FACULTAD DE FACULTAD DE

CONTABILIDAD Y AUDITORIACONTABILIDAD Y AUDITORIA

UNIVERSIDAD TECNICA DE AMBATO

FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

SEXTO SEMESTRE

PROFESOR

LENYN G. VASCONEZ A.

SEMESTRE MARZO – AGOSTO 2009

CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS

ELEMENTO I

DISPOSICIONES LEGALES

1.1 Constitución de la República del Ecuador

1.1.1 Deberes primordiales del Estado

1.1.2 Derechos del buen vivir.

1.1.3 Derecho a acceder a fuentes de información

1.1.4 Deberes y responsabilidades de los ciudadanos

1.1.5 Clasificación de las Instituciones del Estado.

1.1.6 La administración Pública.

1.2 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control

1.2.1 Descripción y Finalidad

1.2.2 Objetivos

1.2.3 Componentes

1.2.4 Organización de la Administración Financiera

1.2.5 Sistema de Determinación y Recaudación de los Recursos Financieros

1.2.6 Sistema de Tesorería

1.2.7 Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de

Bienes del Sector Público

1.2.8 De los bienes

1.2.9 De la adquisición

1.2.10 Del egreso de bienes

1.2.11 Del Mantenimiento y control de vehículos

1.3 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

1.3.1 Disposiciones constitucionales

1.3.2 Objeto y ámbito de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

1.3.3 Sistema de Control Interno

1.3.4 La Contabilidad Gubernamental como elemento del Sistema de Control

Interno

1.3.5 Determinación de responsabilidades

ELEMENTO II

SISTEMA DE PRESUPUESTO

2.1 Disposiciones legales aplicadas al Sistema de Presupuesto

2.1.1 Constitución de la República del Ecuador

2.1.2 Ley de Presupuesto

2.2 Normativa presupuestaria

2.2.1 Programación presupuestaria

2.2.2 Formulación presupuestaria

2.2.3 Ejecución presupuestaria

2.2.4 Reformas presupuestaria

2.3 Programa de caja

2.3.1 Principios y aspectos generales

2.3.2 Programa anual de caja

2.3.3 Programa periódico de caja

2.3.4 Compromisos

2.4 Ejercicios prácticos

ELEMENTO III

NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

3.1 Principios Generales

3.2 Revisión general del Sistema e-SIGEF

3.3 Revisión general de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras

Públicas

3.3.1Manejo de la Herramienta de compras públicas

ELEMENTO IV

NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

4.1 Principios de Contabilidad Gubernamental

4.2 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

4.3 Catálogo General de Cuentas

4.3.1 Estructura

4.3.2 Asociación contable presupuestaria

4.3.3 Catálogo de Cuentas

4.4 Informes financieros

4.4.1 Informes financieros

4.4.2 Requisitos de los informes

4.4.3 Modelos de informes

4.5 Ejercicio práctico de aplicación del sistema

APLICACIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

ELEMENTO 1

DISPOSICIONES LEGALES

1.1 Constitución de la República del Ecuador

Definición de Constitución

Constitución (ciencia política), ley fundamental, escrita o no, de un Estado

soberano, establecida o aceptada como guía para su gobernación.

La constitución fija los límites y define las relaciones entre los poderes

legislativo, ejecutivo y judicial del Estado, estableciendo así las bases para

su gobierno.

Como resultado de las definiciones anteriores podemos manifestar que la

Constitución es la base legal para el funcionamiento de un estado, las

instituciones y personas que forman el mismo se encuentra en la Constitición

Política, que en nuestro caso es la Constitución de la República del Ecuador,

esta incluye en forma general todos los deberes y responsabilidades tanto del

estado como de los ciudadanos del país.

1.1.1 Deberes primordiales del Estado

Art. 3.- Son deberes primordiales del Estado:

1. Garantizar sin discriminación alguna el efectivo goce de los derechos

establecidos en la Constitución y en los instrumentos internacionales, en

particular la educación, la salud, la alimentación, la seguridad social y el

agua para sus habitantes.

2. Garantizar y defender la soberanía nacional.

3. Fortalecer la unidad nacional en la diversidad.

4. Garantizar la ética laica como sustento del quehacer público y el

ordenamiento jurídico.

5. Planificar el desarrollo nacional, erradicar la pobreza, promover el desarrollo

sustentable y la redistribución equitativa de los recursos y la riqueza, para

acceder al buen vivir.

6. Promover el desarrollo equitativo y solidario de todo el territorio, mediante el

fortalecimiento del proceso de autonomías y descentralización.

7. Proteger el patrimonio natural y cultural del país.

8. Garantizar a sus habitantes el derecho a una cultura de paz, a la seguridad

integral y a vivir en una sociedad democrática y libre de corrupción.

1.1.2 Derechos del buen vivir

DERECHOS DEL BUEN VIVIR

AGUA Y ALIMENTACIÓN

Art. 12.- El derecho humano al agua es fundamental e irrenunciable. El agua

constituye patrimonio nacional estratégico de uso público, inalienable,

imprescriptible, inembargable y esencial para la vida.

Art. 13.- Las personas y colectividades tienen derecho al acceso seguro y

permanente a alimentos sanos, suficientes y nutritivos; preferentemente

producidos a nivel local y en correspondencia con sus diversas identidades y

tradiciones culturales.

El Estado ecuatoriano promoverá la soberanía alimentaria.

AMBIENTE SANO

Art. 14.- Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente sano y

ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el buen vivir,

sumak kawsay.

Se declara de interés público la preservación del ambiente, la conservación de

los ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio genético del

país, la prevención del daño ambiental y la recuperación de los espacios

naturales degradados.

Art. 15.- El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de

tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas no

contaminantes y de bajo impacto. La soberanía energética no se alcanzará en

detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará el derecho al agua.

Se prohíbe el desarrollo, producción, tenencia, comercialización, importación,

transporte, almacenamiento y uso de armas químicas, biológicas y nucleares,

de contaminantes orgánicos persistentes altamente tóxicos, agroquímicos

internacionalmente prohibidos, y las tecnologías y agentes biológicos

experimentales nocivos y organismos genéticamente modificados perjudiciales

para la salud humana o que atenten contra la soberanía alimentaria o los

ecosistemas, así como la introducción de residuos nucleares y desechos

tóxicos al territorio nacional.

CULTURA Y CIENCIA

Art. 21.- Las personas tienen derecho a construir y mantener su propia

identidad cultural, a decidir sobre su pertenencia a una o varias comunidades

culturales y a expresar dichas elecciones; a la libertad estética; a conocer la

memoria histórica de sus culturas y a acceder a su patrimonio cultural; a

difundir sus propias expresiones culturales y tener acceso a expresiones

culturales diversas.

No se podrá invocar la cultura cuando se atente contra los derechos

reconocidos en la Constitución.

Art. 22.- Las personas tienen derecho a desarrollar su capacidad creativa, al

ejercicio digno y sostenido de las actividades culturales y artísticas, y a

beneficiarse de la protección de los derechos morales y patrimoniales que les

correspondan por las producciones científicas, literarias o artísticas de su

autoría.

Art. 23.- Las personas tienen derecho a acceder y participar del espacio público

como ámbito de deliberación, intercambio cultural, cohesión social y promoción

de la igualdad en la diversidad. El derecho a difundir en el espacio público las

propias expresiones culturales se ejercerá sin más limitaciones que las que

establezca la ley, con sujeción a los principios constitucionales.

Art. 24.- Las personas tienen derecho a la recreación y al esparcimiento, a la

práctica del deporte y al tiempo libre.

Art. 25.- Las personas tienen derecho a gozar de los beneficios y aplicaciones

del progreso científico y de los saberes ancestrales.

EDUCACIÓN

Art. 26.- La educación es un derecho de las personas a lo largo de su vida y un

deber ineludible e inexcusable del Estado. Constituye un área prioritaria de la

política pública y de la inversión estatal, garantía de la igualdad e inclusión

social y condición indispensable para el buen vivir. Las personas, las familias y

la sociedad tienen el derecho y la responsabilidad de participar en el proceso

educativo.

Art. 27.- La educación se centrará en el ser humano y garantizará su desarrollo

holístico, en el marco del respeto a los derechos humanos, al medio ambiente

sustentable y a la democracia; será participativa, obligatoria, intercultural,

democrática, incluyente y diversa, de calidad y calidez; impulsará la equidad de

género, la justicia, la solidaridad y la paz; estimulará el sentido crítico, el arte y

la cultura física, la iniciativa individual y comunitaria, y el desarrollo de

competencias y capacidades para crear y trabajar.

La educación es indispensable para el conocimiento, el ejercicio de los

derechos y la construcción de un país soberano, y constituye un eje estratégico

para el desarrollo nacional.

Art. 28.- La educación responderá al interés público y no estará al servicio de

intereses individuales y corporativos. Se garantizará el acceso universal,

permanencia, movilidad y egreso sin discriminación alguna y la obligatoriedad

en el nivel inicial, básico y bachillerato o su equivalente.

Es derecho de toda persona y comunidad interactuar entre culturas y participar

en una sociedad que aprende. El Estado promoverá el diálogo intercultural en

sus múltiples dimensiones.

El aprendizaje se desarrollará de forma escolarizada y no escolarizada.

La educación pública será universal y laica en todos sus niveles, y gratuita

hasta el tercer nivel de educación superior inclusive.

Art. 29.- El Estado garantizará la libertad de enseñanza, la libertad de cátedra

en la educación superior, y el derecho de las personas de aprender en su

propia lengua y ámbito cultural.

Las madres y padres o sus representantes tendrán la libertad de escoger para

sus hijas e hijos una educación acorde con sus principios, creencias y opciones

pedagógicas.

HÁBITAT Y VIVIENDA

Art. 30.- Las personas tienen derecho a un hábitat seguro y saludable, y a una

vivienda adecuada y digna, con independencia de su situación social y

económica.

Art. 31.- Las personas tienen derecho al disfrute pleno de la ciudad y de sus

espacios públicos, bajo los principios de sustentabilidad, justicia social, respeto

a las diferentes culturas urbanas y equilibrio entre lo urbano y lo rural. El

ejercicio del derecho a la ciudad se basa en la gestión democrática de ésta, en

la función social y ambiental de la propiedad y de la ciudad, y en el ejercicio

pleno de la ciudadanía.

SALUD

Art. 32.- La salud es un derecho que garantiza el Estado, cuya realización se

vincula al ejercicio de otros derechos, entre ellos el derecho al agua, la

alimentación, la educación, la cultura física, el trabajo, la seguridad social, los

ambientes sanos y otros que sustentan el buen vivir.

El Estado garantizará este derecho mediante políticas económicas, sociales,

culturales, educativas y ambientales; y el acceso permanente, oportuno y sin

exclusión a programas, acciones y servicios de promoción y atención integral

de salud, salud sexual y salud reproductiva. La prestación de los servicios de

salud se regirá por los principios de equidad, universalidad, solidaridad,

interculturalidad, calidad, eficiencia, eficacia, precaución y bioética, con

enfoque de género y generacional.

TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Art. 33.- El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho económico,

fuente de realización personal y base de la economía. El Estado garantizará a

las personas trabajadoras el pleno respeto a su dignidad, una vida decorosa,

remuneraciones y retribuciones justas y el desempeño de un trabajo saludable

y libremente escogido o aceptado.

Art. 34.- El derecho a la seguridad social es un derecho irrenunciable de todas

las personas, y será deber y responsabilidad primordial del Estado. La

seguridad social se regirá por los principios de solidaridad, obligatoriedad,

universalidad, equidad, eficiencia, subsidiaridad, suficiencia, transparencia y

participación, para la atención de las necesidades individuales y colectivas.

El Estado garantizará y hará efectivo el ejercicio pleno del derecho a la

seguridad social, que incluye a las personas que realizan trabajo no

remunerado en los hogares, actividades para el auto sustento en el campo,

toda forma de trabajo autónomo y a quienes se encuentran en situación de

desempleo.

1.1.3 Derechos a acceder a fuentes de información

COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Art. 16.- Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a:

1. Una comunicación libre, intercultural, incluyente, diversa y participativa, en

todos los ámbitos de la interacción social, por cualquier medio y forma, en su

propia lengua y con sus propios símbolos.

2. El acceso universal a las tecnologías de información y comunicación.

3. La creación de medios de comunicación social, y al acceso en igualdad de

condiciones al uso de las frecuencias del espectro radioeléctrico para la gestión

de estaciones de radio y televisión públicas, privadas y comunitarias, y a

bandas libres para la explotación de redes inalámbricas.

4. El acceso y uso de todas las formas de comunicación visual, auditiva,

sensorial y a otras que permitan la inclusión de personas con discapacidad.

5. Integrar los espacios de participación previstos en la Constitución en el

campo de la comunicación.

Art. 17.- El Estado fomentará la pluralidad y la diversidad en la comunicación, y

al efecto:

1. Garantizará la asignación, a través de métodos transparentes y en igualdad

de condiciones, de las frecuencias del espectro radioeléctrico, para la

gestión de estaciones de radio y televisión públicas, privadas y

comunitarias, así como el acceso a bandas libres para la explotación de

redes inalámbricas, y precautelará que en su utilización prevalezca el

interés colectivo.

2. Facilitará la creación y el fortalecimiento de medios de comunicación

públicos, privados y comunitarios, así como el acceso universal a las

tecnologías de información y comunicación en especial para las personas y

colectividades que carezcan de dicho acceso o lo tengan de forma limitada.

3. No permitirá el oligopolio o monopolio, directo ni indirecto, de la propiedad

de los medios de comunicación y del uso de las frecuencias.

Art. 18.- Todas las personas, en forma individual o colectiva, tienen derecho a:

1. Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir información veraz,

verificada, oportuna, contextualizada, plural, sin censura previa acerca de

los hechos, acontecimientos y procesos de interés general, y con

responsabilidad ulterior.

2. Acceder libremente a la información generada en entidades públicas, o en

las privadas que manejen fondos del Estado o realicen funciones públicas.

No existirá reserva de información excepto en los casos expresamente

establecidos en la ley. En caso de violación a los derechos humanos,

ninguna entidad pública negará la información.

Art. 19.- La ley regulará la prevalencia de contenidos con fines informativos,

educativos y culturales en la programación de los medios de comunicación, y

fomentará la creación de espacios para la difusión de la producción nacional

independiente.

Se prohíbe la emisión de publicidad que induzca a la violencia, la

discriminación, el racismo, la toxicomanía, el sexismo, la intolerancia religiosa o

política y toda aquella que atente contra los derechos.

Art. 20.- El Estado garantizará la cláusula de conciencia a toda persona, y el

secreto profesional y la reserva de la fuente a quienes informen, emitan sus

opiniones a través de los medios u otras formas de comunicación, o laboren en

cualquier actividad de comunicación.

1.1.4 Deberes y responsabilidades de los ciudadanos y ciudadanas.

Deberes.- Son todos los que indica la constitución

RESPONSABILIDADES

Art. 83.- Son deberes y responsabilidades de las ecuatorianas y los

ecuatorianos, sin perjuicio de otros previstos en la Constitución y la ley:

1. Acatar y cumplir la Constitución, la ley y las decisiones legítimas de

autoridad competente.

2. Ama killa, ama llulla, ama shwa. No ser ocioso, no mentir, no robar.

3. Defender la integridad territorial del Ecuador y sus recursos naturales.

4. Colaborar en el mantenimiento de la paz y de la seguridad.

5. Respetar los derechos humanos y luchar por su cumplimiento.

6. Respetar los derechos de la naturaleza, preservar un ambiente sano y

utilizar los recursos naturales de modo racional, sustentable y sostenible.

7. Promover el bien común y anteponer el interés general al interés particular,

conforme al buen vivir.

8. Administrar honradamente y con apego irrestricto a la ley el patrimonio

público, y denunciar y combatir los actos de corrupción.

9. Practicar la justicia y la solidaridad en el ejercicio de sus derechos y en el

disfrute de bienes y servicios.

10.Promover la unidad y la igualdad en la diversidad y en las relaciones

interculturales.

11.Asumir las funciones públicas como un servicio a la colectividad y rendir

cuentas a la sociedad y a la autoridad, de acuerdo con la ley.

12.Ejercer la profesión u oficio con sujeción a la ética.

13.Conservar el patrimonio cultural y natural del país, y cuidar y mantener los

bienes públicos.

14.Respetar y reconocer las diferencias étnicas, nacionales, sociales,

generacionales, de género, y la orientación e identidad sexual.

15.Cooperar con el Estado y la comunidad en la seguridad social, y pagar los

tributos establecidos por la ley.

16.Asistir, alimentar, educar y cuidar a las hijas e hijos. Este deber es

corresponsabilidad de madres y padres en igual proporción, y

corresponderá también a las hijas e hijos cuando las madres y padres lo

necesiten.

17.Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país, de manera

honesta y transparente.

1.1.5 Clasificacion de las instituciones del Estado.

SECTOR PÚBLICO

Art. 225.- El sector público comprende:

1. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa,

Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.

2. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado.

3. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el

ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o

para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.

4. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos

autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.

Art. 226.- Las instituciones del Estado, sus organismos, dependencias, las

servidoras o servidores públicos y las personas que actúen en virtud de una

potestad estatal ejercerán solamente las competencias y facultades que les

sean atribuidas en la Constitución y la ley. Tendrán el deber de coordinar

acciones para el cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio

de los derechos reconocidos en la Constitución.

1.1.6 La Administración Pública.

Art. 227.- La administración pública constituye un servicio a la colectividad que

se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía,

desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación,

transparencia y evaluación.

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico

encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la

consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas

jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.

Art. 212.- Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las

que determine la ley:

1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría

interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector

público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.

2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios

de responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas

a su control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias

de la Fiscalía General del Estado.

3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.

4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.

Servidoras y servidores públicos

Art. 229.- Serán servidoras o servidores públicos todas las personas que en

cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un

cargo, función o dignidad dentro del sector público.

Los derechos de las servidoras y servidores públicos son irrenunciables. La ley

definirá el organismo rector en materia de recursos humanos y remuneraciones

para todo el sector público y regulará el ingreso, ascenso, promoción,

incentivos, régimen disciplinario, estabilidad, sistema de remuneración y

cesación de funciones de sus servidores.

Las obreras y obreros del sector público estarán sujetos al Código de Trabajo.

La remuneración de las servidoras y servidores públicos será justa y equitativa,

con relación a sus funciones, y valorará la profesionalización, capacitación,

responsabilidad y experiencia.

Art. 230.- En el ejercicio del servicio público se prohíbe, además de lo que

determine la ley:

1. Desempeñar más de un cargo público simultáneamente a excepción de la

docencia universitaria siempre que su horario lo permita.

2. El nepotismo.

3. Las acciones de discriminación de cualquier tipo.

Art. 231.- Las servidoras y servidores públicos sin excepción presentarán, al

iniciar y al finalizar su gestión y con la periodicidad que determine la ley, una

declaración patrimonial jurada que incluirá activos y pasivos, así como la

autorización para que, de ser necesario, se levante el sigilo de sus cuentas

bancarias; quienes incumplan este deber no podrán posesionarse en sus

cargos. Los miembros de las Fuerzas Armadas y Policía Nacional harán una

declaración patrimonial adicional, de forma previa a la obtención de ascensos y

a su retiro.

La Contraloría General del Estado examinará y confrontará las declaraciones e

investigará los casos en que se presuma enriquecimiento ilícito. La falta de

presentación de la declaración al término de las funciones o la inconsistencia

no justificada entre las declaraciones hará presumir enriquecimiento ilícito.

Cuando existan graves indicios de testaferrismo, la Contraloría podrá solicitar

declaraciones similares a terceras personas vinculadas con quien ejerza o haya

ejercido una función pública.

1.2 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control

La Ley Orgánica deAdministración Financiera y Control, fue expedida mediante

Decreto Supremo No. 1429, publicada en el Registro Oficial 337 del 16 de

mayo de 1977, en sustitución de la Ley Orgánica de Hacienda de 1928, lo cual

fue producto de la Revolución Juliana.

La presente ley fue declarada con jerarquía y calidad de orgánica por el

Congreso Nacional mediante Resolución R-22-058 (R.O. 280, 8-III-2001), es

decir, con anterioridad a que las reglas aplicables al máximo organismo de

control se integren a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

1.2.2 Descripción y Finalidad

Art. 1.- Descripción.- La presente ley comprende la programación,

organización, dirección, ejecución, coordinación y control de los procesos

siguientes: de presupuesto y crédito público, de determinación, recaudación,

depósito, inversión, compromiso, obligación, desembolso y recuperación de los

recursos financieros públicos; de registro contable de los recursos financieros y

materiales; de preparación e interpretación de informes financieros

relacionados con los resultados de las operaciones, la situación financiera, los

cambios operados en ella y en el patrimonio; y comprende, finalmente, la

evaluación interna y externa de dichos procesos, por medio de la auditoría.

Art. 2.- Finalidad.- La finalidad de esta ley es establecer, poner en

funcionamiento y mantener en las entidades y organismos del sector público un

conjunto de normas y procedimientos que integren y coordinen la gerencia

financiera para lograr un empleo eficiente, efectivo y económico de los recursos

humanos, materiales y financieros.

