Aplicación de Pensamiento Lean y Sistema Kanban en Procesos de Compra de Artículos Industriales de Limpieza

Presentador: Luis C. Lopez, MBA, ASQ SSBB, PMP6 de Octubre de 2014

Una Mirada a UBC

http://news.ubc.ca/media-resources/ubc-facts-and-figures/

58,284 estudiantes (Vancouver: 49,896)

10,181 estudiantes internacionales de 149 países

12,010 títulos otorgados

300,000 exalumnos en 120 países

15,171 profesores y empleados

$2 billones en presupuesto

$10 billones en impacto económico en la region

Departamento de Gestión de Inmuebles en UBC

El Departamento de Gestión de Inmuebles de la Universidad de laColumbia Británica se encarga de mantener, operar y renovar todos losinmuebles propiedad de la Universidad en su campus de Point Grey enVancouver.

Nuestro departamento proveetambién servicios propios de unamunicipalidad, tales como Serviciode Aseo Urbano, Agua Potable,Paisajismo, etc.

El departamento emplea cerca de700 empleados incluyendotécnicos, conserjes, obreros,ingenieros, arquitectos y personalgerencial.

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Antecedentes del Proyecto

Modelo Centralizado y Satisfacción al Cliente

• Durante el otoño de 2009 se hizo evidente quenuestro modelo centralizado de asignación derecursos no estaba cumpliendo las expectativas denuestros clientes.

• Un nuevo modelo de servicio era necesario parapermitir un mejor manejo de las diferentes fuentesde demanda de servicio basado en su complejidad yla duración anticipada del servicio.

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El Nuevo Modelo de Zonas de Servicio

ZonaAmarilla

ZonaNaranja

ZonaVerde

ZonaVerdeazulada

ZonaAzul

ZonaRoja

ZonaMarrón

ZonaGris

• 8 Zonas, establecidas de acuerdo a las

facultades y localización de los edificios

• Un promedio de 1 millón de pies

cuadrados por zona

• Un Gerente de Inmuebles para cada zona

• El personal asignado a las Zonas fue

basado en el análisis histórico de trabajo

en cada una de las zonas.

Objetivo Estratégico: Mejorar el Servicio alCliente

El Nuevo Modelo de Zonas de Servicio (Continuación)

• Un rápido suministro de partes de mantenimiento y artículosindustriales era necesario para garantizar el éxito del nuevo modelode servicio.

• Una revisión operacional de nuestro almacén de partes y susprocesos de negocio se llevo a cabo a principios de 2010. Lasrecomendaciones principales de esta revisión fueron:a) Consolidar nuestra base de suministro y seleccionar a un

proveedor de piezas de mantenimiento que actúe comointegrador de suministro.

b) Rediseñar la configuración de nuestro almacén de partes, susprocesos de negocios y de manejo de inventario.

Servicios de Limpieza en UBC

Nuestro grupo de limpieza provee los siguientes servicios:

• Limpieza de oficinas, salones declases, laboratorios y áreascomunes.

• Remoción de basura y reciclajeen los edificios.

Nuestro grupo de limpieza utilizauna gran variedad de productos depapel, soluciones de limpieza ytoda clase de productos y equipospropios de esta actividad.

El uso de producto es estacionaldebido a nuestro calendarioacadémico .

Variabilidad en las ordenes de productos de limpieza

Durante el rediseño de nuestro almacén se encontró que existía variacionesmuy importantes en las ordenes recibidas de nuestro grupo de limpieza.

x ̅= 794.56s = 202.42CoV =0.255

Cantidad de Papel de Baño ordenado por mes 

# Ca

jas

Nuestra Red de Distribución de Artículos de Limpieza

Almacéndel 

Proveedor(Richmond)

AlmacénCentral en

UBC

Edificios(200+)•Habitación de Suministro

Closets de Conserje

Variabilidad en las ordenes de productos de limpieza

Parte de la variabilidad observada podía ser explicada a travésde la estacionalidad típica de las actividades académicas(menor demanda durante las vacaciones). Sin embargo, existíagran variabilidad durante el año académico.

