Anexo II Informe Autoevaluacic3b3n Manual de Digitalizacion Borrador

8/17/2019 Anexo II Informe Autoevaluacic3b3n Manual de Digitalizacion Borrador

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MANUAL DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE LAADMISNITRACIÓN PÚBLICA NACIONAL – Versión Beta ( !e a"#st# !e $%&'

• Introducción• Capítulo 1 - Consideraciones previas a la planificación de un proceso de

digitalización

• Capítulo 2 - Metadatos

• Capítulo 3 - Proceso técnico de digitalización

• Capítulo 4 - Fluo de tra!ao "workflow) de digitalización

• Capítulo # - $ecnologías de referencia

• Capítulo %& 'igesto nor(ativo

• )ne*o 1 + For(ularios de )ctividades de ,valuación

o F./M0)/I. ', )C$II')', ', )./)CI5

o /,6I$/. ', $/)5F,/,5CI) ', '.C0M,5$.

o /,6I$/. ', ,IMI5)CI.5, ', '.C0M,5$.

• )ne*o 2& $a!la de 7For(atos de arc8ivo de i(9genes co(unes:

•

)ne*o 3& 5or(a técnica de interopera!ilidad• )ne*o 4& 5or(as Internacionales de 'escripción )rc8ivística

• )ne*o #& 6losario de tér(inos

• )ne*o %& ;i!liografía consultada < reco(endada

https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=293https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=294https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=294https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=295https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=296https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=297https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=312https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=299https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=302https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=305https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=308https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=309https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=311https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=294https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=294https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=295https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=296https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=297https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=312https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=299https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=302https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=305https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=308https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=309https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=311https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/book/view.php?id=365&chapterid=293


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INTRODUCCIÓN

a nor(alización de las políticas < los procedi(ientos en la gestión de docu(entosaseguran la adecuada atención < protección de los (is(os= < per(ite >ue la evidencia <

la infor(ación >ue contienen puedan ser recuperadas de un (odo (9s eficiente < (9seficaz usando pr9cticas < procedi(ientos estandarizados

,ste Manual de 'igitalización es un desarrollo realizado en respuesta a las (?ltiplesnecesidades e*presadas por los organis(os p?!licos en cuanto a la presentación de un(arco= tanto nor(ativo co(o técnico= so!re la te(9tica de la gestión digital < en

particular= las técnicas de digitalización

Contiene ade(9s un digesto nor(ativo= >ue recopila la legislación vigente al respecto

Pr#)*e+,ti-a a-t.a*

)ctual(ente (uc8os organis(os de la )d(inistración P?!lica 5acional 8an realizado ose encuentran realizando procesos de digitalización= cada uno de ellos !ao diversoscriterios < o!etivos

Por esta razón < para capitalizar el aprendizae de los proue resulta conveniente ofrecer criterios unifor(es para toda la)d(inistración con el fin de orientar en la (eora de los prouisito indispensa!le paraalcanzar los o!etivos de entanilla @nica= la .ficina sin Papeles < las políticas de6o!ierno )!ierto >ue son propósitos funda(entales de esta )d(inistración

Por otro lado= la traducción no sie(pre acertada de est9ndares internacionales generadosen conte*tos de producción ad(inistrativa lleva a confusión con respecto al alcance dealgunos voca!los centrales co(o docu(ento "a secasA= docu(ento de arc8ivo= record =document = etcB

0na definición general de docu(ento diría >ue se trata de todo registro de la actividad8u(ana fiada en soporte dura!le Por otro lado= para el Conseo Internacional de)rc8ivos= la parte de ese universo >ue es el docu(ento de arc8ivo se define co(oinfor(ación contenida en cual>uier soporte < tipo docu(ental producida= reci!ida <conservada por cual>uier organización o persona en el eercicio de sus co(petencias oen el desarrollo de su actividad

,n la pr9ctica= sinóni(o de record = o sea= 7un frag(ento específico de infor(aciónregistrada >ue se 8a generado= recopilado o reci!ido en la iniciación= conducción oco(pleción de una actividad < >ue aglutina suficiente contenido= conte*to < estructuraco(o para pro!ar o evidenciar dic8a actividad ,sto es diferente del voca!lo inglés

document: 7infor(ación >ue 8a >uedado registrada de alguna for(a con independenciade su soporte o característica

https://foro.agendadigital.gob.ar/mod/wiki/view.php?id=347http://foro.agendadigital.gob.ar/mod/glossary/showentry.php?courseid=6&eid=37&displayformat=dictionaryhttp://es.wikipedia.org/wiki/Consejo_Internacional_de_Archivoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Consejo_Internacional_de_Archivoshttps://foro.agendadigital.gob.ar/mod/wiki/view.php?id=347http://foro.agendadigital.gob.ar/mod/glossary/showentry.php?courseid=6&eid=37&displayformat=dictionaryhttp://es.wikipedia.org/wiki/Consejo_Internacional_de_Archivoshttp://es.wikipedia.org/wiki/Consejo_Internacional_de_Archivos


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Co(o se ve= tanto los deno(inados docu(entos de arc8ivo o record conllevan un valor pro!atorio >ue o!liga al productor a esta!lecer un iste(a de 6estión 'ocu(ental >uesostenga la autenticidad= fia!ilidad= integridad < disponi!ilidad de su produccióndocu(ental por el tie(po >ue corresponda 5o así los document

Final(ente= en países de tradición anglosaona= la pala!ra archive se reserva ?nica(ente para a>uellos record >ue se conservan en )rc8ivos Distóricos e*clusiva(ente= < dondeno se aplica la pala!ra record

'e!ido a estas diferencias e*iste una confusión al respecto de >ue la )rc8ivística seaplica sólo a los )rc8ivos Distóricos= o >ue el Records management se refiere a lagestión de cual>uier tipo de docu(entos= < esto es un error

a )rc8ivística Integrada ">ue no se opone en a!soluto al Record Continuum del (undoanglosaón surgido en la década del EGA cu!re tanto el Records management "pri(era <segunda edad del ciclo vital de los docu(entosA co(o la gestión de )rc8ivos Distóricos

"tercera edadA )si(is(o= la gestión docu(ental es (9s a(plia >ue el :recordsmanagement : ue se puede aplicar a cual>uier tipo de docu(entos= no sólo a los dearc8ivo= o record

Por otro lado= por )rc8ivo= co(o institución o sección >ue conserva < sirve losdocu(entos= se entiende en el (undo anglo saón significa casi invaria!le(ente:arc8ivo 8istórico: (ientras >ue= en nuestra tradición= se entiende en sus varias fases&)rc8ivo Corriente o de 6estión= )rc8ivo Central o Inter(edio ue en el conte*to de este Manual la e*presión 7docu(ento dearc8ivo conlleva una repetición innecesaria= usare(os el voca!lo 7docu(ento en elsentido de la definición >ue da el Conseo Internacional de )rc8ivos para losdocu(entos de arc8ivo= o record

O)/et# 0 -a+1# !e a1*i-a-ión

as presentes reco(endaciones est9n destinadas a la )d(inistración P?!lica 5acionalseg?n el alcance esta!lecido por el 'ecreto 21H2GG + Modificación del 'ecreto3#H2GG2 < sus (odificatorios= a fin de reordenar las responsa!ilidades de las distintas9reas del poder ,ecutivo 5acional + de fec8a 1G de dicie(!re de 2GG + )rtículos 1J <3J

,l Manual est9 destinado a su uso por directivos= profesionales de la gestión dedocu(entos= de la infor(ación < de sus tecnologíasK e(pleados de los organis(os <cual>uier persona >ue tenga la responsa!ilidad de crear < (antener docu(entos

i !ien los conceptos < definiciones e*presados se aplican a la gestión de docu(entos=en todos los for(atos o soportes= creados o reci!idos por cual>uier organización p?!lica

en el eercicio de sus actividades o por cual>uier individuo responsa!le de crear uellos >ue ser9n o!eto de digitalización=


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proporcionando un (arco general para la asignación de las responsa!ilidades de losdistintos organis(os de la )d(inistración P?!lica 5acional respecto a las políticas= los

procesos= los procedi(ientos < los siste(as relacionados con estos docu(entos

,n ese sentido= en el Capítulo 1 sintetiza a>uellas cuestiones >ue de!en considerarse

para evaluar el funciona(iento integral del iste(a de gestión docu(ental de unorganis(o= con anterioridad a la planificación de un proue se posan so!re la aplicación de $ICEs co(o e*clusivo factor de (eora en la6estión docu(ental

,n el Capítulo 2= por otro lado= se presenta el set (íni(o de (etadatos >ue de!ene(plearse en un proceso de digitalización= (ientras >ue en el Capítulo 3 se descri!enlos procesos técnicos >ue de!en tenerse en cuenta al (o(ento de llevar adelante un

proceso de digitalización

,l Capítulo 4 presenta un fluo de tra!ao "workflow) (odelo para e*periencias de estetipo < el Capítulo # la perspectiva < algunas consideraciones generales >ue de!entenerse en cuenta a la 8ora de la incorporación de tecnología en procesos dedigitalización

Final(ente= el Capítulo % presenta un digesto nor(ativo de la legislación vigente entorno a la pro!le(9tica de la digitalización en el (arco de la gestión docu(entalorientada a la e-)d(inistración

$a(!ién se 8allar9n= al final del Manual= diversos )ne*os de interés tales co(ofor(ularios para el desarrollo de procesos de evaluación docu(ental= nor(as técnicas=for(atos de i(9genes= un glosario de tér(inos < la !i!liografía utilizada

Bene2i-i#s !e *a "estión !e !#-.+ent#s

a gestión de docu(entos de!e conte(plar la regulación de las pr9cticas efectuadastanto por los responsa!les de su gestión co(o por cual>uier otra persona >ue cree o usedocu(entos en el eercicio de sus actividades

a nor(a I. 1#4L de la .rganización Internacional para la ,standarización "enadelante I.= por sus siglas en inglés=A= fue desarrollada en el ao 2GGG en .ttaNa

"Canad9A /econociendo la i(portancia de la 6estión 'ocu(ental= a!orda lanor(alización de la gestión integral de docu(entos < siste(as arc8ivísticos= con elo!eto de (eorar la eficacia < eficiencia de los organis(os /eci!iendo en la actualidadun a(plio reconoci(iento internacional