1.2.3 Objetivos

Art. 3.- Objetivos.- Los objetivos principales de esta ley son:

1. Conseguir la coordinación de la administración financiera de las entidades y

organismos del sector público, básicamente por medio de la unificación de

criterios;

2. Facilitar la vinculación de los procesos de planificación y presupuesto;

3. Lograr una organización estructural y funcional lógica y eficiente en las

actividades financieras y en sus unidades administrativas;

4. Establecer claramente las facultades y obligaciones en la administración

financiera;

5. Garantizar la existencia de un adecuado control interno y externo;

6. Asegurar la utilización de personal idóneo y la promoción de su desarrollo

profesional continuo;

7. Perfeccionar y mantener al día la administración financiera, a través del

empleo de técnicas modernas y eficientes;

8. Proveer de la documentación y el registro apropiado de las operaciones

financieras;

9. Producir información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable, para la

adopción de decisiones de la alta dirección;

10.Evaluar y mejorar las operaciones financieras por medio de la auditoría

financiera; y,

11.Evaluar y mejorar la eficiencia, efectividad y economía de la administración

pública, por medio de la auditoría operacional.

1.2.4 Componentes

Art. 4.- Componentes.- La aplicación de esta ley se hará a través de los

siguientes sistemas componentes, que estarán íntimamente relacionados entre

sí:

1.- El sistema de presupuesto;

2.- El sistema de determinación y recaudación de los recursos financieros;

3.- El sistema de tesorería;

4.- El sistema de contabilidad gubernamental; y,

5.- El sistema de control.

Art. 5 Ámbito de aplicación.- La presente ley rige para todas las entidades y

organismos del sector público.

FACULTADES NORMATIVAS

Art. 6.- Políticas.- El Ministro de Finanzas y el Contralor General, cada uno en

los asuntos de su competencia, de acuerdo con los establecido en el Art. 13 de

esta ley, dictarán y promulgarán las políticas que servirán como guía general

para el diseño, implantación y funcionamiento de los sistemas previstos en la

misma.

Art. 7.- Normas relativas a los sistemas componentes.- Para cada uno de los

sistemas componentes, se establecerán y promulgarán las disposiciones

normativas secundarias, como normas técnicas, manuales y las demás que

sean pertinentes, de acuerdo con lo dispuesto en esta ley y con las políticas

generales a que se refiere el artículo anterior.

Art. 8.- Facultad normativa de las entidades y organismos.- A base de las

políticas generales y de las normas secundarias a que se refieren los artículos

precedentes de este capítulo, cada entidad y organismo del sector público

establecerá y publicará las políticas, los manuales específicos y las demás

disposiciones que sean necesarias para su administración financiera y control,

disposiciones que se sujetarán a lo previsto en esta ley.

1.2.5 Organización de la Administración Financiera.

Art. 9.- Administración financiera.- Cada entidad y organismo del sector público

diseñará e implantará, con arreglo a las disposiciones de esta ley,

procedimientos e instructivos para su administración financiera, adaptados a

sus necesidades particulares, a fin de proveer con oportunidad de la

información necesaria para la adopción de decisiones.

Art. 10.- Requisitos de la administración financiera.- La administración

financiera de cada entidad y organismo contará con un sólido control interno

sustentado en una organización eficiente, separación de funciones

incompatibles, personal idóneo, facultades y obligaciones definidas,

documentación, registros y procesos que generen información apropiada.

Art. 11.- Organización de la unidad financiera.- En cada entidad y organismo se

establecerá una sola unidad administrativa responsable de su gestión

financiera total.

La unidad financiera será organizada según las características y necesidades

de la entidad u organismo respectivo y dependerá directamente de la alta

dirección.

Art. 12.- Personal de la unidad financiera.- La unidad financiera estará servida

por personal que reúna los requisitos mínimos establecidos para tal efecto,

personal que estará sujeto a evaluación periódica con respecto a su calidad y

ética profesional.

1.2.6 Sistema de Determinación y Recaudación de los Recursos

Financieros.

Art. 146.- Descripción.- El sistema comprende todos los componentes que

forman el proceso de determinación y recaudación de los recursos financieros.

Art. 147.- Recursos tributarios y no tributarios.- La determinación y recaudación

de los recursos financieros tributarios se regirá por lo dispuesto en el Código

Tributario y las leyes de la materia.

La determinación y recaudación de los recursos no tributarios se regirá por lo

dispuesto en la presente ley.

Art. 148.- Finalidad.- La finalidad primordial del sistema es establecer

mecanismos idóneos para la determinación y recaudación de los recursos

financieros, en concordancia con las disposiciones sustantivas pertinentes.

Art. 149.- Objetivo.- Su objetivo principal es la determinación de los ingresos

tributarios y no tributarios con que se podrá contar para financiar las

actividades del Estado, y su recaudación.

Art. 150.- Componentes.- Sus componentes son los procesos de determinación

y recaudación de los recursos financieros.

Art. 151.- Ámbito.- El sistema rige para todos los recursos financieros de todas

las entidades y organismos del sector público.

1.2.7 Sistema de Tesorería

Art. 158.- Descripción.- El sistema comprende todos los componentes del

proceso de percepción, depósito y colocación de los recursos financieros

públicos a disposición de las entidades y organismos del sector público, para la

cancelación oportuna de sus obligaciones, y de utilización de dichos recursos,

de acuerdo a los planes y presupuestos correspondientes.

Art. 159.- Recursos tributarios y no tributarios.- El depósito y la distribución de

los recursos financieros públicos, la colocación de los mismos a disposición de

las entidades y organismos del sector público, así como su utilización, se regirá

por lo dispuesto en la presente ley.

Art. 160.- Finalidad.- La finalidad primordial del sistema es establecer los

mecanismos que aseguren la percepción y disponibilidad de los recursos

financieros necesarios para atender las operaciones de las entidades y

organismos del sector público, garantizándoles la recepción oportuna de los

mismos, sin demoras, de acuerdo a un plan de flujo de recursos financieros.

Art. 161.- Objetivos.- Sus objetivos principales son:

1. Programar el flujo de los recursos financieros públicos;

2. Establecer las necesidades de financiamiento por medio de préstamos,

emisión de bonos y otros mecanismos;

3. Captar oportunamente todos los ingresos tributarios y no tributarios y

obtener los recursos provenientes de las operaciones de crédito público;

4. Depositar inmediatamente, en los depositarios oficiales, los recursos

financieros obtenidos;

5. Administrar los recursos financieros de manera eficiente, efectiva y

económica;

6. Asegurar el óptimo rendimiento de los recursos financieros, temporalmente

no necesarios, mediante su inversión a corto plazo;

7. Garantizar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios en

períodos de insuficiencia temporal, por medio de préstamos u otras

operaciones de crédito a corto plazo;

8. Poner a disposición de las entidades y organismos del sector público los

recursos financieros del Gobierno Nacional, con oportunidad y de acuerdo

con las necesidades preestablecidas, para la cancelación de sus

obligaciones legalmente exigibles; y,

9. Asegurar en las entidades y organismos del sector público, autofinanciados

o con autonomía financiera, la adecuada programación del flujo de recursos

financieros y la racional administración de los mismos.

Art. 162.- Componentes.- Sus componentes son los procesos de percepción y

depósito de los recursos financieros públicos, la colocación de los mismos a

disposición de las entidades u organismos del sector público, y la utilización de

dichos recursos por los precitados organismos o entidades.

Art. 163.- Ámbito.- El sistema rige para todos los recursos financieros de las

entidades u organismos del sector público.

1.2.8 Reglamento General Sustitutivo para el manejo y administración de

Bienes del Sector Público

Considerando:

Que mediante Ley No. 73, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No.

595 de 12 de junio del 2002, entró en vigencia la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, la cual establece el sistema de control y, como

parte del mismo, el control de la administración de bienes del sector público;

Que, es necesario contar con un nuevo reglamento general sustitutivo para

normar la adquisición, manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo,

enajenación y baja de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, que

constituyen el patrimonio de cada una de las entidades y organismos del sector

público; Que el artículo 120 de la Constitución Política de la República dispone

que no habrá dignatario, autoridad, funcionario ni servidor público exento de

responsabilidades por los actos realizados en el ejercicio de sus funciones o

por sus omisiones; y, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el Art. 211

de la Constitución Política de la República y los Arts. 31, numeral 22 y 95 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Acuerda: Expedir el

Reglamento general sustitutivo para el manejo y administración de bienes del

sector público.

DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DE LOS SUJETOS

Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de

los bienes de propiedad de los organismos y entidades del sector público

comprendidos en el Art. 118 de la Constitución Política de la República, de las

entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos en los

términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4 reformado

de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por

cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo.

Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean

estos: dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o

trabajadores contratados por autoridad competente, que presten sus servicios

en el sector público y para las personas naturales o personas jurídicas de

derecho privado, de conformidad a lo señalado en la Ley Orgánica de la

Contraloría, en lo que fuere aplicable.

Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o

jerarquía esté exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente

reglamento, de conformidad a lo previsto en el Art. 120 de la Constitución

Política de la República.

Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de

cada entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y

cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y

que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia,

préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las

demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio organismo o

entidad.

Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de acuerdo a la

estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que

será responsable de su recepción, registro y custodia.

La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de

responsabilidad directa del servidor que los ha recibido para el desempeño de

sus funciones y labores oficiales.

Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las

disposiciones administrativas internas correspondientes, que sin alterar las

normas de este reglamento permitan:

2 Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y

su destinación y uso;

3 Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o

quien haga sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,

4 Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de

sus funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del

formulario diseñado para el efecto.

El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal

uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del

servidor que lo tiene a su cargo, y de los servidores que de cualquier manera

tienen acceso al bien, cuando realicen acciones de mantenimiento o reparación

por requerimiento propio o del usuario; salvo que se conozca o compruebe la

identidad de la persona causante de la afectación al bien.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los

registros propios de la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre

los bienes y mantener un inventario actualizado de éstos; además es su

obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o

tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con

sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.

En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la

información pertinente, como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.

El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la

parte pertinente del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad,

en la cual se encuentren los bienes para el uso respectivo; además entregará a

cada usuario, custodio directo, copia de las características y condiciones de los

bienes entregados a su uso y custodia para el cumplimiento de las labores

inherentes a su cargo.

1.2.8 De los bienes

Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de

sus bienes de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por

el Ministerio de Economía y Finanzas.

Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del

sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es

prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o

religiosos o para actividades particulares y/o extrañas al servicio público.

1.2.9 De la adquisición

Art. 6.- De las formas de adquirir.- Para la adquisición de cualquier tipo de

bienes que no consten en el respectivo Plan Anual de Adquisiciones se

requiere de la resolución de la más alta autoridad de la entidad u organismo o

del funcionario delegado para este fin, con sujeción a las disposiciones legales

pertinentes.

Para efectuar las adquisiciones, las entidades u organismos del sector público

emitirán su correspondiente reglamento interno y/o disposiciones

administrativas, de conformidad a sus requerimientos y en concordancia con

las disposiciones legales que fueren aplicables.

Art. 7.- Forma de los contratos.- Salvo lo que disponga la ley, las adquisiciones

de bienes constarán en contrato escrito firmado por las partes, excepto si la

cuantía es inferior al 5% del valor establecido anualmente para el concurso de

ofertas y estarán debidamente respaldadas, mediante documentos escritos, en

los cuales se evidencie su proceso, la decisión de la máxima autoridad o su

delegado si es el caso, las notas de venta, pro formas, facturas, cuadros

comparativos con la recomendación pertinente e informes técnicos sobre

características y especificaciones, y en los casos correspondientes, las

decisiones de los comités de adquisición. El proceso de la adquisición de

bienes efectuado por concursos públicos o licitaciones, de conformidad con lo

dispuesto en la Codificación de la Ley de Contratación Pública, su Reglamento

y más disposiciones administrativas internas de cada entidad u organismo. La

transferencia de inmuebles se la realizará a través de escritura pública.

Para la adquisición de bienes especiales, como naves, aeronaves y otros

utilizables en materia hidrocarburífera o similares, se dará cumplimiento a las

normas legales y reglamentarias específicas para dichas materias.

En el caso de daños o desperfectos en las naves de la Fuerza Pública o de sus

entidades, que se encontraren fuera del territorio nacional, las adquisiciones

que sirvan para su reparación y normal funcionamiento, podrán hacerse sin

contrato escrito cuando la cuantía sea inferior al valor del 25% aplicado sobre

el monto del concurso de ofertas; pero en todo caso con sometimiento a las

normas legales específicas de la entidad u organismo de que se trate y con

estricto cumplimiento a las normas establecidas por la Contraloría General,

relativas a dejar pistas de auditoría que faciliten el ejercicio del control.

Otras entidades y organismos del sector público que se encuentren en el caso

antes citado, podrán acogerse a lo señalado en el inciso anterior, en casos

excepcionales calificados así por la máxima autoridad que, para el efecto,

requerirá el informe previo justificativo del servidor público encargado de la

adquisición de bienes.

Cuando se deban importar los bienes se cumplirán las normas jurídicas y se

seguirán los procedimientos, que están vigentes sobre la materia.

Art. 8.- Garantías.- Los contratos se sujetarán, en cuanto a las garantías, a lo

que se señale en la ley.

Los anticipos de cualquier naturaleza que se realicen para adquirir bienes

deberán ser previamente garantizados en la cuantía y con la modalidad que

determine la ley.

Cuando se trate de la importación de bienes con financiamiento proveniente de

organismos internacionales públicos y de gobiernos extranjeros, que hubieren

suscrito convenios con el Estado, las garantías por anticipos se regularán por lo

que disponga la ley o los convenios y tratados internacionales.

Al menos con quince días de anticipación a su vencimiento, el contratista

deberá renovar las garantías que hubiere presentado, de lo contrario la entidad

u organismo la hará efectiva sin otro requisito.

Los funcionarios de la entidad que conserven las garantías, serán los

responsables de que estas se mantengan en vigencia o de proceder a

efectivizarlas en caso de falta de renovación.

Art. 9.- Control previo y dictámenes.- El avalúo de los bienes muebles, la

apreciación de su calidad, las condiciones generales y especiales de la

negociación, la disponibilidad presupuestaria y de caja, la legalidad de la

adquisición y demás pormenores, serán materia de aprobación y

pronunciamiento de un servidor encargado del control previo en la entidad u

organismo. Además, cuando conforme a la ley, se requiera informes o

dictámenes previos, la máxima autoridad de la entidad u organismo los

solicitará con anterioridad a la celebración del respectivo contrato.

Art. 10.- Inspección y recepción.- Los bienes adquiridos, de cualquier

naturaleza que fueren, serán recibidos y examinados por el servidor público,

Guardalmacén de Bienes, o quien haga sus veces y los servidores que de

conformidad a la normatividad interna de cada entidad deban hacerlo, lo que se

dejará constancia en una acta con la firma de quienes los entregan y reciben.

Adquirido el bien el Guardalmacén de Bienes, hará el ingreso correspondiente

y abrirá la hoja de vida útil o historia del mismo, en la que se registrarán todos

sus datos; y en los casos pertinentes, información adicional sobre su ubicación

y el nombre del servidor a cuyo servicio se encuentre.

Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se

las comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o al funcionario

delegado para el efecto. No podrán ser recibidos los bienes mientras no se

hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales.

Art. 11.- Uso y conservación de bienes.- Una vez adquirido el bien el

Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, previa comunicación al Jefe

de la unidad a la cual se destina el bien lo entregará al servidor que lo va a

mantener bajo su custodia, mediante la respectiva acta de entrega recepción,

quien velará por la buena conservación de los muebles y bienes confiados a

su guarda, administración o utilización, conforme las disposiciones legales y

reglamentarias correspondientes.

Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios.- El Guardalmacén de Bienes o quien

haga sus veces, al menos una vez al año, en el último trimestre, procederá a

efectuar la toma de inventario, a fin de actualizarlo y tener la información

correcta, conocer cualquier novedad relacionada con ellos, su ubicación,

estado de conservación y cualquier afectación que sufra, cruzará esta

información con la que aparezca en las hojas de vida útil o historial de los

bienes y presentará un informe sucinto a la máxima autoridad de la entidad, en

la primera quincena de cada año. El incumplimiento de esta obligación será

sancionado por la máxima autoridad de conformidad a las normas

administrativas pertinentes y lo dispuesto en la Codificación de la Ley Orgánica

de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de

las Remuneraciones del Sector Público, pero se podrá otorgar un plazo

máximo de treinta días para que cumpla con esa obligación.

De igual manera en la Fuerza Pública se dará aplicación a lo dispuesto en este

artículo, para lo cual los ministros de Gobierno y de Defensa emitirán las

disposiciones administrativas correspondientes, las cuales deberán contar con

la aprobación previa del Contralor General del Estado.

1.2.10 Del egreso de bienes

DEL EGRESO DE BIENES

Art. 13.- Inspección previa.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus

veces, en concordancia con el artículo anterior, informará por escrito a la

máxima autoridad y al Jefe Financiero sobre los bienes que se hubieren vuelto

inservibles, obsoletos o hubieren dejado de usarse. El Jefe Financiero

designará a uno de los servidores de control previo, distinto del encargado de

la custodia o uso de los bienes, para que realice la inspección de los mismos.

Si del informe de inspección apareciere que los bienes todavía son necesarios

en la entidad u organismo, concluirá el trámite y se archivará el expediente.

Caso contrario se procederá de conformidad con las normas que constan en

los siguientes artículos de este capítulo. Cuando se trate de bienes

pertenecientes al Patrimonio Cultural del Estado, se observará lopreceptuado

en la Codificación de la Ley de Patrimonio Cultural y su reglamento.

1.2.11 Del Mantenimiento y control de vehículos

El acuerdo 007-CG publicado en el R. O. 60 del 11 de abril del 2003, establece

los principales lineamientos para el uso, control y mantenimiento de los

vehículos del sector público respecto a los siguientes aspectos:

Utilización de los vehículos

Movilización

Funcionarios responsables

Logotipos, placas oficiales y conducción

Control y mantenimiento vehicular

Órdenes de movilización

Registro y estadística

Custodia

Notificación de percances

Acciones de control y devolución de vehículos

Acción pública

Mantenimiento preventivo y correctivo

Abastecimiento de combustibles y lubricantes

Personal responsable

Prohibiciones y sanciones

(Trabajo de los grupos).

1.3Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

1.3.1 Disposiciones constitucionales

Constitución de la República del Ecuador

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Art. 211.- La Contraloría General del Estado es un organismo técnico

encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y la

consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas

jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.

Art. 212.- Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las

que determine la ley:

1. Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría

interna, auditoría externa y del control interno de las entidades del sector

público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos.

2. Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de

responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su

control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la

Fiscalía General del Estado.

3. Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.

4. Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.

1.3.2 Objeto y ámbito de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado

Art. 1.- Objeto de la Ley.- La presente Ley tiene por objeto establecer y

mantener, bajo la dirección de la Contraloría General del Estado, el sistema de

control, fiscalización y auditoría del Estado, y regular su funcionamiento con la

finalidad de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y

objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos,

administración y custodia de bienes públicos.

Art. 2.- Ámbito de aplicación de la Ley.- Las disposiciones de esta Ley rigen

para las instituciones del Estado, previstas en el artículo 118 de la Constitución

Política de la República; su aplicación se extenderá a las entidades de derecho

privado, exclusivamente respecto de los bienes, rentas u otras subvenciones

de carácter público de que dispongan.

Art. 3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta Ley se entenderán por

recursos públicos, todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones,

activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que

pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que

procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que,

a cualquier otro título realicen a favor del Estado o de sus instituciones,

personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales.

Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por

corporaciones, fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras

entidades de derecho privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen,

creación o constitución hasta tanto los títulos, acciones, participaciones o

derechos que representen ese patrimonio sean transferidos a personas

naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad con la ley.

1.3.3 Sistema de Control Interno

CONTROL INTERNO

Art. 9.- Concepto y elementos del Control Interno.- El control interno constituye

un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada

institución que proporciona seguridad razonable de que se protegen los

recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales.

Constituyen elementos del control interno:

El entorno de control,

La organización,

La idoneidad del personal,

El cumplimiento de los objetivos institucionales,

Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas

adoptadas para afrontarlos,

El sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y

técnicas; y,

La corrección oportuna de las deficiencias de control.

El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá

como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control

externo a cargo de la Contraloría General del Estado.

Art. 10.- Actividades Institucionales.- Para un efectivo, eficiente y económico

control interno, las actividades institucionales se organizarán en administrativas

o de apoyo, financieras, operativas y ambientales.

Art. 11.- Aplicación del control interno.- Se tendrán en cuenta las normas sobre

funciones incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado,

otorgamiento de recibos, pagos con cheque o mediante la red bancaria,

distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores de pago; y, el reglamento

orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial.

Art. 12.- Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en

forma previa, continua y posterior:

a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su

legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con

los planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua

inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras,

bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los

términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y,

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del

control posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las

actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.

1.3.4 La Contabilidad Gubernamental como elemento del Sistema de

Control Interno

Art. 13.- Contabilidad Gubernamental.- La Contabilidad Gubernamental, como

parte del sistema de control interno, tendrá como finalidades establecer y

mantener en cada institución del Estado un sistema específico y único de

contabilidad y de información gerencial que integre las operaciones financieras,

presupuestarias, patrimoniales y de costos, que incorpore los principios de

contabilidad generalmente aceptados aplicables al sector público, y que

satisfaga los requerimientos operacionales y gerenciales para la toma de

decisiones, de conformidad con las políticas y normas que al efecto expida el

Ministerio de Economía y Finanzas, o el que haga sus veces.

