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ANEXO

INFORMATIVO

“SISTEMA DE INFORMACIÓN: HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN

DE LA ATENCIÓN PRIMARIA DE SALUD EN GUATEMALA APLICADO AL

MINISTERIO DE SALUD PUBLICA DE GUATEMALA”

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En 1997, el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social de Guatemala -MSPAS- inició la implementación de un Programa de Extensión de Cobertura -PEC- con el objetivo de llevar servicios básicos de salud al 46% de la población que para antes del 1996 no tenía acceso físico a instalaciones de salud. Por medio de este Programa se llevaba, y aun se lleva, a los beneficiarios un Conjunto de Servicios Básicos de Salud –CSBS- diseñado por el MSPAS. El CSBS, principalmente preventivo, en 4 áreas de servicio y un área transversal, incluía los siguientes componentes: i) atención a la mujer; ii) atención a la niñez; iii) atención a la demanda por morbilidad y urgencias; iv) atención al medio; y el área transversal de promoción y educación en salud. Cada uno de los servicios y acciones del CSBS cuenta con indicadores de medición, lo que permite orientar la implementación hacia resultados. Para la entrega del CSBS el Ministerio realiza convenios con Organismos No Gubernamentales –ONG-, las cuales brindan estos servicios a través de personal contratado y voluntario de las comunidades atendidas. Las ONG se elijen bajo un proceso de selección abierto y competitivo; cada ONG puede tener varios convenios y cubrir varias jurisdicciones a la vez según su capacidad de ejecución y su excelencia en la misma. Al contrario de los sistemas tradicionales el PEC parte de la oferta de servicios, tenía como necesidad prioritaria ubicar a los beneficiarios por persona en su ambito familiar y comunitario dentro de la jurisdicción.. Adicionalmente, la expansión del programa a más de 4 millones a nivel nacional con la consecuente necesidad de realizar procesos sistemáticos de monitoreo y evaluación de la prestación de los servicios, recopilación, procesamiento y análisis de la información relacionada al acceso y calidad de la atención, resultó en la necesidad de fortalecer los Sistemas de Apoyo del programa con una propuesta de un sistema de información integrador de todos los elementos del programa tales como: convenios, recursos humanos programación y ejecución financiera de convenios, monitoreo administrativo y de producción de servicios técnicos, consolidación histórica de informes y traslado de la información al Distrito y Área de Salud respectivos y hacia el nivel central del MSPAS entre otras.

Entonces a partir del año 2004, el PEC desarrolló un Sistema de Información que contaba con el hardware y software necesario para incorporar todas las actividades del PEC en sus dimensiones administrativas, financieras, técnicas e institucionales como una herramienta primordial de la prestación de servicios básicos de salud, monitoreo y evaluación. Se desarrolló un sistema descentralizado de captura de datos que identifica a los miembros de la comunidad como ente básico, establece una identificación individual, familiar y comunitario. Así mismo, consolida la información de manera multi-nivel, administrativa y geográficamente. Este Sistema de Información ha permitido personalizar los servicios, ya que cada persona beneficiado por el PEC cuenta con una ficha clínica única la cual mantiene un record digitalizado de su historial medico,, de su familia, las condiciones de saneamiento ambienta y el número de perro y gatos de su hogar y de su comunidad lo que permite dar seguimiento a los servicios que tiene derecho de recibir. El desarrollo del Sistema de Información ha permitido al PEC, consolidar una base de datos de los servicios básicos de salud y los eventos demográficos esenciales de la población cubierta por extensión de cobertura proporcionando de esta manera los datos ordenados para el análisis de la situación Así mismo enmarca el desempeño pasado, la situación actual y el pronóstico de la prestación de servicios para identificar oportunidades, peligros, potencialidades y debilidades en la producción de los mismos; además de tener la capacidad de evaluar los objetivos, estrategias y programas con sus presupuestos a mediano y largo plazo. Esta herramienta ha sido muy valiosa para el PEC con constantes mejoras en funcionamiento del sistema, pero no seria posible mantenerse sin la constante participación de la comunidad y del EBS en la generación y recopilación de los datos. Mediante el Sistema de Información hoy sabemos que el PEC cubre a 4.1 millones de personas, de 406 jurisdicciones, en 8,421* lugares poblados, con 778,888 familias, atendidas en 4,163 centros de convergencia, con un EBS de 41,357 personas que incluye a 10,648 Comadronas Tradicionales Autorizadas.

________________________________________ *De 27,356 lugares poblados georeferenciados, que tiene el país según publicación del INE (Instituto Nacional de Estadística) del año 2005.

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EL SISTEMA DE I�FORMACIO� DEL PROGRAMA DE EXTE�SIO� DE COBERTURA

La información es poder…. Quien tiene más y mejor información tiene

más probabilidades de sobrevivir; da igual que se trate de una

organización o de un país.