Esto generó una reunión con el superintendente de limpieza yun acuerdo posterior para trabajar en la búsqueda de lacausa(s) de estas variaciones y determinar una solución paraellas.El superintendente del área sugirió la utilización del Edificio dela Asociación de Estudiantes para cualquier análisis deconsumo.

Edificio de la Asociación de Estudiantes (SUB)

El Edificio de la Asociación de Estudiantes es el edificio con mayor traficoen la Universidad. Este edificio es utilizado las 24 horas del día y cuentacon una feria de comida, una sala de cine, un salón de baile, un bar y otrosestablecimientos comerciales y de entretenimiento.

Evento Kaizen @ SUB

Un evento de mejora rápida (kaizen) fue realizado durante el otoñode 2011 con la meta de identificar las causas de la variabilidad enordenes de productos de limpieza.

Participantes• Gerente de Servicios de Limpieza (Turno de la Mañana=• Gerente de Programas de Efectividad Operacional• Supervisores asistentes (todos los turnos)• Conserjes (turnos de la mañana)• Un grupo de estudiantes de la escuela de negocios de UBC fue

incluido en el Proyecto en labores de captura de información deinventarios y entrevistadores del personal.

Evento Kaizen @ SUB - Hallazgos

• El equipo indicó que se quedaban sin suministros frecuentemente.

• Para evitar interrupciones de servicio, los supervisores realizaban ordenesurgentes al almacén central o “pedían prestado” productos de edificioscercanos. El inventario prestado rara ves era retornado.

• Algunos supervisores empezaron a crear inventario adicional para prevenirsus fallas de suministros.

• Los conserjes indicaron que existían desacuerdos con sus supervisores enrelación a cuando y cuanto producto debían ordenar.

En esencia los supervisores no tenían incentivos a minimizar su inventario yestaban causando problemas a nivel de toda la cadena de suministro

Evento Kaizen – Proceso de Suministro de Productos de Limpieza

Cada supervisor tenia su propio punto y cantidad de pedido

La autorización de compras era manual e incrementaba la duración 

del proceso

Visitar la habitación de suministro e identifica los productos que se necesitan

Llenar una solicitud de materiales con los productos necesitados

Recoger solicitud de materiales llenada por el supervisor

Entregar solicitud de materiales al gerente de limpieza encargado del edificio

Revisar solicitud de materiales y enviar al Almacén todas las que fueron aprobadas

Procesar la solicitud de materiales recibida

Notificar al equipo de distribución que las ordenes están listas

Recoger los materiales ordenados y entregarlos al edificio correspondiente Fin

Proceso de Suministro de Artículos de Limpieza

Geren

te de Area

Equipo

 de 

Distrib

ución

Supe

rviso

r de 

Limpieza

Almacén

 de 

Partes

Evento Kaizen– Otros Hallazgos

Cantidad de Papel de Baño ordenado por el SUB  

Las habitaciones de suministros en el SUB estaban muydesordenadas y contenían toda clase the productos que no seutilizaba en sus operaciones.

Evento Kaizen– Otros Hallazgos

Evento Kaizen- Ishikawa

Custodial Supplies Stockout

Reorder Practices

Process delays

Inventory Transfers

Untidy Workplace

Inventory taken was not replenished  Reorder quantity and point was subjective

Lack of demand data

Lack of inventory visibility Approval process delays

Paper based process

Sistema Kanban

Rediseño del Proceso

5 S

Fallas de Suministro

Transferencias de Inventario

Falta de Orden Demoras de Proceso

Practicas de Pedido

Inventario prestado y no retornado

Falta de visibilidad en el inventario

Puntos y Cantidades de pedido subjetivasFalta de información de demanda

Demoras en la aprobación

Proceso manual

Implementación de 5S

Preparativos para la implementación de 5S

• Muestreo de inventario

• Muestreo de consumo de producto por 6

semanas (estudiantes de la escuela de negocios)