1.3.5 Determinación de responsabilidades

Art. 38.- Presunción de legitimidad.- Se presume legalmente que las

operaciones y actividades realizadas por las instituciones del Estado y sus

servidores, sujetos a esta Ley, son legítimas, a menos que la Contraloría

General del Estado, como consecuencia de la auditoría gubernamental, declare

en contrario.

Art. 39.- Determinación de responsabilidades y seguimiento.- A base de los

resultados de la auditoría gubernamental, contenidos en actas o informes, la

Contraloría General del Estado, tendrá potestad exclusiva para determinar

responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de

responsabilidad penal.

Previamente a la determinación de responsabilidades administrativas y civiles

culposas que se desprendan de los informes elaborados por las auditorías

internas, la Contraloría General del Estado examinará el cumplimiento de los

preceptos legales y de las normas de auditoría y procederá a determinarlas con

la debida motivación, sustentándose en los fundamentos de hecho y de

derecho pertinentes. De existir indicios de responsabilidad penal, se procederá

de acuerdo a lo previsto en los artículos 65, 66 y 67 de esta Ley.

En todos los casos, la evidencia que sustente la determinación de

responsabilidades, a más de suficiente, competente y pertinente, reunirá los

requisitos formales para fundamentar la defensa en juicio.

La Contraloría General del Estado efectuará el seguimiento de la emisión y

cobro de los títulos de crédito originados en resoluciones ejecutoriadas.

Art. 40.- Responsabilidad por acción u omisión.- Las autoridades, dignatarios,

funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado, actuarán con

la diligencia y empeño que emplean generalmente en la administración de sus

propios negocios y actividades, caso contrario responderán, por sus acciones u

omisiones, de conformidad con lo previsto en esta ley.

Art. 41.- Órdenes superiores.- Ningún servidor, funcionario o empleado de las

instituciones del Estado, podrá ser relevado de su responsabilidad legal

alegando el cumplimiento de órdenes superiores, con respecto al uso ilegal,

incorrecto o impropio de los recursos públicos de los cuales es responsable.

Los servidores públicos podrán objetar por escrito, las órdenes de sus

superiores, expresando las razones para tal objeción. Si el superior insistiere

por escrito, las cumplirán, pero la responsabilidad recaerá en el superior. Esta

disposición se aplicará en armonía con lo dispuesto en la Ley de Servicio Civil y

Carrera Administrativa.

Art. 42.- Responsabilidad directa.- Los servidores de las instituciones del

Estado, encargados de la gestión financiera, administrativa, operativa o

ambiental, serán responsables, hasta por culpa leve, cuando incurrieren en

acciones u omisiones relativas al incumplimiento de normas, falta de veracidad,

de oportunidad, pertinencia o conformidad con los planes, programas y

presupuestos y por los perjuicios que se originaren de tales acciones u

omisiones.

Art. 43.- Responsabilidad principal y subsidiaria por pago indebido.- La

responsabilidad principal, en los casos de pago indebido, recaerá sobre la

persona natural o jurídica de derecho público o privado, beneficiaria de tal

pago. La responsabilidad subsidiaria recaerá sobre o los servidores, cuya

acción u omisión culposa hubiere posibilitado el pago indebido. En este caso, el

responsable subsidiario gozará de los beneficios de orden y excusión previstos

en la ley.

Art. 44.- Responsabilidad solidaria.- Habrá lugar para establecer

responsabilidad solidaria cuando dos o más personas aparecieren como

coautoras de la acción, inacción u omisión administrativa que la origine.

Responsabilidad administrativa culposa

Art. 45.- Responsabilidad administrativa culposa.- La responsabilidad

administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores

de las instituciones del Estado, se establecerá a base del análisis documentado

del grado de inobservancia de las disposiciones legales relativas al asunto de

que se trate, y sobre el incumplimiento de las atribuciones, funciones, deberes

y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones

contractuales, especialmente las previstas en el Título III de esta ley.

Incurrirán en responsabilidad administrativa culposa las autoridades,

dignatarios, funcionarios o servidores de las instituciones del Estado que, por

acción u omisión, se encontraren comprendidos en una o más de las causales

siguientes:

1. No establecer ni aplicar indicadores de gestión y medidas de desempeño

para evaluar la gestión institucional o sectorial y el rendimiento individual de

sus servidores;

2. Cometer abuso en el ejercicio de su cargo;

3. Permitir la violación de la ley, de normas específicas emitidas por las

instituciones del Estado, o de normas de carácter generalmente obligatorio

expedidas por autoridad competente, inclusive las relativas al desempeño

de cada cargo;

4. Exigir o recibir dinero, premios o recompensas, por cumplir sus funciones

con prontitud o preferencia, por otorgar contratos a determinada persona o

suministrar información, sin perjuicio de la responsabilidad penal a que

hubiere lugar;

5. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y normas pertinentes, los

subsistemas de determinación y recaudación, presupuesto, tesorería,

crédito público y contabilidad gubernamental;

6. No establecer o no aplicar con sujeción a esta Ley y más normas

pertinentes los subsistemas de control interno y control externo;

7. No establecer o no aplicar con sujeción a la ley y más normas pertinentes,

los sistemas de planificación, administración de bienes y servicios,

inversiones públicas, administración de recursos humanos, de gestión

financiera y de información;

8. Contraer compromisos y obligaciones por cuenta de la institución del

Estado, a la que representan o en la que prestan sus servicios, en

contravención con las normas respectivas y sin sujetarse a los dictámenes

de la ley; o insistir ilegalmente en una orden que haya sido objetada por el

control previo;

9. No tomar inmediatamente acciones correctivas necesarias en conocimiento

del informe del auditor interno o externo; o de consultas absueltas por

organismos de control;

10.No proporcionar oportunamente la información pertinente o no prestar la

colaboración requerida a los auditores gubernamentales, y demás

organismos de control y fiscalización;

11. Incurrir en ilegal determinación o recaudación de los ingresos del Gobierno

Central, y demás instituciones del Estado;

12.No efectuar el ingreso oportuno de cualquier recurso financiero recibido;

13.Disponer o ejecutar, sin tener atribución, el cambio de planes, programas y

estipulaciones relativas a la ejecución de los contratos; y,

14.Las demás previstas en otras normas y disposiciones legales vigentes.

Art. 46.- Sanción por faltas administrativas.- Sin perjuicio de las

responsabilidades civil culposa o penal a que hubiere lugar, los dignatarios,

autoridades, funcionarios y demás servidores de las instituciones del Estado

que incurrieren en una o más de las causales de responsabilidad

administrativa culposa previstas en el artículo anterior, originadas en los

resultados de las auditorías, serán sancionados, con multa de una a diez

remuneraciones mensuales unificadas del dignatario, autoridad, funcionario o

servidor, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, pudiendo además ser

destituido del cargo, de conformidad con la ley.

Las sanciones se impondrán graduándolas entre el mínimo y el máximo

señalados en el inciso anterior de este artículo, debiendo considerarse los

siguientes criterios: la acción u omisión del servidor; la jerarquía del sujeto

pasivo de la sanción; la gravedad de la falta; la ineficiencia en la gestión según

la importancia del interés protegido; el volumen e importancia de los recursos

comprometidos; el haber incurrido en el hecho por primera vez o en forma

reiterada.

Responsabilidad Civil Culposa

Art. 52.- Alcance.- La responsabilidad civil culposa nace de una acción u

omisión culposa aunque no intencional de un servidor público o de un tercero,

autor o beneficiario, de un acto administrativo emitido, sin tomar aquellas

cautelas, precautelas o precauciones necesarias para evitar resultados

perjudiciales directos o indirectos a los bienes y recursos públicos.

La responsabilidad civil culposa genera una obligación jurídica indemnizatoria

del perjuicio económico ocasionado a las instituciones del Estado, calculado a

la fecha en que éste se produjo, que nace sin convención, proveniente de un

acto o hecho culpable del servidor público, o de un tercero, cometido sin

intención de dañar, que se regula por las normas del cuasidelito del Código

Civil.

Procesalmente, en la instancia administrativa o judicial, debe probarse por

quien afirma la culpa en la emisión o perfeccionamiento del acto o hecho

administrativo, que los mismos fueron producto de acciones que denoten

impericia, imprudencia, imprevisión, improvisación, impreparación o

negligencia.

Art. 53.- Predeterminación civil culposa y órdenes de reintegro.- La

responsabilidad civil culposa se determinará en forma privativa por la

Contraloría General del Estado, cuando por los resultados de la auditoría

gubernamental, se hubiere determinado que se ha causado perjuicio

económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de la acción u

omisión culposa de los servidores públicos, o de las personas naturales o

jurídicas de derecho privado.

Los perjuicios económicos causados en la administración de bienes,

asignaciones, subvenciones, participaciones ocasionales de recursos públicos,

concedidas por el Estado o sus instituciones, a las personas naturales o

jurídicas de derecho privado, estarán sujetos a las disposiciones de la Sección

1de este Capítulo y al procedimiento previsto en esta Sección.

Cuando del examen aparezca la responsabilidad civil culposa de un tercero, se

establecerá la respectiva responsabilidad. Se entenderá por tercero, la persona

natural o jurídica privadas, que, por su acción u omisión, ocasionare perjuicio

económico al Estado o a sus instituciones, como consecuencia de su

vinculación con los actos administrativos de los servidores públicos.

Dicho perjuicio se establecerá de la siguiente forma:

1. Mediante la predeterminación o glosa de responsabilidad civil culposa que

será o serán notificadas a la o las personas implicadas sean servidores

públicos o personas naturales o jurídicas de derecho privado,

concediéndoles el plazo de sesenta días para que las contesten y presenten

las pruebas correspondientes. Expirado este plazo, la Contraloría General

del Estado expedirá su resolución; y,

2. Mediante órdenes de reintegro, en el caso de pago indebido. Se tendrá por

pago indebido cualquier desembolso que se realizare sin fundamento legal

o contractual o sin que el beneficiario hubiere entregado el bien, realizado la

obra, o prestado el servicio, o la hubiere cumplido solo parcialmente.

En estos casos, la orden de reintegro será expedida por la Contraloría General

del Estado y notificada a los sujetos de la responsabilidad, concediéndoles el

plazo improrrogable de noventa días para que efectúen el reintegro. Sin

perjuicio de lo expresado, en el transcurso de dicho plazo, los sujetos de la

responsabilidad podrán solicitar a la Contraloría General del Estado la

reconsideración de la orden de reintegro, para lo cual deberán expresar por

escrito los fundamentos de hecho y de derecho y, de ser del caso, adjuntarán

las pruebas que correspondan. La Contraloría General del Estado se

pronunciará en el plazo de treinta días contado a partir de la recepción de la

petición y su resolución será definitiva, pero podrá impugnarse en la vía

contencioso administrativa.

Ejecutoriada la resolución administrativa o el fallo judicial, según el caso, si no

se efectuare el reintegro, la Contraloría General del Estado dispondrá la

emisión del título de crédito al organismo competente o lo hará por sí misma

según lo dispuesto en el artículo 57 de esta ley.

Indicios de Responsabilidad Penal

Art. 65.- Indicios de responsabilidad penal determinados por la Contraloría

General del Estado.- Cuando por actas o informes y, en general, por los

resultados de la auditoría o de exámenes especiales practicados por servidores

de la Contraloría General del Estado, se establezcan indicios de

responsabilidad penal, por los hechos a los que se refieren el artículo 257 del

Código Penal, los artículos agregados a continuación de éste, y el artículo

innumerado agregado a continuación del artículo 296, que trata del

enriquecimiento ilícito y otros delitos, se procederá de la siguiente manera:

1. El auditor Jefe de Equipo que interviniere en el examen de auditoría, previo

visto bueno del

supervisor, hará conocer el informe respectivo al Contralor General o a sus

delegados, quienes luego de aprobarlo lo remitirán al Ministerio Público, con

la evidencia acumulada, el cual ejercitará la acción penal correspondiente

de conformidad con lo previsto en el Código de Procedimiento Penal.

Dichos informes también serán remitidos a las máximas autoridades de las

Instituciones Auditadas;

2. El Fiscal de ser procedente resolverá el inicio de la instrucción en los

términos señalados en el artículo 217 del Código de Procedimiento Penal y

solicitará al juez las medidas cautelares que considere pertinentes, en

defensa de los intereses del Estado; y,

3. Copia certificada de la sentencia ejecutoriada, será remitida al órgano

competente en materia de administración de personal, para la inhabilitación

permanente en el desempeño de cargos y funciones públicas.

ELEMENTO II

SISTEMA DE PRESUPUESTO

2.1 Disposiciones legales aplicadas al Sistema de Presupuesto

Las disposiciones legales aplicadas al Sistema de presupuesto son:

Constitución de la República del Ecuador 2008

Ley de Presupuestos y su Reglamento

Ley Orgánica de administración Financiera y de Control

Ley de la Contraloría General del Estado

Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal Senplades

Plan Nacional de Desarrollo

2.1.1 Constitución de la República del Ecuador

El PGE es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y

egresos del Estado, que incluye todas las instituciones del sector público con

excepción de: IESS, la banca pública, las empresas públicas y los gobiernos

autónomos descentralizados.

La formulación y ejecución del PGE, se sujetará al Plan Nacional de Desarrollo.

La Función Ejecutiva elaborará la proforma presupuestaria anual y la

programación presupuestaria cuatrimestral, La Asamblea controlara que se

adecue a la Constitución, Plan Nacional de Desarrollo y por ende aprobará u

observará.

Se presentará un informe sobre la ejecución del presupuestaria cada semestre,

así como también los organismos descentralizados su incumplimiento originará

sanciones.

El PGE se gestionará a través de una Cuenta Única del Tesoro Nacional,

abierta en el Banco Central del Ecuador, con las subcuentas correspondientes.

2.1.2 Ley de Presupuesto

Objeto.- La presente Ley establece normas generales que rigen la

programación, formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y

liquidación de los presupuestos del sector público. (1)

Las disposiciones de la presente Ley se aplicarán a los diferentes Organismos

y Dependencias Administrativas del Estado y a las personas jurídicas creadas

por la Ley para el Ejercicio de la Potestad Estatal o para la prestación de

Servicios Públicos o para actividades económicas asumidas por el Estado.

Sistema Nacional de Presupuesto Público.- El Sistema comprende las

políticas, técnicas, acciones y métodos para la programación, formulación,

aprobación, ejecución, control, evaluación y liquidación de los presupuestos,

que observarán obligatoriamente las entidades y organismos del sector público.

El Ministerio de Finanzas y Crédito Público es el órgano rector del Sistema

Nacional de Presupuesto Público.

Las entidades y organismos deberán observar durante el proceso

presupuestario, las líneas generales de acción, directrices y estrategias de

política económica y social, así como los planes y programas nacionales de

desarrollo de mediano y corto plazo, dictadas por el Gobierno Nacional. (9)

Presupuestos Institucionales.- Los presupuestos institucionales,

comprenderán todos los ingresos, financiamientos y gastos previstos para el

ejercicio fiscal dentro del cual se vayan a ejecutar, para lo cual:

a) Los presupuestos de ingresos, se estructurarán sobre la base de clasificador

económico de ingresos y contendrán los montos estimados de todos los

ingresos tributarios y no tributarios;

b) Los presupuestos de financiamiento contemplarán todas las fuentes

financieras provenientes de la contratación de empréstitos, así como de otros

financiamientos provenientes de la venta de valores, bonos y otras operaciones

financieras; y,

c) Los presupuestos de gastos, se elaborarán con base en clasificaciones que

permitan distinguir, entre otros, los gastos de operación, el servicio de la deuda

pública y los gastos de inversión.

El Ministro de Finanzas y Crédito Público establecerá los clasificadores en los

que se fundamentará la gestión presupuestaria. Dichos clasificadores serán

obligatorios para todos los presupuestos del Sector público. (10)

2.2 Normativa presupuestaria

La unidad a cargo de la programación presupuestaria o quien haga sus

veces, preparará el proyecto de presupuesto y lo presentará, por medio del

titular o máxima autoridad, al Ministerio de Finanzas o al máximo organismo

de la entidad.

El proyecto incluirá todos los requerimientos de recursos humanos,

materiales y financieros a utilizarse por dichas entidades u organismos.

Cualesquiera fondos o cuentas especiales, ingresos destinados por la ley u

otros análogos, serán incluidos dentro del proyecto sin excepción alguna.

Los recursos previstos serán destinados a los programas específicos que

conforman el plan de la entidad u organismo para el período presupuestario.

Aprobación oportuna del presupuesto.- Cada entidad y organismo tendrá su

presupuesto aprobado antes del primer día del período para el cual se

expida.

Compromisos.- La asignación presupuestaria se comprometerá en el

momento en que la autoridad competente, mediante acto administrativo

válido, decida adquirir de terceros bienes o servicios, o les encargue la

realización de obras. El compromiso subsistirá hasta que las obras se

realicen, los bienes se entreguen o los servicios se presten. Sin embargo la

misma autoridad que contrajo el compromiso, y mientras este no se haya

convertido en obligación podrá anularlo total o parcialmente. Esta anulación

podrá hacerse cuando el compromiso se considere inconveniente,

innecesario o cuando se tenga la certeza de que no podrá ser cumplido, en

todo o en parte.

Obligaciones.- La obligación se genera y produce afectación presupuestaria

definitiva en los siguientes casos:

1. Cuando se reciban de terceros obras, bienes o servicios adquiridos por

autoridad competente, mediante acto administrativo válido, haya

habido o no compromiso previo; y

2. Cuando ineludiblemente deban realizarse pagos sin contraprestación, de

acuerdo con lo que dispongan las normas técnicas de presupuesto que

dicte el Ministro de Finanzas.

Requisitos para contraer compromisos y obligaciones.- Ninguna entidad

u organismo del sector público, ni funcionario o servidor de los mismos,

contraerá compromisos, celebrará contratos, autorizará o contraerá

obligaciones, respecto de recursos financieros, sin que conste la

respectiva asignación presupuestaria y sin que haya disponible un saldo

suficiente para el pago completo de la obligación correspondiente.

Los contratos cuya ejecución deba durar más de un período

presupuestario podrán celebrarse cuando el presupuesto vigente

contenga la asignación y disponibilidad suficiente para cubrir el costo de

la parte que deba ejecutarse en el período. Para el cumplimiento total de

las obligaciones derivadas de estos contratos se establecerán

asignaciones suficientes en los presupuestos de cada período

subsiguiente.

Ordenadores de gastos y de pagos.- En cada entidad u organismo del

sector público existirán ordenadores de gastos y ordenadores de pagos.

Cada entidad u organismo determinará por reglamento interno las

funciones que han de realizar dichas tareas y sus respectivas áreas de

competencia.

Anulación de compromisos.- Los compromisos que al 31 de diciembre

de cada año no se hayan transformado, total o parcialmente, en

obligaciones, se tendrán por anulados. No obstante, la misma autoridad

que contrajo el compromiso podrá convalidarlo con cargo a los créditos

presupuestarios pertinentes del nuevo período, de acuerdo con las

normas técnicas de presupuesto que dicte el Ministerio de Finanzas.

2.2.1 Programación presupuestaria

En función de las políticas, directrices establecidas por el Gobierno de

turno, se realizan:

1. Priorizar actividades, proyectos y programas

2. Establecer cronogramas de cumplimiento, precisando costos, objetivos,

plazos, coberturas, especificaciones técnicas, etc.

2.2.2 Formulación presupuestaria

En esta fase contando con la información anterior se elabora el proyecto de pro

forma presupuestaria Institucional, para lo cual se compatibiliza los ingresos

previstos con los gastos esperados.

Política Presupuestaria.- El Presidente de la República definirá los

lineamientos generales de la política fiscal y presupuestaria. Sobre la base de

esos lineamientos y de acuerdo a la naturaleza de las entidades y organismos

del sector público, el Ministro de Finanzas y Crédito Público, establecerá con

carácter de obligatorio, los límites para los gastos corrientes y de capital; la

política presupuestaria y el calendario de actividades que regirá para la

formulación de las proformas presupuestarias de las entidades y organismos

requeridos.

2.2.3 Aprobación

Aprobación de Proformas.- Una vez aprobadas internamente las proformas

presupuestarias por la autoridad respectiva, conforme a sus normas

institucionales y a las que dicte el Ministerio de Finanzas.

El Ministro de Finanzas y Crédito Público, considerando las políticas

establecidas y la disponibilidad real de recursos, aprobará, reformará, o

negará justificadamente las proformas de presupuesto que le remitan las

entidades y organismos para su posterior envío al Congreso Nacional

El PGE el Congreso Nacional lo aprobará o reformará hasta el 30 de

noviembre de cada año, si hasta esa fecha no aprobare, el presupuesto

entrará en vigencia el 1 de enero del año siguiente.

En el año en que se posesione el Presidente de la República, la aprobación

lo harán hasta el 28 de febrero, mientras tanto rige el presupuesto anterior.

2.2.4 Ejecución presupuestaria

a) Programación de la ejecución presupuestaria;

b) Establecimiento de compromisos;

c) Autorización de entrega de fondos; y,

d) Pago de obligaciones legalmente exigibles.

Una vez aprobados los presupuestos pueden ser ejecutados en el

transcurso del año en vigencia es decir entre el 1 de enero al 31 de

diciembre de cada año.

Durante la ejecución presupuestaria el ejecutivo debe contar con la

aprobación de la Asamblea para incrementar gastos más allá del porcentaje

determinado por la ley.

