almacén se veían afectadas por la demora en la entrega de sus materiales, generando retrasos en el desarrollo de su trabajo, además de crear un conflicto entre áreas y deteriorar el clima laboral.Ante todas estas situaciones la empresa determino realizar un cambio en la forma en que las áreas realizaban su trabajo.

Análisis del Proceso con Indicadores de Gestión

Los indicadores del proceso nos mostraban que mas del 40% de las compras, se efectuaban bajo la premisa de que había stock cero y cuando no era así, y se realizaba la solicitud de compras cuando todavía quedaba un stock de seguridad del material en Almacén, el Lead Time del O/C era tan grande ( en el escenario mas optimista 7 días, en el escenario mas pesimista 15 días) que mientras se gestionaba la compra, se generaba la ruptura de stock y la misma situación.

Planificación de inventarios de materiales

Para optimizar el proceso, se comenzó realizando dos preguntas básicas de todo sistema de inventarios a las diferentes áreas involucradas en el desarrollo del proceso:

¿Cuánto ordenaban en cada pedido? (Decisión de cantidad o volumen) Lo primero que se pregunto, fue quien determinaba la cantidad a comprar en cada pedido, el área usuaria (Almacén) o Compras; La respuesta fue que el área de Compras determinaba este numero y Cuando se solicito información al área de Compras respecto a como se decidía la cantidad de material a comprar en cada pedido del Almacén, esta informo que se hacia a criterio o en función de algún descuento por volumen que ofrecía el proveedor.

¿Cuándo colocaban los pedidos? (Decisión de tiempo)Cuando se solicito información al área usuaria (Almacén) respecto a en que momento solicitaban sus requerimientos de materiales; El Almacén informo que generalmente cuando quedaba poco material (aunque los indicadores mostraban que el 40% de las solicitudes de compras eran cuando el stock era cero y se necesitaba el material urgente).

La información obtenida nos daba una idea clara de la forma en que se manejaban los inventarios para este tipo de materiales, a partir de allí, se comenzó la implementación de un sistema MRP (Planificación de Requerimientos de Materiales).

Planificación de inventarios de materiales

¿Cuánto debe ordenarse ? (Decisión de cantidad o volumen) El objetivo básico que se persigue con la planificación de materiales es controlar los stocks para facilitar su adecuada renovación con la menor inversión posible de dinero y evitando las acumulaciones o agotamientos.

CALCULO DEL LOTE ECONOMICO DE COMPRA

PLANTEO GENERAL. Plantea la minimización del costo total anual.

Costo total anual = Costo de adquisición + costo del material +costo de almacenamiento

Calculo del Lote económico de Compra : Método Matemático

El Departamento de contabilidad nos brindo la información sobre la demanda anual (24 unid/año) y costo unitario del ítem (61.5 $/unidad) los cuales hemos extraído del siguiente cuadro resumen:

Se determino que el costo de ordenar era de 1.75 $/orden y el costo de almacenamiento era de 15% (según la tasa de interés bancario). Utilizando nuestros datos,  procederemos a calcular el número óptimo de unidades por orden Q:

Método Matemático

Derivando la ecuación del CT con respecto a Q

Calculo del Lote económico de Compra: Método Grafico

El método gráfico nos indica que la cantidad económica a pedir en cada pedido, será determinada cuando los costos de almacenamiento y los costos de adquisición sean iguales en la grafica Costos vs. Cantidad

a. Costos de Almacenamiento b = 61.5 $ / unidad t = 0.15 % / añoQ = 3 unidades

Calm = 61.5 * 0.15 * 3 = 13.84 $ 2

b. Costos de Adquisición

D = 24 unidad / añoK= 1.75 $

Q = 3 unidadesCadq = 24 *1.75 = 14.00 $

3

Planificación de inventarios de materiales

¿Cuándo colocar una orden? (Decisión de tiempo) Este punto también se puede definir como el nivel del inventario cuando debe colocarse una orden para reabastecer.

METODOS DE REPOSICION DE STOCKS : CANTIDAD FIJA – TIEMPO VARIABLE

Se selecciono el sistema de revisión continua (Q) como método de reposición de stocks a utilizar en nuestros materiales del almacén, debido a que se somete al material a un control constante de los stocks y a que las desviaciones de los consumos reales con respecto a los programados son reajustados con la fecha variable de la emisión de los pedidos, así se pueden tener stocks de seguridad mínimos.

Definiciones:

Tiempo de suministro: Es el tiempo que transcurre desde la emisión del pedido hasta la llegada del material a nuestra empresa y que este disponible en el almacén para que los usuarios lo utilicen cuando crean conveniente. Cobertura del pedido: Tiempo de consumo que cubren un determinado pedido.Condiciones del pedido:

Se hace un nuevo pedido cuando el stock en almacenes es igual al punto de repedido (PR).

PR = SS + C x TSSiendo :

SS : Stock de seguridad C x TS: El consumo durante el tiempo de suministro

La cantidad a pedir siempre será igual a Q (en la diapositiva anterior se determino que el tamaño de lote adecuado a pedir eran 3 unidades).