• Validación de la información de consumo con

tendencias históricas de compras de producto

• Determinación de los tiempos de entrega para

cada producto

Implementacion de 5S en el SUB

Clasificación

EtiquetasRojas

Orden

Un lugarpara cada

cosa

Avisos y marcas enlos pisos

Limpieza

Eliminaciónde cosas

innecesarias

Estandarización

Instalacionde Kanban

Rediseño de proceso de pedidos

Sostenimiento

Incluir 5S enla cultura de 

la organización

Compromiso

“ Un sitio de trabajo desorganizado es ineficiente e inseguro”

Clasificación: Etiquetas Rojas

• Se colocaron etiquetas rojas aproductos que se sospechaba noeran utilizados y que estaban ennuestra habitación de suministro.

• Se le pidió a todo el personalrevisar los productos antes de serclasificados, previniendo así quese descarte innecesario deproducto

Antes

Orden

Despues

Estandarización: Sistema Kanban

Estandarización: Sistema Kanban

Estandarización: Sistema Kanban

10 días

20 días

Pedido15 días

Estandarización: Sistema Kanban

Una vez se tuvo las ayudas visuals y las cantidades y los puntos depedidos, se empezo a trabajar en el rediseño del proceso de pedidos.

Rediseño del Proceso de Pedidos

Metodologia para notificar el pedido

Notification:

1. Tarjeta laminada

2. Codigo de barra

Rediseño del Proceso de Pedidos

Seleccionado

Rediseño del Proceso de Pedidos

• Nuestro Sistema informáticopresentaba limitaciones y no eraadecuado para ser utilizado conlectores de código de barra móviles.

• Nuestro proveedor de artículosindustriales Weber Supply nos ayudoa diseñar un proceso electrónico depedido utilizando código de barra yun modelo de inventario justo atiempo.

Rediseño del Proceso de Pedidos

12 BOX

Rediseño del Proceso de Pedidos

Rediseño del Proceso de Pedidos

• El usuario tiene la

oportunidad de revisar los

detalles de la orden y

hacer cambios a la misma

y proceder a su emisión.

• El sistema envía la orden al

almacén central, el cual

emite la orden de compra

necesaria para su

procesamiento por el

proveedor.

Rediseño del Proceso de Pedidos

• Nuestro almacén de partes recibe el pedido vía email ygenera una orden de compra para Weber Supply.

• El gerente de servicios responsable por el edificio donde laorden se genero es copiado en el email generado por elsistema. Esto permite auditar los pedidos.

• Luego Weber Supply procesa la orden y envía el pedido anuestro almacén de partes.

• Una vez los productos son recibidos, nuestro servicio dedistribución le hace llegar los productos al edificio donde seorigino el pedido.

Sistema Electrónicode Pedidos

AprobaciónElectronica

Sistema Justo a Tiempo

Resultados

Resultados en el SUB

• Reducción de 36% en inventario • Reducción de 55% en tiempos de respuestas• Eliminación de fallas de suministro y ordenes urgentes• Mejor utilización del espacio a través de:

• Remoción de producto no necesitado (materiales obsoletos, muestras, productos usado, etc.) • Remoción de anaqueles no utilizados

• Personal motivado

Estos resultados convencieron al equipo gerencial de laUniversidad de la Columbia Britanica de implementar estametodología en la totalidad del Campus

Implementación en el Campus

• A finales de 2012 se habíaimplementado este sistema en los8 edificios mas grande delcampus con un reducción deinventario promedio de 64%

• En 2013, 22 edificios mas fueronmigrados a este sistema, con unareducción promedio de inventariocercana al 45%.

• Para finales de este año se esperaque 53 edificios se encuentrenutilizando esta metodología.

• Esta metodología se estautilizando en otras áreas (porejemplo, filtros para equipos deventilación)

Antes

Después

Questions