2.2.4.1 Reforma Presupuestaria

Se considera reformas presupuestarias las modificaciones en las asignaciones

consignadas a los programas incluidos en los presupuestos aprobados en los

presupuestos aprobados que alteren los techos asignados, el destino de las

asignaciones, su naturaleza económica, fuente de financiamiento, o cualquiera

otra identificación de los componentes de la clave presupuestaria.

Estas modificaciones se los realizarán sobre saldos disponibles no

comprometidos. Nunca se realizará reformas que implique el traspaso de

recursos destinados a inversión o capital para cubrir gastos corrientes.

2.2.4.2 Clausura

La fecha límite para ejecutar el Presupuesto es hasta el 31 de diciembre de

cada año, después de esa fecha no se pueden contraer compromisos ni

obligaciones.

2.2.5 Liquidación, Evaluación y Control

Liquidación

Comprende del 1 de enero al 31 de marzo del siguiente año.

Constituye el período en la cual se debe informar sobre la gestión y

resultados obtenidos en la ejecución presupuestaria.

Evaluación

Está dirigida a medir y comparar el grado de cumplimiento de los objetivos

planteados en el presupuesto.

Control

Se refiere al control interno que debe ejercer todo empleado del Estado.

Son tres momentos del control, previo, concurrente y posterior.

2.3 Programa de caja

La Programación de Caja es el instrumento con el que se establece la previsión

calendarizada de las disposiciones efectivas de fondos y de su correspondiente

utilización en concordancia con la programación de la ejecución

presupuestaria.

Objetivo General

La finalidad fundamental de la Programación de Caja es compatibilizar la

programación presupuestaria anual en función de las disponibilidades.

Objetivos Específicos

Identificar la necesidad de financiamiento del Tesoro en el corto plazo, analizar

las fuentes alternativas de financiamiento y concretar lo más conveniente a los

intereses del Estado Ecuatoriano para cubrir el déficit de caja.

2.3.1 Principios y aspectos generales

Universalidad, Unidad, Equilibrio, Flexibilidad

2.3.2 Reprogramación de Caja

La programación de caja podrá ser modificada en función de la evaluación de

los ingresos efectivamente recaudados para que en lo posible se garantice el

cumplimiento de las cuotas aprobadas misma que será aprobada por el Comité

de las Finanzas Públicas.

2.3.3 Cuentas en el depositario oficial de los fondos públicos

Las cuentas aperturadas en el Depositario Oficial de los Fondos Públicos

serán: la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional y sus auxiliares, las

cuentas exclusivas que reciben desembolsos de préstamos y donaciones del

exterior, las cuentas de las empresas públicas, de la Contraloría General del

Estado y la cuenta de CERESPS. (Fondo creado por el gobierno para asuntos

especiales)

Obligatoriedad.- Toda entidad y organismo del sector Público mantendrá en el

depositario oficial de los fondos públicos sus saldos disponibles en una o las

cuentas que fueren necesarias en función de los requerimientos que demande

el eficiente manejo financiero o lo requiera el proceso de descentralización y

desconcentración.

En consecuencia ninguna institución pública podrá aperturar cuentas fuera del

depositario oficial de los fondos públicos. Solo en los casos que por

circunstancias geográficas y tecnológicas no sea factible mantener una cuenta

en el depositario oficial, la unidad responsable del Tesoro Nacional autorizará

la apertura en el Banco Nacional de Fomento.

La facultad para disponer de una Cuenta en de depositario oficial corresponde

a la unidad administrativa responsable del Tesoro Nacional en el Ministerio de

Finanzas.

Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional.- Los ingresos de cualquier

fuente se depositarán en la Cuenta Corriente Única del Tesoro Nacional,

abierta en el depositario oficial de los fondos públicos. Su utilización dispondrá

el Ministerio de Finanzas y, por delegación el responsable del Tesoro Nacional.

Por la excepción prevista en la Ley, los ingresos de las empresas públicas,

CGE, desembolsos externos, se depositarán en las cuentas aperturadas en el

depositario oficial, que se encuentre por fuera de la CCU.

La Cuenta Corriente Única se dividirá en Cuentas Auxiliares:

CCC – FISCALES

CCU – AUTOGESTIÓN

CCU – PREASIGNADOS

CCU – FONDOS ESPECIALES

CCU – FONDOS DE TERCEROS

CCU - CUENTAS DE TRANSFERENCIA DE GOBIERNOS SECCIONALES,

CUENTAS DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS PÚBLICAS, CUENTAS

PARA LA PROVISIÓN DEL PAGO DE LA DEUDA PÚBLICA, CUENTAS

DE LA SEGURIDAD SOCIAL.

Las entidades descentralizadas y autónomas mantendrán las cuentas de

transferencia durante el ejercicio fiscal 2008.

(Consulta)

2.4 Ejercicios prácticos

(Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos del Sector Público).

EJERCICIO NO. 1

Elabore el presupuesto de ingresos y gastos con los datos a continuación.

INGRESOS

Ocupación de lugares públicos 100.00

Intereses por otras operaciones 10.00

Renta de copiadora 50.00

Renta de edificios 200.00

Multas varias 20.00

Por venta de especies fiscales 80.00

Al consumo de bebidas alcohólicas 1.000,00

De cuentas por cobrar 800.00

GASTOS

Mantenimiento de copiadora 20.00

Arriendo de edificios 50.00

Salarios Unificados 150.00

Aporte Patronal 20.00

Compra de esferos, papel, etc 15.00

Compra de copiadoras. 300.00

Compra de vehículos 2.000,00

Compra de escritorios, anaqueles 1.200,00

La diferencia entre el presupuesto de ingresos y gastos es financiada con

transferencias corrientes del gobierno central.

EJERCICIO No. 2

Con los datos que se detalla a continuación identificar la partida presupuestaria

y elaborar el presupuesto de ingresos y gastos del Colegio “Nuevo Amanecer”

La institución pretende recibir ingresos por venta de derechos diversos

USD 900.00.

Venderá productos varios como cds, carpetas, etc . USD 1.050,00.

Recibirá aportes corrientes del Gobierno Central USD 117.089,26

Recibirá por rentas del bar del colegio USD 1.440,00

Recibirá transferencias de capital del sector privado no financiero por:

USD 35.000,00

Pago de sueldos en un año USD 12.442,08

Remuneraciones Unificadas 25.776,00

Bonificación por el día del maestro 7.680,00

Compensación por costo de vida 787,20

Compensación por transporte 384,00

Comisariato 7.680,00

Compensación Pedagógica 384,00

Servicios Personales por contrato 5.100,00

Aporte Patronal 2.155,80

Agua Potable 600,00

Energía Eléctrica 1.440,00

Telecomunicaciones 1.020,00

Edición, Impresión y Reproducción 12.036,00

Pasajes al interior 321,00

Viáticos y Subsistencias en el interior 1.500,00

Arreglo de maquinarias y equipos 2.160,00

Mantenimiento de edificios, locales y residencias 7.200,00

Compra de varios suministros de oficina 6.000,00

Compra de materiales de aseo 3.600,00

Compra de tinta para imprenta y varios 150.00

Compra de materiales didácticos 8.400,00

Pago de seguros 263.28

Comisiones bancarias 72.00

Compra de otros productos terminados(produc) 12.500,00

Jornales para inversión 1.560,00

Fletes y maniobras (inversión) 150.00

Estudio diseño y proyectos(inversión) 1.500,00

Materiales de construcción..(inversión) 5.230,00

Otros bienes de uso y consumo(inversión) 240.00

Líneas redes e instalaciones (inversión) 4.500,00

Compra de escritorios, anaqueles 10.350,00

Compra de computadores e impresoras 18.950,00

Libros y colecciones 180,00

ELEMENTO III

3. NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos

interrelacionados, interactuantes e interdependientes, que debidamente

ordenados y coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la

transparente administración de los fondos públicos.

Entre los subsistemas más importantes podemos citar: Presupuesto,

Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Nómina, Control Físico de Bienes,

Deuda Pública y Convenios, los que están regidos por principios y normas

técnicas destinados a posibilitar la asignación y utilización eficiente de los

recursos públicos, de la cual se generen los adecuados registros que hagan

efectivos los propósitos de transparencia y rendición de cuentas.

3.1. Principios Generales

ENTES FINANCIEROS

Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos

creados por ley, decreto u ordenanza, con existencia propia e independiente,

que administran recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad

estará el funcionamiento del Sistema Integrado de Administración Financiera.

Si las circunstancias lo ameritan se desconcentrará el sistema, bajo la

exclusiva responsabilidad del ente financiero institucional.

Los entes financieros se presumirán de existencia permanente, a menos que

las disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra

norma legal establezca su disolución o fusión.

El conjunto de recursos y obligaciones administrados por los entes financieros,

reflejados en el Sistema de Administración Financiera institucional, constituirán

la base del Sistema en los niveles Sectorial y Global del Sector Público no

Financiero.

Los organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno

Central, se constituirán en un solo Ente Financiero, con presupuesto,

contabilidad y tesorería únicos.

MODELO DE GESTION FINANCIERA

El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el

Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través

de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de la

ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los siguientes niveles

estructurales:

Unidad de Administración Financiera UDAF

Es la máxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria;

cumple y vela por la aplicación de leyes, normas y procedimientos que rigen la

actividad financiera y presupuestaria de observancia general en la Institución.

Las atribuciones de las Unidades de Administración Financiera de cada

organismo y ente del Sector Público, son las siguientes:

a. Coordinar la programación y formulación del presupuesto, la programación

de la ejecución presupuestaria, y con los responsables de cada unidad

ejecutora, la evaluación de la gestión presupuestaria;

b. Coordinar con la unidad de planificación institucional la adecuada vinculación

de la planificación con el presupuesto y el registro, en el sistema integrado de

información financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones

definidas en el plan.

c. Coordinar la administración financiera institucional con el ente rector para la

debida aplicación de las políticas, directrices, normas y procedimientos que

emanen del mismo.

La UDAF no tiene competencias de carácter operativo: aglutina las solicitudes

de sus unidades ejecutoras para su tratamiento al nivel del ente rector; y,

autoriza y aprueba las operaciones presupuestarias delegadas para su

tratamiento.

Unidad Coordinadora UC

Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente de la UDAF

para cumplir determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la

coordinación

de las unidades ejecutoras con la UDAF, particularmente en lo relacionado a la

programación presupuestaria, programación financiera y ejecución

presupuestaria. Su creación es facultativa de la Institución en función de las

necesidades de la gestión financiera institucional.

Unidad Ejecutora UE

Es la unidad desconcentrada con atribuciones y competencias para realizar

funciones administrativas y financieras y que, estructuralmente, forma parte de

una Institución.

Los presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora; por tanto, son la

instancia responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo

presupuestario; para tal efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente

rector canalizadas a través de la UDAF y de las Unidades Coordinadoras de las

que deberá requerir su aprobación o autorización en todo aquello que no se

encuentre dentro de su marco de competencias.

Todos los registros en las distintas fases del presupuesto se efectúan en la

Unidad Ejecutora; en consecuencia, le corresponde mantener los documentos

de soporte de conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

Para efecto de realizar sus actividades mantendrá comunicación y canalizará

sus requerimientos por medio de las Unidades Coordinadoras y la UDAF,

según sea el caso.

PERIODOS DE GESTION

El Sistema de Administración Financiera operará con períodos mensuales para

medir, conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación

económica financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya

impedimento para generar informes con la oportunidad, forma y contenido que

los usuarios lo determinen.

En el período con cierre activado, no se podrán alterar o modificar los datos; las

regularizaciones por errores u otras causas deberán efectuarse en el mes

vigente del Sistema.

El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 1º. de

enero y el 31 de diciembre de cada año.

CONSISTENCIA

El Sistema de Administración Financiera estará estructurado como un sistema

integral, único y uniforme. El Ministerio de Economía y Finanzas tendrá la

atribución exclusiva para autorizar, en casos excepcionales, la aplicación de

criterios técnicos diferentes a los establecidos en los principios y normas

técnicas; los efectos en los resultados contables y presupuestarios se darán a

conocer en notas explicativas de los respectivos informes, analizando el

impacto económico o financiero que representen.

EXPOSICION DE INFORMACION

La información contable, busca revelar con razonabilidad los hechos

financieros, económicos y sociales de las instituciones y organismos del Sector

Público no Financiero, mediante su adecuada utilización, se empleen en forma

transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo.

Los reportes obtenidos del Sistema Integrado de Administración Financiera

incluirán toda la información que permita una adecuada interpretación de la

situación económica de los entes financieros, como también de los niveles

sectorial y global, de modo que reflejen razonable y equitativamente los

legítimos derechos y obligaciones de los distintos sectores involucrados.

En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos

contables y presupuestarios, se observarán procedimientos de consolidación

que permitan expresar la situación lo más cercano al nivel de gestión de la

administración respectiva.

En notas explicativas a los reportes, se revelarán los hechos o situaciones

cuantitativas y cualitativas que puedan influir en los análisis y decisiones de los

usuarios de la información.

IMPORTANCIA RELATIVA

Los principios, normas y procedimientos técnicos para la operación del Sistema

Integrado de Administración Financiera se aplicarán criterios con sentido

práctico, siempre y cuando no se distorsione la información contable y

presupuestaria institucional, sectorial o global.

OBSERVANCIA DEL ORDENAMIENTO LEGAL

El funcionamiento del Sistema de Administración Financiera estará supeditado

al ordenamiento jurídico vigente, prevalecerán las disposiciones legales

respecto de los principios y normas técnicas que se establezcan en materia

contable y presupuestaria.

En caso de imprecisión en la disposición legal, el Ministerio de Economía y

Finanzas establecerá los criterios técnicos de aplicación, en tanto no exista

interpretación jurídica en contrario.

OBLIGATORIEDAD DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION FINANCIERA

“SAFI”

La aplicación del Sistema de Administración Financiera es obligatoria en el

ámbito de los organismos, entidades, fondos o proyectos del Sector Público no

Financiero; la inobservancia de sus normas estará sujeta a las sanciones

previstas en la Ley.

El Ministerio de Economía y Finanzas comunicará periódicamente a la

Contraloría General del Estado, respecto a las entidades que incumplan con la

remisión de la información financiera en forma confiable y oportuna, a fin de

que el Organismo Superior de Control disponga se efectúen las verificaciones

que estime del caso, ya sea mediante exámenes especiales o auditorias

integrales, ya que en uso de sus atribuciones, establezca las responsabilidades

y sanciones a que hubiere lugar, por la inobservancia de lo establecido en la

Ley, Principios, Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, Normas

Técnicas de Control Interno y otras disposiciones normativas aplicables.

PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS

Los presupuestos públicos se regirán bajo los siguientes principios:

Universalidad

Los presupuestos contendrán la totalidad de los ingresos y gastos, no será

posible compensación entre ingresos y gastos de manera previa a su inclusión

en el presupuesto.

Unidad

.

El conjunto de ingresos y gastos debe contemplarse en un solo presupuesto

bajo un esquema estandarizado; no podrán abrirse presupuestos especiales ni

extraordinarios.

Programación

Las asignaciones que se incorporen en los presupuestos deberán responder

a los requerimientos de recursos identificados para conseguir los objetivos y

metas que se programen en el horizonte anual y plurianual.

Equilibrio y estabilidad

El presupuesto será consistente con las metas anuales de déficit/superávit

fiscal bajo un contexto de estabilidad presupuestaria en el mediano plazo.

Plurianualidad

El presupuesto anual se elaborará en el marco de un escenario plurianual

coherente con las metas fiscales de equilibrio y sostenibilidad fiscal de mediano

plazo.

Eficiencia

La asignación y utilización de los recursos del presupuesto se hará en términos

de la producción de bienes y servicios públicos al menor costo posible

para una determinada característica y calidad de los mismos.

Eficacia

El presupuesto contribuirá a la consecución de las metas y resultados definidos

en los programas contenidos en el mismo.

Transparencia

El presupuesto se expondrá con claridad de forma que pueda ser entendible a

todo nivel de la organización del Estado y la sociedad y será objeto

permanente de informes públicos sobre los resultados de su ejecución.

Flexibilidad

El presupuesto será un instrumento flexible en cuanto sea susceptible

de modificaciones para propiciar la más adecuada utilización de los recursos

para la consecución de los objetivos y metas de la programación.

Especificación

El presupuesto establecerá claramente las fuentes de los ingresos y la

finalidad específica a la que deben destinarse; en consecuencia, impone la

limitación que no permite gastar más allá del techo asignado y en

propósitos distintos de los contemplados en el mismo.

3.2 Contabilidad Gubernamental

Definición

La Contabilidad Gubernamental es la ciencia que, en base al conocimiento y

aplicación de un conjunto de principios, normas y procedimientos técnicos,

permite efectuar el registro sistemático, cronológico y secuencial de los hechos

económicos que ocurren en una organización, con la finalidad de producir

información financiera, patrimonial y presupuestaria, confiable y oportuna,

destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y

de terceros interesados en la gestión institucional y para servir de sustento al

control que ejercen los organismos pertinentes.

Características

La Contabilidad “Gubernamental” tiene varias características:

a) Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las

operaciones patrimoniales deben ser registradas por partida doble, las

presupuestarias en cambio, por partida simple;

b) Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el Sector

Público no Financiero;

c) Utiliza el Catálogo General de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de

Ingresos y Gastos, como elementos básicos, comunes, únicos y uniformes;

d) Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a cargo del

Ministerio de Economía y Finanzas y de descentralización operativa en

cada ente financiero público;

e) Crea una base común de datos financieros, que debidamente organizados

se los convierte en información útil;

f) Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en actividades de

producción de bienes y servicios, en inversiones en proyectos de

construcción de obra material tangible y en programas de beneficio social

llevados a cabo mediante el desarrollo de actividades que generan

productos intangibles;

g) Permite la agregación y consolidación sistemática de la información

financiera producida por cada ente financiero;

h) Produce información financiera para la toma de decisiones en los niveles

internos de la administración, para los niveles externos que mantienen

intereses con la gestión institucional, para decisiones estratégicas

sectoriales y nacionales, y para el control sobre la pertinencia y propiedad

de las operaciones realizadas; y,

i) Los datos disponibles en sus cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio,

Ingresos y Gastos de Gestión, “saldos y flujos”, proporcionan insumos para

la producción de las cuentas nacionales y otros reportes financieros

especializados, con la visión del Manual de Estadísticas de las Finanzas

Públicas del Fondo Monetario Internacional.

Proceso contable

El sistema contable gubernamental comprende 3 fases bien diferenciadas:

Comienza a partir del análisis de la documentación fuente, la extracción de

datos de los hechos económicos u operaciones patrimoniales y

presupuestarias acontecidas y su registro en los libros de entrada original;

Continúa con el direccionamiento de los elementos homogéneos a

segmentos particularizados según su naturaleza; y

Concluye con la producción de la información de acuerdo a criterios de

agrupación predefinidos.

La documentación fuente constituye la evidencia fiel de las transacciones u

operaciones realizadas, es el sustento o soporte de las anotaciones a realizar;

entre estos documentos se hallan: facturas, recibos, liquidaciones de compras,

comprobantes de ingreso y egreso de dinero, contratos, garantías, actas de

fiscalización, planillas de avance de obras, comprobantes de ingreso y egreso

de existencias de bodega, roles de remuneraciones, planillas de aportes a la

seguridad social, cheques, detalles de pagos, ordenes de transferencia de

fondos, estados de cuenta bancarios con sus notas de débito y crédito, actas

de donaciones recibidas o entregadas de bienes, actas de baja de bienes,

justificativos de fondos rotativos, como los a rendir cuentas y de cajas chicas,

etc.

Jornalización. Los datos obtenidos de la documentación fuente referida en el

inciso anterior, que son extraídos convenientemente en base a criterios de la

profesión, se los registra o anota mediante la elaboración de “asientos”, en el

principal libro de entrada original contable denominado “Diario General

Integrado” y se lo hace en cuentas específicas de movimiento, que responden

a la naturaleza de las operaciones o hechos económicos acontecidos en la

entidad. A esta actividad, catalogada como la más importante de todo el

proceso contable, se la denomina jornalización, es en la que se deposita todo

el bagaje de conocimiento contable del profesional a cargo y de ella depende

en gran medida, la validez, consistencia y transparencia de la información

producida.

Mayorización. Es la actividad en la cual los registros realizados en el Libro

Diario General Integrado, son trasladados al libro “Mayor”, agrupándolos en

cuentas y auxiliares patrimoniales y presupuestarios, de acuerdo a una misma

naturaleza, conceptualización o denominación, es un proceso mecánico

automático o manual, según se disponga o no de herramientas informáticas.

Producción de Información. Finalizada la fase anterior de la mayorización, de

cada una de las cuentas de movimiento que han intervenido en cada periodo, o

hasta la fecha que se desee, se extraen los datos necesarios de las diversas

cuentas contables “saldos y flujos”, para presentarlos debidamente ordenados

y clasificados en reportes y estados financieros como el Balance de

Comprobación, el Estado de Resultados, el Estado de Situación Financiera y el

Estado de Flujo del Efectivo y de los auxiliares presupuestarios, para

exponerlos en el Estado de Ejecución Presupuestaria y las cédulas

presupuestarias de ingresos y gastos.

Debido a que el proceso de registro contable gubernamental integra las

operaciones patrimoniales con las de ejecución presupuestaria, es que se inició

este Manual, con el estudio de la estructura del principal instrumento del

Presupuesto, que es el Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos.

