Transformación de funciones: Marcos de coordinación y oposición ...
ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL CARGO DE COORDINACIÓN …
38
ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL CARGO DE COORDINACIÓN ACADÉMICA DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN. ÁREA TEMÁTICA PLANEACION Y GERENCIA DEL TALENTO HUMANO DIANA VALENTINA GUEVARA SERRANO NEIBY ALEJANDRA LOPEZ MONTENEGRO FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO POPAYAN CAUCA 2019
Transcript of ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL CARGO DE COORDINACIÓN …
ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL CARGO DE COORDINACIÓN ACADÉMICA DE LA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN.
ÁREA TEMÁTICA
PLANEACION Y GERENCIA DEL TALENTO HUMANO
DIANA VALENTINA GUEVARA SERRANO
NEIBY ALEJANDRA LOPEZ MONTENEGRO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO
POPAYAN
CAUCA
2019
ANÁLISIS DE FUNCIONES DEL CARGO DE COORDINACIÓN ACADÉMICA DE LA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN.
.
DIANA VALENTINA GUEVARA SERRANO
NEIBY ALEJANDRA LOPEZ MONTENEGRO
Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de Especialista en
Gerencia del Talento Humano
Asesora temática
SONIA GAVIRIA ARMERO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO
POPAYAN
CAUCA
2019
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5
2. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 5
2.1 Objetivo General .................................................................................................................... 5
2.2 Objetivos Específicos: ........................................................................................................... 5
3. DESCRIPCIÓN GENERAL .................................................................................................... 6
3.1 CARACTERIZACIÓN DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYAÁN ....... 6
3.2 Política de Calidad ..................................................................................................................... 8
3.3 Objetivos de calidad .................................................................................................................. 9
3.4 Mapa de Procesos Fundación Universitaria de Popayán ................................................... 9
3.5 Nuestra Misión ......................................................................................................................... 10
3.6 Nuestra Visión .......................................................................................................................... 10
3.7 Principios Fundamentales ...................................................................................................... 10
3.8 Nuestros Valores ..................................................................................................................... 11
4. MARCO CONCEPTUAL ....................................................................................................... 12
5. MARCO TEORICO ................................................................................................................ 14
6. DESARROLLO DEL TRABAJO ......................................................................................... 26
6.1 Metodología .............................................................................................................................. 26
6.2 Manual de Funciones Coordinación Académica Fundación Universitaria de Popayán 26
6.3 Instrumento para recolección de Información: .................................................................... 28
6.4 Propuesta de perfil y cargo formato diligenciado ................................................................ 30
7. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 34
8. CRONOGRAMA ..................................................................................................................... 35
9. RECURSOS ........................................................................................................................... 35
10. DOCUMENTACION Y SOPORTES ................................................................................... 36
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN
ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO
SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS
FUNDACION UNIVERSITARIA DE POPAYAN
PROGRAMA ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DEL TALENTO HUMANO CÓDIGO
CURSO / NCR
SEMESTRE OPCIÓN DE GRADO – ESTUDIO DE CASOS PERIODO
ACADÉMICO 2019
DOCENTE SONIA GAVIRIA ARMERO PERFIL DE
ESTUDIOS Mg.
NOMBRES Y APELLIDOS ESTUDIANTE(S) CODIGO CEDULA
1. NEIBY ALEJANDRA LOPEZ MONTENEGRO 23182007 34331272
2. DIANA VALENTINA GUEVARA SERRANO 23182004 1002802752
ESTUDIO DE CASOS – NOMBRE DE LA EMPRESA
PRESENTACIÓN DE EXPERIENCIA
GRUPO 1 Proyecto
Análisis de funciones del cargo de Coordinación Académica de la Fundación
Universitaria de Popayán.
Enfoque
temático Planeación y Gerencia del Talento Humano
1. INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas buscan estandarizar sus procesos por que les permite facilitar las
estrategias en sus lugares de trabajo teniendo en cuenta que es un compromiso tanto personal
como Institucional, Sus trabajadores para mejorar la calidad del servicio
El manual de funciones es uno de los instrumentos necesarios en toda empresa e institución, su
objetivo fundamental es servir como guía y control en lo relacionado al cumplimiento de
obligaciones y responsabilidades en las diferentes áreas de trabajo de la empresa, el manual de
funciones determina específicamente las actividades de acuerdo a la estructura organizacional del
puesto de trabajo.
Es importante reconocer el manual de procesos y procedimientos como una herramienta necesaria
ya que tiene la información de una forma regulada para la realización de cada labor.
El presente análisis del manual de funciones de la Coordinación Académica de la fundación
Universitaria de Popayán, busca hacer la comparación de las actividades establecidas y hacer una
comparación con las que desarrollan de manera relacionada.
2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Analizar las funciones del cargo de coordinación académica de la Fundación Universitaria de
Popayán.
2.2 Objetivos Específicos:
Revisar los documentos institucionales asociados a la función de coordinación
académica.
Extraer las tareas insitu en la labor de coordinación académica.
Comparar y analizar los resultados obtenidos.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
3.1 CARACTERIZACIÓN DE LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN
En el año de 1980, un grupo de profesionales, hombres y mujeres resolvieron fundar una
universidad nueva que complementara áreas docentes que la Universidad Pública no ofrecía. Por
aquel entonces y gracias a la colaboración del Excelentísimo Señor arzobispo de Popayán, Samuel
Silverio Buitrago Trujillo (Q.E.P.D.) se iniciaron las reuniones para motivar a los payaneses en tan
desafiante empeño.
Después de varias charlas, foros y conferencias entre las que se destacaron las del Padre Borrero
S.J., se lanzó en el auditorio del Banco del Estado la campaña por la universidad nueva, y se
reunieron cerca de $3’000,000. oo en aportes voluntarios, creándose la Fundación Popayán para el
Fomento de la Cultura, entidad que se encargaría de efectuar todos los trámites para que la
Universidad Nueva, como así se denominaba en aquel entonces, fuera una realidad.
Fue así como del estudio de factibilidad presentado ante el Instituto Colombiano para el Fomento
de la Educación Superior ICFES se aprobó la creación de la Fundación Universitaria de Popayán y
se suscribió el acta respectiva por los doce miembros elegidos por el ente fundador, quienes
conformarían la primera Asamblea General, el día 14 de diciembre de 1982.
De este modo la Institución comienza actividades académicas con cuatro carreras: Ecología,
Ingeniería de Minas, Administración Agropecuaria e Historia (ésta última no se consolidaría) y,
gracias al denodado empeño y apoyo del Señor Arzobispo de Popayán, Monseñor Buitrago Trujillo,
las clases iniciaron, por breve tiempo, en el costado oriental del Real Colegio San Francisco de Asís,
inmueble de propiedad de la Arquidiócesis de Popayán, para lo cual se adecuaron aulas,
laboratorios, salones, y toda la infraestructura requerida para estos efectos, destinando para ello los
recursos económicos disponibles.
