La norma ISAAR (CPF) 2ª ed.

Vitor Manoel Marques da FonsecaVitor Manoel Marques da FonsecaArquivo Nacional (Brasil)Arquivo Nacional (Brasil)

Santa Cruz de la Sierra, 24/11/2004Santa Cruz de la Sierra, 24/11/2004

Normalización Normalización

““Normalización: acto o efecto de normalizar Normalización: acto o efecto de normalizar [...].”[...].”

““Norma: lo que se establece como base o Norma: lo que se establece como base o medida para la realización o evaluación de medida para la realización o evaluación de alguna cosa [...]; principio, precepto, regla, alguna cosa [...]; principio, precepto, regla, ley [...]; modelo, padrón; [...] tipo concreto ley [...]; modelo, padrón; [...] tipo concreto o fórmula abstracta de lo que debe ser, en o fórmula abstracta de lo que debe ser, en todo que admite un juicio de valor [...]todo que admite un juicio de valor [...]

HisHistórico de la normalización de la órico de la normalización de la descripción en los archivosdescripción en los archivos

deseos anteriores de normalización – deseos anteriores de normalización – propuestas de realización de trabajos propuestas de realización de trabajos colectivoscolectivos

timidez de las propuestas – diferencias timidez de las propuestas – diferencias entre Archivología y Biblioteconomía: entre Archivología y Biblioteconomía: documento archivístico único X documento archivístico único X documento bibliográfico repetido documento bibliográfico repetido descripción archivística individualizada X descripción archivística individualizada X descripción bibliográfica estandarizadadescripción bibliográfica estandarizada

Histórico Histórico de la normalización de la la normalización de la descripción en los archivos (cont.) en los archivos (cont.)

esfuerzo de normalización a partir de los esfuerzo de normalización a partir de los años 1980 años 1980 uso de computadoras, uso de computadoras, crecimiento del uso de archivos, crecimiento del uso de archivos, crecimiento de los acervos, necesidad de crecimiento de los acervos, necesidad de mejorar la cualidad técnica y de bajar los mejorar la cualidad técnica y de bajar los costos (menos funcionarios), ejemplo de costos (menos funcionarios), ejemplo de otras áreas, principalmente de la otras áreas, principalmente de la Biblioteconomía.Biblioteconomía.

El contexto El contexto inmediato de la creación de las de la creación de las normas de descripción archivísticasnormas de descripción archivísticas

uso de computadoras en los archivosuso de computadoras en los archivos

economía de recursoseconomía de recursosintercambio de datos intercambio de datos

aumento da calidad metodológicaaumento da calidad metodológicaampliación de las posibilidades de ampliación de las posibilidades de

recuperación de la información en una recuperación de la información en una misma institución y entre institucionesmisma institución y entre instituciones

Tipos de normas(Working Group on Standards for Archival

Description, Society of American Archivists, 1989)

normas técnicas –rígidas, producción de normas técnicas –rígidas, producción de resultados idénticosresultados idénticos

convenciones (o normas profesionales) –convenciones (o normas profesionales) –flexiblesflexibles

directrices – criterios para orientar directrices – criterios para orientar prácticasprácticas

en 1994, en 1994, Standards for archival Standards for archival description, a handbookdescription, a handbook información información acerca de 86 normas consideradas más acerca de 86 normas consideradas más relevantes, y haciendo referencia a 157 relevantes, y haciendo referencia a 157 otras.otras.

Las primeras iniciativas

1983HENSEN, Steven L. Archives, personal papers and

manuscripts: a cataloging manual for archival repositories, historical societies and manuscripts. Washington, DC: Library of Congress, 1983. 51 p.

1986COOK, Michel; PROCTER, Margaret. A manual of

archival description. Aldershot: Gower, 1986. p.1990BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS. Planning

Committee on Descriptive Standards. RAD: rules for archival description. Ottawa, 1990. p.

Las normas internacionales

1992INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Statement of principles

regarding archival description. 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p.

1994INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): General

International Standard of Archival Description. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards.

1996INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF):

international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families; proposed by the ad hoc Commission on Descriptive Standards, Paris, France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996.

2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.

