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Las Notificaciones electrónicas: 5 claves para mantenerlas bajo control Apuesta por una gestión eficiente
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Las Notificaciones electrónicas: 5 claves para mantenerlas bajo control
Apuesta por una gestión eficiente
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Las 5 claves para mantener
las Notificaciones bajo control
El modelo de gestión de las
Notificaciones Electrónicas
¿Qué son las Notificaciones
Electrónicas?
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Índice
PORTALNEOS4
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Las Notificaciones Electrónicas permiten a cualquier persona física o jurídica recibir notificaciones de las Administraciones Públicas por vía telemática.
La apuesta de la Administración por la vía telemática para su comunicación, se constata en la aprobación de la Ley 39/2015 del 1 de Octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, donde como principal novedad, se sustituye el método tradicional de notificación con papel y con acuse de recibo, y da preferencia a la notificación de modalidad electrónica, a través de la comparecencia en el Organismo o la Administración actuante (Administraciones Autonómicas, Administración General del Estado y Entidades Locales) y mediante el acceso del interesado o su representante.
A su vez, en esta ley se establece que cualquier notificación administrativa debe ser cursada en el plazo máximo de diez días desde que se ha dictado el acto y debe reflejar el texto completo de la resolución, haciendo referencia al mismo tiempo de si se da por finalizada o no la vía administrativa que se ha iniciado.
Asimismo, esta notificación deberá contener los recursos que pudieran proceder en vía adminis-trativa y/o judicial, el órgano ante el que debiera presentarse dichos recursos y el plazo correspon-diente para interponerlos, sin que esto sea un perjuicio para el ejercicio de cualquier otro tipo de recurso que pudiera estimar oportuno el interesa-do en su pleno derecho. Esta modalidad de notificación tiene que reunir dos condiciones:
Antes de acceder al contenido, el interesado debe haber visualizado un aviso acerca de la naturaleza de la notificación procedente del organismo público, en referencia a la actuación administrativa en cuestión.
El sistema informático debe dejar registrado y grabado el acceso de dicha notificación por parte del interesado, señalando y dejando constancia de la fecha y la hora en que se ha producido, funcionando en este caso como un sistema de acuse y recibo.
Una vez recibida la notificación, el interesado cuenta con el plazo máximo de diez días naturales para que dicha notificación sea leída, sin perjuicio de que, en el caso de no haberse leído en el plazo dado, esta se
¿Qué son las Notificaciones Electrónicas? 1
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considere a efectos de notificación y cómputo de los días de plazo, igualmente practicada y notificada.
Sin embargo, y a pesar de que la ley da mayor protagonismo en la comunicación a los medios electrónicos, hay varios supuestos señalados y contenidos en la ley en los que en ningún caso se podrá realizar la notificación de forma electrónica o telemática:
Si en la notificación hay elementos que, por su propia naturaleza o circunstancia, no pudieran ser convertidos en ningún caso a un formato electrónico.
Si la notificación pudiera contener elementos que pudieran constituir o ser medios de pago, como por ejemplo, cheques.
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2Existe un buzón habilitado para la recepción de las Notificaciones Electrónicas que por vía telemática emitan las distintas Administraciones Públicas, para cualquier persona física o jurídica, denominada Dirección Electrónica Habilitada (DEH)
Desde esta dirección, el titular puede realizar las suscripciones pertinentes a aquellos organismos de los que deba recibir algún tipo de notificación, disponiendo de un buzón electrónico por cada uno de ellos, a través de los cuales recibirá todas sus notificaciones.
Este servicio electrónico ha sido desarrollado de acuerdo al cumplimiento de las más exigentes garantías de autenticidad, privacidad y confidencialidad, con el fin de proteger tanto la identidad del interesado, como el contenido y datos que pudieran estar recogidos en las notificaciones.
Para poder utilizar este servicio de buzón electrónico, se requiere que el interesado esté en posesión de un Certificado Digital estándar, que puede estar bien a su nombre o al de la empresa que pudiese representarlo.
Podría ocurrir que, el interesado o si correspondiera, su representado, rechazase la notificación de una actuación administrativa. En este caso, este acto sería debidamente registrado en el expediente, haciendo referencia a las circunstancias de haber intentado realizar la notificación y señalando a través de qué medio se ha realizado.
En cualquier caso, a pesar de que el interesado hubiera declinado una notificación, se daría por efectuado el trámite y el procedimiento al que correspondiera dicha notificación seguiría su curso normal.
La Agencia Tributaria ofrece un servicio de aviso, mediante el cual el interesado, tras facilitar un número de teléfono móvil o una dirección de correo electrónica, recibirá un aviso de la Agencia Tributaria, bien a través de SMS o de email, en el que se le informa de
El modelo de gestión de las Notificaciones Electrónicas
que hay una notificación pendiente en la sede electrónica.