Lamentablemente, y como sucedió con la mayoría de edificaciones de Popayán, el terremoto del 31
de marzo de 1983 causó efectos devastadores en la sede que había sido adecuada para desarrollar
las actividades académicas impidiendo utilizarla, enterrándose, por esta causa, el proyecto de la
Universidad Nueva. Los efectos económicos y financieros producidos por este hecho natural se
verían reflejados posteriormente en la crisis que debió afrontar la Institución durante los años 1987-
1988.
Este infortunado episodio pudo ser resuelto gracias al ofrecimiento que los propietarios de la
hacienda “Los Robles” ubicada en el municipio de Timbío hicieron a las directivas, para instalar en
ella la Sede Universitaria. Después de adelantar las conversaciones del caso, se cerró la
negociación mediante la pignoración del predio y con recursos de crédito de emergencia del Banco
Central Hipotecario. Es así como la Fundación Universitaria de Popayán inicia operaciones en su
nueva sede a partir del 1 de agosto de 1983, lugar en donde ha desarrollado, hasta la fecha y sin
interrupción, sus actividades académicas.
A partir de 1993, y merced a las oportunidades planteadas por la Ley 30 de 1992 en materia de
flexibilidad y autonomía, la Fundación Universitaria de Popayán, previo estudio, entra en un proceso
de diversificación mediante la creación de los programas de Ingeniería Industrial, Ingeniería de
Sistemas, Economía, Psicología y Arquitectura, además de algunos programas descentralizados
como Salud Ocupacional y Educación Ambiental, coordinados por el Instituto de Estudios de
Postgrado; esto obliga a tomar en arrendamiento dos sedes en el centro de la ciudad, espacios en
los que funcionarían los programas de Economía e Ingeniería de Sistemas y el Instituto de
Postgrado, además de algunas de las dependencias administrativas, hasta hace relativamente poco
tiempo.
Al culminar las labores académicas del primer período lectivo de 1996, y teniendo en cuenta la
impostergable necesidad de disponer de espacios más adecuados para desarrollar con mayor
eficiencia y calidad las labores institucionales, se prescinde de las sedes ubicadas en el centro de
Popayán y se toma en renta una más espaciosa localizada al norte de la ciudad, en donde
funcionaron, hasta el final del segundo período académico de 1996, la mayoría de las dependencias
administrativas y los programas de Arquitectura, Economía, Ingeniería de Sistemas, Psicología y el
Instituto de Estudios de Postgrado. Aunque la administración de la Universidad pensó en la
posibilidad de adquirir a la vuelta de algunos años dicha sede, el mal estado de las vías de acceso
no permitió que se dieran las condiciones para ello, y a partir del primer período de 1997 todos los
programas se concentraron de nuevo en “Los Robles”, sede que ha experimentado un notable
cambio, producto de las inversiones realizadas para asegurar el pleno funcionamiento académico,
tecnológico y administrativo de la Institución.
A mediados del primer período académico de 1997, previo estudio, se realizó el lanzamiento de la
nueva imagen Institucional y, tomando en consideración los cambios que se estaban experimentado
en la Educación Superior a nivel mundial para ajustarse a las exigencias del nuevo milenio, las
Directivas suscribieron un convenio con el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de
Monterrey (México), haciendo parte, además, de la denominada “Red Mutis”, a la cual pertenecen
otras importantes instituciones de educación superior colombianas.
En este contexto, a partir de agosto de 1997, se comienzan a impartir algunos programas
académicos sustentados en el modelo de “Universidad Virtual”, mediante el cual se reciben en
tiempo real las clases y conferencias vía satélite desde México dirigidas por connotados
especialistas de diferentes áreas; los trabajos se desarrollan interactivamente vía Internet mediante
el uso del correo electrónico y grupos de discusión. Se ofrece, con este convenio, el programa de
Maestría en Administración de Empresas (en el cual se inscriben varios funcionarios y docentes de
la institución), además de diversos diplomados y cursos de educación continuada en importantes
áreas dirigidos a diferentes grupos objetivo, y conferencias sobre áreas específicas que se
incorporan por los docentes en los diferentes programas de la Fundación Universitaria de Popayán.
En el año de 2006 Bajo la Rectoría de la Ingeniera Lida Solarte Astaiza, la Fundación Universitaria
de Popayán une esfuerzos con la Corporación Universitaria Minuto de Dios, como alianza
estratégica y de fortalecimiento institucional. Dicha sinergia permitió complementar y ampliar la
oferta académica con los programas de Alta Calidad que brinda Uniminuto en su sede principal en
la ciudad de Bogotá. Es así como en el mes de octubre de 2006 asume la Rectoría el Padre Mario
Alfredo Polo Castellanos C.J.M quien hasta la fecha se desempeña en el cargo y ha sido merecedor
de diversos reconocimientos nacionales e internacionales por su gestión y compromiso.
En el año 2010 la Universidad regresa al centro de Popayán para ubicarse de nuevo en el Claustro
San José, tras la salida del Colegio San Francisco de Asís que se traslada al norte de la ciudad.
Después de una gran inversión presupuestal por parte de la Universidad y la Arquidiócesis de
Popayán, se da apertura oficial a la sede.
El crecimiento sistémico que mantiene la Universidad, le permitió el 16 de enero de 2011, dar
apertura oficial a la sede norte de la Institución, ubicada en Santander de Quilichao, gracias a una
apuesta de posicionamiento que parte de una constante inquietud por expandir y variar en diferentes
áreas el rango de acción y la oferta académica de la Institución. Allí se comenzaría a ofertar los
programas de Contaduría Pública, Arquitectura, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial y
Derecho.
En el 2013 La FUP comienza su camino hacia la Acreditación de Alta Calidad. Fue beneficiada
mediante la convocatoria “Banco de elegibles para el fomento de la acreditación Institucional 2013”,
y se formalizó mediante convenio de asociación número 655 de 2013 entre la Institución de
Educación Superior y el Ministerio de Educación Nacional.
En enero de 2015 la sede ubicada en el municipio de Santander de Quilichao celebra su quinto
aniversario, sede que para este año cuenta con los programas de Contaduría Pública, Arquitectura,
Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Industrial, Derecho y Psicología.
Hoy después de 35 años, la Fundación Universitaria de Popayán se ha consolidado como la más
importante Institución de Educación Superior privada de la región. Cuenta con más de 7000 alumnos
matriculados en sus programas académicos y tecnológicos certificados en calidad bajo la norma
ISO 9001:2008 y fortalece la Investigación, Internacionalización y Proyección Social.