Norma Internacional de Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias

1ª ed. – elaborada de 1993 a 1995, publicada en 1996

2ª ed. – elaborada de 2000 a 2003, publicada en 2004

Objetivos

producción de registros de autoridad de archivos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes

crea la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de interés de más de una institución

Que es una autoridad?

concepto originario de la área de bibliotecasconcepto originario de la área de bibliotecas definición: “término normalizado que definición: “término normalizado que

permite acceder de una forma única a los permite acceder de una forma única a los registros bibliográficos que lo contienen”registros bibliográficos que lo contienen”

exige otros conceptos:exige otros conceptos:control de autoridades – uso control de autoridades – uso

consistente consistente de una única forma de de una única forma de nombre, asunto nombre, asunto o serie como o serie como encabezamiento en un encabezamiento en un catálogocatálogo

registro de autoridad – registro de la registro de autoridad – registro de la forma de encabezamiento establecida forma de encabezamiento establecida

y y información relativa a ellainformación relativa a ella

Registros de autoridad de archivos

forma normalizada del nombre, forma normalizada del nombre, combinada con otros elementos combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionadosde autoridad relacionados

Por que registros de autoridad de archivos?Por que registros de autoridad de archivos?

mejorar las condiciones de pesquisa y mejorar las condiciones de pesquisa y acceso a las informaciones deseadas, acceso a las informaciones deseadas, evitando homónimos y buscas por varias evitando homónimos y buscas por varias posibilidades de nombres de una posibilidades de nombres de una institución, persona ó familia (acrónimos, institución, persona ó familia (acrónimos, pseudónimos, títulos etc.)pseudónimos, títulos etc.)

aprovechar las amplias pesquisas aprovechar las amplias pesquisas establecidas en archivos para establecidas en archivos para establecimiento del nombre, histórico y establecimiento del nombre, histórico y funciones/actividades de los productores funciones/actividades de los productores de archivos de archivos

Ventajas del uso de registros de autoridad Ventajas del uso de registros de autoridad de archivosde archivos

descripción de instituciones, personas y familias como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico aproximación de trabajo común con los profesionales de la área de bibliotecas y museoselaboración de un nuevo tipo de recurso para la pesquisa en archivos

control de la creación y uso de los puntos de acceso en las descripciones archivísticasentradas normalizadas de nombres, haciendo distinción entre homónimos, usando referencias cruzadas para acrónimos, siglas, pseudónimos, títulos etc.

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos (cont.)

documentación de las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernenposibilidades de identificación de parcelas dispersas de un fondoposibilidades de establecer relaciones entre diferentes entidades posibilidades de establecer relaciones entre las entidades y materiales relacionados a ellas por producción, propiedad ó asunto, por ejemplo, materiales bibliográficos, museológicos o sitios en la web.

Características generalesCaracterísticas generales1- Área de identificación – identifica la entidad

descrita y establece su(s) forma(s) normalizada(s) de nombre

2- Área de descripción – informa acerca de la historia, actividades y contexto de la entidad

3- Área de relaciones – registra y describe relaciones entre la entidad y otras entidades

4- Área de control – identifica y informa acerca de la producción del registro de autoridad de archivos

5- Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos – orienta sobre vínculos entre registros de autoridad de archivos y otros recursos informativos

Características generales (cont.)

27 elementos27 elementos 4 elementos esenciales:4 elementos esenciales:

Tipo de entidadTipo de entidad Forma(s) autorizada(s) del Forma(s) autorizada(s) del nombrenombreFechas de existenciaFechas de existenciaIdentificador del registro de Identificador del registro de autoridadautoridad

Exige normas nacionalesExige normas nacionales Exige un formato de intercambio – Exige un formato de intercambio –

Encoded Archival Context (EAC)Encoded Archival Context (EAC)

1 - Área de identificación

1.1 – Tipo de entidad1.1 – Tipo de entidad

1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre

1.3 – Formas paralelas del nombre1.3 – Formas paralelas del nombre

1.4 – Formas normalizadas del nombre 1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras reglassegún otras reglas

1.5 – Otras formas del nombre1.5 – Otras formas del nombre

1.6 – Identificadores para instituciones1.6 – Identificadores para instituciones

1.1 – Tipo de entidad1.1 – Tipo de entidad

elemento obligatorioelemento obligatorio instituciones – instituciones – organización o grupo de organización o grupo de

personas, identificado por un nombre personas, identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar como propio y que actúa o puede actuar como una entidad. Puede incluir una persona una entidad. Puede incluir una persona individual que actúe como persona individual que actúe como persona jurídica.jurídica.