Introducción

Un sistema de información puede definirse como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar datos, procesarlos, almacenarlos y distribuirlos en forma de información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización o proyecto. Los sistemas de información computarizados han cambiado la forma en que operan las instituciones en el mundo. A través de su uso se han logrado importantes mejoras, ya que al automatizar los procesos operativos, suministran una base de información necesaria para la toma de decisiones y permiten principalmente encontrar métodos para optimizar los recursos tanto financieros como humanos y así optimizar las acciones que realizan. Las instituciones requieren cada vez más de información inmediata y disponible para planificar, monitorear el cumplimiento prestación del servicios y la ejecución presupuestaria, tomar decisiones, incorporar nuevos servicios y evaluar los riesgos y beneficios de la expansión entre otras. Con estos conceptos, el Programa de Extensión de Cobertura –PEC- del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS- de Guatemala, asumió el reto de desarrollar un Sistema de

Información descentralizado, en el marco del Sistema de Información Gerencial de Salud (SIGSA) con información inmediata en los centros de trabajo, que le permite un mejor control de la entrega del Conjunto de Servicios Básicos de Salud –CSBS- a más de 4 millones de guatemaltecos del área rural. Los productos del Sistema de Información han sido claves para fortalecer su ejecutoría, mejorar la eficiencia y tener un mayor impacto al crear y mantener evidencia del trabajo realizado. ¿Qué es el PEC?

El MSPAS ha implementado desde 1997 el Programa de Extensión de Cobertura –PEC-, el cual tiene como propósito aumentar la cobertura de los servicios básicos de salud. La finalidad del Programa ha sido y es, realizar acciones de promoción, prevención y recuperación la situación de salud que viven los guatemaltecos, especialmente en el área rural. • Con el liderazgo del MSPAS y el

apoyo de la cooperación internacional como el BID, AID, UNICEF, Plan Internacional, OPS, e INTERVIDA entre otros, se diseñó un conjunto de servicios básicos de salud -CSBS-, principalmente preventivo, en 4 áreas de servicio y un área transversal: i) atención a la mujer; ii) atención a la niñez; iii) atención a la demanda por morbilidad

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y urgencias; iv) atención al medio; y la transversal de promoción y educación en salud. A partir de año 2005, el CSBS se fortaleció con la incorporación de las estrategias de AIEPI AINM-C y en el año 2006 con la entrega del alimento complementario, Vitacereal, a niños de 6 a 36 meses, a mujeres embarazadas y en período de lactancia. El de Sistema de Información permitió generar los listados de la población meta para la entrega adecuada y precisa.

Adicionalmente este y todos los servicios y acciones del CSBS cuentan con indicadores de medición, donde el denominador -grupo susceptible del servicio- y numerador -servicios y acciones prestados-, tienen su registro por nombre, lo que permite orientar, asegurar y auditar los resultados. El Sistema de Información registra todos los lugares poblados para identificar a las comunidades más postergadas del país para que no están asignadas a la red de servicios con el cual el Ministerio conforma las jurisdicciones para ser atendidas por los proveedores mediante un proceso de selección abierto y competitivo. Estas ONG firman un convenio para entregar el CSBS a cerca de 10,000 habitantes, agrupados en Jurisdicciones las cuales se dividen en centros de convergencia, lugar poblado, sectores, vivienda y familias, a través del médico o enfermera ambulatoria, del facilitador institucional, facilitadores comunitarios y vigilantes de salud. El (la) médico o enfermera(o) ambulante visita las comunidades al menos una vez al mes mientras que los facilitadores comunitarios y vigilantes de salud son una alerta permanente en la comunidad. El Sistema de Información registra a todo este

personal asignándolo geográficamente en el lugar que presta sus servicios Para las labores de coordinación y administración, las ONG contratan coordinadores técnicos, asistentes de información y contadores, estos son, encargados de la alimentar en forma permanente del Sistema de Información Este recurso humano asegura la prestación de los servicios y el cumplimiento de procesos administrativos, mediante los cuales las ONG puedan ser evaluados, para mantener la continuidad de sus desembolsos trimestrales. El Sistema de Información incluye la producción de a 85 ONG con convenios con el Ministerio al 2006, los cuales prestaron los servicios básicos en 26 áreas de salud (20 departamentos) a 4.1 millones de personas del área rural registradas por nombre y ubicación. ¿Cómo se creó el Sistema de Información del PEC? La creciente necesidad de realizar procesos sistemáticos de monitoreo, evaluación y programación resultó en la necesidad de fortalecer el programa con una solución integral que permitiera unificar desde un enfoque informático todos los procesos técnicos, administrativos y financieros . tales como: identificación de beneficiarios, análisis de necesidades en las comunidades, registro de convenios, programación financiera de convenios, monitoreo administrativo y técnico de servicios, logística de medicamentos, insumos, bodegas, consolidación histórica de informes de salud y comunicación con áreas de salud de nivel central del MSPAS entre otros.

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Es por esto que al observar detenidamente el trabajo del PEC, en el año 2004 se obtuvo apoyo del préstamo PMSS II (BID 1221/OC-GU) para crear un sistema integrado y automatizado de información, por medio de consultores nacionales. La implementación por etapas capas de información y por módulos, fue creando las destrezas tecnológicas a nivel local, de tal forma que desde su primer año el programa fue avanzando en cuanto al desarrollo conceptual, la aplicación e implementación así como la adquisición de los recursos humanos y tecnológicos necesarios. El Sistema de Información permitiría ubicar a los actuales beneficiarios y a los potenciales nuevos beneficiarios al tener como base el recuento de población que se establece en el convenio. Al mismo tiempo, permitiría captar los resultados de más de 85 ONGs distribuidas en el país, consolidarlos y posteriormente utilizarlos como un instrumento de apoyo a la ejecución, el monitoreo y la evaluación del programa en las áreas administrativas, técnicas, financieras, geográficas e institucionales. El Sistema de Información se conceptualizó como un sistema descentralizado de bases de datos locales, que debería contener información en 12 componentes: 1. Recuento poblacional que

permitiera tener toda la información posible de cada uno de los habitantes beneficiarios del PEC.