3.2 Política de Calidad
Nos comprometemos a brindar una formación integral, cimentada en la calidad de la docencia,
investigación, alianzas interinstitucionales e internacionales, extensión y proyección social, para
satisfacer a nuestros usuarios; contamos con funcionarios competentes, infraestructura,
laboratorios, recursos bibliográficos y tecnológicos adecuados; teniendo convenios de prácticas
empresariales que permitan consolidar la permanencia, sostenibilidad, responsabilidad social,
mejoramiento continuo de nuestros procesos y servicios con miras a la acreditación de alta calidad.
3.3 Objetivos de calidad
Fortalecer el Sistema de Investigación.
Fomentar y fortalecer la extensión y proyección social de la Institución.
Promover y fomentar las alianzas interinstitucionales e internacionales.
Mantener funcionarios competentes.
Propender por la satisfacción de los usuarios.
Fortalecer Convenios para prácticas y pasantías.
Propender por la sostenibilidad financiera de la Fundación.
Fortalecer el modelo de autoevaluación con miras a la acreditación de programas académicos.
3.4 Mapa de Procesos Fundación Universitaria de Popayán
Figura 1 .Mapa de Procesos Fundación Universitaria de Popayán
Fuente: https://fup.edu.co/la-fup/calidad/sistema-de-gestion-de-calidad/
3.5 Nuestra Misión
Somos una Institución de Educación Superior que contribuye a la formación integral de personas que
comprometan sus esfuerzos en el desarrollo sostenible de la Región y del País, sobre la base de la idoneidad
profesional, de la adquisición y práctica de valores morales y de la ética, proyectándose en acciones
institucionales que coadyuven en la identificación y solución de problemas regionales.
3.6 Nuestra Visión
La Fundación Universitaria de Popayán deberá convertirse en una organización líder a nivel nacional e
internacional por sus logros y reconocimientos en los campos de la docencia, la investigación y la proyección
social. Para ello se compromete a fortalecer continuamente los procesos y la calidad de sus programas en
aras de contribuir al desarrollo sostenible de la región y del país.
3.7 Principios Fundamentales
La Fundación Universitaria de Popayán se regirá por los siguientes principios:
Liderazgo para la formación de personas como agentes de cambio que permitan un desarrollo
permanente de la región y del país.
Ética para la búsqueda del desarrollo propio basado en las condiciones de libertad e igualdad
procurando eliminar cualquier forma de segregación.
Autonomía para definir un proyecto de vida individual y colectiva.
Tolerancia para construir una sociedad más justa y equilibrada, de respeto por el prójimo, de
consideraciones por los intereses ajenos, de máximo aprovechamiento de las facultades
intelectuales, así como la promoción de la vida armónica y productiva en comunidad y la lucha
constante por una sociedad más equitativa.
Compromiso para dar sentido a la vida a través del trabajo serio, eficiente y responsable, y para
enriquecer los modelos mentales, haciéndolos más eficaces en la supervivencia, el progreso y
la transformación.
Solidaridad para motivar el sentido de la colaboración y el trabajo en equipo, factores
indispensables para el progreso individual y colectivo.
Ciudadanía para la integración y socialización de los individuos en una comunidad de
ciudadanos que comparte un conjunto de saberes y valores comunes, en busca de una
cualificación de vida para todos.
3.8 Nuestros Valores
Los valores que la Institución busca cultivar en su comunidad académica son:
Honestidad: con el propósito de formar integralmente a personas comprometidas con el
desarrollo sostenible de la región y del país, la honestidad en la Fundación Universitaria de
Popayán se refiere a la capacidad de comportarse de manera justa, coherente y sincera,
respetando la verdad en las relaciones que los individuos establecen con la institución, el medio
y otros individuos.
Tolerancia: la mayor forma de expresión del respeto hacia los demás; fundamental para la
idoneidad de la comunidad universitaria de la Fundación. Universitaria de Popayán, supone el
reconocimiento y aceptación de las diferencias de raza; creencias religiosas, políticas, de opinión
y clase social.
Lealtad: fundamentada en la identificación, fidelidad y apego a la institución, precede todas las
acciones de quienes la conforman y garantiza el cumplimiento de los reglamentos, estatutos y
lineamientos establecidos. Hace referencia al compromiso con la Institución, a defender sus
intereses en procura de favorecer su crecimiento.
Responsabilidad: se refiere al sustento del compromiso social de la Institución, a la capacidad
de participación y cooperación de sus miembros, al desempeño fundado en la integridad y el
sentido de pertenencia a la misma. Se orienta hacia el cumplimiento de los deberes y
obligaciones. Adquiridas, al mismo tiempo que supone acatar y aceptar las consecuencias de no
hacerlo. La responsabilidad implica el mejoramiento del desempeño, además de anticipar y
planear diversas acciones para promover prácticas saludables para el manejo de los recursos
asignados.
Respeto: valor indispensable en la formación de personas, el respeto en la Fundación
Universitaria de Popayán atraviesa todas las relaciones interpersonales, garantizando la
cordialidad en el trato, el reconocimiento del otro y sus derechos, acatando su autoridad y
considerando su dignidad, con total apego a la verdad, la transparencia y la tolerancia.
Justicia: con base en el reconocimiento y aceptación de los derechos de las personas, en la
Fundación Universitaria de Popayán la justicia implica velar por las relaciones armónicas entre
quienes hacen parte de la Institución por medio del cumplimiento de las normas y deberes. Es el
esfuerzo constante por dar a los demás lo que es debido, lo que a cada quien corresponde,
desde la honestidad, el equilibrio y la compasión.
4. MARCO CONCEPTUAL
Cargo: El concepto de cargo también se utiliza para nombrar a un empleo, oficio o
responsabilidad. Por ejemplo: “Me desempeño en el cargo de gerente general de un hotel
internacional”, “¿Te interesa el cargo? Deberías completar el formulario y entregarlo al
departamento de Recursos Humanos”, “Llevo diez años esperando este momento: siempre
quise ocupar un cargo gerencial en esta compañía”.
Organización: Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y
objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones específicas.
Capital Humano: El capital humano es una medida del valor económico de las habilidades
profesionales de una persona. También se conoce como capital humano al factor de
producción del trabajo, que son las horas que dedican las personas a la producción de
bienes o servicios.
Funciones: Puesto: Chiavenato (2000) define un puesto como “una unidad de la
organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás
cargos. Los deberes y las responsabilidades de un cargo, que corresponde al empleado que
lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los
objetivos de la organización”.
Metodología: serie de métodos y técnicas de rigor científico que se aplican
sistemáticamente durante un proceso de investigación para alcanzar un resultado
teóricamente válido.
Manual: "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa"
(TERRY. G. R).