'e acuerdo a lo (encionado en dic8a 5or(a= la gestión de docu(entos en unainstitución de!ería incluir&

aA el esta!leci(iento de políticas < nor(asK

!A la asignación de responsa!ilidades < co(petenciasK

cA el esta!leci(iento < pro(ulgación de procedi(ientosK


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dA la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión < usoK

eA el diseo= la i(ple(entación < la ad(inistración de siste(as especializados degestión de docu(entosK <

fA la integración de la gestión de docu(entos en los siste(as < los procesos de laorganización

Bene2i-i#s !e *a !i"ita*i3a-ión

)un>ue (9s adelante se especificar9n las distintas finalidades de la digitalización=resulta evidente >ue una de ellas responde a la necesidad de realizar copias dedocu(entos as fotocopias en papel < en (icrofil( 8an dado paso al for(ato digital>ue= si !ien a?n tiene co(o asignatura pendiente de(ostrar su perdura!ilidad en eltie(po "a largo plazoA= presenta ventaas lo suficiente(ente significativas co(o para>ue tanto las ad(inistraciones p?!licas co(o el sector privado 8a


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2A Consideraciones para el trata(iento de i(9genes electrónicas aportadas por losciudadanos en sus relaciones con las ad(inistraciones

3A 0n procedi(iento para el trata(iento de docu(entos >ue 8a


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CAP5TULO &

CONSIDERACIONES PREVIAS A LA PLANI6ICACIÓN DE UN PROCESO DE

DIGITALIZACIÓN

O)/eti4#s !e* Ca17t.*#

,l o!etivo de este Capítulo es el de ofrecer una (irada a(plia < a!arcadora a propósitode la i(portancia de >ue al (o(ento de pensar en la incorporación de tecnología a lagestión docu(ental= los organis(os lo analicen en el (arco de un proueeval?e la nor(ativa vigente= los recursos econó(icos < la dotación de personal encantidad e idoneidad profesional adecuada para el desarrollo del siste(a de gestióndocu(ental en vigencia ue la digitalización por si (is(a no garantiza la lla(ada despapelizaciónde las )d(inistraciones= es i(portante >ue cada organis(o identifi>ue su pro!le(9tica=< analice sus recursos para deter(inar el producto final a desarrollar < a partir de allí=

ponderar la utilidad del presente Manual

,n ese sentido= los escenarios posi!les= en líneas generales= son&

1A 'igitalización orientada a la tra(itación digital con papelización al final del proceso

2A 'igitalización de docu(entos para su uso infor(ativo= sin valor pro!atorio"copias si(plesA

3A 'ocu(entos digitalizados con valor pro!atorio >ue eventual(enteree(placen al original "copias autenticadas H co(pulsadasA

4A 'ocu(ento electrónico "producción= gestión= conservación < accesi!ilidadgarantizada en entorno digitalA

,l presente Manual intenta dar unos linea(ientos generales para la planificación de un pro


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(9s all9 enta pero progresiva(ente= una nueva cultura organizativa est9 ocupando un papel central en la ad(inistración de las instituciones

as nuevas 8erra(ientas facilitan la cooperación < la cola!oración en el entorno detra!ao= la aplicación de soluciones distri!uidas entre puntos divergentes de tra!ao <

escala!les seg?n la co(pleidad de la organización ue facilitan la dis(inución de !arreras en el espacio < el tie(po < elau(ento de la co(partición de infor(ación entre un n?(ero cada vez (9s i(portantede usuarios1

7,sta nueva cultura i(pulsa nuevas fór(ulas de relación con la ciudadanía en el sector p?!lico= pero ta(!ién con clientes < proveedores en el sector privado 5o son sola(enteca(!ios for(ales= son ca(!ios estructurales en el seno de e(presas e instituciones=nuevos (odos de organizar la gestión con nuevas tecnologías < ante un escenario denuevas < (aue cu(plir un alto nivel de e*igencia en cuanto a transparenciaad(inistrativa < de legalidad= aadido a los re>uisitos para garantizar una preservacióna largo plazo de la docu(entación= supone para la ciudadanía un aporte considera!le enla confianza de la validez urídica de los docu(entos electrónicos uisitos de preservación2

7,ntre las (etas de las políticas estratégicas co(unes a largo plazo pueden encontrarselas de (eorar los servicios electrónicos ofrecidos por la )d(inistración al ciudadano=au(entar el nivel de confianza de éste en a>uélla pro(ocionando la transparencia en susactuaciones= facilitar el acceso del ciudadano a la infor(ación de la )d(inistración= o

perfeccionar la infraestructura de infor(ación ,n el 9rea de las tecnologías de lainfor(ación= los o!etivos 8a!ituales de la )d(inistración son (eorar las pr9cticas de

1luis-,steve Casellas i erra= La "estión !e !#-.+ent#s e*e-tróni-#s9 n#r+as !e re2eren-ia 0-#nte:t# te-n#*ó"i-# ))/C)= For(a #= 2GG2luis-,steve Casellas i erra La gestión de los documentos electrónicos: normas de referencia y

contexto tecnológico= en luis Cer(eno < luis-,steve Casellas i erra La n#r+a ISO &;'< 0 *ai+1*anta-ión !e .n siste+a !e "estión !e !#-.+ent#s (ana*ó"i-#s 0 e*e-tróni-#s )sociación de)rc8iveros de Canarias= ))/C) For(a #= ,spaa= 2GG= p9gs 3- 4


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gestión de datos e infor(ación= 8acer un uso renta!le de la tecnología= au(entar el nivelde apouellos >ue adoptan las decisiones en la )d(inistración < a losfuncionarios= < au(entar la disponi!ilidad de los servicios electrónicos para elciudadano3

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL

6.n!a+ent#s e i+1#rtan-ia estrat="i-a

7os docu(entos se crean= reci!en < utilizan durante la realización de actividades propias de cada organización Para apoue sea necesarioPara lograr esto= las organizaciones de!erían esta!lecer < llevar a ca!o un e*8austivo

progra(a de gestión de docu(entos en el >ue&

aA se deter(inen los docu(entos >ue de!erían ser creados en cada proceso denegocio4= < la infor(ación >ue es necesario incluir en dic8os docu(entosK

!A se decida la for(a < la estructura en >ue los docu(entos se de!erían crear eincorporar al siste(a= < las tecnologías >ue tienen >ue usarseK

cA se deter(inen los (etadatos >ue de!erían crearse unto al docu(ento < alo largo de los procesos relacionados con el (is(o < có(o se vincular9n < gestionar9ndic8os (etadatos a lo largo del tie(poK

dA se deter(inen los re>uisitos para recuperar= usar < trans(itir docu(entosdurante los procesos Oad(inistrativos o por otros posi!les usuarios < los plazos deconservación necesarios para cu(plirlosK

eA se decida có(o organizar los docu(entos de (anera >ue se cu(plan losre>uisitos necesarios para su usoK

fA se eval?en los riesgos >ue se derivarían de la ausencia de docu(entos >uetesti(onien las actividades realizadasK

gA se conserven los docu(entos < se per(ita el acceso a los (is(os a lo largodel tie(po= con o!eto de satisfacer las necesidades de la organización < las e*pectativasde la sociedadK

8A se cu(plan los re>uisitos legales < regla(entarios= las nor(as aplica!les <la política de la organizaciónK

3 Conseo Internacional de )rc8ivos "IC)A= D#-.+ent#s e*e-tróni-#s> Man.a* 1ara ar-?i4er#s IC)=2GG#4 ,s esta parte de la nor(a I. 1#4L el tér(ino proceso de negocio se utiliza co(o un tér(ino a(plio=

no restringido a la actividad co(ercial= inclu


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iA se garantice >ue los docu(entos se conservan en un entorno seguroK

A se garantice >ue los docu(entos sólo se conservan durante el período detie(po necesario o re>ueridoK <

QA se identifi>uen < eval?en las oportunidades para (eorar la eficacia=eficiencia o calidad de los procesos= las decisiones= < las acciones >ue puedan derivarsede una (eor creación o gestión de los docu(entos

)si(is(o= Ola gestión docu(ental de!iera docu(entarse < for(ar parte de los procesos>ue llevan a cu(plir el plan estratégico de la organización os siste(as de lainfor(ación= las aplicaciones ad(inistrativas < los siste(as de co(unicación= así co(olas actividades ad(inistrativas= >ue éstos respaldan= se de!erían= en caso de ser necesario= disear= (odificar o revisar para >ue la creación e incorporación de losdocu(entos apropiados sea una tarea 8a!itual dentro de las actividades de laorganización #

,n consecuencia 7,l pro


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docu(entos electrónicos Por ese (otivo= es necesario >ue se disee pensando en suintegración en el siste(a general de gestión de docu(entos de la organización

7os docu(entos electrónicos poseen un ciclo de vida si(ilar al de los docu(entos en papel= (9s co(o tienen (auiere una(plio rango de decisiones de diseo= de políticas < de procesos $odos en laorganización de!en estar i(plicados en alg?n nivel < ello e*ige una culturaorganizacional 1G

7,ntre las ventaas de la gestión docu(ental >ue la I. 1#4L (enciona 8a< dos >ueson claves para la integración de los docu(entos electrónicos en los iste(as de

6estión 'ocu(ental Por un lado= el esta!leci(iento de criterios siste(9ticos degestión= esenciales para la organización < para la integración de todos los procesosad(inistrativos del organis(o Por otro= la identificación del iste(a de 6estión'ocu(ental co(o una fuente de infor(ación indispensa!le para la to(a de decisiones <

para la rendición de cuentas a organis(os de control aenos a la organización aco(!inación de estos dos aspectos es funda(ental para proporcionar evidencia de lasacciones de la organización uecorresponda a su plazo de retención o= eventual(ente= su guarda per(anente

7,l punto de partida de una estrategia de preservación de los docu(entos digitales es lae*istencia de un siste(a de evaluación < selección de los docu(entos ad(inistrativos=dentro del conte*to de un siste(a de gestión docu(ental= >ue per(ite identificar los

docu(entos < esta!lecer las características de su creación= utilización < disposición ,nsegundo lugar= < para poder aplicar las reglas de evaluación= de!en e*istir otrosele(entos en el siste(a de gestión docu(ental >ue (aterialicen la identificación de losdocu(entos < per(itan llevar a ca!o su gestión seg?n los par9(etros esta!lecidos

9luis-,steve Casellas i erra < onia .liveras )rtau Estrategias de# p9g 1110Rosé /a(ón Cruz Mundet La gestión de los documentos electrónicos como función archiv$stica= enABADOM ulio-dicie(!re 2GG3= p9g L11luís ,steve Casellas i erra= La gestión de los documentos electrónicos: normas de referencia# p9g 12Rordi erra erra Estrategias de preservación de documentos electrónicos: El %ational Archives and