2. Programación de los servicios Básicos en 5 sub-componentes.

3. Registro de la producción de servicios prestados al niño(a), la mujer y población en general.

4. Seguimiento y supervisión de la producción de servicios por el EBS.

5. Monitoreo de servicios, mediante la construcción de indicadores y evaluación de coberturas.

6. Divulgación de estadísticas, mediante la construcción de reportes consolidados.

7. Estadísticas de salud georeferenciadas de acuerdo a lugar de producción de servicios.

8. Modulo Central de logística: Registro de lugares poblados, asignaciones de tipo de servicio de las matrices de población, registro de ONG y asignaciones de convenios.

9. Registro y control de distribución, ingresos y egresos de insumos y medicamentos y alimento complementario.

10. Registro, control de equipo y manejo de normas de la cadena de frío.

11. Control de movilización de vehículos -control de uso, kilometraje, combustible y gastos de mantenimiento y reparaciones-.

12. Administración y finanzas ¿Como está compuesto el Sistema de Información?

El Sistema de Información agrupa los componentes en tres grandes módulos: 1. Prestación de Servicios Básicos

de Salud. En este modulo se lleva el registro de habitantes de acuerdo al formulario SIGSA-11 , (Ficha de censo familiar ), y registro de la prestación de servicios médicos por medio de ficha clínica comunitaria de la niñez (0-5 Años), de la mujer (15-49 años) y de morbilidad general, generación de reportes de estadisticas vitales

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(nacimientos y fallecidos), formatos SIGSA para reportar al distrito y área de salud la vacunación, la morbi-mortalidad y el recuento de servicios prestados, la generación de 28 indicadores de desempeño que se evaluan trimestralmente.

2. Logística. En este modulo se

registran datos de las ONG y los lugares poblados asociados a las Jurisdicciones dentro de la red de servicios del MSPAS, así como del control de insumos, medicamentos, métodos de planificación familiar, donaciones, registro de activos fijos y control y mantenimiento de vehículos.

3. Administrativo-Financiero. En

este modulo se lleva el registro del presupuesto por renglón de gasto asignado, su ejecución por medio

de Bancos, para la emisión de cheques, registros contables, estados financieros y cédulas de auditoria y de monitoreo.

¿Cómo se estructura la información en el Sistema? El sistema de información genera una identificación única por habitante al ubicarlo dentro de un lugar poblado (con ubicación geográfica de departamento y municipio), el cual ha sido asignado a un servicio de salud institucional (Area, Distrito, Tipo de servicio y Prestador nombrado). En este base de datos el habitante queda establecido de acuerdo al lugar poblado, el sector, el número de vivienda y la familia a la que pertenece. La identificación única permite llevar un registro único y perpetuo de los servicios recibidos. La estructura institucional y geográfica del sistema de información es la que se demuestra en el Gráfico 1 siguiente.

Grafico 1

Estructura Institucional y Geográfica

Estructura Geográfica

Estructura Institucional

Proveedor Asignado

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El registro individual hizo posible consolidar la información de manera multi-nivel por organización funcional, geográfica y relacionarla con grupos de edad automaticamente. El Sistema de Información ha permitido al l PEC pueda saber en cuántos lugares poblados tiene cobertura y obtener información georeferenciada ya que cada lugar tiene una correlación con el código que le asignó el Instituto Nacional de Estadística –INE- en el año 2002. De esta cuenta, al año 2005, se tenía evidencia de que la red de Atención de Servicios de Salud estaba presente en 16,746 lugares poblados. A Diciembre del 2006, se ha establecido que los lugares poblados registrados por INE y a los que se atienden hacen un total de 33,041 poblados.* (ultima actualización 2006-2007) Así mismo, por medio de la información georeferenciada es posible visualizar la presencia del PEC a nivel nacional, y su interrelación geográfica con los servicios institucionales (puestos y centros de salud) y los lugares poblados sin asignación a un servicio. Ver Gráfico 2, que es un reporte de salida del sistema, para mostrar la cobertura y ubicación de la red de servicios

Grafico 2

Cobertura de los Servicios de Salud del MSPAS

¿Cuáles son las principales características del Sistema de Información?

Las principales características en el funcionamiento del Sistema de Información son las siguientes: • Incluye acciones en tres componentes

básicos: hardware, software y recurso humano capacitado para dar soporte al proceso de prestación de servicios básicos de salud en seguimiento, evaluación y programación.

• Genera tablas primarias de datos que sirven de base para la interpretación de variables.

• Registro de datos individuales y creación de un identificador único para cada habitante de una comunidad.

• Permitir consolidar la información de manera multi-nivel.

El flujo de información del sistema se observa en el Gráfico 3, siguiente.

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Gráfico 3 Flujo de Información

¿Cómo funcionan los módulos del Sistema de Información? Modulo 1: El Conjunto de Servicios Básicos de Salud –CSBS-

En este modulo los principales instrumentos para recolectar información son los siguientes:

1. SIGSA 11 Ficha del Censo de

población del MSPAS 2. Fichas Clínicas Comunitarias

a) Ficha Clínica Comunitaria de la Niñez (0-5) años

b) Ficha Clínica Comunitaria de la Mujer (15 – 49) años

c) Ficha Clínica de Morbilidad General.