Ahora corresponde profundizar el tema contable, analizando su principal

elemento que es la “cuenta” y por extensión sobre el conjunto de ellas, que

constituyen el Catálogo General de Cuentas a nivel macro, o el Catálogo de

Cuentas Institucional a nivel micro.

ELEMENTO IV

NORMATIVA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

4.1 Principios de Contabilidad Gubernamental

Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para

generar información, consistente, relevante, verificable y comprensible, y

hacen referencia a las técnicas cualitativas y cuantitativas de valuación de los

hechos económicos; al momento en el cual se realiza el registro contable.

MEDICION ECONOMICA

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e

inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, debe considerar

mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dan origen a

las diferentes transacciones y operaciones del ente público, siempre que

posean valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los

hechos económicos serán registrados en la moneda de curso legal en el

Ecuador.

IGUALDAD CONTABLE

En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos

sobre la base de la igualdad, entre los recursos disponibles (activos) y sus

fuentes de financiamiento (pasivos y patrimonio), aplicando el método de la

Partida Doble.

COSTO HISTORICO

Está constituido por el precio de adquisición o importe, sumando los costos o

gastos incurridos por la institución para la prestación de servicios, en la

formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización o

enajenación, incluyendo las adiciones y mejoras que permitan su capitalización.

En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados al

valor monetario pactado, ya sea éste el de adquisición, producción,

construcción o intercambio de los recursos y obligaciones.

Los bienes recibidos en calidad de donaciones que no tengan un valor

establecido, serán valorados y registrados en la fecha que se establezca el

precio estimado o de mercado.

DEVENGADO

En la Contabilidad Gubernamental los hechos económicos serán registrados en

el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia

del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos,

condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas

comerciales de general aceptación.

REALIZACION

En la Contabilidad Gubernamental las variaciones en el patrimonio serán

reconocidas cuando los hechos económicos que las originen cumplan con los

requisitos legales o estén de acuerdo con la práctica comercial de general

aceptación.

En las operaciones que presenten opciones alternativas para su valuación, se

optará por aquella en que exista menos probabilidad de sobre valorar o

subvalorar las variaciones en el patrimonio.

REEXPRESION CONTABLE

El costo reexpresado, está constituido por el costo histórico actualizado a valor

corriente, mediante el reconocimiento de cambios de valor, ocasionados por la

exposición a fenómenos económicos exógenos.

Se utilizarán métodos sustentados en regulaciones legales, criterios técnicos,

peritajes profesionales u otros procedimientos de general aceptación en la

materia, que permitan expresar los activos, los pasivos, el patrimonio y sus

variaciones, lo más cercano al valor actual al momento de su determinación.

Cuando se contraigan obligaciones o se adquieran bienes o servicios en

moneda extranjera deben reexpresarse en moneda de curso legal, según las

normas y procedimientos aplicables a cada evento.

CONSOLIDACION

La Contabilidad Gubernamental permitirá obtener información financiera

consolidada, a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades

de la administración o en función de requerimientos específicos.

Dicha información financiera se preparará a nivel institucional, sectorial y

global; presentará agregados netos de las cuentas patrimoniales, de los

resultados de gestión y de las cuentas de orden, así como de los informes

presupuestarios producidos por los entes financieros objeto de consolidación.

La estructura y contenido de los informes consolidados serán fijados por el

Ministerio de Economía y Finanzas y se la preparará a base de la información

financiera, patrimonial y presupuestaria que le proporcionarán los dignatarios,

funcionarios o servidores públicos de las instituciones del Sector Público no

Financiero, en los plazos establecidos en la Ley.

Con la finalidad de obtener la información financiera, contable y presupuestaria

institucional el Ministerio de Economía y Finanzas pondrá a disposición de los

responsables de generación, la normativa de aplicación general en el ámbito

del Sector Público no Financiero y los instrumentos técnicos e informáticos que

aseguren su entrega oportuna.

4.2 Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental

RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONOMICOS

Alcance

Los hechos económicos se reconocerán en función de los eventos y

transacciones que los generan.

Derechos monetarios

Los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos

monetarios, independientemente de su recepción inmediata o futura, se

reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados debitando las

cuentas del subgrupo Cuentas por Cobrar, de acuerdo con la naturaleza de la

transacción; las contra cuentas definirán el ingreso de gestión, la disminución

del Activo o el aumento del Pasivo, según los casos, las que tendrán

asociaciones presupuestarias a fin, de registrar la ejecución de los ingresos del

Presupuesto.

Por el cobro de los derechos se debitará la cuenta de Disponibilidades que

corresponda y se acreditará la Cuenta por Cobrar utilizada.

En los derechos monetarios que se generen simultáneamente, en el mismo

acto, la instancia del devengado y la recaudación, será igualmente obligatorio

registrar ambas instancias.

Por excepción, las entidades del Régimen Seccional Autónomo, que necesiten

disponer de la información correspondiente al devengado y recaudado a nivel

de los diversos rubros de ingreso, podrán desglosar las Cuentas por Cobrar

según su naturaleza, hasta los niveles de cuentas que les permita la clara

identificación del devengado y la recaudación efectiva por rubro específico.

Obligaciones monetarias

Los hechos económicos que representen obligaciones a entregar recursos

monetarios, independientemente de su erogación inmediata o futura, se

reconocerán en la instancia del devengado y serán registrados acreditando las

cuentas del subgrupo Cuentas por Pagar, de acuerdo con la naturaleza de la

transacción; las contra cuentas definirán el gasto de gestión, el costo de

producción o de inversión, el incremento del Activo o la Disminución del Pasivo

en que se hubiere incurrido, según los casos las que tendrán asociación

presupuestaria, a efecto de registrar la ejecución de los gastos del

Presupuesto.

Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar

utilizada y se acreditará la cuenta de Disponibilidades a través de la cual se

produzca el egreso efectivo.

En las obligaciones monetarias que se generen simultáneamente, en el mismo

acto, la instancia del devengado y el pago, será igualmente obligatorio registrar

ambas instancias.

Otros movimientos monetarios

Los hechos económicos que generen traspasos monetarios entre cuentas de

los subgrupos Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros,

que no representan derechos u obligaciones monetarias, no requerirán el

reconocimiento de la instancia del devengado y en consecuencia, tampoco

tendrán afectaciones presupuestarias.

Ajustes económicos

Los ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria, consumo de

existencias, acumulación de costos u otros de igual naturaleza, que impliquen

regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o

Patrimonio, se registrarán directamente en las cuentas que correspondan, sin

que por ello, implique afectación presupuestaria, ni se efectuaran en cuentas

de Activos Operacionales ni de Deuda Flotante.

Donación de bienes en existencias, muebles e inmuebles y de recursos

Recepción de Bienes

La recepción de bienes a título gratuito, se registrarán directamente con cargos

a las cuentas de los grupos 13 “Inversiones en Existencias” o 14 “Bienes de

Larga Duración”, que correspondan a su naturaleza y finalidad, la contra cuenta

será la 611.99 “Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles”.

Recepción de Recursos

Las donaciones recibidas en dinero constituyen ingresos corrientes o de capital

y como tales serán registrados en las respectivas Cuentas por Cobrar,

originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.

Entrega de Bienes

La entrega de bienes a título gratuito se registrará disminuyendo el valor

contable del bien que se trate, sea del grupo 13 “Inversiones en Existencias” o

del grupo 14 “Bienes de Larga Duración”; en éste último caso se disminuirá

también la depreciación acumulada correspondiente y por su valor en libros, se

debitará la cuenta 611.88 “Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e

Inmuebles”.

Entrega de Recursos

Las donaciones entregadas en dinero constituyen gastos corrientes, de

inversión o de capital y como tales serán registrados en las correspondientes

Cuentas por Pagar, originando simultáneamente su ejecución presupuestaria.

Estimaciones presupuestarias

En la Contabilidad no se registrarán las estimaciones incorporadas en el

Presupuesto; sin embargo, el Sistema Contable contendrá mecanismos

técnicos de integración, que permitan la confrontación de las estimaciones

presupuestarias con los movimientos de su ejecución que se producen en la

instancia del devengado contable.

Períodos de contabilización

Los hechos económicos se deberán contabilizar en la fecha que ocurran,

dentro de cada período mensual, de acuerdo con las disposiciones legales y

prácticas comerciales de general aceptación en el país. No se anticiparán o

postergarán las anotaciones, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las

establecidas en el Catálogo General.

En el período mensual que se encuentre con cierre en el sistema informático,

no se podrán alterar o modificar los datos; las regularizaciones por errores u

otras causas deberán efectuarse en el mes siguiente que se halle abierto.

Consecuentemente, la información financiera producida al término de cada

período mensual no se modificará por ninguna circunstancia.

Las transacciones cuya documentación de respaldo se reciba con posterioridad

al término de un periodo mensual o al cierre de un ejercicio fiscal, según el

caso, se registrarán en el mes o en el año siguiente, en la fecha de su

recepción.

Todo movimiento contable y presupuestario que deba efectuarse con aplicación

a un ejercicio fiscal se realizará exclusivamente hasta el 31 de diciembre de

cada año, fecha en que se clausurarán los presupuestos y deberá operar el

cierre contable, de conformidad con las normas técnicas vigentes para el

efecto.

AGRUPACION DE LOS HECHOS ECONOMICOS

Alcance

Esta norma determina el criterio de agrupación de los hechos económicos, para

su registro en la Contabilidad Gubernamental.

Tipo de movimientos

Los hechos económicos en el proceso de contabilización, serán identificados

con una de las siguientes opciones:

Apertura (A)

Financiero (F)

Ajuste (J)

Cierre (C)

Cuentas de Orden (O)

Movimiento de Apertura

Identifica el registro de los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio

y de las Cuentas de Orden al inicio de cada ejercicio fiscal.

Movimiento Financiero

Identifica el registro de los hechos económicos con impacto inmediato o futuro

en las disponibilidades monetarias; en el proceso de contabilización es

requisito básico la concurrencia de cuentas de Activos Operacionales o de

Deuda Flotante.

Movimiento de Ajuste

Identifica el registro de transacciones por ajustes económicos, referidos en la

NTCG 3.2.1.5.

En las cuentas de los grupos de Activos Operacionales y de Deuda Flotante, no

se registrarán movimientos de ajuste sino, exclusivamente, corrección de

errores.

Movimiento de Cierre

Identifica el registro de los ajustes técnicos especificados en la NTCG 3.2.17.

Movimiento de Cuentas de Orden

Identifica operaciones en las cuales intervienen cuentas destinadas a registrar

el movimiento de valores, cuando estos no afectan o modifican los balances,

pero que son necesarias a efecto de recordatorio contable, de control sobre

aspectos administrativos o para consignar derechos y obligaciones probables o

sujetos a contingencias, los cuales si llegaran a sobrevenir o a realizarse,

convierten valores contingentes en reales

Corrección de errores

La rectificación de errores contables se realizará utilizando el proceso de

reversión, que invalida total o parcialmente los flujos de las cuentas aplicadas,

a partir de la fecha de registro de la corrección. Se identificará con similar tipo

de movimiento al de la transacción original, se registrarán con valores

precedidos con el signo menos y por montos totales o parciales respecto de la

operación que se corrige.

Afectaciones presupuestarias

Las afectaciones presupuestarias se realizarán exclusivamente en los asientos

de tipo financiero, originados en la instancia del devengado, que se aplican en

función de lo que instruyen las NTCG 3.2.1.2 y 3.2.1.3 Derechos y

Obligaciones Monetarias.

Los movimientos de ajuste, de cierre y de cuentas de orden, al igual que los

asientos de tipo financiero que no correspondan a la instancia del devengado,

nunca tendrán afectaciones presupuestarias.

INVERSIONES FINANCIERAS

Alcance

Esta norma establece los criterios para la utilización de los excedentes de caja

y los recursos estimados en las proyecciones presupuestarias para inversiones

en títulos, valores y préstamos.

Aplicaciones de excedentes de caja

Los excedentes de caja, conformados por las disponibilidades de fondos

deducidos los requerimientos para redimir obligaciones inmediatas, se podrán

aplicar transitoriamente en operaciones con documentos fiduciarios de fácil

conversión, siempre y cuando se tengan las facultades legales para efectuar

dicho tipo de transacciones.

Las transacciones originadas con excedentes de caja constituirán simples

traspasos de fondos entre las cuentas de disponibilidades, igualmente su

recuperación.

Las rentas financieras derivadas de estas operaciones serán registradas

contablemente, en la fecha de su devengamiento, como derechos monetarios.

Inversiones en títulos y valores

Las inversiones en documentos fiduciarios con las características de depósitos

a plazo, acciones, bonos u otros instrumentos de igual naturaleza, efectuadas

con finalidad de lucro, ánimo de control o cualquier otra causa, sujetos a

restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos

o de acuerdo con las prácticas comerciales existentes en el país, se podrán

efectuar siempre y cuando las disposiciones legales lo permitan y en el

presupuesto institucional del respectivo ejercicio fiscal se hayan asignado

recursos para dicha finalidad.

A la fecha de vencimiento de los documentos de inversión o al momento de

adoptar la decisión de su recuperación total o parcial, el monto respectivo se lo

trasladará a la cuenta 113.27 Cuentas por cobrar Recuperación de Inversiones

y se definirá la contra cuenta correspondiente, de entre las alternativas que

tienen lo subgrupos 121 y 122 de Inversiones Temporales y Permanentes.

Inversiones en préstamos

Los créditos monetarios otorgados a terceras personas naturales o jurídicas,

entregados en uso de las facultades legales que lo permitan y sujetos a

restitución en las condiciones pactadas en los respectivos convenios, contratos

u otros documentos de igual naturaleza, se podrán conceder siempre y cuando

en el presupuesto del respectivo ejercicio fiscal consten asignaciones para

dicho propósito.

A la fecha de vencimiento de las Inversiones en Títulos y Valores de las

Inversiones en Préstamos y Anticipos o de las cuotas pactadas, el monto de

dicho movimiento se trasladará a la cuenta 113.27 Cuentas por Cobrar

Recuperación de Inversiones y se definirá la contra cuenta correspondiente, de

entre las alternativas que tiene el subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y

Anticipos.

Cambios en las condiciones para la recuperación de inversiones

Se mantendrán como Inversiones en Títulos y Valores o en Inversiones en

Préstamos y Anticipos si, con antelación, se postergan las condiciones del

plazo para la restitución, o existen fundadas expectativas de la escasa o nula

posibilidad de recuperación.

En los casos en que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha

posterior al traslado indicado en el numeral anterior y la recuperación exceda el

ejercicio fiscal vigente, la regulación respectiva se hará como una corrección de

errores.

Rentas de inversiones

Las rentas generadas por las inversiones financieras realizadas según lo

prescrito en esta norma, sea por concepto de intereses, comisiones, reajustes

u otras causas, serán registradas contablemente, en la fecha de sus

vencimientos, como derechos monetarios, en la cuenta 113.17 Cuentas por

Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y se definirá la contra cuenta

correspondiente, de entre las opciones existentes dentro de la cuenta 625.01

Rentas de Inversiones.

Observancia de las disposiciones legales

La utilización de recursos en inversiones financieras, solamente se lo podrá

realizar una vez que se haya cumplido con lo establecido en el Art. 32 de la

Codificada Ley Orgánica de Régimen Monetario y Banco del Estado y el

Reglamento para las Inversiones Financieras del Sector Público.

EXISTENCIAS

Alcance

Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control

de las inversiones en existencias.

Valoración

Las adquisiciones de existencias se deberán valorar al precio de compra,

incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no

reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en

condiciones de consumo, transformación, venta o utilización en inversiones en

proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del

costo de adquisición.

Las disminuciones de existencias se registrarán valorándolas, mediante el

método denominado: Precio Promedio Ponderado.

Contabilización

Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formación de existencias, se

deberán registrar en la contabilidad debitando la cuenta de existencias que

corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los subgrupos

131, 132 ó 134, según se trate de existencias para consumo, producción o

venta e inversión, y acreditando la Cuenta por Pagar 213.53, 213.63 ó 213.73,

según la naturaleza del gasto presupuestario incurrido.

Las disminuciones de las existencias por consumo, utilización como insumos

en procesos de transformación o en la venta, manejo en proyectos y programas

de inversión, se las registrará mediante asientos de ajuste, debitando la cuenta

pertinente de los subgrupos 634 gastos de gestión, 133 acumulación de costos

de producción ó 638 costo de ventas y 151 ó 152 acumulación de costos de

inversiones, que corresponda al uso realizado y acreditando la cuenta de

existencias respectiva.

Control de existencias

Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas

mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la

emisión y legalización de documentos de ingresos y egreso de bodega llevados

en la unidad administrativa encargada de su manejo y solo en términos de

cantidades. La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso

se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración,

actualización y conciliación contable respectiva.

Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal o máximo mensual;

ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, por lo menos

una vez al año a efecto de establecer correspondencia con las cifras contables,

o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre las cifras contables

y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última

instancia al establecimiento de responsabilidades, en especial, cuando aquellas

sean en menos.

Para el control de las existencias se observará además, las normas técnicas de

Control Interno que rigen en el ámbito público.

Limitación al alcance

Los insumos que eventualmente o por sus especiales características no

ingresen a bodega y sean destinados directamente a su utilización en

actividades corrientes, en inversiones en proyectos o programas, en procesos

productivos o para la venta, se aplicarán directamente al gasto o al costo de

que formen parte, en estos casos particulares, siempre deberá existir un

servidor responsable de certificar su recepción y entrega para los fines

preestablecidos.

Las compras que se realicen a través de Caja Chica, dadas sus condiciones de

urgentes, no previsibles y de valor reducido, no requerirán la gestión normal de

ingreso y egreso de bodega.

BIENES DE LARGA DURACION

Alcance

Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación,

erogaciones capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración,

excepto la pérdida de los mismos.

Aspectos generales

Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración,

se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:

• Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos

inherentes a la misma.

• Valor de donación, es el asignado para su correspondiente registro,

incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.

• Valor contable, equivale al costo de adquisición o de donación, más los

aumentos o disminuciones registrados durante la vida útil del bien.

• Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación

acumulada.

Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración,

siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

• Bienes de propiedad privativa Institucional.

• Destinados a actividades administrativas y/o productivas.

• Generen beneficios económicos futuros.

• Vida útil estimada mayor a un año.

• Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).

Valoración

Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio

de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos

no reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente

atribuible para poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el

objetivo para el cual fue adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se

deducirán del costo de adquisición.

Los gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración

formarán parte del costo del bien, en la medida que sean devengados durante

el período previo a su entrada en funcionamiento; los incurridos con

posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de

gestión.

Contabilización

Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la

contabilidad, debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre las

opciones disponibles en los subgrupos 141 ó 142, para los bienes

institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 ó 152 para los bienes

adquiridos para proyectos o programas específicos y acreditando, en cualquier

de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al devengo del

gasto presupuestario.

Las cuentas del subgrupo 142 serán utilizados sólo y exclusivamente por las

entidades que realicen procesos productivos de transformación de insumos; la

depreciación periódica se registrará como parte de los costos incurridos, en la

cuenta 133.91.

Las cuentas de los subgrupos 151 ó 152 serán utilizadas cuando los costos de

los bienes adquiridos pasen directamente a formar parte del producto final de

los proyectos o programas de inversión en ejecución; caso contrario, se usarán

las cuentas de los subgrupos 144 ó 145, conforme lo indicado en el numeral 1

de la NTCG 3.2.8.4.

Erogaciones capitalizables

Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar

la vida útil estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga

duración, de conformidad con los criterios técnicos, deberán registrarse como

erogaciones capitalizables que aumentan el valor contable del bien. Los costos

asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberán

disminuir el valor contable respectivo; así también la correspondiente

Depreciación Acumulada.

Los gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al

mantenimiento y conservación de la capacidad de uso del bien, deberán

registrarse como gastos de gestión.

Disminución y baja de bienes de larga duración

La venta, permuta, entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de

dominio, a título oneroso, de los bienes de larga duración, deberá registrarse

eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia

(valor en libros) constituirá el costo del bien y se contabilizará en la cuenta

respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros.

El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de

larga duración, se registrará con débito en la cuenta 113.24 Cuentas por

Cobrar Venta de Bienes de Larga Duración y crédito en la contra cuenta del

subgrupo 624 “Venta de Bienes y Servicios” que corresponda. La utilidad o

pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto,

comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas.

La exclusión de inventario por la baja de bienes de larga duración, por

obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá registrarse eliminando el valor

contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros)

disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a la

institución.

La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación,

deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación

acumulada; la diferencia (valor en libros), se acreditará directamente la cuenta

611.88 “(-) Entrega de Bienes Muebles e Inmuebles en Donación”.

Los bienes de larga duración, entregados en comodato por parte de la

institución, no requerirán de la disminución del inventario, debiendo por ello,

efectuar el registro de depreciación en la fecha que corresponda. En cambio,

aquellos recibidos en comodato, será indispensable su registro debitando la

cuenta 911.13 “Bienes Recibidos en Comodato” y acreditando la cuenta 921.13

“Responsabilidad por Bienes Recibidos en Comodato”.

Control de bienes de larga duración

En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los

conceptos contables, en términos que permitan su control e identificación y

destino o ubicación.

El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de

los bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares

bajo alguna de las siguientes opciones:

• Cada bien en forma individual.

• Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o

pieza que lo conforme sea diferente.

• Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y

las partes o piezas de la compra conformen un todo.

• Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una

misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma

actividad administrativa o productiva.

Limitación al alcance

Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo

y su costo, individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares),

serán registrados en las cuentas de gastos o de costos de Nivel 2

pertenecientes a las siguientes cuentas 634.45, 634.46, 634.47, 151.45, 152.45

ó 152.46, según corresponda; simultáneamente se efectuará el registro

respectivo en cuentas de orden, en la forma como se instruye en la NTCG

3.2.31.

DEPRECIACION DE BIENES DE LARGA DURACION

Alcance

Esta norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el

uso, desgaste físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.

Vida útil

Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas,

productivas o que se incorporen a proyectos o programas de inversión, se

depreciarán empleando la siguiente tabla de vida útil:

TIPO DE BIEN VIDA UTIL ESTIMADA EN AÑOS

ADM. PROYECT. Y PROGRAM.

PRODUCCION

* UTPE. Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas.

La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas,

será la establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante;

la de los software se establecerá en función de criterios técnicos. Las

reparaciones, ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones

capitalizables obligarán al recálculo del monto de la depreciación, en términos

de la reestimación de la vida útil del bien.

Valor residual

Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente

al 10% de su valor contable.

Método de cálculo

La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración

destinados a actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o

programas de inversión, se determinará aplicando el método de línea recta, en

base a la siguiente fórmula:

CDP = Valor contable (-) Valor residual n

Vida útil estimada (años) x 12

CDP = cuota de depreciación proporcional.

n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente

al de su adquisición.

La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados

a actividades productivas, se determinará aplicando el método de unidades de

tiempo o unidades de producción, basado en la siguiente fórmula:

CDP = TVoatloarl ucnoindtaadbeles (d-)e Vtiaelmorp roe soi dduea pl roducción

estimadas x UTPE

UTPE = Número de unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.

En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que

por sus características sea imposible emplear el método de unidades de tiempo

o producción, se aplicará el método de línea recta.

La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se

registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada

mediante el método de unidades de tiempo o de producción, se contabilizará

en función del proceso productivo.

Contabilización

La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica

prorrateada de los bienes de larga duración, en función del valor contable de

los bienes y durante el tiempo establecido en la tabla de vida útil, desde la

fecha que se encuentren en condiciones de operación y cumplan el objetivo

para el cual fueron adquiridos.

Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto,

manteniendo en las cuentas de los subgrupos 141, 142, 144 ó 145 el valor

contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización

respectiva.

El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades

administrativas se reflejará en la cuenta 638.51 de los gastos de gestión; en

cambio, la originada en procesos productivos en la cuenta 133.91, la

correspondiente a proyectos en la cuenta 151.91 y la de programas en la

cuenta 152.91, las que incrementarán los costos del producto esperado.

AMORTIZACION DE INVERSIONES DIFERIDAS

Alcance

Esta norma establece los criterios para amortizar o devengar las Inversiones

Diferidas.

Tiempo estimado

Los costos acumulados en investigación, desarrollo, derechos u otras

inversiones diferidas de igual naturaleza, se amortizarán en un tiempo estimado

que no podrá exceder de diez (10) años. No obstante se excluirán del cálculo

de la amortización, siempre y cuando exista la certeza de que los costos

acumulados de las inversiones diferidas serán integrados en proyectos o

programas en ejecución.

Los costos acumulados de software de base o de aplicación y versiones de

actualización desarrollados por la institución y registrados como Inversiones

Diferidas, se distribuirán proporcionalmente como Gastos de Gestión durante la

vida útil estimada.

Contabilización

En la contabilización de la amortización de las Inversiones Diferidas se

empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas de Inversiones

Diferidas el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la

amortización, de acuerdo con el tiempo transcurrido. Al término del tiempo

estimado de amortización, se procederá a liquidar las cuentas que intervinieron

en el proceso.

Los gastos prepagados están exentos del procedimiento antes indicado, su

regularización por el devengo se registrará en forma mensual, directamente

contra la cuenta de gasto o de costo respectiva, hasta su extinción.

Para las entidades sujetas a contabilidad centralizada, su registro se efectuará

directamente al gasto.

INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

Alcance

Esta norma establece los criterios para la identificación, valoración,

acumulación de costos y liquidación de las inversiones en proyectos y

programas.

Identificación

Los proyectos y programas tendrán una identificación única de código y

denominación, la que permanecerá invariable desde el momento de su

generación hasta la terminación o liquidación de los mismos.

Valoración

En los proyectos o programas se incluirán todos los costos atribuibles a su

ejecución, hasta la puesta en funcionamiento, cumplimiento del objetivo o fecha

de liquidación.

Los gastos de financiamiento de las inversiones en proyectos o programas

formarán parte del costo del bien o producto final, en la medida que sean

devengados durante el período de ejecución. Los incurridos con posterioridad

al período antes indicado, serán reconocidos como gastos de gestión.

Contabilización

Los costos que demande la ejecución de proyectos y programas, serán

registrados contablemente debitando la cuenta que corresponda, de entre las

opciones existentes en los subgrupos 151 ó 152 y acreditando a la Cuenta por

Pagar asociada a la naturaleza del gasto de inversión incurrido, eligiéndola de

entre las siguientes posibilidades: 213.56, 213.71, 213.73, 213.75, 213.77,

213.78 ó 213.84.

Las adquisiciones de bienes de larga duración destinados a proyectos o

programas, se registraran debitando las cuentas de los subgrupos 144 ó 145

según corresponda y para su depreciación se empleará el método indirecto,

manteniendo en las cuentas del grupo 14 Inversiones en Bienes de Larga

Duración el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la

amortización respectiva.

El monto de la depreciación del período incrementará los costos de los

proyectos o programas, con cargo deudor a las cuentas 151.91 ó 152.91 y

acreedor a las cuentas 144.99 ó 145.99, según como corresponda.

El destino de los bienes de larga duración adquiridos, determina los

procedimientos de registros y sus efectos dentro de la contabilidad, de acuerdo

a las siguientes consideraciones:

Los bienes adquiridos como parte del desarrollo de proyectos o programas

y que son entregados en forma inmediata a las entidades u organismos

actuantes, se contabilizarán directamente en las cuentas de los subgrupos

151 ó 152, incrementando los costos de las inversiones.

Las adquisiciones de bienes que forman parte del producto final,

incrementarán los costos del proyecto o programa, para lo cual se

reclasificaran por su valor neto en libros, debitando las cuentas del

subgrupo 151 ó 152 y acreditando las de los subgrupos 144 ó 145.

Para aquellos bienes que no se integren al producto final en forma total, se

las registrará conforme lo indicado en la NTCG 3.2.5.4 y se los reclasificará

con un débito en las cuentas del subgrupo 141, acreditando las de los

subgrupos 144 ó 145. El Monto de la depreciación del período incrementará

los costos de los proyectos o programas.

Para aquellos bienes que una vez concluido el proyecto o programa, su

destino sea a terceros o diferente al de la institución u organismo

ejecutante, el valor de los mismos deberá ser considerado como parte de

los costos de las inversiones para lo cual deberá reclasificarse a los

subgrupos 151 ó 152.

Cuando se utilicen en la ejecución de proyectos o programas activos del grupo

141 Inversiones en Bienes de Larga Duración, la depreciación de aquellos

incrementará los costos de los proyectos o programas; la depreciación

acumulada en cambio, incrementará la cuenta complementaria correspondiente

del Activo.

Reconocimiento de gastos de gestión

Los hechos económicos relacionados con los costos en proyectos o programas

destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o productos

intangibles, se contabilizarán en las cuentas de acumulación de costos de los

subgrupos 151 ó 152, con crédito a las Cuentas por Pagar correspondientes.

Simultáneamente se cargará la cuenta respectiva del subgrupo 631 Inversiones

Públicas y se reflejará el efecto en las cuentas complementarias de las

Inversiones en Proyectos y Programas 15198 ó 15298.

En los proyectos de obras institucionales que van a formar parte de los

recursos privativos de la Institución (activos), no se efectuará la aplicación a los

gastos de gestión.

Acumulación de costos de proyectos y programas

Conforme precisa la NTCG 3.2.8.2 anterior, los proyectos y programas tendrán

una identificación única de código y denominación, con el fin de facilitar la

distinción de la acumulación de los costos incurridos en cada uno de los

proyectos y programas, dentro de los varios que puede desarrollar un ente

financiero público en el transcurso de cada ejercicio fiscal; para el efecto se

utilizará auxiliares, o en su defecto, desgloses de las cuentas existentes a los

Niveles 1 y 2 en los subgrupos 151 y 152, hasta llegar a los niveles de cuentas

2, 3 ó 4 que la administración crea conveniente, a fin de disponer del dato,

entendido éste como el mínimo nivel de información posible.

Lo indicado en el inciso anterior se aplicará, especialmente, en proyectos y

programas financiados con préstamos reembolsables o no reembolsables,

proveídos por organismos multilaterales y en las entidades del Gobierno

Seccional Autónomo, en donde se desarrollan varios proyectos de obra pública

y programas sociales.

Los saldos de las cuentas destinadas a registrar los costos imputables a los

proyectos o programas, al momento de su liquidación o al término del ejercicio

contable, lo que ocurra primero, deberán trasladarse mediante movimientos de

ajuste o de cierre, a las cuentas 151.92 “Acumulación de Costos de Inversión

en Obras en Proceso o a la 152.92 “Acumulación de Inversiones en Programas

en Ejecución”, según los siguientes criterios:

Con un asiento de ajuste, si el momento de su terminación ocurre en

cualquier fecha dentro del ejercicio fiscal o si se tratare de programas

sociales de tipo permanente, que continúan año tras año; y,

Con un asiento de cierre, si al término del ejercicio aún no han concluido y

consecuentemente, van a continuar en el siguiente año. Lo expuesto se

observará, especialmente, si se refieren a proyectos de obra pública y a

programas sociales, que se caracterizan por no ser permanentes; es decir,

que tienen definidas sus fechas de inicio y término, aún y cuando el plazo

final de realización se hubiere extendido en función del grado de avance

que demuestren.

Liquidación de proyectos o programas

Al finalizar la ejecución de los proyectos o programas, que hayan cumplido con

las condiciones técnicas establecidas en los acuerdos o contratos,

contablemente se procederá a registrar la liquidación, conforme a los siguientes

criterios:

a. En los proyectos destinados a la formación de bienes tangibles, que se

integrarán a los recursos privativos de la Institución, se deberá trasladar la

acumulación de costos de las inversiones, a las cuentas de Inversiones en

Bienes de Larga Duración. Los bienes de larga duración adquiridos para la

ejecución de proyectos y programas, cuyos costos no hayan formado parte del

producto final, a la fecha de su liquidación se deberán trasladar a las cuentas

de los subgrupos 141 ó 142, por el valor en libros.

b. En los proyectos o programas destinados a la formación de bienes tangibles

o intangibles que no incremente los recursos privativos institucionales, deberán

ajustarse debitando las cuentas complementarias 151.98 ó 152.98 y

acreditando las cuentas de Acumulación de Costos de las Inversiones

respectivas.

c. Los proyectos o programas que no lleguen al término de su ejecución, como

consecuencia de resoluciones de la autoridad competente y no se proyecte

reiniciarlos, deberán liquidarse contablemente.

d. La liquidación de proyectos realizados o contratados con terceros, ocurrirá

con la documentación generada en el momento de la recepción definitiva de la

obra.

Planillas de avance al final del ejercicio

Obligatoriamente deberán requerirse y presentarse, para fines de

contabilización y aplicación presupuestaria dentro del ejercicio correspondiente,

los valores de planillas de avance de obra material tangible o del cumplimiento

de servicios intangibles realizados hasta el último día hábil del año, los que

invariablemente afectarán las asignaciones presupuestarias correspondientes

al ejercicio fiscal en que efectivamente se hubieren ejecutado. Lo expuesto

coadyuvará también a actualizar, con la oportunidad debida, los saldos de los

anticipos contractuales concedidos para la realización de dichas obras o

servicios.

Convalidaciones de espacios presupuestarios para el siguiente ejercicio

fiscal

Con cargo a los anticipos referidos en el numeral anterior y por aquellos

compromisos que al 31 de diciembre no se hubieren convertido total o

parcialmente en obligaciones, deberán tramitarse las convalidaciones

necesarias dentro de las asignaciones presupuestarias del siguiente ejercicio,

conforme lo prescrito en los artículos 61 de la Ley Orgánica de Administración

Financiera y Control y 32 de la Ley de Presupuestos del Sector Público.

ADQUISICION DE SOFTWARE (Paquetes informáticos)

Alcance

Esta norma establece los criterios para el reconocimiento y valoración de los

software adquiridos en el mercado.

Reconocimiento

Las adquisiciones de software de base o de aplicación y versiones de

actualización, se reconocerán como Bienes de Larga Duración, siempre y

cuando cumplan los siguientes requisitos:

• Disponga de licencia autorizada para el uso del producto.

• Constituyan propiedad privativa de la Institución.

• Susceptible de separarse del medio de instalación.

• Vida útil mayor a un año.

• Costo de adquisición igual o superior a cien dólares (US $ 100)

Valoración

Las adquisiciones de software de base o de aplicación y las versiones de

actualización deberán ser valoradas al precio de compra, incluyendo los

derechos de importación, seguros, instalación, impuestos no reembolsables,

capacitación y cualquier otro valor directamente atribuible para ser puesto en

condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los

descuentos o rebajas se deducirán del costo de adquisición.

Contabilización

Las compras de software definidos en el inciso anterior serán registradas con

débito en la cuenta respectiva de los subgrupos 141, 142, 144, 145, 151 ó 152,

según corresponda y crédito a la Cuenta por Pagar 213.84. Se utilizarán al

efecto, similares criterios a los constantes en la NTCG 3.2.8.4.

DIFERENCIAL CAMBIARIO

Alcance

Esta norma tiene por finalidad regular el diferencial cambiario generado en las

cuentas de Activos Operacionales y Deuda Flotante, siempre que estén

destinadas a controlar operaciones en moneda diferente a la de curso legal en

el país.

Base de cálculo

Las referencias al tipo de cambio corresponderán al fijado oficialmente. En las

actualizaciones por el diferencial cambiario, se aplicará el siguiente criterio:

DC = Saldo en divisas (x) Cotización de la divisa a la

fecha de la transacción - Saldo en (USA dólares)

moneda de curso legal

Determinación

Los saldos de las cuentas de los grupos de Activos Operacionales y Deuda

Flotante, expresados en monedas de origen diferentes a la de curso legal,

estarán sujetos al cálculo del diferencial cambiario al momento de su

liquidación, al término del ejercicio fiscal o cuando las circunstancias lo

ameriten.

Las recaudaciones, pagos, otorgamientos de anticipos y sus rendiciones de

cuentas, así como las recepciones y devoluciones de depósitos de terceros,

efectuados en monedas diferentes a la de curso legal, se registrarán

contablemente en la moneda de curso legal, al tipo de cambio vigente a la

fecha de la transacción.

Al momento de la liquidación de estas operaciones, se procederá a multiplicar

las divisas registradas en los auxiliares de las cuentas respectivas por el tipo de

cambio vigente a la fecha de la operación y a comparar con los valores

registrados en la moneda de curso legal a la fecha de origen de la transacción.

En caso de desigualdad, ésta se ajustará como diferencial cambiario, sobre la

base de generar un derecho o una obligación monetaria, según corresponda.

Contabilización

El diferencial cambiario determinado para las cuentas de los grupos antes

precisados se registrará según el efecto producido:

Si es a favor de la institución se reconocerá un derecho monetario en la

cuenta 113.17 Cuentas por Cobrar Rentas de Inversiones y Multas y el

crédito se hará a la cuenta 625.01.05 “Diferencial Cambiario”,

Si es en contra, se reconocerá una obligación monetaria, para lo cual se

debitará la cuenta 635.04.05 “Diferencial Cambiario” y acreditará la cuenta

213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos.

El complemento de la transacción constituirá la recaudación del derecho o el

pago de la obligación generados en el registro del diferencial cambiario.

CORRECCION MONETARIA

Esta norma se emitirá solo para los períodos en los cuales su aplicación se

estime necesaria.

CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACION

Alcance

Esta norma establece el criterio contable para la determinación, provisiones y

aplicación de provisiones en carteras de dudosa recuperación.

Determinación

Las inversiones financieras en títulos, valores o préstamos que a la fecha de

vencimiento de los documentos, créditos o cuotas pactadas, denoten fundadas

expectativas de la escasa o nula posibilidad de recuperación, transcurridos seis

meses de la determinación de dicha condición, se trasladarán mediante un

movimiento de ajuste a la cuenta respectiva del subgrupo 126 Inversiones no

Recuperables. Igual tratamiento se observará para los saldos de las carteras

de Cuentas por Cobrar de Años Anteriores del subgrupo 124 Deudores

Financieros.

Provisiones

De la cartera de Inversiones Financieras no Recuperables, al término de cada

ejercicio y previo análisis y expectativas reales de cobro, se creará una

provisión equivalente al 10% de los saldos pendientes de dudosa recuperación;

en casos especiales como los de origen tributario, la provisión a calcularse será

en el porcentaje proporcional que corresponda a su vigencia, según lo

establecido en el Código Tributario y la Ley.

Aplicación de provisiones

Las autoridades competentes, en uso de las facultades otorgadas por el Código

Tributario u otras disposiciones legales, podrán autorizar la prescripción, la

condonación o la baja de cuentas no recuperables, lo cual se aplicará a la

provisión acumulada.

Recuperación de inversiones no recuperable dadas de baja

La recuperación de inversiones financieras, castigadas o dadas de baja, se

registrará como ingresos de gestión en el ejercicio en que ocurra su

recaudación.

CONVENIOS

Alcance

Esta norma establece los criterios para registrar las transacciones de proyectos

financiados con recursos externos, respecto de los cuales exista la obligación

de informar en los términos pactados en los respectivos convenios.

Reconocimiento

Los recursos de financiamiento otorgados por organismos multilaterales de

crédito, gobiernos u organismos gubernamentales, fundaciones u otros entes

de igual naturaleza, cuyo acuerdo establezca la obligación de informar acerca

de la aplicación dada a los fondos entregados y a los de contraparte local, bajo

agrupaciones y formatos diferentes a los establecidos en la Normativa del

Sistema de Administración Financiera, al momento de registrar los hechos

económicos se los identificará con el número y denominación del convenio o

contrato de que se trate.

Contabilización

Los hechos económicos relacionados con la ejecución de convenios deberán

ser registrados en la Contabilidad del ente financiero, aplicando las

disposiciones contenidas en la NTCG 3.2.8 Inversiones en Proyectos y

Programas, utilizando el Catálogo General de Cuentas vigente.

En registros auxiliares complementarios a las carteras de Cuentas por Cobrar y

por Pagar se asentará, simultáneamente, el movimiento financiero según las

clasificaciones y monedas establecidas para dicho efecto en los respectivos

convenios; los aportes de contraparte local tendrán similar tratamiento

contable.

CONTRATACION DE CREDITOS

Alcance

Esta norma establece los criterios técnicos para el reconocimiento de los

desembolsos de créditos y las obligaciones por amortización del capital.

A la contratación de créditos pueden acceder las entidades del sector público

que observen las restricciones y cumplan los requisitos puntualizados en los

Arts. 9 y 10 de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y

Transparencia Fiscal.

Créditos con destino al contratante

Los recursos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos

o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores, sujetos

a restitución por el ente contratante o emisor, se los registrará debitando la

cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público y abonando a la

cuenta correspondiente del subgrupo 222 Títulos y Valores Permanentes o 223

Empréstitos, de la Deuda Pública.

A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización del capital, el monto

de dicho movimiento se lo trasladará a la cuenta 213.96 Cuenta por Pagar

Amortización Deuda Pública, del grupo de Deuda Flotante. Se mantendrá en

las cuentas del grupo 22 de Deuda Pública, si con antelación es postergada la

condición del plazo para la restitución.

En los casos que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha

posterior al traslado a la Deuda Flotante y sean renegociados los compromisos

de amortización, cuyo impacto afecte a ejercicios futuros, serán regularizadas

las operaciones como corrección de errores, en la forma descrita en la NTCG

3.2.2.3.

Para el caso del Ente Gobierno Central, la unidad responsable de la

administración de la deuda pública, será la única autorizada para el registro

correspondiente.

Créditos sin destino al contratante ni restitución del beneficiario

Estos créditos están dirigidos a entidades que no pertenecen al Gobierno

Central, en las cuales el Ministerio de Economía y Finanzas, en representación

del Estado Ecuatoriano, contrata financiamientos destinados a proyectos o

programas específicos, que son los receptores y beneficiarios directos de los

desembolsos; contrariamente, su amortización la realiza el ente contratante.