Records Administration y el &u'lic Record (ffice= en A-tas !e *as V @#rna!as !e Ar-?i4#sE*e-tróni-#s> Priego de Córdo!a& )rc8ivo Municipal= 2GG2A= p9g 313

N#r+ati4a s#)re *a "estió !e*s !#-.+ents e*e-trni-s !8ar:i. !e *8A/.nta+ent !e Gir#na= erveide 6estió 'ocu(ental= )r*ius i Pu!licacions aprovada per Runta de 6overn ocal de 1 dEa!ril de 2GG p9gs 2 "traducción li!re < propiaA


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durante la evaluación ,s decir= se de!e disponer de un siste(a de gestión docu(entalco(pleto e i(plantado

Por ello= el iste(a de 6estión 'ocu(ental de!e garantizar el esta!leci(iento decriterios siste(9ticos de gestión referidos a la clasificación= el registro < descripción= la

conservación < el acceso de la docu(entación

Para ello= reviste funda(ental i(portancia la identificación docu(ental < posterior captura por parte del siste(a

,n líneas generales= de!e(os entender por identificación a la fase del trata(ientoarc8ivístico >ue consiste en la investigación < siste(atización de las categoríasad(inistrativas < arc8ivísticas en >ue se sustenta la estructura de un fondo14=reconociendo tanto al organis(o productor= co(o a las secciones < su!secciones= susfunciones < las series < tipos docu(entales >ue se producen ,s el paso ineludi!le nosólo para deter(inar la captura de los docu(entos= sino para el desarrollo de las

actividades de Clasificación= 'escripción < ,valuación docu(ental

Por otro lado= a captura es el proceso (ediante el cual se deter(ina la necesidad decrear < (antener un docu(ento en un iste(a de 6estión 'ocu(ental

7os o!etivos de la captura son los (is(os >ue para los docu(entos en papel= sine(!argo= en los docu(entos electrónicos 8a< >ue ser (9s selectivo= especial(ente en eluso de los (etadatos= ue (ientras en los docu(entos en papel los (etadatos songeneral(ente e*plícitos= o !ien f9cil(ente deduci!les= en los docu(entos electrónicosestos aparecen a (enudo de for(a i(plícita1#

a Oselección de los docu(entos electrónicos a capturar de!e !asarse necesaria(enteen el an9lisis del entorno nor(ativo < de los o!etivos de la organización= así co(o enlas o!ligaciones de rendir cuentas Ode su accionar a >ue pueda estar so(etida "I.1#4L-1= 1A

,l (is(o an9lisis de!e per(itir deter(inar >uién de!e realizar la captura deldocu(ento= cu9ndo < có(o


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e reco(ienda >ue las organizaciones definan < docu(enten las políticas para la gestiónde docu(entos < garanticen >ue se i(ple(enten < (antengan en todos los niveles delorganis(o 0na política de gestión de docu(entos es una declaración de intenciones,n ella se e*ponen las grandes líneas de lo >ue la organización pretende 8acer ue estérespaldada por procedi(ientos= directrices= planes estratégicos= calendarios deconservación < otros docu(entos >ue conunta(ente co(ponen el régi(en de gestiónde docu(entos

e reco(ienda >ue se fo(ente= en todo (o(ento entre los e(pleados= el respaldo < laapro!ación de esta política ,s de especial i(portancia >ue esta política o!ligue a lose(pleados a crear < (antener docu(entos >ue cu(plan con las necesidades legales=regla(entarias= fiscales= operativas < arc8ivísticas H 8istóricas de la organización ,si(portante controlar el cu(pli(iento de la política definida1L

C#+1eten-ias 0 res1#nsa)i*i!a!es !entr# !e *a #r"ani3a-ión

7,s conveniente >ue una organización defina las co(petencias < responsa!ilidades detodo el personal i(plicado en la gestión de docu(entos ,s posi!le >ue se incluue la dirección eecutiva asu(a el (a


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)de(9s de!en proveer los recursos necesarios para la gestión de los docu(entos <actuar de enlace con los responsa!les de distinto nivel en la gestión de docu(entos

dA .tras personas de la organización tienen de!eres específicos en relación con losdocu(entos Incluue lo 8aga de acuerdo con las políticas= procedi(ientos < nor(asesta!lecidas ,sto incluue ellos cu(plan con las nor(asesta!lecidas en las políticas de la organización1

An,*isis !e Re-.rs#s

'entro del an9lisis previo < la planificación posterior= los organis(os de!er9n atender laasignación de recursos presupuestarios acordes con las características del gasto )sí= noes conveniente >ue actividades ordinarias co(o las de (onitoreo= (igraciones= !acQ upo= directa(ente= gestión docu(ental cotidiana= sean sostenidas a través de recursose*traordinarios

)sí= si !ien la co(pra de e>uipa(iento puede ser llevada adelante con fuentes definancia(iento e*traordinarias= su (anteni(iento no puede estar supeditado a lao!tención de un crédito= sino a la asignación presupuestaria corriente

,sto= >uiz9s= lleve a la revisión de las i(plicancias de los incisos presupuestarios paraatender a la din9(ica propia de la )d(inistración digital

An,*isis 0 1*ani2i-a-ión !e *as ne-esi!a!es en 1ers#na*

as estrategias de i(ple(entación para un siste(a de gestión de docu(entos de!er9nincluir la for(ación ue cuenten con la calificación profesional en el 9(!ito de la gestión de docu(entos o de gestión de arc8ivos= paraorganizar < ad(inistrar sus progra(as de gestión de docu(entos < realizar procesos19ISO &;'


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técnicos co(o la clasificación= el calendario de conservación < el diseo del siste(aas capacidades técnicas adecuadas ta(!ién pueden incluir la co(prensión delfunciona(iento de siste(as infor(9ticos $a(!ién se re>uiere el conoci(iento de laactividad= procesos < o!etivos del organis(o

a I. 1#4L-1 e*plica la necesidad de las organizaciones de i(ple(entar un progra(ade capacitación para todo el personal >ue participa en la creación de docu(entos < en elsiste(a de docu(entos

7,s conveniente >ue una organización ela!ore un progra(a de capacitación continua en(ateria de gestión docu(ental e reco(ienda >ue los progra(as destinados a lacapacitación so!re los re>uisitos de la gestión de docu(entos < su aplicación pr9ctica dedirian a todo el personal de gestión= otros e(pleados= e(presas e*ternas= voluntarios <cual>uier otro individuo >ue esté encargado de la totalidad o parte de una actividad de laorganización en la >ue se creen docu(entos < se incorporen a los siste(as de arc8ivo= <es conveniente tener en cuenta sus funciones < responsa!ilidades os progra(as de

capacitación pueden ser diseados e i(plantados en cola!oración con organizacionese*ternas21

os organis(os pueden optar por servirse de personal ue un progra(a de capacitación garantice >ue las funciones < !eneficios de la gestión de docu(entos sean a(plia(ente co(prendidos por elorganis(o e reco(ienda >ue se e*pli>uen las políticas < se sit?en los procedi(ientos< procesos en un conte*to >ue per(ita al personal entender las razones >ue las 8acennecesarias a capacitación ser9 (9s efectiva si su diseo se adecua a las necesidades degrupos concretos o= en algunos casos= a (ie(!ros individuales del personal

ReF.isit#s !e .n 1r#"ra+a !e -a1a-ita-ión

,s i(portante para la organización asignar la responsa!ilidad para i(ple(entar <gestionar el progra(a de capacitación en (ateria de gestión de docu(entos a undirectivo de un nivel er9r>uico adecuado < de financiar conveniente(ente el progra(a

0n organis(o puede optar por recurrir a un tercero para i(partir la totalidad o una parte

de la capacitación en gestión de docu(entos

0n progra(a de capacitación sólo resultar9 efectivo si el personal perci!e >ue ladirección est9 co(pro(etida en la aplicación de las políticas < procedi(ientosconte(plados en la capacitación23

Pers#na* a -a1a-itar

7,s i(portante >ue se dé una capacitación adecuada a todo el personal >ue asu(acual>uier tipo de responsa!ilidad en (ateria de docu(entos ,ntre otros&

21ISO &;'


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aA los directivos= incluida la alta direcciónK

!A el personalK

cA las e(presas de servicios e*ternosK

dA los voluntarios= <

eA cual>uier otra persona >ue tenga la responsa!ilidad de crear o usar docu(entos

os organis(os de!en asegurarse >ue todo el personal involucrado reci!a lacapacitación >ue le per(ita 8acer frente a sus responsa!ilidades

SUBSISTEMAS UE CON6ORMAN EL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

S.)siste+a !e C*asi2i-a-ión

,l su!siste(a de clasificación es uno de los instru(entos esenciales de un iste(a de6estión 'ocu(ental= unto con el esta!leci(iento de una autoridad de disposición < deun siste(a de seguridad < acceso ,l su!siste(a de clasificación es la !ase para laaplicación de la evaluación docu(ental= la descripción nor(alizada < para elesta!leci(iento de políticas de seguridad < de acceso a la docu(entación24

7,l u!siste(a de clasificación de!e ser ?nico ue el resto de losdocu(entos producidos en soporte tradicional por el organis(o ,n el caso de losdocu(entos electrónicos= el su!siste(a de clasificación constituue 8an sido producidos < de las relaciones e*istentes entredocu(entos= de a8í >ue la clasificación de!a efectuarse en el (o(ento de su captura <registro en el iste(a de 6estión 'ocu(ental2#

,l u!siste(a de clasificación= entonces= identifica los fondos docu(entales < producelos cuadros de clasificación correspondientes= para poder esta!lecer el calendario deconservación < transferencia < definir las ta!las de acceso para cada serie docu(ental

,ste 9(!ito constitu


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C.a!r# !e -*asi2i-a-ión !e 2#n!#s 1ara #r"anis+#s F.e a!+inistren +,s !e .n2#n!# !#-.+enta* # ar-?i4a*7a>

7,l Cuadro de fondo identifica los fondos < las colecciones del servicio de arc8ivo


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C*asi2i-a-ión Or",ni-#H2.n-i#na*> E/e+1*# 1ar-ia*


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C*asi2i-a-ión 2.n-i#na*> E/e+1*# 1ar-ia*

