Directiva Nº 002-2000-EF/68.01DIRECTIVA GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DE INVERSIÓN PÚBLICA

ANEXO 03

SISTEMA INFORMÁTICO DEL SISTEMA OPERATIVO DE SEGUIMIENTO

PROCEDIMIENTOS

Un Proyecto se registra en el Sistema Informático del Sistema Operativo de Seguimiento, a partir de haberse iniciado su ejecución con la realización del primer gasto presupuestado. Previamente, el usuario de una UE deberá obtener una cuenta, de acuerdo al procedimiento siguiente:

1. PROCEDIMIENTO DE OBTENCIÓN DE UNA CUENTA

a. Llenar el formulario web "Inscripción a la Intranet del Sistema Operativo de Seguimiento" ubicado en la página web de la Oficina de Inversiones, cuya dirección se encuentra en http://www.mef.gob.pe.

b. Enviar una carta autorizando la Inscripción de la Unidad Ejecutora en el sistema informático del Sistema Operativo de Seguimiento; firmada por máxima autoridad administrativa de la UE y dirigida a la Oficina de Inversiones, atención: Sistema Operativo de Seguimiento. Se deberá adjuntar a ésta el Formato 03 debidamente llenado.

c. Dicha carta deberá ser remitida a: Jr Lampa 277, piso 7. Cercado de Lima, en un plazo no mayor de 15 días calendarios a partir del llenado del formulario web anterior. Vencido dicho plazo, la información de inscripción registrada en el sistema informático será borrada automáticamente.

d. Una vez creada la cuenta, la Oficina de Inversiones responde enviando al correo electrónico indicado en el formulario web "Inscripción a la Intranet del Sistema Operativo de Seguimiento" la identificación del USUARIO y la CONTRASEÑA de la cuenta habilitada. Dichos datos son indispensables para acceder al sistema informático del Sistema Operativo de Seguimiento.

e. El administrador del sistema informático del Sistema Operativo de Seguimiento asignará directamente una cuenta al funcionario responsable de la OPI de cada sector.

2. TIPOS DE FICHAS DE SEGUIMIENTO

Las UE utilizan la Ficha de Seguimiento que corresponda, de acuerdo a la siguiente clasificación:

a. Las UE bajo el ámbito del Gobierno Central, usarán las siguientes fichas:

Ficha de Seguimiento: "Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - Gobierno Central" (formato 04), si el Proyecto se haya comprendido en un convenio de crédito externo o donación.

Ficha de Seguimiento: "Sin Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - Gobierno Central" (formato 06), en los demás casos.

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b. Las UE bajo el ámbito del FONAFE, usarán las siguientes fichas:

Ficha de Seguimiento: "Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - FONAFE" (formato 05), si el Proyecto se haya comprendido en un convenio de crédito externo.

Ficha de Seguimiento: "Sin Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - FONAFE" (formato 07), en los demás casos.

En el caso que las UF no cuenten con acceso al sistema informático del Sistema Operativo de Seguimiento se observarán los siguientes pasos:

Llenar y remitir el Formato que corresponda (formatos 04, 05, 06 ó 07) a la OPI de su Sector.

La OPI registrará el Proyecto en el sistema informático del Sistema Operativo de Seguimiento haciendo las veces de la UE, gestionará para ello la obtención de una cuenta por cada UE sin acceso, tal como se indica en la primera parte.

3. INSTRUCCIONES DE LLENADO DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DEL SISTEMA OPERATIVO DE SEGUIMIENTO

Todos los Formatos para la Ficha de Seguimiento (04, 05, 06 y 07) presentan las siguientes secciones: Registro Básico Registro Anual Registro Mensual Reestructuraciones y Modificaciones Observaciones y Apuntes

Sólo para los Formatos 04 y 05 primero se debe indicar el(los) préstamo(s) o donación(es) que cofinancian el Proyecto a realizarle seguimiento.

Para proceder a llenar una Ficha de Seguimiento (Formato 04, 05, 06 ó 07, según corresponda) se deben observar los siguientes pautas:

a. Deje el punto 1.1 en blanco, para su posterior llenado por la Oficina de Inversiones.

b. En el punto 1.2 anote el nombre completo del Proyecto (Formatos 06 y 07), el cual debe expresar el objetivo principal y el ámbito de ejecución del mismo. Para los Formatos 04 y 05 el nombre se formará a partir de los nombres de los préstamos y/o donaciones separados por guiones. Además para el caso de los Formatos 05 y 07 se deberá indicar adicionalmente la ubicación del Proyecto dentro de la Estructura Funcional Programática establecida por la Directiva de la Dirección Nacional de Presupuesto Público, vigente. (ver Anexo 01). Todas las Unidades Ejecutoras deberán consignar obligatoriamente la información requerida hasta el nivel de subprograma.

Función, corresponde al nivel máximo de agregación de las acciones de Gobierno, para el cumplimiento de los deberes primordiales del Estado.