3. Documentos Auxiliares de Registro

a. Hoja de Registro de Vacunación del Facilitador Institucional

b. Hoja de Registro de la

entrega de micronutrientes del Facilitador Comunitario

c. Hoja de Registro del monitoreo de crecimiento

Estos instrumentos cumplen las siguientes funciones:

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Para la generación del Censo, el sistema de información requiere otros instrumentos adicionales, los cuales son los siguientes:

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INSTRUMENTO¿PARA QUE

SIRVE?

¿QUIEN LO

RECOLECTA?

¿CUANDO SE

GENERA?

¿QUE ES LO QUE

DESCRIBE?

Listado de Ingresos

Diarios

Ver la producción diaria de

censo FC, VC, MA

Cada vez que sea

necesario ver

produccion diaria,

semanal , mensual

Ingresos diarios de registros

nuevos de personas al censo

Carnet de identificacion

familiar

Para verificar los datos de

las familias que sean

correctos VC, FC

Cuando sea necesario

identificacion de familias

y sus datos, familias

nuevas

Todos los datos detallados por

persona de los miembros de una

familia ingresada

Hoja de registro para

control de peso

enniños < 2 años y < 5

años

Para recolectar los pesos

de los niños < de 5 años FC

Cada semestre para

registrar pesos o cuando

sea necesario

Listado de < de 2 años y < 5

años, genera cuadricula para

recoleccion mensual de pesos

General de habitantes

Sacar listados detallados,

por sexo, grupo etareo, cc,

c, sector, tipo de poblacion

(vivos, muertos, migrantes,

no migrantes) TODOS

Cuando se requiera

consultar la poblacion y

los diferentes datos

descritos anteriormente

Centro de Convergencia,

Comunidades, viviendas,

familias, sectores, edades, sexo

Nacimientos

Verificar nacimientos por

distintos filtros que se

solicitan FC, FI

Despues de ingresos de

nacimientos de cada

mes, o cuando sea

necesario

Nacimientos con apellidos,

nombre de familias, con

sectores y vivienda

Defunciones

Verificar defunciones por

distintos filtros que se

solicitan FC, FI

Cada mes despues de

actualizar censo o

cuando sea necesario

Defunciones con nombres,

datos generales, con sectores,

viviendas y familias

Habitantes agrupados

por familia

Para listar datos de todos

los habitantes , agrupados

por familia VC

Cada vez que sea

necesario ver en detalle

a las familias

Centro de Convergencia,

Comunidad, sectores, familias,

viviendas, nombre, sexo, fechas

de nacimiento de cada persona

Listado de jefes de

familia

Listar los jefes de familia de

acuerdo a filtros solicitados VC

Cuando se desea

consultar listado de jefes

de familia

Apellidos, nombres, sexo, fecha

de nacimiento, edad,

comunidad, sector, vivienda

Listado de

inconsistencias

Listar las inconsistencias

en el ingreso de datos de

personas al censo FI

Cuando la situación lo

requiera

Registros de personas que

tienen datos inconsistentes en el

censo

Perros y gatos por

vivienda

Para poder capturar la

informacion de la

vacunacion de perros y

gatos por vivienda VC

Cada vez que se

necesite recolectar la

informacion antes

descrita

Centro de Convergencia,

Comunidad, sectores, viviendas,

familias y la cantidad de perros y

gatos por familia

Consolidado de censo

(tabla 3)

Para listar consolidado de

censo por grupo etareo, de

habitantes con llave vigente. FI

Cada vez que se

requiera consultar el

censo

Centro de Convergencia,

Comunidad, sectores, total de

personas por sector, personas

agrupadas por sexo y grupo

etareo

Consolidado de

vivienda

Para verificar consolidado

de las condiciones de las

viviendas FI

Cada vez que sean

necesario

Centro de Convergencia,

Comunidad, sectores, viviendas,

familias, y la disposicion de

agua, excretas y basura,

tambien datos consolidados de

zoonosis

Una vez que los datos son recolectados por el EBS en forma manual, los asistentes de

información de cada ONG ingresan los datos al sistema en este módulo. Existen controles

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cruzados que garantizan que el ingreso de la información sea preciso. Por ejemplo, es imposible ingresar los datos de las fichas clínicas, si con anterioridad no existe el registro en el Censo.Net. El sistema implementado en este módulo genera reportes en cualquier momento, que

son útiles para monitorear, supervisar o divulgar la información. En este módulo, el sistema genera reportes físicos y virtuales a nivel de cada instrumento, tal como se puede observar en un siguiente ejemplo de pantalla del sistema informatizado.