6#n!#9 Runta 5acional de Carnes "132 -11A

Se--ión9 )d(inistración < Finanzas

- Contratos )l>uiler de in(ue!les

ervicios

- icitaciones ;ienes in(ue!les

;ienes (ue!les

ervicios

- Co(pra directa ;ienes in(ue!les

;ienes (ue!les

ervicios

- Manteni(iento < control ;ienes in(ue!les


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;ienes (ue!les

- )po


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- )portes u!ilatorios

- u(arios

I!enti2i-a!#res .n74#-#s !e i+,"enes !i"ita*es

a identificación unívoca de las i(9genes digitales o!tenidas en un proceso dedigitalización es un pro!le(a >ue 8e(os deado para el final de este apartado= tan sólo alos efectos de (encionar su i(portancia co(o !ase para la eficiencia en la recuperaciónde las i(9genes < la interopera!lidad

0n identificador unívoco para i(9genes digitales de docu(entos de acuerdo con la 5or(a Internacional 6eneral de 'escripción )rc8ivística "en adelante I)' + 6= por sus siglas en inglésA2= est9 confor(ado por el código del país "deter(inado por I.31%%A= el código del )rc8ivo "o= en este caso el productor del docu(entoA < los distintoscódigos de referencia= n?(ero de control u otro identificador= relativo a la serie= eldocu(ento "si(ple o co(puestoA < la i(agen digital en concreto

,l desarrollo de este identificador est9 directa(ente relacionado con el es>ue(a declasificación >ue se adopte < la confección de los fic8eros digitales correspondientes

,l pro!le(a actual es >ue= con posterioridad al identificador del país= < antes de losidentificadores derivados de la Clasificación "responsa!ilidad de cada organis(o

productorA de!e esta!lecerse un identificador unívoco del organis(o productor oresponsa!le ad(inistrativo de los docu(entos= en este caso de la )d(inistraciónP?!lica 5acional

,stos identificadores unívocos de organis(os no est9n por el (o(ento estipulados

$an sólo a (odo de ee(plo= < si se optara por identificadores !asados en siglas >uerefieran a la deno(inación del organis(o= las siglas )65 pueden ser utilizadas

indistinta(ente por la )uditoría 6eneral de la 5ación o el )rc8ivo 6eneral de la 5aciónen el 9(!ito de la )d(inistración P?!lica 5acional= pero ta(!ién por el )rc8ivo6eneral de la provincia de 5eu>uén= la )sociación de 6asistas 5acionales= etcB

,sto no puede ser resuelto por cada institución en for(a individual= pero re>uiere una pronta atención funcional= técnica < nor(ativa en aras de la i(ple(entación de criteriosde )d(inistración ,lectrónica

SUBSISTEMA DE DESCRIPCIÓN27 a nor(a I)'-6 fue desarrollada por el Conseo Internacional de )rc8ivos "IC)= seg?n sus siglas eninglésA


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a función 'escripción docu(ental tiene por o!etivo descri!ir cual>uier tipo de unidadde descripción= ueinclui(os !ao la deno(inación de /egistro general de docu(entos

a descripción nor(alizada de la docu(entación es= unto con el u!siste(a declasificación= funda(ental para la identificación= localización < accesi!ilidad de losdocu(entos

e entiende >ue e*iste un ?nico siste(a de descripción >ue a!arca desde la producción8asta su transferencia < evaluación definitiva al servicio de arc8ivo in e(!argo= la

descripción para las unidades ad(inistrativas re>uiere no sólo de una presentacióndeter(inada de la infor(ación= sino ta(!ién de ciertos datos específicos para la gestiónad(inistrativa

O)si(is(o= la descripción en varios niveles i(plica >ue Ode!e poder descri!irOse adistintos niveles de profundidad "en su totalidad o por partesA as descripciones de lasdiferentes partes de un fondo de!en estar relacionadas er9r>uica(ente Para esta!lecer la erar>uía se seguir9n las siguientes reglas&

- 'escripción del general al específico& no se puede descri!ir ning?n nivel inferior si previa(ente no se 8a descrito su nivel superior

- olo 8a< >ue dar infor(ación pertinente al nivel de descripción

- ínculos entre las descripciones& 8a< >ue e*plicar la posición de la unidad dedescripción en la erar>uía del fondo

- 5o repetir infor(ación en las descripciones relacionadas er9r>uica(ente2L

- e sugiere la utilización de nor(as estandarizadas tales co(o

• ISAD – G9 para docu(entos= con la fle*i!ilidad necesaria para la descripción dedocu(entos en fase activa

• ISDIA9 para descri!ir instituciones >ue custodian fondos de arc8ivo$<

• ISAAR – CP69 para registros de autoridad de arc8ivos relativos a instituciones= personas < fa(iliasJ%

28

Marta )l!S= luís -,steve Casellas < otros Recursos informtics#29 I'I)D son las siglas en inglés de la 5or(a internacional para descri!ir instituciones >ue custodianfondos de arc8ivo desarrollada por el IC)


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• ISD69 para la descripción de funciones31

,ste su!siste(a es 7el (9s crítico= principal(ente por>ue en su realización no depende

sólo de Olos arc8ivistas sino ta(!ién del departa(ento de siste(as < tecnologías de lainfor(ación= el cual a (enudo puede tener una visión diferente so!re có(o afrontar estete(a ,vidente(ente= la gestión infor(atizada de los otros su!siste(as ta(!iéndepende de este departa(ento= pero su nivel de criticidad no es tan elevado por>ue laela!oración de sus instru(entos esenciales corresponde en !uena parte a los arc8iveros=e incluso pueden llegar a gestionarse en paralelo aun>ue no sea lo (9s reco(enda!le

,n la (is(a línea= ta(!ién es necesario >ue el proue tra!aa en la gestión ad(inistrativa de la organización Por consiguiente=no !asta con esperar su cola!oración de (anera voluntaria .!via(ente= al registrar unOdocu(ento es o!ligatorio esta!lecer su clasificación por>ue es el vínculo

indispensa!le para deter(inar su régi(en de conservación < régi(en de acceso= peroTcó(o conseguir >ue la totalidad de los docu(entos sean registradosU

,n este sentido= el diseo de un siste(a de descripción < control a partir de distintosregistros generales vinculados es esencial para este fin dado >ue no tiene de(asiadosentido o!ligar a registrar todos los Odocu(entos si no dispone(os de indicadores >ue(uestren el grado de cu(pli(iento de los procesos de /egistro < 'escripción= aun>uesí pode(os esta!lecer (edidas paralelas para co(pensar su ine*istencia

,l u!siste(a se !asa= principal(ente= en lo >ue deno(inare(os /egistro 6eneral dedocu(entos < el /egistro 6eneral de Metadatos

,n relación a esto ?lti(o= los (etadatos32 son infor(ación estructurada >ue descri!e < per(ite recuperar= gestionar= controlar= co(prender o preservar otra infor(ación en eltranscurso del tie(po $a(!ién per(iten identificar= autenticar < conte*tualizar losdocu(entos electrónicos < las personas= los procesos < los siste(as >ue crean= gestionan< usan estos docu(entos

os (etadatos se aplican a la creación= la gra!ación= la clasificación= el acceso= la

preservación < disposición de los docu(entos a lo largo del tie(po ,sto conlleva lae*istencia de diferentes capas de (etadatos= asociadas a los procesos vinculados al ciclode vida del docu(ento electrónico

a captura de los (etadatos es un aspecto esencial para poder fiar el docu(entoelectrónico dentro del conte*to de la tra(itación por el >ue 8a sido creado < para poder esta!lecer un control so!re su gestión Por este (otivo= es indispensa!le >ue la creación

30 I))/-CPF son las siglas en inglés de la 5or(a Internacional so!re los /egistros de )utoridad de)rc8ivos relativos a Instituciones= Personas < Fa(ilias desarrollada por el IC)31 I'F son las siglas en inglés de la 5or(a internacional para la descripción de funciones desarrollada

por el IC)32Para (9s infor(ación so!re esta te(9tica= ver al Cap 2 correspondiente a Metadatos


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< la captura de los (etadatos ta(!ién esté i(ple(entada en el siste(a de creación <gestión de docu(entos

$a(!ién 8a< >ue tener presente= >ue la tendencia actual a la distri!ución de tareas < laauto(atización de los fluos de tra!ao de las organizaciones= i(plantada (ediante

8erra(ientas de fluo de tra!ao "NorQfloNA= i(plica ir (9s all9 de la clasificación ue en las propuestas de re>uisitos del iste(a dedescripción de!e incluirse la infor(ación esencial para su desarrollo infor(9tico=to(ando co(o (arco de referencia la nor(a internacional I)' "6A

Re"istr# Genera* !e D#-.+ent#s

'e acuerdo con lo ue se utilizan co(o punto de acceso en la descripciónarc8ivística= tanto los >ue se refieren al contenido co(o los >ue se refieren a los

productores de la docu(entación

) la 8ora de deter(inar los re>uisitos >ue de!e cu(plir este 9(!ito de!e to(arseforzosa(ente co(o (arco de referencia la nor(a I))/ "CPFA in e(!argo= el

o!etivo de la I))/ "CPFA es dar nor(as generales para el esta!leci(iento de


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registros de autoridad arc8ivísticos >ue descri!an los organis(os= las personas < lasfa(ilias identificadas co(o productores de docu(entos en las descripciones

)sí= la nor(a dice >ue los registros de autoridad >ue se austen ta(!ién puedencontrolar la for(a del no(!re < la identidad de un organis(o= una persona o una fa(ilia

designados en un punto de acceso de (ateria de una unidad de descripción

Por ello= dado >ue las for(as nor(alizadas de los no(!res de!en ser las (is(as paratoda la descripción arc8ivística= se 8a identificado un 9(!ito propio dentro del siste(ade gestión docu(ental= >ue per(ite regular la for(a nor(alizada de los no(!res otér(inos >ue constituue identifican tanto los productoresde la docu(entación co(o las >ue identifican su contenido

- Control del organigra(a= con el o!etivo de regular las entradas de autoridad de losorganis(os < de las unidades productoras de la docu(entación de la institución'ependiendo de la política de descripción del servicio de arc8ivo donde se tenga >uei(plantar el iste(a de 6estión 'ocu(ental < del tipo de lenguae docu(ental >ue se>uiera utilizar "una si(ple lista de (aterias o un tesauroA es necesario diferenciar cadauno de los tipos de tér(inos "control de autoridades de organis(os= personas=topóni(os < (ateriasA en funciones diferentes para poder incorporar lasespecificaciones particulares

SUBSISTEMA DE CONSERVACIÓN

,l su!siste(a de conservación de!e atender a las pro!le(9ticas derivadas tanto de la,valuación docu(ental co(o de las condiciones de al(acena(iento de los distintossoportes= especial(ente del entorno infor(9tico

