AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos Administrativos II

TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts.

Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos

Nombre: Clay Andre Machorro Flores Carné: 14007590

CEI: Esquipulas Fecha: 07/05/2014 Tutor: Maynor Roberto Catalán Niño

TAREA PROPUESTA.

Planteamiento del caso.

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la demanda de

muebles por tal razón para cumplir con los compromisos adquiridos ha contratado más personal, el

cual hasta hoy día ha controlado su ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a continuación:

a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa,

este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

b. Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es

llevado a la Jefatura de Personal.

c. En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de

3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

d. El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al

final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la

mañana.

e. Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para

consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la empresa ha

decido implementar un reloj biométrico para el control de ingreso y egreso de sus empleados.

a) El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

Explicación

Cuando el empleado Ingresa a la empresa, se inicia el proceso, se anota en el libro de asistencia donde se dejan los datos del mismo y la hora a la que ingresó, firma para dar constancia que fue el empleado que se anotó y no falsificó los datos, el personal de seguridad también verifica que esta sea la hora correcta.

Propuesta

Con el Reloj Biométrico al momento de ingresar el empleado, la hora es registrada de forma automática junto a la huella digital, esto nos ahorra el tiempo que la persona se lleva en anotar y el tiempo que la persona de seguridad se toma para verificar los datos.

No necesario

No es necesario que el personal se anote en el libro y ponga la hora de entrada, esto ocupa mucho tiempo que puede ser aprovechado.

Necesario

Es necesario automatizar este proceso debido al tiempo que demoran los empleados en anotarse y la cola que hace el empleado; el tiempo diario que se ahorra es bastante.

Costo

Se podrá ahorrar el salario de la persona de seguridad, ya que no es necesaria la supervisión en este caso, el aparato de control de Ingreso y Egreso tendrá un alto costo pero de esta forma agregamos un valor a la empresa.

b) Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Explicación

Luego de que el agente de seguridad supervisa el libro de ingresos, el mismo es llevado a la Jefatura de Personal.

Propuesta

Con el Reloj Biométrico , se automatiza el proceso ya que los registros son enviados de forma automática al ordenador de la Jefatura de Personal.

No necesario

No es necesario que se lleve diariamente el libro ya que con el uso de la tecnología, se envía en tiempo real la información de Ingreso y Egreso de los empleados de la jefatura de personal.

Necesario

Es necesario que esta información llegue a la jefatura personal, de una forma automatizada, evitando perder el tiempo de traslado de información y/o perdida de la misma.

Costo

No representa ningún costo extra y se obtiene como ganancia el tiempo que utiliza la persona de seguridad, con la cual no se hace necesaria su intervención.

c) En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

Explicación

El Analista de Recursos Humanos ocupa tres horas, efectuando esta tarea y esto es mucho tiempo de horas laborales, ingresar los datos a una hoja de Excel para poder obtener el reporte de asistencia.

Propuesta

Los datos son ingresados, automáticamente por el software y pueden ser exportados a una hoja de Excel para su impresión y el uso que se le de a los mismo, por el Analista de Recursos Humanos.

No necesario

Se vuelve innecesario que el Analista desperdicie tres horas de su tiempo ya que todo es ingresado de forma automática.

Necesario

Es necesario que este proceso sea automatizado ya que esto ahorra tiempo de personal y disminuye el margen de error que se genera al ingresar los datos de forma manual. Costo

Se puede ahorrar el tiempo que el Analista de Recursos Humanos ocupa en realizar esta tarea a tan solo unos pocos minutos, ya que solo tiene que revisar y/o imprimir los datos para su respectivo uso, también implica el ahorro de energía eléctrica.

d) El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana.

Explicación

El Analista de Recursos Humanos, entrega los datos totales y el Jefe de Personal de la Empresa los tiene que guardar en un archivo para que no se pierda ningún dato importante y al final de la semana este pueda tener los minutos perdidos de las personas que llegaron tarde a laborar.

Propuesta

El Analista de Recursos Humanos envía un correo electrónico, de los informes diarios al Jefe de Personal y este mismo solo los adjunta en una carpeta, listos para ser impresos al momento de su respectivo uso.

No necesario

No es necesario que haya papel archivado, si no que puede ser almacenado en el computador y hasta respaldado en la Nube.

Necesario

Es necesario que la información llegue al Jefe de personal, para que pueda hacer uso de los datos al momento de que lo necesite.

Costo

Se puede ahorrar gran cantidad en materiales de oficina, archivos, espacio, tiempo (el tiempo que lleva guardar y buscar cada archivo con el tiempo es mayor), ya que al tenerlo en el ordenador es fácil de buscar y se imprime solo lo necesario.

e) Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Explicación

Se verifican los datos y se le informa al empleado de sus llegadas tardes para justificar descuentos en el sueldo mensual.

Propuesta

Enviar un correo electrónico a cada empleado con los resultados mensuales, de sus llegadas tardes. si este tuviera alguna llegada tarde, el mismo sabrá que tiene un conocimiento en su perfil laboral y que estas mismas le quitan un porcentaje de su sueldo mensual.

No necesario

No es necesario que una persona le informe al empleado acerca de sus faltas o llegadas tarde a trabajar.

Necesario

Es necesario que el empleado tenga conocimiento del récord que la empresa tiene en su perfil laboral, memos si fuera necesario el caso y/o sanciones (descuento en el sueldo) por llegadas tarde.