La divulgación de la información generada en este módulo se realiza a través de la Sala Situacional Comunitaria la cual se presenta en reuniones con todos los públicos interesados, constituidos por las organizaciones que contribuyen a que este programa sea una realidad. Así mismo, el Sistema de Información genera los reportes que son de obligatoriedad para informar al Sistema de Información Gerencial SIGSA del MSPAS, los cuales son: SIGSA-5C, SIGSA 6 SIGSA 7 Y SIGSA 18, los cuales son enviados para su integración a las estadísticas nacionales de producción de salud, a través de los Distritos y Áreas de Salud Para la implementación del módulo del CSBS, primero se definió la estructura, se diseñaron las tablas, las consultas del sistema y de acuerdo a la demanda un paquete de 143 reportes. Conjuntamente se

diseñaron físicamente los instrumentos de registro de información. Las fichas médicas comunitarias fueron las primeras que se diseñaron, debido que el MSPAS no contaba con un diseño normado. Los primeros diseños fueron revisados y validados con los usuarios miembros del EBS y luego fueron aprobados por el personal del Departamento de Desarrollo de los Programas de Atención del MSPAS. Posteriormente se realizó el análisis y desarrollo del diseño digital de las fichas médicas con sus instrumentos de AIEPI AINM-C, así como el diseño digital del consolidado del cuaderno del vigilante para control de la niñez y el de la mujer, desarrollandose las interfases gráficas de manera amigable a los formularios físicos.

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Una vez que los instrumentos de registro de datos y los programas estuvieron diseñados y validados, se procedió a la preparación de los manuales del usuario final y el operador. Este modulo inició su implementación oficial en el año febrero 2005, con una aplicación de captura de datos del recuento poblacional “censo access” y a julio de ese mismo año se implementó el “censo Net”, con la habilitación para el registro de fichas médicas. Se ofrecieron 9 cursos de capacitación a nivel regional, en donde se instaló el software1 en 195 computadoras, con igual número de asistentes de información capacitados. Asimismo se socializó el sistema al personal del área de salud, y equipos básicos de salud de las ONG. A partir de marzo 2006, se iniciaron las evaluaciones trimestrales automatizadas con 28 indicadores en todas las ONG que participan en el Programa. A diciembre del 2006, se alcanzó la cifra record de 480 computadoras implementadas con una cobertura nacional, iniciándose el proceso de incorporación de servidores locales en cada ONG. El fin de esta incorporación, fue el de integrar las computadoras a una sola base de datos con una política de seguridad y encriptamiento de las mismas unificado con el propósito de facilitar la construcción de los indicadores de costo-efectividad, al unir la ejecución del presupuesto con los servicios prestados. Asimismo con este proceso se puede incorporar toda la información a bases de datos locales de área de salud de todas las jurisdicciones convenidas para su monitoreo continuo. El modulo estaba completamente implementado en todas las ONG que tienen convenios con el Ministerio. 1 Censo Access, Una aplicación para captura del recuento de habitantes en Access 2000, para habilitarse independiente de la configuración de los equipos de computo a esa fecha en las ONG.

Módulo 2: Logística

El modulo de Logística originalmente tenía contemplado la implementación de cinco componentes los cuales eran: 1. Inventario de O�G. Este componente

permite a la Unidad de Provisión de Servicios del Primer Nivel -UPS 1- llevar un inventario más específico de los convenios actuales con las ONG. Los usuarios directos de este módulo es el personal de la UPS 1 a nivel central.

2. Registro y Control de Activos Fijos. Apoya a las ONG a llevar un control de inventarios de los activos fijos de forma más eficiente. Los usuarios de este módulo son las Unidades de Asistencia Técnica, Distritos y Áreas de Salud y el personal de la ONG.

3. Insumos y medicamentos –BRES-. Apoya al registro y control de distribución, ingresos y egresos de insumos, medicamentos, métodos de planificación familiar por jurisdicción.

4. Cadena de Frío y Control Biológico de Vacunación. Apoya al control del uso y las condiciones de almacenamiento de los biológicos de vacunación. Las UAT, los Distritos, Áreas y EBS serán los usuarios de este componente.

5. Control de Movilización de vehículos. Apoya con el control de inventario de vehículos, control de uso de vehículo, kilometraje, combustible y gastos de mantenimiento y reparación de las ONG.

A Julio del 2006, los componentes 1 y 3 se tenían implementado en un 100% ya que el Ministerio consideró que la prioridad de control en estos dos temas era necesario. Los otros componentes aun están en fase de análisis e implementación. Módulo 3:Administrativo-Financiero

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El objetivo inicial del módulo informático fue facilitar el registro y control de los gastos e ingresos de las ONG que tienen convenio con el Ministerio, así como obtener de forma inmediata los diferentes informes financieros y el control de ingreso y egreso de medicamentos, insumos, equipo. El módulo Administrativo Financiero inició a implementarse en el año 2006. Previo a ello, hubo fases de diseño y de capacitación tanto para los usuarios directos -personal de informática y personal administrativo de las ONG-, como para los usuarios indirectos -el personal a nivel central y personal de las UAT- enfocado al aprendizaje de la utilización de la herramienta informática. El proceso inició con la recolección de la información para este módulo, siendo el personal contable de la ONG el responsable digitar la información al sistema en tres partes: i) Presupuesto, ii) Bancos y Contabilidad, e iii) Control de Inventario. Presupuesto. El convenio entre el MSPAS y las ONG proveedoras establece que el desembolso trimestral que recibirá la ONG estará basado en el número de personas que conforma la jurisdicción bajo convenio, a un costo que cubre los siguientes rubros: • Recurso Humano • Equipo e Insumo Médicos por centro

comunitário • Transporte y Mantenimiento Vehículos • Materiales para Impresión • Materiales para Capacitación • Promoción y Educación • Medicamentos • Otros aportes Por ello, la ONG debe preparar un presupuesto con base en estos reglones, los cuales también están definidos en el sistema informático.