,l su!siste(a de conservación de!e ser ?nico < a!arcar al conunto de la arc8ivalía delorganis(o 'e!e esta!lecerse fe8aciente(ente la responsa!ilidad so!re el siste(a= eldesarrollo de nor(as de conservación < el esta!leci(iento de directrices para sucu(pli(iento < eecución

os procesos de evaluación a!arcan ta(!ién cual>uier infor(ación contenida en !asesde datos >ue constitu


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E4a*.a-ión !#-.+enta*> 6.n!a+ent#s !e s. i+1#rtan-iaJJ

Oi considera(os a la ,valuación de docu(entos co(o 7la función arc8ivística >ueincluue= así co(o los procesos de Clasificación < 'escripción de la totalidad de laarc8ivalía producida puede de(andar un considera!le tie(po < esfuerzo= se considera>ue= tanto en a>uellos= co(o en el de ,valuación se consideren en for(a (íni(a eineludi!le la Confección del cuadro de Clasificación= 'escripción < ,valuacióndocu(ental "esto es= valoración < esta!leci(iento de plazos de retención= selección <aplicación de la 'isposición finalA para a>uellas series docu(entales i(plicadas en el

proceso de digitalización= así co(o de las relacionadas en for(a (9s cercana

7la propuesta para identificar los regí(enes de acceso < de conservación a nivel dedocu(ento re>uiere ta(!ién una identificación (uc8o (9s precisa de los períodos deretención de las series docu(entales ,vidente(ente= estos períodos de retención


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Re-#+en!a-i#nes 1ara *a E4a*.a-ión !e D#-.+ent#s !i"ita*es !e Ar-?i4#

,ste apartado es específico para a>uellos organis(os >ue 8u!ieran infor(atizado

alguna de sus actividades ad(inistrativas= produciendo docu(entos en soporteinfor(9tico= o e*cepcional(ente 8u!ieran ree(plazado docu(entos originales ensoportes analógicos por sus correspondientes digitalizaciones as copias si(ples o=incluso las certificadas "dependiendo de las necesidades de la )d(inistraciónA de!en ser eli(inadas luego de su utilización= conserv9ndose el original por el tie(po >ueesta!lezca la )utoridad de aloración correspondiente

,l esta!leci(iento de nor(as de conservación de los docu(entos electrónicos se de!ellevar a ca!o en el (o(ento de la concepción del siste(a de creación < (anteni(ientolos docu(entos= con el o!etivo de poder aplicar (edidas de preservación >uegaranticen la legi!ilidad < disponi!ilidad de los docu(entos de conservación

per(anente ue estos procesos son irreversi!les3%

7as políticas so!re evaluación no de!erían 8acer distinciones de los docu(entos por sutipo de soporte= sin e(!argo sí es conveniente >ue las (is(as consideren ciertas pautasespecíficas para su aplicación en el entorno digital

)sí= las políticas de evaluación de!erían&

V Prever >ue las organizaciones ela!oren < apli>uen una clasificación nor(alizada= plazos de retención autorizados= procedi(ientos o planes de (igración= actualización orefresca(iento previos a la transferencia o disposición con el fin de garantizar laintegridad= fia!ilidad= autenticidad < usa!ilidad de los docu(entos digitales

V $ener en cuenta las dificultades para preservar los docu(entos 8ospedados enservidores e*ternos a la organización < prever el desarrollo de reco(endaciones alrespecto

V Prever el desarrollo de pautas so!re la sueción de los (etadatos a decisiones deevaluación < su vinculación al docu(ento durante todo su período de retención= < la

protección contra su disposición no autorizada

V Prever el desarrollo de estrategias de (onitoreo en cuanto a los ca(!ios urídico-ad(inistrativos= de procedencia= procedi(entales < tecnológicos de losdocu(entos >ue 8an sido valorados para su preservación en el largo plazo

35luís-,steve Casellas i erra La transición hacia la Administración electrónica: la experiencia del

Ayuntamiento de !irona presentación en IV 6#r# I)er#a+eri-an# !e E4a*.a-ión D#-.+enta* en el(arco del Pre-FI,' Wa arc8ivística < sus actoresX Mé*ico= 2G1236luís-,steve Casellas i erra La transición#"


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V Incluir los siste(as de infor(ación de las unidades productoras de (odo >ue esténo!ligadas a esta!lecer procedi(ientos < procesos de gestión adecuados para& identificar < esta!lecer las vigencias= proporcionar infor(ación periódica so!re actualizaciones o(odificaciones= transferir < eli(inar seg?n las ta!las de disposición autorizadas= <docu(entar so!re el funciona(iento del siste(a >ue descri!a los docu(entos e*ternos

incorporados < los producidos con !ase en la infor(ación >ue gestiona

V Considerar la ela!oración de reglas para el control de la eli(inación de docu(entos>ue se producen o son incluidos en sitios Ne! ue correspondan al sitio cuando éstos no sonconte(plados

V Considerar la evaluación de los productos derivados del uso < aplicación de (odelosde an9lisis de datos científicos3

uego= en el proceso de evaluación de los docu(entos digitales&

V a reevaluación de los docu(entos digitales de!e ser to(ada en consideración cuandoa lo largo de su ciclo de vida se produzcan ca(!ios tecnológicos >ue (odifi>uen <afecten en su contenido= conte*to o estructura o cuando el procedi(iento ad(inistrativo>ue les da origen se (odifi>ue alterando los plazos de prescripción o la calidadinfor(ativa de la (is(a

V os docu(entos digitales a evaluar de!erían contar con (etadatos suficientes so!re elfor(ato= la estructura < el uso de contenido digital < la 8istoria de las accionesrealizadas= inclu


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V ,li(inar a>uella infor(ación dispersa >ue después de su an9lisisconte*tual no re?na las características de un docu(ento= ni las (íni(as relacionadascon el entorno tecnológico en el >ue fue producida < sin contenido < estructuraaccesi!les

os re>uisitos para la verificación de la autenticidad de los docu(entos digitales >ue seconservar9n a largo plazo de!erían !asarse en los siguientes principios&

V os ele(entos del docu(ento digital a preservar de!erían ser valorados para deter(inar si re?nen los re>uisitos de autenticidad en cuanto a su integridad eidentidad

V a verificación de la autenticidad de!ería estar estrec8a(enterelacionada con los procesos < sus controles a lo largo de la cadena de custodia

V as evidencias de la identidad e integridad de los docu(entos >ue se

est9n valorando < los controles de procedi(iento >ue se aplicaron a éstos para sustentar presunción de autenticidad de!erían ser recuperados= organizados < registrados Cuandoello no suceda se de!er9n utilizar (étodos de verificación >ue per(itan inferir laautenticidad de los (is(os

V a gestión de docu(entos digitales en relación con la evaluaciónde!ería incluir

V a identificación de las autoridades responsa!les de la evaluación dedocu(entos

V a gestión auto(atizada de los períodos de retención docu(ental < lasacciones de disposición docu(ental

V a identificación de docu(entos digitales >ue no 8aueafecten al proceso de retención < disposición de los docu(entos

V a conservación de los (etadatos de cual>uier acción de disposición

V a prevención de eli(inaciones no reguladas

V a destrucción irreversi!le de los docu(entos >ue 8a


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V os datos derivados de procesos de verificación de fir(as digitales enfase activa de!erían incorporarse co(o (etadatos del docu(ento al docu(ento3L

Ca*en!ari#s !e -#nser4a-ión 0 trans2eren-ia

,l Calendario de conservación < transferencia regula para cada serie docu(ental < cadasoporte docu(ental cu9l es la resolución de conservación < cu9les son los plazos deconservación en cada fase de gestión

Trans2eren-ia 0 e*i+ina-ión

,ste 9(!ito regula el paso de la docu(entación desde las unidades ad(inistrativas alservicio de arc8ivo o su eli(inación ,sto supone regular el traspaso de docu(entos= el

ca(!io de e(plaza(iento físico de la docu(entación < el ca(!io de la responsa!ilidadso!re la custodia= la creación de registros < el control de acciones ,n el desarrollo delos procedi(ientos de este 9(!ito= 8a< >ue tener en cuenta el trata(iento de diversossoportes docu(entales

) (enudo la docu(entación en soporte electrónico no supone un ca(!io en sue(plaza(iento físico= pero sí de responsa!ilidad ue tener presente el creci(iento de la infor(ación en línea= >ue enalgunas ocasiones ni est9 fiada so!re ning?n soporte directa(ente legi!le= ni (antienela capacidad de identificar situaciones 8istóricas de la infor(ación

e divide en dos funciones&

- Procedi(iento < registro de transferencia

- Procedi(iento < registro de eli(inación

a pri(era función regula el traspaso de infor(ación < docu(entación desde lasunidades ad(inistrativas al servicio de arc8ivo < la segunda= siguiendo los (is(os procedi(ientos= finaliza con la eli(inación de los docu(entos seleccionados ,stos procesos entre las unidades ad(inistrativas < el servicio de arc8ivo= de!en ser los(is(os >ue los esta!lecidos entre el arc8ivo ad(inistrativo < el arc8ivo 8istórico

38;arnard )(ozorrutia= )licia < otros Reporte de investigación so're evaluación de documentos digitales proyecto de evaluación de documentos en .'eroam/rica en )licia ;arnard )(ozorrutia "CoordA=Ar-?i4#s e*e-tróni-#s> Te:t#s 0 -#nte:t#s II /ed 5acional de )rc8ivos de instituciones de ,ducación

uperior + ;ene(érita 0niversidad )utóno(a de Pue!la "/,)5I, + ;0)PA= Mé*ico= 2G13 p9g 12 a1%


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Trans2eren-ia> Pr#-e!i+ient# 0 re"istr#3

aA ,l proceso de transferencia de los docu(entos consiste en el ca(!io de custodia < deresponsa!ilidad Por lo tanto= la transferencia puede i(plicar el traslado a otroe(plaza(iento o a otro siste(a ,n el caso de los docu(entos electrónicos= el proceso

de transferencia de!e suponer el !lo>ueo de los (is(os

!A os docu(entos electrónicos= al igual >ue el resto de docu(entación= se puedentransferir ca(!iando de etapa < estado a lo largo de su ciclo de vida= seg?n los plazos enel calendario de conservación os docu(entos electrónicos de!en llevar asociadas los(etadatos !9sicos para la eecución de las acciones vinculadas a su ciclo de vida"(ovi(ientos= fec8a de transferencia prevista= usuario responsa!le= nivel de acceso=etcA

dA ,n el caso de los docu(entos electrónicos la transferencia puede no i(plicar untraslado físico ,s decir= se puede transferir ?nica(ente la responsa!ilidad de su gestión=

