Descripcin. Descripcin archivstica normalizada. Normas

ISAD (G) e ISAAR (CPF). Soluciones electrnicas.

Instrumentos de bsqueda y recuperacin de los documentos.

Dr. dison Yamir Toledo Daz

Descripcin archivstica

Fases del tratamiento archivstico

IDENTIFICACIN VALORACIN

DESCRIPCIN ORGANIZACIN

CONSERVACIN

DIFUSIN

Descripcin archivstica

La Norma ISAD(G) (2000) plantea que es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y, en su caso, de las partes que la componen, mediante la recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido.

Exigencias actuales de la descripcin archivstica

1. Debe ser multinivel.

2. Debe ser normalizada.

Entre otras, ambas exigencias resultan favorecidas por el uso de normas como

la ISAD(G) y la ISAAR (CPF).

Descripcin multinivel

FONDO

Subfondo

Serie

Expediente

Unidad documental

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 1

Nivel 4

Nivel 5

Descripcin 1

Descripcin 2

Descripcin 3

Descripcin 4

Descripcin 5

Niveles de descripcin

FONDO

Subfondo

Serie SerieSerie Serie

ExpedienteExpediente Expediente

Unidad documental

Unidad documental

Unidad documental

Unidad documental

Norma Internacional de Descripcin

Archivstica Normalizada:

ISAD (G)

Premisas de la Norma ISAD(G)1. La descripcin se dispone de lo general a lo

particular.

2. Es necesaria en cualquier nivel del ciclo de vida aunque fue concebida para documentos de conservacin permanente.

3. La unidad o nivel de descripcin ms amplia es el fondo, cuyas partes son niveles subsecuentes de l.

4. Se establece un modelo jerrquico del fondo y de las partes que lo constituyen.

reas de la Norma ISAD(G)1. rea de identificacin.

2. rea de contexto.

3. rea de contenido y estructura.

4. rea de condiciones de acceso y utilizacin.

5. rea de documentacin asociada.

6. rea de notas.

7. rea de control de la descripcin.

1.1. Cdigo de referencia.

1.2. Ttulo.

1.3. Fechas.

1.4. Nivel de descripcin.

1.5. Volumen y soporte de la unidad documental.

1. rea de identificacin

2. rea de contexto2.1. Productor (es).

2.2. Historia institucional.

2.3. Historia archivstica.

2.4. Forma de ingreso.

3. rea de contenido y estructura

3.1. Alcance y contenido.

3.2. Valoracin, seleccin y eliminacin.

3.3. Nuevos ingresos.

3.4. Organizacin.

4.1. Condiciones de acceso.

4.2. Condiciones de reproduccin.

4.3. Lengua/Escritura de los documentos.

4.4. Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos.

4.5. Instrumentos de descripcin.

4. rea de condiciones de acceso y utilizacin

5. rea de documentacin asociada

5.1. Existencia y localizacin de los originales.

5.2. Existencia y localizacin de copias.

5.3. Unidades de descripcin relacionadas.

5.4. Nota de publicaciones.

7. rea de control de la descripcin

7.1. Notas del archivero.

7.2. Reglas o normas.

7.3. Fecha de la descripcin.

6. rea de notas6.1. Notas.

Ejemplo de aplicacin de la tecnologa informtica

para la descripcin archivstica segn la

Norma ISAD(G)

Ejemplos reales de lo declarado como cdigos de referencia

1. ES.28079.AHN/1.1.3.1//CONSEJOS,6298,Exp.5

2. BR AN,RIO DS.0.CAR.1

3. ADM-CORREOS:SR.1

4. Archivo General de la Nacin/ Instituciones Coloniales/ Ayuntamiento/ Mercados (071)/ Contenedor 01/ Volumen 1/

Ejemplos reales de ttulos

Ttulo atribuido:Carta n 108 del virrey Jos Fernando de Abascal, al ministro de Gracia y Justicia. (1810)

Ttulo del documento:Carta n 108

Extrado de PARES

Ejemplos reales de ttulos

Ttulo atribuido:ndice de los duplicados nmeros 12 a 15 del virrey Abascal, Marqus de la Concordia, a la Direccin General de Hacienda Pblica. (1815)

Ttulo del documento:

Extrado de PARES

Ejemplos reales de ttulos

Ttulo atribuido:

Manuel Zumalde y Andueza. (1771)

Ttulo del documento:?