Programa, es el desagregado de la Función que refleja acciones interdependientes con la finalidad de alcanzar objetivos y metas finales, mediante la combinación de recursos humanos, materiales y financieros. Cada Programa contempla la consecución de objetivos típicos y atípicos para la realización de la Función a la que sirve.

Subprograma, es el desagregado de Programa que representa los objetivos parciales identificables dentro del producto final de un Programa.

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c. En el punto 1.3 las Unidades Ejecutoras deben consignar sus denominaciones como figuran en la normativa presupuestal (DNPP). Las Entidades y Empresas del Sector Público No Financiero que ejecutan Proyectos (FONAFE), deberán consignar sus nombres correspondientes y necesariamente indicar el sector al cual pertenecen según la Clasificación Institucional emitida por la ODI (no considerar la clasificación referente al Pliego).

d. En el punto 1.4 indique la descripción del Proyecto definiendo el objetivo y las metas (agrupadas éstas últimas de acuerdo a la necesidad de agregación en componentes y sub componentes).

e. En el punto 1.4, para el caso "Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - Gobierno Central" (Formatos 04), indique para cada una de las metas definidas, su Estructura Funcional Programática (según formato SIAF) hasta el nivel de meta presupuestal y para el caso "Sin Convenio de Endeudamiento Externo/Donación - Gobierno Central" (Formatos 06), indique los componentes, metas y estructura funcional según la Normativa Presupuestal.

f. En el punto 1.5 indique el período de ejecución en meses del proyecto a realizar seguimiento.

g. En el punto 1.6 indique la fecha de inicio del proyecto a realizar seguimiento. Para el caso de Gobierno Central (Formatos 04 y 06) esta fecha será la del primer calendario aprobado.

h. En el punto 2, defina la unidad de medida para cada una de las metas consignados en el punto 1.4, e ingrese la meta física original total. Sólo para el caso de los proyectos registrados en plena ejecución llene la columna Meta Física Ejecutada Acumulada con los montos correspondientes a lo acumulado hasta el mes inmediato anterior a la fecha de registro.

i. En el punto 3, consigne le monto del financiamiento original por meta y por cada una de las fuentes de financiamiento señaladas. Sólo para el caso de los proyectos registrados en plena ejecución llene las tablas Ejecución Acumulada con los montos correspondientes a lo acumulado hasta el mes inmediato anterior a la fecha de registro. Todos estos ingresos se registran en miles de Nuevos Soles y en miles de Dólares Americanos obligatoriamente.

j. En el punto 4, indique los datos de los principales procesos de contrataciones y/o adquisiciones, con la finalidad de llevar un seguimiento de estos durante la ejecución del proyecto. Considerar lo siguiente:

Proceso de Adquisición (Descripción): en esta primera columna consigne una descripción del proceso de adquisición que la UE piensa llevar a cabo, no olvidando señalar la modalidad de adjudicación (concurso público, licitación pública, licitación internacional con financiamiento) y otras consideraciones (a suma alzada, a precios unitarios, con financiamiento del proveedor, etc.).

Fechas Previstas en el Proyecto: se refiere a las cuatro fechas señaladas en los documentos de cada proceso de contratación y/o adquisición.

El Monto Referencial: este considera el valor expresado en las bases y de no haberlas, el que consigne el proyecto y/o los estudios definitivos en la Resolución que aprueba las bases (el último valor).

k. En la Sección Anual de cada una de los Formatos 04, 05, 06 y 07, ingrese los parámetros anuales de comparación usando la sección Registro Anual de cada Formato. Cada Unidad Ejecutora tiene plazo hasta el último día laborable del mes de enero para actualizar esta información. En el caso del Gobierno Central (Formatos 04 y 06) se debe volver a indicar además la estructura del convenio o proyecto presupuestal (actualizar datos).

l. En la Sección Mensual de cada una de los Formatos 04, 05, 06 y 07, registre las ejecuciones mensuales físicas y financieras. Para el caso del Gobierno Central (Formatos 04 y 06) ingresar además el calendario del mes por fuente de financiamiento.

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m. En la Sección Reestructuraciones y Modificaciones de cada uno de los Formatos 04, 05, 06 y 07 registre los cambios cuando éstos ocurran.

n. En la Sección Observaciones y Apuntes de cada una de los Formatos 04, 05, 06 y 07:

La Oficina de Programación e Inversiones supervisa y califica el avance de los proyectos llenando los puntos "Problemas Principales", "Desempeño del Proyecto" y "Acuerdos con las Fuentes Cooperantes" (Sólo para seguimiento a Convenios).

Es facultad de la Oficina de Inversiones llenar el punto "Apreciaciones y Observaciones Generales".

La UE mantiene actualizado la información respecto a las contrataciones y/o adquisiciones llenando el punto "Seguimiento de las contrataciones y/o Adquisiciones más Importantes".

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