personapersona familiafamilia

1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre

elemento obligatorioelemento obligatorio uso de normas nacionales y uso de normas nacionales y

internacionales, por ejemplo, AACR2 e internacionales, por ejemplo, AACR2 e NBR 1084NBR 1084

órganos públicos – cadena jerárquica de órganos públicos – cadena jerárquica de subordinación o paíssubordinación o país

uso de calificativos en los nombres de uso de calificativos en los nombres de persona (fechas de nacimiento y muerte, persona (fechas de nacimiento y muerte, actividad/función)actividad/función)

una o más de una forma autorizada, una o más de una forma autorizada, conforme decisión nacionalconforme decisión nacional

1.3 – Formas paralelas del nombre1.3 – Formas paralelas del nombre

uso por países con más de un idioma uso por países con más de un idioma oficialoficial

1.4 – Formas normalizadas del nombre 1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras reglassegún otras reglas

formas normalizadas del nombre según formas normalizadas del nombre según otras reglas que no las usadas para crear la otras reglas que no las usadas para crear la forma autorizada del nombreforma autorizada del nombre

importa registrar reglaimporta registrar regla puntos de contacto con otras comunidades puntos de contacto con otras comunidades

profesionalesprofesionales

1.5 – Otras formas del nombre1.5 – Otras formas del nombre

formas no autorizadas del nombreformas no autorizadas del nombre referencia cruzada VERreferencia cruzada VER acrónimos, pseudónimos, títulos etc.acrónimos, pseudónimos, títulos etc.

11.6 – Identificadores para instituciones.6 – Identificadores para instituciones

números y códigos identificadoresnúmeros y códigos identificadores en Brasil, CNPJ o número de entidad capaz en Brasil, CNPJ o número de entidad capaz

de hacer el protocolo de procesos de hacer el protocolo de procesos administrativosadministrativos

2 - Área de descripción2 - Área de descripción

2.1 – Fechas de existencia2.1 – Fechas de existencia 2.2 – Historia2.2 – Historia 2.3 – Lugar(es)2.3 – Lugar(es) 2.4 – Estatuto jurídico2.4 – Estatuto jurídico 2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades 2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es) 2.7 – Estructura(s) interna(s)/Genealogía2.7 – Estructura(s) interna(s)/Genealogía 2.8 – Contexto general2.8 – Contexto general

PosibilidadesPosibilidades

información estructurada en varios información estructurada en varios elementos elementos

oo

fechas de existencia y texto libre fechas de existencia y texto libre

2.1 – Fechas de existencia2.1 – Fechas de existencia

elemento obligatorioelemento obligatorio siempre fornecido separadamentesiempre fornecido separadamente persona: nacimiento y muertepersona: nacimiento y muerte familia: acontecimientos relativos a la vida familia: acontecimientos relativos a la vida

de la familiade la familia instituciones: creación y disolucióninstituciones: creación y disolución

2.2 – Historia2.2 – Historia

enlace con Historia enlace con Historia administrativa/biografíaadministrativa/biografía

principales acontecimientos ligados a la principales acontecimientos ligados a la vida o actividad – recurso a fechasvida o actividad – recurso a fechas

para personas, puede incluir para personas, puede incluir informaciones acerca de genero, informaciones acerca de genero, nacionalidad, familia, afiliaciones políticas nacionalidad, familia, afiliaciones políticas o religiosaso religiosas

2.3 – Lugares2.3 – Lugares

lugares de nacimiento y muerte, lugares de nacimiento y muerte, actividad, áreas geográficas de actividad, áreas geográficas de actuación, jurisdicción, propiedades actuación, jurisdicción, propiedades etc.etc.

2.4 – Estatuto jurídico2.4 – Estatuto jurídico

uso para institucionesuso para instituciones pública o privada, tipo de instituciones etc. pública o privada, tipo de instituciones etc. recurso a datas, cuando interesanterecurso a datas, cuando interesante

2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades

funciones, ocupaciones y actividades, con funciones, ocupaciones y actividades, con sus fechas/períodossus fechas/períodos

2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)

fuentes legales de autoridad de la fuentes legales de autoridad de la institución, persona o familia cuanto a sus institución, persona o familia cuanto a sus poderes, funciones, responsabilidades o poderes, funciones, responsabilidades o esfera de actividades, incluyendo esfera de actividades, incluyendo jurisdicción o influencia sobre uno dado jurisdicción o influencia sobre uno dado territorio. territorio.