(ientras >ue la custodia lógica de los docu(entos puede >uedar !ao la responsa!ilidadde los servicios infor(9ticos

eA 0na vez transferido el docu(ento electrónico= éste continuar9 siendo consulta!leseg?n el nivel de acceso asignado previa(ente a partir de suclasificación arc8ivística4G

E*i+ina-ión> Pr#-e!i+ient# 0 re"istr#41

Oa eli(inación consiste en la destrucción co(pleta de los docu(entos >ue 8ancu(plido con su plazo de guarda precaucional < no registran valor secundario

,n el caso de los docu(entos digitales la selección de los docu(entos a eli(inar de!er9ser auto(9tica= aun>ue refrendada por los responsa!les ad(inistrativoscorrespondientes= seg?n los procedi(ientos < la nor(ativa vigente < de!e suponer la

i(posi!ilidad de su recuperación (ediante técnicas forenses

Por otro lado= el registro de los docu(entos eli(inados= así co(o de los docu(entos>ue dan respaldo a esa acción de!en conservarse en for(a per(anente

39 er )ne*o 2 para una propuesta de for(ulario de registro de $ransferencias desarrollado desarrollada por el grupo ,nfo>ues= criterios < (étodos para evaluar docu(entos del Pro


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Por ?lti(o= la eli(inación de docu(entos digitales de!e suponer la de sus eventualescopias de seguridad

Gestión !e !e1ósit#

a !ase de la gestión de depósito la constituue se 8an analizadoue esconveniente plantearse su presencia en el iste(a de 6estión de 'ocu(entos

,n el caso de los docu(entos electrónicos de!en to(arse en cuenta los distintos par9(etros desarrollados en el Capítulo #= referido a tecnología de referencia enrelación con los escenarios posi!les en >ue se sit?a el organis(o respecto de un procesode digitalización

C#nser4a-ión 0 estrate"ias !e 1reser4a-ión !i"ita*

'ado >ue&

1 a preservación digital se inicia con la creación del docu(ento o de lainfor(ación

2 a preservación digital de!e ser una cadena continuada de acciones

3 a preservación digital es la su(a de (edidas tecnológicas < de (edidasorganizativas

4 a (eor inversión en preservación digital es esta!lecer una política de seleccióna partir de siste(as de gestión de docu(entos

,ntonces= de!e considerarse >ue&

1A 7as políticas de evaluación < su de!ida i(ple(entación= control < evaluación

evitan gastos in?tiles en (igraciones o copias de seguridad

2A )si(is(o= algunos factores pueden contri!uir a >ue la preservación digital noincida negativa(ente en las políticas de evaluación de docu(entos ,stos son&

aA a planificación de la gestión de docu(entos digitales= la conversión dedocu(entos a for(atos a!iertos de preservación < la pree(inencia de la preservación delos datos en vez de su for(a de presentación


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!A a e*istencia de arc8ivos p?!licos especializados en preservación dedocu(entos digitales para renta!ilizar las inversiones destinadas a las políticas de

preservación digital42

7a (aue se presenta al a!ordar el )rc8ivo ,lectrónico es có(o

(antener los contenidos accesi!les para los usuarios durante largos períodos de tie(po=evitando >ue los soportes >ueden o!soletos

a (anera de solventar este pro!le(a es planificando < poniendo en pr9ctica políticasde preservación de los docu(entos al(acenados en el )rc8ivo ,lectrónico ,sta tarea sea!orda a través de tres apro*i(aciones&

-Migración& I(plica una conversión del docu(ento a un for(ato (9s actual= por lo >uei(plica un proceso de transfor(ación en el >ue pueden perderse algunas de lascaracterísticas de presentación del for(ato original

-,(ulación& ,s la construcción de aplicaciones !asadas en la tecnología del (o(ento para >ue sean capaces de (anear el for(ato original < (ostrar una representación desus contenidos

-Manteni(iento de la infraestructura original& upone conservar los siste(as= tanto8ardNare co(o softNare= e*istentes en el (o(ento de creación del docu(ento ,s unasolución co(plea < costosa ue i(plica el (anteni(iento de (?ltiples platafor(as

'urante el contraste del (odelo se 8a verificado >ue la (igración de for(ato es laalternativa preferida por la (aue destacar >ue= para aco(eter políticas de (igración < especial(ente dee(ulación= es necesario conocer las especificidades técnicas de los for(atos e(pleados=

por lo O>ue e*iste coincidencia en considerar el uso de for(atos !asados en est9ndaresli!res co(o un re>uisito funda(ental43

Estrate"ias !e -#nser4a-ión9

11 Preservación de la tecnología

a pri(era solución 8a sido conservar la tecnología de la cual depende el docu(entoPara (antener el conte*to tecnológico de accesi!ilidad de los docu(entos digitales esnecesario 7congelar el estado de la técnica en un (o(ento deter(inado ,sto i(plicaconservar tanto el 8ardNare co(o el softNare originales= < ocuparse de tenerlos en

42;arnard )(ozorrutia= )licia < otros Reporte de investigación# en& )licia ;arnard )(ozorrutia"CoordA= Ar-?i4#s e*e-tróni-#s p9g 1%43oftNare de fuentes a!iertas en la )d(inistración electrónica )rc8ivo electrónico de las)d(inistraciones P?!licas= Centro 5acional de /eferencia de )plicación de las $IC !asadas en fuentes

a!iertas= 2GG= p9g 33 8ttp&HHNNNcenaticesHlaecspHpage3HfilesH),CPYar>uitecturaY


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funciona(iento incluso cuando su o!solescencia sea ue en algunoscasos 8a conducido a la creación de verdaderos (useos ci!ernéticos ,sta opción 8ade(ostrado ser econó(ica(ente invia!le= < tan sólo es aplica!le a corto < (edio plazo=o co(o una (edida e*tre(a cuando se trate de una infor(ación de gran i(portancia <no sea posi!le (igrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado

12 Migración de la infor(ación digital

e 8a i(puesto co(o la solución (9s aceptada para la creación < el (anteni(iento dearc8ivos digitales Parte de la idea de >ue los docu(entos de!en ser accesi!les a partir de los siste(as infor(9ticos e*istentes en cada (o(ento= lo >ue e*ige su (igración

periódica a for(atos inteligi!les por los siste(as actuales ,*isten diversas estrategiasde (igración= cada una de ellas adaptada a un deter(inado tipo de docu(ento digital

-Ca(!io de (edio& ,sta estrategia pretende su!sanar la o!solescencia física= <consiste en un recopiado periódico de los docu(entos digitales a soportes (9s esta!les

"por ee(plo= de soporte (agnético a ópticoA ,n su for(a (9s e*tre(a incluue atenten a laautenticidad del docu(ento original

-Interopera!ilidad& Progra(as de distintas e(presas pueden co(partir los(is(os for(atos de docu(ento digital ,sta estrategia co(ercial= practicada por los

principales productores de softNare= per(ite visualizar docu(entos de un for(ato propietario con el progra(a de otra e(presa < convertirlos a nuevos for(atos propietarios ,n este caso se reproducen los (is(os pro!le(as >ue en la co(pati!ilidadretroactiva& la dependencia de las políticas de e(presa= < el elevado porcentae de

pérdida de datos

-Conversión a for(atos est9ndar& Pode(os considerar esta opción una versióne*tendida de la interopera!ilidad a e*istencia de for(atos est9ndar es la principalgarantía de la conservación de la funcionalidad de los docu(entos digitales ine(!argo= los for(atos est9ndar v9lidos co(o for(ato final para la conservación

per(anente no sie(pre pueden ser un for(ato de tra!ao= co(o sucede por ee(plo enla edición de docu(entos con sg(l o *(l ,sta estrategia= por lo tanto= de!e conte(plar la utilización de un for(ato seguro "fia!le < auténticoA durante el uso del docu(ento=cuando tiene valores pri(arios= e incluir la posi!ilidad= cuando se >uiera disponer eldocu(ento para su conservación a largo plazo= de congelar sus valores pri(arios en un

for(ato est9ndar


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) pesar de ser el (étodo (9s aceptado= la (igración presenta nu(erosos pro!le(as Migrar la docu(entación de un arc8ivo digital es caro Zen recursos(ateriales < 8u(anosZ= la!orioso < lento $a(!ién es una tarea peligrosa >ueco(porta un riesgo de pérdida de datos= tanto por errores en la gra!ación co(o por inco(pati!ilidades entre for(atos Da< >ue aadir >ue el curso de la tecnología < su

rit(o de o!solescencia son i(previsi!les= por lo >ue cada nueva (igración presenta una pro!le(9tica distinta

13 ,li(inación de la dependencia de los docu(entos de una deter(inada tecnología

,ste (étodo consiste en eli(inar las dependencias no esenciales >ue los docu(entos(antienen con los progra(as con >ue 8an sido creados ,stas dependencias pueden ser de dos tipos&

ZFuncionalidades para editar o actualizar el docu(ento electrónico "por ee(plo= el siste(a gestor de una !ase de datosA Cuando se plantea la conservación a

largo plazo de un docu(ento digital auténtico se infiere >ue de!e ser in(odifica!le Por lo tanto= no es necesario conservar (9s >ue las funcionalidades de visualización < losdatos conte*tuales

Zestigios de la tecnología original= co(o por ee(plo los for(ularios <listados de una !ase de datos ,sta opción necesita una tecnología est9ndar para larecuperación de la infor(ación= una vez eli(inada su dependencia original Dasta el(o(ento se 8a utilizado en docu(entos digitales si(ples "te*to plano o datosestructurados de !ases de datos relacionalesA= pero puede ser aplica!le a docu(entos(9s co(pleos sie(pre >ue éstos estén suetos a nor(as a!iertas < se disponga de las8erra(ientas adecuadas para su (igración al for(ato est9ndar con la (enor pérdida dedatos posi!le

14 ,(ulación de la tecnología

,l o!etivo de este (étodo es conservar la funcionalidad >ue tienen los docu(entoscuando son reproducidos por el softNare original ,sta e(ulación se puede li(itar aconservar la presentación visual de los docu(entos (ediante visores "vieNersA o !ienconservando la i(agen electrónica del docu(ento= con for(atos co(o pdf o dvu Perose puede avanzar 8acia una opción (9s co(pleta= intentando conservar una versiónreducida del softNare operacional < los siste(as originales= o !ien desarrollando un

e(ulador >ue reproduzca el funciona(iento de dic8os siste(as originales ,sta opcióngarantiza la autenticidad de los docu(entos conservados < la fidelidad de lareproducción= pero al (is(o tie(po presenta un i(portante inconveniente& tanto laversión reducida del softNare original co(o el e(ulador ta(!ién est9n suetos a una

progresiva o!solescencia= < su (anteni(iento < actualización pueden ser (u< difíciles=especial(ente cuando dependan de una fir(a co(ercial >ue act?e e*clusiva(ente enfunción de los intereses del (ercado