Costo

Ninguno ya que es enviado por correo electrónico y se hará al tiempo que se hacen los reportes.

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TAREA 2 ANALISIS DE VALOR AGREGADO - AVA- Valor: 5 pts.

Comité Área de Automatización de Procesos Administrativos

Sin embargo previo a la implementación del Sistema es necesario que se elabore lo siguiente:

1. Análisis de valor agregado tomando como base la Metodología Básica AVA, para el registro

de ingreso y egreso de empleados del proceso actual. (3 pts.)

2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la

implementación del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal ya automatizado,

(basado en un reloj biométrico) (2 pts.).

Referencia: Consultar páginas 24 y de la 37 a la 42.

Se sugiere elaborar la tabla 2.2 (Acciones Correctivas del AVA, pág. 39)

Metodología básica AVA• Definir el proceso a analizar. Identificar claramente el proceso que se desea cambiar.

Se recomienda iniciar el análisis con el final en la mente. Que pretendemos al realizar el proceso?

• Definir el valor desde el punto de vista del cliente.• Hacer una descripción del proceso y listar todos los pasos que son necesarios para

desarrollar el proceso. Además, describir los pasos o actividades del proceso.• Analizar cada paso y responder a los interrogantes anteriores: que tan necesaria es la

actividad dentro del proceso? Estoy más cerca del objetivo que antes de realizarlo?• Minimizar aquellos pasos que no agregan valor o que no son necesarios.• Agregar pasos o contextos que agreguen valor.

1. El proceso que queremos realizar, es implementar un control de Ingreso y Egreso de empleados en la empresa El Súper Mueble de Oficina, para esto tenemos que automatizar completamente paso a paso lo que se realiza a diario de forma manual.

Para dar validez a dicho proceso, hemos estudiado un aparato que consta de un software , el cual tiene como objetivo, reconocer la huella del empleado y automáticamente generar la información de hora, fecha, día, en que este Ingresó y Egresó de la empresa.

Con este proceso automatizaremos completamente esta labor, lo que mas podemos destacar es que se podrá ahorrar una cantidad de tiempo, no solo en un proceso, si no en diferentes departamentos, al momento de sacar el reporte diario, semanal y mensual de empleados.

Los aspectos que agregan valor a la empresa es que en cuanto una empresa es mas organizada y cumple con los horarios establecidos, los clientes estarán mas satisfechos y se toman una imagen de una empresa que es responsable, esto hace mas atractiva la empresa hacia el cliente y le ahorrara disgustos.

En este proceso se podrán observar algunos pasos indispensables para poder llevar a cabo esta tarea de automatización de control de ingreso y egreso de cada empleado:

I. Se necesita cotizar un Reloj Biométrico de buena calidad y que el software cumpla con las expectativas, ya que al ser mas durable nos ahorrara inconvenientes y podrá ser utilizado por varios años.

II. Comprar dicho Reloj Biométrico, ya que sin este no se puede automatizar el proceso.

III. Un técnico en conjunto con el Analista de recursos humanos y el Jefe de Personal, deberán analizar el software y los pasos a seguir en el uso del mismo y de el aparato.

IV. Capacitar al Analista de Recursos Humanos, ya que el es que tendrá contacto con el software a diario y capacitar al personal, ya que un mal uso del aparato lo podría dañar.

V. Informar a todos los empleados, sobre el nuevo Sistema de Ingreso y Egreso, las reglas que ellos deben acatar diariamente y lo que implica registrarse o no en dicho aparato, ya que esto podría causar la ausencia laboral.

VI. Instalar y Configurar el Equipo. Es necesario instalarlo pues sin esto no se puede usar el software.

VII. Hacer su respectivo mantenimiento al Reloj Biométrico. Es importante ya que así se previenen fallas y/o problemas técnicos que podría implicar reparar o perder el equipo.

a. El empleado deberá colocar su huella digital en el escáner de reconocimiento.

b. Los datos son enviados por medio electrónico a los departamentos correspondientes

c. Los datos serán almacenados y verificados diariamente por el Analista de Recursos Humanos.

d. Cuando se recopile la información de toda la semana esta será enviada vía electrónica por el Analista de Recursos Humanos al Jefe de Personal.

e. Este llevara a cabo la tarea de hacer los cálculos correspondientes en cuanto a tiempo laboral, llegadas tarde y su respectivo asistente enviará correos electrónicos a los empleados que tengan sanciones o descuentos por llegadas tarde.

Los pasos que se pueden eliminar son: I. Anotarse en el libro de control de entrada y salida diariamente.II. Llevar el libro a la jefatura de personal.III. Tres horas de tiempo que ocupa el Analista de Recursos Humanos para

trasladar los datos a Excel.IV. Archivar todos los documentos semanalmente con hojas físicas.

Pasos agregados para el nuevo proceso diario que los empleados deberán realizar:

I. Colocar su huella digital para que sea registradaII. Enviar correos a los empleados para que estén informados acerca de su

rendimiento laboral y el récord que llevan mensualmente.

2. Aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementación del sistema de control de ingreso y egreso.

• El aspecto más importante es el ahorro del tiempo que toma este proceso.• La productividad crece, porque habrá más tiempo disponible para laborar en la

empresa.• Mayor seguridad por el método de traslado de información y almacenamiento.• Mayor control y reducción del margen de error.