Descripción de Puestos: Chruden y Sherman (1993) pone por escrito cuáles son los
deberes y responsabilidades de un cargo. Las especificaciones del mismo son las
características del individuo que habrá de cumplir con estos deberes y responsabilidades.
Factor intrínseco: Nombre del puesto Posición del puesto en el organigrama Contenido del
cargo (tareas o funciones)
Factor extrínseco: Requisitos intelectuales Requisitos físicos Responsabilidades
implícitas Condiciones de trabajo
Condiciones de Trabajo: Gómez-Mejía (1996) las descripciones de puestos son el
resultado de la información obtenida por los análisis de puestos de trabajo. Se definen
como un documento escrito en el cual se identifica, define y describe un puesto de trabajo
en función de sus cometidos, responsabilidades, condiciones de trabajo y
especificaciones. Existen dos tipos de descripciones: específicas y generales.
Competencias Laborales: conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes
verificables, que se aplican en el desempeño de una función productiva.
Recursos Humanos: La administración de recursos humanos es la gestión del capital
humano de una empresa o institución. La administración de recursos humanos busca
organizar y maximizar el desempeño y productividad de los empleados.
Tarea: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo.
Atribución: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa
el cargo.
Función: es un conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por meses).
Cargo: es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura
organizacional.
Manual de funciones: Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el
conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas
Desempeño: es el acto y la consecuencia de desempeñar: cumplir una obligación,
realizar una actividad, dedicarse a una tarea.
Unidad de mando: es una herramienta importante para garantizar el éxito en cualquier
negocio., y es el deber que tiene una persona de cumplir sus tareas encomendadas.
Subordinado: Que depende o está sometido a la orden o a la voluntad de otro.
División: es el accionar y el resultado de dividir (apartar, dosificar, distribuir, disgregar).
Procesos: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo.
Responsabilidad: Responsabilidad es el cumplimiento de las obligaciones, o el cuidado
al tomar decisiones o realizar algo.
5. MARCO TEORICO
Basándonos en las teorías administrativas tomamos como punto de referencia los 14 principios de
Henry Fayol entre los cuales consideramos como un punto de partida importante para el análisis de
funciones y cargos de la coordinación académica de la Fundación Universitaria de Popayán
tomaremos los más relevantes para nuestro estudio de caso.
Fayol define el acto de administrar como, Planificar: Visualizar el futuro y trazar el programa de
acción; Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa; Dirigir/Mandar: Guiar y
orientar al personal; Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos colectivos; Controlar:
Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.
Para Fayol la administración es un todo y un conjunto de procesos del cual la organización es una
de las partes, la cual es estática y limitada ya que se refiere a estructura y forma. Además Fayol
reconoce catorce principios que deben guiar el management de las organizaciones.
(Administración Industrial y General, 1987)
Los 14 principios de la administración de Fayol son:
División del trabajo: Mejora la eficiencia a través de una reducción del desperdicio, aumenta
los resultados, y una simplificación del entrenamiento para el puesto.
Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el derecho de dar órdenes a otros y el poder
de que otros obedezcan. La responsabilidad es la obligación de cumplir con tareas o deberes
asignados.
Disciplina: Respeto a las reglas que gobiernan la organización
Unidad del Mando. Un empleado debe recibir órdenes de un superior solamente
Unidad de Dirección: Agrupar tareas similares que son dirigidas a un objetivo en particular
por un solo manager
Subordinación de los intereses individuales al interés general: Los intereses de los individuos
y de los grupos no deben anteponerse a los intereses de la organización como un todo.
Remuneración del personal: El pago debe ser justo y satisfactorio para empleados
Centralización: Los mandos retienen la responsabilidad final mientras que los subordinados
mantienen la responsabilidad suficiente para alcanzar sus metas.
Cadena de mando: La cadena de mando va desde la autoridad más alta hasta la más baja.
Orden: La gente y los insumos deben estar en el lugar justo en el momento justo.
Equidad: Los mandos deben tratar a los empleados con equidad y justamente.
Estabilidad de las funciones del personal: Las prácticas de mando que alientan los
compromisos de largo plazo de los empleados, crean una fuerza laboral estable y por
consiguiente una organización exitosa.
Iniciativa: Los empleados deben ser alentados a desarrollar y llevar adelante programas de
mejoras.
Espíritu de cuerpo: Los mandos deben fomentar y mantener el trabajo en equipo, el espíritu
de equipo, y un sentido de unidad entre los empleados. (Riquelme, 2019)
Al realizar un análisis de la teoría administrativa de Henry Fayol podemos tomar algunos de los 14
principios los cuales serán guías para nuestro estudio de caso. A continuación mencionare cuales
queremos tomar como base:
El principio de División de trabajo el cual plantea que la organización debe ser dividida entre los
individuos y departamentos. Esto se debe a que una división del trabajo conduce a la
especialización, la especialización y la eficiencia aumenta, mejora la eficacia y la productividad y
la rentabilidad de la organización. En la práctica: La empresa debe elegir para cada puesto de
trabajo a los mejores en su especialidad, para ventas una persona con conocimientos previos y
experiencia en manejo de público, en el proceso productivo personas expertas en su área, entre
otras.
El principio de Unidad de mando es importante ya que consideramos que el empleado debe tener
sólo un jefe o superior además debe recibir órdenes de un solo superior. En otras palabras, un
subordinado debe informar a un solo superior. Según Fayol, si un subordinado recibe órdenes de
más de un superior, entonces no habrá orden y Esto afectará la disciplina, la eficiencia, la
productividad y la rentabilidad de la organización.
El principio de Unidad de Dirección todas las actividades que tengan el mismo objetivo deben ser
dirigidas por un gerente, y debe utilizar un plan y procedimientos establecidos. En la práctica: Todo
lo relacionado al empleado, debe ser manejado por el departamento de recurso humano, el gerente
de este departamento dirige y vigila todo lo relacionado a pagos, comisiones, vacaciones,
cumplimiento de horario, amonestaciones, para ello existen parámetros y lineamientos en la
empresa.
El principio de Cadena escalar no muestra que la jerarquía une a todos los miembros (directivos y
empleados) de arriba a abajo. Cada miembro debe saber quién es su superior. También debe saber
quién es su subordinado. La jerarquía es necesaria para una buena comunicación y no debe
romperse.
El principio de Orden nos expresa que debe haber un Orden para las personas y los procesos de
la organización; Debe haber una disposición ordenada de los recursos, tales como hombres y
mujeres, dinero, materiales, etc. Una desviación puede conducir a un mal uso y el desorden. (A.,
2002)
También tomamos como guía teórica a el autor Idalberto Chiavenato, el cual expresa claramente
que la empresa es una organización social la cual desempeña diferentes actividades, que tiene
herramientas a la mano para desempañar las labores diarias, las cuales le permiten alcanzar los
objetivos establecidos que permiten satisfacer las necesidades del mercado y su vez resalta la
importancia de definir y distribuir cada puesto de trabajo donde el empleado desarrolla una labor y
posee deberes, responsabilidades definidas. Que contribuyen al logro de los objetivos de la
organización de una manera más eficaz.