En éste existen ventanas por cada renglón del presupuesto y la idea es facilitar el ingreso de los datos. (Ver gráfico 4)

Gráfico 4 Ventana de Ingreso de Información

La información ingresada al sistema sirve para que las autoridades del Ministerio, y entidades gubernamentales tales como la Contraloría de Cuentas puedan auditar y analizar la ejecutoria financiera de la ONG y en el caso de las instancias del propio Ministerio aprobar cualquier modificación que sea necesaria. De igual manera ayuda a llevar un registro electrónico en detalle para facilitar la transparencia de los procesos y ejecución, monitoreo y control del presupuesto y los recursos asignados en cada convenio. Bancos y Contabilidad. Está aplicación, ayuda a las prestadoras de servicio a llevar un estricto control de sus operaciones/transacciones diarias y consolidadas, contables y de bancos. Todas estas transacciones son la base para la estructuración de los estados financieros en los períodos fiscales. Las funciones específicas de este modulo son: • Nomenclatura Contable, ayuda a

codificar todas las cuentas contables,

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• Apertura de cuenta bancaria separada para cada convenio,

• Operación de Cheques, Depósitos, Notas de Debito, Notas de Crédito realizando su respectiva partida desde el momento de ser digitado. Los cheques se emiten únicamente para cubrir gastos validos de extensión de cobertura según presupuesto,

• Elaboración de la conciliación bancaria, • Control de Gastos por Administración de

Fondos (porcentajes que se pactan en la hoja electrónica y en el convenio suscrito),

• Control de los desembolsos recibidos por cada convenio,

• Informes Mensuales de Gastos a través de Formularios,

• Informes Mensuales de Bancos, • Informes Trimestrales de Gastos

Trimestrales, • Planilla de Reintegro de Gastos, • Anticipo de Gastos, • Liquidación de Gastos, • Informes Financieros (Diario, Mayor,

Balance). Estas funciones se realizan a través del software implementado exclusivamente para las actividades administrativas (Ver Gráfico 5).

Grafico 5 Ventanas de Acceso y Búsqueda

Al igual que otros módulos, este programa permite el fácil acceso de los usuarios y es fácil de utilizar.

Inventarios. En esta aplicación, se lleva el control de inventarios de todos los recursos físicos que la ONG utiliza para la implementación y prestación de los servicios comprometidos en los convenios firmados por ambas partes. Por ejemplo: • Listado de medicamentos básicos

especificados en el presupuesto, • Registro y control de las entradas, salidas

y volúmenes de compra de medicamentos,

• Registro y emisión de Formulario BRES -Balance, Requisición y Envió- por Centro Comunitario, Jurisdicción y Convenio,

• Equipo de cómputo, • Vehículos. A través de la herramienta informática, el personal técnico de la ONG, lleva control del inventario tanto de medicamentos como de otros activos referentes al programa. El módulo administrativo financiero está completamente instalado en todas las ONG que tienen convenios vigentes. ¿Quién es el responsable de operar el sistema de información?

Las ONG que cuentan con convenios con el MSPAS tienen el compromiso de contratar un asistente de información por cada 2 jurisdicciones, y un contador por cada 6 jurisdicciones. Los requisitos profesionales para el Asistente de Información son: Bachiller(a) en Computación o Perito(a) Contador(a), con conocimientos básicos de paquetes de hardware y software (Microsoft Office) y experiencia mínima de un año en puestos similares. Sus principales responsabilidades son: i) registrar la información de la producción de servicios y de la prestación o administración de CSBS (estadísticas de

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salud, medicamentos, insumos y suministros) en bases de datos electrónicos, ii) verificar la calidad de información y iii) ordenar todos los instrumentos de registro de información. Los requisitos profesionales del (la) contador(a) son: Perito(a) Contador(a) registrado ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, con conocimientos básicos de paquetes de computación (Microsoft Office) y experiencia mínima de un año. Sus principales responsabilidades son operar y llevar registro del proceso contable de la prestación o administración de CSBS, que incluye el control interno financiero y administrativo. ¿En qué ha ayudado el Sistema de Información Automatizado al PEC?

Existen tres factores principales por el cual el Programa de Extensión de Cobertura ha tenido éxito en la entrega de los servicios a las comunidades rurales: la definición de un Conjunto de Servicios Básicos de Salud, el el capital humano a través de los Equipos Básicos de Salud; la organización y participación comunitaria y el fortalecimiento de los Sistemas de Apoyo entre los que sobre sale el Sistema de Información que permitió la automatización de los de registro de los flujos de información por habitante y renglón de gasto, proporcionando información oportuna de buena calidad para tomar las mejores decisiones. Para alimentar y manejar el sistema de información, las ONG Prestadoras o Administradoras de Servicios de Salud, realizan actividades que completan un círculo gerencial: i) planificación, ii) trabajo en la prestación de los SBS, iii) recopilación de información, iv) ingreso de la

información, y v) el análisis de la información para la toma de decisiones. Tal como puede observarse en el Gráfico 6, la labor que toma más tiempo es la provisión de los servicios de salud en el campo y la que toma menos tiempo es el ingreso de la información al sistema. Esta distribución del tiempo se debe a la existencia y uso de la informática que ha desarrollado el PEC. Los registros manuales demandan mayor esfuerzo y tiempo del personal para el procesamiento de los datos en detrimento de la atención a las personas. Esta fase se ha superado con el sistema automatizado de información.

