ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008

ARCHIVOS

Artículo 32

Lineamientos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal

Diario Oficial del 20 de febrero de 2004

I. Disposiciones Generales

II De la organización de los archivos

I. Del control de gestión

II. De los archivos de trámite

III. Del archivo de concentración

IV. Del archivo histórico

V. De los instrumentos de consulta y control archivístico

VI. De los expedientes de archivo

III. De la conservación de archivos

IV. De los archivos electrónicos

Transitorios

V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico

I. El cuadro de clasificación archivística

II. El catálogo de disposición documental

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DELOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

DOF 20/02/2004

Artículo 32

...Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.

ISO 15489ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES

DE LAS INSTITUCIONES

(VERSIÓN PRELIMINAR)

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

• Identificación

• Valoración

• Regulación

• Control

IDENTIFICACIONConsiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental:

El Productor

Función

Documento de Archivo

Identificación

IDENTIFICACIONCompilar la información institucional:

•Disposiciones legales

•Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia

Identificación

IDENTIFICACIONDisposiciones que regulan las competencias administrativas.

•Normas y procedimientos

Identificación

IDENTIFICACIONNormas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción

Identificación

IDENTIFICACION•Entrevistar a los productores de los documentos

•Ubicar la procedencia institucional de la documentación

•Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes

Identificación

IDENTIFICACION•Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo

Relación:

•Serie-Función

•Serie-Series

•Serie-otras Fuentes de Información

Identificación

IDENTIFICACION•Conocer la evolución del sujeto productor

•Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos

•Identificar series documentales

•Conocer tramites y procedimientos

Resultados de esta etapa

IDENTIFICACION

•Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación

Valoración

VALORACIÓN

Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación

ACTIVA INACTIVA

SEMIACTIVA

VALORACIÓN

PRIMARIA SECUNDARIA

VALORACIÓN PRIMARIA

IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS

PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS

DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS

INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O

CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos

CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIACUAL QUE QUIEN COMO

ADMINISTRATIVO

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL

TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE

RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE

CONCLUÍDO O PRESCRITO

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA

UNIDAD ADMINISTRATIVA

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE,

FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN

APLICABLES

JURÍDICO O LEGAL

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE LOS

DERECHOS U OBLIGACIONES

CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O

PRESCRIBAN

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA

SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA

DEPENDENCIA

MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE

DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL

PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS

FISCAL

DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD

DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS

DE LOS RECURSOS PÚBLICOS

EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA

SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS

FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL

PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD

PROBATORIA

ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE

LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS

TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN

CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS

CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO

FUENTES DE INFORMACIÓN DE

CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

VALORACIÓN SECUNDARIA

CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA

CUAL QUE QUIEN COMO

EVIDENCIAL

DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y

OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES

GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE

ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN

DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN

NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE

MUESTREO)

TESTIMONIAL

DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA

EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS

DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN

INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE

MUESTREO)

INFORMATIVO

DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN

A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN

MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS

FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC.

(APLICACIÓN DE MUESTREO)

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo.

• Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades

administrativas, indicando dónde se encuentran.

• Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.

• Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.

• Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.

• Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.

•Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa.

Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.

•Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales).

•Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia.

•Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

OTROS CRITERIOS A CONSIDERAR

En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

•Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

• Introducción o presentación. Aquí se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.• Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. •la base jurídica institucional.

REGULACIÓN

•Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.

• Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

5C        RECURSOS FINANCIEROS

5C.2   Programas y proyectos sobre

recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA

5C.3  Gastos o egresos por partida

presupuestal contable 3 2 5 BAJA 5C.4      

Ingresos contable 2 3 5 BAJA

5C.5       Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE

5C.6        Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA

5C.7        Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO

AT.AC

T.

DISPOSICIÓNvalor

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

•Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.

CONTROL

Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.

Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.

Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.

CONTROL

DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO TECNICO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

DOCUMENTOS GENERADOS

O RECIBIDOS

SE TRAMITAN SE CUSTODIANSE DETARMINA

SU DESTINO FINAL

SE CONSERVAN

SE DEPURAN

ARCHIVO DE

TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y

NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN

DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA

PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA

ADMINISTRATIVO

FONDO

Serie

Expediente

Sección 4C RECURSOS HUMANOS

4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL

Tipos documentales

Filiación

FM2 (en su caso)

Dispensa de edad (en su caso)

Cartilla de Liberación (en su caso)

Comprobantes de domicilio

Acta de Nacimiento

Constancia máxima de estudios

Contratos

Movimientos únicos (FUNP)

Licencias sin goce de sueldo

Licencias con goce de sueldo

Licencias médicas o cuidados maternos del ISSTE

Suspensiones temporales en sueldos y funciones

Comisiones

Estímulos y recompensas

Actas administrativas

Días Económicos

Alta acreedor a pensión

Integración de antigüedad

Comprobantes de cursos de capacitación

Renuncia

Licencia pre jubilatoria

Hoja de servicio

Dictámenes o actas de accidentes de trabajo

IDENTIFICACIÓN

VALIDACIÓN

FORMALIZACIÓN

CAPACITACIÓN

JERARQUIZACIÓN

CODIFICACIÓN