Cada tipo de docu(ento digital tiene unas características específicas de conservación ueson esta!lecidas durante su evaluación


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7i Olos docu(entos digitales >ue a?n no transferidos a los )rc8ivos 'igitales de!enconservarse (uc8o tie(po en las oficinas federales= el 5)/) " %ational Archives and

Record AdministrationA reco(ienda seguir el siguiente protocolo de preservación&

-os soportes se de!en conservar a una te(peratura constante de O1% a 2G grados

Celcius= < a una 8u(edad relativa constante del 3#[ al 4#[

-e de!e co(pro!ar con una periodicidad de % (eses >ue los soportes est9n li!res deerrores= < en todo caso dentro de los % (eses anteriores a su utilización co(o soportes alargo plazo

-)nual(ente cada oficina de!e leer una (uestra estadística "cercana al 2G[A de todoslos soportes (agnéticos al(acenados con el fin de detectar posi!les pérdidas de datos <diagnosticar < corregir sus causas

-$odos los soportes con (9s de 1G errores de!en ser sustituidos

-Cada 1G aos todos los docu(entos en soportes (agnéticos de!en ser copiados anuevos soportes= de!ida(ente verificados44

C#st#s !e -#nser4a-ión !e* s#1#rte !i"ita* 0 s. +anteni+ient# en e* tie+1#9

7,n cuanto al criterio so!re las consideraciones de los factores econó(icos >uei(pactan en la preservación de docu(entos digitales= se reconoce >ue la adecuada

preservación < acceso futuro va (9s all9 de la for(a de al(acena(iento elegida= por lo>ue se sugiere e*tre(ar cuidados en la planificación= tanto en la valoración co(o en el(étodo < las técnicas de preservación $a(!ién en tér(inos de costo < accesi!ilidad seopta por convertir docu(entos digitales en for(atos a!iertos específicos < en conservar los datos < no su for(a 'e igual (anera se sugiere la reconciliación de los re>uisitosde preservación < protección de autenticidad con las capacidades actuales < futuras4#

7.tro de los aspectos >ue se considera una desventaa para la digitalización co(oestrategia de preservación de fondos < colecciones son sus costos 5ic8olas < (it8

o!servaron >ue= analizando los costos de otros tipos de estrategias de preservación= ladigitalización resulta!a nueve < cuatro veces (9s costosa >ue la (icrofil(ación < laconservación de los originales respectiva(ente

,sta afir(ación incluue una estrategia de digitalización para la

44Rordi erra erra= !estión de los documentos digitales: estrategias para su conservación en E*Pr#2esi#na* !e *a In2#r+a-ión ol 1G= 5\ = 2GG1= p9gs L < 45

)licia ;arnard )(ozorrutia < otros Reporte de investigación# en )licia ;arnard )(ozorrutia "CoordA=Ar-?i4#s e*e-tróni-#s p9g 1G


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preservación incluue la si(ple producción de i(9genesfacsi(ilares= pues se re>uieren rigurosos procesos de selección= preparación=organización= gestión < especial(ente captura de (etadatos >ue per(itan 8acer accesi!les < co(prensi!les los (ateriales digitalizados

)l (is(o tie(po se necesita una poderosa infraestructura tecnológica= profesionalesalta(ente especializados= grandes espacios de al(acena(iento < rigurosos controles deverificación de la calidad $odo esto se traduce ta(!ién en una gran inversión entér(inos de tie(po lo >ue= unto a los altos costos de (anteni(iento de los (aterialesdigitales por las necesarias (igraciones < refresca(ientos para evitar las (encionadasfragilidad= o!solescencia e inco(pati!ilidad= 8ace de los prouellos proue 7Bofrecen !eneficios tangi!les < estratégicos "BA en lugar de en

proue est9n li(itados en su alcance o enfo>ue4%

La re1r#!.--ión 0 *a inte"ri!a! !#-.+enta*

O)l (o(ento de plantearse la 7copia de docu(entos digitales= de!e recordarse >ue unode los principales pro!le(as a la 8ora de la reproducción de este tipo de docu(entos esel de la 7duplicación de la integridad= esto es= el 8ec8o de >ue cierto conunto de datosen el proceso de crear un duplicado de datos no (odifica los datos ue uno puedever

Por lo tanto el copiado proporciona una foto inco(pleta del dispositivo digital)de(9s= rara(ente inclu


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asegurar >ue la infor(ación del disco no fue ca(!iada de for(a inadvertida= parareproducir los resultados de las prue!as de an9lisis forense digital en la evidenciaoriginal así co(o para capturar infor(ación >ue nor(al(ente es invisi!le para elsiste(a operativo cuando est9 en uso "incluue= ;I. Osiste(a !9sico de entrada < salidaA )de(9s los e*pertos de

an9lisis forense digital vinculan la integridad de la duplicación al tie(po < 8anconsiderado el uso de los sellos de tie(po para este propósito a razón es >ue cada vez>ue uno accede a una co(putadora algo ca(!ia= así dos i(9genes to(adas en diferentestie(pos -aun>ue sea en una secuencia cerrada- no son idénticas

]a sea >ue se seleccione un proceso de reproducción >ue involucra copia o 8acer i(9genes para preservar docu(entos depender9 no solo de las ventaas tecnológicas

presentadas por un (étodo u otro= sino ta(!ién < de (auellas incorporadas en nuestro códigodeontológico= considerando >ue 8acer i(9genes involucra ta(!ién la reproducción dearc8ivos eli(inados )sí= la integridad de la duplicación= co(o los otros tipos de

integridad= son conceptos "del an9lisis forense digitalA >ue necesita(os apropiar < usar=co(o es el caso de otros= to(ados de otras disciplinas= necesita(os traerlos <relacionarlos con nuestra disciplina (ediante su adaptación al conte*to disciplinario=científico= ético < social en el cual realiza(os nuestras funciones4

La -#nser4a-ión !e !#-.+ent#s a !i"ita*i3ar9 !ia"nósti-# 1re4i# !e esta!# !e-#nser4a-ión

Oos organis(os productores de!en ela!orar 7una lista de criterios >ue de!en servir para seleccionar correcta(ente el (aterial suscepti!le de ser digitalizado ,stos criteriosest9n destinados a garantizar >ue la inversión de dinero < recursos en procesos dedigitalización sea ustificada < evitar por tanto digitalizaciones innecesarias=i(productivas o de (ateriales >ue no se podr9n e*plotar posterior(ente

a selección de la docu(entación a digitalizar de!e estar a cargo de un e>uipointerdisciplinario con participación del responsa!le de )rc8ivo= dado >ue es ese servicioel >ue conoce (9s a fondo el valor 8istórico < patri(onial= el estado de conservación <el nivel de consulta de sus fondos= < de!e conte(plar tanto el contenido co(o lade(anda= la regulación so!re su acceso= el estado físico de la docu(entación

,ste punto en particular se desarrollar9 en el Capítulo 4 del presente Manual= dedicadoal ^orfloN de tra!ao para un plan de digitalización de docu(entos

SUBSISTEMA DE ACCESIBILIDAD

47'uranti= uciana Autenticación de documentos digitales: el archivista como experto en anlisis forense

digital = en )licia ;arnard )(ozorrutia "CoordA= Ar-?i4#s e*e-tróni-#s> Te:t#s 0 -#nte:t#s II 1 p9gsL <


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7Puede considerarse >ue el o!etivo final del trata(iento arc8ivístico de losdocu(entos es proporcionar acceso a los (is(os os docu(entos se producen= se(antienen < se conservan para ponerlos a disposición de >uienes los necesiten < est9nautorizados a acceder a ellos < a utilizarlos4LOdado >ue= entre otras cosas 7,l derec8ode acceso a la docu(entación p?!lica for(a parte del co(pleo= e*tenso < apasionante

(undo del derec8o a la infor(ación

,ste derec8o constituue caracteriza a lasad(inistraciones de(ocr9ticas= garantía al (is(o tie(po de transparencia en suactividad4

7B Para >ue un arc8ivo "sea éste el de oficina= el central o el 8istóricoA pueda cu(plir sus principales funciones -salvaguardar los docu(entos para la 8istoria de la sociedad=

para el desarrollo institucional < para el sostén docu(ental de los derec8os de los < lasciudadanas- de!e poseer deter(inadas condiciones de accesi!ilidad _stas puedendividirse en dos categorías& las de orden pr9ctico < las de orden legal o urídico

"'uc8ein= 1L3A

7as condiciones de accesi!ilidad de orden pr9ctico giran alrededor de la posi!ilidad deconservación física de los docu(entos= la e*istencia de repositorios= servicios <e>uipa(iento en los arc8ivos= la organización < el respeto de los fondos docu(entales=la asignación de (edios econó(icos < de personal= la ela!oración de instru(entos dedescripción < au*iliares= la difusión "de arc8ivos= docu(entos < descriptoresA= la

posi!ilidad de realizar reprografías para evitar la e*cesiva (anipulación de losoriginales= la e*istencia de (a>uinaria adecuada para la lectura de docu(entosaudiovisuales o infor(atizados= etc

7a condición de accesi!ilidad de orden legal est9 referida a la nor(ativa >ue clasificalos docu(entos per(itiendo o negando su consulta

7,n los países con régi(en de(ocr9tico donde el derec8o a la li!re infor(aciónciudadana se supone garantizada= la li(itación al (is(o se considera una e*cepción <se realiza en referencia a la necesidad de proteger la seguridad del ,stado < susrelaciones (ultilaterales= el respeto a la vida privada "protección de los datos personales< sensi!lesA= la propiedad intelectual= el secreto industrial < co(ercial < el derec8o a la

propiedad privada de los dueos de arc8ivos in e(!argo= estas (is(as li(itacionesde!en cu(plir con deter(inados re>uisitos para evitar la discrecionalidad en la reserva

inustificada de infor(ación OB

OB 7Puntualizare(os las cuestiones (íni(as >ue= a la 8ora de la gestión docu(ental=de!erían conte(plarse en los ,stados de derec8o para tender a evitar la utilizacióndiscrecional del (is(o&

a a clasificación de la docu(entación de!e estar regulada por nor(as p?!licas >ue se(aneen en función a deter(inados principios= a sa!er&