Extrado de PARES

Ejemplos reales de ttulos

Ttulo atribuido:Testamento de Diego de Ziga de la villa de Vllora (Cuenca). (1555)

Ttulo del documento:

? Extrado de PARES

Ejemplos reales de niveles de descripcin declarados

Fuente: http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/elemento-del-cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20

X

Ejemplo de productores declarados

1. Cmara de Castilla (Espaa)

2. Real Cancillera de los Reyes de Castilla. Registro del Sello de Corte

3. Consejo de Estado (Espaa. 1521-1834)

4. Fieles Ejecutores, Fiscal de lo Civil, Alcaldes Mayores, Teniente General, Oficiales de la Real Hacienda y Reales Cajas, etc.

5. Banco de Roraima Sociedade Annima -1968 1988

Elementos esenciales de la Norma ISAD(G)

1. Cdigo de referencia.

2. Ttulo.

3. Productor.

4. Fechas.

5. Extensin de la unidad de descripcin.

6. Nivel de descripcin.

Instrumentos de descripcin

Instrumentos de descripcin

Tradicionalmente se consider que:

Series Inventarios

Unidades documentales simples y compuestas Catlogos

Fondo Guas

Nivelesgeneraban

Instrumentos

Instrumentos de descripcin

La Norma ISAD (G)

Tecnologas informticas

Novedosos y completos

Sistemas de Informacin Archivstica

Propician+

Ejemplos de Sistema de Informacin Archivstica

http://pares.mcu.es/

Pares (Espaa)

SIAN | Sistema de Informaes do Arquivo

Nacional (Brasil)

http://www.an.gov.br/sian/inicial.asp

Archivo General de laNacin (Colombia)

http://consulta.archivogeneral.gov.co/ConsultaWeb/eleme

nto-del-cuadro.jsp?id=3150641&total=94&ini=1&fin=20

Gua General del ArchivoGeneral de la Nacin (Mxico)

http://www.agn.gob.mx/guiageneral/

Ejemplo de uninstrumento obtenido

como resultado del uso de las tecnologas

informticas

Norma internacional sobre encabezamientos autorizados archivsticos para entidades, personas

y familias: ISAAR (CPF)

Campos obligatorios de la Norma ISAAR (CPF)

1. Tipo de entidad.

2. Forma autorizada del nombre.

3. Fecha de existencia.

4. Identificador del registro de autoridad.

Segn la Norma ISO 3166

Conclusiones1. La descripcin archivstica es una fase del

tratamiento archivstico que tiene carcter integrador y que permite confirmar lo realizado en el resto de las fases.

2. La descripcin archivstica es multinivel y debe hacerse normalizadamente.

3. En la normalizacin de la descripcin archivstica, se emplea la Norma ISAD(G), que permite homogenizar y unificar los criterios de bsqueda para el acceso y consulta de los documentos.

Conclusiones4. En cuanto a los instrumentos de

descripcin, la Norma ISAD (G) y las tecnologas informticas, parecen influir decisivamente en que evolucionen, de una manera integrada, hacia verdaderos Sistemas de Informacin Archivstica, con sus grandes posibilidades para la consulta y acceso a los documentos y a la informacin.

Conclusiones5. La Norma ISAAR (CPF) establece en la

descripcin, encabezamientos autorizados que describen a las entidades, personas o familias, que son las productoras de los documentos.

6. Esta norma elabora registros de autoridad, proporcionando descripciones de las entidades anteriores.

7. Genera puntos de acceso entre las entidades que permiten su intercambio y facilitan su consulta.