Por lo anterior las empresas utilizan una estructura organizacional que es una práctica pensada en
definir los roles en la que cada individuo asume una responsabilidad, su finalidad es implementar
un sistema de tareas que deben desarrollar las partes, siguiendo los procesos podemos decir que
los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental para la obtención previa de cada
función que se desempeña dentro de ella y permite que haya un mayor rendimiento en las labores,
encontramos que los manuales de procesos y procedimientos son una herramienta o estrategia de
mucha importancia ya que este permite que se logre mayor eficiencia y conseguir objetivos en
común
Según Idalberto Chiavenato, en su libro “Administración de los Recursos Humanos” define el cargo
y funciones de la subsiguiente manera. (Chiavenato, 2018)
“comprende una descripción detallada de las tareas que deben desarrollar los individuos en los
distintos sectores de la organización”. El autor expone desde su punto de vista que cada puesto de
trabajo maneja una serie de funciones las cuáles les permite saber a cada empleado cuáles son
sus responsabilidades. En la búsqueda de un buen desempeño del capital humano dentro de las
organizaciones, los directivos están continuamente preocupados por cuestiones como políticas de
selección, control de nóminas, capacitación, entre otras. Sin embargo, a menudo se deja de lado un
concepto que puede llegar a ser fundamental para que dichos factores tengan éxito, hablamos del
análisis y descripción de puestos de trabajo, este concepto que puede llegar a ser considerado
como poco importante o incluso no necesario en comparación con otras herramientas de la
administración, puede ayudarnos a reducir la incidencia de situaciones como: el asignar a una
persona no idónea a un puesto; desorientación del trabajador al no conocer con claridad sus
funciones o lugar que ocupa en la organización etc.
Es sumamente importante instaurar un buen sistema de análisis y descripción de puestos de trabajo
no sólo tiene como objetivo el definir de manera clara las tareas que se deberán desempeñar en un
determinado puesto, sino también incluir los factores de éxito necesarios para cumplir las
expectativas del mismo.
Idalberto Chiavenato muestra que el diseño de cargos es la especificación del contenido, de los
métodos y de las relaciones de cargo, en el sentido de cumplir requisitos tecnológicos,
empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo. (Chiavenato, 2018)
Diseñar un cargo implica:
1- Establecer el conjunto de tareas que el ocupante del cargo deberá desempeñar (contenido del
cargo)
2- Determinar cómo debe ser desempeñado ese conjunto de tareas (métodos y procesos de trabajo)
3- Definir a quien deberá informar el ocupante del cargo (responsabilidad)
4- Precisar a quien deberá supervisar o dirigir el ocupante del cargo (autoridad)
El diseño de cargos es la manera como los administradores proyectan los cargos individuales y los
combinan en unidades, departamentos y organizaciones al referirnos a estos encontramos varios
tipos de modelo, el clásico o tradicional el cual destaca que, mediante métodos científicos, pueden
proyectarse cargos y entrenar a las personas para obtener la máxima eficiencia. El punto de vista
dominante era que cuanto más simples y repetitivas fueran las labores, mayor sería la eficiencia del
trabajador.
Ventajas:
Admisión de empleados con calificaciones mínimas y salarios menores.
Reducción de los costos de entrenamiento.
Normalización de las actividades y facilidad de supervisión y control.
Aplicación del principio de la línea de montaje.
Desventajas:
La rutina excesiva provoca apatía, fatiga psicológica, desinterés y pérdida del
significado del trabajo.
Los cambios sociales y económicos indican que la supe simplificación de cargos crea
problemas en el futuro o transfiere algunos de los que ya existen.
La idea que subyace en este enfoque clásico es clara: el trabajador y su cargo son tratados como
máquinas, cada ocupante se relaciona exclusivamente con su superior, el empleado, dentro de este
modelo, no está particularmente interesado ni es capaz de ejercer autodirección y autocontrol. Sólo
se espera que él se interese por lo que hace en la medida en que tiene una remuneración que,
además, debe estar siempre de acuerdo con su desempeño.
Encontramos también el modelo situacional o contingencial dentro del cual el administrador debe
alcanzar altos niveles de desempeño mediante la aplicación de la capacidad creativa y de
autodirección y autocontrol de los empleados de su departamento, a la vez que les proporciona
oportunidades para satisfacer sus necesidades individuales. El administrador no sólo debe consultar
a sus subordinados para tratar de satisfacer las necesidades de participación, de consideración y
de importancia, sino que también debe crear mecanismos mediante los cuales la contribución de
los individuos pueda mejorar el funcionamiento del departamento.
El cargo debe diseñarse para que reúna cuatro dimensiones profundas:
Variedad
Autonomía
Identificación con la tarea
Retroalimentación
Cuanto más presentes estén estas cuatro dimensiones profundas en el diseño de un cargo, mayor
será la satisfacción del ocupante en relación con el contenido de su tarea y, en consecuencia, mayor
será su productividad.
También debemos tener en cuenta el Modelo de relaciones humanas: no difiere mucho del modelo
clásico la diferencia está en las implicaciones humanas: el modelo humanista tiende a centrarse
más en el contexto del cargo y en las condiciones en que se desempeña además permite una mayor
interacción entre las personas y sus superiores y la participación en algunas decisiones acerca de
las tareas de la unidad.
Y no debemos dejar pasar por alto el Modelo de recursos humanos: (complejo). El administrador
debe alcanzar altos niveles de desempeño mediante la aplicación de la capacidad creativa y de
autodirección y autocontrol de los empleados de su departamento. Este modelo presupone que los
empleados logran su satisfacción al ejercer la capacidad de autodirección y de autocontrol, en
cuanto a los objetivos planeados conjuntamente entre el superior y el trabajador para el modelo de
recursos humanos, el cargo debe diseñarse para que reúna cuatro dimensiones profundas:
Variedad: los cargos que tienen una gran variedad exigen un mayor desafío.
Autonomía: se refiere a la mayor libertad que el ocupante tiene para programar su trabajo,
seleccionar el equipo que va a utilizar y decidir qué procedimientos va a seguir.
Identificación con la tarea: se refiere a la posibilidad de que el empleado efectúe un trabajo
integral para poder identificar con claridad los resultados de sus esfuerzos.
Retroalimentación: se refiere a la información que recibe el empleado cuando está
trabajando. Cuanto más presentes estén estas cuatro dimensiones profundas en el diseño
mayor será la satisfacción del ocupante.