Gráfico 6 Ciclo de actividades de las O�G

Fuente:

La mayoría de las decisiones de todos los niveles de gestión y prestación del programa se basan en la información. La lista de funciones del sistema de información es extensa, pero a continuación se presentan algunas de ellas: • El presupuesto aprobado de una ONG se

basa en el número de personas censadas en la jurisdicción.

• Para medir los resultados, el PEC adoptó una serie de indicadores de desempeño2.

2 24 indicadores descritos en el Anexo 1

Trabajo de

Campo

PlanificaciónAnálisis

Ingreso de

Información

Recopilación

de Información

Trabajo de

Campo

PlanificaciónAnálisis

Ingreso de

Información

Recopilación

de Información

y toma de decisiones

Servicios de

Salud

Con formato: Color de fuente: Blanco

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Los valores de estas variables son alimentadas cuando se ingresan los datos de todos los instrumentos del módulo de CSBS al sistema, y automáticamente se generan los porcentajes de cumplimiento. La revisión de los resultados de estos indicadores, es parte de la evaluación trimestral que realizan las Unidades de Asistencia Técnica del Programa –UAT-, puesto que las evaluaciones trimestrales también revisan los resultados en el manejo financiero, cuyos registros también se generan en el sistema computarizado.

• La asignación de los medicamentos está en función de la cantidad de habitantes atendidos en la comunidad.

• Información para programación de metas de acuerdo a evaluación trimestral de 28 indicadores.

• La base de datos actual del PEC, permite generar una gran cantidad de reportes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales para el análisis de la calidad de los servicios prestados por las ONG.

¿Cuál es el sitio WEB del programa?

El PEC comenzó a instalar su sitio WEB en el 2006 www.mspas-sias.gob.gt con el objetivo de poner a disposición de los grupos interesados la información relevante del programa. Las primeras partes del sitio ya están disponibles tal como se observa en la Gráfica 7, siguiente

Gráfica 7 Pantalla de la Página Principal

Sitio Web del PEC

¿Qué resultados concretos ha tenido el Sistema de Información?

Entre los resultados más importantes del Sistema de Información están: 1. Implementación de los módulos en

un 80%, faltando únicamente las 3 aplicaciones de control del módulo de Logística y la publicación de estadísticas georeferenciadas en la Web.

2. A Diciembre del 2006, estaban en

uso 313 computadoras de asistentes de información y 167 de contadores

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distribuidas por todas las ONG participantes en el PEC.

3. Los reportes requeridos por el Sistema de Información Gerencial en Salud del Ministerio –SIGSA- son generados automáticamente por el Sistema, con lo cual toda la información del nivel comunitario se refleja en la información que reporta oficialmente al MSPAS.

4. El recuento poblacional anual está actualizado y disponible en cualquier momento y genera los grupos etéreos automáticamente para priorizar las acciones a la población. Por ello, el programa sabe cuántas personas son atendidas y en donde, tal como se observa en (Ver Tabla 1)

Tabla 1

Censo Consolidado 2006

Áreas de Salud Habitantes Censo �et Dic-2006

Guatemala 197,378 Sacatepéquez 59,048 Chimaltenango 195,031 Escuintla 261,372 Santa Rosa 129,432 Sololá 193,908 Totonicapán 159,846 Quetzaltenango 210,623 Suchitepéquez 89,513 Retalhuleu 53,934 San Marcos 327,154 Huehuetenango 521,701 Quiché 360,743 Ixcán, Quiché 43,817 Baja Verapaz 141,138 Alta Verapaz 623,338 Petén Norte 7,640 Petén Sur Occidental 37,737 Izabal 61,025 Chiquimula 207,355 Jalapa 127,789 Jutiapa 67,095 Ixil 61,602 TOTAL 4,138,219

Fuente: Sistema de Información PEC

5. Se genera la Sala Situacional en

todos los centros de convergencia

que tiene las jurisdicciones. Esta herramienta se puede realizar porque existe información actualizada mensualmente y divulgada a la población en forma permanente.

Los resultados obtenidos han sido evaluados satisfactoriamente por los ejecutores, por el Ministerio y por los cooperantes. ¿Qué Planes hay para el Futuro? Por el nivel de desarrollo, el PEC ha integrado sus sistemas y sus resultados de forma completa al SIGSA. Las innovaciones y desarrollos están siendo estudiados por el MSPAS y se ha decidido: 1. Finalizar la instalación de las

aplicaciones que están pendientes para que el Sistema de Información esté completo en el año 2007.

2. Adoptar los sistemas del PEC para ser utilizado por los proveedores institucionales.

3. Desarrollar las plataformas de conectividad para servidores de nivel local, distritos, áreas de salud y nivel Central.

4. Validar los procesos de captura digital de ficha médica por dispositivos portátiles.

5. Validar los procesos de tele-educación para capacitaciones por video-conferencia al personal comunitario, por comunicación voz-IP.

6. Integración de los proceso de registro primarios a los otros niveles de servicio del Ministerio, por medio de utilizar una estructura de datos que permita mantener el registro único de lugar poblado

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Anexo 1

Indicadores de evaluación trimestral y anual

No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?