Serán mensajes que tan solo contendrán el aviso propiamente dicho. No harán alusión en ningún caso al motivo ni contenido de la notificación. Esto no impedirá que, si por motivos técnicos o algún tipo de fallo en la red, no pudiese realizarse el aviso, la notificación sea considerada efectuada.
A través del portal 060, el interesado puede registrarse en el servicio de Notificaciones Electrónicas de los organismos públicos adheridos a este servicio.
En el proceso de activación de las Notificaciones Electrónicas, se establecen y marcan los días en los que no se quiere ser notificado, pudiendo elegir hasta un máximo de 30 días al año que no tienen que ser necesariamente de forma consecutiva, en los que se solicita al organismo público que no nos envíe notificaciones, periodo que podemos hacer coincidir con el cierre de la empresa por motivo de las vacaciones.
Podría ocurrir que tras haber utilizado estos 30 días, por cualquier tipo de imprevisto o situación de causa mayor, hubiese días, o incluso un plazo de tiempo, en el que no se pudiese estar a cargo del control de las notificaciones electrónicas recibidas, en este caso se podría realizar el apoderamiento de una tercera persona que se quedaría a cargo de esta tarea.
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1. Gestión centralizada
Una de las principales claves para llevar un control absoluto y eficaz de las Notificaciones Electrónicas sería disponer de un sistema que unificara todas las notificaciones a recibir de los diferentes Organismos Públicos.
Contar con un único punto de acceso donde gestionar cada una de las notificaciones recibidas con trazabilidad sobre el estado y acciones a realizar de cada de ellas nos permite una mayor eficiencia en la gestión y ahorro de tiempo.
2. Chequeo sistemático de buzones
Llevar un control escrupuloso de las Notificaciones Electrónicas es de vital importancia para evitar sanciones y recargos por no estar al día en la comunicación con la Administración o no responder a tiempo una notificación.
A pesar de contar con alertas de nuevas notificaciones (por SMS o email) puede que, bien por un descuido o por el propio ritmo frenético diario, nos olvidemos de atender estos avisos y, en consecuencia, no estar informados acerca de las notificaciones de la Administración Pública.
3. Alta de nuevos buzones
La apuesta de la Administración por la vía telemática para su comunicación según la Ley 39/2015, implica que paulatinamente se van incorporando nuevos organismos al sistema de Notificación Electrónica.
Por este motivo resulta necesario disponer de un sistema que de forma automática
añada los nuevos organismos adheridos, para evitar tener que estar pendiente de las incorporaciones a este nuevo modelo de actuación.
4. Gestión de las Notificaciones en un entor-no seguro
Debido a la cantidad de datos que se manejan, muchos de ellos de índole personal por ley confidenciales, es altamente recomendable que se realice toda la comunicación con la Administración Pública en un entorno seguro y fiable.
Asimismo, debemos tener en cuenta que existe el riesgo de recibir correos que lleguen a spam que pudieran venir dañados e incluso recibir algún ataque informático que pudiera poner en peligro información privada de la organización.
5. Gestión eficiente de los plazos de la Notificaciones
La ley nos concede un plazo único de diez días desde el momento en el que se ha enviado la notificación para acceder al contenido, una vez transcurrido este periodo se entiende como practicada y empieza a transcurrir el plazo de actuación.
Al leer una notificación diez días después de su emisión, comienza el cómputo de días del plazo de respuesta, por lo que sería de gran ayuda contar con un sistema que nos permitiera hacer una previsualización de esta sin que empezase a contar dicho periodo. Así podemos adelantar tareas o preparar documentación que nos pudiera resultar necesaria para las consecuentes actuaciones.
Las 5 claves para mantener las Notificaciones bajo control
Como bien hemos señalado en los párrafos anteriores, se dispone tan solo de un plazo máximo de diez días naturales para que se curse una notificación, por lo que será fundamental llevar un control minucioso de la notificaciones recibidas en relación al plazo de tiempo otorgado.
Podemos establecer algunas claves que nos van a ayudar a tener un mayor control sobre las Notificaciones Electrónicas.
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‘Un único punto de acceso que centraliza la gestión de Notificaciones Electrónicas’
Tras el análisis realizado y con las particularidades que supone la comunicación electrónica con la Administración Pública, resulta muy útil disponer de un sistema de gestión que permita un control centralizado de las Notificaciones Electrónicas.
PORTALNEOS es un software que monitoriza de forma automática los buzones de la Administración Pública y revisa los tablones edictales desde un único punto de acceso.
PORTALNEOS
Además es un software en la nube, por lo que es accesible desde cualquier lugar y momento. Si quieres informarte de los beneficios y ventajas de contar con un sistema como PORTALNEOS en tu empresa, contáctanos para más información.
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