Para nuestro autor es importante describir y analizar los cargos de acuerdo a las necesidades
básicas de recursos humanos para la organización se establecen mediante un esquema de
descripción y especificación de cargos, debido a la división del trabajo y a la consiguiente
especificación de funciones.
La descripción del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, en
tanto que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir. Por
tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y análisis. El ocupante del cargo
debe tener características compatibles con las especificaciones del cargo y el papel que deberá
desempeñar es el contenido del cargo registrado en la descripción. (Chiavenato, 2018)
Descripción del Cargo
Es un proceso que consiste enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los demás cargos que existen en la empresa; es la enumeración de detallada de las
atribuciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ocupación (cuando lo
hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (por qué lo hace).
Un cargo puede ser descrito como una unidad de la organización, que consiste en un conjunto de
deberes y responsabilidades que lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y
responsabilidades de un cargo corresponden al empleado que lo desempeña, y proporcionan los
medios con que los empleados al logro de los objetivos en una empresa.
Un cargo es la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona, que pueden
unificarse
En un sólo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama. (Chiavenato, 2018)
Análisis de cargos
Una vez que se identifica el contenido de un cargo (aspectos intrínsecos), se pasa analizar el cargo
en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su
ocupante.
La descripción de cargos y análisis de cargos están estrechamente relacionados en su finalidad y
en el Proceso de obtención de datos; a pesar de esto están perfectamente diferenciados entre sí:
la descripción se preocupa por el contenido del cargo, en tanto que el análisis pretende estudiar y
determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo
exige, para poder desempeñarlo de manera adecuada. Este análisis es la base para la evaluación
y la clasificación que se harán de los cargos para efectos de comparación. (Chiavenato, 2018)
Estructura del análisis de cargos
El análisis de cargos determina cuales son los requisitos físicos e intelectuales que debería tener el
ocupante
Para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son las responsabilidades que el cargo impone y
en qué condiciones debe desempeñarse el cargo.
Por lo general, el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos, aplicados casi siempre
a cualquier
Tipo o nivel de cargo.
requisitos intelectuales
requisitos físicos
responsabilidades implícitas
condiciones de trabajo
Cada una de ésta áreas está dividida en varios factores de especificaciones. Los factores de
especificaciones
Son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva.
Requisitos Intelectuales: tienen que ver con las exigencias del cargo, en lo que hace referencia a
los requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para poder desempeñar el cargo de manera
adecuada. Los factores de especificación son los siguientes:
Instrucción básica.
Experiencia básica anterior.
Adaptabilidad al cargo.
Iniciativa necesaria.
Aptitudes necesarias.
Requisitos físicos: tienen que ver con la cantidad y continuidad de energía y esfuerzos físicos y
mentales requeridos, y la fatiga provocada, y también con la complexión física que necesita el
ocupante para desempeñar el cargo adecuadamente.
Esfuerzo físico necesario.
Capacidad visual.
Destreza o habilidades.
Complexión física necesaria.
Responsabilidades implícitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene,
además del trabajo normal y de sus atribuciones, con la supervisión del trabajo de sus subordinados,
con el material, con las herramientas o equipos, con el patrimonio de la empresa, etc.
Supervisión de personal.
Material, herramientas o equipos.
Dinero, títulos o documentos.
Contactos internos o externos.
Información confidencial.
Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el
trabajo y sus alrededores, que puede hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, exigiendo
al ocupante del cargo una fuerte adaptación para mantener su productividad y rendimiento.
Ambiente de trabajo.
Riesgos.
Métodos de descripción y análisis de cargos
La descripción y análisis de cargos son responsabilidad de línea y función de staff. El analista de
cargos
Puede ser un funcionario especializado de staff, como el jefe de departamento en que está
localizado el cargo, como también puede ser el propio ocupante del cargo.
Los métodos que más se utilizan en la descripción y análisis de cargos son:
Observación directa.
Cuestionario.
Entrevista directa.
Métodos mixtos.
Etapas del análisis de cargos
Etapa de planeación
Fase en la que se plantea todo el trabajo de análisis de cargos, es casi una fase de oficina y de
laboratorio.
Requiere de algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situación
en que se
encuentra la definición de cargos de la empresa:
Determinación de los cargos que van a describirse
Elaboración del organigrama de cargos
Elaboración del cronograma de trabajo, especificando por donde se iniciará el programa de
análisis
Elección del (de los) método (s) de análisis que va(n) a aplicarse. Los métodos más
adecuados se escogen
Según la naturaleza y las características de los cargos que se analizarán. Por lo general, se
eligen varios
Métodos.
Selección de los factores de especificaciones que se utilizarán en el análisis, sobre la base
de dos criterios universalidad: los factores de especificaciones deben estar presentes en la
totalidad de los cargos que se analizarán o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan
cotejarse las Características ideales de los ocupantes. Encontramos también el Criterio de
discriminación el cual dice que los factores de especificación deben variar según el cargo.
Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determinar su límite de variación
dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar. Es necesario dimensionarlos para
poder determinar que segmento de su totalidad servirá para analizar determinado conjunto
de cargos.
Gradación de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos de variables
continuas a variables discontinuas. Se gradúan para facilitar su aplicación. Por lo general, el
número de grados de un factor de especificaciones se sitúa entre 4,5, o 6. (Chiavenato,
2018)
Etapa de preparación
Reclutamiento, selección y entrenamiento de los analistas de cargos.
Preparación del material de trabajo.
Disposición del ambiente.
Recolección previa de datos. (Chiavenato, 2018)
Etapa de ejecución
Recolección de los datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido(s).
Selección de los datos obtenidos.
Redacción provisional del análisis.
Presentación de la redacción provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la
rectifique.
Presentación de la redacción definitiva del análisis de cargo para la aprobación. (Chiavenato,
2018)
Objetivos de la descripción y el análisis de cargos
La aplicación de los resultados del análisis de cargos es muy amplia.
Los objetivos del análisis y descripción de cargos son muchos, y constituyen la base de cualquier
programa de recursos humanos, entre ellos se puede citar:
Ayudar a la elaboración de los anuncios, elegir donde debe reclutarse, etc., como base para
el reclutamiento del personal Determinar el perfil ideal del ocupante del cargo, como base
para la selección de personal.
Suministrar el material necesario según el contenido de los programas de capacitación,
como base para la capacitación de personal.
Determinar las franjas salariales, como base para la administración de salarios
Estimular la motivación del personal, para facilitar la evaluación de desempeño y verificar el
mérito funcional.
Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía del empleado para
el desempeño de sus funciones.