48

D#-.+ent#s e*e-tróni-#s> Man.a* 1ara ar-?i4er#s IC)= 2GG# p9g 49Rosé /a(ón Cruz Mundet= Man.a* !e ar-?i47sti-a= Fundación 6er(9n 9nc8ez /uipérez= 2GG# p9gs323 < 324


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! ,sta!lecer en for(a clara el procedi(iento de restricción a la consulta de losdocu(entos clasificados=

c Criterios a utilizarse < categorías de infor(ación Presentar una lista lo (9s detallada posi!le de descripción del tipo de docu(entación >ue no estar9 disponi!le 8asta después

del plazo deter(inado ,sta clasificación es (9s f9cil de realizar si se utiliza el conceptode serie docu(ental

d 'eter(inación de plazos < esta!leci(iento de períodos de desclasificación < acceso p?!lico en caso de ser docu(entación >ue ser9 desafectada= plazos >ue de!erían operar en for(a auto(9tica

e )signación de responsa!ilidad por la correcta aplicación de la nor(ativa= < registrode la (is(a= con cargo < no(!re= en los docu(entos

f /ealización de instru(entos de descripción de car9cter p?!lico de la docu(entación

clasificada >ue per(itan cuantificar < localizar la infor(ación aun>ue la (is(a no pueda ser desclasificada

7,l derec8o a la privacidad suele ser otra de las li(itaciones frecuentes a la 8ora deacceder a la infor(ación a li(itación de acceso a docu(entación se da en torno aa>uella >ue contiene infor(ación personal ue de!erían esta!lecerse en for(a clara a la 8ora de gestionar lainfor(ación

a a protección de los datos personales < de datos personales de car9cter sensi!lede!en estar regulados por nor(as p?!licas

OB

) ,s desea!le >ue se esta!lezcan (odelos de gestión docu(ental >ue= al igual >ue ladocu(entación clasificada= identifi>ue las series docu(entales < "en su interiorA lostipos docu(entales >ue tienen este tipo de infor(ación

- 'e!ería tenerse en cuenta el Ciclo ital de los 'ocu(entos para esta!lecer los

plazos de acceso a los docu(entos

OB

! a e*istencia de datos personales o sensi!les no puede ser condición suficiente para la desafectación de docu(entación

e 'e!en poder esta!lecerse protocolos donde se distingan las instancias de acceso=consulta < difusión de datos e i(ple(entar políticas de responsa!ilidad de parte de losusuarios

7O,n resu(en= las condiciones de accesi!ilidad a la docu(entación pueden dividirse para su an9lisis en las de orden pr9ctico < las de orden legal in e(!argo= para poder


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ser resueltas en for(a eficiente es necesario >ue sean a!ordadas en for(a integral a partir de una política de gestión docu(ental a (is(a de!e incluir los ele(entos uecontiene#G

O,s7B (ediante el Cuadro de Clasificación < el control del organigra(a < de lasunidades productoras pueden definirse los per(isos < las restricciones de acceso a ladocu(entación ,n definitiva= los siste(as de conservación < de acceso dependen engran (edida de la e*istencia del su!siste(a de clasificación#1

Por otro lado= 78a< >ue tener en cuenta >ue una vez el docu(ento 8a sido capturado enel siste(a de!e garantizarse sie(pre el acceso= tanto a nivel interno co(o e*terno=seg?n cada caso < de acuerdo con las li(itaciones esta!lecidas#2

0no de los aspectos esenciales de la gestión de docu(entos electrónicos es la de7(antenerOlos accesi!les a lo largo del tie(po= venciendo los pro!le(as planteados por la caducidad de los soportes < de los siste(as= los cuales sólo se pueden solucionar 8asta el (o(ento a través de una costosa (igración continua #3

Para asegurar este o!etivo= se de!e considerar >ue&

7aA ,l acceso a los docu(entos electrónicos se deter(inar9 en !ase al régi(en deacceso definido en el cuadro de clasificación de la docu(entación OB < se esta!lecer9a nivel de serie docu(ental ue se deter(ine en cada caso

cA a gestión de la consulta de los docu(entos de acceso restringido una veztransferidos al )rc8ivo )d(inistrativo ser9 responsa!ilidad de este servicio#4

Ta)*as !e a--es#

50Mariana 5azar .nformación1 archivos y acceso: 2istemas de gestión de la información implementadosen Am/rica Latina en 5atalia $orres "Co(pA= a-ia .na 1#*7ti-a Inte"ra* !e *a A!+inistra-iónPK)*i-a> T#!# *# F.e sie+1re F.isi+#s sa)er s#)re ar-?i4#s (0 n.n-a n#s ani+a+#s a 1re".ntar*ea* a--es# a *a in2#r+a-ión 1 p9gs 13 a1#8ttp&HHNNNpaler(oeduHceleHpdfHDaciaYunaYPoliticaYIntegralpdf "?lti(o acceso 1H1GH2G13A

51luis-,steve Casellas i erra < onia .liveras )rtau Estrategias de# B p9g #52luis-,steve Casellas i erra < onia .liveras )rtau Estrategias de# B p9g %53Rosé /a(ón Cruz Mundet= Man.a* !e ar-?i47sti-a p9gs 31L54O#2 N#r+ati4a s#)re *a "estió !e*s !#-.+ents e*e-trni-s !8ar:i. p9g #


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a ta!la de acceso regula para cada serie docu(ental de un fondo concreto cu9les sonlos niveles de acceso < las li(itaciones de reproducción

6ir+a !i"ita* 0 a.tenti-i!a! en e* *ar"# 1*a3#

7T`ué sentido tiene garantizar la seguridad de una transacción electrónica < laautenticidad de sus intervinientes < de su contenido= si esta infor(ación no puede ser utilizada co(o evidencia un tie(po despuésU a fir(a digital 8a sido la llave >ue 8a8ec8o posi!le la e*pansión del co(ercio electrónico= pero al (is(o tie(po 8a su!ido ellistón de las dificultades para la conservación a largo plazo de los docu(entos digitales=un ca(po con un desarrollo= tanto técnico co(o legislativo= todavía insuficiente##

7,l valor legal de los docu(entos arc8ivados de!e (antenerse durante todo el tie(po>ue esta!lece la legislación= para lo cual de!er9 garantizarse la autenticidad e integridad

del docu(ento ,sto se realiza en el escenario digital a través de la fir(a electrónica O,n)rgentina& fir(a digital

,sta!lecer la validez de estas fir(as durante períodos prolongados de tie(po es uno delos aspectos a garantizar por el )rc8ivo ,lectrónico #%

,n principio= ade(9s= a los efectos de este Manual de!e distinguirse la autenticación deuna to(a de i(9genes digitales "pe el fir(ado digital de un escaneo o digitalizaciónAde la autenticidad >ue se presu(e de un docu(ento generado electrónica(ente= <fir(ado en for(a digital en el (o(ento de su creación Mientras >ue en el pri(ero elfir(ante sólo 7da fe de la to(a de i(9genes= sin poder e(itir uicio acerca de lavalidez del docu(ento originalK en el segundo= le confiere autenticidad 7de origen aldocu(ento

.tra cuestión a distinguir clara(ente es la referida a la conservación de las fir(asdigitales ,n el soporte papel esto esta!a relativa(ente solucionado& si se conserva!a eldocu(ento= se conserva!a la fir(a original < en consecuencia un atri!uto funda(entalde autenticidad ,ntre otras cosas= esto no es así en el docu(ento digital= por lo (enosen el largo plazo

,n este sentido= los organis(os de!er9n esta!lecer una política al respecto >ue

considere los siguientes aspectos&

• T`ué (ecanis(os aseguran la verificación de la fir(a digital durante todo elciclo de vida del docu(ento fir(adoU Para el deno(inado 7tercero usuario

• ,strategias a esta!lecer en cuanto a la fir(a digital < los procesos de (igración

55O#3 Rordi erra erra= !estión de los documentos digitales: estrategias para#= p9g 4

56O#4 oftNare de fuentes a!iertas en la )d(inistración electrónica )rc8ivo electrónico de las)d(inistraciones P?!licas= Centro 5acional de /eferencia de )plicación de las $IC !asadas en fuentesa!iertas= 2GG= pp 34 < 3#

8ttp&HHNNNcenaticesHlaecspHpage3HfilesH),CPYar>uitecturaY


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• 0tilidad < via!ilidad de una estrategia de fec8ado de docu(entos Fuente fia!lede tie(po# "0tilización de una )utoridad de tie(poA= o fuente controlada

• Política de conservación < accesi!ilidad a los docu(entos fir(adosdigital(ente= al igual >ue en los de soporte papel= se de!er9n tener presente&

o os plazos de conservación de cada docu(ento

o 'efinir procesos < ela!orar instru(entos para su gestión de acuerdo a sucuadro de clasificación= calendario de conservación < su ta!la de acceso< seguridad

A*".nas s#*.-i#nes a1*i-a!as en e* +.n!#

Esta!#s Uni!#s !e N#rtea+=ri-a9 7,l 5)/)#L

8a pu!licado unas reco(endaciones para las oficinas federales >ue estén en proceso de i(plantar un siste(a de fir(a digitalPartiendo de la idea de >ue la fir(a digital no es una tecnología sino una operación de(eora de los procesos= clave para la supresión del soporte papel en las transaccionesad(inistrativas= estas reco(endaciones afir(an >ue no se puede planificar lai(plantación de un siste(a de fir(a electrónica Oen )rgentina& fir(a digital de for(adesligada a la i(plantación de un siste(a de gestión docu(ental en la (is(aorganización #

7B cuando el docu(ento pierde sus valores pri(arios < se convierte en docu(ento 7dearc8ivo= este ca(!io va asociado a un ca(!io de espacio& el docu(ento es transferido

a un espacio >ue deno(ina(os 7arc8ivo digital= < >ue identifica a los docu(entosco(o docu(entos 8istóricos por el solo 8ec8o de residir en este espacio ,ste espaciono es un espacio de tra!ao= donde varias personas pueden acceder al (is(odocu(ento= < donde sea necesaria una protección a nivel de cada docu(ento ,ste es unespacio cerrado= reservado al acceso de un ?nico usuario autorizado < responsa!le de lacustodia Por lo tanto= la autenticación particular de cada docu(ento se convi

Anexo II Informe Autoevaluacic3b3n Manual de Digitalizacion Borrador

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