Los lectores prefieren leer comunicados de aspectofísico atractivo

Se deben utilizar los formatos mas adecuados demecanografiado, porque el descuido del formato yaspecto externos puede despertar en el receptorintencional una actitud de rechazo o de indiferenciapara el informe.

En realidad, son el contenido, la importancia y el tipode receptores las condiciones que deben influir en lapresentación , para que esta, lejos de entorpecer lacomunicación, la favorezca.

Es importante dotar el informede un cubierta donde estapodemos identificar:

El titulo.Una indicación de lanaturaleza del informe.El nombre del autor.Otros aspectos como ladirección de la organización.

Existen técnicas que debemosconsultar en los manualesespecializados, relativos a la disposiciónmecanográficas.

Es necesario mantener uniformidaden el estilo, y ser respetuosos en loscréditos

La utilización de las abreviacionesdeberán ser explicadas ya que sino talvez sea una barrera semántica.

FechaDatos del destinatarioTratamientoNombres y ApellidosCargoNombre de la empresaDirección

Nombre de la ciudad dedestinoAsuntoSaludoTextoDespedidaFirma

Además se debe presenta una carta, es un comunicadopersonalizado, con carácter formal, que se utiliza parainformar, solicitar, agradecer, invitar, entremuchos otros, sus partes son:

La presentación de cifras y datos en formaobjetiva o de imágenes facilitan la compresión ybrindan una visión panorámica del problema.Se acostumbra que al final de un párrafo secoloque gráficos o tablas pero esto no es lorecomendableDebe estar sintetizada para que ayude en lacompresión de lo comunicado.

El apéndice es complemento al informe. Quedebe constituir una especie de archivo paraquien desea o necesite profundizar en ciertostemas y analiza pormenorizadamente losenunciados del informe.

Por ejemplo: una larga deducción de unafórmula, el listado de un programa que usó enel análisis de los datos, etc.

La forma de cómo se debe redactar uninforme y para comunicarnosadministrativamente se debe prevalecer laclaridad y la veracidad de un escrito.

La parte relativa al dictado ymecanográfico también precisaconsideraciones adicionales, para lo cuales conveniente adiestrar alpersonal, especialmente a quienes realizanfunciones secretariales.