2.7 – Estructuras internas/Genealogía2.7 – Estructuras internas/Genealogía

no usado para personas.no usado para personas.

institución: estructura(s) administrativas) institución: estructura(s) administrativas) interna(s) interna(s)

familia: genealogíafamilia: genealogía

2.8 - Contexto general2.8 - Contexto general

informaciones generales para informaciones generales para contextualización de la contextualización de la vida/actuación de la institución, vida/actuación de la institución, persona o familia persona o familia

3 - Área de relaciones3 - Área de relaciones

3.1 - Nombre(s)/Identificadores de 3.1 - Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias instituciones, personas o familias relacionadasrelacionadas

3.2 – Naturaleza de la relación3.2 – Naturaleza de la relación 3.3 – Descripción de la relación3.3 – Descripción de la relación 3.4 – Fechas de la relación3.4 – Fechas de la relación

3.1 – Nombre(s)/Identificadores de 3.1 – Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias instituciones, personas o familias

relacionadasrelacionadas

formas autorizadas del nombre y formas autorizadas del nombre y identificadores de los registros de identificadores de los registros de autoridad archivística de entidades autoridad archivística de entidades relacionadasrelacionadas

establecimiento de relaciones (“links”)establecimiento de relaciones (“links”)

3.2 – Naturaleza de la relación3.2 – Naturaleza de la relación

uso de vocabulario controlado uso de vocabulario controlado nacional/institucionalnacional/institucional

si no existe, usar las categoríassi no existe, usar las categoríasjerárquico (ej. superior / jerárquico (ej. superior / subordinado)subordinado)temporal (ej. predecesor / temporal (ej. predecesor /

sucesor)sucesor)familiar ( ex. padre / hijo, esposo / familiar ( ex. padre / hijo, esposo /

esposa)esposa)asociativa (demás relaciones, ej. asociativa (demás relaciones, ej.

colega, miembro etc.)colega, miembro etc.)

3.3 – Descripción de la relación3.3 – Descripción de la relación

explicación acerca de la relaciónexplicación acerca de la relación

3.4 – Fechas de la relación3.4 – Fechas de la relación

período de la relaciónperíodo de la relación

4 - Área de control4 - Área de control

4.1 – Identificador del registro de 4.1 – Identificador del registro de autoridadautoridad

4.2 – Identificador(es) de la institución4.2 – Identificador(es) de la institución 4.3 – Reglas y/o convenciones4.3 – Reglas y/o convenciones 4.4 – Estado de elaboración4.4 – Estado de elaboración 4.5 – Nivel de detalle4.5 – Nivel de detalle 4.6 – Fechas de creación, revisión o 4.6 – Fechas de creación, revisión o

eliminacióneliminación 4.7 – Lengua(s) y escritura(s)4.7 – Lengua(s) y escritura(s) 4.8 – Fuentes4.8 – Fuentes 4.9 – Notas de mantenimiento4.9 – Notas de mantenimiento

4.1 – Identificador del registro de autoridad4.1 – Identificador del registro de autoridad

código del país + identificador nacionalcódigo del país + identificador nacional

4.2 – Identificador(es) de la a institución4.2 – Identificador(es) de la a institución

forma autorizada del nombre de la forma autorizada del nombre de la institución responsable por la creación, institución responsable por la creación, manutención o diseminación del registro manutención o diseminación del registro de autoridad archivístico o suyo de autoridad archivístico o suyo identificadoridentificador

4.3 – Reglas y/o convenciones4.3 – Reglas y/o convenciones

reglas y convenciones utilizadasreglas y convenciones utilizadas destaque para las reglas usadas para destaque para las reglas usadas para

establecimiento de la forma autorizada del establecimiento de la forma autorizada del nombrenombre

4.4 – Estado de elaboración4.4 – Estado de elaboración

borrador (versión preliminar), final, borrador (versión preliminar), final, revisada o eliminadorevisada o eliminado