Los recursos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos

o convenios de financiamiento, destinados a un ente diferente al contratante y

sin obligación del beneficiario de amortizar la deuda, en el organismo

contratante se registrarán:

a. Los derechos monetarios, en forma similar a la indicada en el primer inciso

de la NTCG 3.2.14.2;

b. El desembolso directo de los fondos al organismo beneficiario, se lo

registrará como obligaciones monetarias, previo el cargo a la cuenta respectiva

del subgrupo 636 Transferencias Entregadas, de los gastos de gestión;

c. Los derechos y las obligaciones monetarias registrados según lo indicado en

los literales a. y b., se compensarán conforme lo previsto en la NTCG 3.2.15.2;

d. A la fecha de vencimiento de las cuotas de amortización, el monto de dichos

movimientos se los trasladará a la cuenta 213.96 Cuenta por Pagar

Amortización de la Deuda Pública, del grupo de la Deuda Flotante; se

mantendrá en las cuentas del subgrupo Empréstitos, si con antelación es

postergada la condición del plazo par la restitución;

e. Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar

utilizada y acreditará la cuenta Bancos a través de la cual se produzca el

egreso efectivo.

En los entes beneficiarios del crédito, sin obligación de restituir los fondos

recibidos, se registrarán:

a. Los derechos monetarios y el abono correspondiente a la cuenta respectiva

del subgrupo 626 Transferencias Recibidas de los ingresos de gestión;

b. Luego, por la recepción de los desembolsos, el cargo se hará a la cuenta

bancos en la que sean acreditados los fondos y abono a la Cuenta por Cobrar

utilizada;

c. El uso de los valores recibidos se lo hará en el desarrollo de los proyectos o

programas para los cuales se han destinado el financiamiento obtenido, de

acuerdo al Presupuesto aprobado y según lo establecido en la NTCG 3.2.8.

Créditos sin destino al contratante y con restitución del beneficiario

Este tipo de créditos constituyen una modalidad especial, mediante la cual, por

excepción, el Estado Ecuatoriano obtiene el financiamiento que está dirigido a

alguna de sus entidades, la que es beneficiaria de los fondos, los que utilizará

en los destinos autorizados y la que efectuará la amortización de la deuda, pero

a través del contratante quien es a la vez el deudor.

Los fondos provenientes del endeudamiento público, originados en contratos o

convenios de financiamiento o en la negociación de títulos y valores,

destinados a un ente financiero diferente al contratante, con la obligación del

beneficiario de restituirlo en las condiciones pactadas, en el organismo

contratante se registrarán:

a. Los derechos monetarios a percibir los desembolsos con cargo a la cuenta

113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público y abono a la cuenta

correspondiente del subgrupo 223 Empréstitos, según corresponda.

b. El desembolso directo de los fondos al organismo beneficiario se lo

registrará, en el organismo contratante, como obligaciones monetarias y con

cargo a la cuenta respectiva del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y

Anticipos.

c. Los derechos y las obligaciones registradas según lo indicado en los

numerales a. y b. serán compensados.

En los entes beneficiarios del crédito con la obligación de restituir los fondos

recibidos, se registrará de la siguiente forma:

a. El cargo a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público, por

los derechos monetarios por los desembolsos a percibir, con abono a la cuenta

correspondiente de los Créditos Internos del subgrupo 223 Empréstitos.

b. La recepción, con débito a la cuenta Bancos en la que se reciban los

recursos y crédito a la Cuenta por Cobrar utilizada en el literal anterior.

c. En las fechas de vencimiento de las cuotas de amortización de los créditos

internos, los montos respectivos se trasladarán a la cuenta 213.96 Cuenta por

Pagar Amortización de la Deuda Pública como contrapartida de la disminución

correspondiente en una de las cuentas del subgrupo 223 Empréstitos. Se

mantendrá en las cuentas de créditos internos, si con antelación al vencimiento

es postergada la condición del plazo, de común acuerdo con el organismo

público otorgante de los fondos.

d. Por el pago de las obligaciones incurridas se debitará la Cuenta por Pagar

utilizada y acreditará la cuenta bancos a través de la cual se produzca el

egreso efectivo.

En los casos que se modifiquen las condiciones del plazo en una fecha

posterior al traspaso y sean renegociados los compromisos de amortización del

crédito afectando ejercicios futuros, serán reguladas las operaciones como

correcciones de errores, en la forma descrita en la NTCG 3.2.2.3.

El organismo contratante registrará las cuotas de amortización, en la cuenta

213.96 Cuenta Por Pagar Amortización de la Deuda Pública y abono a la

cuenta correspondiente del subgrupo 223 Empréstitos.

COMPENSACION DE SALDOS

Alcance

Esta norma establece los criterios técnicos para compensar saldos pendientes

de las carteras de deudores y acreedores.

Compensación individual

Los saldos pendientes de una misma persona natural o jurídica, podrán ser

compensados si están registrados en las cuentas de los grupos 11 de Activos

Operacionales y 21 de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga

invariable el principio de la igualdad contable.

En aquellos casos que las compensaciones requieran incluir saldos de las

cuentas de Inversiones Financieras y de Deuda Pública, es requisito previo

reconocer los derechos y obligaciones monetarios en las Cuentas por Cobrar y

por Pagar, según corresponda.

Compensación múltiple

Los saldos pendientes de diferentes personas, naturales o jurídicas,

reconocidos contablemente como deudores y acreedores de un mismo ente

financiero, podrán ser compensados si están registrados en las cuentas de

Activos Operacionales y de Deuda Flotante, hasta el monto que mantenga

invariable el principio de la igualdad contable.

PÉRDIDA DE RECURSOS PUBLICOS

Alcance

Esta norma determina los criterios contables para la disminución patrimonial,

motivada por la sustracción o pérdida de fondos y bienes, la cual deberá

registrarse en una de las cuentas del subgrupo 619 Disminución Patrimonial;

de las cuentas utilizadas se mantendrán auxiliares, para identificar a los

presuntos responsables encargados de su administración, uso o custodia,

quienes serán los deudores primarios del Estado mientras no se establezcan

las responsabilidades administrativas o judiciales que los casos ameriten.

El registro contable pertinente se lo hará con el sustento de la denuncia de la

sustracción, presentada ante la autoridad competente, conforme lo establecido

en el Art. 86 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y

Administración de Bienes del Sector Público, expedido mediante Acuerdo Nº

025-CG por el Contralor General del Estado, publicado en el Registro Oficial Nº

378 del 17 de Octubre del 2006.

Disminución de disponibilidades

La pérdida de fondos que se presume fue causada por servidores públicos,

terceros ajenos al ente financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor

deberá trasladarse a la cuenta de complemento 619.91, por el monto constante

en los registros contables y mediante un asiento de tipo financiero, hasta que la

autoridad competente emita el dictamen o resolución sobre la materia.

a. En caso de que el dictamen de la autoridad competente determine el

sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la pérdida

deberá registrarse como gastos de gestión, en la cuenta 635.04.99 Otros

Gastos Financieros y se generará la obligación monetaria respectiva, la cual se

cancelará contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución

Patrimonial.

b. Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el

reintegro de los fondos, el evento deberá registrarse sobre la base del

otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta 123.01.07 ó 123.01.11,

según corresponda y generando una obligación monetaria, la cual se liquidará

contra la cuenta de complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.

Previa la recuperación del crédito registrado según lo establecido en este

numeral, se registrará el derecho monetario, cargando a la cuenta 113.27

Cuentas por Cobrar Recuperación de Inversiones y abonando a la cuenta

correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos, que

hubiere sido utilizada.

Disminución de activos financieros y bienes

La pérdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que

se presume fue causada por servidores públicos, terceros ajenos al ente

financiero o resultante de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse

mediante asiento de ajuste, debitando la cuenta de complemento

correspondiente del subgrupo 619 Disminución Patrimonial y acreditando las

cuentas pertinentes al bien sustraído, hasta que las autoridades competentes

emitan el dictamen o resolución sobre la materia.

Para el caso de que los bienes corporales, correspondan a Activos Fijos, el

débito será a la cuenta 619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración, por

el valor en libros y los montos a acreditarse serán los registrados en la cuenta

principal y complementaria pertinente; es decir, la que pertinente al bien

sustraído y a su correspondiente Depreciación Acumulada.

1. En caso de que el dictamen de la autoridad competente implique el

sobreseimiento en la presunción de responsabilidades, el monto de la

pérdida deberá registrarse mediante un asiento de ajuste, con cargo a la

cuenta 638.91, 638.92 ó 638.93 que corresponda y se liquidará la cuenta de

complemento del subgrupo Disminución Patrimonial.

2. Si la autoridad competente determinare responsables, sancionados con el

reintegro de fondos destinados a resarcir las pérdidas, al costo de

reposición, el registro se lo hará mediante un movimiento de ajuste, para

asentar el otorgamiento de un préstamo, debitando la cuenta 123.01.07 ó

123.01.11, sin generar una obligación monetaria, y liquidando directamente

la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a

restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la

diferencia se registrará abonando la cuenta 629.51 Actualización de Activos.

a) En caso de que el reintegro se lo hiciere en efectivo, previa la

recuperación del crédito se registrará el derecho monetario debitando la

Cuenta por Cobrar Recuperación de Inversiones y acreditando la cuenta

correspondiente del subgrupo 123 Inversiones en Préstamos y Anticipos

que hubiere sido utilizada.

b) Si el responsable entregara un bien de similares características en

reposición, se registrará el Activo recibido con un movimiento de ajuste

por los mismos valores en libros que tenía el bien y se liquidará

directamente la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos.

c. En el evento de que se entregara un bien nuevo, se lo registrará al valor

de mercado, cancelará directamente la cuenta de Inversiones en

Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51

Actualización de Activos.

Indemnización por pérdida de recursos protegidos

En aquellos casos que los recursos sustraídos de la entidad pública, hubieren

estado protegidos mediante un contrato de seguros, el valor deducible que se

entregará a la compañía aseguradora y lo que se necesitare para cubrir el

costo de reposición respectivo, se cargará al custodio responsable del bien;

dicho monto le será restituido, si el dictamen judicial declarare el evento

suscitado, como robo público.

En ningún caso la entidad obtendrá doble reposición, por parte de la compañía

aseguradora y del custodio, en todo caso se preferirá la indemnización de la

aseguradora.

CIERRE DE CUENTAS

Alcance

Esta norma establece el criterio que deberá observarse para el cierre de

cuentas al término del ejercicio contable.

Generalidades

Los movimientos contables de cierre de cuentas a que se refiere esta norma,

se excluyen para efectos de la generación de reportes; solamente estarán

destinados a determinar el resultado del ejercicio y a habilitar los saldos a

trasladarse al siguiente ejercicio.

Cuentas de ingresos y gastos de gestión

Las cuentas de los grupos 62 y 63 de Ingresos y Gastos de Gestión, que

constituyen los aumentos y disminuciones indirectos del Patrimonio, serán

cerradas al 31 de diciembre de cada año utilizando como contra cuenta las

618.03 Resultados del Ejercicio Vigente.

Al inicio del siguiente ejercicio, el resultado obtenido se lo hará constar en la

cuenta 618.01 Resultados de Ejercicios Anteriores, sin necesidad de asiento

contable.

Luego del asiento de apertura, el saldo de la cuenta 618.01 se lo transferirá al

Patrimonio Público, mediante asiento de ajuste en las entidades del Sector

Público no Financiero, excepto en las empresas.

En las empresas públicas se lo mantendrá hasta que se amorticen las pérdidas

o se apliquen las utilidades, de conformidad con lo dispuesto en la Ley, los

estatutos o las decisiones adoptadas por la admisión, según corresponda.

Carteras de anticipos de fondos

Para el cierre de las cuentas de Anticipos de Fondos se usará la cuenta 124.82

o la 124.97.02, en función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la

institución.

El mismo criterio se aplicará en el siguiente ejercicio, para registrar las

reclasificaciones previas a las recuperaciones o amortizaciones al utilizar las

cuentas 113.82 ó 113.97, según los casos.

1. De las carteras registradas en las cuentas del subgrupo Anticipos de Fondos

(112), que se hallaren pendientes de recuperación o amortización al 31 de

diciembre de cada año, aquellos auxiliares que denoten fundadas expectativas

de incobrabilidad y que se hayan mantenido como tales al menos seis meses y

los originados por débitos dispuestos por el Tesoro Nacional, se los trasladará

a la cuenta 124.82 Anticipos de Fondos de Años Anteriores.

En el evento de que algún valor reclasificado se llegara a recuperar, previa la

recaudación se trasladará a la cuenta 113.82 Cuentas por Cobrar Anticipos de

Fondos de Años Anteriores, mediante un movimiento tipo financiero.

Para dar de baja la cartera reclasificada, conforme lo anotado en el primer

inciso de este numeral, se seguirá el procedimiento establecido en la NTCG

3.2.12 Cuentas de Dudosa Recuperación; excepto en los casos en que el

Tesoro Nacional hubiere dispuesto débitos a las disponibilidades de las

entidades (NTCG 3.2.18), cuya disminución ocurrirá afectando directamente al

Patrimonio Público y no la provisión.

2 Los anticipos a contratistas concedidos sobre la base de contratos

legalmente celebrados, que hasta el 31 de diciembre de cada año no se

hubieren amortizado, serán trasladados a la cuenta 124.97.02;

simultáneamente se regulará presupuestariamente en el siguiente año el

ítem de ingreso 38.01.02 De Anticipos de Fondos, que formará parte del

financiamiento que respaldará las modificaciones presupuestarias que se

requieran para continuar con el devengo de los contratos o convenios

suscritos.

3. Los fondos rotativos y otros a rendir cuentas, deberán liquidarse a más

tardar hasta el 28 de diciembre de cada año, los saldos no utilizados se los

depositará al día siguiente, en la Cuenta Rotativa de Ingresos de la entidad;

se volverán a crear el 2 de enero del siguiente año. Los funcionarios

responsables del área financiera tomarán las providencias necesarias para

el fiel cumplimiento de esta disposición.

El objetivo de lo expuesto en el inciso anterior de este numeral es lograr que se

apliquen los gastos realizados al presupuesto que corresponden; para no

dilatar el cierre del ejercicio fiscal.

Carteras de cuentas por cobrar, por pagar, depósitos y fondos de terceros

1. En función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la institución y

de acuerdo a sus particulares necesidades, las carteras registradas en las

cuentas del subgrupo 113 Cuentas por Cobrar que mantengan saldos

pendientes al 31 de diciembre de cada año, serán trasladadas, mediante

asiento de cierre, a las cuentas 124.83 ó 124.98.01 “Cuentas por Cobrar de

Años Anteriores”; en el siguiente ejercicio, como paso previo a las

recuperaciones o recaudaciones que se obtengan y sólo por las magnitudes

en que ocurran, mediante asientos de tipo financiero se trasladarán a las

cuentas 113.83 ó 113.98, respectivamente.

2. En función del tratamiento presupuestario o no adoptado en la institución y

de acuerdo a sus particulares necesidades, las carteras registradas en las

cuentas del subgrupo 213 Cuentas por Pagar, que mantengan saldos

pendientes al 31 de diciembre de cada año, serán trasladadas, mediante

asiento de cierre, a las cuentas 224.83 ó 224.98.01 “Cuentas por Pagar de

Años Anteriores”; en el siguiente ejercicio, como paso previo a las

cancelaciones o pagos que se efectúen y sólo por las magnitudes en que

estos ocurran, mediante asientos tipo financiero se trasladarán a las

cuentas 213.83 ó 213.98, respectivamente.

3 Igual criterio se observará respecto a las cuentas del subgrupo 212

“Depósitos y Fondos de Terceros” que se estime conveniente cerrarlas,

cuyos saldos se trasladarán a las cuentas 224.82 ó 224.97.02 “Depósitos y

Fondos de Terceros de Años Anteriores”; las que para su disminución en el

siguiente año previamente serán trasladadas a las cuentas 213.82 ó 213.97

“Cuentas por Pagar Depósitos y Fondos de Terceros de Años Anteriores,

según corresponda.

Cuentas de inversiones en proyectos y programas

Las cuentas de acumulación de costos que integran el grupo 15, Inversiones en

proyectos y Programas, que no sean “permanentes” o continuos, que registren

saldos al 31 de diciembre de cada año, serán cerradas y sus saldos

trasladados a las cuentas 151.92 ó 152.92, Acumulación de Costos de

Inversiones en Obras en Proceso o e Programas en Ejecución, según

corresponda.

En el movimiento de traslado deberá quedar claramente individualizada la

acumulación de las inversiones realizadas en cada uno de los proyectos o

programas; para el efecto el ente financiero deberá desglosar las cuentas de

costos y de acumulación de las inversiones, hasta los niveles inferiores que le

permitan la clara identificación de cada uno de ellos.

Donaciones entregadas y recibidas

Los saldos de las cuentas 611.88 y 611.99 Donaciones Entregadas y Recibidas

en Bienes Muebles e Inmuebles, se los trasladará al final de cada ejercicio

fiscal, mediante asientos de cierre, a la cuenta principal del Patrimonio Público

que corresponda (611), en función de la clase de entidad de que se trate.

DEBITOS DE DISPONIBILIDADES DISPUESTOS POR EL TESORO

NACIONAL

Las disminuciones de disponibilidades que se efectúen, en base a

disposiciones emanadas por el Ministerio de Economía y Finanzas a través de

la Tesorería de la Nación, mediante débitos realizados por el Banco Central del

Ecuador aplicados a las cuentas “T” de las instituciones, se las registrará en la

cuenta 11217 Débitos del Tesoro Nacional; el Tesoro Nacional a su vez

registrará los créditos correspondientes producidos en la Cuenta Corriente

Única, en la cuenta 21217 Créditos Provisionales por Reintegros.

Las devoluciones parciales o totales que ocurran, tras las acciones

administrativas y/o legales que se produzcan, se aplicarán con créditos y

débitos a dichas cuentas, respectivamente.

En el caso de que el Tesoro Nacional determine improcedente la restitución de

los fondos a las entidades afectadas, éstas en el proceso de cierre del ejercicio,

aplicarán lo dispuesto en la NTCG 3.2.17.4. En el siguiente ejercicio se dará de

baja el auxiliar del Tesoro Nacional de la cuenta respectiva del subgrupo

Deudores Financieros, mediante un asiento de ajuste y con cargo al Patrimonio

Público, en la forma indicada en el segundo inciso del numeral antes precisado.

Para el Tesoro Nacional los valores no devueltos de los débitos efectuados se

registrarán en el siguiente ejercicio con un movimiento de ajuste debitando la

cuenta 12483 Cuentas por Cobrar Años Anteriores y acreditando la cuenta

62952 Ajustes de Ejercicios Anteriores.

Simultáneamente, se efectuará la reclasificación a la cuenta 11383 Cuentas por

Cobrar de Años Anteriores, acreditando la cuenta 12483; la cuenta 11383 se

liquidará con la 21217 Créditos Provisionales por Reintegros.

COLOCACION Y DESCUENTOS EN TITULOS Y VALORES DEL ESTADO

Alcance

Esta norma determina el criterio de registro contable del financiamiento

obtenido mediante la negociación de Títulos y Valores, a través de Certificados

de la Tesorería y Bonos del Estado, los gastos financieros incurridos y los

descuentos concedidos en esas operaciones.

Contabilización

El reconocimiento contable de la colocación de Certificados de Tesorería,

Valores en Circulación u Otros Títulos y Valores correspondiente al

financiamiento de corto plazo del Tesoro Nacional necesario para cubrir las

insuficiencias temporales de la Caja Fiscal, procederá a partir de:

a. El registro de las comisiones de bolsa y los descuentos reconocidos en las

negociaciones, mediante el débito en la cuenta 635.07.06 Comisiones y Otros

Cargos en Títulos y Valores, con la afectación presupuestaria pertinente y

crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros.

b. Por el derecho originado en la negociación se debitará la cuenta 113.40

Cuentas por Cobrar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional y

acreditará una de las cuentas de nivel 1, del Subgrupo 221 Títulos y Valores

Temporales.

c. La recaudación efectiva se contabilizará inmediatamente luego del registro

de las comisiones indicadas en el inciso anterior, mediante un asiento contable

que contendrá:

Débito a la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales, por el valor efectivo

obtenido en la negociación, depositado en la cuenta que administra el

Tesoro Nacional;

Débito a la 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros, generada por las

comisiones y los descuentos, las que se cancelan mediante compensación;

Crédito en la cuenta 113.40 Cuentas por Cobrar Títulos y Valores

Temporales del Tesoro Nacional.

d. En la fecha del vencimiento de los Títulos y Valores Temporales, se

reconocerá la obligación con débito en la cuenta correspondiente del Subgrupo

221 Títulos y Valores Temporales y con un crédito en la cuenta 213.40 Cuentas

por Pagar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional.

Simultáneamente y para efectuar el pago, se procederá a debitar la cuenta

213.40 Cuentas por Pagar Títulos y Valores Temporales del Tesoro Nacional y

acreditar la cuenta 111.02.01 Recursos Fiscales.