Suministrar datos relacionados con higiene y seguridad industrial.
siendo estos fundamentales para el manejo eficaz de cualquier organización. (Chiavenato,
2018)
6. DESARROLLO DEL TRABAJO
6.1 Metodología
La metodología implementada para este estudio de caso “Análisis de funciones del cargo de
Coordinación Académica de la Fundación Universitaria de Popayán” fue cualitativa y cuantitativa
porque nos basamos mediante la observación y el análisis de los cargos a través de una encuesta
a las Coordinaciones de las distintas sedes de la Fundación Universitaria de Popayán , entre las
cuales encontramos tres Coordinadoras, la coordinadora de la facultad Ciencias Sociales y
Humanas (Mónica Fajardo) , Coordinadora de facultad de ciencias contables económicas y
administrativas (Neiby López) y la coordinadora de la facultad de Derecho (Nancy Vargas) estas
amables funcionarias nos colaboraron con información extra sobre cada una de sus actividades
diarias mediante el cual pudimos establecer comparaciones, por otro lado en conjunto con el área
de talento humano quienes nos facilitaron el manual de funciones del cargo, realizamos una
exhaustiva comparación entre coordinaciones.
6.2 Manual de Funciones Coordinación Académica Fundación Universitaria de Popayán
Fuente : Área Talento Humano Fundación Universitaria de Popayán
I. IDENTIFICACION
Nivel: Asistencial
Denominación del Empleo: Asistente Académica
Nº de Cargos 8
Dependencia Programa Académico
Cargos que coordina Ninguno
Cargo del Jefe Inmediato: Director de Programa Académico
II. PROPOSITO PRINCIPAL
Apoyar las labores académicas y administrativas entre docentes, estudiante y administrativos
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
Atender a estudiantes y resolver sus inquietudes.
Dar soporte administrativo a los docentes.
Realizar las matriculas académica a los estudiantes
Realizar los procesos de reintegro
Apoyar el proceso de homologación.
Socializar, recibir, revisar y entregar los documentos para grados en las fechas estipuladas por
el calendario académico.
Realizar el trámite para las habilitaciones.
Entregar los recibos de pago de semestre a los estudiantes.
Apoyar y verificar que los tramites de los estudiantes se lleven a cabo con éxito.
IV. COMPETENCIAS
ORGANIZACIONALES INDIVIDUALES
Orientación al resultado
Atención al usuario y al ciudadano
Transparencia
Compromiso con la Universidad
Liderazgo
Planeación y organización
Conocimiento del entorno
Manejo de la presión
Ética
Comunicación y relaciones interpersonales
Aprendizaje continuo
Recursividad
Organización del trabajo
Trabajo en equipo
Confianza
Búsqueda de información
Integridad
Manejo de herramientas informáticas y de
comunicaciones
Responsabilidad
Aplicación de procedimientos
6.3 Instrumento para recolección de Información:
Los instrumentos de recolección de información utilizado para “Análisis de funciones del cargo de
Coordinación Académica de la Fundación Universitaria de Popayán” fueron la observación y la
entrevista realizada a las coordinadoras de las distintas facultades; también nos basamos en el
análisis del manual de funciones suministrado por el área de talento humano para proceder a
concluir y proponer incorporar mejores y mayores aplicaciones al cargo.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES
Reglamento interno de la Institución
Manejo de herramientas ofimática
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIO EXPERIENCIA
Titulo profesión Dos años (2) años en cargos administrativos.
VII. NÚCLEO BÁSICO DEL CONOCIMIENTO
Administración de empresas
Administración Financiera
Ingeniería Industrial
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN
ENTREVISTA VERIFICACIÓN ACTIVIDADES COORDINACION ACADÉMICA
ACTIVIDAD DIARIA MENSUAL SEMESTRAL OCASIONAL NUNCA
Atención de estudiantes, docentes y padres
de familia
Dar solución a inquietudes de los mismos
Dar soporte Administrativo a los docentes
Realizar Matriculas académicas a los
estudiantes
Manejo del sistemas sires para tramites con
el estudiante
Hacer seguimiento a todo el proceso de
notas de los estudiantes
Socializar, recibir, revisar, y entregar los
documentos para grado en las fechas
estipulados por el calendario académico
Realización de trámites para Habilitaciones,
Supletorios y demás
Entrega de los recibos de pago de semestre
a los estudiantes
Verificar información de los estudiantes en
contabilidad si es el caso
Apoyo en los procesos que se presenten en
la activación financiera del estudiante
Recibo y entrega de correspondencia que
llegue a la facultad
Realización de encuestas a estudiantes de
primer semestre
Realizar Preinscripción y hacer
acompañamiento en todo el proceso de
Saber Pro.
Dar seguimiento a los docentes que estén
cumpliendo su horario de clases
Dar seguimiento a las bitácoras de clase de
cumplimiento de los docentes
Emitir órdenes de fotocopias, de acuerdo a
lo solicitado por los docentes de la sede
Hacer entrega de Listados de asistencia de
estudiantes al docente
Ejecutar otras actividades propias del
puesto y/o que asigne el jefe inmediato
Elaboración de horarios
Elaboración de reportes de novedad
vinculación docente
Diligenciar requerimiento de implementos de
oficina
Notificaciones a los docentes de informes
del programa como: Calendario Académico,
requerimientos para pagos de OPS, etc.
Realizar las homologaciones internas
Notificar a estudiantes de bajo rendimiento
mediante oficio
Tramitar ante RRHH el proceso de ARL para
estudiantes de Judicatura
Control de Cursos de verano: remisión de
listado a Admisiones para elaboración de
recibos de pago. Notificación tanto a
estudiantes como a docentes sobre fechas
de inicio de los mismos.
Elaborar el formato para reporte de recargos
nocturno de los docentes a la oficina de
RRHH
Control y préstamo de equipos
audiovisuales (Video-Beam)
Control y préstamo de la sala de audiencias
Entrega de Informe terminacion de semestre
6.4 Propuesta de perfil y cargo formato diligenciado
Acorde al resultado encontrado en la comparación de las funciones de las Coordinaciones
Académicas, nos permitimos hacer una propuesta que podría ser tenida en cuenta para el correcto
desarrollo de las actividades de este puesto de trabajo.
PERFIL DEL CARGO:
Fundación Universitaria de Popayán
IDENTIFICACIÓN
Nivel Jerárquico Administrativo
Denominación Del Empleo Asistente Administrativo
No. de Cargo 1
Dependencia Coordinación Académica General
Cargo Del Jefe Inmediato Coordinador General
PROPÓSITO PRINCIPAL
Apoyar las actividades académicas y administrativas en los procesos que se desarrollen en las áreas
asignadas de acuerdo a las instrucciones y las normas vigentes de la Universidad.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Atención de estudiantes y resolver sus inquietudes.
Dar soporte administrativo a los docentes.