4.5 – Nível de detalle4.5 – Nível de detalle

tres niveles: tres niveles:

básico – sólo elementos obligatóriosbásico – sólo elementos obligatórios

parcialparcial

completocompleto reglas nacionales o institucionales reglas nacionales o institucionales

definiendo esos nivelesdefiniendo esos niveles

4.6 – Fechas de creación, revisión o 4.6 – Fechas de creación, revisión o eliminacióneliminación

información cronológica ligada a 4.4 – información cronológica ligada a 4.4 – Estado de elaboraciónEstado de elaboración

4.7 – Lengua(s) y escritura(s)4.7 – Lengua(s) y escritura(s)

Hacer más fácil el acceso y el usoHacer más fácil el acceso y el uso

4.8 – Fuentes4.8 – Fuentes

fuentes utilizadas para creación del fuentes utilizadas para creación del registro de autoridad archivísticaregistro de autoridad archivística

4.9 – Notas de mantenimiento4.9 – Notas de mantenimiento

notas referentes a la creación y notas referentes a la creación y mantenimiento del registromantenimiento del registro

identificación del autor / responsable por identificación del autor / responsable por el registroel registro

Relación de instituciones, personas y familias Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursoscon documentos de archivo y otros recursos

1 - Identificadores y títulos de los recursos 1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionadosrelacionados

2 - Tipos de recursos relacionados2 - Tipos de recursos relacionados 3 - Naturaleza das relaciones3 - Naturaleza das relaciones 4 – Fechas de los recursos relacionados 4 – Fechas de los recursos relacionados

y/o de las relacionesy/o de las relaciones

ObservacionesObservaciones

no integra el registro de autoridad no integra el registro de autoridad archivísticaarchivística

carácter pedagógico – propuesta de como carácter pedagógico – propuesta de como hacer ralacioneshacer ralaciones

1 - Identificadores y títulos de los recursos 1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionadosrelacionados

identificadores (por ej., código de identificadores (por ej., código de referencia) y título del recurso relacionadoreferencia) y título del recurso relacionado

2 - Tipos dos recursos relacionados2 - Tipos dos recursos relacionados

identificación del tipo de recurso: identificación del tipo de recurso: documentos de archivo, material documentos de archivo, material bibliográfico o museológico, instrumento bibliográfico o museológico, instrumento de descripción, página web etc.de descripción, página web etc.

3 - Naturaleza de las relaciones3 - Naturaleza de las relaciones

describir la relación entre la institución, describir la relación entre la institución, persona o familia y el recurso relacionado persona o familia y el recurso relacionado (por ej., productor, autor, sujeto etc.)(por ej., productor, autor, sujeto etc.)

4 – 4 – Fechas de los recursos relacionados y/o Fechas de los recursos relacionados y/o de las relacionesde las relaciones

contextualización cronológica de las contextualización cronológica de las relaciones relaciones

EjemplosEjemplos

http://www.archiviodistato.firenze.it/siasfi/http://www.archiviodistato.firenze.it/siasfi/ http://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsphttp://aer.mcu.es/sgae/index_censo_guia.jsp o o

http:http://aer.mcu.es/sgae/servletAerCga_ServletManager//aer.mcu.es/sgae/servletAerCga_ServletManagerCGACGA??pantalla=0&pantallaCuerpo=6pantalla=0&pantallaCuerpo=6

http://www.osa.ceu.hu/guide/fonds/isaar.shtmlhttp://www.osa.ceu.hu/guide/fonds/isaar.shtml http://http://chanchan..archivesnationalesarchivesnationales..cultureculture..gouvgouv..

fr/sdx/etanotfr/sdx/etanot//- ver tb. Alliance Israelite Universelle - ver tb. Alliance Israelite Universelle em em http:http://www.aiu.org/biblio/Archives/recherche.html//www.aiu.org/biblio/Archives/recherche.html

Projeto LEAF - Projeto LEAF - http://iiss033.joanneum.at:8100/Leaf2/http://iiss033.joanneum.at:8100/Leaf2/

Projeto GASHE Projeto GASHE http://www.http://www.gashegashe.ac..ac.uk/heicolls/personaluk/heicolls/personal..htmlhtml

Encoded Archival Context (EAC)Encoded Archival Context (EAC)

- - ver en ver en http:http://www.library//www.library..yaleyale..edu/eacedu/eac// y y en en http:http://jefferson.village.virginia.edu/eac///jefferson.village.virginia.edu/eac/