El reconocimiento contable de la colocación de Bonos del Estado se hará por

su valor neto, bajo los siguientes registros:

a. Mediante débito a la cuenta 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento

Público, por el derecho de cobro, y el incremento del Pasivo con crédito a la

cuenta 222.01.02.

b. Las comisiones de bolsa reconocidas en los procesos de negociación de

Bonos del Estado se contabilizarán en la cuenta 635.07.06 Comisiones y Otros

cargos en Títulos y Valores, con la afectación presupuestaria pertinente y

crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros.

c. El asiento contable para registrar la recaudación efectiva, contemplará las

siguientes cuentas:

Débito en la 111.02.01 Recursos Fiscales, por el valor efectivo obtenido en

la negociación;

Débito a la 213.56 Cuentas por Pagar Gastos Financieros, originada por las

comisiones y los descuentos, que se cancelarán mediante compensación;

Crédito de la 113.36 Cuentas por Cobrar Financiamiento Público, por el

derecho de cobro generado.

d. Los descuentos en Bonos del Estado que se produzcan en las

negociaciones, se registrarán debitando la cuenta 222.04.01 (-) Descuento en

Bonos del Estado y acreditando la cuenta 222.01.02 Bonos del Estado;

e. Como consecuencia de lo anotado en el literal anterior, el costo financiero

que representa el descuento en Bonos, en el Ejercicio Fiscal que corresponda,

se devengará la parte proporcional y consecuentemente se reducirá el diferido

producido, de acuerdo a lo siguiente:

Con un débito a la cuenta 635.07.06 Descuentos, Comisiones y Otros

Cargos en Títulos y Valores, con su respectiva afectación presupuestaria al

ítem 56.01.06 y, crédito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos

Financieros;

Debitando la cuenta 113.36 Cuenta por Cobrar Financiamiento Público y

acreditando la cuenta 222.04.01 (-) Descuento en Bonos del Estado con la

pertinente afectación presupuestaria al ítem 36.04.02;

Compensando con un débito a la cuenta 213.56 Cuentas por Pagar Gastos

Financieros y con crédito a la cuenta 113.36 Cuenta por Cobrar

Financiamiento Público.

Los costos financieros incurridos por concepto de la emisión de papeles

fiduciarios que realiza el Banco Central, en función de lo solicitado por el

Tesoro Nacional, se registrará debitando la cuenta 635.04.03 Comisiones

Bancarias y acreditando la cuenta 213.57 Cuentas por Pagar Otros Gastos.

DOCUMENTACION, FORMULARIOS Y REGISTROS CONTABLES

Alcance

Esta norma establece los criterios que deberán observarse en cuanto al diseño,

resguardo y mantenimiento de la documentación, formularios y registros

contables y a su contabilización.

Generalidades

Los formularios y registros contables estarán comprendidos y explicados dentro

del manual específico de contabilidad de cada ente financiero, serán diseñados

según sus necesidades específicas, asegurarán información completa,

guardarán sencillez y claridad y preverán solo el número indispensable de

copias; en todo caso, guardarán conformidad con la práctica contable de

general aceptación.

Todo formulario, registro, libro, resumen o cualquier instrumento contentivo de

cifras que expresen cantidades en la moneda de curso legal en el país, que

denoten recursos u obligaciones financieras, originadas en transacciones u

operaciones, comprendidas o efectuadas, constituye parte del sistema de

contabilidad de la respectiva entidad u organismo.

Existirán formularios y registros contentivos de cifras, que no representen

recursos u obligaciones para el ente financiero, que servirán, no obstante, para

el seguimiento y validación de procesos de orden administrativo.

Las unidades de contabilidad de las entidades, organismos, fondos o proyectos

del Sector Público efectuarán el registro de las operaciones financieras,

inmediatamente después de recibir la documentación de respaldo

correspondiente.

Mantenimiento de documentos y registros

Los documentos contentivos de cifras, formularios y registros del Sistema de

Contabilidad en las instituciones del Sector Público, se los mantendrá y

conservará debidamente ordenados, foliados y numerados, de modo que

permitan su clara e inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10

años. Los documentos relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o

debidamente referenciados.

Los archivos de la documentación contable son propiedad de cada ente

financiero y no serán removidos de las oficinas correspondientes, sino de

acuerdo a disposiciones legales o en base a órdenes legítimas de autoridad

competente.

La documentación fuente, registros y archivos del sistema de contabilidad

estarán disponibles, en cualquier momento, para fines de auditoría.

CUENTAS DE ORDEN

Alcance

Esta norma establece el criterio técnico para el registro contable de valores que

no afectan la situación financiera de la institución, pero cuya incorporación en

libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control sobre

aspectos administrativos o que permiten establecer derechos u obligaciones

contingentes, que pueden o no tener impactos patrimoniales a futuro.

Generalidades

Las cuentas de orden conceptualmente no representan valores reales, es decir,

recursos ni financiamientos, elementos que constituyen la dualidad contable;

sin embargo se las utiliza en la Contabilidad, a efecto de representar recursos y

obligaciones probables o eventos de tipo administrativo sujetos a contingencias

o eventualidades, que de suceder pueden producir efectos patrimoniales y en

los resultados para la entidad. Una vez ocurrida la contingencia que determina

su apertura, su saldo parcial o totalmente tendrá que derivarse hacia cuentas

del Estado de Situación Financiera y del de Resultados.

Estas cuentas están destinadas a enriquecer con información, los reportes

financieros en que deben constar, se deben abrir en grupos de dos, siendo la

una correlativa de la otra, sus saldos consecuentemente serán iguales pero de

naturaleza contraria.

Las cuentas de orden podrán contener auxiliares, en la medida que se requiera

disponer de información de detalle, para permitir una clara identificación de las

características y especificaciones particulares de sus representaciones; dichos

apéndices o detalles se abrirán sólo en una de cada par de cuentas.

Los interesados en la información institucional no sólo deben conocer sus

recursos y obligaciones reales, sino también sus recursos y obligaciones

contingentes, que proporcionan al lector elementos mayores para analizar e

interpretar el balance general y pueden influir en la toma de decisiones, toda

vez que estas cuentas señalan expectativas favorables o adversas para la

institución.

Contabilización

Su registro debe ocurrir mediante movimientos de cuentas de orden, debitando

y acreditando por igual valor las cuentas correlativas que intervengan, debiendo

forzosamente observar una relación de uno a uno entre las cuentas de los

subgrupos 911 y 921. Su funcionamiento, aparte de las implicaciones

financieras y patrimoniales que puedan derivar, deberán tener obligatoriamente

movimientos compensados en todo momento, esto es que el valor debitado sea

siempre igual al acreditado.

Cuando se reciban mercancías para la venta, bienes en custodia o en

comodato, garantías diferentes de en dinero; se emitan papeles fiduciarias y

especies fiscales valoradas; se controlen los bienes que no constituyen activos

fijos; se tenga la contingencia de posibles responsabilidades en juicios en curso

por los valores demandados; o se tenga que controlar probables flujos de

entrada de beneficios o potenciales servicios; se debitarán las cuentas

deudoras y se acreditarán las acreedoras.

Por el contrario, cuando se realicen o se devuelvan las mercancías, los bienes,

las garantías, los papeles fiduciarios y las especies valoradas, lo que

corresponda; se den de baja los bienes que no constituyen activos fijos; se

definan las contingencias por responsabilidades en juicios en curso; o se

produzcan ingresos o servicios; se debitarán las cuentas acreedoras y se

acreditarán las deudoras. Es decir, en el caso de que disminuyan los bienes,

los derechos o las obligaciones contingentes, los movimientos contables a

registrar serán los inversos a los realizados originalmente.

Presentación

Las cuentas de orden serán presentadas exclusivamente en los Balances de

Comprobación de acuerdo a la secuencia que establece su codificación y en

los Estados de Situación Financiera, en los cuales constarán a continuación del

total correspondiente al Pasivo y Patrimonio, bajo el título CUENTAS DE

ORDEN y tendrán totales independientes.

Para efectos de consolidación contable, los flujos registrados en cuentas de

orden sólo sirven a efectos de agregación, no de eliminación.

4.3 Catálogo General de Cuentas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Dígitos1 2 3 4 4 5 5 6 6 6 7 7 Campos

CUENTA NIVEL 4

CUENTAS DE AGRUPACIÓN

CUENTAS DE MOVIMIENTO

CUENTA NIVEL 1

CUENTA NIVEL 2

CUENTA NIVEL 3

TITULO

GRUPO

SUBGRUPO

En la Contabilidad el elemento primordial es la “cuenta”, que conceptualmente

constituye el elemento básico en el cual se registran los hechos económicos

que responden a una misma naturaleza; en ella se anotan en el Debe, los

débitos o cargos y en el Haber, los créditos o abonos que afectan a cada

cuenta.

4.3.1 Estructura

El catálogo de cuentas estará estructurado en términos de conformar una base

de datos, ordenada de acuerdo con la naturaleza de los Activos, Pasivos y el

Patrimonio, identificando los recursos de propiedad o dominio del Estado, las

obligaciones directas y la participación patrimonial.

La estructura del catálogo reconocerá una relación jerárquica de lo general a lo

particular, con los siguientes rangos de agrupación:

La estructura del Catálogo General de Cuentas, está constituida por 12 dígitos

divididos en 7 campos, los mismos que sirven para identificar en el primer

campo y con 1 dígito, el “título” del elemento contable, así: 1 Activos, 2 Pasivos

6 Patrimonio y 9 Cuentas de Orden.

El segundo campo de 1 dígito identifica la clase de cuenta y junto al anterior

identifican el “grupo” de cuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio y las cuentas de

orden; añadiendo el tercer campo también de 1 dígito, identifica el “subgrupo”

de cuentas que conforman cada grupo, como se detalla a continuación.

CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS (GRUPOS Y SUBGRUPOS)

1 ACTIVO 2 PASIVO

11 Operacionales 21 Deuda Flotante111 Disponibilidades 212 Depósitos y Fondos de Terc.112 Anticipos de Fondos113 Cuentas por Cobrar 213 Cuentas por Pagar12 Inversiones Financieras 22 Deuda Pública121 Inversiones Temporales 221 Títulos y Valores122 Inversiones Permanentes 223 Empréstitos123 Inversiones en Préstamos y Anticipos 224 Pasivos Financieros124 Deudores Financieros 225 Créditos Diferidos125 Inversiones Diferidas 6 PATRIMONIO126 Inversiones no Recuperables 61 Patrimonio Acumulado13 Inversiones en Existencias y Produc. 611 Patrimonio Público131 Existencias p’ Consumo Corriente e Inver. 612 Reservas132 Existencias para Producción y Ventas 618 Resultados de Ejercicios133 Inversiones en Productos en Proceso 619 Disminución Patrimonial14 Inversiones en Bienes de L/Duración 62 Ingresos de Gestión141 Bienes de Administración 621 Impuestos142 Bienes de Producción 623 Tasas y Contribuciones15 Inversiones Proyectos y Programas 624 Venta de Bienes y Servicios151 Inversiones en Obras en Proceso 625 Rentas de Inversiones y Otros152 Inversiones Programas en Ejecución 626 Transferencias Recibidas

629 Actualizaciones y Ajustes63 Gastos de Gestión631 Inversiones Públicas633 Remuneraciones634 Bienes y Servicios de Consumo635 Gastos Financieros y Otros636 Transferencias Entregadas638 Costo de Ventas y Diferidos639 Actualizaciones y Ajustes

9 CUENTAS DE ORDEN

91 Cuentas de Orden Deudoras911 Cuentas de Orden Deudoras92 Cuentas de Orden Acreedoras921 Cuentas de Orden Acreedoras

Las Cuentas por Cobrar (113) y las Cuentas por Pagar (213) resaltadas en el

cuadro anterior, ligadas o unidas a grupos de ingresos o gastos

presupuestarios, son las más importantes en la metodología del “Devengado

contable” e intervienen en cada asiento de ingreso o gasto con incidencia

inmediata o futura en el movimiento de dinero y en la ejecución del

presupuesto.

El conjunto de cuentas que el profesional Contador considere conveniente

utilizar, constituye el Catálogo o Plan de Cuentas Institucional, el cual

representará en forma clara y comprensible los diferentes componentes del

Activo, Pasivo y Patrimonio, además también de las cuentas de orden, que si

bien no afectan la situación financiera ni los resultados de la gestión

institucional, aportan con información para efectos de recordatorio contable y

de control sobre aspectos de índole administrativos. Dicho Catálogo debe ser

desarrollado sobre la base del Catálogo General de Cuentas establecido en la

normativa del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a efecto de posibilitar

tanto la agregación, como la consolidación de la información financiera que

realiza el Ministerio de Economía y Finanzas.

La estructura del catálogo reconoce una relación jerárquica de lo general a lo

particular, con los siguientes rangos de agrupación:

CONCEPTOS CODIFICACION CRITERIOS

TÍTULO 9CUENTAS DE

AGRUPACIÓNGRUPO 9 9

SUBGRUPO 9 9 9

Cuenta de nivel 1 9 9 9 99

CUENTAS DE

MOVIMIENTO

Cuenta de nivel 2 9 9 9 99 99

Cuenta de nivel 3 9 9 9 99 99 999

Cuenta de nivel 4 9 9 9 99 99 999 99

Hasta este nivel, todas son cuentas de “agrupación” y como tales no pueden

intervenir debitadas o acreditadas en el Diario General Integrado, registro

básico de entrada original contable.

4.3.2 Asociación contable presupuestaria

Esta norma establece los criterios técnicos de integración de la contabilidad y el

presupuesto.

El Catálogo General de Cuentas estará asociado al Clasificador Presupuestario

de Ingresos y Gastos.

Los flujos de débitos y créditos de las cuentas, solamente tendrán asociación a

un concepto del clasificador presupuestario; dichos flujos serán comparados

con las estimaciones presupuestarias, a efectos de determinar las desviaciones

en la ejecución; sólo por excepción, la asociación se producirá a más de un

concepto.

Los flujos de débitos y créditos de las cuentas de Nivel 1 del subgrupo Cuentas

por Cobrar, en los casos que corresponda, estarán asociados a los grupos del

clasificador presupuestario de ingresos, a efectos de compararlos con el

presupuesto y el programa de caja, respectivamente. Los flujos de créditos de

las contra cuentas de Nivel 2 estarán ligados a los ítem del clasificador

presupuestario de ingresos; las cuentas a los niveles 3 y 4, a conceptos

desagregados de los ítem o de otras clasificaciones internas.

Los flujos de créditos y débitos de las cuentas de Nivel 1 del subgrupo Cuentas

por Pagar, en los casos que corresponda, estarán asociados a los grupos del

clasificador presupuestario de gastos, a efectos de compararlos con el

presupuesto. Los flujos de débitos de las contra cuentas estarán ligados a los

ítem del clasificador presupuestario de gastos; las cuentas a los niveles 3 y 4 a

conceptos desagregados de los ítem o de otras clasificaciones internas.

4.4 Informes financieros

Se establecen los criterios para la preparación de informes o reportes

financieros de apoyo a la toma de decisiones y al control de los recursos

públicos.

Aspectos generales

La preparación de informes financieros de uso interno o externo, no regulados

por la presente norma, se sujetará a la periodicidad, forma y condiciones

determinadas por los usuarios, sustentados en el principio de “Exposición de

Información“.

La información comparativa se realizará sólo en los Estados Financieros

anuales y se lo hará con referencia a las cifras correspondientes del ejercicio

fiscal anterior.

Las siglas SG y los códigos de cuentas indicados al margen derecho de

algunos estados financieros, constituyen guías u orientaciones para indicar el

subgrupo o las cuentas de Nivel 1 a los que corresponden, las cuentas que

deberán detallarse en la primera columna de los respectivos informes, al último

nivel de desagregación con el que consten en el Catálogo General de Cuentas,

los que se hará constar sin puntos de separación a los diversos niveles de

agrupación.

4.4.1 Informes financieros

Informes obligatorios

En el ámbito público es obligatorio preparar y presentar periódicamente al

Ministerio de Economía y Finanzas, los siguientes reportes financieros:

Mensualmente, en la aplicación informática que el MEF ponga a disposición de

las instituciones que deban remitir información financiera:

Asiento de apertura

Balance de Comprobación de Sumas (Acumulado al mes del reporte)

Cédulas presupuestarias de ingresos y gastos (Acumuladas al mes del

reporte)

Detalle de transferencias recibidas y entregadas

En el mes de Enero de cada año, con corte al 31 de Diciembre, la información

financiera y presupuestaria que se precisa a continuación, a más de en la

forma indicada en el inciso anterior, se la entregará en forma impresa,

debidamente legalizada y con sus correspondientes notas aclaratorias:

Balance de Comprobación Acumulado (8 columnas)

Estado de Resultados

Estado de Situación Financiera

Estado de Flujo del Efectivo

Estado de Ejecución Presupuestaria y sus anexos (cédulas presupuestarias

de ingresos y gastos).

Internamente en cada ente financiero público deberá producirse,

mensualmente, la información financiera precisada en el inciso anterior y

obligatoriamente, con corte a una fecha determinada, cuando deban producirse

cambios en la administración, la cual servirá para que obligatoriamente se

realicen las actas de entrega recepción entre los servidores, funcionarios y

dignatarios públicos entrantes y salientes.

La información financiera institucional para uso interno se la producirá al último

nivel de cuentas al que se hayan desagregado las cuentas de Nivel 1 y 2

obligatorias, lo que coadyuvará a facilitar y mejorar la gestión y el control de los

recursos públicos.

4.4.2 Requisitos de los informes

Se establecen los criterios a observar en la preparación de los informes

destinados al Ministerio de Economía y Finanzas.

Balance de comprobación

El Balance de Comprobación presentará la información desde el 1 de enero

hasta la fecha de corte y será preparado en el formato de ocho columnas que

contendrá: el asiento de apertura, balance de flujos, balance de sumas y

balance de saldos. Las instituciones que disponen del SIGEF presentarán este

reporte en el formato del sistema.

Estado de resultados

El Estado de Resultados será preparado con los saldos de las cuentas de

Ingresos y Gastos de Gestión, a los niveles 1 ó 2, según constan en el

Catálogo General de Cuentas, determinando como resultados parciales los

correspondientes a Explotación, Operación, Transferencias, Financieros y

Otros Ingresos y Gastos, antes de obtener el resultado del ejercicio.

Estado de situación financiera

El Estado de Situación Financiera será preparado con los saldos de las cuentas

a los niveles 1 y 2, según la apertura constante en el Catálogo General de

Cuentas; si hubiere más de una opción de agrupamiento para una misma

cuenta, respecto al corto y largo plazo, su saldo se desglosará en aquellas que

correspondan a su naturaleza y característica.

En los Activos y Pasivos Corrientes se informará la porción de corto plazo de

las Inversiones Financieras y Deuda Pública, de acuerdo con los plazos de

vencimiento de sus carteras, considerando que el corto plazo es de un año

desde la fecha de corte del estado; el largo plazo es cuando excede el tiempo

antes señalado y se informarán en los Activos y Pasivos de Largo Plazo.

Estado de flujo del efectivo

El Estado de Flujo del Efectivo se obtendrá aplicando el método directo, a partir

de obtener las fuentes y usos de fondos de los flujos de créditos de las Cuentas

por Cobrar y de los flujos de débitos de las Cuentas por Pagar,

respectivamente, y calculando separadamente el Superávit o Déficit Corriente y

de Capital; de la sumatoria de los conceptos antes indicados se obtendrá el

Superávit o Déficit Total.

La Aplicación del Superávit o el Financiamiento del Déficit, según corresponda

al resultado obtenido en el inciso anterior, se determinará sumando al Superávit

o Déficit de Financiamiento, el resultado neto de las variaciones en los flujos

acreedores de las cuentas 113 y deudores de las cuentas 213 que no tienen

asociación a grupos presupuestarios, y las variaciones no presupuestarias

registradas en las cuentas de Disponibilidades, Anticipos de Fondos, Depósitos

y Fondos de Terceros y Disminución de Disponibilidades.

Estado de ejecución presupuestaria

El Estado de Ejecución Presupuestaria será preparado con los datos al nivel de

Grupo presupuestario, obtenido de las cédulas presupuestarias de ingresos y

de gastos los cuales se los relacionará con los correspondientes a las

asignaciones codificadas a la fecha de corte del informe. Sus totales deberán

ser conciliados con los flujos acumulados deudores y acreedores de las

Cuentas por Cobrar y de las Cuentas por Pagar asociadas a la naturaleza del

ingreso o del gasto, respectivamente.

La diferencia determinada en la ejecución, resultado de comparar las

sumatorias de los ingresos y gastos, se denominará Superávit o Déficit

Presupuestario, según el caso.

Cédulas presupuestarias

Las cédulas presupuestarias de ingresos y gastos, que constituyen los anexos

del Estado de Ejecución Presupuestaria, serán preparadas al nivel que se

hubiere aprobado el Presupuesto, con sumatorias parciales a los diversos

niveles de agregación del Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos,

así como también, a los diversos niveles funcionales y programáticos

institucionales.

Notas a los estados

En los estados básicos será requisito indispensable incorporar notas

explicativas respecto de situaciones cuantitativas o cualitativas que puedan

tener efecto futuro en la posición financiera o en los resultados obtenidos.

Detalle de transferencias recibidas y entregadas

Se detallará mensualmente la fecha, número de asiento y valor de los aportes

fiscales y las transferencias de fondos, corrientes y de capital, recibidas y

entregadas, realizadas entre instituciones del Sector Público no Financiero. La

información de las transacciones registradas en la Contabilidad por estos

conceptos se la obtendrá de los auxiliares de las respectivas Cuentas por

Cobrar y por Pagar.

Para remitir la información mensual los rindentes utilizarán la página Web del

Ministerio de Economía y Finanzas y las aplicaciones informáticas puestas a su

disposición; la remisión de impresos operará por la vía de correo que asegure

su más pronto destino u otra forma que se establezca.

4.4.3 Modelos de informes

Esta norma muestra los formatos de los estados financieros.

Cada reporte financiero tendrá como primera columna el código de la cuenta de

nivel 1 ó 2, según corresponda, que se detallará a base de la guía que consta

al lado derecho en los siguientes formatos:

4.5 Ejercicio práctico de aplicación del sistema