Realizar las matriculas académica a los estudiantes
Socializar, recibir, revisar y entregar los documentos para grados en las fechas estipuladas por el
calendario académico.
Realizar el trámite para las habilitaciones.
Apoyar y verificar que los tramites de los estudiantes se lleven a cabo con éxito.
Asistir en la ejecución de las actividades operativas y administrativas del área.
Entrega de Informe terminacion de semestre
Elaborar el formato para reporte de recargos nocturno de los docentes a la oficina de RRHH
Control y préstamo de la sala de audiencias
Coordinación directa en su sede y con otras (en lo relacionado a eventos, locales, aulas y
requerimientos logísticos).
Diligenciar requerimiento de implementos de oficina de la coordinacion.
CONOCIMIENTOS BÁSICOS
Profesional en Administración de Empresas o carreras afines
Conocimientos de Ofimática a nivel Intermedio
Atención y servicio al cliente
REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
ESTUDIO EXPERIENCIA
Titulo Profesional 1 año en cargos similares de preferencia en Instituciones Educativas
COMPETENCIAS
ORGANIZACIONALES FUNCIONALES TÉCNICAS
Eficiencia y Productividad
Habilidad para dirigir las propias
acciones y/o las de otros de forma que
agreguen valor a la organización,
alcanzando los objetivos, cumpliendo
con el tiempo disponible y con la
calidad requerida. Implica analizar los
recursos disponibles y estudiar los
posibles costes/ beneficios.
Eficiencia y Productividad
Habilidad para dirigir las propias
acciones y/o las de otros de forma que
agreguen valor a la organización,
alcanzando los objetivos, cumpliendo
con el tiempo disponible y con la
calidad requerida. Implica analizar los
recursos disponibles y estudiar los
posibles costes/ beneficios.
Habilidades Sociales
Habilidad para desarrollar
conductas necesarias de
interacción con los demás de forma
efectiva/satisfactoria, induciendo
respuestas deseables. Implica
colaborar, comprender los intereses
de los demás y sus estados
anímicos. Supone utilizar una
persuasión eficaz, resolver
conflictos y conciliar opiniones.
Toma de Decisiones
Habilidad para elegir un curso de
acción entre varias alternativas
basándose en un profundo
conocimiento del entorno y las
circunstancias. Conlleva planificar
Dominio De Programas
Habilidad De
Comunicación
Comunicación Escrita
Actitud De Servicio
Buenas Relaciones
Interpersonales
Orientación al Cliente (Engloba
Cliente Interno Y Externo).
Es la habilidad de prestar servicio y
proporcionar asesoramiento
eficazmente sobre los servicios de la
Universidad. Implica conocer el
servicio que se ofrece y analizar las
necesidades y características de la
comunidad universitaria. Implica
también atender a los usuarios de los
servicios y tener en cuenta su
satisfacción, resolviendo eficazmente
sus requerimientos y haciendo los
ajustes que se estimen necesarios.
Proactividad Habilidad
Para tomar la iniciativa y emprender
acciones, responsabilizándose de la
solución a los problemas que se
presentan y anticipándose a los
demás. Implica dialogar, actuar,
resolver o tomar decisiones sin
necesidad de recibir directrices
Organización Y Planificación
Habilidad para fijar las metas y
prioridades del trabajo. Implica
contemplar el entorno, anticipar
posibles obstáculos, actuar en base a
los plazos y recursos disponibles. A su
vez, implementar mecanismos de
seguimiento para controlar las tareas y
verificar la información.
en el momento oportuno aunque se
disponga de poca información y
analizar el efecto que puede
provocar inclinarse por una
alternativa.
Pensamiento Analítico
Es la habilidad para separar y
organizar el todo en partes cada vez
más simples, identificándolas o
categorizándolas y entendiendo el
significado específico de cada una.
Implica realizar comparaciones y
establecer relaciones entre las
partes
Aprendizaje continuo
Conocimiento del entorno
Planeación y Organización
7. CONCLUSIONES
La Fundación Universitaria de Popayán se encuentra en el mercadeo educativo por más de
35 años por esta razón debe mejorar sus procesos continuamente para estar a la vanguardia
de la competencia a nivel nacional mejorando la calidad institucional por lo tanto es
importante establecer y definir de manera apropiada su manual de funciones dado que la
descripción destallada y secuencial de actividades desarrolladas por los colaboradores de
la organización facilitara la estandarización de las mismas permitiendo la productividad y
optimización de recursos y tiempo para alcanzar objetivos y metas en común.
Como especialistas en gerencia del talento humano podemos concluir que el manual de
funciones, procesos y procedimientos es una herramienta guía necesaria para la
administración del talento humano vinculado a la Fundación Universitaria de Popayán dado
que contiene específicamente las diferentes actividades de modo ordenado y estándar
inherente a cada uno de los cargos desarrollados al interior de esta. Por dicha razón al
comparar el manual establecido con las encuestas realizadas a cada una de las
coordinadoras de las distintas facultades se concluyó que las funciones varían de
coordinación a coordinación por dicha razón se planteó una propuesta de mejora en el
manual de funciones el cual esperamos sea tenido en cuenta.
Esta investigación nos permitió establecer e intuir en su desarrollo la importancia de la
gestión humana en una organización, el manejo de la misma y su aplicabilidad a través de
la evaluación de los diferentes procesos, identificando sus fortalezas y debilidades por medio
de una valoración u diagnóstico, con el fin de formular una propuesta de mejoramiento al
proceso de manual de funciones para la coordinación académica de la Fundación
Universitaria de Popayán la cual ayudara a replantear su manual de funciones para hacerlo
más efectivo y eficaz pero también productivo y también para que el área de talento humano
este en proceso de mejora continua.
8. CRONOGRAMA
ACTIVIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
Elaboración
Propuesta
Estudio Teórico
Trabajo
de Campo
Conclusiones
Consolidación y
perfeccionamiento
del documento
Sustentación
9. RECURSOS
Propios
10. DOCUMENTACION Y SOPORTES
DOCUMENTACIÓN Y SOPORTES
Bibliografía
Arias, Fernando G. (1989). “Administración de Recursos Humanos”. 4ª Edición. México: Editorial Trillas. Chiavenato, Adalberto. (2001) “Administración de Recursos Humanos”. 5ª Edición. Colombia: Editorial McGraw Hill. Davis, Keith; Newstrom, John W. (2000). “Comportamiento Humano en el Trabajo”. 10ª Edición. México: Editorial McGraw Hill. Robbins, Stephen P. (2004). “Comportamiento Organzacioal”. 10ª Edición. México: Editorial Pearson Prentice Hall. Davis, Keith; Newstrom, John W. (2000). “Comportamiento Humano en el Trabajo”. 10ª Edición. México: Editorial McGraw Hill.
ANEXOS
