NOV/2007 LAM 1

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

2a Reunión de Archivos del Poder Ejecutivo Federal

NOV/2007 LAM 2

Ing. Benjamín Torres Bautista

Sistema de Administración de Archivos versión 1.0

btorres@segob.gob.mx

NOV/2007 LAM 3

NOV/2007 LAM 4

Algunas vertientes de desarrollo del AGN:

• Abatir el rezago en el ordenamiento y descripción de fondos documentales e impulsar la homologación y aplicación de las normas internacionales, considerando el incremento de los archivos digitales.

• Diseñar e implantar un programa de archivos virtuales para estimular la consulta a distancia de los acervos del Archivo General de la Nación.

Antecedentes

Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental” en www.agn.gob.mx

NOV/2007 LAM 5

Requerimientos generales del Sistema

• Basado en principios archivísticos y en las normas internacionales de: descripción archivística (ISAD-G) y de registro de productores de documentación (ISAAR-CPF).

• Basado en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental.

• Administración integral de archivos: descripción, búsqueda de referencias, gestión de archivos (trámite, concentración e histórico) y control de investigadores.

• Consulta de información descriptiva de las imágenes.• Interfase para web.• Facilidades para asociación de imágenes• Base de datos relacional.

Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2003 / Tecnologías de la información aplicadas a la gestión documental” en www.agn.gob.mx

NOV/2007 LAM 6

Cuadro general de clasificación archivística por funciones (CGCA).Es un Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada Dependencia o EntidadCatálogo de disposición documental (CADIDO).Se basa en CGCA y contiene las vigencias de los documentos para verificar su estancia en los archivos de trámite y concentración.

Principios archivísticos fundamentales

Véase “Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” en www.agn.gob.mx

FONDO

Sección Sección

Serie Serie Serie

Sección Sección

NOV/2007 LAM 7

La finalidad de la norma es Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de representaciones precisas y adecuadas. Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo.

ISAD(G)Norma Internacional general de

descripción archivística

Véase “Normas archivísticas internacionales” y “Reuniones archivísticas / RNA 2004 / El sistema de descripción documental basado en la norma ISAD-G” en www.agn.gob.mx

NOV/2007 LAM 8

ISAAR (CPF)Norma internacional sobre los registros de

autoridad de archivos relativos a instituciones, personas y familias

Esta norma sirve de guía para elaborar registros de instituciones, personas o familias asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivo se utilizan para describir a los productores dentro de un sistema de descripción archivístico, como puntos de acceso para descripciones archivísticas y para documentar las relaciones entre diferentes productores.

Véase “Normas archivísticas internacionales” y “Reuniones archivísticas / RNA 2006 / El Sistema de descripción documental, una herramienta para los archivos históricos de México” en www.agn.gob.mx

NOV/2007 LAM 9

Ciclo vital de la documentación

Inicio

Se genera documento

Se atiende

Se Cataloga y registra

Se resguarda en archivo de

trámite

Se verifica vigencia

Se lleva a cabo transferencia

primaria

Se resguarda en archivo de

concentración

Se valora

Se resguarda en archivo histórico

Se lleva a cabo transf. secundaria

o se da baja

FinCGCA

CADIDO

ISAD

ISAAR

CADIDO

Metadato

Localización

Metadato

Localización

Metadato

Localización

ISO 15489

Inventario

Véase “Reuniones archivísticas / RNA 2005 / ¿Certificar procesos o mejorar la calidad?” en www.agn.gob.mx

NOV/2007 LAM 10

Sistema de Administración de Archivos

NOV/2007 LAM 11

Registro de autoridades archivísticas• Registro de productores• Basado en ISAAR(CPF)• Relación entre productoresFacilidades• Ayuda• Visualización por plantilla• Seguridad a usuariosCatálogos• Tipo de entidades• Estados de elaboración• Nivel de detalle de descripción• Naturaleza de la relación

Módulo de registro de productores

NOV/2007 LAM 12

Creación de instrumentos de control• Creación del CGCA y del CADIDO• Basado en ISAD(G)• Creación de expedientesFacilidades• Manejo de imágenes• Visualización por plantilla• Ayuda• Copiar del padre• Modificar nivel• Mover registros• Seguridad a usuariosReportes• Cuadro general de clasificación• Guía simple• Catálogo de disposición documental• Inventario general

Módulo de descripción documental

NOV/2007 LAM 13

Módulo de trámite de documentos

Gestión documental• Registro de documentos en unidad de

correspondencia u oficialía de partes• Asignación de turnos• Registro de solicitudes de

valoración documental• Seguimiento de documentosReportes• De fichas pendientes• De fichas cerradas con y sin

documento de salida• De fichas reasignadas• Informe personalizado con criterios

múltiples• Gráficas de indicadores de calidad

NOV/2007 LAM 14

Creación de documentos• Elaboración de oficios, memoranda,

circulares y notas informativas• Formatos estandarizados• Minutarios digitales• Asignación del expediente al que

pertenece el documento• Creación automática de documentos

en el expediente del módulo de descripción documental

• Recuperación automatizada de oficios

Módulo de elaboración de documentos

NOV/2007 LAM 15

Transferencias• Primarias• SecundariasFacilidades• Validación de vigencias vs.

Expedientes cerrados• Manejo de cajas de embalaje• Recepción automática en archivo

de concentración o históricoReportes• Inventario de solicitud de

transferencia• Informe de transferencias

Módulo de transferencias

NOV/2007 LAM 16

Principales etapas de seguimiento de solicitudes

• Revisión inicial del expediente (CADIDO, inventario, ficha de prevaloración, etc.)

• Asignación de dictaminador• Análisis de oficio y normatividad

aplicable• Análisis de inventario• Registro de documentación

aprobada por la Dirección del SNA• Registro de protocolo• Entrega de dictamen a destino finalFacilidades• Envío de correos electrónicos para

notificacionesReportes• Libro de protocolo• Acta de dictamen documental

Módulo de valoración documental

NOV/2007 LAM 17

Guía general en internet del archivo histórico del AGN

corregida y muy aumentada

Incluye la descripción de 740 fondos secciones y series (CGCA) y la descripción más de un millón de expedientesprovenientes de Instituciones Gubernamentales de la época moderna e Instituciones Coloniales en las que también se incluyen 253 mil nuevos expedientes del Indiferente Virreinal. Si se cuenta con la infraestructura necesaria en 2008 pondremos en la web tres millones de imágenes para consulta.

Vease www.agn.gob.mx/guiageneral/ y www.agn.gob.mx/independencia/

NOV/2007 LAM 18

• Esta aplicación permite cumplir con los Lineamientos en materia archivística derivados de la Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental.

• El sistema permitirá a las instituciones interesadas controlar el ciclo vital de la documentación.

• El SAA será una herramienta que ayude a la depuración de los archivos de concentración normalmente saturados.

• A partir de enero de 2008 el AGN pondrá a disposición de la comunidad archivística en los tres niveles de gobierno y en los tres poderes de la unión el Sistema de Administración de Archivos mediante convenio de colaboración firmado por el titular de la Institución.

• Dado que el software es de código abierto los beneficiarios podrán actualizar el sistema bajo sus propios requerimientos y las mejoras las retroalimentaran al AGN para redistribuirlas a la comunidad archivística.

Conclusiones

Visiten la página Web del AGN:

www.agn.gob.mx