1 Embarazadas con primer control prenatal

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres anotadas como embarazadas que tienen un primer control prenatal

2

Embarazadas captadas antes de las 12 semanas de embarazo

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres anotadas como embarazadas que fueron captadas antes de las 12 semanas

3 Embarazadas con tres controles prenatales

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres anotadas como embarazadas con tres controles

4

Puérperas con un control medico en los primeros cuarenta días después del parto

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres en puerperio que recibieron un control en los primeros cuarenta días después del parto

5

Recién Nacidos con un control médico en los primeros 28 días de nacido

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de Recién Nacidos que recibieron control médico en los primeros 28 días de nacido

6 Mujeres de 15 a 49 años recibiendo micro nutrientes

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres anotadas que recibieron micro nutrientes

7

Mujeres de 15 a 49 años utilizando métodos de planificación familiar

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de las mujeres que utilizan métodos de PFs

8

Mujeres de 15 a 49 años que son reabastecidas con métodos de planificación familiar

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres a las que se le reabasteció de métodos de planificación familiar.

9

Mujeres de 15 a 49 años que se han tomado muestra de Papanicolau

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres anotadas con toma de muestra de Papanicolau

10 Mujeres de 15 a 49 años con resultado de Papanicolau

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de las mujeres que cuentan con resultado de Papanicolau

11 Mujeres de 15 a 49 años con tercera dosis de TDA

Del censo y fichas Medicas Comunitaria de la Mujer

Para verificar listado de mujeres de 15 a 49 años que cuentan con tercera dosis de TDA

12 Niños (as) menores de un año

Del censo y fichas Medicas

Para verificar informacion detallada de los niños

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No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?

vacunados con BCG

Comunitaria del Niño

vacunados con BCG

13

Niños (as) menores de un año vacunados con tercera dosis de OPV

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar información detallada de los niños vacunados con OPV

14

Niños (as) menores de un año vacunados con tercera dosis de Pentavalente

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar información detallada de los niños vacunados con Pentavalente

15

Niños que cumplen 12 meses durante el año en curso vacunados con SPR

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar listado de niños vacunados con SPR

16 Niños (as) menores de un año con dos controles médicos

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar información detallada de los niños que cuentan con 2 controles médicos.

17

Niños (as) de 1 a menores de 5 años con un control medico al año

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar listado de niños de 1 a menores de 5 años con un control médico.

18

Casos de neumonías detectadas en menores de 5 años que reciben tratamiento

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar listados de niños menores de 5 años que fueron detectados con neumonía y recibieron tratamiento

19

Casos de diarrea en niños menores de 5 años que reciben SRO

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar listados de niños menores de 5 años con dirrea que recibieron Sales de Rehidratación Oral

20

Niños menores de 2 años con al menos un control de peso en el trimestre

Del censo, cuaderno del Vigilante de Salud y Hoja de consolidado de

Para verificar listados de niños menores de 2 años que se encuentran en Monitoreo del Crecimiento

29

No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?

peso del FC

21

Niños menores de 2 años con dos controles de peso seguidos en el trimestre

Del censo, cuaderno del Vigilante de Salud y Hoja de consolidado de peso del FC

Para verificar listados de niños menores de 2 años que recibieron Monitoreo del Crecimiento

22

Niños menores de 2 años a menores de 3 años con un control de peso en el trimestre

Del censo, cuaderno del Vigilante de Salud y Hoja de consolidado de peso del FC

Para verificar listados de niños de 2 años a menores de 3 años en Monitoreo del Crecimiento

23

Niños menores de 1 año suplementados con una dosis de vitamina A a partir de los 6 meses de edad

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar información detallada de los niños que tienen una dosis de vitamina A.

24

Niños de 1 a menores de 5 años suplementados con segunda dosis de Vitamina A cada año

Del censo y fichas Medicas Comunitaria del Niño

Para verificar listado de niños de 1 a < 5 años que cuentan con 2da. Dosis de vitamina con .A cada año

25

Niños menores de 1 año con una entrega de Sulfato Ferroso para tres meses

Del censo, fichas Medicas Comunitaria del Niño, Hoja de Registro de medicamentos del FC

Para verificar listados de niños menores de un año a quienes se entregó Sulfato Ferroso

26

Niños de 1 a menores de 5 años con entrega de Sulfato Ferroso para tres meses

Del censo, fichas Medicas Comunitaria del Niño, Hoja de Registro de medicamentos del FC

Para verificar listados de niños de un año a menores de 5 a quienes se entregó Sulfato Ferroso

30

No. Indicadores Origen de los datos ¿PARA QUE ME SIRVE?

27 Cobertura de Vacunación Canina

Del censo, Hojas de registro de vacunación canina

Para verificar listados de comunidades y sus coberturas de vacunación canina

28 Comadronas tradicionales activas capacitadas

Planillas de capacitación

Para verificar listados de Comadranas capacitadas

No. Nombre ¿De donde se genera? (Origen de los datos)

¿PARA QUE ME SIRVE?

1 Crece bien consolidado

Del censo y ficha del niño

Para ver de forma consolidada el listado de niños que crecen bien

2 Listado de crece bien Del censo y ficha del niño

Para ver de forma consolidada el listado de niños que crecen bien

3 Monitoreo de ingreso de fichas

Fichas Medicas Comunitarias

Para verificar el numero de fichas diarias ingresadas

4 Evaluación trimestral Del censo y fichas Medicas Comunitarias

Para verificar el reporte de la evaluación de los indicadores del trimestre