Sistema de Revisión Continua (Q)

PR = SS + C x TSPR = 0 + 24 x 0.3 = 0.6 = 1 Unidad. 12

Este método esta sujeto a las políticas de inventario de la empresa, por ejemplo para nuestra empresa este material no justifica la existencia de un stock de seguridad. Por eso se coloca en SS= 0, así mismo el tiempo de suministro o Lead Time Total es de 3 días, por lo que expresado en meses es igual a 0.6 meses.Se debe hacer un pedido cuando el stock en almacenes es igual a 1 unidad.La cantidad a pedir siempre será igual a 3 unidades.La cobertura del pedido es de 1.5 meses.

Consumo mensual = S = 24 = 2 unidades 12

Cobertura = Lote económico = Q = 3 = 1.5 mesesConsumo mensual 2 2

Selección de Proveedores : Método ScoringEn el análisis preliminar, se identifico que parte del problema del proceso era la selección de Proveedores, a través del Sistema Scoring medimos el rendimiento de los proveedores con el fin de analizar el comportamiento del proveedor por precio, LT y calidad y compararlo con otros proveedores.

Método de evaluación técnica (PT)En esta evaluación se evalúan indicadores técnicos en referencia al producto (muestra y calidad) y al comportamiento del proveedor como (Tiempo de entrega o Lead Time). En la siguiente matriz se presentan las ponderaciones para cada caso:

Método de evaluación económica (PE) En esta evaluación se evalúa el indicador económico en referencia al precio del producto (P.U.) en base a este precio se realiza una ponderación asignando puntajes según la escala vigesimal:

Puntaje totalPTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

Evaluación Final Finalmente se realiza una suma con ponderaciones (60% PE) + (40% PT) de esta manera se obtiene el puntaje total en escala vigesimal, y se selecciona al proveedor que tenga la puntuación mas alta.

Selección de Proveedores : Método Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluación técnica

Propuestas económicas

Evaluación económica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

Selección de Proveedores : Método Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluación técnica

Propuestas económicas

Evaluación económica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

Selección de Proveedores : Método Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluación técnica

Propuestas económicas

Evaluación económica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

FORMATOS : ALMACEN Requisición: Es el documento que emite el área usuaria para realizar los requerimientos al área de compras. Este documento le da formalidad al proceso, se emite virtualmente y posteriormente en la entrega del pedido, se imprime y el área usuaria lo firma como señal de recepción del pedido, este formato de requisición firmado lo almacena en un file el área de compras.

PROYECTO DE PROCESO REDISEÑADO: COMPRASSe estableció que para cada etapa del proceso deberían haber formatos que permitan el registro de los diferentes requerimientos al área logística, así como el registro de las compras realizadas, para organizar la central de costos y asignar correctamente los costos por materiales directos e indirectos a las líneas clínica, laboratorio y bebe.

FORMATOS : COMPRAS Orden de Compra: Es el documento que emite el área de compras al proveedor como constancia del pedido. Este documento le da formalidad al proceso, cuando el proveedor entrega el pedido, junto a su factura se le solicita que adjunte la Orden de Compra para validar que el pedido se ajusta al requerimientoEste documento esta basado en una matriz en Ms Excel que automáticamente al colocar el material requerido registra la información adicional al pedido y esta lista para enviarse al proveedor.

PROYECTO DE PROCESO REDISEÑADO: COMPRAS

Ahora el área de Almacén aplica el sistema de revisión continua (Q) en el cual se somete al material a un control constante de los stocks y a que las desviaciones de los consumos reales con respecto a los programados son reajustados con la fecha variable de la emisión de los pedidos, ahora se hace un nuevo pedido cuando el stock en Almacenes es igual al punto de repedido (PR) a través del formato requisición, el área de Compras verifica el requerimiento y automáticamente emite la O/C al proveedor, esta compra se genera automáticamente por estar aprobada por Gerencia por ser materiales de consumo con alta frecuencia. El proveedor realiza la entrega del pedido en una plazo máximo a 3 días y posteriormente el área de Contabilidad realiza el pago de las facturas por tele crédito, de esta manera reducimos los costos directos y indirectos asociados al desarrollo del proceso de compras.

Resultados para la empresa

Mediciones OperativasEl Lead time de todo el proceso antes estaba en un tiempo promedio de 11 días y el nivel de compras urgentes era mayor a 40%, con el nuevo método, ahora el Lead time esta en promedio en 2 días, El Ciclo Total de la O/C se redujo en mas del 80%, así mismo el nivel de compras urgentes sencillamente desapareció (0%)

Mediciones FinancierasEl costo por compra se redujo de 15 S/. A 5 S/. por pedido, dada la simplificación del proceso; Teniendo en cuenta que la empresa compra estos materiales en promedio 30 veces al año, si en una compra se ahorra 10 S/. En 30 compras el ahorro es de 300 S/. Así mismo se genero un ahorro por mas de 100 S/. en Proveedores, utilizando el Método Scoring de Selección